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Der Workflow in der Zeiterfassung

Der Workflow in der Zeiterfassung ist ein elektronisches Genehmigungsverfahren zur Planung/Kontrolle von Urlauben, Dienstreisen und anderer Abwesenheiten sowie von Überstundenleistungen, Überstundenauszahlungen, etc..


Die Aufzeichnung, Planung und Auswertung von „Abwesenheiten“ ist ein wesentliches Merkmal eines EDV gestützten Zeiterfassungssystems und geht weit über die einfache Zeitaufzeichnung hinaus.

Zeiterfassungssysteme mit einem elektronischen Genehmigungsverfahren, dem Workflow  unterstützen und helfen Mitarbeitern und Vorgesetzen nicht nur beim Planen und Genehmigen von Abwesenheiten. Papierformulare gehören der Vergangenheit an und werden eingespart. Anträge und Genehmigungen von Urlauben, Dienstreisen, Zeitausgleiche, etc. werden über  den  Workflow des Zeiterfassungssystems abgewickelt. Die Genehmigungshierarchie und Verantwortlichkeiten eines Unternehmens, wie z.B. der/die Vorgesetzte(n) eines/r Mitarbeiters und deren Stellvertreter müssen in  der Software Anwendung abgebildet werden.

Möchte ein Mitarbeiter seinen Urlaub planen und genehmigen lassen, wird die Funktion „Workflow“ des elektronischen Zeiterfassungssystems genutzt. In einer entsprechenden Maske werden geplante bzw. gewünschte Abwesenheiten, z.B. ein Urlaub, eingetragen und automatisch zur Genehmigung an den/die Vorgesetzten via E-Mail verschickt. Da der Urlaub noch genehmigt werden muss, wird er vorerst als „beantragt“ im System angezeigt und farblich gekennzeichnet.

Der Vorgesetze klickt in der E-Mail einen Link an und wird automatisch zur entsprechenden Seite des Zeiterfassungssystems geführt. Alle Informationen die für die Genehmigung benötigt werden, wie z.B. freier Urlaubsanspruch des Mitarbeiters, geplante Urlaube oder Abwesenheiten anderer Mitarbeiter der Abteilung, etc. sind sofort verfügbar. Das gleiche gilt natürlich für andere Arten planbarer Abwesenheiten, wie Dienstreisen oder Behördenwege.

Sobald der/die Vorgesetze den Antrag bearbeitet und abschließt erhält der Mitarbeiter den entsprechenden Bescheid als E-Mail. Damit werden automatisch die geplanten und genehmigten Abwesenheiten in den Kalendern der betroffenen Mitarbeiter eingetragen. Diese Funktion erfordert daher keine Eingriffe oder Korrekturen im System.

Neben der Planung und Genehmigung von Abwesenheiten wird der Workflow eines Zeiterfassungssystems noch für weitere Arten genehmigungspflichtiger Anträge genutzt. Bei Unternehmen mit Gleitzeitvereinbarungen dient der Workflow auch der Kontrolle und Widmung entstandener Zeitsalden am Ende einer Abrechnungs- oder Durchrechnungsperiode. Je nach betrieblicher Regelung können Mitarbeiter so Ihre Wünsche betreffend Übertrag, oder Auszahlung allfälliger Plus-Salden äußern.

Die Genehmigung von Überstundenleistungen oder die Genehmigung zur Überstundenauszahlung ist ein weiteres wichtiges Element des Workflows als Teil eines elektronischen Zeiterfassungssystems.

 

Bergpanorama an einem Sonnentag

Mit der Zeiterfassung Urlaube planen, aufzeichnen und Rückstellungen berechnen

Urlaub ist ein Teil der Arbeitswelt. Nicht nur die gesetzliche Pflicht sondern vor allem der Erholungsbedarf jedes Menschen erfordern eine sorgfältige Planung und Aufteilung der zu Verfügung stehenden arbeitsfreien Tage. Mit der Zeiterfassung Urlaube planen, aufzeichnen und Rückstellungen berechnen ist daher sinnvoll.

