31. Dezember

Zeiterfassung zum Jahreswechsel

Auch wenn die meisten, qualifizierten Zeiterfassungsprogramme zum Jahreswechsel keine expliziten Eingaben erfordern, lohnt es sich einige der im Folgenden angeführte Themen im Zusammenhang mit der Zeiterfassung zu prüfen.

Das bevorstehende Ende des Kalenderjahres erfordert in vielen Unternehmen bzw. Unternehmens-Bereichen ein besonderes Augenmerk auf einzelne Systeme. Insbesondere ist dies der Fall, wenn das Wirtschaftsjahr eines bilanzierenden Unternehmens mit dem Kalenderjahr ident ist. Wenn die Zeiterfassung des Unternehmens auf einem leistungsfähigen System basiert und alle Einstellungen und Parameter entsprechend vorgenommen und gepflegt wurden, sollte das Ende des Kalenderjahres keinen aber expliziten Eingriff in das System erfordern. Das Monatsende Dezember sollte sich nicht von anderen Monaten unterscheiden.
Die Erfahrung zeigt aber, dass bei sehr vielen Organisationen und Unternehmen systemunabhängige Rahmenbedingungen vorliegen, die trotzdem einige „Handgriffe“ im Programm der Zeiterfassung notwendig machen. Bei vielen Gleitzeitvereinbarungen endet die Gleitzeitperiode am 31. Dezember. (siehe dazu auch: https://www.gecosoft.at/blog/was-bedeutet-gleitzeitperiode-und-durchrechnungszeitraum-in-der-zeiterfassung/).
Je nach Gleitzeitvereinbarung sind somit einige „Eingriffe“ erforderlich. Hier geht es vor allem darum allfällige Überschreitungen oder Unterschreitungen der vereinbarten maximalen Übertragungszeiten aus dem Saldo des Gleitzeitkontos im System nachzuziehen. Also die Umbuchung von Zeitguthaben oder Zeitschuld auf andere Konten der Zeiterfassung (Überstunden, Urlaub, etc.) und gegebenen Falls die entsprechende Aufbereitung für die Überleitung in die Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Für die Erstellung des Jahresabschlusses gibt es in Österreich sowohl handelsrechtlich als auch steuerrechtlich Vorgaben für die Bewertung von Rückstellungen für noch nicht konsumierte Urlaube. Hier sind viele Systeme der Zeiterfassung gefordert, denn in Österreich wird der Urlaubsanspruch sehr oft nicht per Stichtag Kalenderjahr berechnet sondern per Eintrittsdatum. Außerdem können zumindest steuerrechtlich Rückstellungen für nicht konsumierte Urlaube nur in der Höhe des sogenannten aliquoten Anspruchs gebildet werden. Für einen Mitarbeiter mit Eintrittsdatum 1. Juli, der im laufenden Jahr noch keinen Urlaub konsumiert hat, also den üblichen Urlaubsanspruch von 25 Arbeitstagen oder 5 Wochen noch in voller Höhe hat, darf die Rückstellung nicht dem Entgeltwert von 5 Wochen entsprechen, sondern nur dem aliquoten Wert bezogen auf das Urlaubsjahr – in diesem Fall also nur 50%- . Hier kann eine Zeiterfassung nützliche Dienste leisten und den Controllern und Geschäftsführern die notwendigen Daten per Knopfdruck liefern.
Das Ende eines Kalenderjahres bzw. der Anfang eines neuen Jahres führt oft auch zu Veränderungen der Arbeitszeitvereinbarungen. Mitarbeiter wechseln z. B. von Vollzeit in die Teilzeit oder wechseln von fixen Arbeitszeiten zu flexiblen Modellen. Diese Änderungen können natürlich im Laufe eines Arbeitsjahres jederzeit passieren und müssen im Zeiterfassungssystem entsprechend umgesetzt werden, aber auch hier zeigt die Erfahrung, dass der Jahreswechsel sehr oft Anlass für entsprechende Veränderungen ist. In diesem Zusammenhang sei nochmals darauf hingewiesen, dass die meisten Zeiterfassungsprogramme auch eine Rückrechnung erlauben, also dass die Berechnung von Zeitarten, Zeitkonten bei nachträglicher Änderung von Parametern (z.B. das zugewiesene Zeitmodell) rückwirkend neu berechnet werden können. Nehmen Sie die Änderungen daher niemals im bestehenden Arbeitszeitmodell eines Mitarbeiters vor, wenn sich die Arbeitszeiten ändern, sondern weisen Sie dem Mitarbeiter einfach per Stichtage ein neues/anders Modell zu (bei GeCOTime ist das im Zuge der Planung einfach möglich und erlaubt auch eine rückwirkende Auswertung).
Der Feiertagskalender ist ein wichtiger Parameter für eine korrekte Zeiterfassung. Viele gesetzliche Feiertage, wie Ostern, Pfingsten, etc. sind nicht an ein fixes Datum gebunden sondern richten sich nach einem anderen, teilweise komplizierten Algorithmus. Ein gutes System sollte damit keine Probleme haben und keinen periodischen Eingriff erfordern. Prüfen Sie aber denn zur Sicherheit, ob alle gesetzlichen, religiösen oder betriebsinternen Feiertage vom System auch für das nächste Kalenderjahr richtig berechnet werden

Homeworking Homeoffice remote Zeiterfassung

Zeitsaldenberechnung bei Teilzeitmitarbeitern in GeCOTime Zeiterfassung

Die Möglichkeiten zur Darstellung der erfassten Stunden sind in der GecoTime Zeiterfassung vielseitig und können auf die einzelnen Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden. Somit können, je nach Dienstvertrag viele Varianten zur Berechnung der Zeiten abgedeckt werden. Diese reichen von Trivialfällen wie Sammeln der Zeiten während eines Monats bis hin zur komplexen Berechnung und Aufwertung von angefallen Stunden über einen oder mehrere Monate.

