Zeiterfassung im Wandel der Zeit

IT-basierte Zeiterfassung oder Stempeluhr

Auch heute noch werden mit Recht Überlegungen angestellt, ob eine IT-basierte Zeiterfassung oder Stempeluhr für das Unternehmen der richtige Lösungsansatz ist.

Zeiterfasung gibt es seit weit über 100 Jahren. Die ersten „Stechuhren“ wurden bereits im 19. Jahrhunderts nicht nur in der Industrie sondern auch im Dienstleistungsbereich und in den Staatsdiensten (Beamte) eingesetzt. Zur Historie gibt es in diesem Blog einen interessanten Beitrag: https://www.gecosoft.at/blog/zeiterfassung-im-wandel-der-zeit/

Erst im Laufe des 20. Jahrhunderts setzte sich die Stempeluhr als DAS Zeiterfassungsinstrument in allen Branchen durch. Mit Hilfe dieser Geräte (Stempeluhren) und zugehöriger Stempelkarten konnten nicht nur die Zeiten für Beginn und Ende der Arbeit erfasst und dokumentiert werden. Speziell für Produktionsbetriebe und Werkstätten wurden erste BDE-(Betriebsdatenerfassung) Geräte entwickelt, die es erlaubten auch die Arbeitszeiten für bestimmte Aufträge und Tätigkeiten auf Stempelkarten festzuhalten.

Auch heute gibt es noch eine größere Anzahl von Herstellern mechanischer Stempeluhren und zugehöriger Papier- oder Kartonkarten. Dadurch ist es auch Kleinstunternehmen möglich mit einem relativ geringen Kostenaufwand Arbeits- und Anwesenheitszeiten zu erfassen. Somit kann damit auch der in Österreich gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten der Mitarbeiter entsprochen werden.

Natürlich überlegt heute jeder Betrieb oder jede Organisation vor dem Kauf einer mechanischen Zeiterfassung ob nicht doch die Investition in eine IT-basierte Zeiterfasung vernünftiger ist. Jede IT-basierte Zeiterfassung wird auch die Funktionen von Stempeluhren- und -karten erfüllen. Deshalb wollen wir hier ein paar Gedankenanstöße geben, die bei einer Entscheidung für IT-basierte Zeiterfassung oder Stempeluhr hilfreich sein können.

Als erste und wichtigste Überlegung gilt es das Ziel bzw. den Nutzen einer Zeiterfassung für den Unternehmer zu definieren.

  1. Kontrolle der täglichen Anwesenheit und Arbeitszeit
  2. Erfüllung der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht
  3. Grundlage für Entlohnung (Bezahlung nach tatsächlich erbrachter Arbeitszeit)
  4. Ermittlung von Mehr- und Überstunden
  5. Grundlage für Einführung bzw. Durchführung von Gleitzeitvereinbarungen
  6. Grundlage für Berechnung von Zuschlägen und Zulagen (z.B. Nachtarbeit)
  7. Planung und Dokumentation von Abwesenheiten (Urlaub, Dienstreisen, Krankheit, etc.)
  8. Unterstützung bzw. Integration in Dienst- und Personaleinsatzplanung
  9. etc.

Von den oben angeführten Zielen wird eine rein mechanische Zeiterfassung mit Stempeluhren wahrscheinlich nur Punkt a) und b)- wenn auch die Pausen und Unterbrechungen gestempelt werden zu 100% erfüllen. Bei allen anderen Punkten ist zu berücksichtigen dass diese Ziele durch Einsatz mechanischer Stempeluhren nur erreicht werden können, wenn am Periodenende (meist das Monatsende) eine manuelle Auswertung und Berechnung der gestempelten Zeiten erfolgt. Dafür wurden früher bei größeren Betrieben eigene Sachbearbeiter beschäftigt. Außerdem ist zu bedenken, dass bei herkömmlichen Stempelsystemen die Stempelkarten aller Mitarbeiter meist in dafür vorgesehenen Vorrichtungen (Kartenkästen), die für Jedermann zugängig sind verwahrt wurden. Das verleitet natürlich zum Missbrauch – Stempeln für jemand anderen!

Wann lohnt sich nun eine Stempeluhr als Zeiterfassung?
Eine mechanische Zeiterfassung sollte unserer Erfahrung nach nur dann eingesetzt werden, wenn

  • Für alle Mitarbeiter fixe Arbeitszeiten und fixe Pausenzeiten vereinbart sind
  • Alle Mitarbeiter an einer zentralen Stelle den Betrieb betreten und verlassen
  • Die Mitarbeiter Anzahl so gering ist, dass allfälliger Missbrauch augenscheinlich wird.

