Homeworking Homeoffice remote Zeiterfassung

Zeitsaldenberechnung bei Teilzeitmitarbeitern in GeCOTime Zeiterfassung

Die Möglichkeiten zur Darstellung der erfassten Stunden sind in der GecoTime Zeiterfassung vielseitig und können auf die einzelnen Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden. Somit können, je nach Dienstvertrag viele Varianten zur Berechnung der Zeiten abgedeckt werden. Diese reichen von Trivialfällen wie Sammeln der Zeiten während eines Monats bis hin zur komplexen Berechnung und Aufwertung von angefallen Stunden über einen oder mehrere Monate.

Abhängig vom Dienstvertrag muss im System konfiguriert werden, wie  die täglichen Arbeitszeiten eines Mitarbeiters geregelt sind.

  • Ab und bis wann darf/muss ein Mitarbeiter arbeiten (Rahmenarbeitszeit)?
  • Wann muss der Mitarbeiter zwingend anwesend sein (Kernzeit)?
  • Wann und wie lange sind Pausen einzuhalten?
  • etc.

Im Programm GeCOTime gibt es dafür vier Hauptbausteine: Zeitarten, Tagesmodelle, Wochenmodelle und Zeitkonten.

Zeitarten

GeCOTime erlaubt die Anlage und Definition einer unbeschränkten Zahl von Zeitarten. Typische Zeitarten, wie sie auch das Arbeitszeitgesetz (AZG) definiert sind z.B: Normalarbeitszeit, Mehrarbeitszeit, Überstunden, Reisezeit, Ruhezeit, Pause, etc..

Tagesmodelle

Ein Tagesmodell legt fest, wie mit den erfassten Arbeitszeiten eines Mitarbeiters im System umgegangen wird. Hier wird festgelegt, wann die Arbeitszeit (Rahmen- und Kernzeit) beginnt und endet und was mit den Zeiten passiert die unter oder über den vorgegebenen Zeiträumen liegen und wie Pausenzeiten geregelt werden. Dadurch wird bestimmt welchen Zeitarten die tatsächlich geleistete Arbeitszeit zugeordnet wird.

Beispiel eines Tagesmodells: Teilzeitmitarbeiter mit 5 Stunden/Tag

Beispiel eines Tagesmodells: Teilzeitmitarbeiter mit 5 Stunden/Tag

Wochenmodell

Hat man nun die entsprechenden Tagesmodelle angelegt, kann das Wochenmodell aus diesen zusammengesetzt werden. So wird z.B. festgelegt, dass ein 25 Stunden Teilzeit Mitarbeiter 5 Tage die Woche zu je 5 Stunden oder beispielsweise 3 Tage die Woche zu je 8,20 (Std,Min)  anwesend sein muss.

Beispiel eines Wochenmodells zu je 5 Stunden täglich, 25 Wochenstunden

Beispiel eines Wochenmodells zu je 5 Stunden täglich, 25 Wochenstunden

Zeitkonten

Die Stunden, in denen der Mitarbeiter über oder unter der vorgegebenen Sollzeit anwesend beziehungsweise für das Unternehmen tätig war können auf einem sogenannten SALDO Konto „gesammelt“  werden. Alle Stunden, die bis zur 40 Wochenstunde anfallen, aber über der eigentlichen Sollzeit liegen können auf ein Mehrarbeitskonto (MA) hinzugefügt werden. Wie umfangreich die Berechnung durchgeführt wird hängt vom vorab definierten Tagesmodell ab.

Der Mitarbeiter kann, wenn für ihn zugänglich seinen Stundenstand und andere Kontostände (z.B.: Urlaub) entweder auf dem Hardware-Terminal oder über das Webterminal einsehen.

Beispiel des Webterminals

Beispiel des Webterminals

Zeiterfassung von Überstunden

Zeiterfassung von Überstunden

Der Mitarbeiter hat in der Regel je nach Vereinbarung mehrere Möglichkeiten, angefallene Überstunden zu konsumieren. Überstunden sind jene Zeiten, welche über das Ausmaß der täglichen und wöchentlichen Sollzeit hinausgehen.

 

Maximale Anzahl an Überstunden

In der Regel beträgt die maximal zulässige Menge an Überstunden bei einer Vollzeitkraft 10 Stunden pro Woche und 60 Stunden im Jahr. Mittels Kollektivvertrag beziehungsweise durch eine Betriebsvereinbarung kann diese Menge jedoch höher sein.

