Lehrlinge und Zeiterfassung

Schichtplanung und Zeiterfassung

Eine leistungsfähige Zeiterfassung kann die Aufgaben einer Schichtplanung übernehmen, während viele Schicht- und Dienstplanungsprogramme die Kriterien der gesetzlichen Arbeitszeit Aufzeichnungspflicht nicht erfüllen.

Bei Betrieben mit Schichtbetrieb stellt sich immer die Frage, ob der Einsatz einer Zeiterfassung bzw. eines Zeiterfassungs-Systems notwendig ist, wenn für die Einteilung der Schichten ein elektronisches Planungs-System genutzt wird.

Zu diesem Thema gibt es in Österreich auch eine höchstgerichtliche Entscheidung, die besagt, dass die Vorlage der Schichtpläne gegenüber dem Arbeitsinspektorat die Aufzeichnungspflicht der täglichen Arbeitszeiten der Mitarbeiter nicht ersetzt.

Wer also in Österreich ein Unternehmen leitet und für die Planung und Einteilung der Schichten ein EDV-gestütztes System nutzt, sollte unbedingt darauf achten, dass dieses System auch die tatsächlichen Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter erfasst, aufzeichnet und auswertet. Viele der am Markt erhältlichen Systeme tun dies nicht und stellen daher für die Unternehmensverantwortlichen ein Risiko dar, wenn es keine zusätzlichen Aufzeichnungen gibt.

Dies ist ein Grund, weshalb immer mehr Betriebe sowohl im Dienstleistungsbereich als auch in der Industrie und Gewerbe eine leistungsfähige Zeiterfassung einsetzen, die auch als Planungs-System für Schichten, Dienste oder den gesamten HR-Ressourcen Bereich genutzt werden kann.

Der Kern jedes Zeiterfassungsprogramms ist die Definition der Tagesmodelle mit denen unterschiedlichen Zeitarten ermittelt werden, die sich aufgrund der jeweiligen Beginn- und Endzeiten der täglichen Arbeit ergeben. Meist führt die Zusammensetzung einzelner Tagesmodelle zu einem Wochenmodell. Für Betriebe, bei denen die Arbeitsleistung in unterschiedlichen Schichten erfolgt, werden diese Wochenmodelle auch als Schichtmodelle bezeichnet, wobei es hier auch unterschiedliche Modelle, je nach der wöchentlichen Soll-Arbeitszeit geben kann (z.B. „Frühschicht mit Teilzeit 20 Std.-Woche, etc.).

Verfügt das Zeiterfassungsprogramm über entsprechende Planungsmodule und entsprechende Selektions- und Filterfunktionen so können dadurch alle notwendigen Kriterien für eine effiziente Planung der Schichten und Ressourcen erfüllt werden.

Neben der Erfüllung der Aufzeichnungsplicht gemäß Arbeitszeitgesetz erlaubt der Einsatz einer entsprechenden Zeiterfassungs-Software für Schichtbetriebe auch die automatische Ermittlung der anfallenden Zulagen und Zuschläge für die Lohn- und Gehaltsabrechnung.

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Austritt in der Zeiterfassung

Was ist bei einem Austritt im Zeiterfassungs-System zu berücksichtigen?

Für Unternehmen mit vielen befristeten Dienstverhältnissen oder mit hoher Fluktuation ist ein leistungsfähiges Zeiterfassungs-System eine wertvolle Hilfe in der Personalverwaltung.

Wie bereits in vielen dieser Blogbeiträge ausgiebig behandelt sollten Zeiterfassungs-Systeme auch für die Verwaltung und Aufzeichnung von Abwesenheiten wie z.B. Urlaub, Krankheit, etc. genutzt werden. Darüber hinaus werden Zeiterfassungs-Systeme sehr oft für die Verwaltung der Zugangskontrolle und für die Abwicklung elektronischer Genehmigungsverfahren genutzt. Aus diesen Gründen kann eine Zeiterfassung bei der Berechnung allfälliger Ansprüche des Dienstnehmers bei einem Austritt ein hilfreiches Instrument sein. Andererseits ist im Fall eines Austritts dadurch auch darauf zu achten, dass dem ausgetretenen Dienstnehmer Rechte und Zugang zum Zeiterfassungsprogramm genommen werden um möglichen Schaden für das Unternehmen zu verhindern.

Die Berechnung von Ansprüchen eines Dienstnehmers bei Beendigung des Dienstverhältnisses betrifft nicht nur das vereinbarte laufende und variable Entgelt sondern meist auch die Ersatzleistung für offene Urlaubsansprüche.

