Lehrlinge und Zeiterfassung

Schichtplanung und Zeiterfassung

Eine leistungsfähige Zeiterfassung kann die Aufgaben einer Schichtplanung übernehmen, während viele Schicht- und Dienstplanungsprogramme die Kriterien der gesetzlichen Arbeitszeit Aufzeichnungspflicht nicht erfüllen.

Bei Betrieben mit Schichtbetrieb stellt sich immer die Frage, ob der Einsatz einer Zeiterfassung bzw. eines Zeiterfassungs-Systems notwendig ist, wenn für die Einteilung der Schichten ein elektronisches Planungs-System genutzt wird.

Zu diesem Thema gibt es in Österreich auch eine höchstgerichtliche Entscheidung, die besagt, dass die Vorlage der Schichtpläne gegenüber dem Arbeitsinspektorat die Aufzeichnungspflicht der täglichen Arbeitszeiten der Mitarbeiter nicht ersetzt.

Wer also in Österreich ein Unternehmen leitet und für die Planung und Einteilung der Schichten ein EDV-gestütztes System nutzt, sollte unbedingt darauf achten, dass dieses System auch die tatsächlichen Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter erfasst, aufzeichnet und auswertet. Viele der am Markt erhältlichen Systeme tun dies nicht und stellen daher für die Unternehmensverantwortlichen ein Risiko dar, wenn es keine zusätzlichen Aufzeichnungen gibt.

Dies ist ein Grund, weshalb immer mehr Betriebe sowohl im Dienstleistungsbereich als auch in der Industrie und Gewerbe eine leistungsfähige Zeiterfassung einsetzen, die auch als Planungs-System für Schichten, Dienste oder den gesamten HR-Ressourcen Bereich genutzt werden kann.

Der Kern jedes Zeiterfassungsprogramms ist die Definition der Tagesmodelle mit denen unterschiedlichen Zeitarten ermittelt werden, die sich aufgrund der jeweiligen Beginn- und Endzeiten der täglichen Arbeit ergeben. Meist führt die Zusammensetzung einzelner Tagesmodelle zu einem Wochenmodell. Für Betriebe, bei denen die Arbeitsleistung in unterschiedlichen Schichten erfolgt, werden diese Wochenmodelle auch als Schichtmodelle bezeichnet, wobei es hier auch unterschiedliche Modelle, je nach der wöchentlichen Soll-Arbeitszeit geben kann (z.B. „Frühschicht mit Teilzeit 20 Std.-Woche, etc.).

Verfügt das Zeiterfassungsprogramm über entsprechende Planungsmodule und entsprechende Selektions- und Filterfunktionen so können dadurch alle notwendigen Kriterien für eine effiziente Planung der Schichten und Ressourcen erfüllt werden.

Neben der Erfüllung der Aufzeichnungsplicht gemäß Arbeitszeitgesetz erlaubt der Einsatz einer entsprechenden Zeiterfassungs-Software für Schichtbetriebe auch die automatische Ermittlung der anfallenden Zulagen und Zuschläge für die Lohn- und Gehaltsabrechnung.