Zeiterfassung - KMU Angebot Datafox-EVO-2.8_03

ANFORDERUNGEN AN ZEITERFASSUNGSTERMINALS

Was muss ein gutes Terminal können? Oder Was Stempeluhren heute alles können.

Neben den rein technischen Anforderungen (Elektrische und Datentechnische Anschlüsse, Datenübertragung und Sicherheit, etc.) und dem Design zählen vor allem Funktionen und Bedienerfreundlichkeit zu den Qualitätskriterien eines Terminals für die Zeiterfassung.

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Urlaubsplanung und Urlaubsvertretung mit GeCOTime einfach planen

Schichtplanung in der Zeiterfassung

In Produktionsbetrieben ist es oftmals erforderlich, einen Schichtplan für die Einteilung der Mitarbeiter zu erstellen. Ideal ist es natürlich, wenn man diese Planung als Vorlage für die Mitarbeiter ausdrucken kann. Dieser Schichtplan fließt im Anschluss automatisch in die Zeiterfassung ein. Die Manipulation und Auswertung der Arbeitszeiten ist dann durch den Schichtleiter beziehungsweise durch einen Zeitbeauftragten jederzeit möglich.

Schichtplanung
Die Schichtplanung erfolgt traditionell in einer Wochen- beziehungsweise Monats- Ansicht und stellt die Mitarbeiter einer Abteilung / Gruppe untereinander dar. So ist eine lückenlose Planung des Kontingents der Arbeitszeiten möglich. Damit die Übersicht auch bei großen Schichtplänen gewahrt wird, ist die Darstellung der Schichten in einer Farbskala mit so genannten Schicht Kennzeichen möglich. Die Schichtplanung enthält neben dem Erfassen des Standard–Schichtplan die Planung und Erfassung der Abwesenheiten wie Urlaub, Zeitausgleich, Sonderurlaub oder weiteren frei definierbaren Abwesenheitsarten.

Schichtplan

Schichterkennung
In der Regel wird dem Mitarbeiter ein Schichtmodell von zumindest zwei Wochen zugeordnet, welches er dann abarbeitet. Nach diesem mehrwöchigen Schichtplan beginnt der Mitarbeiter wieder mit der ersten Schichtwoche von vorne. Diese Logik funktioniert jedoch nur in der Theorie zu 100%. In der Praxis gerät aufgrund von Abwesenheiten und Dienstwechsel, welche Mitarbeiter untereinander immer wieder vornehmen, der Plan ins Stocken. Nun muss der Schichtleiter manuell eingreifen und den vorhandenen Plan aktualisieren.
Dafür wurden die so genannten „Springermodelle“ erfunden, welche diese Logik weitgehend automatisieren. Der Mitarbeiter erhält einen „Standard Schichtplan“. Zusätzlich werden ihm eine vordefinierte Anzahl an möglichen Schichten als Option zugeteilt. Das System erkennt nun anhand seines Arbeitszeitbeginns und seinem Arbeitszeitende automatisch, in welchem Schichtmodell sich der Mitarbeiter aktuell bewegt und hinterlegt dieses Modell als Berechnungsgrundlage.
Als Beispiel hätte der Mitarbeiter an einem Montag seinen theoretischen Arbeitszeitbeginn um 6:00 – eine klassische Frühschicht. Aufgrund eines „Schichttauschs“ mit einem Spätschichtmitarbeiter stempelt der Mitarbeiter an diesem Tag jedoch erst gegen 18:00 ein. Das Zeiterfassungssystem erkennt diese Zeit und ordnet sie einem Spätschichtmodell zu. Somit erhält der Mitarbeiter automatisch alle für diese Schicht relevanten Zuschläge und Zulagen.

Summary: Die Schichtplanung erlaubt die flexible und kompakte Planung von Schichtplänen und Abwesenheiten. Die zusätzliche Funktion der Schichterkennung rundet das Portfolio ab und verringert den Aufwand für den Schichtleiter, da der Wechsel in andere Schichten automatisiert vonstattengeht.

