Worauf kommt es beim Jahreswechsel in der Zeiterfassung wirklich an?

Alle Vorgänge zum Jahreswechsel werden vom Zeiterfassungsprogramm automatisiert durchführt. Nutzer von Zeiterfassungssystemen müssen sich vergewissern, dass das Programm entsprechend ausgelegt und eingerichtet ist. Besonderes Augenmerk erfordert der Jahreskalender bzgl. variable Feiertage, die Behandlung von Arbeitszeitmodellen mit Jahres-Durchrechnungszeitraum sowie die Berechnung von Rückstellungen für nicht konsumierte Urlaube.

Es müssen auch Perioden definiert und fortgeschrieben werden, auch wenn Unternehmen ein vom Kalenderjahr abweichendes Wirtschaftsjahr haben. Bei Zeiterfassungsprogrammen ist der Wechsel in ein neues Kalenderjahr automatisiert und erfordert keinen expliziten Eingriff. (Ausnahme: ältere Systeme). Unter Zeiterfassung verstehen wir Systeme, die sowohl Anwesenheitszeiten als auch die Abwesenheitszeiten von Mitarbeitern in Unternehmen/Organisationen erfassen, bewerten und auswerten. Dazu müssen die Tage, an denen gearbeitet werden soll und an denen nicht gearbeitet werden muss in einem Kalender definiert werden. Gesetzliche, variable Feiertage wie z.B. Ostermontag oder Fronleichnam sollten in einem modernen System automatisch berechnet werden. Beim Jahreswechsel nur dann ein Eingriff erforderlich, wenn Unternehmen Sonderfeiertage/Betriebsurlaube festlegen, die im Kalender des Zeiterfassungsprogramms nicht automatisch berechnet werden können.

Besondere Aufmerksamkeit erfordern Arbeitszeitmodelle, mit flexiblen Arbeitszeiten und einem Durchrechnungszeitraum der dem Kalenderjahr entspricht. Hier können die vereinbarten Regeln über die Abrechnung und Auszahlung von Zeitsalden aus der abgelaufenen Periode entsprechende Umbuchungen erfordern. Diese Prozesse unterscheiden sich aber nicht von jenen Vorgängen, die bei anderen Gleitzeitmodellen monatlich oder halbjährlich durchgeführt werden.