Abhängig vom Dienstvertrag muss im System konfiguriert werden, wie  die täglichen Arbeitszeiten eines Mitarbeiters geregelt sind.

  • Ab und bis wann darf/muss ein Mitarbeiter arbeiten (Rahmenarbeitszeit)?
  • Wann muss der Mitarbeiter zwingend anwesend sein (Kernzeit)?
  • Wann und wie lange sind Pausen einzuhalten?
  • etc.

Im Programm GeCOTime gibt es dafür vier Hauptbausteine: Zeitarten, Tagesmodelle, Wochenmodelle und Zeitkonten.

Zeitarten

GeCOTime erlaubt die Anlage und Definition einer unbeschränkten Zahl von Zeitarten. Typische Zeitarten, wie sie auch das Arbeitszeitgesetz (AZG) definiert sind z.B: Normalarbeitszeit, Mehrarbeitszeit, Überstunden, Reisezeit, Ruhezeit, Pause, etc..

Tagesmodelle

Ein Tagesmodell legt fest, wie mit den erfassten Arbeitszeiten eines Mitarbeiters im System umgegangen wird. Hier wird festgelegt, wann die Arbeitszeit (Rahmen- und Kernzeit) beginnt und endet und was mit den Zeiten passiert die unter oder über den vorgegebenen Zeiträumen liegen und wie Pausenzeiten geregelt werden. Dadurch wird bestimmt welchen Zeitarten die tatsächlich geleistete Arbeitszeit zugeordnet wird.

Beispiel eines Tagesmodells: Teilzeitmitarbeiter mit 5 Stunden/Tag

Beispiel eines Tagesmodells: Teilzeitmitarbeiter mit 5 Stunden/Tag

Wochenmodell

Hat man nun die entsprechenden Tagesmodelle angelegt, kann das Wochenmodell aus diesen zusammengesetzt werden. So wird z.B. festgelegt, dass ein 25 Stunden Teilzeit Mitarbeiter 5 Tage die Woche zu je 5 Stunden oder beispielsweise 3 Tage die Woche zu je 8,20 (Std,Min)  anwesend sein muss.

Beispiel eines Wochenmodells zu je 5 Stunden täglich, 25 Wochenstunden

Beispiel eines Wochenmodells zu je 5 Stunden täglich, 25 Wochenstunden

Zeitkonten

Die Stunden, in denen der Mitarbeiter über oder unter der vorgegebenen Sollzeit anwesend beziehungsweise für das Unternehmen tätig war können auf einem sogenannten SALDO Konto „gesammelt“  werden. Alle Stunden, die bis zur 40 Wochenstunde anfallen, aber über der eigentlichen Sollzeit liegen können auf ein Mehrarbeitskonto (MA) hinzugefügt werden. Wie umfangreich die Berechnung durchgeführt wird hängt vom vorab definierten Tagesmodell ab.

Der Mitarbeiter kann, wenn für ihn zugänglich seinen Stundenstand und andere Kontostände (z.B.: Urlaub) entweder auf dem Hardware-Terminal oder über das Webterminal einsehen.

Beispiel des Webterminals

Beispiel des Webterminals

Wer kann und darf Daten der Zeiterfassung einsehen?

Wer kann und darf Daten der Zeiterfassung einsehen?

Oft wird bei der Einführung eines EDV gestützten Zeiterfassungssystems seitens der Belegschaftsvertretung die Sicherheit der Daten bezweifelt. Moderne Systeme erlauben aber absolute Sicherheit und Kontrolle darüber, wer Zugang zu sensiblen Daten hat.

Natürlich werden in einem leistungsfähigen System und Programm für Zeiterfassung sensible Daten verarbeitet und gespeichert. Insbesondere Urlaubsstände, Krankenstände, Überstunden und ähnliche Daten müssen in einem guten System genauso bearbeitet und verwaltet werden, wie die täglichen Kommt- und Geht-Zeiten. Wenn Mitarbeiter die Möglichkeiten haben ihre persönlichen Daten über das Erfassungsterminal oder über einen PC-Zugriff abzurufen, besteht natürlich „Gefahr“, dass hier auch Zugriff zu Daten anderer Personen des Unternehmens besteht.