 

Überstunden in den Lohn weitergeben

Die einfachste Art, Überstunden in der Zeiterfassung zu erfassen ist sie auf Überstundenkonten zu sammeln und am Ende des Monats in den Lohn zu exportieren. Im Lohnprogramm findet dann die Verknüpfung mit einem Betrag vollzogen.

 

Überstundenpauschale

In vielen Unternehmen ist es Usus, eine Überstundenpauschale für den Mitarbeiter zu definieren. Alle Stunden, welche im Ausmaß dieser Pauschale liegen werden nicht weiter bewertet. Übliche Pauschalen liegen bei einem Wert von 10 – 20 Stunden pro Monat. Stunden, welche über diesem Pauschalwert liegen, werden dann entweder zur Auszahlung freigegeben oder dem Zeitguthaben zugebucht.

 

Überstunden in Zeitguthaben umwandeln

Überstunden werden in manchen Fällen nicht zur Auszahlung freigegeben, sondern auf ein Zeitguthaben gebucht um dann wieder als Zeitausgleich abgebaut werden zu können. Es ist je nach Vereinbarung möglich, dass die Stunden 1 zu 1 oder auch dem Überstundenkonto entsprechend 1 zu x aufgewertet übertragen werden. Es ist beispielsweise eine 50% Überstunde mit 1,5 auf das Zeitguthaben zu buchen.

 

Sonderfälle von Überstunden

Das Einkommenssteuergesetz besagt im §68/2 dass pro Monat bis zu 10 Stunden auf angefallenen 50% steuerfrei bleiben dürfen. Dies ist für die Auszahlung relevant und sollte im Zeiterfassungsprogramm so eingegeben sein, um eine korrekte Übergabe an den Lohn zu gewährleisten.

 

Zusammenfassung: Überstunden sind sehr vielfältig gestaltbar – der Mitarbeiter sollte sich auf jeden Fall die vertraglich festgelegten Begebenheiten ansehen, damit es nich später zu Diskussionen kommt.

 

Diese Themen könnten Sie auch noch interessieren:

Zeiterfassung als Grundlage für Lohn & Gehaltsabrechnung

Aufrollung in der Zeiterfassung

Zeiterfassung - KMU Angebot

ZEITERFASSUNG FÜR KMUs

Was bedeutet die Betriebsgröße für die Anforderung an ein Zeitwirtschafts System?

Nur weil ein Unternehmen relativ wenig Mitarbeiter beschäftigt muss die Anforderung an die Leistungsfähigkeit einer Zeiterfassungssoftware nicht minder sein!

Weiterlesen

Zeiterfassung als Grundlage für Lohn- & Gehaltsabrechnung

Zeiterfassung als Grundlage für Lohn- & Gehaltsabrechnung

Wann benötigt die Lohnverrechnung Daten aus der Zeiterfassung?

 Nicht nur für die Auszahlung von Mehr- und Überstunden stellt die Zeiterfassung wichtige Daten für die laufende Lohnabrechnung zur Verfügung!

Weiterlesen

Was versteht man unter dem Arbeitszeitmodell und wie wirkt es sich auf die Zeiterfassung aus?

ARBEITSZEITMODELL

Wer versteht was unter diesem Begriff?

 

Obwohl der Begriff „ARBEITSZEITMODELL“ im österreichischen Arbeitsrecht (Arbeitszeitgesetz) nicht vorkommt, wird er in der Öffentlichkeit, vor allem in den Diskussionen der Sozialpartner und politischer Gruppierungen oft verwendet.

Weiterlesen

Der RFID Ausweis – Nur eine Stempelkarte?

Der RFID Ausweis – Nur eine Stempelkarte?

Was er neben Zeitbuchungen noch alles kann.

Fast jeder besitzt einen. Einige wissen nicht, dass sie ihn besitzen, manche nutzen ihn täglich: Den RFID Ausweis. Die Technologie hat sich in den letzten zwei Jahrzehnten rasant entwickelt und die entsprechenden Anwendungen begegnen uns immer häufiger im täglichen Leben. Ich behaupte RFIDs sind aus unserem Leben nicht mehr wegzudenken…

 

Was ist RFID?

die kontaktlose Identifikation eines Mediums (Ausweis, Schlüsselanhänger, Armband, etc.) wird heute mittels RFID (Radio Frequency IDentification) Technologie bewerkstelligt. Bevor wir uns mit den technischen Raffinessen des RFID Chips beschäftigen wollen wir die Anwendungsmöglichkeiten erörtern. Wo also helfen sie uns bzw. bei welchen Anwendungen bedienen wir uns der RFID Medien?