Grundsätzlich sieht das Urlaubsgesetz (UrlG) vor, dass der Urlaubsanspruch bei einem Austritt nur der aliquoten Dauer des jeweiligen Urlaubsjahres entspricht. Urlaubsjahre müssen nicht dem Kalenderjahr oder dem Geschäftsjahr des Unternehmens entsprechen sondern sind in Österreich in der Regel ab dem Eintrittsdatum des Dienstnehmers zu rechnen. Ein Dienstnehmer mit Eintrittsdatum 1. Juni hat daher bei einer vereinbarten Beendigung des Dienstverhältnisses per 31. August nur Anspruch auf 3/12tel des ihm zustehenden Jahresurlaubs (= aliquoter Urlaubsanspruch). Dennoch hat der Dienstnehmer das Recht seinen gesamten jährlichen Urlaub bereits zu Beginn seines Urlaubsjahres zu konsumieren, soweit dies mit dem Dienstgeber vereinbart wird. Dadurch ist es auch möglich und legitim, dass sich zum Austrittsdatum ein negativer Urlaubsanspruch ergibt, der allerdings nur im Falle einer fristlosen Entlassung vom Arbeitgeber gegengerechnet werden kann.

Oft wird auch übersehen, dass Urlaubsansprüche verjähren können und dass die Konsumation eines Urlaubs nicht vom Arbeitgeber verordnet werden kann (ausgenommen Betriebsvereinbarungen betreffend Werksurlaub). Der Arbeitgeber kann daher den Dienstnehmer nicht zwingen seinen Urlaub innerhalb der gesetzlichen oder vereinbarten Kündigungsfrist zu konsumieren. Wenn der Arbeitgeber dennoch auf die Arbeitsleistung währen der Kündigungszeit verzichtet, so ist dies in der Zeiterfassung als eigene Abwesenheitsart (Dienstfreistellung) zu führen und darf das Urlaubskonto nicht belasten.

Aus einem intelligenten und gut geführten Zeiterfassungssystem sollte daher zu jedem beliebigen Zeitpunkt, auch in der Zukunft der aliquote Urlaubsanspruch eines Dienstnehmers berechnet werden können. Gerade im Fall eines Austritts muss daher auch ein geplanter (und genehmigter) zukünftiger Urlaub für die Berechnung des aliquoten Anspruchs zum Austrittsdatum berücksichtigt werden.

Ein leistungsfähiges Zeiterfassungssystem sollte dem Nutzer die Möglichkeit bieten Austritte in der Zukunft zu planen, so dass zum jeweiligen Stichtag auch alle Berechnungen abgeschlossen sind und allfällige Berechtigungen (Zutrittsberechtigung, Systemzugang, etc.) automatisch erlöschen.

Zeiterfassung Cloud Lösung

Zeiterfassung als Cloud-Lösung

Eine Cloud-Lösung für die Zeiterfassung ist nicht mit anderen Cloud-Lösungen kaufmännischer Software vergleichbar. Die Entscheidung für eine Cloud-Lösung bei der Zeiterfassung sollte daher gewissenhaft geprüft werden.

Unter „Cloud-Lösung“ verstehen wir eine Anwendung, für die der Nutzer kein eigenes Programm auf einem seiner Rechner installiert haben muss. Der Zugriff auf eine Cloud-Anwendung erfolgt über einen Internet-Browser oder eine entsprechende APP und erfolgt Standort unabhängig. Der tatsächliche Standort des Rechners, auf dem die Anwendung läuft ist für den Nutzer irrelevant.

Fast alle gängigen Internetanwendungen, wie Suchmaschinen, Online-Shops oder diverse Portale für Flug- und Hotelreservierungen sind klassische Cloud-Lösungen.

Auch Programme für Zeiterfassung eignen sich als Cloud-Lösung. Als Interessent für eine Zeiterfassung sollte man aber neben den kaufmännischen Überlegungen auch einige funktionale und praktikable Aspekte berücksichtigen bevor man sich für eine Cloud-Lösung entscheidet.

Bei der Zeiterfassung geht es, wie der Name schon sagt um die Erfassung der Arbeits- bzw. Anwesenheitszeiten von Mitarbeitern. Die Methode der Erfassung, also die Frage, ob Zeiterfassungs-Terminals zum Einsatz kommen ist bei der Beurteilung eines Cloud-Angebots sehr genau zu prüfen. Zeiterfassungs-Terminals werden heute meist als Geräte mit Netzwerkanschluss, also direkte Einbindung in das lokale Netzwerk des Anwenders angeboten. Moderne Zeiterfassungs-Systeme sollten Online-Realtime arbeiten, so dass jede Buchung an einem der Terminals unmittelbar in der Datenbank verarbeitet werden kann. Dafür ist es notwendig, dass zwischen dem Terminal und dem Zeiterfassungsprogramm eine dauerhafte Datenverbindung besteht. Das Terminal muss jederzeit Daten an die Anwendung senden können und Antworten des Programms empfangen können. Das System (Zeiterfassung + Zeiterfassungs-Terminals) muss daher auch in der Lage sein Datenverbindungen außerhalb einer Browseranwendung zu gewährleisten und Firewalls im Netzt des Anbieters und Anwenders berücksichtigen. Hier besteht Bedarf einer Abstimmung zwischen dem Netzwerkverantwortlichen des Nutzers und dem Lösungsanbieter.