Umgekehrt sollten die Verantwortlichen für Anschaffung und Betrieb einer Zeiterfassung berücksichtigen, dass eine IT-basierte Zeiterfassung ausreichend Ressourcen für die Einführung und den laufenden Betrieb erfordert. Die wirkliche Plug & Play Zeiterfassung auf Basis einer IT-Lösung gibt es nicht!

GeCOTime: Zeiterfassungssystem für Österreich

Zeiterfassung bei Geringfügiger Beschäftigung

Eine Zeiterfassung bei Geringfügiger Beschäftigung schützt Arbeitgeber und Arbeitnehmer vor unliebsamen Überraschungen nach allfälligen Prüfungen der Lohn- und Sozialabgaben.

Die Form der Geringfügigen Beschäftigung wurde in Österreich in den 1990er Jahren eingeführt. Zweck dieser Form der Beschäftigung ist es, dass Arbeitgeber (AG) und Arbeitnehmer (AN) von der Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen entlastet werden, wenn das Beschäftigungsverhältnis regelmäßig nur wenige Wochenstunden umfasst. Der Begriff der Geringfügigen Beschäftigung findet daher v.a. im Sozialversicherungsrecht seinen Niederschlag.

Definiert wird dieses Beschäftigungsverhältnis aber nicht durch die Arbeitszeit sondern durch die Höhe des Entgelts. Derzeit (2018) beträgt die Höchstgrenze dafür € 438,05 pro Monat. Für jedes Beschäftigungsverhältnis dessen Entgelt maximal € 485, 05 brutto pro Monat beträgt müssen keine AN- und AG-Beiträge für Kranken-. Pensions- und Arbeitslosenversicherung entrichtet werden. Der AG ist lediglich zur Zahlung des Unfalls Versicherungsbeitrags (derzeit 1,3%) verpflichtet. Der geringfügig Beschäftigte AN muss keine Beiträge zur Sozialversicherung leisten. Es besteht aber die Möglichkeit einer freiwilligen Kranken- und Pensionsversicherung bei der Zuständigen Kasse.

Geringfügig Beschäftigte sind daher in der Regel nicht Kranken-, Pensions- und Arbeitslosen versichert. Das ergibt eine Ersparnis der Sozialabgaben (AG und AN) in Höhe von deutlich über 30%. Das Geringfügig Beschäftigte Einkommen kürzt auch nicht die Zahlungen vorzeitiger Pensionen, Arbeitslosen- und Karenzgelder. Lohn- und Einkommensteuer ist vom Einkommen der Geringfügigen Beschäftigung nur dann zu bezahlen, wenn die Summe aller steuerpflichtigen Einkünfte € 11.000,00 pro Jahr übersteigt.

Seit Einführung dieser Beschäftigungsform steigt die Zahl der Betroffenen stetig und rasant. Daher legen auch Prüfer der Lohnsteuer und Sozialabgaben ein besonderes Augenmerk auf Geringfügig Beschäftigte. Und hier kommt das Thema der Zeiterfassung für Geringfüge Beschäftigung zum Tragen. Geringfügig Beschäftigte unterliegen Arbeitsrechtlich keinen Ausnahme- und Sonderbestimmungen. Urlaubsanspruch, Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, Pflegeurlaub, Sonderzahlungen, so wie Gründe und Fristen für Kündigungen seitens AG und AN gelten gleich, wie für alle anderen Beschäftigungsformen. Somit sind auch Arbeitgeber zur Aufzeichnung der Arbeitsstunden verpflichtet.

Selbstverständlich müssen Geringfügig Beschäftigte bei der zuständigen Sozialversicherungsanstalt gemeldet werden. Neben dem vereinbarten Entgelt sind bei der Sozialversicherung auch die Einstufung der Tätigkeit und die Zahl der Wochen-Arbeitsstunden anzugeben. Der so errechnete Brutto-Stundenlohn/-Gehalt darf die kollektivvertragliche Mindestgrenze nicht unterschreiten. Leider wird auf diesen Aspekt seitens der AG sehr oft vergessen. Wenn nun der AG den oder die Geringfügig Beschäftigten nicht am Zeiterfassungssystem teilnehmen lässt besteht große Gefahr, dass im Rahmen einer Prüfung die tatsächliche, durchschnittliche Wochenarbeitszeit – oft auch auf Basis der Aussagen betroffener AN – so angesetzt wird, dass bei Einhaltung der kollektivvertraglichen Mindestentgelte die Geringfügigkeitsgrenze überschritten wird. In diesen Fällen kommt es zu Nachforderungen der Sozialabgaben. In der Regel bedeutet dies, dass der AG deutlich über 30% des Entgelts plus allfällige Pönalen nachträglich abliefern muss und die AN-Anteile vom AN nachfordern kann.

