Arbeitszeiten erfassen leicht gemacht

Mitarbeiter für die Zeiterfassung motivieren

Es ist nicht immer einfach eine EDV gestützte Zeiterfassung im Unternehmen zu implementieren, wenn die Erfassung der Arbeitszeit der Mitarbeiter bislang auf  Vertrauensbasis oder Handaufzeichnungen funktioniert hat. Daher sollte man den Mitarbeitern die Vorteile einer professionellen Zeiterfassung näher bringen.

Einige Mitarbeiter werden das detaillierte Protokollieren ihrer Arbeitszeit und Aufgaben (Stichwort: Projektzeiterfassung) als lästig empfinden oder sich sogar überwacht wollen. Umso wichtiger ist es, dass Ihre Mitarbeiter verstehen, warum die Zeitdokumentation ein grundlegendes Instrument für die Kalkulation, Abrechnung und das Controlling ist.

Ein professionelles System der Arbeitszeiterfassung ist
•    immer und überall flexibel einsatzbereit
•    einfach bedienbar beim Erfassen und Auswerten
•    anpassbar an die Anforderungen Ihres Unternehmens
•    mit zahlreichen Schnittstellen mit hausinternen Systemen kompatibel

Eines der Hauptargumente ist die simple Bedienung

Ein einfach zu bedienendes Terminal, eine Weboberfläche oder sogar ein App am Handy löst die bisherige Aufzeichnung der Arbeitszeit (beispielsweise im Excel) ab. Die komfortabelste Lösung für die meisten Arbeitnehmer ist das Buchen mittels RFID-Chip und dem Terminal. Hier können die häufigsten Buchungen (z.B. „Kommen / Gehen“, Arztbesuche, Dienstgänge, etc.) sehr schnell getätigt werden.

Das Einsehen der Mehrarbeitsstunden ist schnell getan

Mit einer Zeiterfassungssoftware kann jeder Mitarbeiter seine geleisteten Arbeitsstunden zu jeder Zeit abrufen – egal ob an einem Terminal, auf der Weboberfläche oder am Handy App). So entsteht ein besserer Überblick der Mehrarbeitszeit oder gegebenenfalls auch „Minus-Arbeitszeit“. Der Arbeitnehmer kann sich vielleicht sogar gegen Monatsende angefallene Mehr-Zeiten gleich als Zeitausgleich nehmen.

Die Urlaubstage werden in einer professionellen Zeiterfassung angezeigt

Auch die offenen Urlaubstage kann jeder Mitarbeiter tagesaktuell sehen. Ein Nachfragen in der Personalverrechnung ist nicht mehr notwendig um den eigenen Resturlaub zu bestimmen.

Das Betriebsklima verbessert sich

Vielleicht ist das auch in Ihrem Unternehmen ein kleines Streitthema. Manche Mitarbeiter gehen öfter auf „Rauchpause“, andere machen vielleicht mehr „Kaffeepausen“ oder dehnen ihre Mittagspause etwas mehr aus.

Möglicherweise gibt es auch Mitarbeiter die unpünktlich zur Arbeit erscheinen. All das kann eine professionelle Zeiterfassung abbilden. Einfaches buchen der Anwesenheiten kann diese Diskussionen aus der Welt schaffen und zu einem besseren Arbeitsklima beitragen.

Arbeitserleichterung für die Kollegen in der Personalverrechnung

Durch Schnittstellen zu den Lohnverrechnungsprogrammen wird die Arbeit der „Personalverrechner“ erheblich erleichtert.

5 Tipps, wie Sie Ihre Mitarbeiter von der Zeiterfassung überzeugen können

1. Schaffen Sie als Arbeitgeber durch eine ehrliche und offene Kommunikation Vertrauen
Erklären Sie, „warum“ Sie die Arbeitszeit erfassen. Sonst entsteht ein Gefühl von Überwachung.
2. Erklären Sie allen Beteiligten, „wie“ die Zeiterfassung richtig angewendet wird
Wenn sie die Prozesse nachvollziehen können, werden sie das neue System besser annehmen.
3. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter bei den ersten Schritten
Verringern Sie die Hürden zwischen Anwender und System. Nehmen Sie sich Zeit für die Einschulung, damit die Zeiterfassung auch gerne und richtig angewendet wird.
4. Veröffentlichen Sie die Daten der Zeiterfassung in ihrem Unternehmen
Zur Vertrauensbildung gehört auch, dass Sie mit den Daten der Zeiterfassung und Projektzeiterfassung offen umgehen und sie nicht verheimlichen.
5. Nachbearbeitung und Feedback sind ein wirkungsvoller Weg, Mitarbeiter zu motivieren
Involvieren Sie als Arbeitgeber Ihre Mitarbeiter in die Auswertung und Nachbearbeitung der Arbeitszeiterfassung. Entdecken Sie gemeinsam Optimierungsmöglichleiten der Arbeitszeiten und bieten Sie Benefits wie finanzielle Anreize, Geschenke oder zusätzliche Freizeit. Das stärkt die Motivation Ihrer Mitarbeiter.

Fazit:
Eine exakte Erfassung von Arbeitszeiten spielt bei der Entgeltabrechnung und beim Erfüllen von rechtlichen Vorgaben eine zentrale Rolle. Nicht effizient eingesetzte Arbeitszeit kostet nicht nur Produktivität, sondern auch Geld. Motivierte und engagierte Mitarbeiter profitieren meist von einer professionellen Zeiterfassung!