Einfache Urlaubsplanung mit Hilfe der Zeiterfassung von Gecosoft

Urlaubsplanung mit Hilfe der Zeiterfassung

Neben dem Erfassen von Arbeitszeiten ist die Planung von Abwesenheiten ein wichtiges Kernelement der Zeiterfassung. Der Einsatz eines digitalen Mitarbeiterkalenders und/oder eines digitalen Abteilungskalenders erleichtert die Erfassung und Planung des Urlaubes sowie andere Abwesenheitsarten wie Pflegeurlaube, Krankheitstage (z.B. Kur), etc.

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Urlaubsplanung und Urlaubsvertretung mit GeCOTime einfach planen

Monatsjournal in der Zeiterfassung

Welche Information zeigt ein gutes Monatsjournal?

Das Monatsjournal zeigt übersichtlich zusammengefasst die wichtigsten Informationen der Zeiterfassung eines Mitarbeiters. Welche Informationen das im speziellen sind, wie diese dargestellt werden können, ob ein Mitarbeiter jederzeit auf sein aktuelles Monatsjournal zugreifen kann sowie andere wertvolle Informationen beschreibt folgender Artikel.

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Zeiterfassung - KMU Angebot

ZEITERFASSUNG FÜR KMUs

Was bedeutet die Betriebsgröße für die Anforderung an ein Zeitwirtschafts System?

Nur weil ein Unternehmen relativ wenig Mitarbeiter beschäftigt muss die Anforderung an die Leistungsfähigkeit einer Zeiterfassungssoftware nicht minder sein!

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Zeiterfassung als Grundlage für Lohn- & Gehaltsabrechnung

Zeiterfassung als Grundlage für Lohn- & Gehaltsabrechnung

Wann benötigt die Lohnverrechnung Daten aus der Zeiterfassung?

 Nicht nur für die Auszahlung von Mehr- und Überstunden stellt die Zeiterfassung wichtige Daten für die laufende Lohnabrechnung zur Verfügung!

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Die Zeit kann man nicht zurückdrehen

Benachrichtigung bei Arbeitszeitverletzung i.d. Zeiterfassung

Bei jeder elektronischen Zeiterfassung wird es vorkommen, dass die Mitarbeiter von den vereinbarten Dienstzeiten und deren Erfassung, abweichen. Sei es, dass die Mitarbeiter vergessen haben zu buchen, oder an Tagen an welchen sie normalerweise nicht arbeiten dennoch in die Firma kommen.

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Was versteht man unter dem Arbeitszeitmodell und wie wirkt es sich auf die Zeiterfassung aus?

ARBEITSZEITMODELL

Wer versteht was unter diesem Begriff?

 

Obwohl der Begriff „ARBEITSZEITMODELL“ im österreichischen Arbeitsrecht (Arbeitszeitgesetz) nicht vorkommt, wird er in der Öffentlichkeit, vor allem in den Diskussionen der Sozialpartner und politischer Gruppierungen oft verwendet.

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Urlaubsplanung und Urlaubsvertretung mit GeCOTime einfach planen

Urlaubsvertretung

Jeder kennt die Vorfreude auf einen Urlaub – Strand mit 35°C im Schatten und Sonnenschein, ein angenehmer Städtetrip oder Zeit mit den Liebsten verbringen. Nach dem wohlverdienten Urlaub soll der Arbeitsberg aber nicht unüberwindbar hoch sein, weil alles liegengeblieben ist. Leider kennen das einige DienstnehmerInnen nur zu gut. Ein Heilmittel dagegen gibt es nicht aber möglicherweise einige Tipps und Tricks:

 

Urlaubsplanung / Urlaubsvertretung

Jeder geht gerne auf Urlaub. Es liegt jedoch in der Natur der Sache, dass viele zur gleichen Zeit gehen möchten. Eine Urlaubsplanung ist daher unerlässlich. In einigen Unternehmen wird die Planung noch via Email oder via „Zettel“ gemacht, andere haben bereits ein elektronisch gestütztes Genehmigungssystem im Einsatz. Je früher die Planung beginnt, desto besser können sich Kollegen und Vorgesetzte abstimmen. Jeder bekommt so weit wie möglich seine Urlaubstermine genehmigt, ab und zu kann es jedoch dennoch zu Terminkonflikten kommen. Meist gilt dann die Regel: „First come, first serve“. Wenn Sie in einem Jahr Ihren Urlaubswunschtermin nicht bekommen und ein Kollege den Vorzug bekommt, dann sollte es im Folgejahr genau umgekehrt sein. Natürlich hat der Vorgesetzte bei der Planung ein Wörtchen mitzureden. Er wird unternehmerische Aspekte mitberücksichtigen, aber Ihren Wünschen so weit wie möglich entgegenkommen.
Kann ein genehmigter Urlaub wieder storniert werden? Wurde der Urlaub genehmigt, so ist dieser in der Regel auch sicher. Es gibt jedoch Ausnahmesituationen wo ein genehmigter Urlaubstermin wieder zurückgenommen werden kann. ein Beispiel: „Gefahr im Verzug“ also wenn Menschenleben oder die Existenz des Unternehmens gefährdet sind.