Zeiterfassung für Geringfügig Beschäftigte ist daher sowohl für AG als auch für AN ein Schutz vor unangenehmen und teuren Überraschungen. Da Geringfügig Beschäftigte zwangsläufig Teilzeit Beschäftigte sind empfehlen wir dazu auch folgenden Beitrag zu lesen: https://www.gecosoft.at/blog/zeitsaldenberechnung-bei-teilzeitmitarbeitern/

31. Dezember

Zeiterfassung zum Jahreswechsel

Auch wenn die meisten, qualifizierten Zeiterfassungsprogramme zum Jahreswechsel keine expliziten Eingaben erfordern, lohnt es sich einige der im Folgenden angeführte Themen im Zusammenhang mit der Zeiterfassung zu prüfen.

Das bevorstehende Ende des Kalenderjahres erfordert in vielen Unternehmen bzw. Unternehmens-Bereichen ein besonderes Augenmerk auf einzelne Systeme. Insbesondere ist dies der Fall, wenn das Wirtschaftsjahr eines bilanzierenden Unternehmens mit dem Kalenderjahr ident ist. Wenn die Zeiterfassung des Unternehmens auf einem leistungsfähigen System basiert und alle Einstellungen und Parameter entsprechend vorgenommen und gepflegt wurden, sollte das Ende des Kalenderjahres keinen aber expliziten Eingriff in das System erfordern. Das Monatsende Dezember sollte sich nicht von anderen Monaten unterscheiden.
Die Erfahrung zeigt aber, dass bei sehr vielen Organisationen und Unternehmen systemunabhängige Rahmenbedingungen vorliegen, die trotzdem einige „Handgriffe“ im Programm der Zeiterfassung notwendig machen. Bei vielen Gleitzeitvereinbarungen endet die Gleitzeitperiode am 31. Dezember. (siehe dazu auch: https://www.gecosoft.at/blog/was-bedeutet-gleitzeitperiode-und-durchrechnungszeitraum-in-der-zeiterfassung/).
Je nach Gleitzeitvereinbarung sind somit einige „Eingriffe“ erforderlich. Hier geht es vor allem darum allfällige Überschreitungen oder Unterschreitungen der vereinbarten maximalen Übertragungszeiten aus dem Saldo des Gleitzeitkontos im System nachzuziehen. Also die Umbuchung von Zeitguthaben oder Zeitschuld auf andere Konten der Zeiterfassung (Überstunden, Urlaub, etc.) und gegebenen Falls die entsprechende Aufbereitung für die Überleitung in die Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Für die Erstellung des Jahresabschlusses gibt es in Österreich sowohl handelsrechtlich als auch steuerrechtlich Vorgaben für die Bewertung von Rückstellungen für noch nicht konsumierte Urlaube. Hier sind viele Systeme der Zeiterfassung gefordert, denn in Österreich wird der Urlaubsanspruch sehr oft nicht per Stichtag Kalenderjahr berechnet sondern per Eintrittsdatum. Außerdem können zumindest steuerrechtlich Rückstellungen für nicht konsumierte Urlaube nur in der Höhe des sogenannten aliquoten Anspruchs gebildet werden. Für einen Mitarbeiter mit Eintrittsdatum 1. Juli, der im laufenden Jahr noch keinen Urlaub konsumiert hat, also den üblichen Urlaubsanspruch von 25 Arbeitstagen oder 5 Wochen noch in voller Höhe hat, darf die Rückstellung nicht dem Entgeltwert von 5 Wochen entsprechen, sondern nur dem aliquoten Wert bezogen auf das Urlaubsjahr – in diesem Fall also nur 50%- . Hier kann eine Zeiterfassung nützliche Dienste leisten und den Controllern und Geschäftsführern die notwendigen Daten per Knopfdruck liefern.
Das Ende eines Kalenderjahres bzw. der Anfang eines neuen Jahres führt oft auch zu Veränderungen der Arbeitszeitvereinbarungen. Mitarbeiter wechseln z. B. von Vollzeit in die Teilzeit oder wechseln von fixen Arbeitszeiten zu flexiblen Modellen. Diese Änderungen können natürlich im Laufe eines Arbeitsjahres jederzeit passieren und müssen im Zeiterfassungssystem entsprechend umgesetzt werden, aber auch hier zeigt die Erfahrung, dass der Jahreswechsel sehr oft Anlass für entsprechende Veränderungen ist. In diesem Zusammenhang sei nochmals darauf hingewiesen, dass die meisten Zeiterfassungsprogramme auch eine Rückrechnung erlauben, also dass die Berechnung von Zeitarten, Zeitkonten bei nachträglicher Änderung von Parametern (z.B. das zugewiesene Zeitmodell) rückwirkend neu berechnet werden können. Nehmen Sie die Änderungen daher niemals im bestehenden Arbeitszeitmodell eines Mitarbeiters vor, wenn sich die Arbeitszeiten ändern, sondern weisen Sie dem Mitarbeiter einfach per Stichtage ein neues/anders Modell zu (bei GeCOTime ist das im Zuge der Planung einfach möglich und erlaubt auch eine rückwirkende Auswertung).
Der Feiertagskalender ist ein wichtiger Parameter für eine korrekte Zeiterfassung. Viele gesetzliche Feiertage, wie Ostern, Pfingsten, etc. sind nicht an ein fixes Datum gebunden sondern richten sich nach einem anderen, teilweise komplizierten Algorithmus. Ein gutes System sollte damit keine Probleme haben und keinen periodischen Eingriff erfordern. Prüfen Sie aber denn zur Sicherheit, ob alle gesetzlichen, religiösen oder betriebsinternen Feiertage vom System auch für das nächste Kalenderjahr richtig berechnet werden

