Einfaches Personalmanagement mit GeCOTime Zeiterfassung

Elektronisches Genehmigungsverfahren (Personalmanagement)

Elektronisches Genehmigungsverfahren zur Planung/Kontrolle von Urlauben, Dienstreisen und anderer Abwesenheiten sowie von Überstundenleistungen, Überstundenauszahlungen, etc.


Die Aufzeichnung, Planung und Auswertung von „Abwesenheiten“ ist ein wesentliches Merkmal eines EDV gestützten Zeiterfassungssystems und geht weit über die einfache Zeitaufzeichnung hinaus.

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Zeiterfassungssysteme mit einem elektronischen Antragwesen („Workflow“) unterstützen und helfen MitarbeiterInnen und Vorgesetze beim Planen und Genehmigen von Abwesenheiten. Papierformulare gehören der Vergangenheit an und werden eingespart. Anträge und Genehmigungen von Urlauben, Dienstreisen, Zeitausgleiche, etc. werden über ein Zeiterfassungssystem abgewickelt. Die Genehmigungshierarchie und Verantwortlichkeiten eines Unternehmens werden im Workflow abgebildet wie z.B. der/die Vorgesetzte(n) eines/r MitarbeitersIn und deren StellvertreterInnen.

Möchte ein/e MitarbeiterIn seinen/ihren Urlaub planen und genehmigen lassen, wird die Funktion „Workflow“ des elektronischen Zeiterfassungssystems genutzt. In einer entsprechenden Maske werden Abwesenheiten, z.B. ein Urlaub, eingetragen und automatisch zur Genehmigung an den/die VorgesetzteN via E-Mail verschickt. Da der Urlaub noch genehmigt werden muss, wird er vorerst als „beantragt“ im System angezeigt und farblich gekennzeichnet.

Der/die Vorgesetze klickt in der E-Mail einen Link an und wird automatisch zur entsprechenden Seite des Zeiterfassungssystems geführt. Alle Informationen die für die Genehmigung benötigt werden (z.B. freier Urlaubsanspruch des/der Mitarbeiters/In, geplante Urlaube oder Abwesenheiten anderer MitarbeiterInnen der Abteilung, etc.) sind sofort verfügbar

Sobald der/die Vorgesetze den Antrag bearbeitet und abschließt erhält der/die MitarbeiterIn den entsprechenden Bescheid als E-Mail.

Neben der Planung und Genehmigung von Abwesenheiten wird der Workflow eines Zeiterfassungssystems noch für weitere Arten genehmigungspflichtiger Anträge genutzt. Die Genehmigung von Überstundenleistungen oder die Genehmigung zur Überstundenauszahlung ist ein weiteres wichtiges Element des Workflows als Teil eines elektronischen Zeiterfassungssystems.