 

In allen Lebensbereichen hilft und unterstützt uns die Technologie; Privat und im Berufsleben. Einige Anwendungsbereiche sind:

 

Bezahlkarten

Maestro, Visa, Master-Card, etc. sind Karten mit eingebauten RFID Chips und erlauben uns berührungslos zu bezahlen. Technisch gesehen wäre es uns möglich jeden Bezahlungsvorgang berührungslos zu erledigen. Um einen durch Missbrauch verursachten Schaden in Grenzen zu halten wurde eine Begrenzung pro Bezahlvorgang und eine Begrenzung der Anzahl der Bezahlvorgänge eingeführt.

 

Warenidentifikation

Spezielle RFID Medien werden mit dazu passenden Lesegeräten in großen Mengen ausgelesen. Mit dieser Pulk-Lesung können z.B. Waren auf einer Palette rasch erfasst werden. Eine Inventarisierung ist rasch möglich.

Würden z.B. alle Waren in einem Supermarkt mit diesen RFID Chips ausgestattet sein, könnte der Bezahlvorgang wie auch die Lagervorratshaltung automatisiert werden.

Identifizierung von Personen/Tieren

In vielen Ländern werden RFID Chips in Pässen, Personalausweis und anderen amtlichen Dokumenten verbaut. Einige Länder bedienen sich einem Chip, der unter die Haut eingepflanzt wird, sowohl beim Tier als auch beim Menschen. Neben der Identifikation des „Chip-Trägers“ können im Notfall Individuumspezifische Informationen ausgelesen werden.

 

RFID im Schlüssel

Zusätzlich zum mechanischen Fahrzeugschlüssels werden Transponder für eine elektronische Wegfahrsperren genutzt. Wird der Autoschlüssel in das Schloss gesteckt, wird der RFID Chip ausgelesen. Auch für Türschlösser wird dieses System verwendet. Ein mechanisches kopieren des Schlüssels öffnet somit die Türe nicht.

 

Kontaktlose Chipkarten

vom Skipass bis zur wieder aufladbaren Fahrkarte für öffentliche Verkehrsmittel. Von der Zeiterfassungs-/Zutrittskarte bis zur Bezahlkarte. Von der Eintrittskarte bis zur Mitgliedskarte (z.B. Fitness, Bibliothek, etc). Die Kontaktlosen Chipkarten sind überall.
RFID-Chip auf Mülltonne

In den Bezirken Kitzbühel und Kufstein wird die Müllvorschreibung nach tatsächlich gemessenere Müllentsorgung getätigt. Das auf RFID basierende Müllmesssystem wurde bereits 1993 eingeführt.

 

Welche Anwendungen u.a. noch kommen könnten:

 

Fahrzeugidentifikation
Die mit RFID ausgerüsteten Nummernschilder identifizieren sich beim vorbei fahren an Lesegeräten. Damit sind Zugangskontrollen für Garagen, Innenstadtmautsysteme, Section-Control-Geschwindigkeitsmessungen möglich. Die Gültigkeiten von Zulassung und Versicherungsschutz können so immer überprüft werden. Theoretisch ist das Erstellen von Wegprofilen auch kein Problem.
Banknoten

Um Geldfälschung vorzubeugen wird überlegt in Banknoten einen RFID Chip einzubauen. Zudem ist eine Dokumentation des Umlaufs theoretisch möglich.

 

 

Die RFID Technik:

Es gibt zwei Arten des RFID Chips: Aktiver und Passiver Transponder.

Der Passive RFID Chip braucht keine eigene Stromversorgung sondern bezieht seine Energie aus dem Induktionsfeld der Lesers. Alle modernen Zeiterfassungssysteme, Zutrittskontrollen aber auch Bezahlvorgänge im Supermarkt, in Kantinen oder auch die Benutzung an Druckern, Kaffeeautomaten, etc. nutzen diese Technologie. Passive Transponder sind aufgrund Ihrer Bauart einfach, robust und relativ kostengünstig.

Im Gegensatz zum Passiven RFID Transponder, braucht der Aktive eine eigene Stromversorgung (i.d.R. Batterie). Neben Speicherung von größeren Datenmengen ist die Reichweite der Kommunikation zur Leseeinheit das wichtigste Anwendergebiet, wie z.B. das Öffnen von Garagentoren.