Homeworking Homeoffice remote Zeiterfassung

Zeitsaldenberechnung bei Teilzeitmitarbeitern in GeCOTime Zeiterfassung

Die Möglichkeiten zur Darstellung der erfassten Stunden sind in der GecoTime Zeiterfassung vielseitig und können auf die einzelnen Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden. Somit können, je nach Dienstvertrag viele Varianten zur Berechnung der Zeiten abgedeckt werden. Diese reichen von Trivialfällen wie Sammeln der Zeiten während eines Monats bis hin zur komplexen Berechnung und Aufwertung von angefallen Stunden über einen oder mehrere Monate.

Abhängig vom Dienstvertrag muss im System konfiguriert werden, wie  die täglichen Arbeitszeiten eines Mitarbeiters geregelt sind.

  • Ab und bis wann darf/muss ein Mitarbeiter arbeiten (Rahmenarbeitszeit)?
  • Wann muss der Mitarbeiter zwingend anwesend sein (Kernzeit)?
  • Wann und wie lange sind Pausen einzuhalten?
  • etc.

Im Programm GeCOTime gibt es dafür vier Hauptbausteine: Zeitarten, Tagesmodelle, Wochenmodelle und Zeitkonten.

Zeitarten

GeCOTime erlaubt die Anlage und Definition einer unbeschränkten Zahl von Zeitarten. Typische Zeitarten, wie sie auch das Arbeitszeitgesetz (AZG) definiert sind z.B: Normalarbeitszeit, Mehrarbeitszeit, Überstunden, Reisezeit, Ruhezeit, Pause, etc..

Tagesmodelle

Ein Tagesmodell legt fest, wie mit den erfassten Arbeitszeiten eines Mitarbeiters im System umgegangen wird. Hier wird festgelegt, wann die Arbeitszeit (Rahmen- und Kernzeit) beginnt und endet und was mit den Zeiten passiert die unter oder über den vorgegebenen Zeiträumen liegen und wie Pausenzeiten geregelt werden. Dadurch wird bestimmt welchen Zeitarten die tatsächlich geleistete Arbeitszeit zugeordnet wird.

Beispiel eines Tagesmodells: Teilzeitmitarbeiter mit 5 Stunden/Tag

Beispiel eines Tagesmodells: Teilzeitmitarbeiter mit 5 Stunden/Tag

Wochenmodell

Hat man nun die entsprechenden Tagesmodelle angelegt, kann das Wochenmodell aus diesen zusammengesetzt werden. So wird z.B. festgelegt, dass ein 25 Stunden Teilzeit Mitarbeiter 5 Tage die Woche zu je 5 Stunden oder beispielsweise 3 Tage die Woche zu je 8,20 (Std,Min)  anwesend sein muss.

