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Einführung einer Zeiterfassung

Wer bei der Einführung einer Zeiterfassung nicht ausreichende Ressourcen bereit stellt wird dies im laufenden Betrieb der Zeiterfassung teuer bezahlen!

Auch für die Einführung einer Zeiterfassung gilt: Planung ist die halbe Miete! Deshalb wollen wir hier auf einige wichtige Aspekte hinweisen, die bei einem Projekt Zeiterfassung in der Einführungsphase zu berücksichtigen sind. Das  Thema der Auswahl des Systems haben wir in diesem Blog bereits ausführlich diskutiert (z.B.: https://www.gecosoft.at/blog/die-richtige-zeiterfassung-auswaehlen/). Aber mit der Auswahl des richtigen Systems alleine ist das Projekt Zeiterfassung für das Unternehmen noch nicht abgeschlossen.

Bei vielen Unternehmen und Organisationen wird der Ressourcen Bedarf für die Einführung des Systems und die laufende Betreuung völlig unterschätzt. Leider können dazu auch die System Lieferanten beitragen, wenn Sie dem Kunden das Blaue vom Himmel versprechen, denn natürlich hängt der Aufwand für die Implementierung auch von der Bedienungsfreundlichkeit und der Funktionalität des Systems ab. Im Folgenden möchten wir stichwortartig jene Themen auflisten, die aus unserer Sicht zu den wichtigsten Ressourcen-Fressern bei der Einführung einer Zeiterfassung zählen.

  • Betriebsinterne Prozesse und Regelungen
    • Exakte Definition aller Arbeitszeit-Modelle und Zuordnung zu Mitarbeitern
      • Im Idealfall hat das Unternehmen diese bereits vor der Systemauswahl so definiert, dass der Systemlieferant sein Angebot darauf ausgelegt hat
      • Allenfalls zu erstellende Betriebsvereinbarung (Zustimmung Betriebsrat) oder Dienstanweisung
    • Wie werden die Arbeitszeiten der einzelnen Mitarbeiter erfasst?
      • Terminals, Web-Terminals, APP, etc.?
      • Welche Medien (Ausweise, Chips) werden eingesetzt.
        • Gibt es bereits Medien oder werden diese im Rahmen der Einführung erst angeschafft?
      • Wie werden diese den Mitarbeitern zugeordnet (Ausweisnummer, Chip-Seriennummer)?
    • Entscheidungs- und Genehmigungsprozesse (hier einige Beispiele)
      • Wer darf wann fehlende Zeitdaten nacherfassen
      • Wer entscheidet über Verwendung von Zeitsalden
      • Welche Abwesenheitsarten sollen im System erfasst werden?
      • Wer genehmigt diese in welcher Form (Workflow)?
    • Aufbereitung der Personal-Stammdaten
      • Gibt es diese bereits in digitaler Form (z.B. Lohnverrechnung oder andere HR-Software)?
    • Definition von Schnittstellen zu anderen Systemen
      • Lohnverrechnung
      • HR-Verwaltungssystem
    • IT-Infrastruktur
      • Wurden folgende Themen mit dem Systemlieferanten abgeklärt und abgestimmt?
        • Server Kapazität
        • Serverbetriebssystem
        • Datenbank
        • Netzwerk
        • Firewalls
        • Workstations / Browser für Systembenutzer
        • Installationsvoraussetzungen für Terminals
      • Projektmanagement
        • Klar definierte Ansprechpartner und Verantwortungen auf Seiten des Systemanbieters und des Kunden
          • Insbesondere geht es dabei um die Aufgabenverteilung, die auch den späteren laufenden Betrieb betrifft.
            • Wer übernimmt die Anlage variabler Stammdaten im System?
              • Zeitarten
              • Abwesenheitsarten
              • Tagesmodelle
              • Wochenmodelle
              • Auswertungen
            • Zeitplan (wer hat bis wann welche Aufgaben zu erfüllen)
            • Schulung
              • Leider wird bei diesem Punkt meist zu viel gespart. Zeiterfassung bedeutet laufende Bearbeitung und daher Kenntnis über das System!
            • Test-Phase
              • Auch auf diesen Punkt wird bei vielen Projekten vergessen.
              • Adaptionen des Systems und/oder der Prozesse können in einer Testphase viel besser durchgeführt werden.
            • Systemabnahme (allfällige Mängelliste)

 

Natürlich sind die oben angeführten Punkte nur eine Orientierungshilfe und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Aber unsere Erfahrung zeigt, dass eine rechtzeitige Auseinandersetzung mit diesen Themen und eine mit dem Systemanbieter koordinierte Umsetzung die Implementierungsphase zeitlich deutlich reduzieren kann.

 

Außerdem führen eine gut geplante Einführung einer Zeiterfassung und die rechtzeitige Bereitstellung der benötigten Ressourcen zu einer deutlich höheren Identifikation aller betroffenen Personen mit dem System. Dies ist die Grundvoraussetzung für eine Akzeptanz des Systems im laufenden Betrieb sowohl bei Nutzern und betroffenen Mitarbeitern.