Zeiterfassung von Überstunden

Entgeltfortzahlung auf Basis einer Zeiterfassung

Mit Hilfe eines guten Zeiterfassungs-Systems kann eine gesetzeskonforme Berechnung der Entgelte im Falle einer Dienstverhinderung erfolgen.

Das österreichische Arbeits- und Sozialrecht sieht auf Basis einer Reihe von Gesetzen, Kollektivverträgen und Betriebsvereinbarungen vor, dass Arbeitnehmer auch im Falle einer Dienstverhinderung Anspruch auf jenes Entgelt haben, das ihnen bei Diensterfüllung zustehen würde.

Insbesondere wird dieser Anspruch im §6(4) des Urlaubsgesetzes (UrlG) und im §3(4) des Entgeltfortzahlungsgesetzes (EFZG) für Arbeiter geregelt. Dabei wird per Gesetz der Durchschnitt des Zeitraumes der letzten 13 voll gearbeiteten Wochen vor Dienstverhinderung als Berechnungsgrundlage vorgegeben.

Demnach müssen im Falle einer Dienstverhinderung auch variable Gehaltsbestandteile, wie z.B. Schichtzulagen und regelmäßig anfallende Überstunden ausbezahlt werden. Unter Dienstverhinderung wird hier v.a. die Zeit des Urlaubs und des Krankenstandes verstanden.

Sowohl der Zeitraum für die Berechnung der durchschnittlichen Entgelte als auch der Geltungsbereich wird durch viele Kollektivverträge und Betriebsvereinbarungen ausgeweitet bzw. konkretisiert. In der Praxis bedeutet dies, dass auch für viele angestellte Mitarbeiter für den Zeitraum der Dienstverhinderung neben dem Grundgehalt durchschnittlich anfallende variable Zahlungen eingerechnet werden müssen.

Für die Berechnung müssen jeweils die Durchschnitte der variablen Bestandteile des Entgelts für die Zeit der letzten 13 voll gearbeiteten Wochen vor Dienstverhinderung herangezogen werden. In vielen Fällen werden auch die letzten drei Monate vor Dienstverhinderung herangezogen.

Für Lohnverrechnungsprogramme ist es oft schwierig bis unmöglich den Anteil der meist monatlich ausgezahlten Beträge für 13 Wochen zu ermitteln.

Da es sich bei den variablen Entgeltzahlungen meist um Zahlungen für Überstunden oder zeitabhängige Zulagen (Schichtzulage) handelt liegt es nahe, dass für die Ermittlung der richtigen Entgeltfortzahlung das Zeiterfassungssystem zu Hilfe gezogen wird.

Das Zeiterfassungsprogramm muss in der Lage sein die relevanten Zeitarten für die jeweils betroffenen Mitarbeiter für die Periode die zur Ermittlung erforderlich ist (13-Wochen Regelung) auszuwerten. Dafür müssen in der Zeiterfassung entsprechende Zeitkonten (Überstunden, Schichtarbeit, etc.) geführt werden. Mit Hilfe einer parametrierbaren Auswertung (Auswertung für Entgeltfortzahlung) können dann die Zeiten der letzten 13 Wochen (oder der vereinbarten Periode) ermittelt und der Durchschnitt berechnet werden.