Frau mit vielen Ordnern am Schreibtisch, wirkt überfordert

Die richtige Zeiterfassung auswählen

Die richtige Zeiterfassung auswählen ist kein einfacher Prozess. Leider werden immer noch viel zu oft leichtfertig Entscheidungen für Systeme getroffen, die ein Unternehmen oder eine Organisation langfristig sehr teuer zu stehen kommen kann.

Die Auswahl der richtigen Zeiterfassung ist für jeden Betrieb und jede Organisation ein Prozess, der nachhaltige Auswirkungen mit sich bringt. Dies gilt für jede Unternehmensgröße, jede Branche und sowohl für Betriebe, die sich erstmals für ein IT-basierendes Zeiterfassungs-System entscheiden als auch für Betriebe, oder Organisationen, die ein neues System einsetzen wollen oder müssen.

Wir wollen hier eine Reihe von Kriterien anführen, die jedenfalls berücksichtigt werden sollten. Darüber hinaus kann natürlich jedes Unternehmen individuelle Bedürfnisse und Anforderungen haben, die sich in keinem Standard Katalog auflisten lassen.

Die Kriterien, die jede Organisation betreffen beziehen sich auf drei Themenkreise:

  1. Ziele und Funktionen
  2. IT und Technik
  3. Kaufmännische Belange

Ad 1. Ziele und Funktionen:
Natürlich muss zuerst einmal geklärt werden, welche Ziele mit der Einführung eines (neuen) Systems erreicht werden sollen. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist dieser Punkt sicher der wichtigste. Hier können wir die meist genannten Ziele, als Themenübersicht nennen:

  • Erfüllung der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht (§ 26 Arbeitszeitgesetz-AZG)
  • Unterstützung für die Abwicklung gleitender oder flexibler Arbeitszeitmodelle
  • Kontrolle der Anwesenheit
  • Grundlage für Lohn- und Gehaltsabrechnung
    • Mehr- und Überstundenabrechnung
    • Erfassung tatsächlicher Arbeitsstunden bei variablen Arbeitszeiten
    • Erfassung und Verwaltung der Abwesenheiten (Urlaub, Dienstreisen, Krankenstände, etc.)
    • Ermittlung arbeitszeit-abhängiger Zulagen und Zuschläge
  • Erfassung und Bewertung von Arbeitszeiten für bestimmte Tätigkeiten, Kostenstellen, Projekte, Aufträge, Kunden, etc. (= Betriebsdatenerfassung)

Meist lassen sich aus der Definition der Ziele auch die Funktionen ableiten, die das System erfüllen muss. So wird z.B. die Bereitstellung von Schnittstellen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Möglichkeit bestimmte Zeitarten den jeweiligen Lohnarten für das Verrechnungssystem zuordnen zu können ein KO-Kriterium sein, wenn das Ziel der Zeiterfassung damit verbunden ist. Ebenso kann die Auswertung der Arbeitszeiten bezogen auf bestimmte Kostenstellen, Projekte, etc. nur möglich sein, wenn das Zeiterfassungs-System auch ein entsprechendes Modul der Projektzeiterfassung und Betriebsdatenerfassung anbietet. Eine immer häufiger gewünschte Funktion ist ein elektronisches Genehmigungsverfahren (Workflow), wenn als Ziel auch die Erfassung und Verwaltung von Abwesenheiten (Urlaub, Dienstwege, etc.) definiert wird.

Bei größeren Betrieben mit hoher Fluktuation wird die Funktion von Schnittstellen zur Integration in das führende Personalsystem bzw. ERP-Software ein wichtiges Kriterium sein um allfällige Redundanzen in der Administration zu vermeiden.

Es gibt sehr viele Anwendungen, die als Komplementärfunktion einer Zeiterfassung verstanden werden. Dies ist z.B. die Zutrittskontrolle und Besucherverwaltung, die Dienst- oder Personaleinsatzplanung, die Reisekostenabrechnung oder eine Kantinenabrechnung. Man sollte daher bei der Auswahl überlegen, ob eine dieser Anwendungen aktuell oder in Zukunft benötigt wird.

 

Ad 2. IT und Technik:
Natürlich muss bei der Entscheidung für eine Zeiterfassung berücksichtigt werden, ob die vorhandene IT-Infrastruktur den Einsatz des Systems erlaubt. Dies betrifft sowohl die Computersysteme, die im Unternehmen eingesetzt werden (z.B. IBM e-Serie, Apple-iOS Betriebssysteme, Spezielle Datenbanksysteme, etc.) oder Netzwerk, Internet, Firewall und andere IT-Security Elemente, die mit der Zeiterfassung kompatibel sein müssen. Gerade bei Organisationen, mit überregional vernetzter IT-Infrastruktur wird die Kompatibilität der Zeiterfassung ein wichtiges Kriterium sein.

Die Frage über die Methode der Erfassung der Arbeitszeiten fällt auch in diesen Bereich. Bei manchen Betrieben ist der Einsatz von Hardware-Terminals mit bestimmten RFID-Medien (Ausweisen, Chips) zwingende Voraussetzung und bei manchen Organisationen besteht die Notwendigkeit Arbeitszeiten ausschließlich auf den vorhanden PCs, Workstations oder mobilen Geräten zu erfassen. Man sollte daher unbedingt die Optionen des Zeiterfassungs-Systems für die Erfassung der Arbeitszeiten in der Bewertung berücksichtigen. Systeme, die hier möglichst viele Optionen bieten und nicht auf einen Hardwaretyp eingeschränkt sind bieten dem Nutzer auch in der Zukunft höhere Flexibilität (sieh dazu auch: https://www.gecosoft.at/blog/braucht-man-terminals-fuer-zeiterfassung/).

 

Ad 3. Kaufmännische Belange
Natürlich ist es für jeden, der eine Entscheidung für eine Zeiterfassung treffen muss entscheidend, wieviel das System kostet. Wir können hier leider keine Formel anbieten, mit der die Kosten eines Systems nach Eingabe einiger Parameter ermittelt werden. Es gibt sehr viele Anbieter, die sich auch preislich in völlig unterschiedlichen Bereichen befinden und es werden auch über Internet kostenlose Systeme angeboten.