Grundsätzlich werden in einem modernen System jedem Benutzer Rechte für den Zugriff und die Bearbeitung von Daten zugewiesen. Diese Rechte können, wie z.B. in der Anwendung Gecotime sehr individuell definiert und vergeben werden. Benutzer des Zeiterfassungssystems müssen sich mit ihrer Benutzer-ID und Passwort im System anmelden bzw. Mitarbeiter mit ihrer Personalnummer + Passwort. Eine „Zeitbeauftragte“ z.B. wird nur Daten der ihr zugeordneten Mitarbeiter einsehen und allenfalls bearbeiten können und gemäß Definition wird der Zugriff auf eine genau spezifizierte Menge von Daten beschränkt. Zwangsläufig kann ein Systemadministrator oder z.B. der Personalchef mit den entsprechenden Rechten praktisch alle Daten einsehen.

Wenn ein Unternehmen oder die Belegschaftsvertretung den unbefugten Zugang zu Daten der Zeiterfassung besonders streng regulieren will, besteht auch beim Buchen oder Abfragen der Daten aus dem Zeiterfassungsterminal die optionale Eingabe eines PIN-Codes zur Verfügung.

Die Zeiterfassung ähnelt sich in vielen Bereichen der Lohnverrechnung, denn auch hier geht es um Personenbezogene, sensible Daten. Erfahrungsgemäß ist aber immer noch das Papier (Lohnzettel oder Monatsjournal der Zeiterfassung) der unsicherste Faktor in einem System. Deshalb bieten auch viele Systeme der Zeiterfassung die Übermittlung der persönlichen Daten aus dem System in Form digitaler Dateien per E-Mail an.

 

Was darf der Arbeitsinspektor sehen?

Der Arbeitsinspektor darf die Aufzeichnungen des Arbeitgebers betreffend Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes (AZG) verlangen. Daraus muss ersichtlich sein, dass Dienstnehmer die tägliche, wöchentliche oder monatliche Maximalarbeitszeit nicht überschreiten und dass die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen und Ruhezeiten eingehalten werden. Ein gutes Zeiterfassungssystem erlaubt die Auswertung der Zeitdaten in so komprimierter Form, dass damit alle Anforderungen des AZG erfüllt werden, ohne das Datenschutz gesetzt zu verletzen.

Zeiterfassung von Überstunden

Zeiterfassung von Überstunden

Der Mitarbeiter hat in der Regel je nach Vereinbarung mehrere Möglichkeiten, angefallene Überstunden zu konsumieren. Überstunden sind jene Zeiten, welche über das Ausmaß der täglichen und wöchentlichen Sollzeit hinausgehen.

 

Maximale Anzahl an Überstunden

In der Regel beträgt die maximal zulässige Menge an Überstunden bei einer Vollzeitkraft 10 Stunden pro Woche und 60 Stunden im Jahr. Mittels Kollektivvertrag beziehungsweise durch eine Betriebsvereinbarung kann diese Menge jedoch höher sein.

 

Überstunden in den Lohn weitergeben

Die einfachste Art, Überstunden in der Zeiterfassung zu erfassen ist sie auf Überstundenkonten zu sammeln und am Ende des Monats in den Lohn zu exportieren. Im Lohnprogramm findet dann die Verknüpfung mit einem Betrag vollzogen.

 

Überstundenpauschale

In vielen Unternehmen ist es Usus, eine Überstundenpauschale für den Mitarbeiter zu definieren. Alle Stunden, welche im Ausmaß dieser Pauschale liegen werden nicht weiter bewertet. Übliche Pauschalen liegen bei einem Wert von 10 – 20 Stunden pro Monat. Stunden, welche über diesem Pauschalwert liegen, werden dann entweder zur Auszahlung freigegeben oder dem Zeitguthaben zugebucht.

 

Überstunden in Zeitguthaben umwandeln

Überstunden werden in manchen Fällen nicht zur Auszahlung freigegeben, sondern auf ein Zeitguthaben gebucht um dann wieder als Zeitausgleich abgebaut werden zu können. Es ist je nach Vereinbarung möglich, dass die Stunden 1 zu 1 oder auch dem Überstundenkonto entsprechend 1 zu x aufgewertet übertragen werden. Es ist beispielsweise eine 50% Überstunde mit 1,5 auf das Zeitguthaben zu buchen.

 

Sonderfälle von Überstunden

Das Einkommenssteuergesetz besagt im §68/2 dass pro Monat bis zu 10 Stunden auf angefallenen 50% steuerfrei bleiben dürfen. Dies ist für die Auszahlung relevant und sollte im Zeiterfassungsprogramm so eingegeben sein, um eine korrekte Übergabe an den Lohn zu gewährleisten.

 

Zusammenfassung: Überstunden sind sehr vielfältig gestaltbar – der Mitarbeiter sollte sich auf jeden Fall die vertraglich festgelegten Begebenheiten ansehen, damit es nich später zu Diskussionen kommt.

 

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Auftragsdatenerfassung und Betriebsdatenerfassung (BDE)

BETRIEBSDATENERFASSUNG (BDE) und ARBEITSZEITERFASSUNG

In welcher Wechselwirkung stehen diese Begriffe zueinander?

