Sicherheit in der Zeiterfassung? Wie schützt man seine Daten?

Ehrlichkeit und Manipulation in der Zeiterfassung

Wo beginnt Betrug?
Grundsätzlich ist ja der Arbeitgeber verpflichtet  Aufzeichnungen der Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter zu führen. Es gibt eine Vielfalt an Möglichkeiten der Zeitaufzeichnung. Von Stift und Papier bis hin zu komplexen und professionellen Zeiterfassungslösungen mit Terminals und entsprechender Software.

Wer als Arbeitnehmer bei der Zeitaufzeichnung versucht zu schummeln setzt nicht nur das Vertrauen des Arbeitgebers aufs Spiel, sondern auch seinen Job.

Doch wo beginnt der Betrug der Arbeitszeitaufzeichnung? Falsche Zeiten auf den Stundenzettel notieren und eventuell ein paar Minuten aufrunden? Nach der ersten Buchung einen Kaffee trinken, eine überzogene Mittagspause, eine private Erledigung am Dienstweg, auf dem Rückweg eines Kunden einen fiktiven Stau für ein paar Minuten vorzuschieben oder der verfrühte Dienstschluss und einen Kollegen ausstempeln lassen, oder selbst die „gestempelten“ Zeiten im Nachhinein manuell zu verändern?

Die Frage ob Anwesenheitszeit immer auch als Arbeitszeit im Sinne des AZG gesehen wird, ist selten über ein Zeiterfassungssystem zu beantworten. Jedenfalls werden aber mittels Zeiterfassungssystem Zeitpunkte (Kommen/Gehen/Pausen/Dienstweg/etc.) dokumentiert, die auch in der Regel bei arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen seitens des Arbeitsgerichts als Beweise zugelassen werden.

 
Wie kann sich ein Arbeitgeber vor Manipulationen schützen?
Mittels professioneller Zeiterfassungslösung kann dieses Problem zumindest minimieren werden. Durch eine Online Lösung wird mittels Server die Zeit zum Terminal synchronisiert. Somit werden die gebuchten Zeiten in das Zeiterfassungssystem gespielt. Wird für die Terminalbuchung statt eines Ausweises oder Chips ein biometrisches System (Fingerprints) eingesetzt fallen zumindest die Optionen des Ausstempelns für einen anderen weg. Eine nachträgliche Veränderung der im System über Terminals erfassten Zeiten kann, je nach Möglichkeiten des Systems dem Mitarbeiter entweder zur Gänze untersagt werden oder nur mittels Beantragung beim Vorgesetzten freigegeben werden (siehe Workflow und Zeiterfassung).

 

Manipulation ist nicht nur seitens des Arbeitnehmers möglich!
Nicht nur der Arbeitnehmer hat mittels ungenauen Buchungen oder mutwilligen Absichten die Möglichkeiten die Zeitaufzeichnung zu manipulieren. Auch seitens Arbeitgeber kommt es vor, dass Zeiten manipuliert werden, sei es um einen Mitarbeiter Schaden zuzuführen oder um Arbeitszeitverletzungen zu vertuschen.  Professionelle Systeme werden aber jede Datenveränderung exakt dokumentieren, so dass für betroffene oder externe (Arbeitsinspektor) eine Manipulation ersichtlich ist.

 

Mit welchen Konsequenzen ist zu rechnen?
Wird ein Mitarbeiter beim Manipulieren der Zeitdaten erwischt hat dies arbeitsrechtliche Folgen. In der Regel hat eine schriftliche oder eine mündliche Verwarnung mit Zeugen seitens Arbeitgeber zu erfolgen. Tritt ein wiederholtes Fehlverhalten auf, kann der Mitarbeiter entlassen werden.

Wird ein Arbeitgeber bei der Manipulation der Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter überführt hat dies auch strafrechtliche Konsequenzen bzw. sieht das AZG sehr hohe Strafen für die verantwortlichen Personen vor, wenn es zu Überschreitungen der zulässigen Höchstarbeitszeiten kommt.

 

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  • „Manipulationen an der Zeiterfassung“ – ASoK (Ausgabe 05/2006) Linde-Verlag
    Frau Mag. Monika Schwaighofer