Beispiel eines Wochenmodells zu je 5 Stunden täglich, 25 Wochenstunden

Beispiel eines Wochenmodells zu je 5 Stunden täglich, 25 Wochenstunden

Zeitkonten

Die Stunden, in denen der Mitarbeiter über oder unter der vorgegebenen Sollzeit anwesend beziehungsweise für das Unternehmen tätig war können auf einem sogenannten SALDO Konto „gesammelt“  werden. Alle Stunden, die bis zur 40 Wochenstunde anfallen, aber über der eigentlichen Sollzeit liegen können auf ein Mehrarbeitskonto (MA) hinzugefügt werden. Wie umfangreich die Berechnung durchgeführt wird hängt vom vorab definierten Tagesmodell ab.

Der Mitarbeiter kann, wenn für ihn zugänglich seinen Stundenstand und andere Kontostände (z.B.: Urlaub) entweder auf dem Hardware-Terminal oder über das Webterminal einsehen.

Beispiel des Webterminals

Beispiel des Webterminals

Wer kann und darf Daten der Zeiterfassung einsehen?

Wer kann und darf Daten der Zeiterfassung einsehen?

Oft wird bei der Einführung eines EDV gestützten Zeiterfassungssystems seitens der Belegschaftsvertretung die Sicherheit der Daten bezweifelt. Moderne Systeme erlauben aber absolute Sicherheit und Kontrolle darüber, wer Zugang zu sensiblen Daten hat.

Natürlich werden in einem leistungsfähigen System und Programm für Zeiterfassung sensible Daten verarbeitet und gespeichert. Insbesondere Urlaubsstände, Krankenstände, Überstunden und ähnliche Daten müssen in einem guten System genauso bearbeitet und verwaltet werden, wie die täglichen Kommt- und Geht-Zeiten. Wenn Mitarbeiter die Möglichkeiten haben ihre persönlichen Daten über das Erfassungsterminal oder über einen PC-Zugriff abzurufen, besteht natürlich „Gefahr“, dass hier auch Zugriff zu Daten anderer Personen des Unternehmens besteht.

Grundsätzlich werden in einem modernen System jedem Benutzer Rechte für den Zugriff und die Bearbeitung von Daten zugewiesen. Diese Rechte können, wie z.B. in der Anwendung Gecotime sehr individuell definiert und vergeben werden. Benutzer des Zeiterfassungssystems müssen sich mit ihrer Benutzer-ID und Passwort im System anmelden bzw. Mitarbeiter mit ihrer Personalnummer + Passwort. Eine „Zeitbeauftragte“ z.B. wird nur Daten der ihr zugeordneten Mitarbeiter einsehen und allenfalls bearbeiten können und gemäß Definition wird der Zugriff auf eine genau spezifizierte Menge von Daten beschränkt. Zwangsläufig kann ein Systemadministrator oder z.B. der Personalchef mit den entsprechenden Rechten praktisch alle Daten einsehen.

Wenn ein Unternehmen oder die Belegschaftsvertretung den unbefugten Zugang zu Daten der Zeiterfassung besonders streng regulieren will, besteht auch beim Buchen oder Abfragen der Daten aus dem Zeiterfassungsterminal die optionale Eingabe eines PIN-Codes zur Verfügung.

Die Zeiterfassung ähnelt sich in vielen Bereichen der Lohnverrechnung, denn auch hier geht es um Personenbezogene, sensible Daten. Erfahrungsgemäß ist aber immer noch das Papier (Lohnzettel oder Monatsjournal der Zeiterfassung) der unsicherste Faktor in einem System. Deshalb bieten auch viele Systeme der Zeiterfassung die Übermittlung der persönlichen Daten aus dem System in Form digitaler Dateien per E-Mail an.

 

Was darf der Arbeitsinspektor sehen?

Der Arbeitsinspektor darf die Aufzeichnungen des Arbeitgebers betreffend Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes (AZG) verlangen. Daraus muss ersichtlich sein, dass Dienstnehmer die tägliche, wöchentliche oder monatliche Maximalarbeitszeit nicht überschreiten und dass die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen und Ruhezeiten eingehalten werden. Ein gutes Zeiterfassungssystem erlaubt die Auswertung der Zeitdaten in so komprimierter Form, dass damit alle Anforderungen des AZG erfüllt werden, ohne das Datenschutz gesetzt zu verletzen.

Zeiterfassung von Überstunden

Zeiterfassung von Überstunden

Der Mitarbeiter hat in der Regel je nach Vereinbarung mehrere Möglichkeiten, angefallene Überstunden zu konsumieren. Überstunden sind jene Zeiten, welche über das Ausmaß der täglichen und wöchentlichen Sollzeit hinausgehen.

 

Maximale Anzahl an Überstunden

In der Regel beträgt die maximal zulässige Menge an Überstunden bei einer Vollzeitkraft 10 Stunden pro Woche und 60 Stunden im Jahr. Mittels Kollektivvertrag beziehungsweise durch eine Betriebsvereinbarung kann diese Menge jedoch höher sein.