 

BDE ist gemäß herkömmlicher Definition ein Sammelbegriff für Datenerfassung im betrieblichen Wertschöpfungsprozess. Die „Personal- oder Arbeitszeiterfassung“ ist davon eine Teilmenge. Für die meisten Anbieter von Zeiterfassungslösungen ist BDE aber ein optionales Zusatzmodul, das die erfassten Arbeitszeiten bestimmten Aufträgen, Arbeitsgängen, Tätigkeiten, Kostenträgern/-stellen oder Projekten zuordnet. In diesem Konsens ist die BDE immer mit der Personal- und Arbeitszeiterfassung verbunden und in diese integriert.

Im Folgenden versuchen wir uns mit dem Begriff „BETRIEBSDATENERFASSUNG“ auseinanderzusetzen und die darunter verstandenen Funktionen (und Lösungen) aus der Sicht der Praxis zu beleuchten.

Auf der Suche nach einer BDE Lösung wird man keine Standardlösung finden, die sich ausschließlich mit der „allgemeinen“ Betriebsdatenerfassung beschäftigt. BDE wird immer ein Teil eines Systems sein. Entweder Teil eines gesamten ERP Systems, einer Fertigungs- und Prozesssteuerung oder Teil einer HR-Lösung.

In der Betriebswirtschaftslehre wird unter Betriebsdatenerfassung (BDE) in der Regel die Erfassung aller betrieblichen Daten des Wertschöpfungsprozesses verstanden. Dazu zählen sowohl die Daten die im Fertigungsprozess entstehen als auch Daten der Logistik, Forschung, Entwicklung, Vertrieb und der Verwaltung. Gemäß dieser Definition ist die Personal- oder Arbeitszeiterfassung genauso ein Teil bzw. eine Form der BDE wie die Erfassung von Qualitätsdaten, Maschinendaten oder Lagerbewegungen.

Für viele Anbieter von ERP Lösungen und Lösungen der Produktionsplanung und –Steuerung (PPS-System) ist die BDE eine von der Personalzeiterfassung losgelöste Teilmenge ihrer Lösung. Hier werden unter BDE sehr oft Rückmeldesysteme zur Auftragsfortschrittskontrolle verstanden. Die BDE wird in diesen Fällen immer dem Fertigungs- und Herstellungsprozess zugeordnet und stellt auch eine Basis für das Qualitätsmanagement dar. Wie weit eine Maschinendatenerfassung (MDE) hier als eigenes System oder als Teil der BDE verstanden wird hängt davon ab welchem Zweck die Auswertung der Maschinendaten dient. Geht es um Daten für die Nachkalkulation, Leistungsdaten und den Auftragsfortschritt ist die MDE als Teil der BDE zu sehen. Geht es darum die Effizienz und Auslastung einzelner Maschinen und Anlagen zu bewerten und zu vergleichen wird MDE als eigenes System zu sehen sein.

Im Unterschied zu den Anbietern von ERP- und PPS- Lösungen wird BDE von den Anbietern von HR- und Zeiterfassungslösungen immer in Verbindung mit der Erfassung und Auswertung der Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter gesehen. Personenbezogene Zeit-Daten spielen dafür eine zentrale Rolle. Hier wird der Begriff Betriebsdatenerfassung sehr oft mit „Auftragszeiterfassung“ oder „Projektzeiterfassung“ gleichgesetzt. Ziel einer BDE Lösung ist hier die kaufmännischen Bewertung von Arbeitsprozessen (Nachkalkulation) auf Basis verbrauchter Zeitwerte. Dazu ist es notwendig Zeiten zu erfassen, die für die Bearbeitung der Aufträge/Projekte von den jeweiligen Ressourcen (Anlagen, Kostenstellen, etc. und natürlich Personal) in Anspruch genommen werden.

BDE Systeme müssen daher auch in der Lage sein die ermittelten Zeiten zu bewerten, also den jeweiligen Ressourcen Kosten oder Kostensätze zuzuordnen. Ebenso dienen diese BDE Systeme dazu die Produktivität der Ressourcen und einzelner Mitarbeiter zu messen (Wieviel % der Anwesenheit wird Aufträgen, Tätigkeiten oder Projekten zugeordnet).

Reine Zeiterfassungsprogramme erfassen und verarbeiten ausschließlich Zeitereignisse (Kommen, Gehen, Anfangszeit, Endzeit, etc.) und Zeitwerte (Minuten, Stunden, Tage, etc.) und keine geldwerten Einheiten. Für die kaufmännische Bewertung von Betriebsdaten ist daher die Bewertung der Zeitdaten mit Kostensätzen notwendig. In diesem Punkt gibt es große Qualitätsunterschiede der Systemanbieter. Wie flexibel und wie differenziert geldwerte Einheiten (Lohn- und Gehaltskosten, mit oder ohne Neben- und Gemeinkosten) im System gepflegt werden können oder integrierbar sind bestimmt die Leistungsfähigkeit eines BDE Moduls. Ebenso ist die Verfügbarkeit von Schnittstellen zu anderen Systemen in der BDE ein wichtiges Qualitätsmerkmal. V.a. Schnittstellen zu PPS-, anderen HR- und Lohnverrechnungsprogrammen und Programmen der Auftragsverwaltung sind Voraussetzung für eine qualitative anspruchsvolle BDE.