 

Vor dem Urlaubsantritt

Übergeben Sie Ihre Arbeit sorgfältig und genau. Nehmen Sie sich Zeit dafür. Vereinbaren Sie mit Kollegen die Sie in Ihrer Abwesenheit vertreten, einen Gesprächs-Termin. Fassen Sie vorab Ihre aktuellen Punkte zusammen und priorisieren Sie diese. Die Liste ist sicher von Aufgabe zu Aufgabe und von Betrieb zu Betrieb unterschiedlich, wir aber im Wesentlichen folgende Punkte enthalten:

  • Aufgaben die zurzeit von Ihnen in Bearbeitung sind:
    Führen Sie die Liste so genau wie möglich. Schreiben Sie zu jedem Punkt Ihre Kommentare und Informationen dazu. Je genauer die Liste desto besser für Ihre Vertretung.
  • Tätigkeiten die in Ihrer Urlaubszeit zu erwarten sind:
    Wenn Sie wissen, dass in Ihrer Urlaubszeit etwas Neues kommen kann informieren Sie die Vertretung.
  • Termine, die Ihre Kolleginnen/Kollegen während Ihrer Abwesenheit übernehmen sollen:
    Was ist der Grund des Termins? Worauf ist zu achten? Was soll das Ergebnis sein?
  • Daten und Information die Ihre Kolleginnen/Kollegen benötigen:
    Übergeben Sie Dokumente bzw. Dokumentkopien die für die Vertretung relevant ist.

Braucht Ihre Urlaubsvertretung Zugangsdaten zu Systemen? Anmerkung: Geben Sie nicht Ihre Zugangsdaten weiter!

  • Fristen die nicht vergessen werden dürfen:
    Haben Sie einen Abgabetermin einzuhalten der in Ihre Urlaubszeit fällt?
  • Ist der Email-Abwesenheitsagent eingeschalten und der automatische Text richtig gestellt?
  • Zeitunkritische Arbeit die auch nach Ihrem Urlaub von Ihnen selbst erledigt werden kann sollten Sie erwähnen aber nicht übergeben. Ihre Vertretung soll Sie ja nur Vertreten und nicht ersetzen…

Machen Sie Ihre Übergabe sorgfältig. Damit bleiben Ihnen im Urlaub berufliche Anrufe erspart und der Arbeitsberg wird nach Ihrem Urlaub nicht wesentlich höher sein als vorher.

 

Nach dem Urlaub

In der Regel kommen Sie entspannt vom Urlaub zurück. Jetzt beginnt wieder der Alltag. Lassen Sie sich von Ihrer Vertretung die offene Arbeit übergeben. Auch hier gilt: Nehmen Sie sich Zeit dafür. Vielleicht sind Sie jetzt dran eine Kollegin/einen Kollegen zu vertreten? Auf was Sie bei der Übergabe aufpassen müssen ist bereits bekannt. Lassen Sie sich die offenen Agenden genau erklären!

Gecotime weiterhin in Google Chrome mit IE Tab nutzen

Gecotime weiterhin in Google Chrome mit IE Tab nutzen

Viele unserer Gecotime Kunden nutzen den Browser Chrome als Alternative zum Internet Explorer. Seit dem 5. September 2015 gibt es ein neues Update für Chrome, welches Silverlight und Java nicht mehr unterstützt. Wir haben uns für unsere Kunden auf die Suche gemacht und einen so genannten “Workaround” gefunden um die Applikation Silverlight weiterhin nutzen zu können. Weiterlesen