 

Überstunden in den Lohn weitergeben

Die einfachste Art, Überstunden in der Zeiterfassung zu erfassen ist sie auf Überstundenkonten zu sammeln und am Ende des Monats in den Lohn zu exportieren. Im Lohnprogramm findet dann die Verknüpfung mit einem Betrag vollzogen.

 

Überstundenpauschale

In vielen Unternehmen ist es Usus, eine Überstundenpauschale für den Mitarbeiter zu definieren. Alle Stunden, welche im Ausmaß dieser Pauschale liegen werden nicht weiter bewertet. Übliche Pauschalen liegen bei einem Wert von 10 – 20 Stunden pro Monat. Stunden, welche über diesem Pauschalwert liegen, werden dann entweder zur Auszahlung freigegeben oder dem Zeitguthaben zugebucht.

 

Überstunden in Zeitguthaben umwandeln

Überstunden werden in manchen Fällen nicht zur Auszahlung freigegeben, sondern auf ein Zeitguthaben gebucht um dann wieder als Zeitausgleich abgebaut werden zu können. Es ist je nach Vereinbarung möglich, dass die Stunden 1 zu 1 oder auch dem Überstundenkonto entsprechend 1 zu x aufgewertet übertragen werden. Es ist beispielsweise eine 50% Überstunde mit 1,5 auf das Zeitguthaben zu buchen.

 

Sonderfälle von Überstunden

Das Einkommenssteuergesetz besagt im §68/2 dass pro Monat bis zu 10 Stunden auf angefallenen 50% steuerfrei bleiben dürfen. Dies ist für die Auszahlung relevant und sollte im Zeiterfassungsprogramm so eingegeben sein, um eine korrekte Übergabe an den Lohn zu gewährleisten.

 

Zusammenfassung: Überstunden sind sehr vielfältig gestaltbar – der Mitarbeiter sollte sich auf jeden Fall die vertraglich festgelegten Begebenheiten ansehen, damit es nich später zu Diskussionen kommt.

 

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Auftragsdatenerfassung und Betriebsdatenerfassung (BDE)

BETRIEBSDATENERFASSUNG (BDE) und ARBEITSZEITERFASSUNG

In welcher Wechselwirkung stehen diese Begriffe zueinander?

 

BDE ist gemäß herkömmlicher Definition ein Sammelbegriff für Datenerfassung im betrieblichen Wertschöpfungsprozess. Die „Personal- oder Arbeitszeiterfassung“ ist davon eine Teilmenge. Für die meisten Anbieter von Zeiterfassungslösungen ist BDE aber ein optionales Zusatzmodul, das die erfassten Arbeitszeiten bestimmten Aufträgen, Arbeitsgängen, Tätigkeiten, Kostenträgern/-stellen oder Projekten zuordnet. In diesem Konsens ist die BDE immer mit der Personal- und Arbeitszeiterfassung verbunden und in diese integriert.

Im Folgenden versuchen wir uns mit dem Begriff „BETRIEBSDATENERFASSUNG“ auseinanderzusetzen und die darunter verstandenen Funktionen (und Lösungen) aus der Sicht der Praxis zu beleuchten.

Auf der Suche nach einer BDE Lösung wird man keine Standardlösung finden, die sich ausschließlich mit der „allgemeinen“ Betriebsdatenerfassung beschäftigt. BDE wird immer ein Teil eines Systems sein. Entweder Teil eines gesamten ERP Systems, einer Fertigungs- und Prozesssteuerung oder Teil einer HR-Lösung.

In der Betriebswirtschaftslehre wird unter Betriebsdatenerfassung (BDE) in der Regel die Erfassung aller betrieblichen Daten des Wertschöpfungsprozesses verstanden. Dazu zählen sowohl die Daten die im Fertigungsprozess entstehen als auch Daten der Logistik, Forschung, Entwicklung, Vertrieb und der Verwaltung. Gemäß dieser Definition ist die Personal- oder Arbeitszeiterfassung genauso ein Teil bzw. eine Form der BDE wie die Erfassung von Qualitätsdaten, Maschinendaten oder Lagerbewegungen.