Für die Erfassung von Arbeitszeiten ohne Nutzung expliziter Zeiterfassungs-Terminals muss das Zeiterfassungs-Programm daher eine sogenannten WEB-Erfassung (über einen Browser) oder eine APP für Smartphones und Tablett oder eine Erfassungs-APP für Desktop PCs anbieten.

Problematisch kann eine Zeiterfassung als Cloud-Lösung auch dann werden, wenn es Schnittstellen zu anderen Systemen gibt. Typisch für eine anspruchsvolle Zeiterfassung ist die Nutzung von Schnittstellen zu Lohnverrechnungsprogrammen (die z.B. selbst wieder als Cloud-Lösung genutzt werden) für einen automatischen Abgleich der Personalstammdaten und Überleitung von Ergebnissen der Zeiterfassung in die periodische Lohn- und Gehaltsabrechnung. Hier ist zu prüfen, ob beide Cloud-Anwendungen miteinander kommunizieren können.

Viele Anbieter von Cloud-Lösungen haben keinen persönlichen Support für Implementierung und Schulung der Anwender.

Gerade eine Zeiterfassung muss auf den jeweiligen Betrieb abgestimmt sein. Ein leistungsfähiges Programm für Zeiterfassung in Österreich kann nicht so ausgeliefert werden, dass jeder Anwender das Programm sofort nutzen kann. Personalstammdaten, Arbeitszeitmodelle, Gleitzeit- oder Überstundenregelungen müssen individuell für den Nutzer implementiert werden.

Last but not least sollte der Aspekt der Datensicherheit mit in eine Entscheidung für einen Cloud-Anbieter einbezogen werden. Zeiterfassung ist die Verarbeitung personenbezogener Daten und unterliegt daher dem Datenschutzgesetz. Es ist daher zu prüfen, ob der Anbieter einer Zeiterfassung die Anwendungen der Kunden/Nutzer auf jeweils dezidiert zugeordneten und gegen Missbrauch geschützten Datenbanken führen kann.

Arbeitszeitgesetzt und Zeiterfassungssysteme

Arbeitszeiterfassung – Anwesenheitszeiterfassung

Während Stech- und Stempeluhren nur die Anwesenheitszeiten erfassen können sind moderne Zeiterfassungssysteme in der Lage neben der reinen Anwesenheit auch die tatsächliche Arbeitszeit zu erfassen, auch wenn diese z.B. nicht am Dienstort erbracht wird.

Die Arbeitszeit wird im Rahmen des Österreichischen Arbeitsrechts sehr klar definiert (Arbeitszeitgesetz-AZG §2). Auch die Aufzeichnungspflicht des Arbeitgebers über die geleisteten „Arbeitsstunden“ der Mitarbeiter ist gesetzlich verankert (AZG §26).

Dennoch kommt es immer wieder zu Missverständnissen bei der Bedeutung der Begriffe „Arbeitszeit“ und „Anwesenheitszeit“. Dies rührt auch daher, dass oft Geräte oder Systeme, die zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten eingesetzt werden als „Anwesenheitszeiterfassung“ bezeichnet werden. Ursache dafür liegt auch in der Historie dieser Systeme, die mit dem Einsatz von mechanischen Stech- und Stempeluhren begonnen hat. Mechanische Zeiterfassungs-Systeme sind zwangsläufig auf die Erfassung der Anwesenheitszeiten beschränkt.

Ein modernes Zeiterfassungs-System darf natürlich nicht auf die Erfassung der Anwesenheitszeiten beschränkt sein. Um den komplexen Anforderungen des Österreichischen Arbeitsrechts zu entsprechen muss eine Zeiterfassung in der Lage sein alle Arten der Arbeitszeit erfassen und auswerten zu können.

Im AZG wird explizit angeführt, dass Arbeitszeit nicht an die Anwesenheit am Dienstort gebunden ist. Auch die Verrichtung von dienstlicher Arbeit z.B. am Wohnort des Dienstnehmers zählt zur Arbeitszeit (AZG §2.2). Darüber hinaus beschreib das AZG auch Zeitarten wie Reisezeiten oder Bereitschaftszeiten, die per Definition keine Anwesenheitszeiten sein können. Umgekehrt ist aber auch der Begriff der Pause so definiert, dass dieser zwar die Arbeitszeit unterbricht, aber nicht notwendigerweise mit der Unterbrechung der Anwesenheitszeit in Verbindung steht.

