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Zwölfstundentag – nur mit Zeiterfassung

Wie auch immer die neue Regelung für einen Zwölfstundentag im Detail aussehen wird, wird die Handhabung für jeden Arbeitgeber die Notwendigkeit der Nutzung einer leistungsfähigen EDV-gestützten Zeiterfassung erhöhen.

Die Koalitions-Verhandler einer neuen Österreichischen Bundesregierung haben angekündigt den Zwölfstundentag generell erlauben zu wollen. Das hat natürlich ein gewaltiges mediales Echo ausgelöst. Von der Ausbeutung der Arbeitnehmer bis zum Handlanger der Großindustrie wurden diese Pläne seitens der Arbeitnehmervertretungen (Gewerkschaft, Arbeiterkammer) verteufelt.

Obwohl natürlich zu diesem Zeitpunkt noch kein konkreter Entwurf eines Gesetzestextes vorliegt haben aber Vertreter der verhandelnden Parteien erklärt, dass diese Ausweitung nicht durch Erhöhung der regelmäßigen höchstzulässigen Normalarbeitszeiten (dzt. täglich 8 Stunden, wöchentlich 40 Stunden) erfolgen soll. Ebenso wurde verlautbart, dass die neue Regelung nichts an der Praxis der Handhabung von Überstundenbezahlungen ändern soll. Das Österreichische Arbeitszeitgesetz (AZG) sieht ja derzeit neben der Grenzen für die Normalarbeitszeit auch Grenzen für die tägliche und wöchentliche Höchstarbeitszeit (dzt. 10 Stunden bzw. 50 Stunden) vor. Also es darf auch jetzt über die Normalarbeitszeit hinaus gearbeitet werden. Überschreitungen der Normalarbeitszeit müssen aber in Form von Überstunden mit mindestens 50% Zuschlag bezahlt werden.  Nur im Rahmen von Gleitzeitvereinbarungen dürfen Grenzen der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit, ohne Auszahlung von Überstunden überschritten werden, wenn  innerhalb einer Gleitzeitperiode im Durchschnitt nicht mehr als die Normalarbeitszeit gearbeitet wird.

Man muss davon ausgehen, dass die neue Regierung mit der geplanten Maßnahme vor allem den Arbeitgebern mehr Chancen einräumen möchte Arbeitszeiten so flexible zu gestalten, dass in auftragsstarken Zeiten mehr gearbeitet werden darf als bisher, aber dafür in Zeiten geringerer Beschäftigung Mitarbeiter mehr Freizeit genießen dürfen. Das bedeutet in jedem Fall, dass nicht nur die Grenzen der höchstzulässigen Arbeitszeiten angehoben werden, sondern dass auch die Gleitzeitperioden länger werden.

Zum Thema der Gleitzeitperiode siehe auch: https://www.gecosoft.at/blog/was-bedeutet-gleitzeitperiode-und-durchrechnungszeitraum-in-der-zeiterfassung/.

Wie auch immer diese neue Arbeitszeitregelung im Detail aussehen wird, kann man aber bereits jetzt davon ausgehen, dass Hauptgewinner jene Unternehmen sein werden, die schon jetzt ein vernünftiges EDV-gestütztes Zeiterfassungssystem haben. Je länger eine Gleitzeitperiode dauert umso schwieriger wird es eine korrekte Abrechnung der geleisteten Arbeitszeiten vorzunehmen und Überschreitungen oder Unterschreitungen der Normalarbeitszeiten zu ermitteln. Je länger die zulässige tägliche und/oder wöchentliche Arbeitszeit ist umso wichtiger ist auch, diese exakt zu ermitteln. Das AZG sieht ja neben der bereits erwähnten Höchstgrenzen für Arbeitszeiten auch Regelungen für die Einhaltung von Pausen vor. Pausen sind Unterbrechungen der bezahlten und angerechneten Arbeits- oder Anwesenheitszeit. Es liegt nahe, dass im Zuge einer Novelle des AZG auch das Thema Pausen neu geregelt wird, so dass ein Zwölfstundentag wahrscheinlich mit deutlich längerer Anwesenheitszeit verbunden sein wird. Von der reinen Anwesenheitszeit (also der Zeitspanne zwischen der Kommt- und Geht-Buchung) müssen die einzuhaltenden Pausen (derzeit mindestens 30 Minuten nach 6 Arbeitsstunden) abgezogen, oder über die Zeiterfassung „gestempelt“  werden um die tatsächliche Arbeitszeit zu ermitteln. Auch dafür ist ein leistungsfähiges Zeiterfassungsprogramm unerlässlich.

 

Zeiterfassung Cloud Lösung

Zeiterfassung-Online

Unter Zeiterfassung-Online wird heute die Nutzung einer Software verstanden, die  im Internet als Cloud Service bereitgestellt wird. Zeiterfassung-Online gibt es in einfachster Form auch kostenlos.  