Zusammenfassung / Summary

Wenn ein BDE System mehr als ein reines Rückmeldesystem (Auftragsfortschritt) eines PPS Moduls ist wird es immer eine Wechselwirkung zur Zeiterfassung geben. Dann geht es um die Erfassung und Verarbeitung von Arbeitszeiten des Wertschöpfungsprozesses. Je genauer und tiefer die kaufmännische Bewertung von Arbeitsprozessen durch ein BDE System erfolgen soll umso wichtiger ist die Integration der BDE in ein leistungsfähiges Zeiterfassungssystem. Gerade in Österreich erfordern die komplexen arbeitsrechtlichen Vorgaben eine entsprechende Software. Nur dadurch können exakte Arbeitskosten für Tätigkeiten, Aufträge oder andere Arbeitsprozesse ermittelt werden.

Urlaubsplanung und Urlaubsvertretung mit GeCOTime einfach planen

Urlaubsvertretung

Jeder kennt die Vorfreude auf einen Urlaub – Strand mit 35°C im Schatten und Sonnenschein, ein angenehmer Städtetrip oder Zeit mit den Liebsten verbringen. Nach dem wohlverdienten Urlaub soll der Arbeitsberg aber nicht unüberwindbar hoch sein, weil alles liegengeblieben ist. Leider kennen das einige DienstnehmerInnen nur zu gut. Ein Heilmittel dagegen gibt es nicht aber möglicherweise einige Tipps und Tricks:

 

Urlaubsplanung / Urlaubsvertretung

Jeder geht gerne auf Urlaub. Es liegt jedoch in der Natur der Sache, dass viele zur gleichen Zeit gehen möchten. Eine Urlaubsplanung ist daher unerlässlich. In einigen Unternehmen wird die Planung noch via Email oder via „Zettel“ gemacht, andere haben bereits ein elektronisch gestütztes Genehmigungssystem im Einsatz. Je früher die Planung beginnt, desto besser können sich Kollegen und Vorgesetzte abstimmen. Jeder bekommt so weit wie möglich seine Urlaubstermine genehmigt, ab und zu kann es jedoch dennoch zu Terminkonflikten kommen. Meist gilt dann die Regel: „First come, first serve“. Wenn Sie in einem Jahr Ihren Urlaubswunschtermin nicht bekommen und ein Kollege den Vorzug bekommt, dann sollte es im Folgejahr genau umgekehrt sein. Natürlich hat der Vorgesetzte bei der Planung ein Wörtchen mitzureden. Er wird unternehmerische Aspekte mitberücksichtigen, aber Ihren Wünschen so weit wie möglich entgegenkommen.
Kann ein genehmigter Urlaub wieder storniert werden? Wurde der Urlaub genehmigt, so ist dieser in der Regel auch sicher. Es gibt jedoch Ausnahmesituationen wo ein genehmigter Urlaubstermin wieder zurückgenommen werden kann. ein Beispiel: „Gefahr im Verzug“ also wenn Menschenleben oder die Existenz des Unternehmens gefährdet sind.

 

Vor dem Urlaubsantritt

Übergeben Sie Ihre Arbeit sorgfältig und genau. Nehmen Sie sich Zeit dafür. Vereinbaren Sie mit Kollegen die Sie in Ihrer Abwesenheit vertreten, einen Gesprächs-Termin. Fassen Sie vorab Ihre aktuellen Punkte zusammen und priorisieren Sie diese. Die Liste ist sicher von Aufgabe zu Aufgabe und von Betrieb zu Betrieb unterschiedlich, wir aber im Wesentlichen folgende Punkte enthalten:

  • Aufgaben die zurzeit von Ihnen in Bearbeitung sind:
    Führen Sie die Liste so genau wie möglich. Schreiben Sie zu jedem Punkt Ihre Kommentare und Informationen dazu. Je genauer die Liste desto besser für Ihre Vertretung.
  • Tätigkeiten die in Ihrer Urlaubszeit zu erwarten sind:
    Wenn Sie wissen, dass in Ihrer Urlaubszeit etwas Neues kommen kann informieren Sie die Vertretung.
  • Termine, die Ihre Kolleginnen/Kollegen während Ihrer Abwesenheit übernehmen sollen:
    Was ist der Grund des Termins? Worauf ist zu achten? Was soll das Ergebnis sein?
  • Daten und Information die Ihre Kolleginnen/Kollegen benötigen:
    Übergeben Sie Dokumente bzw. Dokumentkopien die für die Vertretung relevant ist.

Braucht Ihre Urlaubsvertretung Zugangsdaten zu Systemen? Anmerkung: Geben Sie nicht Ihre Zugangsdaten weiter!

  • Fristen die nicht vergessen werden dürfen:
    Haben Sie einen Abgabetermin einzuhalten der in Ihre Urlaubszeit fällt?
  • Ist der Email-Abwesenheitsagent eingeschalten und der automatische Text richtig gestellt?
  • Zeitunkritische Arbeit die auch nach Ihrem Urlaub von Ihnen selbst erledigt werden kann sollten Sie erwähnen aber nicht übergeben. Ihre Vertretung soll Sie ja nur Vertreten und nicht ersetzen…

Machen Sie Ihre Übergabe sorgfältig. Damit bleiben Ihnen im Urlaub berufliche Anrufe erspart und der Arbeitsberg wird nach Ihrem Urlaub nicht wesentlich höher sein als vorher.