 

In einem der nächsten Blogs werden die Fragen beantwortet: Welche RFID Techniken gibt es (Mifare, Legic, HiTag, etc.) – und – Was hat RFID mit NFC (Near Field Communication) zu tun?

GeCOTime: Zeiterfassungssystem für Österreich

ZEITWIRTSCHAFT und ZEITERFASSUNG

In welcher Wechselwirkung stehen diese Begriffe zueinander?

Unter Zeiterfassung wird heute meistens ein System verstanden, das aus Geräten/Modulen für die ERFASSUNG der Arbeitszeiten und einer Softwarelösung für die BERECHNUNG und AUSWERTUNG der erfassten Daten besteht und das eigentlich „Zeitwirtschaft“ heißen sollte.

Die Erfassung von Arbeitszeiten mit Hilfe entsprechender Geräte (Stechuhr) begann bereits Ende des 19. Jahrhunderts im Zuge der Industrialisierung von Herstellung und Arbeitsprozessen. Die Stechuhr wurde in Folge durch andere Geräte, wie Stempeluhr, Kontrolluhr und später durch Geräte, die auch einfache Rechenoperationen ausführen ersetzt. Kernaufgabe dieser Geräte ist aber die Erfassung und Aufzeichnung der Zeiten zu denen Mitarbeiter ihre Arbeit beginnen und beenden. Die erfassten Zeitdaten (Datum, Uhrzeit) wurden auf Scheiben „gestochen“ oder auf Karten gestempelt.

Die Auswertung und Verarbeitung dieser Zeitdaten erfolgte meist in eigenen Abteilungen der Personalbüros.

Auch wenn die Stech- oder Stempeluhr noch nicht ganz ausgestorben ist werden heute vor allem EDV Systeme für die Aufgaben der Erfassung, Berechnung und Auswertung von Arbeitszeiten eingesetzt. Zusätzlich erfordern die gesetzlichen Vorgaben über die Regelung und Aufzeichnung von Arbeitszeiten, Ruhepausen, Urlauben und anderen betrieblichen An- und Abwesenheiten komplexe Systeme.  Unter „Zeitwirtschaft“ ist daher das gesamte System zu verstehen, wobei die Zeiterfassung eben nur einen kleinen, aber wesentlichen Teil dieses Systems darstellt.

In Österreich gibt es eine gesetzliche Verpflichtung für jeden Arbeitgeber die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter aufzuzeichnen. Grundsätzlich genügt hier eine Stempeluhr oder ein entsprechendes elektronisches System, das die täglichen Beginn und Endzeiten der Anwesenheit am Arbeitsort dokumentiert. Für solche Systeme ist der Begriff Zeiterfassung gerechtfertigt. Alleine die Berücksichtigung der Einhaltung von gesetzlichen maximalen täglichen und wöchentlichen Arbeitszeiten und Ruhepausen (Arbeitszeitgesetzt) wird aber sehr bald zeigen, dass die reine Zeiterfassung dem Arbeitgeber oft mehr Probleme als Nutzten bringt. Erst die gesamtheitliche Betrachtung und die damit verbundene komplexe Verarbeitung und Auswertung von Zeiterfassungsdaten stellt für Mitarbeiter und Arbeitgeber ein nutzbringendes System dar und erfordert somit die Bezeichnung einer „Zeitwirtschaft“.

 

Zusammenfassung / Summary

Wer im Internet nach Zeiterfassung sucht findet eine sehr große Zahl an Anbietern und Angeboten. Ob es sich dabei um „Zeitwirtschaft“ oder eben nur um Zeiterfassung handelt ist vor allem bei den ausschließlich im Online Vertrieb angebotenen Lösungen zu hinterfragen.

Auftragsdatenerfassung und Betriebsdatenerfassung (BDE)

BETRIEBSDATENERFASSUNG (BDE) und ARBEITSZEITERFASSUNG

In welcher Wechselwirkung stehen diese Begriffe zueinander?

 

BDE ist gemäß herkömmlicher Definition ein Sammelbegriff für Datenerfassung im betrieblichen Wertschöpfungsprozess. Die „Personal- oder Arbeitszeiterfassung“ ist davon eine Teilmenge. Für die meisten Anbieter von Zeiterfassungslösungen ist BDE aber ein optionales Zusatzmodul, das die erfassten Arbeitszeiten bestimmten Aufträgen, Arbeitsgängen, Tätigkeiten, Kostenträgern/-stellen oder Projekten zuordnet. In diesem Konsens ist die BDE immer mit der Personal- und Arbeitszeiterfassung verbunden und in diese integriert.

