Homeworking Homeoffice remote Zeiterfassung

Homeoffice und die Zeiterfassung

Gerade für Betriebe mit Mitarbeitern, die vorwiegend oder teilweise ihr Homeoffice für die Erbringung ihrer Arbeitsleistung nutzen dürfen, ist es wichtig die Arbeitszeiten in einer Zeiterfassung zu erfassen. Das Arbeitszeitgesetzt (AZG) sieht explizit in §2.(2) die Gültigkeit aller Bestimmungen auch für Mitarbeiter vor, die in ihrer eigenen Wohnung oder Werkstätte beschäftigt werden.

Natürlich gilt auch für Arbeitgeber die Mitarbeiter mit Arbeitsplatz Homeoffice beschäftigen die Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten. Ausgenommen von der Aufzeichnung des Beginns und Ende der täglichen Arbeitszeiten und Pausen sind nur jene Mitarbeiter, die überwiegend oder ausschließlich im Homeoffice beschäftigt werden. Hier genügt es, wenn die tatsächliche tägliche Arbeitszeit in Std./Min. erfasst wird. Für alle anderen sind auch Beginn und Ende der Arbeitszeiten und Pausen aufzuzeichnen.

Da auch für Mitarbeiter im Homeoffice die Bestimmungen des AZG gelten, müssen tägliche Soll-Arbeitszeiten festgelegt werden. Dies v.a. deshalb um allfällige Mehr- oder Überstunden zu ermitteln und für bezahlte Abwesenheiten (Urlaub, Krank, etc.) die für den jeweiligen Abwesenheitszeitraum richtigen Zeiten berechnen zu können.

Wie auch bei allen anderen Dienstverhältnissen wird die Form und Art der Aufzeichnung der täglichen Arbeitszeit nicht vom Gesetzgeber vorgeschrieben. Aber gerade für Beschäftigte im Homeoffice bieten moderne Zeiterfassungssysteme ideale Voraussetzungen für die Erfüllung der gesetzlichen Aufzeichnungspflichten und die Kontrolle der Arbeitsleistung. Dies im Interesse sowohl von Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer.

Zum Unterschied von Dienstverhältnissen, die einen Arbeitsplatz in -vom Arbeitgeber bereitgestellten Räumlichkeiten- vorsehen, erfordern Dienstverhältnisse mit Arbeitsplatz Homeoffice eine genaue Spezifikation der Tätigkeiten und Leistungen, die zur Erfüllung der Arbeitsleistung zählen. Das Aufstellen einer „persönlichen“ Stechuhr wird daher in der Regel nicht ausreichen um die tatsächliche Arbeitszeit im Homeoffice zu dokumentieren.

Wer zur Errichtung seiner Arbeitsleistung einen Computer oder spezielle Software nutzen muss, wird es leichter haben den Nachweis seiner Arbeitszeit aufgrund elektronischer Aufzeichnungen zu erbringen. Das Login und Logout des Betriebssystems alleine wird wahrscheinlich nicht ausreichen, aber auch hier gelten natürlich vorrangig die im Arbeitsvertrag geregelten Vereinbarungen über die zu erbringenden Leistungen im Homeoffice. Jedenfalls bieten Zeiterfassungsprogramme, die einen Zugang und die Erfassung über Internet (Browser oder ähnliche Programme) erlauben große Vorteile.

Abgesehen von manuellen Aufzeichnungen der Homeoffice-Mitarbeiter, die vom Arbeitgeber gegengezeichnet werden bieten moderne, Web-basierte Zeiterfassungssysteme u.a. folgende Optionen der Arbeitszeiterfassung:

  • Online-Direkteingabe der Beginn- und Ende Zeiten über WEB-Terminal (Browser)
  • Eingabe geleisteter Arbeitszeiten (Stunden, Minuten) im Nachhinein über WEB-Terminal
  • Eingabe der Tagesarbeitszeiten über entsprechende Masken.
  • APPs für Smartphones und Tabletts
  • Schnittstellen zu diversen Applikationen oder Betriebssystemen, die Beginn- und Ende-zeiten der Sessions in das Zeiterfassungsprogramm übertragen.
  • Antrag, Erfassung und Genehmigung von Planzeiten für bestimmte Perioden (Wochenplan, Monatsplan, ..) im Vorhinein und Dokumentation allfälliger Abweichungen (Workflow).