 

Nach dem Urlaub

In der Regel kommen Sie entspannt vom Urlaub zurück. Jetzt beginnt wieder der Alltag. Lassen Sie sich von Ihrer Vertretung die offene Arbeit übergeben. Auch hier gilt: Nehmen Sie sich Zeit dafür. Vielleicht sind Sie jetzt dran eine Kollegin/einen Kollegen zu vertreten? Auf was Sie bei der Übergabe aufpassen müssen ist bereits bekannt. Lassen Sie sich die offenen Agenden genau erklären!

ABWESENHEITEN PLANEN UND ERFASSEN in der Zeiterfassung oder in der Lohnverrechnung?

ABWESENHEITEN PLANEN UND ERFASSEN in der Zeiterfassung oder in der Lohnverrechnung?

Da Softwarelösungen für Zeiterfassung in jedem Fall auch die Abwesenheitsdaten verarbeiten liegt der Schluss nahe, dass die für die Lohn- und Gehaltsabrechnung relevanten Werte der Abwesenheiten (Urlaubstage, -Stunden, Krankheiten, etc.) aus dem Zeiterfassungssystem übernommen werden.

Dieser Beitrag basiert auf der Erfahrung, dass in vielen Unternehmen das Thema „Erfassung der Abwesenheitsdaten von Mitarbeitern“ entweder vernachlässigt wird oder doppelt und redundant und mit unnötig viel Aufwand behandelt wird.  Folgende Abwesenheitsarten oder so genannte Nichtleistungszeiten sind hier beispielhaft angeführt:

  • Urlaub
  • Krankenstand
  • Pflegeurlaub
  • Sonderurlaub (Hochzeit, etc.)
  • Arbeitsunfall
  • Bereitschaft
  • Zeitausgleich
  • Dienstreise
  • Schulung
  • Arzt
  • Bereitschaft
  • Berufsschule
  • Mutterschutz
  • Ruhezeit

Datenpflege im Lohnverrechnungsprogramm

Jedes Unternehmen, das Mitarbeiter beschäftigt und entlohnt muss ein System in Anspruch nehmen, das die monatlichen Netto-Auszahlungsbeträge ermittelt. Im Allgemeinen spricht man hier von der „Lohnverrechnung“ – auch wenn damit natürlich die Gehalts- und Lohnverrechnung gemeint ist. Nicht jedes Unternehmen führt die Lohnverrechnung selbst durch. Da sich der Einsatz einer eigenen Software in der Regel erst ab einer gewissen Mitarbeiterzahl auszahlt, erfolgt die Berechnung in sehr vielen Fällen bei entsprechenden externen Dienstleistern oder beim Steuerberater/Buchhalter. Natürlich werden gerade von diesen externen Dienstleistern spezielle Softwareprogramme für Lohnverrechnung eingesetzt.

Jedes Lohnverrechnungsprogramm erfordert die Anlage von Personalstammdaten  und erlaubt die Führung unterschiedlicher Konten zur Pflege der Abwesenheitsdaten für jeden abzurechnenden Mitarbeiter. Eine ordnungsgemäße Buchführung erfordert die Pflege dieser Konten. Gerade bei Unternehmen, die externe Dienstleister mit der Lohnverrechnung beauftragen wird diese Pflicht oft vernachlässigt oder durch manuelle Eingabe im Zuge der monatlichen Abrechnung oder des Jahresabschlusses aufgrund erfolgter Aufzeichnungen der Mitarbeiter oder der jeweiligen Vorgesetzten geführt.

Auch wenn Unternehmen über entsprechende Softwarelösungen und damit vertrauten Mitarbeitern verfügen ist die autonome Pflege der Abwesenheitszeiten in diesen Programmen ein sehr mühsamer manueller Prozess.

Spätestens bei der Beendigung eines Dienstverhältnisses und der Ermittlung der Netto Auszahlung für den Austritt mit allfälliger Abgeltung nicht konsumierter Urlaubsansprüche wird die materielle Bedeutung der Pflege der Abwesenheitsdaten offensichtlich.

Datenpflege im Zeiterfassungsprogramm

Bei Softwareprogrammen für Zeiterfassung ist die Definition und Pflege von Abwesenheiten und die Führung entsprechender Konten nicht nur selbstverständlich sondern sogar eine Bedingung um relevante Auswertungen und Aufzeichnungen zu erhalten.  Wenn die Zeiten nicht erfasst werden in denen Mitarbeiter aus Gründen von Urlaub, Krankenstand oder Ähnlichem nicht anwesend bzw. nicht im Dienst sind, würden Fehlzeiten aufscheinen.

Abwesenheiten, auch wenn diese für die Lohnverrechnung zur Ermittlung geldwerter Einheiten dienen werden immer in Zeiteinheiten (Wochen, Tage, 1/2-Tage, Stunden) bzw. Zeitdaten (von – bis) gezählt. Also liegt die Nähe zur Zeiterfassung auch auf der Hand.

