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Der Fenstertag in der Zeiterfassung

Das Arbeitsrecht sieht vielfältige Möglichkeiten für die Behandlung arbeitsfreier „Fenstertage“ vor. Zeiterfassungsprogramme sind gefordert es richtig umzusetzen.

 

Tage zwischen einem Wochenendende und einem Feiertag liegen werden Fenstertage genannt. Fenstertage sind auch bekannt als Brücken- oder Zwickel-Tage. Diese Tage werden gerne als arbeitsfreie Tage gewählt. Ist der Fenstertag ein Freitag, haben viele Arbeitsnehme eine kürzere Sollarbeitszeit als an anderen Wochentagen. Es stellt sich die Frage, wie diese Abwesenheit in der Zeiterfassung zu bewerten bzw. zu berechnen ist. In der Praxis bieten sich drei Wege an:

  1. Urlaub
  2. Zeitausgleich
  3. Einarbeitung

 

Ad 1. Urlaub:
Urlaub muss zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart werden. Dies gilt natürlich auch für den oder die Fenstertag(e). In der Zeiterfassung kann nun unterschieden werden wie dieser Tag zu bewerten ist. Der Urlaube kann als ganzer Tag, als Halb-Tag oder sogar in Stunden berechnet werden. Alle drei Varianten können im Rahmen des österreichischen Arbeitsrechts vereinbart werden.
Dazu muss das Zeiterfassungssystem den Urlaub nicht nur in Tagen sondern auch als Stunden oder Halb-Tag führen können. Damit kann für den Fenstertag die entsprechende Einheit an Urlaubszeit berechnet werden.

Ad 2. Zeitausgleich:
Der Begriff Zeitausgleich wird mit einer Vereinbarung über flexible Arbeitszeiten (=Gleitzeit) verwendet. D.h. im Zeiterfassungssystem gibt es für den Arbeitnehmer ein Zeit-Konto in dem die Differenzen zwischen täglich vereinbarten und täglich tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten geführt wird.

Eine ganztägige Abwesenheit als „Zeitausgleich“, reduziert das Gleitzeitkonto um die das Arbeitssoll des Fenstertages. Wichtig: ganztägige Abwesenheit, auch im Zuge einer Gleitzeitregelung, sind zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Vorhinein zu vereinbaren.

Ad 3. Einarbeitung:
Das Arbeitsgesetz sieht vor, dass Fenstertage in einem Durchrechnungszeitraum eingearbeitet werden können. Diese Regelung kann Kollektivvertrag definiert sein oder es können Vereinbarungen als Betriebs- oder Einzelvereinbarung getroffen werden.

Die Soll-Arbeitszeit für den einzuarbeitenden Fenstertag wird auf andere Arbeitstage verteilt. Dabei ist zu beachten, dass die tägliche Maximalarbeitszeit von 12 Stunden nicht überschritten werden darf.

Wichtig: Da es sich bei dieser verlängerten Arbeitszeit um eine Normalzeit handelt, sind diese Stunden nicht zuschlagspflichtig.

 

Definition Durchrechnungszeitraum:

Lt. Arbeitszeitgesetz ist der Durchrechnungszeitraum (=Einarbeitungszeitraum) 13 Wochen. Die 13 Wochen müssen aufeinanderfolgend sein. Im Durchrechnungszeitraum muss auch die Woche des Fenstertages beinhaltet sein. Ein längerer Durchrechnungszeitraum kann im Kollektivvertrag und/oder in der Betriebsvereinbarung geregelt sein.

Dadurch besteht die Möglichkeit die Einarbeitungszeiten auf das ganze Jahr zu verteilen. Je grösser der Einarbeitungszeitraum ist, umso geringer wird die tägliche Einarbeitungszeit (Bandbreite). Die Berechnung für den Wert der Bandbreite ist die Anzahl der einzuarbeitenden Stunden durch die Anzahl der Jahreswochen. Dieser Wert kann zuschlagsfrei die Normalarbeitszeit erhöhen.

Beispiele für 2019:

  1. Durchrechnungszeitraum: 52 Wochen; Fenstertage: 5; Arbeitszeit: 38,5 Wochenstunden. Berechnung des Wertes für Bandbreite: 38,5/52 ≈ 0,75
    Bandbreite für zuschlagfreie Einarbeitung: 38,5 + 0,75 also 39 Std und 15 Min.
  2. Durchrechnungszeitraum: 13 Wochen; Fenstertage: 1; Arbeitszeit: 38,5 Wochenstunden.
    Berechnung des Wertes für Bandbreite: 38,5/13 ≈ 3,00
    Bandbreite für zuschlagfreie Einarbeitung: 38,5 + 3,00 also 41 Std und 30 Min.

Achtung: Die maximale Bandbreite darf 45 Stunden nicht überschreiten!

 

In der Zeiterfassung wird somit für den Einarbeitungszeitraum eine erhöhte Sollzeit hinterlegt und an den Fenstertagen wird eine automatische Abwesenheit eingesetzt. Dadurch wird die Einarbeitung zuschlagsfrei gerechnet und an den Fenstertagen wird die entsprechende eingearbeitete Zeit automatisch gegengerechnet.

Wichtig: Fenstertage werden in der Zeiterfassung nicht wie Feiertage behandelt. Z.B unterbricht ein Fenstertag nicht den Krankenstand. Auch Arbeiten am Fenstertag sind nicht mit dem Feiertagsentgelt, sondern mit normaler Überzeit zu bewerten.

 

Durch die richtige Definition/Einstellung im Zeiterfassungssysteme können zeitaufwendige Nachbesserungen vermieden werden!

 

Was geschieht bei Ausnahmen?

  • Wird ein Arbeitnehmer im Zeitraum der Einarbeitung Krank oder nimmt der Arbeitnehmer Urlaub, so gilt die Einarbeitung als erbracht.
  • Wird der Arbeitnehmer an dem eingearbeiteten Fenstertag krank, so wird im Gegenzug die eingearbeitete Zeit nicht ersetzt oder finanziell abgegolten.
  • Wird beim Arbeitnehmer das Dienstverhältnis beendet, bevor er den Fenstertag konsumieren konnte, so ist das Zeitguthaben mit 50 % Zuschlag finanziell abzugelten. Diese Regelung gilt nur für Fenstertage und nicht für andere Zeitausgleichsstunden.