Im Zeitalter der WEB-Technologien, Rundumvernetzung und Smartphones können mit einem entsprechenden System heute alle Arten der Arbeitszeit, auch außerhalb des Dienstortes erfasst und ausgewertet werden.

Eine leistungsfähige Zeiterfassung muss natürlich auch in Lage sein betrieblich relevante Abwesenheiten wie Urlaub, Arztbesuche, Dienstwege, etc. zu erfassen. Das Zeiterfassungssystem muss planbare Abwesenheiten (z.B. Urlaub) auch für Zeiträume in der Zukunft erfassen auf Plausibilität prüfen können.

Der richtige Begriff eines modernen Zeiterfassungs-Systems sollte daher nicht Anwesenheitszeiterfassung sondern eigentlich Arbeits- und Abwesenheitszeiterfassung lauten.

Einfache Urlaubsplanung mit Hilfe der Zeiterfassung von Gecosoft

Urlaub und Arbeitszeiterfassung

Die Planung, Berechnung und Erfassung von Urlaubszeiten ist in einem Zeiterfassungs-System mindestens genauso wichtig, wie die Verwaltung von Arbeitszeit-Modellen.

In einem Arbeitszeiterfassungs-System werden, wie der Name schon sagt „Arbeits-Zeiten“ erfasst. In erster Linie denkt man beim Begriff Zeiterfassung daher daran, dass mit diesem System die Anwesenheitszeiten von Mitarbeitern erfasst und dokumentiert werden. Diese Annahme ist auch richtig, wenn man an die Zeit denkt, als für die Zeiterfassung noch mechanische Systeme eingesetzt wurden (Stempeluhren, Stechuhren). Auf der Stempelkarte sind nur jene Zeiten ersichtlich, an denen Mitarbeiter tatsächlich am Arbeitsort waren.
Stempelkarten müssen daher regelmäßig, meist nach Monatsende manuell ausgewertet bzw. nachbearbeitet werden. Dabei geht es nicht nur um die Berechnung der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeiten, sondern auch um die Nacherfassung allfälliger fehlender Stempelungen. Dies gilt insbesondere für Tage an denen Mitarbeiter aus bestimmten Gründen nicht anwesend sein konnten (Krankheit, Dienstreise, etc.), oder an denen eine geplante Abwesenheit (Urlaub) der Grund für eine fehlende Stempelung ist.
Ein Softwareprogramm für Zeiterfassung muss selbstverständlich die „Nachbearbeitung einer Stempelkarte“ auf das notwendigste Minimum reduzieren. Eine unvorhergesehene Abwesenheit, wie z.B. eine Krankheit muss auch in einer Zeiterfassungs-Software durch eine dazu berechtigte Person nachträglich eingetragen werden. Aber für planbare Abwesenheiten sollte das Zeiterfassungsprogramm so ausgestattet sein, dass diese Abwesenheiten im Vorhinein in das System eingepflegt werden und Tage, an denen ein Mitarbeiter seinen Urlaub konsumiert nicht als „Fehlzeit“ aufscheinen.
URLAUB ist jene Abwesenheit, die jeden Mitarbeiter betrifft und für die auch eine gesetzliche Aufzeichnungspflicht besteht. Deshalb sollte ein Zeiterfassungs-System immer auch für die Planung aller planbaren Abwesenheiten genutzt werden. Für Organisationen, bei denen Mitarbeiter Zugang zu betrieblich nutzbaren Computern oder mobilen Geräten (Tabletts, Smartphones) haben, bietet sich deshalb auch das Zeiterfassungs-System als Instrument für die koordinierte Abwesenheitsplanung und ein papierloses Genehmigung Verfahren (Workflow) an.
Gerade in Österreich gibt es betreffend Anspruch und Vereinbarung eines Urlaubs eine Vielzahl arbeitsrechtlicher Vorschriften. Sowohl das Urlaubsgesetz (UrlG), als auch diverse Kollektivverträge oder Betriebsvereinbarungen sehen teilweise komplizierte Regeln vor, wie ein Urlaub zu vereinbaren ist und wie hoch der Anspruch auf Urlaub für den einzelnen Mitarbeiter ist.
Hier unterscheiden sich Zeiterfassungs-Programme sehr stark. Die Berechnung und Verwaltung zustehender Urlaubstage (in Österreich gilt meistens das Eintrittsdatum als Stichtag für Urlaubsansprüche) sollte von der Zeiterfassung abgedeckt werden. Eine Besonderheit ist die Berechnung aliquoter Urlaubsansprüche zu bestimmten Stichtagen.
Sowohl das Österreichische Arbeitsrecht als auch das Steuerrecht und viele interne Controlling Vorschriften sehen hier unterschiedliche, teils komplizierte Berechnungen vor. Mit einem guten Zeiterfassungsprogramm können daher Urlaubsansprüche jederzeit zu jedem beliebigen Stichtag ermittelt werden.