Im Folgenden versuchen wir uns mit dem Begriff „BETRIEBSDATENERFASSUNG“ auseinanderzusetzen und die darunter verstandenen Funktionen (und Lösungen) aus der Sicht der Praxis zu beleuchten.

Auf der Suche nach einer BDE Lösung wird man keine Standardlösung finden, die sich ausschließlich mit der „allgemeinen“ Betriebsdatenerfassung beschäftigt. BDE wird immer ein Teil eines Systems sein. Entweder Teil eines gesamten ERP Systems, einer Fertigungs- und Prozesssteuerung oder Teil einer HR-Lösung.

In der Betriebswirtschaftslehre wird unter Betriebsdatenerfassung (BDE) in der Regel die Erfassung aller betrieblichen Daten des Wertschöpfungsprozesses verstanden. Dazu zählen sowohl die Daten die im Fertigungsprozess entstehen als auch Daten der Logistik, Forschung, Entwicklung, Vertrieb und der Verwaltung. Gemäß dieser Definition ist die Personal- oder Arbeitszeiterfassung genauso ein Teil bzw. eine Form der BDE wie die Erfassung von Qualitätsdaten, Maschinendaten oder Lagerbewegungen.

Für viele Anbieter von ERP Lösungen und Lösungen der Produktionsplanung und –Steuerung (PPS-System) ist die BDE eine von der Personalzeiterfassung losgelöste Teilmenge ihrer Lösung. Hier werden unter BDE sehr oft Rückmeldesysteme zur Auftragsfortschrittskontrolle verstanden. Die BDE wird in diesen Fällen immer dem Fertigungs- und Herstellungsprozess zugeordnet und stellt auch eine Basis für das Qualitätsmanagement dar. Wie weit eine Maschinendatenerfassung (MDE) hier als eigenes System oder als Teil der BDE verstanden wird hängt davon ab welchem Zweck die Auswertung der Maschinendaten dient. Geht es um Daten für die Nachkalkulation, Leistungsdaten und den Auftragsfortschritt ist die MDE als Teil der BDE zu sehen. Geht es darum die Effizienz und Auslastung einzelner Maschinen und Anlagen zu bewerten und zu vergleichen wird MDE als eigenes System zu sehen sein.

Im Unterschied zu den Anbietern von ERP- und PPS- Lösungen wird BDE von den Anbietern von HR- und Zeiterfassungslösungen immer in Verbindung mit der Erfassung und Auswertung der Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter gesehen. Personenbezogene Zeit-Daten spielen dafür eine zentrale Rolle. Hier wird der Begriff Betriebsdatenerfassung sehr oft mit „Auftragszeiterfassung“ oder „Projektzeiterfassung“ gleichgesetzt. Ziel einer BDE Lösung ist hier die kaufmännischen Bewertung von Arbeitsprozessen (Nachkalkulation) auf Basis verbrauchter Zeitwerte. Dazu ist es notwendig Zeiten zu erfassen, die für die Bearbeitung der Aufträge/Projekte von den jeweiligen Ressourcen (Anlagen, Kostenstellen, etc. und natürlich Personal) in Anspruch genommen werden.

BDE Systeme müssen daher auch in der Lage sein die ermittelten Zeiten zu bewerten, also den jeweiligen Ressourcen Kosten oder Kostensätze zuzuordnen. Ebenso dienen diese BDE Systeme dazu die Produktivität der Ressourcen und einzelner Mitarbeiter zu messen (Wieviel % der Anwesenheit wird Aufträgen, Tätigkeiten oder Projekten zugeordnet).

