ABWESENHEITEN PLANEN UND ERFASSEN in der Zeiterfassung oder in der Lohnverrechnung?

Dienstplan ersetzt Zeiterfassung

Wenn ein System für Erstellung von Dienst- und Einsatzplänen auf der Grundlage einer leistungsfähigen Zeiterfassungs-Software basiert ist es nicht erforderlich zwei Systeme zu führen.

Das Arbeitszeitgesetzt (AZG §26) sieht vor, dass der Arbeitgeber über die tatsächlich geleisteten, täglichen Arbeitsstunden Aufzeichnungen führen muss. Art und Form der Aufzeichnung wird im AZG nicht geregelt. Die Aufzeichnung mit Hilfe eines Zeiterfassungssystems wird im §26(2) in Verbindung mit Gleitzeitvereinbarungen explizit als mögliche Form der Aufzeichnungsplicht angeführt. Ebenso wird in diesem Absatz geregelt, dass der Arbeitgeber die Aufzeichnung im Rahmen entsprechender Vereinbarungen dem Arbeitnehmer überlassen kann. Der Arbeitgeber muss die Korrektheit überprüfen und die Aufzeichnungen bei allfällige Kontrollen dem Arbeitsinspektorat vorlegen.

Die Nutzung eines Zeiterfassungssystems setzt nicht zwangsweise den Einsatz von Zeiterfassungsgeräten voraus. Wie auch bereits in einigen anderen Blogbeiträgen ausführlich behandelt (z.B.: https://www.gecosoft.at/blog/methoden-der-zeiterfassung/) können die täglichen Arbeitszeiten über unterschiedlichste Methoden erfasst werden.

Eine besondere Herausforderung für die Zeiterfassung sind Betriebe und Organisationen bei denen die tatsächlichen Arbeitszeiten der Abreitnehmer auf Basis laufend zu erstellender Dienst- und Einsatzpläne stark variieren. Dies gilt sowohl für Schichtarbeiten in der Industrie als auch in Dienstleistungsorganisationen im Gesundheitswesen, im Tourismus oder in Serviceorganisationen, die auch über die üblichen Bürozeiten hinaus Mitarbeiter beschäftigen müssen.

Gerade diese Organisationen haben vor allem das Bedürfnis ihre Personalressourcen kurz und mittelfristig zu planen und zu managen. Hier gibt es eine Vielzahl von Anbietern geeigneter Systeme, die von der konventionellen Plantafel bis zu komplexen EDV-Programmen reichen. Hauptaugenmerk dieser Systeme ist es auf Basis der vorhandenen Ressourcen eine optimale Verteilung der Aufgaben auf die zu Verfügung stehenden Mitarbeiter zu gewährleisten. Dafür werden wichtige Parameter wie die Qualifikationen, örtliche Zuständigkeiten, bisherige Einsatzzeiten, geplante Abwesenheiten (Urlaub), etc. verarbeitet so dass im Idealfall auf Basis geeigneter Algorithmen ein optimaler Dienst- oder Einsatzplan ermittelt wird.

Wenn diese Dienst- oder Einsatzpläne ohne dahinterliegende Zeitmodelle geführt und nur als Planwerte dokumentiert werden, wird (auch gemäß höchstgerichtlicher Entscheidungen) dadurch die Aufzeichnungspflicht (§26 AZG) nicht erfüllt. Dienstpläne sollen daher immer auf Basis von Arbeitszeitmodellen erstellt werden, so dass dadurch neben den Beginn- und Ende-Zeiten auch Pausenzeiten und entsprechende Zeitarten, wie z.B. Normalarbeitszeit, Mehrarbeit, Überstunde, etc. ersichtlich sind. So gesehen darf die „Zeiterfassung“ nicht von der „Dienstplanung“ getrennt werden. Ein integriertes System erlaubt auch Planwerte in die Ist-Erfassung überzuleiten. Für die Erfüllung der Aufzeichnungspflicht nach AZG ist es jedoch notwendig, dass Überleitung der Planwerte durch die betroffenen Personen bestätigt wird und dass Abweichungen vom Plan (auch wenn es nur geänderte Beginn- und Ende-Zeiten sind) ausreichend dokumentiert werden. Dadurch können auch Zeitsalden aus Gleitzeitvereinbarungen mit längeren Durchrechnungszeiträumen über den Dienstplan bedient werden.

Die oft gestellte Frage, ob es bei Nutzung eines Zeiterfassungs-Programms mit der Zusatzfunktion einer Dienstplanung notwendig ist Arbeitszeiten über Zeiterfassungs-Terminals zusätzlich zu erfassen kann man somit wie folgt beantworten:

Wenn die Dienstplanung alle Abrechnungs- und Bewertungsfunktionen einer Zeiterfassungs-Software erfüllt und dem Nutzer entsprechende Dokumentationen über die Erfüllung bzw. allfällige Abweichungen der Planung liefert, ist der Einsatz zusätzlicher Erfassungs-Geräte nicht erforderlich.