Fragen zur Zeiterfassung

Ist ein gemeinsames System für Zeiterfassung und Zutrittskontrolle sinnvoll?

Die Fragen die dazu oft gestellt werden: Sollen die Anwendungen Zeiterfassung und Zutrittskontrolle durch eine Systemlösung (eine Software) abgedeckt werden? Kann eine Zeitbuchung an einem Terminal gleichzeitig eine Tür öffnen? Bzw. kann eine Zutrittsbuchung gleichzeitig eine Zeitstempelung auslösen? Oder sollte Zeiterfassung und Zutrittskontrolle doch getrennt werden?
Einige Punkte geben vor wie diese Fragen zu beantworten sind und sind damit Entscheidungsgrundlage für die gemeinsame Nutzung oder Trennung von Zeiterfassung und Zutrittskontrolle wie zum Beispiel:

  1. Unternehmensgröße
    In vielen Unternehmen gibt es getrennte Verantwortlichkeiten für Zeiterfassung (à Personalabteilung) und Zutrittsberechtigung (à Sicherheitsbeauftragte, Facility Management). Eine Gesamtlösung muss die Anforderungen alle Beteiligten effizient erfüllen können.
  2. Sicherheitsanspruch
    Dem hohen Sicherheitsanspruch eines Unternehmens muss eine kombinierte Zutritts- und Zeitlösung entsprechen. Es gilt zwischen „Türöffnungsfunktion“ und echter Zutrittskontrolle zu unterscheiden.
  3. Personalzeiterfassung
    Von der einfachen Kommenbuchung bis zur komplexen Berechnung nach österreichischem Arbeitsrecht unter der Berücksichtigung unternehmensspezifischer Gegebenheiten muss ein kombiniertes System die Anforderungen zu 100% erfüllen können.

Unsere Erfahrung:

  • In 95% der Anforderungen überwiegen die Vorteile eines gemeinsamen Systems. Voraussetzung:
    Der Systemanbieter erlaubt eine saubere Trennung der Administration uns Auswertung der Zeiterfassung und Zutrittskontrolle.
  • Eine gemeinsame Nutzung von Terminals/Lesern für Zeiterfassung und Zutrittskontrolle ist in den meisten Fällen von Nachteil.

Wir wollen uns in diesem Blogeintrag mit den Vor- und Nachteilen eines getrennten bzw. gemeinsamen Systems auseinandersetzen. Dabei stützen wir uns auf die Erfahrungen, die im Besonderen für Unternehmen und Organisationen in einer typisch Österreichischen Konstellation und Größe zutreffen.

Die Vorteile Zeit und Zutritt in einem System umzusetzen:

  • Eine gemeinsame Verwaltung der Zeit- und Zutrittsberechtigungen
  • Eine gemeinsame Verwaltung und Nutzung der Identifikationsmedien (Ausweise/Chips)
  • Ein gemeinsames EDV Programm, damit eine IT-Zuständigkeit
  • Eine Personaldatenbank für Personenstammdaten, jedoch getrennte Datenbanken für Zeit und Zutritt (Berechtigungen, Protokille, usw.)
  • Zutrittsberechtigungen in Abhängigkeit des gültigen Arbeitszeit- und Schichtmodells
  • Zutrittsberechtigungen in Abhängigkeit des Abwesenheits- und Urlaubsplanes
  • Plausibilitätskontrollen der Zeiterfassung (Kommt Buchung erst nach Zutritt zu bestimmten Bereichen möglich)
  • Einfaches Handling bei Verlust oder Vergessen eines Ausweises/Chips (ein Ersatzausweis)
  • Günstige Lizenz- und Wartungskosten
  • Trennung von Administrator für Zeit und Administrator für Zutritt trotz eines Systems
    Anmerkung: Das gemeinsame System muss in der Vergabe von Benutzer Berechtigungen so skalierbar sind, dass getrennte Verwaltung von „Zeit“ und „Zutritt“ möglich sind.
(Beispiel einer getrennten Verwaltung von Zeit und Zutritt in einem System).

(Beispiel einer getrennten Verwaltung von Zeit und Zutritt in einem System).

 

Die Nachteile eines kombinierten Zeit- und Zutrittssystems sind außer den höheren Kosten für die Anschaffung getrennter Hardware nicht identifizierbar. Die heutigen Systeme erlauben trotz Gesamtlösung eine klare organisatorische und administrative Trennung der Anwendungen. Das bringt uns zu einer Frage die uns immer wieder gestellt wird:

Soll ein Terminal/Kartenleser für die Öffnung von Türen und für die Zeiterfassung genutzt werden?

Diese Frage kann nicht einfach mit Ja/Nein beantwortet werden. Hier ist zu berücksichtigen, dass z.B. die Zeiterfassung Kommt- und Gehen- Buchungen erfordert und in vielen Organisationen nur der Zutritt kontrolliert wird, aber nicht der Austritt. Kann das Zeit- Terminal so positioniert werden, dass es auch für die Öffnung von Türen genutzt werden kann? Und wenn Ja, besteht die Gefahr, dass Mitarbeiter beim Gehen vergessen zu Buchen. Wenn das Zeit-/Zutrittsterminal vor der Türe ist, ist auch das Türöffnungsrelais vor der Türe und damit ist es keine Zutrittskontrolle sondern eine Türöffnungsfunktion. Das ist im sicheren internen Bereich eine Lösung um in Bereiche zu gelangen (z.B. Labor), die nicht für alle Mitarbeiter zugänglich sein sollen.

Wenn der Zugang und Austritt zu Organisationen über Vereinzelung (Drehkreuze) kontrolliert wird liegt die Nutzung der kombinierten Zeit-/Zutrittshardware nahe. Es ist allerdings zu berücksichtigen, dass viele Zeiterfassungssysteme auch das Abfragen von Zeitdaten, oder die Eingabe von Abwesenheitsgründen (Kommen oder Gehen) am Terminal ermöglichen. Dies kann bei Zutritten mit Vereinzelung zu unangenehmen Wartezeiten führen. Das könnte verhindert werden, in dem nur einfache Zutrittsleser verwendet werden und die die Zutrittsbuchung auch als Kommenbuchung und eine Austrittsbuchung als Gehenbuchung in die Zeiterfassung fließt. Zeiterfassungsrelevante Informationen wir z.B. Dienstgänge, Arztbesuche, Pausen etc. bleiben dann auf der Strecke.

Mit einer kombinierten HW-Lösung kann die Verwaltung von Besuchern, Lieferanten, also „Firmenfremde“ ebenso schwierig sein wie für Mitarbeiter die am Zeiterfassungssystem nicht teilnehmen.