Auswertung - Monatsjournal

Monatsjournal in der Zeiterfassung

Wichtig für die Dokumentation und als Information für den Mitarbeiter: Das Monatsjournal. Es zeigt übersichtlich zusammengefasst die wichtigsten Informationen der Zeiterfassung, wie Zeit-Buchungen, Zeitsummen, Zeitkonten, usw. eines Mitarbeiters. Welche Informationen gezeigt werden, wie diese dargestellt werden, wer wann auf welches Monatsjournal zugreifen kann sowie andere wertvolle Informationen beschreibt dieser Blog.

 

Das Erfassen von „Kommt“ und „Geht“ Zeiten sowie das Erfassen von Abwesenheiten, usw., ist der Kern einer Zeiterfassung. Erst durch die Bewertung dieser Daten (= Zeitwirtschaft) sowie durch die entsprechende Darstellung wie Monatsjournal, Abwesenheitskalender, usw., zeichnet sich ein Zeiterfassungsprogramm aus. Welche Informationen sind auf einem guten Monatsjournal zu finden?

 

Tagesbezogene Information

zu diesen Informationen zählen die täglichen Bruttoarbeitszeiten sowie Pausen und / oder Abwesenheiten. Zeiterfassungsprogramme bieten verschiedene Anzeigemöglichkeiten der täglichen Buchungen/Arbeitszeiten. Z.B. wird bei einem Monatsjournal pro Tag eine Zeile mit der ersten Kommen-Buchung und der letzten Gehen-Buchung gezeigt. Neben der Buchungsinformation werden tagesbezogene Berechnungen (Normalarbeitszeit, Mehrarbeitszeit, 50%  und/oder 100% Überstunden, Tagessoll, etc.) angezeigt.

Eine detailliertere Form des Monatsjournals zeigt pro Tag alle Kommen-/Gehen-Buchungen. Vor allem für Mitarbeitern die mehrmals pro Tag das Haus verlassen, wie z.B. Vertreter, Techniker, etc., ist diese Art der Tagesdarstellung sinnvoll.

Ob die Buchung dieses Tages vom Zeitterminal, vom PC, via manueller Eingabe oder von der Zeiterfassungs-APP gekommen ist, kann auch bei der tagesbezogenen Information angezeigt werden.

 

Wochenbezogene Informationen

Im Monatsjournal werden in der Regel die berechneten Zeitsummen nach jeder Woche summiert und angezeigt. Damit ist der Überblick pro Woche gewährleistet. Z.B. für Mitarbeiter die im Schichtbetrieb arbeiten und eine wechselnde Wochenschicht haben, kann diese Information wertvoll sein.

 

Monatsbezogene Informationen

Die aufsummierten Zeiten des Monats sind die Summen aller Tage im Monat. Damit haben Sie den Überblick welche Arbeitszeiten, Abwesenheitszeiten, etc. pro Monat angefallen sind. Damit ist z.B. pro Mitarbeiter ein Vergleich der Arbeitslastverteilung in den verschiedenen Monaten möglich.

 

Jahres-/Periodenbezogene Informationen

Optisch getrennt werden die im laufenden Jahr/Periode errechneten Summen am Ende des Monatsjournals gezeigt. Das sind Informationen über Urlaub (konsumiert/Rest), Summen der jährlichen Abwesenheiten wie z.B. Krankheitstage, Pflegetage, etc. – aber auch die Summe der Zeitkonten wie Normalarbeitszeit, Mehrarbeitszeit, etc.

 

Das Monatsjournal für den Mitarbeiter

Je nach betrieblicher Anforderung können Mitarbeiter das Monatsjournal aus dem Zeiterfassungsprogramm auf Ihrem PC anschauen/ausdrucken oder das Monatsjournal wird vom Zeiterfassungsprogramm automatisch via Email übermittelt. Eine gängige Methode ist der Druck des Monatsjournals um es dem Mitarbeiter in gedruckter Form zur Verfügung zu stellen. In Österreich ist es auch gängig, dass das gedruckte Journal vom Mitarbeiter paraphiert wird um es dann das Dokument zentral ablegen zu können.

 

Zusammenfassung: Das Monatsjournal ist ein wichtiges Kontroll- und Dokumentationsmittel für Mitarbeiter und Vorgesetzte. Es ist für eine professionelle Zeiterfassung selbstverständlich.