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Der Workflow in der Zeiterfassung

Der Workflow in der Zeiterfassung ist ein elektronisches Genehmigungsverfahren zur Planung/Kontrolle von Urlauben, Dienstreisen und anderer Abwesenheiten sowie von Überstundenleistungen, Überstundenauszahlungen, etc..


Die Aufzeichnung, Planung und Auswertung von „Abwesenheiten“ ist ein wesentliches Merkmal eines EDV gestützten Zeiterfassungssystems und geht weit über die einfache Zeitaufzeichnung hinaus.

Zeiterfassungssysteme mit einem elektronischen Genehmigungsverfahren, dem Workflow  unterstützen und helfen Mitarbeitern und Vorgesetzen nicht nur beim Planen und Genehmigen von Abwesenheiten. Papierformulare gehören der Vergangenheit an und werden eingespart. Anträge und Genehmigungen von Urlauben, Dienstreisen, Zeitausgleiche, etc. werden über  den  Workflow des Zeiterfassungssystems abgewickelt. Die Genehmigungshierarchie und Verantwortlichkeiten eines Unternehmens, wie z.B. der/die Vorgesetzte(n) eines/r Mitarbeiters und deren Stellvertreter müssen in  der Software Anwendung abgebildet werden.

Möchte ein Mitarbeiter seinen Urlaub planen und genehmigen lassen, wird die Funktion „Workflow“ des elektronischen Zeiterfassungssystems genutzt. In einer entsprechenden Maske werden geplante bzw. gewünschte Abwesenheiten, z.B. ein Urlaub, eingetragen und automatisch zur Genehmigung an den/die Vorgesetzten via E-Mail verschickt. Da der Urlaub noch genehmigt werden muss, wird er vorerst als „beantragt“ im System angezeigt und farblich gekennzeichnet.

Der Vorgesetze klickt in der E-Mail einen Link an und wird automatisch zur entsprechenden Seite des Zeiterfassungssystems geführt. Alle Informationen die für die Genehmigung benötigt werden, wie z.B. freier Urlaubsanspruch des Mitarbeiters, geplante Urlaube oder Abwesenheiten anderer Mitarbeiter der Abteilung, etc. sind sofort verfügbar. Das gleiche gilt natürlich für andere Arten planbarer Abwesenheiten, wie Dienstreisen oder Behördenwege.

Sobald der/die Vorgesetze den Antrag bearbeitet und abschließt erhält der Mitarbeiter den entsprechenden Bescheid als E-Mail. Damit werden automatisch die geplanten und genehmigten Abwesenheiten in den Kalendern der betroffenen Mitarbeiter eingetragen. Diese Funktion erfordert daher keine Eingriffe oder Korrekturen im System.

Neben der Planung und Genehmigung von Abwesenheiten wird der Workflow eines Zeiterfassungssystems noch für weitere Arten genehmigungspflichtiger Anträge genutzt. Bei Unternehmen mit Gleitzeitvereinbarungen dient der Workflow auch der Kontrolle und Widmung entstandener Zeitsalden am Ende einer Abrechnungs- oder Durchrechnungsperiode. Je nach betrieblicher Regelung können Mitarbeiter so Ihre Wünsche betreffend Übertrag, oder Auszahlung allfälliger Plus-Salden äußern.

Die Genehmigung von Überstundenleistungen oder die Genehmigung zur Überstundenauszahlung ist ein weiteres wichtiges Element des Workflows als Teil eines elektronischen Zeiterfassungssystems.