ABWESENHEITEN PLANEN UND ERFASSEN in der Zeiterfassung oder in der Lohnverrechnung?

Integration der Zeiterfassung in Unternehmensanwendungen

Braucht eine Zeiterfassung Schnittstellen zu anderen Anwendungen?

Unternehmen streben integrierte Lösungen an ohne dabei auf individuelle Bedürfnisse verzichten zu müssen – Standardlösungen sollen so viel wie möglich abdecken. Sind in einem Unternehmen mehrere Anwendungen unterschiedlicher Hersteller installiert sollen Daten über Schnittstellen ausgetauscht werden können. Zu welchen bzw. von welchen Anwendungen soll ein Zeiterfassungsprogramm Daten senden bzw. empfangen?

Zeiterfassung und Lohn

Jedes Unternehmen rechnet seine Mitarbeiter über ein Lohnprogramm ab oder übergibt die Zeitdaten einem externen Steuerberater um über dessen Lohnprogramm abzurechnen. Dazu braucht das Lohnprogramm die von der Zeiterfassungsanwendung berechneten Zeiten sowie Abwesenheiten, Zulagen, etc.. Deshalb stellt das Zeiterfassungsprogramm dem Lohnprogramm die Daten in Form von Lohnarten in einer vordefinierten Schnittstelle zur Verfügung.

Auch das Zeiterfassungsprogramm benötigt vom Lohnprogramm Daten. In der Regel werden die Personalstammdaten im Lohnprogramm gepflegt und der Zeiterfassung zur Verfügung gestellt. Der Personalstammimport wir regelmäßig zwischen Lohn- und Zeiterfassungsprogramm ausgeführt oder sofort wenn Personalstammdaten im Lohn verändert wurden.

Zeiterfassung und Lohn haben den gleichen Datenstand, eine Datendivergenz oder eine doppelte Datenpflege wird vermieden.

Auftragszeiterfassung und Produktionsplanung

Neben den Standardzeiterfassungsbuchungen (Kommen, Gehen, Pause, Dienstgang, Arztweg, Kranktage, etc.) werden in einigen Unternehmen darüber hinaus die Anwesenheitszeiten auf Projekte oder Aufträge gebucht sowie die im Auftrag/Projekt geleisteten Tätigkeiten. Für Unternehmen, die die Auftragsplanung nicht direkt im Auftragszeiterfassungsprogramm pflegen sondern in einem z.B. Produktionsplanungsprogramm, ist der geregelte Datenaustausch zwischen beiden Systemen ein relevantes Element. So werden im Auftragszeiterfassungsprogramm nur die Aufträge bebuchbar sein, die vom Produktionsplanungsprogramm als offene Aufträge übergeben werden. Eine Zubuchung von Tätigkeiten auf einen geschlossenen Auftrag ist daher nicht möglich.

Für die im Produktionsplanungssystem notwendigen Kalkulationen, Planungen, Berechnungen, etc. ist es wichtig, die dafür relevanten Daten aus dem Auftragszeiterfassungsprogramm in elektronisch lesbarer Form zu erhalten. Professionelle Auftragszeiterfassungssysteme stellen diese Daten in gewünschter Form zur Verfügung.

Kommunikation über dem Standard hinaus

Parallel zu Standardschnittstellen werden von einem Auftrags-/Zeiterfassungssystem Schnittstellen gefordert die nicht an eine Standardapplikation ankoppeln. Damit werden die in einem Unternehmen gewachsene Individuallösungen benötigen Daten zur Verfügung gestellt und eine Integration der Zeitwirtschaft ermöglicht.
Zusammenfassung:

Die Kommunikation in und aus einem Zeiterfassungsprogramm zu anderen Systemen hat in Unternehmen einen großen Stellenwert. Sowohl mit Standardschnittstellen als auch mit individuell angepassten Schnittstellen ist die Integration der Zeiterfassung zu bestehenden Systemen üblich.