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Zeiterfassung für Dienstnehmer mit All-In Verträgen

Ein All-In Vertrag bedeutet nicht, dass auf eine Zeiterfassung verzichtet werden kann.

Im Juli 2017 wurde für alle Dienstnehmer des Handels für ganz Österreich ein neuer Kollektivvertrag zwischen Gewerkschaft und Wirtschaftskammer ausverhandelt. Neben vielen Änderungen, die v.a. die Berechnung der Entlohnung betreffen wurde auch das Thema „All-In Verträge“ explizit in den Kollektivvertrag aufgenommen.

Dies ist unter anderem ein Anlass dafür das Thema All-In Verträge in Zusammenhang mit der Zeiterfassung zu behandeln. Unter All-In Vertrag wird allgemein ein Dienstvertrag verstanden, in dem vereinbart wird, dass Dienstnehmern durch Zahlung des vereinbarten Bruttogehalts alle allfälligen Entlohnungen für Mehr- und Überstunden abgegolten werden. Auch wenn das Arbeitszeitgesetzt (AZG) Bestimmungen enthält, die eine legitime All-In Vereinbarung rechtlich in Frage stellen, wird in der Praxis der All-In Vertrag akzeptiert und geduldet.

Einer der Vorteile für Arbeitgeber ist der Ausschluss von Zusatzzahlungen für Mehr- oder Überstunden. Vielfach gehen Arbeitgeber auch davon aus, dass Mitarbeiter mit All-In Verträgen nicht am Zeiterfassungssystem teilnehmen müssen. Dies ist jedoch ein Trugschluss. Einerseits aus arbeitsrechtlicher, aber auch aus kaufmännischer Sicht sollten Mitarbeiter mit All-In Verträgen genauso ihre An- und Abwesenheitszeiten im Zeiterfassungssystem erfassen.

Gemäß AZG sind ausschließlich Führungskräfte mit Handelsrechtlicher Verantwortung, also Geschäftsführer, Vorstände und leitende Angestellte mit erweiterten Befugnissen (z.B. Prokuristen) von den Bestimmungen des AZG ausgeschlossen. Für alle anderen Beschäftigten hat der Arbeitgeber Aufzeichnungen über die Arbeitszeiten zu führen, egal, ob im Dienstvertrag Überstundenpauschalen oder All-In Klauseln vereinbart wurden.

Dienstnehmer mit All-In Verträgen haben zwar keinen Anspruch auf Auszahlung von Mehr- oder Überstunden, wenn sie die kollektivvertraglich vereinbarte Tages- oder Wochenarbeitszeitgrenze überschreiten, aber sie haben die Verpflichtung zur Leistung der vereinbarten Mindestarbeitszeit. Alleine dafür sollte der Dienstgeber auf das Instrument der Zeiterfassung nicht verzichten.

Bekanntlich werden im Zeiterfassungssystem nicht nur die Anwesenheitszeiten oder Arbeitszeiten erfasst sondern auch Abwesenheiten, wie Krankenstände, Urlaube, Arzt-, Behördenwege und ähnliches. Auch elektronische Anträge und Genehmigungen von Abwesenheiten (Urlaub, Dienstreisen, etc.) werden sehr oft über das Zeiterfassungsprogramm als Workflow abgewickelt. Davon sollten All-In Mitarbeiter nicht ausgeschlossen werden.

Der eingangs erwähnte neue Kollektivvertrag für Beschäftigte im Handel sieht vor, dass das Entgelt für Mitarbeiter mit All-In Verträgen in ein Basiseinkommen und einen Betrag für Abgeltung allenfalls zu leistender Überstunden in einem bezifferten Ausmaß aufzuteilen ist. Also wird auch hier ein Nachweis erforderlich sein, dass die tatsächliche Arbeitszeit nicht über die im All-In Vertrag vereinbarte Anzahl von Überstunden hinausgeht.

Arbeitszeitgesetz Paragraph

Kollektivverträge und Zeiterfassung

Nur, wer die Bedeutung und das Wesen der Kollektivverträge kennt, kann verstehen, dass in Österreich Zeiterfassungs-Systeme bei manchen Branchen an ihre Grenzen stoßen.

Das Österreichische Arbeitsrecht besteht aus knapp 40 unterschiedlichen Gesetzen. Gesetze wie z.B. das Arbeitszeitgesetz (AZG), das Urlaubsgesetz (UrlG) oder das Angestelltengesetz (AngG) regeln das individuelle Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Kernstück des Österreichischen Arbeitsrechtes ist aber das Arbeitsverfassungsgesetz (ArbVG), das die kollektiven Beziehungen zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern behandelt. Im sogenannten 1. Hauptstück des ArbVG §2 wird das Instrument des Kollektivvertrages definiert. Daraus ergibt sich, dass viele, jedermann bekannte Pflichten der Arbeitgeber und Rechte der Arbeitnehmer nicht auf Gesetzen des Arbeitsrechts beruhen, sondern nur Gültigkeit auf Basis des jeweils anzuwendenden Kollektivvertrages haben. Zum Beispiel ist das sogenannte Urlaubs- und Weihnachtsgeld (13. Und 14. Monatsgehalt)  ein Arbeitnehmerrecht, das nicht auf einem Gesetz, sondern ausschließlich auf Inhalten der Kollektivverträge beruht.