Die Höhe des jährlichen Urlaubsanspruchs ist in Österreich im Urlaubsgesetz (UrlG) und in unzähligen Kollektivverträgen, Betriebsvereinbarungen und Einzelverträgen geregelt. Allen diesen Regeln ist gemeinsam, dass der Zeitpunkt und die Dauer eines Urlaubs immer im Einvernehmen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart werden muss. Auch sogenannte Werksferien können nur im Rahmen einer Betriebsvereinbarung oder durch Einzelzustimmung aller Arbeitnehmer beschlossen werden.

Das Urlaubsgesetzt sieht die Pflicht des Arbeitgebers vor für jeden Dienstnehmer Aufzeichnungen über den genauen Zeitraum des konsumierten Urlaubs zu führen. Ebenso ist der Arbeitgeber verpflichtet den Arbeitnehmer jederzeit darüber zu informieren wieviel Urlaub ihm in der laufenden Periode noch zusteht. Ohne hier in Details des sehr komplexen Regelwerks zu gehen, sei darauf hingewiesen, dass für eine korrekte Berechnung der stichtagsbezogenen Urlaubsansprüche für die Dienstnehmer zumindest folgende Parameter herangezogen werden müssen.

  • Regelmäßig Arbeitszeit in Stunden pro Woche
  • Vereinbarte Arbeitstage pro Woche bei Teilzeitvereinbarungen
  • Arbeitsjahr-Beginn (Eintrittsdatum, Kalenderjahr, Wirtschaftsjahr)
  • Urlaubsanspruch in Tagen/Stunden pro Arbeitsjahr
    • Beginn/Dauer des Dienstverhältnisses
  • Konsumierte Urlaubstage /-Stunden im laufenden Arbeitsjahr und Vorjahren
    • Beginn und Ende jedes einzelnen Urlaubs mit Datum und Zeiten
  • Urlaubsanspruch aus nicht konsumierten Ansprüchen vorhergehender Arbeitsjahre
  • Arbeitszeiten, die allfällige Sonderurlaube, wie z.B. Pflegefreistellung, Nachtschwerarbeit, oder Ruhezeiten begründen
  • Guthaben oder Fehlzeiten im Rahmen von Gleitzeitvereinbarungen
  • v.m.

Wenn der Arbeitgeber eine Kapitalgesellschaft oder ein  Bilanzierungspflichtiger Einzelunternehmer oder Personengesellschaft ist, müssen zum Bilanzierungsstichtag Rückstellungen für nicht konsumierte Urlaube gebildet werden. Viele Unternehmen bewerten diese Ansprüche auch in ihren monatlichen oder quartalsmäßigen Berichten. Auch für die Berechnung dieser Abgrenzungen ist die Verarbeitung der oben angeführten Daten und Parameter notwendig. Zeiterfassungssysteme sind auch in der Lage Stichtags bezogene Aliquotierungen von Ansprüchen entsprechend der jeweils anzuwendenden Vorschriften (steuerrechtlich, arbeitsrechtlich, handelsrechtlich) zu ermitteln.

Moderne Zeiterfassungssysteme bieten für die Ermittlung dieser Werte die geeignete Basis. Ein Zeiterfassungssystem dokumentiert zwangsläufig nicht nur die Zeiten der Arbeitstage und Anwesenheiten sondern eben auch die Abwesenheiten, wie z.B. Krankentage, Ausbildung, Pflegefreistellung und Urlaub oder Zeitausgleich.

Es ist daher naheliegend, dass bei Vorhandensein eines modernen Zeiterfassungssystems diese Daten nicht doppelt und redundant geführt oder erfasst werden.

Da mit modernen Zeiterfassungssystemen Arbeitszeiten und Abwesenheitszeiten nicht nur erfasst sondern auch geplant werden steht den Vorgesetzten hier auch ein System zu Verfügung das auf geplante Werte zugreifen kann (ein kurzfristiger Urlaubsantrag wird anders bewertet, wenn der bestehende Resturlaub bereits verplant ist).

Natürlich sind für die Bewertung von Rückstellungen für nicht konsumierte Urlaube  oder die Berechnung von Abfindungen nicht konsumierter Urlaube im Rahmen der Beendigung eines Dienstverhältnisses Werte aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung erforderlich, aber in der Regel werden die laufenden An- und Abwesenheiten nicht im Abrechnungssystem geführt sondern erfordern die Ergebnisse der Zeiterfassung.

