Die Zeit kann man nicht zurückdrehen

Gleitzeit in der Zeiterfassung abbilden

Seit 1969 ist „Gleitzeit“ durch das Arbeitszeitgesetz (AZG) in Österreich gesetzlich verankert und wird darüber hinaus in den meisten Kollektivverträgen Branchen-spezifisch geregelt. Dadurch gibt es eine sehr große Zahl unterschiedlichster Gleitzeit-Vereinbarungen. Die Abbildung der Vielfalt unterschiedlicher Parameter solcher Vereinbarungen stellt für viele Zeiterfassungs-Systeme eine große Herausforderung dar.

Der manuelle Aufwand für eine exakte Aufzeichnung der tatsächlichen Arbeitszeiten und die Ermittlung der daraus abzuleitenden Zeitguthaben oder Minusstunden erfordert erfahrungsgemäß erhebliche Ressourcen im Verwaltungsbereich der Arbeitgeber. Deshalb ist Gleitzeit auch heute noch einer der Hauptgründe für Arbeitgeber ein EDV-gestütztes System der Zeiterfassung einzusetzen. Im Folgenden wollen wir die wichtigsten Punkte beleuchten, die zu beachten sind, wenn eine Gleitzeitvereinbarung in einem Zeiterfassungs-Programm abgebildet werden soll.

Vorausgesetzt wird, dass hier die Bedeutung von Gleitzeit und Flexibler-Arbeitszeit gleichgesetzt wird. Im arbeitsrechtlichen Sinn wird aber unterschieden, ob die Verteilung der Arbeitszeit durch die Arbeitnehmer selbst festgelegt werden kann (allgemein als Gleitzeit bezeichnet) oder ob die variable Verteilung der Arbeitszeit durch den Arbeitgeber (z.B. auftragsbedingt) vorgegeben wird (Flexible Arbeitszeit).

Zu den wichtigsten Parametern, die durch die Gleitzeitvereinbarung im Zeiterfassungs-Programm berücksichtigt werden müssen zählen u.a.:

  • Gleitzeitrahmen: Zeitpunkte zu denen die Arbeitszeit der Arbeitnehmer frühestens beginnen und spätestens beendet werden darf, wobei dies auch wochentags abhängig unterschiedlich festgelegt sein kann.
  • Kernzeit: Zeitrahmen (von – bis) in dem Arbeitnehmer jedenfalls anwesend sein müssen.
  • Gleitzeitperiode: Jener Zeitraum in dem die durchschnittliche Normalarbeitszeit pro Woche nicht überschritten werden darf.
  • Durchrechnungszeitraum: Jener Zeitraum der für die Übertragung der Zeitsalden aus der Gleitzeitperiode zulässig ist.
  • Übertragungsgrenzen: Anzahl der Stunden, die pro Gleitzeitperiode maximal übertragen werden darf.
  • Maximale Tagesarbeitszeit: Anzahl der Stunden, an denen pro Arbeitstag maximal gearbeitet werden darf (muss nicht gleich mit der maximalen täglichen Normalarbeitszeit übereinstimmen).
  • Überstundenzuschläge: Im Sinne der Zeiterfassung geht es hier immer um %-Sätze mit denen erfasste Arbeitszeiten multipliziert werden, wenn bestimmte Kriterien eintreten.

Gleitzeitvereinbarungen werden in der Regel aus folgenden Gründen getroffen:

  • Arbeitnehmer können Arbeitszeit nach ihren individuellen Bedürfnissen gestalten
  • Arbeitgeber müssen für temporäre Mehrarbeit keine Überstunden bezahlen

Daher ist das Thema der Bewertung der erfassten Arbeitszeiten innerhalb bestimmter Perioden (Tag, Woche, Gleitzeitperiode, Durchrechnungszeitraum) ein zentrales Thema bei der Parametrierung (Customizing) eines Zeiterfassungs-Systems. Es ist somit wesentlich, dass das System in der Lage ist eine Vielzahl unterschiedlicher Tagesmodelle, Wochenmodelle, Zeitarten, Zeitkonten und gegebenen Falls auch Lohnarten (für die Schnittstelle zur Lohnverrechnung) zu führen. Ein besonderes Augenmerk ist hier auf die Gestaltungs- und Einstellungsmöglichkeiten der Konten zu legen.

Ein gutes Zeiterfassungs-System muss in der Lage sein eine Gleitzeitvereinbarung so umzusetzen, dass seitens der Arbeitnehmer, User und Systembetreuer möglichst wenig Eingriff erforderlich ist und dass eine variable Handhabung der ermittelten Salden (Übertrag, Auszahlung, Zeitausgleich, …) möglich ist.