Für viele Anbieter von ERP Lösungen und Lösungen der Produktionsplanung und –Steuerung (PPS-System) ist die BDE eine von der Personalzeiterfassung losgelöste Teilmenge ihrer Lösung. Hier werden unter BDE sehr oft Rückmeldesysteme zur Auftragsfortschrittskontrolle verstanden. Die BDE wird in diesen Fällen immer dem Fertigungs- und Herstellungsprozess zugeordnet und stellt auch eine Basis für das Qualitätsmanagement dar. Wie weit eine Maschinendatenerfassung (MDE) hier als eigenes System oder als Teil der BDE verstanden wird hängt davon ab welchem Zweck die Auswertung der Maschinendaten dient. Geht es um Daten für die Nachkalkulation, Leistungsdaten und den Auftragsfortschritt ist die MDE als Teil der BDE zu sehen. Geht es darum die Effizienz und Auslastung einzelner Maschinen und Anlagen zu bewerten und zu vergleichen wird MDE als eigenes System zu sehen sein.

Im Unterschied zu den Anbietern von ERP- und PPS- Lösungen wird BDE von den Anbietern von HR- und Zeiterfassungslösungen immer in Verbindung mit der Erfassung und Auswertung der Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter gesehen. Personenbezogene Zeit-Daten spielen dafür eine zentrale Rolle. Hier wird der Begriff Betriebsdatenerfassung sehr oft mit „Auftragszeiterfassung“ oder „Projektzeiterfassung“ gleichgesetzt. Ziel einer BDE Lösung ist hier die kaufmännischen Bewertung von Arbeitsprozessen (Nachkalkulation) auf Basis verbrauchter Zeitwerte. Dazu ist es notwendig Zeiten zu erfassen, die für die Bearbeitung der Aufträge/Projekte von den jeweiligen Ressourcen (Anlagen, Kostenstellen, etc. und natürlich Personal) in Anspruch genommen werden.

BDE Systeme müssen daher auch in der Lage sein die ermittelten Zeiten zu bewerten, also den jeweiligen Ressourcen Kosten oder Kostensätze zuzuordnen. Ebenso dienen diese BDE Systeme dazu die Produktivität der Ressourcen und einzelner Mitarbeiter zu messen (Wieviel % der Anwesenheit wird Aufträgen, Tätigkeiten oder Projekten zugeordnet).

Reine Zeiterfassungsprogramme erfassen und verarbeiten ausschließlich Zeitereignisse (Kommen, Gehen, Anfangszeit, Endzeit, etc.) und Zeitwerte (Minuten, Stunden, Tage, etc.) und keine geldwerten Einheiten. Für die kaufmännische Bewertung von Betriebsdaten ist daher die Bewertung der Zeitdaten mit Kostensätzen notwendig. In diesem Punkt gibt es große Qualitätsunterschiede der Systemanbieter. Wie flexibel und wie differenziert geldwerte Einheiten (Lohn- und Gehaltskosten, mit oder ohne Neben- und Gemeinkosten) im System gepflegt werden können oder integrierbar sind bestimmt die Leistungsfähigkeit eines BDE Moduls. Ebenso ist die Verfügbarkeit von Schnittstellen zu anderen Systemen in der BDE ein wichtiges Qualitätsmerkmal. V.a. Schnittstellen zu PPS-, anderen HR- und Lohnverrechnungsprogrammen und Programmen der Auftragsverwaltung sind Voraussetzung für eine qualitative anspruchsvolle BDE.

Zusammenfassung / Summary

Wenn ein BDE System mehr als ein reines Rückmeldesystem (Auftragsfortschritt) eines PPS Moduls ist wird es immer eine Wechselwirkung zur Zeiterfassung geben. Dann geht es um die Erfassung und Verarbeitung von Arbeitszeiten des Wertschöpfungsprozesses. Je genauer und tiefer die kaufmännische Bewertung von Arbeitsprozessen durch ein BDE System erfolgen soll umso wichtiger ist die Integration der BDE in ein leistungsfähiges Zeiterfassungssystem. Gerade in Österreich erfordern die komplexen arbeitsrechtlichen Vorgaben eine entsprechende Software. Nur dadurch können exakte Arbeitskosten für Tätigkeiten, Aufträge oder andere Arbeitsprozesse ermittelt werden.