Eine besondere Erleichterung für die Erfüllung der Aufzeichnungspflichten des Arbeitgebers im Sinne des UrlG und für die allgemeine Verwaltung bringen Workflow Module als Ergänzung zur Zeiterfassung. Viele Anbieter moderner Zeiterfassungssoftware verfügen über die Option Anträge, papierlos zu stellen und zu genehmige.

Auftragsdatenerfassung und Betriebsdatenerfassung (BDE)

Welche Funktionen muss eine Zeiterfassung erfüllen?

Der Frage „ Welche Funktionen muss eine Zeiterfassung erfüllen “ wird sich jeder stellen müssen, der in einer Organisation für Anschaffung und Betrieb eines Zeiterfassungssystems zuständig ist.

Wir haben in diesem Blog bereits mehrfach Themen behandelt, die sich mit den Funktionen und auch dem Nutzen einer Zeiterfassung beschäftigen.

Viele Unternehmer bzw. Arbeitgeber haben aber unterschiedliche Gründe weshalb sie sich für die Implementierung einer Zeiterfassung in seiner Organisation entscheiden. Wir wollen hier beispielhaft jene Funktionen anführen, die aus unserer Erfahrung die häufigsten Gründe für den Einsatz einer Zeiterfassung sind. Unter Zeiterfassung verstehen wir hier ein IT-basiertes System. Ob dafür Terminals, mobile Geräte oder ein WEB-Applikation für die Erfassung der Zeiten eingesetzt werden ist unerheblich.

Aufzeichnungspflicht:
Durch Einsatz einer Zeiterfassung erfüllt der Arbeitgeber seine gesetzliche Pflicht zur Aufzeichnung der Arbeitsstunden seiner Mitarbeiter. Grundsätzlich sieht das Gesetz (Arbeitszeitgesetz – AZG § 26) nur die Aufzeichnung vor, aber nicht die Methode. Die Praxis zeigt aber, dass Unternehmer, die eine IT-basierte Zeiterfassung einsetzen jedenfalls die gesetzliche Vorgabe erfüllen.
Gleitzeit:
Das ist mit Sicherheit jene Funktion, die am häufigsten zur Entscheidung für den Einsatz einer Zeiterfassung führt. Je höher die Anzahl von Mitarbeitern mit Gleitzeitvereinbarungen ist, umso mehr ist der Einsatz einer Zeiterfassung auch aus kaufmännischer Sicht für den Unternehmer sinnvoll. Darüber hinaus wird auch die Komplexität einer Gleitzeitvereinbarung ein wesentlicher Entscheidungsgrund für eine leistungsfähige Zeiterfassung sein. Je länger die Gleitzeitperiode, der Durchrechnungszeitraum und der tägliche Gleitzeitrahmen sind umso schwieriger wird es für den Arbeitgeber (und auch den Arbeitnehmer) die relevanten Daten (Seitsalden) zu verwalten und richtig zu verarbeiten.

Mehr- und Überstunden:
Unabhängig davon, ob der Dienstvertrag eine fixe Arbeitszeit vorsieht oder ob es sich um Gleitzeit handelt ist die richtige Ermittlung von Mehr- und Überstunden im österreichischen Arbeits- und Steuerrecht eine sehr komplizierte Angelegenheit. Wir wollen hier nicht die einzelnen Bestimmungen der Gesetze analysieren aber wir wissen, dass der Einsatz einer leistungsfähigen Zeiterfassung für Arbeitgeber, Lohnverrechner und Steuerberater ein unverzichtbare Hilfe ist, wenn es um effiziente Abrechnung von Mehr- und Überstunden geht.

