Reisezeit in der Zeiterfassung einfach verwalten

Reisezeit in der Zeiterfassung

Obwohl dienstliche Reisezeit grundsätzlich zur Arbeitszeit zählt, gibt es für die Zeitabrechnung und Entlohnung zahlreiche Sonderformen die den Einsatz eines leistungsfähigen Zeiterfassungssystems rechtfertigen.

 

Grundsätzlich ist die Zeit, die ein Dienstnehmer für Errichtung seiner Aufgaben außerhalb seines Dienstortes verbringt Arbeitszeit. Das Österreichische Arbeitsrecht sieht jedoch unterschiedliche Formen und Entlohnungsmöglichkeiten vor, die v.a. in diversen Kollektivverträgen und Einzelverträgen unterschiedlich geregelt werden.

Eine gängige Unterscheidung wird mit den Begriffen „Aktive Reisezeit“ und „Passive Reisezeit“ getroffen.

Aktive Reisezeit ist jene Zeit, die ein Dienstnehmer zur Erfüllung seiner Arbeitsleistung außerhalb seines Dienstortes verbringt und in der er keine Möglichkeit für Erholung oder Freizeit hat. In der Regel sind das Zeiten, die Außendienstmitarbeiter bei Kunden verbringen und Zeiten in denen sie mit einem selbst gelenkten Fahrzeug zu den jeweiligen Zielen unterwegs sind. Aktive Reisezeit ist der Normalarbeitszeit gleichzusetzen.

Als Passive Reisezeit wird jene Zeit gewertet, die ein Dienstnehmer im Auftrag seines Arbeitgebers außerhalb seines Dienstortes verbringt aber nicht zur Verrichtung der eigentlichen Tätigkeit nutzt. In der Regel sind das Zeiten in Transportmitteln die vom Dienstnehmer nicht selbst gelenkt werden (Auto, Bus, Bahn, Flugzeug)  oder Zeiten in Bahnhöfen und Flughäfen. Aufenthaltszeiten in Hotels oder Zeiten am Reisezielort, die nicht zur Verrichtung von Arbeiten für den Dienstgeber genutzt werden zählen nicht zur Arbeitszeit. Je nach Kollektivvertrag oder Einzelvertrag werden passive Reisezeiten mit einem Abschlagsfaktor bewertet (z.B. Eine Stunde Reisezeit mit der Bahn entspricht 15 Minuten Normalarbeitszeit). Passive Reisezeit wird nicht für die Berechnung der maximal zulässigen Tages-, Wochen, oder Monatsarbeitszeit herangezogen.

Wenn in einem Unternehmen ein modernes, EDV-gestütztes Zeiterfassungssystem genutzt wird, sollte dieses System ein hilfreiches Instrument zur Erfassung und v.a. auch zur Genehmigung der jeweils anfallenden Zeitarten sein. So können z.B. Abwesenheiten für Reisetätigkeit nur nach erfolgter Genehmigung einer Dienstreise gebucht werden. Ein zusätzlicher Genehmigungsprozess kann für die Freigabe, der vom Dienstnehmer z.B. selbst im System gebuchten Zeitarten vorgesehen werden.

Im Sinne eines Zeiterfassungssystems sind Zeiten, die außerhalb des Dienstortes verbracht werden „Abwesenheiten“. Das System muss also eine Möglichkeit für die Erfassung oder zumindest für die Nacherfassung dieser Zeitarten bieten.  Dafür eignen sich Systeme, die den Einsatz mobiler Endgeräte (Smartphones, Tabletts) erlauben und als WEB-Lösung Online Erfassung über mobile Geräte mit Internetzugang vorsehen.

Bei Abwesenheiten werden in einem Zeiterfassungssystem Regeln hinterlegt, nach denen diese Zeiten bewertet werden (also z.B. Normalarbeitszeit, Sonderzeit, etc.). Für die Ermittlung der Periodensummen und Salden von Abwesenheitszeiten werden idealer Weise Zeit-Konten geführt. Dadurch kann am Periodenende entschieden werden was mit den angefallenen Reisezeiten passiert (Übertrag in Folgeperiode, Auszahlung als Mehr- oder Überstunde, Umbuchung auf Gleitzeitkonto, etc).