Abwesenheiten Planen und Erfassen ist vor allem für die ordnungsgemäße Nutzung eines Zeiterfassungssystems unabdingbar, muss man davon ausgehen, dass Zeiterfassungssysteme jedenfalls eine vollständige Dokumentation dieser Daten liefern.

Schnittstellen

Wie auch bei vielen anderen kaufmännischen Softwareprogrammen gibt es bei den meisten Anbietern von Software für Zeiterfassung und/oder Lohnverrechnung Standardschnittstellen zu externen Systemen.

Zeiterfassungsprogramme können in der Regel Stammdaten aus anderen HR Programmen (z.B. Lohnverrechnung) dynamisch importieren. Ebenso bieten fast alle Anbieter Exportschnittstellen aus der Zeiterfassung für den Import in Lohnverrechnungsprogramme an. In diesen Schnittstellen ist natürlich die Übergabe von Daten der Abwesenheiten inkludiert.

Auch wenn Unternehmer ihre Lohnverrechnung bei externen Dienstleistern durchführen lassen hilft die Implementierung einer digitalen Standard-Schnittstelle aus dem Zeiterfassungsprogramm beiden Partnern (Unternehmer/Dienstleister)  wertvolle Zeit und somit Kosten zu sparen.

Die Umkehrung (Übergabe von Abwesenheitsdaten aus der Lohnverrechnung an das Zeiterfassungssystem) bedeutet in fast allen Fällen die Implementierung von Sonderlösungen.

Problemfall Entgeltfortzahlungsgesetz

Das Österreichische Entgeltfortzahlungsgesetz sieht eine sehr komplizierte Berechnung der Entgelte vor, die ein Unternehmer seinen Mitarbeitern bei längerer Arbeitsunfähigkeit wegen Krankheit, Unfall oder Unglücksfall zu bezahlen hat. Ohne exakter Aufzeichnung und Berechnung dieser Abwesenheitszeiten (Krankenstände) wird eine richtige Berechnung nicht möglich sein. Viele Lohnverrechnungsprogramme bieten die korrekte Berechnungslogik in ihren Standardlösungen an. Eine korrekte Berechnung ist aber nur möglich, wenn auch die Daten und Zeiten der Krankenstände dem System zu Verfügung stehen. Hier wird der Nutzen einer kontinuierlichen Übernahme der Abwesenheitsdaten aus der Zeiterfassung sehr schnell merkbar.

ZEITERFASSUNG IM UNTERNEHMEN – WER PROFITIERT? Arbeitgeber oder Arbeiternehmer

ZEITERFASSUNG IM UNTERNEHMEN – WER PROFITIERT? Arbeitgeber oder Arbeiternehmer

Während die Stechuhr  früher in Industriebetrieben das klassische Symbol für Kontrolle und Schikane der Arbeiter durch den Arbeitgeber war, sind heute in vielen Fällen gerade die Arbeitnehmer Nutznießer eines guten Zeiterfassungssystems.

Fast kein anderes Thema polarisiert so stark die Positionen der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer, wie die geplante Einführung eines „elektronischen Zeiterfassungssystems“. Besonders bei Unternehmen mit gewerkschaftlich unterstützter Belegschaftsvertretung kann das Thema „Zeiterfassung“ sehr schnell alte klassenkämpferische Positionen aufkommen lassen.

Leider überwiegen hier sehr oft emotionale Faktoren und Misstrauen in die elektronische Verarbeitung persönlicher Daten. Deshalb versuchen wir hier einige oft verwendete Argumente pro und contra aufzulisten und mit einigen Gerüchten aufzuräumen:

Arbeitgeber nutzt Daten der Zeiterfassung als Druckmittel gegen Mitarbeiter

In Österreich ist der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet über die Einhaltung der vereinbarten täglichen und wöchentlichen Arbeitszeiten der Mitarbeiter und insbesondere die Einhaltung der gesetzlichen Ruhepausen Aufzeichnungen zu führen.

In der Regel erfüllt der Arbeitgeber mit der Implementierung eines EDV gestützten Zeiterfassungssystems diese Aufzeichnungspflicht. Mit der Teilnahme am Zeiterfassungssystem, dokumentiert der Mitarbeiter durch „Stempeln“ bzw. durch entsprechende Erfassung seiner Kommt- und Geht Zeiten den Beginn und das Ende seiner täglichen Anwesenheitszeit. Natürlich werden dadurch allfällige Unterschreitungen der vereinbarten Anwesenheits- bzw. Arbeitszeiten dokumentiert und können dem Arbeitgeber behilflich sein, die Erfüllung der vereinbarten Arbeitszeiten einzufordern.

In der Praxis stellt sich dabei sehr oft, sehr schnell heraus, dass die Anzahl der „schwarzen Schafe“ unter den Mitarbeitern deutlich geringer ist als angenommen und die Anzahl jener Mitarbeiter, die die vereinbarten Mindestzeiten regelmäßig überschreiten transparent wird. Hier zeigt sich dann, dass sich anfängliche Zweifel und Contras sehr schnell in Pro Argumente wandeln.

