Die Zeit kann man nicht zurückdrehen

Ist eine Zeiterfassungssoftware für die Zeitaufzeichnungen notwendig?

Lesen Sie diesen Blog und entscheiden Sie selbst ob für die Komplexität der Arbeitszeitaufzeichnung ein A4-Schreibblock oder ein Excel ausreichend ist und wie die gesetzlichen Bestimmungen am besten abgedeckt werden.

Welche Aufzeichnungspflichten sieht die Arbeitszeitbestimmungen vor?

Die Aufzeichnungen über die tatsächliche Arbeitszeit ist wohl die wichtigste Dokumentation für die Aufzeichnungsplicht der Arbeitszeitbestimmungen. Neben dem Arbeitsbeginn und Arbeitsende sind vor allem die tatsächlichen Ruhepausen aufzuzeichnen. In der Regel erfolgt diese Aufzeichnung von der/dem ArbeitnehmerIn. Stellt der Arbeitgeber keine Möglichkeit zur Zeiterfassung/Zeitaufzeichnung zur Verfügung, ist es die Pflicht des Arbeitgebers eine entsprechende Arbeitszeitaufzeichnung zu führen.

Anmerkung 1: Bei „Homeworking“ oder bei Personen die Ihren Arbeitsort selbst festlegen können, wird nur die Dauer der täglichen Arbeitszeit, z.B. 8 Std 15 Min, aufgezeichnet. Anmerkung 2: Im saisonalen Hotel-/Gastgewerbe darf die Aufzeichnung der Arbeitszeiten nicht der/dem ArbeitgeberIn übertragen werden, wenn die Sonderregelung der Verkürzung der täglichen Ruhezeit vereinbart wurde. Anmerkung 3: Die Aufzeichnung der Pausen kann entfallen wenn eine Betriebsvereinbarung vorliegt, die die Ruhepausen genau regelt. Also entweder die Pausenzeit genau festgelegt ist, z.B. 12:00-12:30, oder innerhalb einer vorgegebenen Zeit, z.B. 11:30 – 13:30, die vorgegebene Pause konsumiert wird.

Unabhängig ob die/der MitarbeiterIn oder der Arbeitgeber die Aufzeichnungen führt, ist der/dem MitarbeiterIn die Einsicht in die Dokumentation zu gewähren.

Wer ist für das Führen der Zeiterfassung verantwortlich?

Die MitarbeiterInnen haben die Pflicht eine Zeiterfassung zu führen, wenn der Arbeitgeber diese Aufgabe übertragen hat. Der Arbeitgeber muss eine Möglichkeit zur Zeitaufzeichnung zur Verfügung stellen und er hat auch eine Kontrollpflicht über die vorschriftsgemäße Führung der Zeiterfassung sowie für das Einhalten der gesetzlichen Bestimmungen.

Kann die Aufzeichnungspflicht entfallen?

Bei genau geregelten Arbeitsbeginn-, Arbeitsende- und Pausenzeit kann die Aufzeichnung entfallen. Diese Arbeitszeitplanung gilt als Arbeitszeitaufzeichnung. Der/dem MitarbeiterIn muss diese Dokumentation frei und leicht zugänglich gemacht werden. Das kann ein Aushang oder z.B. eine Information über frei zugänglichen PC sein, in dem sich der Mitarbeiter mit Userid/PW oder durch vorhalten eines RFID Chips anmeldet und seine Informationen erhält. Jedenfalls muss die Information leicht zugänglich sein. Abweichungen des Dienstplans sind jedoch wieder Aufzeichnungspflichtig und müssen laufend gemacht werden. Die/dem MitarbeiterIn ist der Dienstplan vorzulegen und der Erhalt muss bestätigt werden.

Abweichungen von Ruhezeiten

Werden ArbeitnehmerInnen während der Wochenend-, Wochen-, Ersatz- oder Feiertagsruhe beschäftigt, sind Aufzeichnungen über Ort, Dauer und Art der Beschäftigung sowie der gewährten Ersatzruhe zu führen. Bei fixer Arbeitszeiteinteilung haben ArbeitgeberInnen die Einhaltung ebenfalls zu bestätigen, und es sind lediglich die Abweichungen laufend aufzuzeichnen. Störungen der Wochenendruhe, Wochenruhe, Feiertagsruhe und Ersatzruhe gelten jedenfalls als laufend aufzuzeichnende Abweichungen.