Kollektivverträge werden zwischen Arbeitgeber- und Arbeitnehmervertretungen geschlossen und gelten für bestimmte Berufsgruppen, Branchen und Regionen. In der Regel werden Kollektivverträge zwischen den Gewerkschaften, als Arbeitnehmervertreter und den Organisationen der gesetzlichen Arbeitgebervertreter, den Sektionen der Wirtschaftskammer, also den sogenannten Sozialpartnern geschlossen. Es gibt in Österreich rund 800 unterschiedliche Kollektivverträge von denen mehr als die Hälfte jährlich neu verhandelt und abgeschlossen werden.

Das Thema Arbeitszeit ist in jedem Kollektivvertrag ein zentraler Punkt. Nur dadurch ist es möglich, dass in Österreich die wöchentliche Normal-Arbeitszeit branchenabhängig zwischen 38 und 40 Stunden liegt. In den einzelnen Kollektivverträgen werden neben der wöchentlichen Normalarbeitszeit sehr viele weitere Regelungen betreffend Arbeitszeit sehr unterschiedlich behandelt. Vor allem im Bereich der Umsetzung flexibler Arbeitszeitmodelle und Gleitzeit gibt es eine große Bandbreite. Dazu zählen u.a. die Grenzen der Durchrechnungszeiträume oder die Bewertung von Arbeitszeiten die außerhalb der Normalarbeitszeit liegen.

Bei der Behandlung von Reisezeiten findet man in den Kollektivverträgen sehr viele Varianten, die teilweise für Zeiterfassungssysteme große Herausforderungen darstellen.

Eine besondere Bedeutung betreffend Zeiterfassung haben die unterschiedlichen Regeln für Ruhezeiten. Hier sind v.a. die Kollektivverträge der Beschäftigten im Handel ein Beispiel dafür, dass „einfache“ Zeiterfassungssysteme die Arbeitszeitmodelle eines Einzelhandelsbetriebes mit Öffnungszeiten am 8. Dezember nicht abbilden können.

Wer sich für ein Zeiterfassungssystem interessiert sollte daher dem Anbieter unbedingt den oder die anzuwendenden Kollektivverträge nennen.

Header - Industrie

Nachtschichtzuschlag in der Zeiterfassung

Wenn es darum geht Zuschläge zu berechnen, die nicht regelmäßig anfallen und von der Arbeitszeit abhängig sind wird ein Betrieb heute nur schwer ohne leistungsfähigem Zeiterfassungs-System auskommen.

Nicht nur das österreichische Arbeitsrecht sieht für Nachtarbeit komplexe Regelungen vor, die sowohl die Einhaltung von Ruhepausen und Ruhezeiten als auch Vergütungen und die Entlohnung betreffen.

Die Höhe von auszuzahlenden Zuschlägen wird aber in Österreich nur in den jeweiligen Kollektivverträgen geregelt. Im Arbeitszeitgesetzt (AZG) bzw. Nachtschwerarbeitergesetz (NSchG) selbst werden nur die Definitionen, Zeitrahmen und Zusatzbedingungen, wie Ruhezeiten, und andere Arbeitnehmerschutz-Bestimmungen behandelt. Materielle Auswirkungen, wie die Höhe von Zuschlägen und andere Formen der Vergütung sind je nach Kollektivvertrag und Betriebsvereinbarung sehr unterschiedlich. Ebenso gibt es unterschiedliche Bedingungen, die zur Berechtigung einer Zusatzvergütung, wie z.B. Nachtschichtzulage führen können.

Gemeinsam ist jedoch allen kollektivvertraglichen und betrieblichen Vereinbarungen, dass Zulagen und Zuschläge nur dann zur Zahlung kommen, wenn bestimmte, arbeitszeitabhängige Bedingungen  eintreten. So werden z.B. für Arbeiter im  Metallgewerbe Nacht-Zulagen für jede Arbeitsstunde zwischen 22:00 und 06:00 Uhr bezahlt, während viele andere Kollektivverträge Zulagen und Zuschläge nur für Arbeitszeiten vorsehen, die „überwiegend“ als Nachtarbeit gelten, also bei Dreischichtbetrieben nur für die Nachtschicht oder nur für Zeiten, die außerhalb der Normalarbeitszeit liegen und somit als Überstunden auszuweisen sind.

Wie kann ein Zeiterfassungssystem diese komplexen Regelungen abbilden?