Zuschlagsermittlung:
Nicht nur Überstunden begründen die Auszahlung von Zuschlägen. Im AZG und v.a. in unzähligen Kollektivverträgen und Betriebsvereinbarungen sind teilweise hochkomplexe Algorithmen vorgegeben um die geleistete Arbeit von Arbeitnehmern richtig abzurechnen. Sowohl die  arbeitsrechtlich vorgesehenen Zuschläge für Nacht- und Schichtarbeit  als auch die in Österreich gültige Regel für Auszahlung steuerfreier Zuschläge (z.B.: Blockzeitregelung) erfordern für die effiziente und richtige Abrechnung eine leistungsfähige Software für Zeiterfassung.
Abwesenheitsverwaltung:
Obwohl der häufig verwendete Begriff der Arbeitszeiterfassung es nicht vermuten lässt, ist die Planung, Erfassung und Verwaltung sogenannter Abwesenheitszeiten eine der wichtigsten Funktionen einer Zeiterfassung. Dies ist leicht zu erkennen, wenn man an Abwesenheitsarten, wie Urlaub und Krankenstand denkt. Gerade der aktuelle offene Urlaubsanspruch ist auch für jeden Mitarbeiter eine wichtige Information, die er bei einem guten Zeiterfassungssystem täglich aus dem Terminal oder der Web-Applikation ablesen kann. Auch die Verwaltung und Abrechnung von Reisezeiten zählt hier dazu. Je nach Kollektivvertrag kann die Berechnung und Bewertung von Arbeitszeiten im Zuge von Dienstreisen ein hoch komplexes Thema werden. Hier kann eine leistungsfähige Zeiterfassung für alle Beteiligten eine große Hilfe sein.

Anwesenheitsübersicht:
Nicht umsonst wird eine Zeiterfassung oft auch als Anwesenheitszeiterfassung bezeichnet. Es ist dies auch noch immer eines der Hauptargumente für viele Arbeitgeber für die Einführung einer Zeiterfassung. Mit einer guten Zeiterfassung haben verantwortliche Personen im Unternehmen jederzeit einen aktuellen Überblick über die tatsächliche Anwesenheit ihrer Mitarbeiter. Auch Telefonzentralen oder Portiere können aus dem Zeiterfassungssystem erkennen ob ein Mitarbeiter gerade anwesend ist oder nicht.

Die Liste ließe sich noch um viele Punkte erweitern, aber dieser Beitrag soll nur einen Überblick über die in der Praxis meist genannten Funktionen einer Zeiterfassung liefern.

 

 

 

Zeiterfassung im Wandel der Zeit

IT-basierte Zeiterfassung oder Stempeluhr

Auch heute noch werden mit Recht Überlegungen angestellt, ob eine IT-basierte Zeiterfassung oder Stempeluhr für das Unternehmen der richtige Lösungsansatz ist.

Zeiterfasung gibt es seit weit über 100 Jahren. Die ersten „Stechuhren“ wurden bereits im 19. Jahrhunderts nicht nur in der Industrie sondern auch im Dienstleistungsbereich und in den Staatsdiensten (Beamte) eingesetzt.

Erst im Laufe des 20. Jahrhunderts setzte sich die Stempeluhr als DAS Zeiterfassungsinstrument in allen Branchen durch. Mit Hilfe dieser Geräte (Stempeluhren) und zugehöriger Stempelkarten konnten nicht nur die Zeiten für Beginn und Ende der Arbeit erfasst und dokumentiert werden. Speziell für Produktionsbetriebe und Werkstätten wurden erste BDE-(Betriebsdatenerfassung) Geräte entwickelt, die es erlaubten auch die Arbeitszeiten für bestimmte Aufträge und Tätigkeiten auf Stempelkarten festzuhalten.

Auch heute gibt es noch eine größere Anzahl von Herstellern mechanischer Stempeluhren und zugehöriger Papier- oder Kartonkarten. Dadurch ist es auch Kleinstunternehmen möglich mit einem relativ geringen Kostenaufwand Arbeits- und Anwesenheitszeiten zu erfassen. Somit kann damit auch der in Österreich gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten der Mitarbeiter entsprochen werden.

Natürlich überlegt heute jeder Betrieb oder jede Organisation vor dem Kauf einer mechanischen Zeiterfassung ob nicht doch die Investition in eine IT-basierte Zeiterfasung vernünftiger ist. Jede IT-basierte Zeiterfassung wird auch die Funktionen von Stempeluhren- und -karten erfüllen. Deshalb wollen wir hier ein paar Gedankenanstöße geben, die bei einer Entscheidung für IT-basierte Zeiterfassung oder Stempeluhr hilfreich sein können.

Als erste und wichtigste Überlegung gilt es das Ziel bzw. den Nutzen einer Zeiterfassung für den Unternehmer zu definieren.

