ABWESENHEITEN PLANEN UND ERFASSEN in der Zeiterfassung oder in der Lohnverrechnung?

Ist eine Zeiterfassung für Freelancer und Startups wichtig und notwendig?

Jeglicher zusätzliche administrative Aufwand ist für Freelancer, Startups und Kleinunternehmen eine Last und somit ein No-Go. Diese „lästigen“ Aufgaben können bei der täglichen Arbeitsbewältigung schon auf der Strecke bleiben. Die Zeiterfassung bzw. die Einführung eines Zeiterfassungssystems ist eines der Themen, die gerne nach hinten verlegt werden.  Muss ein Kleinbetrieb überhaupt „Zeit erfassen“? Sind Einzelunternehmer oder Freelancer zur Dokumentation verpflichtet?  Müssen Abwesenheitszeiten wie Urlaub, Krankheit, etc. miterfasst werden?

 

Was sagt das Gesetz?

Hier die wichtigsten Elemente aus dem Österreichischen Gesetzestext zur Arbeitszeitaufzeichnung (§ 26 Arbeitszeitgesetz (AZG): Aufzeichnungs- und Auskunftspflicht:

„Der Arbeitgeber hat zur Überwachung der Einhaltung … in der Betriebsstätte Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden zu führen. Der Beginn und die Dauer eines Durchrechnungszeitraumes sind festzuhalten.“

„Werden die Aufzeichnungen vom Arbeitgeber durch Zeiterfassungssystem geführt, so ist dem Arbeitnehmer nach Ende der Gleitzeitperiode auf Verlangen eine Abschrift der Arbeitszeitaufzeichnungen zu übermitteln, andernfalls ist ihm Einsicht zu gewähren.“

„Wird die Arbeitszeitaufzeichnung vom Arbeitnehmer durchgeführt, so hat der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zur ordnungsgemäßen Führung dieser Aufzeichnungen anzuleiten. Nach Ende der Gleitzeitperiode hat der Arbeitgeber sich diese Aufzeichnungen aushändigen zu lassen und zu kontrollieren.“

und

„Die Arbeitgeber haben dem Arbeitsinspektorat die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und auf Verlangen Einsicht in die Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden zu geben.“

 

Muss jetzt jeder Zeit erfassen?

..und wenn ja, wie muss die An-/Abwesenheitszeit, dokumentiert werden? Zeiterfassung lohnt sich selbst in Kleinstunternehmen. Die Dokumentation, wie z.B. das gedruckte Monatsjournal, ist ein wichtiges Instrument in der Zeitaufzeichnung und gibt Transparenz. Einzelunternehmer 1) brauchen, solange sie keine Angestellten haben, nicht Zeit erfassen.

 

Fazit:

Selbst in Kleinstunternehmen, also ab einem Angestellten/Arbeiter, ist eine Zeiterfassung zu führen bzw. die tägliche Arbeitszeit wie auch die Abwesenheiten zu dokumentieren. Es ist dem Unternehmer überlassen, ob der Mitarbeiter die Zeiten selbst aufschreiben darf oder ob ihm ein Zeiterfassungssystem zur Verfügung gestellt wird. Moderne Zeiterfassungssysteme haben den Vorteil der Transparenz, sowohl für den Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber.

 

Siehe auch dazu den Blogbeitrag vom 3. Juli 2015:

„Zehn wichtige Fragen vor der Anschaffung eines Zeiterfassungssystems“

 

1) Einzelunternehmer: Inhaber des Unternehmens ist eine einzige natürliche Person, die das Unternehmen auf eigenen Namen und eigene Rechnung betreibt