Eine anspruchsvolle Zeiterfassungs-Software ist in der Lage die erfassten Zeiten gemäß eingestellter Kriterien in unterschiedlichen Zeitarten (z.B. Normalarbeitszeit, Überstunden, … Nachtarbeitszeit) auszuweisen. Für bestimmte Zeitarten werden auch Konten mit unterschiedlichen Periodengrenzen eingerichtet, so dass bestimmte Zeitarten erst im Rahmen einer Durchrechnung (z.B. Monatsabschluss) korrekt ermittelt werden.

Ein Zeiterfassungssystem befasst sich gemäß Definition mit Zeitereignissen (Beginn- und Ende) und Zeitspannen (Differenz von Beginn- und Endzeiten). Geldwerte Beträge kommen in einem klassischen System der Zeiterfassung nicht vor. Die Bewertung und Berechnung von Entgelten ist Aufgabe des Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramms (Lohnverrechnung). Damit aber eine Lohnverrechnung die auszuzahlenden Zuschläge korrekt berechnen kann müssen Daten aus der Zeiterfassung in diese Berechnung eingehen. Dafür gibt es bei leistungsfähigen Zeiterfassungs-Systemen entsprechende Schnittstellen.

In der Lohnverrechnung spricht man von Lohnarten. Auch, wenn mit Lohn eigentlich das Entgelt für Arbeiter und mit Gehalt das Entgelt für Angestellte bezeichnet wird, werden Entgeltbeträge in beiden Beschäftigungsformen in unterschiedliche Lohnarten geteilt um aus dem Bruttowert den auszuzahlenden Nettowert zu berechnen.

Ein Zeiterfassungssystem liefert dem Lohnverrechnungsprogramm daher Zeitwerte für unterschiedliche Lohnarten. Das Zeiterfassungsprogramm muss aus den Zeitarten bzw. den Salden der unterschiedlichen Konten pro Periode Zeitwerte mit entsprechenden Lohnarten zu Verfügung stellen. „Nachtschichtzuschlag“ ist in den meisten Fällen eine eigene Lohnart. Die Höhe des Zuschlages hängt vom Kollektivvertrag bzw. der Betriebsvereinbarung ab. Meistens handelt es sich dabei um einen Eurobetrag pro Stunde der in der Lohnverrechnung hinterlegt werden muss. Ermittelt die Zeiterfassung für einen Mitarbeiter eine bestimmte Anzahl von Nachtstunden, die als Nachtarbeit mit Zuschlag ausgewiesen werden (In der Regel keine ganze Stunden sondern Std:Min) so werden diese Zeiten am Ende der Periode als Zeitwerte (meist umgerechnet in Dezimalwerte oder Industriestunden (xx,xx Std) mit der entsprechenden Lohnart an die Lohnverrechnung übergeben.

 

Maxerl - Zeit und Kosten

ZEITERFASSUNG – ZEITMESSUNG

Ähnliche Begriffe – Unterschiedliche Anwendungen.

Obwohl die Begriffe „Zeiterfassung“ und „Zeitmessung“ sehr viel gemeinsam haben, bedeuten sie in der Praxis jedoch etwas völlig anderes. Zeiterfassung und Zeitmessung sind Systeme die  Zeitdaten und Personendaten verknüpfen, aber dabei unterschiedliche Ziele verfolgen.

Zeiterfassungssysteme dienen der Ermittlung von Arbeitszeiten von Mitarbeitern eines Unternehmens oder einer Organisation. Hier werden nicht nur die Differenzen der „Beginn-Zeiten“ und der „Ende-Zeiten“ ermittelt, sondern das System errechnet auf Basis einer sehr großen Zahl von Parametern eine Fülle von Zusatzinformationen, wie z.B. Normalarbeitszeit, Mehrstunden, Überstunden, Dienstreisezeiten, Urlaube, Krankenstände und vieles Mehr.

Ein Zeitmess-System errechnet nur die Differenz der „Start-Zeit“ und der „End-Zeit“ und wird meist für Sportveranstaltungen eingesetzt. Die Zeitmessung verarbeitet auch die erfassten Daten/Zeiten um z.B. Reihungen oder ähnliche Analysen anzustellen und liefert diverse Statistiken. Neben dem Einsatz bei Sportveranstaltungen kommen Zeitmessungs-Systeme aber auch in der Forschung und Wissenschaft zum Einsatz, vor allem dann, wenn es sich um extrem kurze Zeitabstände handelt oder um Ereignisse, die mit herkömmlichen Mitteln nicht erfasst werden können.

