Arbeitszeiten erfassen leicht gemacht

Fenstertage: Umsetzung in der GeCOTime Zeiterfassung

In unserem heutigen Beitrag sehen wir uns an wie „Fenstertage“ in der GeCOTime Software umgesetzt werden.

Wir haben drei unterschiedliche Varianten aufgezählt, wie ein Fenstertag behandelt werden kann, wenn an diesem Tag nicht gearbeitet wird:

  1. Fenstertag wird als Urlaubstag konsumiert
  2. Fenstertag wird als Zeitausgleich konsumiert
  3. Fenstertag wird nach bestimmten Kriterien eingearbeitet

 

Ad 1.: Urlaub

In der GeCOTime Zeiterfassung haben wir die Möglichkeit einen Urlaub im Vorhinein zu planen, so dass an diesem Tag das System automatisch die Abwesenheitsart Urlaub vorsieht und je nach Definition das Urlaubskonto um die entsprechende Zahl von Tagen, Halbtagen oder Stunden belastet.

Die Planung des Urlaubs erfolgt entweder direkt durch den Mitarbeiter oder berechtigten Benutzer im Jahreskalender des Mitarbeiters oder über das Modul „Workflow“ im Rahmen eines Genehmigungsprozesses.

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Ein Urlaub kann im Modul Workflow über die Funktion „Abw.Antrag stellen“ (wfl08) beantragt werden. Hierbei wird auf „neuer Antrag“ geklickt. Personalnummer und Name werden hier automatisch erkannt und eingetragen. Es muss also nur der Zeitraum des Urlaubes (Abw Art: URL/URLAUB) angegeben werden, ein Urlaub kann für einen oder mehrere Tage beantragt werden, in manchen Fällen wird sogar ein halber Tag Urlaub gestattet.

  • Danach nur noch Genehmigung beantragen nicht vergessen!

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Sobald ein Urlaubsantrag gestellt wurde, wird der nächste eingetragene Vorgesetzte per Mail verständigt. Der Vorgesetzte hat nun die Möglichkeit den Antrag zu bestätigen oder abzulehnen. Egal welche Entscheidung der Vorgesetzte trifft, der Mitarbeiter wird per Mail verständigt, sobald der Vorgesetzte den Antrag abgelehnt oder bestätigt hat.

Nachdem ein Urlaubsantrag vom Vorgesetzen bestätigt wurde, wird er automatisch in GeCOTime eingetragen und die Urlaubstage werden vom Urlaubskonto abgezogen.

 

Ad 2.: Zeitausgleich:

Wenn den Mitarbeitern erlaubt wird an einem Fenstertag Zeitausgleich zu nehmen erfolgt der Vorgang in der GeCOTime Zeiterfassung gleich, wie an jedem anderen Tag an dem ganztägig oder stundenweise Zeitausgleich genommen wird.

Damit in so einem Fall das System keine unerlaubte Abwesenheit oder ungeklärte Fehlzeit ausweist muss in der Planung, ähnlich einer Urlaubsplanung (siehe oben) die Abwesenheit „Zeitausgleich“ für den Fenstertag eingeplant werden. Dies kann, wie beim Urlaub über den Kalender oder über das Antragswesen im Modul Workflow gemacht werden. Voraussetzung ist, dass im System die Abwesenheitsart Zeitausgleich vorhanden ist und dass für den entsprechenden Mitarbeiter ein entsprechendes Zeit-Konto eingerichtet ist.

 

Ad 3.: Einarbeiten eines Fenstertages:

Während die Varianten 1 und 2 keine „Fenstertag-spezifischen“ Einstellungen im Programm GeCOTime erfordern, ist die Abbildung der Variante 3 nur dann möglich, wenn im System die notwendigen Einstellungen und Definitionen vorgenommen werden. Dies betrifft besondere Zeitarten, Tagesmodelle, Wochenmodelle, Abwesenheitsarten und Konten. Hier zeigt sich, wie vielfältig die flexible Gestaltung dieser Parameter in GeCOTime ist und dass GeCOTime auch komplexe Regelungen ohne Sonderprogrammierung abbilden kann.

Die an einem freien Fenstertag entfallende Arbeitszeit kann, gemäß §4(3) AZG auf andere Werktage verteilt werden. Diese Einarbeitung muss jedoch innerhalb von 13 Wochen erfolgen, wobei diese 13 Wochen den freien Fenstertag einschließen müssen.

Das bedeutet für die Abbildung im Zeiterfassungssystem, dass die fehlenden Soll-Stunden dieses freien Fenstertags auf ein eigenes Konto gebucht werden müssen. Die Abwesenheit am Fenstertag darf allfällige andere Zeitsalden nicht berühren.

Der Einarbeitungszeitraum muss explizit festgelegt werden, denn für diesen Zeitraum muss das System nun andere Sollzeiten vorgeben und an jedem Tag dieses Zeitraums ermitteln, wie viele der Einarbeitungs-Stunden verbraucht wurden.

 

Definition eines Fenstertags in der GeCOTime:

Zuerst muss eine neue Abwesenheitsart für einen Fenstertag hinterlegt werden. Dies kann im Tab „Abwesenheitsarten“ (zei01) ganz einfach erledigt werden.

Allerdings muss man bei dieser Abwesenheitsart darauf achten, dass kein Häkchen bei der Soll Zeit gesetzt ist, da ein Fenstertag wieder eingearbeitet werden muss und somit keine Soll Stunden generieren darf. Außerdem wird bei dieser Abwesenheitsart hinterlegt, dass die Zeiten auf das entsprechende „Einarbeitungs-Konto“ gebucht werden.

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Sobald die Abwesenheit „Fenstertag“ erstellt wurde, können die festgelegten Fenstertage mit Hilfe der „Planen“ Funktion im Jahres-Abw.Kalender (zei15) eingetragen werden.

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Wenn ein Fenstertag nicht nur einen Mitarbeiter, sondern gleich mehrere betrifft, besteht auch die Möglichkeit, mit Hilfe der Periodenplanung (zei17) den Fenstertag gleich für alle betroffenen Mitarbeiter zu planen.

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Für den vereinbarten Zeitraum der 13 Wochen muss nun das entsprechend vorbereitete Wochenmodell vorgesehen werden. Dieses Wochenmodell ist so definiert, dass damit die Zeitarten „Einarbeitungszeit“ automatisch dem Einarbeitungs-Konto gutgeschrieben werden.

Damit ist gewährleistet, dass zu jedem Zeitpunkt festgestellt werden kann wie viele Reststunden aus dem Fenstertag noch eingearbeitet werden müssen, bzw. – wenn der Zeitraum der 13 Wochen vor dem Fenstertag definiert wird- wie viele Stunden schon vorgearbeitet wurde.