GeCOTime: Zeiterfassungssystem für Österreich

Der Fenstertag in der Zeiterfassung

Dieses Thema kann manches Zeiterfassungssystem herausfordern, denn das Arbeitsrecht sieht vielfältige Möglichkeiten für die Behandlung arbeitsfreier „Fenstertage“ vor.

Als Fenstertag – auch Brücken- oder Zwickel-Tag genannt –  werden die Tage bezeichnet, die zwischen dem Wochenendende und einem Feiertag liegen. Oft betrifft dies auch Freitage, die in vielen Fällen für  Arbeitnehmer eine kürzere Soll-Arbeitszeit, als andere Wochentage bedeuten. Es liegt nahe, dass diese Tage gerne als arbeitsfreie Tage gewählt werden. Daher stellt sich die Frage, wie diese Abwesenheit v.a. in Hinblick auf die Zeiterfassung zu werten ist. In der Praxis gibt es dafür meist drei unterschiedliche Wege:

  1. Urlaub
  2. Zeitausgleich
  3. Einarbeitung

 

Ad 1. Urlaub:
Urlaub muss zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart werden. Dies gilt natürlich auch für den oder die Fenstertag(e). Wird der Urlaub vereinbart ist im Zuge der Bewertung (in der Zeiterfassung) zu unterscheiden, ob Urlaube als Tage, Halb-Tage oder sogar in Stunden geführt werden. Alle drei Varianten können im Rahmen des österreichischen Arbeitsrechts vereinbart werden.
Vorausgesetzt das Zeiterfassungssystem ist in der Lage Urlaub auch als Stunden oder Halb-Tage zu führen werden hier keine besonderen Anforderungen gestellt, da, je nach Vereinbarung für den Fenstertag die entsprechende Einheit an Urlaubszeit erfasst wird.
Ad 2. Zeitausgleich:
Der Begriff Zeitausgleich im Sinne einer Zeiterfassung wird in der Regel nur in Verbindung mit einer Vereinbarung über flexible Arbeitszeiten (=Gleitzeit) verwendet. D.h. im  Zeiterfassungssystem gibt es für den Arbeitnehmer ein Zeit-Konto in dem die Differenzen zwischen täglich vereinbarten und täglich tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten geführt werden.

Wird für einen Fenstertag eine ganztägige Abwesenheit als „Zeitausgleich“ vereinbart werden die definierten Sollzeiten dieses Tages dem Zeit-Konto des Mitarbeiters als Minus-Zeiten zugebucht. Achtung: ganztägige Abwesenheit, auch im Zuge einer Gleitzeitregelung, sind zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Vorhinein zu vereinbaren.
Ad 3. Einarbeitung:
Das Arbeitsgesetz sieht vor, dass Fenstertage in einem Durchrechnungszeitraum, ähnlich wie bei Blockarbeitszeiten, eingearbeitet werden können. Hierzu werden entsprechende Vereinbarungen als Betriebs- oder Einzelvereinbarung oder generell im Kollektivvertrag getroffen.

Die Arbeitszeit für diesen Fenstertag wird auf andere Arbeitstage verteilt. Dabei ist zu beachten, dass die tägliche Maximalarbeitszeit von 10 Stunden nicht überschritten werden darf.

Da es sich bei dieser verlängerten Arbeitszeit um eine Normalzeit handelt, sind diese Stunden nicht zuschlagspflichtig.

Was geschieht bei Ausnahmen?

  • Wird ein Arbeitnehmer im Zeitraum der Einarbeitung Krank oder nimmt der Arbeitnehmer Urlaub, so gilt die Einarbeitung als erbracht.
  • Wird der Arbeitnehmer an dem eingearbeiteten Fenstertag krank, so wird im Gegenzug die eingearbeitete Zeit nicht ersetzt oder finanziell abgegolten.
  • Wird beim Arbeitnehmer das Dienstverhältnis beendet, bevor er den Fenstertag konsumieren konnte, so ist das Zeitguthaben mit 50 % Zuschlag finanziell abzugelten. Diese Regelung gilt nur für Fenstertage und nicht für andere Zeitausgleichsstunden.

Lt. Arbeitszeitgesetz ist der Durchrechnungszeitraum (=Einarbeitungszeitraum) 13 Wochen. Die 13 Wochen müssen aufeinanderfolgend sein. Im Durchrechnungszeitraum muss auch die Woche des Fenstertages beinhaltet sein. Ein längerer Durchrechnungszeitraum kann im Kollektivvertrag und/oder in der Betriebsvereinbarung geregelt sein.

Dadurch besteht die Möglichkeit die Einarbeitungszeiten auf das ganze Jahr zu verteilen. Je grösser der Einarbeitungszeitraum ist, umso geringer wird die tägliche Einarbeitungszeit (Bandbreite). Die Berechnung für den Wert der Bandbreite ist die Anzahl der einzuarbeitenden Stunden durch die Anzahl der Jahreswochen. Dieser Wert kann zuschlagsfrei die Normalarbeitszeit erhöhen.

Beispiele für 2016:

  1. Durchrechnungszeitraum: 52 Wochen; Fenstertage: 5; Arbeitszeit: 38,5 Wochenstunden. Berechnung des Wertes für Bandbreite: 38,5/52 ≈ 0,75
    Bandbreite für zuschlagfreie Einarbeitung: 38,5 + 0,75 also 39 Std und 15 Min.
  2. Durchrechnungszeitraum: 13 Wochen; Fenstertage: 1; Arbeitszeit: 38,5 Wochenstunden.
    Berechnung des Wertes für Bandbreite: 38,5/13 ≈ 3,00
    Bandbreite für zuschlagfreie Einarbeitung: 38,5 + 3,00 also 41 Std und 30 Min.

Achtung: Die maximale Bandbreite darf 45 Stunden nicht überschreiten!

 

In der Zeiterfassung wird somit für den Einarbeitungszeitraum eine erhöhte Sollzeit hinterlegt und an den Fenstertagen wird eine automatische Abwesenheit eingesetzt. Dadurch wird die Einarbeitung zuschlagsfrei gerechnet und an den Fenstertagen wird die entsprechende eingearbeitete Zeit automatisch gegengerechnet.

Wichtig: Fenstertage werden in der Zeiterfassung nicht wie Feiertage behandelt. Z.B unterbricht ein Fenstertag nicht den Krankenstand. Auch Arbeiten am Fenstertag sind nicht mit dem Feiertagsentgelt, sondern mit normaler Überzeit zu bewerten.

 

Leistungsfähige Zeiterfassungssysteme können die notwendigen Regeln abbilden und somit zeitaufwendige Nachbesserungen vermeiden!

 

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