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Elektronisches Genehmigungsverfahren in Gecotime

Das elektronische Genehmigungsverfahren, auch Workflow genannt, ist in unserer Zeiterfassung ein zur Gänze integriertes Modul über welches ganztägige Abwesenheiten, stundenweise Abwesenheiten, Überstunden, vergessene Buchungen sowie Überstunden – Auszahlungen beantragt und genehmigt werden können.

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Die Anträge der Mitarbeiter werden über eine Weboberfläche im Webterminal erfasst.

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Der Mitarbeiter wird über das Windows Log On automatisch angemeldet und kann durch Auswahl der entsprechenden Funktion einen neuen Antrag erstellen.

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Beim Mitarbeiter Personalstammstamm ist für jede Art von Antrag eine Genehmigungsregel hinterlegt, welche die Anträge an die zugeteilten Vorgesetzten und Stellvertreter weiterleitet.

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In der Genehmigungsregel kann eine Vielzahl von Kombinationen festgelegt werden, in welcher Reihenfolge die Vorgesetzten und Stellvertreter benachrichtigt werden. Es ist auch eine Kombination von mehreren Vorgesetzten und Stellvertretern möglich, wenn eine Genehmigung nach dem Vieraugenprinzip erfolgen soll.

Die Zuordnung der Vorgesetzten und der Stellvertreter wird wieder im Zeiterfassungs – Personalstamm getroffen.

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Wenn ein Mitarbeiter einen Antrag erstellt hat wird automatisch an die in der Genehmigungsregel hinterlegten Vorgesetzten ein Mail gesendet, in welchem nicht nur der Mitarbeiter und der Antragsgrund enthalten sind, sondern auch ein Link, über welchen der Vorgesetzte direkt zum Bearbeiten des Antrages kommt.

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Durch Anklicken des grünen oder roten Daumens wird der Antrag genehmigt oder abgelehnt.

Bei der Genehmigung wird der Mitarbeiter per Mail verständigt, dass der Abwesenheitsgrund akzeptiert wurde und die Abwesenheit wird automatisch in der Abwesenheitsplanung eingetragen.

Sollte der Antrag abgelehnt werden, erfolgt ebenfalls eine Benachrichtigung per Mail in welcher auch gegeben Falls der Ablehnungsgrund eingetragen wird.

Der gesamte Mailverlauf kann auch an einen Supervisor (zB Personalbüro) in Kopie geleitet werden.

Beim Auszahlungsantrag kann man in der Zeiterfassung bestimmte Konten, wie zB. das Saldo, für die Auszahlungsanträge vorbereiten. Dadurch wird im Antrag eine Liste der möglichen Konten dargestellt und in der Eingabemaske kann der Mitarbeiter die Anzahl von Stunden hinterlegen, welche er ausbezahlt haben möchte.

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Wird dieser Antrag vom Vorgesetzten genehmigt wird der Wert vom Saldo abgebucht und als Lohnart ermittelt. Diese Lohnarten werden entweder in Listenform oder als Datei der Lohnverrechnung übergeben.