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Monatsjournal in der Zeiterfassung

Welche Information zeigt ein gutes Monatsjournal?

Das Monatsjournal zeigt übersichtlich zusammengefasst die wichtigsten Informationen der Zeiterfassung eines Mitarbeiters. Welche Informationen das im speziellen sind, wie diese dargestellt werden können, ob ein Mitarbeiter jederzeit auf sein aktuelles Monatsjournal zugreifen kann sowie andere wertvolle Informationen beschreibt folgender Artikel.

Die „Zeiterfassung“, also das Erfassen von „Kommt“ und „Geht“ Zeiten sowie das Erfassen von Abwesenheiten, ist keine Hexerei. Erst die Bewertung, also die „Zeitwirtschaft“ dieser Daten sowie die Darstellung (Monatsjournal, Abwesenheitskalender, ect.), benötigt ein gutes Zeiterfassungsprogramm um die Anforderungen der Unternehmen aller Branchen und Unternehmensgrößen abzudecken.

Welche Informationen sind also auf einem Monatsjournal zu finden?

 

Tagesbezogene Information

Zu diesen Informationen zählen die täglichen Bruttoarbeitszeiten sowie Pausen und / oder Abwesenheiten. Zeiterfassungsprogramme bieten verschiedene Anzeigemöglichkeiten der täglichen Buchungen/Arbeitszeiten. Beispielsweise wird bei einem Monatsjournal pro Tag eine Zeile mit der ersten Kommen-Buchung und der letzten Gehen-Buchung gezeigt. Neben der Buchungsinformation werden tagesbezogene Berechnungen (Normalarbeitszeit, Mehrarbeitszeit, 50%  und/oder 100% Überstunden, Tagessoll, etc.) angezeigt.

Eine detailliertere Form des Monatsjournals zeigt pro Tag alle Kommen-/Gehen-Buchungen. Vor allem für Mitarbeitern die mehrmals pro Tag das Haus verlassen, wie z.B. Vertreter, Techniker, etc., ist diese Art der Tagesdarstellung sinnvoll.

Ob die Buchung dieses Tages vom Zeitterminal, vom PC, via manueller Eingabe oder von der Zeiterfassungs-APP gekommen ist, kann auch bei der tagesbezogenen Information angezeigt werden.

 

Wochenbezogene Informationen

Im Monatsjournal werden in der Regel die berechneten Zeitsummen nach jeder Woche summiert und angezeigt. Damit ist der Überblick pro Woche gewährleistet. Z.B. für Mitarbeiter die im Schichtbetrieb arbeiten und eine wechselnde Wochenschicht haben, kann diese Information wertvoll sein.

 

Monatsbezogene Informationen

Die aufsummierten Zeiten des Monats sind die Summen aller Tage im Monat. Damit haben Sie den Überblick welche Arbeitszeiten, Abwesenheitszeiten, etc. pro Monat angefallen sind. Damit ist z.B. pro Mitarbeiter ein Vergleich der Arbeitslastverteilung in den verschiedenen Monaten möglich.

 

Jahresbezogene Informationen

Optisch getrennt werden die im laufenden Jahr/Periode errechneten Summen am Ende des Monatsjournals gezeigt. Das sind Informationen über Urlaub (konsumiert/Rest), Summen der jährlichen Abwesenheiten wie z.B. Krankheitstage, Pflegetage, etc. – aber auch die Summe der Zeitkonten wie Normalarbeitszeit, Mehrarbeitszeit, etc.

 

Wie wird dem Mitarbeiter das Monatsjournal zur Verfügung gestellt?

Je nach betrieblicher Anforderungen gibt es verschiedene Ansätze: Mitarbeiter können das Monatsjournal aus dem Zeiterfassungsprogramm auf Ihrem PC anschauen und / oder ausdrucken. Das Monatsjournal kann auch vom Zeiterfassungsprogramm automatisch an den Mitarbeiter via Email zugesandt werden. Viele Unternehmen drucken das Monatsjournal aus und stellen es dem Mitarbeiter in gedruckter Form zur Verfügung. In Österreich ist es auch gängig, dass Unternehmen das gedruckte Journal vom Mitarbeiter paraphieren / unterschreiben lassen und dann das Dokument zentral ablegen.

 

Summary: Das Monatsjournal hat neben dem informativen Charakter auch eine Kontroll- und Dokumentationsfunktion für den Mitarbeiter/Vorgesetzten. Es ist in einer professionellen Zeiterfassung unerlässlich!

 

Hier finden Sie ein Beispiel für ein Monatsjournal.