  1. Kontrolle der täglichen Anwesenheit und Arbeitszeit
  2. Erfüllung der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht
  3. Grundlage für Entlohnung (Bezahlung nach tatsächlich erbrachter Arbeitszeit)
  4. Ermittlung von Mehr- und Überstunden
  5. Grundlage für Einführung bzw. Durchführung von Gleitzeitvereinbarungen
  6. Grundlage für Berechnung von Zuschlägen und Zulagen (z.B. Nachtarbeit)
  7. Planung und Dokumentation von Abwesenheiten (Urlaub, Dienstreisen, Krankheit, etc.)
  8. Unterstützung bzw. Integration in Dienst- und Personaleinsatzplanung
  9. etc.

Von den oben angeführten Zielen wird eine rein mechanische Zeiterfassung mit Stempeluhren wahrscheinlich nur Punkt a) und b)- wenn auch die Pausen und Unterbrechungen gestempelt werden zu 100% erfüllen. Bei allen anderen Punkten ist zu berücksichtigen dass diese Ziele durch Einsatz mechanischer Stempeluhren nur erreicht werden können, wenn am Periodenende (meist das Monatsende) eine manuelle Auswertung und Berechnung der gestempelten Zeiten erfolgt. Dafür wurden früher bei größeren Betrieben eigene Sachbearbeiter beschäftigt. Außerdem ist zu bedenken, dass bei herkömmlichen Stempelsystemen die Stempelkarten aller Mitarbeiter meist in dafür vorgesehenen Vorrichtungen (Kartenkästen), die für Jedermann zugängig sind verwahrt wurden. Das verleitet natürlich zum Missbrauch – Stempeln für jemand anderen!

Wann lohnt sich nun eine Stempeluhr als Zeiterfassung?
Eine mechanische Zeiterfassung sollte unserer Erfahrung nach nur dann eingesetzt werden, wenn

  • Für alle Mitarbeiter fixe Arbeitszeiten und fixe Pausenzeiten vereinbart sind
  • Alle Mitarbeiter an einer zentralen Stelle den Betrieb betreten und verlassen
  • Die Mitarbeiter Anzahl so gering ist, dass allfälliger Missbrauch augenscheinlich wird.

Umgekehrt sollten die Verantwortlichen für Anschaffung und Betrieb einer Zeiterfassung berücksichtigen, dass eine IT-basierte Zeiterfassung ausreichend Ressourcen für die Einführung und den laufenden Betrieb erfordert. Die wirkliche Plug & Play Zeiterfassung auf Basis einer IT-Lösung gibt es nicht!

31. Dezember

Zeiterfassung zum Jahreswechsel

Auch wenn die meisten, qualifizierten Zeiterfassungsprogramme zum Jahreswechsel keine expliziten Eingaben erfordern, lohnt es sich einige der im Folgenden angeführte Themen im Zusammenhang mit der Zeiterfassung zu prüfen.

Das bevorstehende Ende des Kalenderjahres erfordert in vielen Unternehmen bzw. Unternehmens-Bereichen ein besonderes Augenmerk auf einzelne Systeme. Insbesondere ist dies der Fall, wenn das Wirtschaftsjahr eines bilanzierenden Unternehmens mit dem Kalenderjahr ident ist. Wenn die Zeiterfassung des Unternehmens auf einem leistungsfähigen System basiert und alle Einstellungen und Parameter entsprechend vorgenommen und gepflegt wurden, sollte das Ende des Kalenderjahres keinen aber expliziten Eingriff in das System erfordern. Das Monatsende Dezember sollte sich nicht von anderen Monaten unterscheiden.
Die Erfahrung zeigt aber, dass bei sehr vielen Organisationen und Unternehmen systemunabhängige Rahmenbedingungen vorliegen, die trotzdem einige „Handgriffe“ im Programm der Zeiterfassung notwendig machen. Bei vielen Gleitzeitvereinbarungen endet die Gleitzeitperiode am 31. Dezember.

