5 für 12, Zeit für Neues

Neues Jahr – Neue Zeiterfassung

Nicht nur die geplanten Änderungen der Regierung im Bereich Arbeitsrecht und Arbeitszeiten sollten Anlass für eine Evaluierung des bestehenden Zeiterfassungs-Systems geben. Eine neue Zeiterfassung kann auch durch technologische, funktionale und kaufmännische Rahmenbedingungen erforderlich werden.

Zeiterfassungs-Systeme gibt es bereits seit über hundert Jahren. Beginnend mit der ersten Stechuhr Ende des 19. Jahrhunderts über diverse Modelle von Stempeluhren bis zum Einzug der EDV basierten Systeme Ende der 1970er Jahre hat die Zeiterfassung in Unternehmen heute einen festen Stellenwert in der IT-Welt und im HR-Management. (siehe dazu auch: https://www.gecosoft.at/blog/zeiterfassung-im-wandel-der-zeit/).
Österreich hat ein sehr komplexes Arbeitsrecht mit einem Arbeitszeitgesetzt (AZG), das mit sehr hohen Pönalen die Aufzeichnung der Arbeitszeiten und die Einhaltung der höchst zulässigen Arbeitszeiten und Pausenregelungen einfordert. Dadurch ist Österreich ein Land mit besonders hoher Dichte an Zeiterfassungs-Systemen. Eine Untersuchung hat gezeigt, dass bereits im Jahr 2009 93% aller Österreichischen Betriebe mit mehr als 250 Beschäftigten ein IT-basiertes Zeiterfassungs-System einsetzen. Heute ist wahrscheinlich der %-Satz noch höher und es betrifft nicht nur größere Unternehmen sondern immer mehr auch Klein- und Mittelbetriebe mit teilweise weniger als 10 Mitarbeitern.
Warum sollte ein Unternehmen oder eine Organisation daher überlegen ein bereits etabliertes System der Zeiterfassung zu ersetzen und eine neue Zeiterfassung anschaffen?
Dazu eine kurze Auflistung von Themen, die für die Bewertung einer Zeiterfassung von Bedeutung sind:

  • Technologische Aspekt
    • Aktuelle IT-Landschaft
    • Server-Technologien
    • Betriebssysteme
    • PC- und Workstations
    • Betriebssysteme / Browser
    • Eigene Server – versus – Outsourcing/Hostin
    • ERP-Systeme und andere Programme mit entsprechenden Schnittstelle
    • Vernetzung / Mobilität
    • IT-Sicherheit (Firewalls, Domains, etc.)
    • Hardware-Terminals der Zeiterfassung
    • Optionen für mobile Erfassung
  • Funktionale Aspekte
    • Können aktuelle Anforderungen der Zeiterfassung vom System erfüllt werden?
      • Zeitmodelle
        (vor allem in Hinblick auf bevorstehende Änderungen im Arbeitsrecht)
      • Zeit-Konten
      • Auswertungen (Monatsjournale, etc.)
      • Abwesenheitsverwaltung (Urlaubsplanung)
      • Workflow (Genehmigungsverfahren)
      • Etc.
    • Bietet das System Komplementäre Anwendungen?
      • Zugangskontrolle
      • Dienstplanung
      • Betriebsdatenerfassung
      • Etc.
    • Kann das System mit anderen HR-Anwendungen (Lohnverrechnung) kommunizieren?
    • Bedienungsfreundlichkeit / Benutzeroberfläche
  • Kaufmännische Aspekte
    • Kosten und Inhalt der laufenden für Wartung
    • Ressourcen Aufwand und Kosten für Support / Schulung
    • Gewährleistung laufender und kompetenter Betreuung
    • Kosten für Upgrades und Erweiterungen (Hardware/Terminals und Software)

Die ersten Wochen eines neuen Kalenderjahres werden oft dafür genutzt bestehende Systeme auf ihre Tauglichkeit für die geplanten Veränderungen zu überprüfen. Deshalb lohnt es sich auch die bestehende Form und Technologie der Zeiterfassung etwas genauer zu hinterfragen.