Zeiterfassungssysteme können betriebliche und gesetzliche Vereinbarungen betreffend Arbeitszeiten, Pausenregelungen und Ruhezeiten nicht ersetzen, aber elektronische Zeiterfassungssysteme können fehlende Regeln über die Einhaltung gesetzlicher Ruhepausen und maximaler täglicher oder wöchentlicher Arbeitszeiten „aufdecken“. So erfolgt in sehr vielen Fällen in Verbindung mit der Einführung eines Zeiterfassungssystems auch die oft nicht klar definierte Regelung betreffend Einhaltung von Ruhepausen und maximaler täglicher oder wöchentlicher Arbeitszeiten.

Überwachung durch berührungslos lesbare RFID Chips

Auch noch heute ist für viele Betriebsräte die Nutzung berührungslos lesbarer Ausweise/Chips ein „Rotes Tuch“. Die Angst, dass hier die Arbeitgeber Daten der Mitarbeiter zu anderen Zwecken als vorgegeben nutzen, sitzt noch vielen Arbeitnehmervertretern im Nacken.

Über 90% der heute angebotenen Systeme für Zeiterfassung nutzen RFID Technologien. Das ist ein in der Zwischenzeit mit ISO Normen weltweit standardisiertes System, das vor allem der schnellen und sicheren Datenübertragung dient. Herkömmliche Lesegeräte benötigen für das Auslesen der Ausweise/Chips eine Distanz von max. 1-2cm. Die Maximale Reichweite von RFID Chips kann mit sehr großen Antennen (z.B. Zugänge zu Skiliften) auf 30-40cm ausgedehnt werden. Solche Antennen können unmöglich so unsichtbar im Betrieb montiert werden, dass Mitarbeiter unwissentlich kontrolliert oder überwacht werden.

Gerade die RFID Technologie ermöglicht, dass Mitarbeiter ihre Zeitdaten nur durch bewusste Aktionen (Hinhalten der Karte zum Leser) selbst erfassen und dass eine Manipulation durch falsche Datenübertragung praktisch ausgeschlossen ist.

Laufende Kontrolle der verarbeiteten Daten durch Mitarbeiter

Aufzeichnungen der Arbeitszeiten müssen gemäß arbeitsrechtlicher Vorschriften, sowohl den betroffenen Mitarbeitern als auch den Kontrollorganen der Arbeitsinspektorate vorgelegt werden.

Erfasste Zeiten können nicht manipuliert werden

Gerade moderne EDV gestützte Systeme unter Verwendung geeigneter Standardsoftware dokumentieren jede Korrektur oder Manipulation erfasster An- und Abwesenheitszeiten.

Anwesenheitszeit ≠ Arbeitszeit / Zeiterfassung ≠ Betriebsdatenerfassung

Natürlich erfassen herkömmliche Systeme vor allem die An- und Abwesenheitszeiten von Mitarbeitern. Systeme die ausschließlich die Anwesenheitszeiten erfassen dienen nicht zur Ermittlung qualitativer Werte. Ob Mitarbeiter nach dem „Stempeln“ sofort produktiv arbeiten lasst sich aus einer Anwesenheit Erfassung nicht ableiten.

Viele Anbieter von Systemen für die Erfassung der Anwesenheitszeiten erlauben aber Erweiterungen um qualitative Werte. Hier spricht man von Betriebsdatenerfassung oder Tätigkeitserfassung, wenn neben den An- und Abwesenheitsdaten Mitarbeiter auch Zusatzinformationen über z.B. Tätigkeiten / Projekt oder Auftragsdaten erfassen.

Mitarbeiter im Außendienst.

Grundsätzlich gilt die gesetzliche Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten und Pausen durch den Arbeitgeber auch für Mitarbeiter im Außendienst.
Auch Mitarbeiter mit erfolgsabhängiger Entlohnung (Provisionsvertreter) unterliegen den Regelungen des Arbeitszeitgesetzes. Gerade in jüngster Zeit häufen sich die Beschwerden von Unternehmern bei den Interessensvertretungen (Wirtschaftskammer) über intensive Kontrollen der Arbeitsinspektorate von Zeitaufzeichnungen für Außendienstmitarbeiter. Fehlen solche Aufzeichnungen bedienen sich die Kontrolleure oft der Daten der Spesenabrechnungen und schließen daraus auf die Arbeitszeiten der Außendienstmitarbeiter, was sehr schnell zu Anzeigen führt.

Zusatz Optionen von Zeiterfassungssystemen

Zeiterfassungssysteme werden heute auch sehr oft für ein transparentes Informations- und Genehmigungssystem genutzt (Workflow). Da die Erfassung von Anwesenheitszeiten zwangsläufig auch die Planung und Erfassung von Abwesenheiten (Urlaube, Pflegezeiten, Krankheit, Dienstreisen, etc..) erfordert, können moderne System dazu benutzt werden den Mitarbeitern und Vorgesetzen ein papierloses System für die Beantragung und Genehmigung von Abwesenheiten zu Verfügung zu stellen. Ausführliches dazu siehe unter: http://www.gecosoft.at/blog/workflow-und-zeiterfassung/