Je nach Gleitzeitvereinbarung sind somit einige „Eingriffe“ erforderlich. Hier geht es vor allem darum allfällige Überschreitungen oder Unterschreitungen der vereinbarten maximalen Übertragungszeiten aus dem Saldo des Gleitzeitkontos im System nachzuziehen. Also die Umbuchung von Zeitguthaben oder Zeitschuld auf andere Konten der Zeiterfassung (Überstunden, Urlaub, etc.) und gegebenen Falls die entsprechende Aufbereitung für die Überleitung in die Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Für die Erstellung des Jahresabschlusses gibt es in Österreich sowohl handelsrechtlich als auch steuerrechtlich Vorgaben für die Bewertung von Rückstellungen für noch nicht konsumierte Urlaube. Hier sind viele Systeme der Zeiterfassung gefordert, denn in Österreich wird der Urlaubsanspruch sehr oft nicht per Stichtag Kalenderjahr berechnet sondern per Eintrittsdatum. Außerdem können zumindest steuerrechtlich Rückstellungen für nicht konsumierte Urlaube nur in der Höhe des sogenannten aliquoten Anspruchs gebildet werden. Für einen Mitarbeiter mit Eintrittsdatum 1. Juli, der im laufenden Jahr noch keinen Urlaub konsumiert hat, also den üblichen Urlaubsanspruch von 25 Arbeitstagen oder 5 Wochen noch in voller Höhe hat, darf die Rückstellung nicht dem Entgeltwert von 5 Wochen entsprechen, sondern nur dem aliquoten Wert bezogen auf das Urlaubsjahr – in diesem Fall also nur 50%- . Hier kann eine Zeiterfassung nützliche Dienste leisten und den Controllern und Geschäftsführern die notwendigen Daten per Knopfdruck liefern.
Das Ende eines Kalenderjahres bzw. der Anfang eines neuen Jahres führt oft auch zu Veränderungen der Arbeitszeitvereinbarungen. Mitarbeiter wechseln z. B. von Vollzeit in die Teilzeit oder wechseln von fixen Arbeitszeiten zu flexiblen Modellen. Diese Änderungen können natürlich im Laufe eines Arbeitsjahres jederzeit passieren und müssen im Zeiterfassungssystem entsprechend umgesetzt werden, aber auch hier zeigt die Erfahrung, dass der Jahreswechsel sehr oft Anlass für entsprechende Veränderungen ist. In diesem Zusammenhang sei nochmals darauf hingewiesen, dass die meisten Zeiterfassungsprogramme auch eine Rückrechnung erlauben, also dass die Berechnung von Zeitarten, Zeitkonten bei nachträglicher Änderung von Parametern (z.B. das zugewiesene Zeitmodell) rückwirkend neu berechnet werden können. Nehmen Sie die Änderungen daher niemals im bestehenden Arbeitszeitmodell eines Mitarbeiters vor, wenn sich die Arbeitszeiten ändern, sondern weisen Sie dem Mitarbeiter einfach per Stichtage ein neues/anders Modell zu (bei GeCOTime ist das im Zuge der Planung einfach möglich und erlaubt auch eine rückwirkende Auswertung).

Der Feiertagskalender ist ein wichtiger Parameter für eine korrekte Zeiterfassung. Viele gesetzliche Feiertage, wie Ostern, Pfingsten, etc. sind nicht an ein fixes Datum gebunden sondern richten sich nach einem anderen, teilweise komplizierten Algorithmus. Ein gutes System sollte damit keine Probleme haben und keinen periodischen Eingriff erfordern. Prüfen Sie aber denn zur Sicherheit, ob alle gesetzlichen, religiösen oder betriebsinternen Feiertage vom System auch für das nächste Kalenderjahr richtig berechnet werden

Frau mit vielen Ordnern am Schreibtisch, wirkt überfordert

Die Nachbearbeitung in der Zeiterfassungs-Software optimieren

Jedes Software-System, das für den operativen Betrieb in einem Unternehmen genutzt wird – und somit auch die Zeiterfassungs-Software – erfordert laufende Betreuung.  Leistungsfähe Software, die auf die Anforderungen des Unternehmens abgestimmt ist kann den Aufwand für laufende und nachträgliche Systembearbeitung erheblich reduzieren.