Urlaubsplanung und Urlaubsvertretung mit GeCOTime einfach planen

Urlaubsvertretung

Jeder kennt die Vorfreude auf einen Urlaub – Strand mit 35°C im Schatten und Sonnenschein, ein angenehmer Städtetrip oder Zeit mit den Liebsten verbringen. Nach dem wohlverdienten Urlaub soll der Arbeitsberg aber nicht unüberwindbar hoch sein, weil alles liegengeblieben ist. Leider kennen das einige DienstnehmerInnen nur zu gut. Ein Heilmittel dagegen gibt es nicht aber möglicherweise einige Tipps und Tricks:

 

Urlaubsplanung / Urlaubsvertretung

Jeder geht gerne auf Urlaub. Es liegt jedoch in der Natur der Sache, dass viele zur gleichen Zeit gehen möchten. Eine Urlaubsplanung ist daher unerlässlich. In einigen Unternehmen wird die Planung noch via Email oder via „Zettel“ gemacht, andere haben bereits ein elektronisch gestütztes Genehmigungssystem im Einsatz. Je früher die Planung beginnt, desto besser können sich Kollegen und Vorgesetzte abstimmen. Jeder bekommt so weit wie möglich seine Urlaubstermine genehmigt, ab und zu kann es jedoch dennoch zu Terminkonflikten kommen. Meist gilt dann die Regel: „First come, first serve“. Wenn Sie in einem Jahr Ihren Urlaubswunschtermin nicht bekommen und ein Kollege den Vorzug bekommt, dann sollte es im Folgejahr genau umgekehrt sein. Natürlich hat der Vorgesetzte bei der Planung ein Wörtchen mitzureden. Er wird unternehmerische Aspekte mitberücksichtigen, aber Ihren Wünschen so weit wie möglich entgegenkommen.
Kann ein genehmigter Urlaub wieder storniert werden? Wurde der Urlaub genehmigt, so ist dieser in der Regel auch sicher. Es gibt jedoch Ausnahmesituationen wo ein genehmigter Urlaubstermin wieder zurückgenommen werden kann. ein Beispiel: „Gefahr im Verzug“ also wenn Menschenleben oder die Existenz des Unternehmens gefährdet sind.

 

Vor dem Urlaubsantritt

Übergeben Sie Ihre Arbeit sorgfältig und genau. Nehmen Sie sich Zeit dafür. Vereinbaren Sie mit Kollegen die Sie in Ihrer Abwesenheit vertreten, einen Gesprächs-Termin. Fassen Sie vorab Ihre aktuellen Punkte zusammen und priorisieren Sie diese. Die Liste ist sicher von Aufgabe zu Aufgabe und von Betrieb zu Betrieb unterschiedlich, wir aber im Wesentlichen folgende Punkte enthalten:

  • Aufgaben die zurzeit von Ihnen in Bearbeitung sind:
    Führen Sie die Liste so genau wie möglich. Schreiben Sie zu jedem Punkt Ihre Kommentare und Informationen dazu. Je genauer die Liste desto besser für Ihre Vertretung.
  • Tätigkeiten die in Ihrer Urlaubszeit zu erwarten sind:
    Wenn Sie wissen, dass in Ihrer Urlaubszeit etwas Neues kommen kann informieren Sie die Vertretung.
  • Termine, die Ihre Kolleginnen/Kollegen während Ihrer Abwesenheit übernehmen sollen:
    Was ist der Grund des Termins? Worauf ist zu achten? Was soll das Ergebnis sein?
  • Daten und Information die Ihre Kolleginnen/Kollegen benötigen:
    Übergeben Sie Dokumente bzw. Dokumentkopien die für die Vertretung relevant ist.

Braucht Ihre Urlaubsvertretung Zugangsdaten zu Systemen? Anmerkung: Geben Sie nicht Ihre Zugangsdaten weiter!

  • Fristen die nicht vergessen werden dürfen:
    Haben Sie einen Abgabetermin einzuhalten der in Ihre Urlaubszeit fällt?
  • Ist der Email-Abwesenheitsagent eingeschalten und der automatische Text richtig gestellt?
  • Zeitunkritische Arbeit die auch nach Ihrem Urlaub von Ihnen selbst erledigt werden kann sollten Sie erwähnen aber nicht übergeben. Ihre Vertretung soll Sie ja nur Vertreten und nicht ersetzen…

Machen Sie Ihre Übergabe sorgfältig. Damit bleiben Ihnen im Urlaub berufliche Anrufe erspart und der Arbeitsberg wird nach Ihrem Urlaub nicht wesentlich höher sein als vorher.

 

Nach dem Urlaub

In der Regel kommen Sie entspannt vom Urlaub zurück. Jetzt beginnt wieder der Alltag. Lassen Sie sich von Ihrer Vertretung die offene Arbeit übergeben. Auch hier gilt: Nehmen Sie sich Zeit dafür. Vielleicht sind Sie jetzt dran eine Kollegin/einen Kollegen zu vertreten? Auf was Sie bei der Übergabe aufpassen müssen ist bereits bekannt. Lassen Sie sich die offenen Agenden genau erklären!