Reine Zeiterfassungsprogramme erfassen und verarbeiten ausschließlich Zeitereignisse (Kommen, Gehen, Anfangszeit, Endzeit, etc.) und Zeitwerte (Minuten, Stunden, Tage, etc.) und keine geldwerten Einheiten. Für die kaufmännische Bewertung von Betriebsdaten ist daher die Bewertung der Zeitdaten mit Kostensätzen notwendig. In diesem Punkt gibt es große Qualitätsunterschiede der Systemanbieter. Wie flexibel und wie differenziert geldwerte Einheiten (Lohn- und Gehaltskosten, mit oder ohne Neben- und Gemeinkosten) im System gepflegt werden können oder integrierbar sind bestimmt die Leistungsfähigkeit eines BDE Moduls. Ebenso ist die Verfügbarkeit von Schnittstellen zu anderen Systemen in der BDE ein wichtiges Qualitätsmerkmal. V.a. Schnittstellen zu PPS-, anderen HR- und Lohnverrechnungsprogrammen und Programmen der Auftragsverwaltung sind Voraussetzung für eine qualitative anspruchsvolle BDE.

Zusammenfassung / Summary

Wenn ein BDE System mehr als ein reines Rückmeldesystem (Auftragsfortschritt) eines PPS Moduls ist wird es immer eine Wechselwirkung zur Zeiterfassung geben. Dann geht es um die Erfassung und Verarbeitung von Arbeitszeiten des Wertschöpfungsprozesses. Je genauer und tiefer die kaufmännische Bewertung von Arbeitsprozessen durch ein BDE System erfolgen soll umso wichtiger ist die Integration der BDE in ein leistungsfähiges Zeiterfassungssystem. Gerade in Österreich erfordern die komplexen arbeitsrechtlichen Vorgaben eine entsprechende Software. Nur dadurch können exakte Arbeitskosten für Tätigkeiten, Aufträge oder andere Arbeitsprozesse ermittelt werden.

Gecotime weiterhin in Google Chrome mit IE Tab nutzen

Gecotime weiterhin in Google Chrome mit IE Tab nutzen

Viele unserer Gecotime Kunden nutzen den Browser Chrome als Alternative zum Internet Explorer. Seit dem 5. September 2015 gibt es ein neues Update für Chrome, welches Silverlight und Java nicht mehr unterstützt. Wir haben uns für unsere Kunden auf die Suche gemacht und einen so genannten „Workaround“ gefunden um die Applikation Silverlight weiterhin nutzen zu können. Weiterlesen

ABWESENHEITEN PLANEN UND ERFASSEN in der Zeiterfassung oder in der Lohnverrechnung?

ABWESENHEITEN PLANEN UND ERFASSEN in der Zeiterfassung oder in der Lohnverrechnung?

Da Softwarelösungen für Zeiterfassung in jedem Fall auch die Abwesenheitsdaten verarbeiten liegt der Schluss nahe, dass die für die Lohn- und Gehaltsabrechnung relevanten Werte der Abwesenheiten (Urlaubstage, -Stunden, Krankheiten, etc.) aus dem Zeiterfassungssystem übernommen werden.

Dieser Beitrag basiert auf der Erfahrung, dass in vielen Unternehmen das Thema „Erfassung der Abwesenheitsdaten von Mitarbeitern“ entweder vernachlässigt wird oder doppelt und redundant und mit unnötig viel Aufwand behandelt wird.  Folgende Abwesenheitsarten oder so genannte Nichtleistungszeiten sind hier beispielhaft angeführt:

  • Urlaub
  • Krankenstand
  • Pflegeurlaub
  • Sonderurlaub (Hochzeit, etc.)
  • Arbeitsunfall
  • Bereitschaft
  • Zeitausgleich
  • Dienstreise
  • Schulung
  • Arzt
  • Bereitschaft
  • Berufsschule
  • Mutterschutz
  • Ruhezeit

Datenpflege im Lohnverrechnungsprogramm

Jedes Unternehmen, das Mitarbeiter beschäftigt und entlohnt muss ein System in Anspruch nehmen, das die monatlichen Netto-Auszahlungsbeträge ermittelt. Im Allgemeinen spricht man hier von der „Lohnverrechnung“ – auch wenn damit natürlich die Gehalts- und Lohnverrechnung gemeint ist. Nicht jedes Unternehmen führt die Lohnverrechnung selbst durch. Da sich der Einsatz einer eigenen Software in der Regel erst ab einer gewissen Mitarbeiterzahl auszahlt, erfolgt die Berechnung in sehr vielen Fällen bei entsprechenden externen Dienstleistern oder beim Steuerberater/Buchhalter. Natürlich werden gerade von diesen externen Dienstleistern spezielle Softwareprogramme für Lohnverrechnung eingesetzt.