Wer ein EDV-gestütztes System für die Zeiterfassung nutzt oder den Einsatz eines Zeiterfassungs-Systems plant wird sich mit dem Thema der Nachbearbeitung und laufenden Betreuung des Systems auseinandersetzen müssen. Viele Anwender unterschätzen den Aufwand für die laufende Betreuung und allfällige Nachbearbeitungsarbeiten.

Wie hoch der Aufwand für die Nachbetreuung ist hängt von einigen Faktoren ab, wie z.B.:

  • Welche Ziele werden mit der Nutzung der Zeiterfassung verbunden?
  • Welche Methoden der Erfassung werden genutzt? (Terminals, PC-Buchung, mobile Erfassung, etc.)
  • Welche Software wird eingesetzt?

Je intensiver das System genutzt wird und je Umfangreicher die Zielsetzungen sind, umso mehr Betreuungsaufwand wird notwendig sein und umso qualifizierter müssen die Betreuer des Systems sein.

Dient das System nur der Anwesenheitskontrolle und der Erfüllung der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht und erlaubt das Unternehmen nur eine kleine Zahl unterschiedlicher Arbeitszeitmodelle mit fixen Arbeitszeiten, kann eine geeignete Software einen großen Teil aller Routinearbeiten übernehmen. Eine der häufigsten Nachbearbeitungstätigkeiten ist das Nachtragen vergessener Buchungen oder das Nacherfassen ungeplanter Abwesenheiten, wie Krankheit, Pflegeurlaub und ähnliches. Hier kann die Kombination aus leistungsfähiger Software und entsprechender Organisation des Unternehmens den Aufwand für eine Nachbetreuung sehr gering halten. Vergessene Buchungen können z.B. durch die im jeweiligen Arbeitszeitmodell vorgesehenen Beginn- und Endzeiten automatisch „ersetzt“ werden. Nur im Fall eines Krankenstandes oder einer anderen ungeplanten Abwesenheit muss eine manuelle Nachbearbeitung erfolgen. Aber auch hier kann eine leistungsfähige und richtig eingestellte Zeiterfassungs-Software dem Nutzer das Leben leicht machen. Eine einmal eigetragene Abwesenheit (wie z.B. ein Krankenstand) wird im System automatisch solange fortgeschrieben, bis der betroffene Mitarbeiter wieder eine Kommt-Buchung im System absetzt.

Je mehr Informationen aus der Verarbeitung der Zeiterfassung für das betriebliche Berichtswesen, das Controlling, das Personalmanagement und die Lohn- und Gehaltsabrechnung genutzt werden umso wichtiger ist es  naturgemäß, dass die Daten des Zeiterfassungssystems auch im Falle ungeplanter Änderungen oder Abweichungen laufend gepflegt und Nachbearbeitet werden. Die Praxis zeigt, dass hier nicht nur Abweichungen der geplanten Arbeits- und Anwesenheitszeiten von Mitarbeitern Ursache für Nachbearbeitungen sind. Bekanntlich ist das Österreichische Arbeitsrecht betreffend flexibler oder gleitender Arbeitszeit sehr komplex und je nach Kollektivvertrag oder Betriebsvereinbarung können sich völlig unterschiedliche Bewertungen von Mehrarbeitszeit, Zeitunterschreitungen oder Überstunden ergeben. Gerade in Fällen längerer Durchrechnungszeiten für ein Gleitzeitmodell erkennt der Arbeitgeber und Arbeitnehmer erst am Ende einer Abrechnungsperiode, dass das im System hinterlegte Modell für Berechnung der  Zeitkonten nicht den rechtlichen und betrieblichen Vorgaben entspricht. In diesen und ähnlichen Fällen kann ein leistungsfähiges System mit flexibler „Rückrechnungs-Funktion“ dem Unternehmen hohe Kosten und Mühen ersparen. Unter „Rückrechnung“ ist hier zu verstehen, dass das System erlaubt alle erfassten Zeitereignisse bestimmter Personen (Kommen, Gehen, Abwesenheiten, etc.) über beliebig lange Zeiträume  mit unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen und Systemeinstellungen (z.B.: Konten-Parametern) auszuwerten.

Rückrechnungen sind auch dann erforderlich, wenn Abwesenheitsarten nachträglich geändert werden. Z.B.: Urlaub auf Zeitausgleich oder umgekehrt.

