Zeiterfassung GeCOTime am Laptop

Kann ein Zeiterfassungssystem auch per Fernwartung installiert werden?

Worauf ist zu achten?  

Internet und spezielle Softwareprogramme erlauben es, dass auch komplexe Anwendungen wie eine Zeiterfassung über Fernwartung installiert und implementiert werden können. Der dadurch erzielte Kostenvorteil, kann aber sehr bald zunichte gemacht werden, wenn die Anforderungen an das System die Grundbedürfnisse übersteigen.

Internet bedeutet für Softwareanbieter, dass die räumliche Distanzen zwischen Lieferant oder Supporttechniker und Anwender keine Rolle mehr spielt. Eine Internetverbindung kann zwischen 2 Standorten und zwei Computern auf dem gesamten Globus problemlos hergestellt werden und rein Datentechnisch ist es egal, ob diese zwei Punkte ein paar hundert Meter oder ein paar tausend Kilometer voneinander entfernt liegen.

Dadurch können Software-Programme durch „Remote-Zugriff“ auf einen entfernten Computer installiert werden ohne, dass der „Installateur“ physisch bei diesem Rechner sein muss.  Windows Nutzer kennen diesen Vorgang sehr gut, wenn vor dem Herunterfahren des Computers ein Hinweis erscheint „… Softwareupdates werden heruntergeladen oder installiert“.

In vielen Fällen ist es daher nicht notwendig wegen der Installation eines Software Programms für Zeiterfassung physisch beim Computer des Kunden zu sein. Verschiedenste Programme und Features des Betriebssystems erlauben es, dass ein „Fremder“ sicher und kontrolliert über eine Internetverbindung auf den Computer eines Dritten zugreifen kann. Ähnlich, wie das Herunterladen eines Windows Updates können auch Anwendungsprogramme, wie z.B. ein Zeiterfassungsprogramm so auf den Zielcomputer des Anwenders geladen werden und vom Remote-Support installiert werden.

In den meisten Fällen genügt eine zusätzliche telefonische Verbindung mit dem Anwender um die Installationsleistungen mit dem Kunden abzusprechen und in Folge das installierte Programm geneinsam mit dem Anwender so zu konfigurieren, dass die gewünschten Funktionen erfüllt werden.

 

Was ist das Besondere einer Zeiterfassung?

Eine Zeiterfassung ist in der Regel ein System, das aus mehreren Komponenten besteht: Anwendungsprogramm, Datenbank, Einstellungen, Programme (Clients) für die Datenerfassung auf den Arbeitsplätzen der betroffen Mitarbeiter, Erfassungsgeräte (-Terminals), und Kommunikationsprogramme zwischen Anwendung und Terminal, Identifikationsmedium (Ausweis), etc.

Neben der Tatsache, dass eine Zeiterfassung immer ein System ist, das aus mehreren Komponenten besteht, liegt die Besonderheit in der Zeiterfassung daran, dass jede Anwendung den individuellen Bedürfnissen und Anforderungen des jeweiligen Anwenders entsprechen muss. Keine Zeiterfassung gleicht der anderen (siehe dazu auch unseren Blog-Beitrag: Keine Zeiterfassung ist wie die andere!).

Rein Datentechnisch ist daher ein Zeiterfassungssystem jedenfalls über Fernwartung installierbar und konfigurierbar. Insbesondere, wenn es sich um eine Lösung handelt, die für die Anwendung und Nutzung keine eigenen Programme auf den Arbeitsplätzen benötigt (Clients) sondern wenn es sich um eine „WEB-Lösung“ handelt, auf die von jedem Arbeitsplatz mittels Internet-Browser zugegriffen werden kann.

Die Praxis zeigt aber, dass eine Anwendung, bei der auch Zeiterfassungsterminals eingesetzt werden und nur dann über Fernwartung installiert werden kann, wenn der Anwender selbst über ausreichend IT- und Netzwerk Knowhow verfügt.

Der Bereich Schulung und Hilfe bei der Konfiguration eines Systems ist natürlich ein weiterer Aspekt, der berücksichtigt werden muss, wenn man sich dafür entscheidet ein Zeiterfassungssystem zu implementieren ohne Hilfe des Lieferanten vor Ort in Anspruch zu nehmen.

Weiter sollte man sich darüber im Klaren sein, dass Zeiterfassungssysteme meistens mit einer Reihe von Zusatzmodulen ausgestattet sind. Sehr viele Unternehmen verwalten die Funktion Zeiterfassung und Zugangskontrolle in einem System (siehe auch: Ist ein gemeinsames System für Zeiterfassung und Zutrittskontrolle Sinnvoll?). In sehr vielen Fällen werden auch Genehmigungsprozesse für Urlaube, Überstunden, etc. über das gleiche System bewerkstelligt (Workflow) oder das Zeiterfassungssystem ist auch die Basis für eine Betriebsdatenerfassung, Besucherverwaltung oder ähnliche Funktionen. In diesen Fällen wird eine Implementierung, rein über Fernwartung und Remote-Zugriff sicherlich nicht gleich produktiv sein, wie ein vor Ort Support.

Ein wesentlicher Vorteil der Installation über Fernwartung ist für den Anwender sicherlich der Kostenvorteil. Anwendungsberater und Software Spezialisten müssen nur für die Zeit der Fernwartung bezahlt werden und es entfallen Ausgaben für Fahrt- und Reisekosten des Beraters.