Während Zeitmess-Systeme unterschiedliche Sensoren (Lichtschranken, Startschuss-Pistolen, etc.) für die Erfassung der Zeiten nutzen, werden in der Zeiterfassung meist  Terminals mit einem RFID-Leser (Ausweisleser) zur Ermittlung der Beginn- und Endzeiten eingesetzt. Bei manchen Veranstaltungen dienen ebenfalls RFID-Chips und entsprechende Leseeinheiten der Zeitmessung als Medium (z.B. Marathonlauf und ähnliche Sportarten, bei denen viele Personen oder Fahrzeuge zeitgleich starten).

Ein sehr großer Unterschied der beiden Systeme liegt in der Skalierung der Zeitpunkte bzw. Zeitspannen. Während im Zeiterfassungssystem in der Regel Zeitwerte sekundengenau erfasst und auf ganze Minuten gerundet werden, ist es bei einer Zeitmessung üblich Zeiten auf mehrere Dezimalstellen genau zu erfassen und auszuwerten.

Interessanterweise konnten wir bei der Recherche nach Anbietern von Zeiterfassungs- und Zeitmess-Systemen keinen Anbieter identifizieren, der beide Systeme liefern kann.

 

 

Gehen Stempeldaten mit einem System für Zeiterfassung verloren?

Können Stempeldaten einer Zeiterfassung verloren gehen?

Gerade beim Einsatz von Zeiterfassungsterminals gibt es gewisse Risiken, die bei der Konfiguration eines Zeiterfassungssystems berücksichtigt werden sollten.

Für jeden, der an einem Zeiterfassungssystem beteiligt ist  stellt sich irgendwann die Frage, ob einmal erfasste Zeitdaten auch wirklich sicher im System gespeichert bleiben oder verloren gehen können.

Dieses Thema betrifft nicht nur Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen eines Unternehmens. Gerade bei der Entscheidung für ein Zeiterfassungssystem wird auf diesen Aspekt vom Auftraggeber, also dem Arbeitgeber großer Wert gelegt. Insbesondere geht es dabei um Systeme bei denen Zeiterfassungsterminals eingesetzt werden.

Ein Zeiterfassungsterminal ist ja offensichtlich ein elektronisches Gerät, das zum Erfassen der täglichen Kommen- und Gehen-Zeiten irgendwo im Unternehmen montiert wurde und irgendwie mit einem Computer verbunden ist. Da gibt es bereits eine Vielzahl von Fragen:

  • Gibt das Terminal über ein akustisches oder optisches Signal dem Mitarbeiter eine Bestätigung der Buchung?
  • Wie ist das Zeiterfassungsterminal mit dem Zeiterfassungs-Computer verbunden?
    • Heute werden fast ausschließlich Geräte eingesetzt, die über eine Netzwerkverbindung (LAN) mit dem entsprechenden Computer verbunden sind.
    • Manche ältere Systeme nutzen noch eine Datenbus Verbindung mit serieller Schnittstelle zum Zeiterfassungsrechner.
  • Ist das System auf Online-Realtime Verarbeitung ausgelegt?
    • Wird eine Buchung (Erfassung der Stempeldaten) sofort in die Datenbank des Zeiterfassungssystems geschrieben oder bleiben die Daten solange im Gerät gespeichert, bis das Programm die Daten abholt?
  • Verfügt das Terminal über ausreichend Datenspeicher?
  • Hat das Terminal eine Pufferbatterie für Datenerhalt bei Stromausfall?

 

Was müsste passieren, damit eine ordnungsgemäß erfasste Buchung am Terminal doch irgendwie verloren geht?

Im ordnungsgemäßen Betrieb werden die Buchungsdaten aus den Terminals entweder online, real-time in die Datenbank des Zeiterfassungsprogramms geschrieben oder in regelmäßig kurzen Abständen blockweise übertragen.

Wir müssen davon ausgehen, dass ein Zeiterfassungsprogramm, wie alle anderen betrieblich wichtigen Programme und Systeme einem Sicherungskonzept unterliegen, so dass auch im Fall eines Totalschadens des Rechners Daten wieder hergestellt werden können.

Dennoch gibt es immer wieder Sonderfälle und Verknüpfungen mehrerer Zufälle, die zu einem Verlust erfasster Zeitdaten führen können:

  • Die Datenverbindung Terminal-Computer ist über einen längeren Zeitraum unterbrochen, so dass Buchungen im Terminal gespeichert bleiben und dieser Umstand wird seitens Systemverantwortlichen nicht erkannt.
  • Das Terminal ist nicht an eine USV gestützte Stromversorgung angeschlossen.
  • Ein Stromausfall unterbricht die Energieversorgung des Terminals.
  • Das Terminal verfügt über keine Pufferbatterie oder die Pufferbatterie ist abgelaufen.

Auch, wenn diese Umstände sehr unwahrscheinlich sind kann dieser Fall eintreten. Deshalb sollten auch Zeiterfassungsterminals in regelmäßigen Abständen überprüft und gewartet werden und nach einer gewissen Nutzungszeit durch neue Geräte ersetzt werden.