Oben genannte Beispiele haben auch Auswirkungen auf eine allfällige Schnittstelle zwischen Zeiterfassungsprogramm und der Lohn- und Gehaltsverrechnung. Deshalb muss bei der Bewertung eines Zeiterfassungssystems geprüft werden, ob durchgeführte Rückrechnungen auch eine entsprechende Aufbereitung der Lohnschnittstelle für eine Aufrollung in der Abrechnung erlaubt.

Homeworking Homeoffice remote Zeiterfassung

Zeitsaldenberechnung bei Teilzeitmitarbeitern in GeCOTime Zeiterfassung

Die Möglichkeiten zur Darstellung der erfassten Stunden sind in der GecoTime Zeiterfassung vielseitig und können auf die einzelnen Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden. Somit können, je nach Dienstvertrag viele Varianten zur Berechnung der Zeiten abgedeckt werden. Diese reichen von Trivialfällen wie Sammeln der Zeiten während eines Monats bis hin zur komplexen Berechnung und Aufwertung von angefallen Stunden über einen oder mehrere Monate.

Abhängig vom Dienstvertrag muss im System konfiguriert werden, wie  die täglichen Arbeitszeiten eines Mitarbeiters geregelt sind.

  • Ab und bis wann darf/muss ein Mitarbeiter arbeiten (Rahmenarbeitszeit)?
  • Wann muss der Mitarbeiter zwingend anwesend sein (Kernzeit)?
  • Wann und wie lange sind Pausen einzuhalten?
  • etc.

Im Programm GeCOTime gibt es dafür vier Hauptbausteine: Zeitarten, Tagesmodelle, Wochenmodelle und Zeitkonten.

Zeitarten

GeCOTime erlaubt die Anlage und Definition einer unbeschränkten Zahl von Zeitarten. Typische Zeitarten, wie sie auch das Arbeitszeitgesetz (AZG) definiert sind z.B: Normalarbeitszeit, Mehrarbeitszeit, Überstunden, Reisezeit, Ruhezeit, Pause, etc..

Tagesmodelle

Ein Tagesmodell legt fest, wie mit den erfassten Arbeitszeiten eines Mitarbeiters im System umgegangen wird. Hier wird festgelegt, wann die Arbeitszeit (Rahmen- und Kernzeit) beginnt und endet und was mit den Zeiten passiert die unter oder über den vorgegebenen Zeiträumen liegen und wie Pausenzeiten geregelt werden. Dadurch wird bestimmt welchen Zeitarten die tatsächlich geleistete Arbeitszeit zugeordnet wird.

Beispiel eines Tagesmodells: Teilzeitmitarbeiter mit 5 Stunden/Tag

Beispiel eines Tagesmodells: Teilzeitmitarbeiter mit 5 Stunden/Tag

Wochenmodell

Hat man nun die entsprechenden Tagesmodelle angelegt, kann das Wochenmodell aus diesen zusammengesetzt werden. So wird z.B. festgelegt, dass ein 25 Stunden Teilzeit Mitarbeiter 5 Tage die Woche zu je 5 Stunden oder beispielsweise 3 Tage die Woche zu je 8,20 (Std,Min)  anwesend sein muss.

Beispiel eines Wochenmodells zu je 5 Stunden täglich, 25 Wochenstunden

Beispiel eines Wochenmodells zu je 5 Stunden täglich, 25 Wochenstunden

Zeitkonten

Die Stunden, in denen der Mitarbeiter über oder unter der vorgegebenen Sollzeit anwesend beziehungsweise für das Unternehmen tätig war können auf einem sogenannten SALDO Konto „gesammelt“  werden. Alle Stunden, die bis zur 40 Wochenstunde anfallen, aber über der eigentlichen Sollzeit liegen können auf ein Mehrarbeitskonto (MA) hinzugefügt werden. Wie umfangreich die Berechnung durchgeführt wird hängt vom vorab definierten Tagesmodell ab.

Der Mitarbeiter kann, wenn für ihn zugänglich seinen Stundenstand und andere Kontostände (z.B.: Urlaub) entweder auf dem Hardware-Terminal oder über das Webterminal einsehen.

Beispiel des Webterminals

Beispiel des Webterminals