Jedes Lohnverrechnungsprogramm erfordert die Anlage von Personalstammdaten  und erlaubt die Führung unterschiedlicher Konten zur Pflege der Abwesenheitsdaten für jeden abzurechnenden Mitarbeiter. Eine ordnungsgemäße Buchführung erfordert die Pflege dieser Konten. Gerade bei Unternehmen, die externe Dienstleister mit der Lohnverrechnung beauftragen wird diese Pflicht oft vernachlässigt oder durch manuelle Eingabe im Zuge der monatlichen Abrechnung oder des Jahresabschlusses aufgrund erfolgter Aufzeichnungen der Mitarbeiter oder der jeweiligen Vorgesetzten geführt.

Auch wenn Unternehmen über entsprechende Softwarelösungen und damit vertrauten Mitarbeitern verfügen ist die autonome Pflege der Abwesenheitszeiten in diesen Programmen ein sehr mühsamer manueller Prozess.

Spätestens bei der Beendigung eines Dienstverhältnisses und der Ermittlung der Netto Auszahlung für den Austritt mit allfälliger Abgeltung nicht konsumierter Urlaubsansprüche wird die materielle Bedeutung der Pflege der Abwesenheitsdaten offensichtlich.

Datenpflege im Zeiterfassungsprogramm

Bei Softwareprogrammen für Zeiterfassung ist die Definition und Pflege von Abwesenheiten und die Führung entsprechender Konten nicht nur selbstverständlich sondern sogar eine Bedingung um relevante Auswertungen und Aufzeichnungen zu erhalten.  Wenn die Zeiten nicht erfasst werden in denen Mitarbeiter aus Gründen von Urlaub, Krankenstand oder Ähnlichem nicht anwesend bzw. nicht im Dienst sind, würden Fehlzeiten aufscheinen.

Abwesenheiten, auch wenn diese für die Lohnverrechnung zur Ermittlung geldwerter Einheiten dienen werden immer in Zeiteinheiten (Wochen, Tage, 1/2-Tage, Stunden) bzw. Zeitdaten (von – bis) gezählt. Also liegt die Nähe zur Zeiterfassung auch auf der Hand.

Abwesenheiten Planen und Erfassen ist vor allem für die ordnungsgemäße Nutzung eines Zeiterfassungssystems unabdingbar, muss man davon ausgehen, dass Zeiterfassungssysteme jedenfalls eine vollständige Dokumentation dieser Daten liefern.

Schnittstellen

Wie auch bei vielen anderen kaufmännischen Softwareprogrammen gibt es bei den meisten Anbietern von Software für Zeiterfassung und/oder Lohnverrechnung Standardschnittstellen zu externen Systemen.

Zeiterfassungsprogramme können in der Regel Stammdaten aus anderen HR Programmen (z.B. Lohnverrechnung) dynamisch importieren. Ebenso bieten fast alle Anbieter Exportschnittstellen aus der Zeiterfassung für den Import in Lohnverrechnungsprogramme an. In diesen Schnittstellen ist natürlich die Übergabe von Daten der Abwesenheiten inkludiert.

Auch wenn Unternehmer ihre Lohnverrechnung bei externen Dienstleistern durchführen lassen hilft die Implementierung einer digitalen Standard-Schnittstelle aus dem Zeiterfassungsprogramm beiden Partnern (Unternehmer/Dienstleister)  wertvolle Zeit und somit Kosten zu sparen.

Die Umkehrung (Übergabe von Abwesenheitsdaten aus der Lohnverrechnung an das Zeiterfassungssystem) bedeutet in fast allen Fällen die Implementierung von Sonderlösungen.

Problemfall Entgeltfortzahlungsgesetz

Das Österreichische Entgeltfortzahlungsgesetz sieht eine sehr komplizierte Berechnung der Entgelte vor, die ein Unternehmer seinen Mitarbeitern bei längerer Arbeitsunfähigkeit wegen Krankheit, Unfall oder Unglücksfall zu bezahlen hat. Ohne exakter Aufzeichnung und Berechnung dieser Abwesenheitszeiten (Krankenstände) wird eine richtige Berechnung nicht möglich sein. Viele Lohnverrechnungsprogramme bieten die korrekte Berechnungslogik in ihren Standardlösungen an. Eine korrekte Berechnung ist aber nur möglich, wenn auch die Daten und Zeiten der Krankenstände dem System zu Verfügung stehen. Hier wird der Nutzen einer kontinuierlichen Übernahme der Abwesenheitsdaten aus der Zeiterfassung sehr schnell merkbar.