AZG Arbeitszeitgesetz und Zeiterfassung

Konten der Zeiterfassung bei einem Austritt

Gerade bei der Beendigung eines Dienstverhältnisses, also bei einem Austritt, kann die Zeiterfassung sowohl dem Arbeitgeber als auch dem Arbeitnehmer wichtige Grundlagen für die korrekte Abwicklung und Abrechnung liefern.

In den meisten Zeiterfassungssystemen werden sogenannte „Konten“ geführt. Typische Konten sind Zeit-Konten, also Konten in denen die täglichen Plus- oder Minusstunden, Überstunden, etc. verwaltet werden. Meist werden auch Abwesenheitskonten, wie z.B. das Urlaubskonto oder das Konto für Krankenstand oder Pflegeurlaub in der Zeiterfassung geführt.

Leistungsfähige Systeme können so eingestellt werden, dass diese Konten zu bestimmten Zeitpunkten oder täglich (nach dem Tagesabschluss) aktualisiert werden, so dass der jeweilige Mitarbeiter oder zuständige Systembetreuer oder Vorgesetzte tagesaktuell den jeweiligen Saldo der relevanten Konten aus der Zeiterfassung ablesen kann.

Im Fall einer Gleitzeitvereinbarung kommt dem Zeiterfassungssystem naturgemäß eine besondere Bedeutung zu. Für die arbeitsrechtlich korrekte Abbildung einer Gleitzeit ist die Führung einer Zeiterfassung unerlässlich. Je nach Gleitzeitvereinbarung ist es daher notwendig, dass Salden der Zeiterfassungskonten auch nach bestimmten Regeln umgebucht werden können. Das Arbeitszeitgesetz (AZG) zwingt den Arbeitgeber dazu, dass auf Basis der täglichen und wöchentlichen Höchstarbeitszeit der Saldo eines Gleitzeitkontos bei Erreichung bestimmter Maximalwerte mit den jeweiligen Faktoren (25%, 50% oder 100%) auf ein entsprechendes Überstundenkonto umgebucht werden muss. Salden von Zeitkonten können aber natürlich auch negative Werte haben.

Der sogenannte Zeitausgleich stellt in diesem Zusammenhang ebenfalls eine Herausforderung an das Zeiterfassungssystem dar, da ja damit eine Abwesenheit erfasst werden muss, die auch in einem entsprechenden Konto geführt werden sollte. Denken Sie an einen Mitarbeiter, der auf Basis der Gleitzeitvereinbarung eine bestimmte Zeit „frei nimmt“ ohne seinen Urlaub konsumieren zu müssen. Hier müssen allfällige Salden der Zeitkonten mit dem Zeitausgleichs-Konto ausgeglichen (saldiert) werden.

Die Salden der Zeiterfassungs-Konten haben für das Unternehmen natürlich auch kaufmännische Relevanz. Auf Basis der Zeiterfassung und der Lohn- und Gehaltsverrechnung können Werte für Rückstellungen zum Monats- oder Jahresabschluss „auf Knopfdruck“ berechnet werden.

Eine Besonderheit kommt den Konten der Zeiterfassung bei der Beendigung eines Dienstverhältnisses, also bei einem Austritt – aus welchem Grund auch immer – zu. Hier spielen natürlich auch die arbeitsrechtlichen Vorgaben eine wichtige Rolle. Positive Salden von Zeit- oder Abwesenheitskonten sind die Grundlage für die Berechnung und allfällige Auszahlung von Überstunden oder Entschädigungen.

Was passiert aber mit negativen Salden der Zeiterfassungs-Konten bei einem Austritt?

Hier müssen vor allem arbeitsrechtliche Aspekt berücksichtigt werden. Nur bei gerechtfertigter Entlassung oder bei einem ungerechtfertigten Austritt eines Arbeitnehmers ist es in Österreich zulässig negative Salden der Zeiterfassung in der Endabrechnung des Arbeitnehmers als Geldwert in Abzug zu bringen. Bei einvernehmlicher Lösung oder Kündigung durch Arbeitgeber oder Arbeitnehmer dürfen dem Arbeitnehmer nur dann allfällige negative Salden von Zeit- oder Abwesenheitskonten bei der Endabrechnung in Abzug gebracht werden, wenn dies im Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarung explizit vereinbart wurde.