Der Begriff „Zeiterfassung-Online“ kommt eigentlich aus den 90er Jahren des vorigen Jahrhunderts und bedeutet ursprünglich etwas ganz anderes, als heute damit gemeint ist.

Bis Anfang der 90er Jahre waren praktisch alle EDV gestützten Zeiterfassungssysteme sogenannte „Offline-Systeme“. Die Erfassung der Zeiten erfolgte ausschließlich über Zeiterfassungs-Terminals. Die Terminals wurden meist via RS485 Bus-Leitungen über serielle Schnittstellen mit dem jeweiligen Rechner des Zeiterfassungsprogramms verbunden. Das Auslesen der Daten aus den Terminals für die Zeiterfassungssoftware erfolgte über ein Abfrageprogramm, das als Batch-Job meist nur 1x täglich gestartet wurde. Berechnungen und Auswertungen der Zeiterfassungssoftware waren meist komplexe Prozesse, die in nächtlichen Jobs ausgeführt wurden. Erst danach war das Programm in der Lage allfällige Informationen (z.B. Zeitsalden, Urlaubsstand oder neue Stammdaten) dem oder den Terminals mittels Batch-Datendownload zu übermitteln.

Erst die Nutzung vernetzter Systeme und entsprechender Server-Software, egal ob proprietär (z.B. IBM-Twinax) oder offen (z.B. Novell) führe dazu, dass Zeiterfassungsprogramme und die zugehörigen Zeiterfassungsterminals auch Online kommunizieren konnten. Bis zum Zeitpunkt der Nutzung des Internets bedeutet daher die Online Zeiterfassung lediglich die Fähigkeit einer Software Zeitereignisse (Stempeldaten) in Echtzeit in der Datenbank des Zeiterfassungsprogramms zu speichern und zu verarbeiten.

Wer heute in einer Suchmaschine den Suchbegriff „Zeiterfassung-Online“ eingibt erhält eine breite Auswahl kostenloser oder kostenpflichtiger Anbieter von Cloud-Services. Also Applikationen, die nur im Netzt genutzt werden können und von jedem internetfähigen Gerät, egal ob Desktop Computer, Tablett oder Smartphone bedient werden können.

Zeiterfassung-Online bedeutet heute also die Nutzung eines Cloud Services so, dass der Nutzer keinerlei Installation und Wartung eines Anwendungsprogramms durchführen muss und daher auch keine Möglichkeiten spezifischer Konfigurationen und Parametrierungen der Software vornehmen kann.

Diese Anwendungen sind durchaus dafür geeignet für wenige Personen Aufzeichnungen zu führen aus denen die Summe geleisteter Arbeitszeit ermittelt wird. Viele Zeiterfassung-Online-Anbieter erlauben auch die Erfassung bzw. Zuordnung der Arbeitszeit zu Projekten, Aufträgen und Tätigkeiten als Grundlage für Kalkulationen und Abrechnungen, also eine kleine BDE (Betriebsdatenerfassung).

Zeiterfasung-Online unterscheidet sich von herkömmlichen Modellen vor allem dadurch, dass Anbieter herkömmlicher Zeiterfassungslösungen meist in persönlichem Kontakt zum Anwender stehen und ihre Lösungen, egal auf welchem Rechner und wo die Anwendung installiert ist für die individuellen Bedürfnisse des Anwenders konfigurieren können. Das Geschäftsmodell, das hinter einer herkömmlichen Lösung steht ist davon unabhängig. Die meisten Lösungsanbieter stellen es dem Kunden frei, ob er die Software kauft (lizensiert), auf einem seiner eigenen Rechner im lokalen Netzwerk installiert, oder das Hosting Service des Anbieters in Anspruch nimmt und nur einen zeitlich limitierten Nutzungsvertrag abschließt.

Wer sich eines Zeiterfassung-Online Angebots bedient, sollte sich rechtzeitig über alle Bedingungen informieren, die mit der Nutzung der Software verbunden sind. Auch wenn es meist kostenlose Testversionen für einen beschränkten Zeitraum gibt, kann der Spaß sehr bald sehr teuer werden.

Eine aktuelle Recherche – die keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt – zeigt, dass die Kosten für eine Online-Zeiterfassung im Bereich von € 2,50 bis zu € 10,00 pro Person und Monat betragen können. Hier lohnt sich der Vergleich mit herkömmlichen Lösungen vor allem auch dann, wenn es um das „Eingemachte“ einer Zeiterfassung geht. Gerade das Österreichische Arbeitsrecht ist betreffend Arbeitszeit sehr komplex und anspruchsvoll. Auch für kleiner Betriebe gelten neben der Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten der Dienstnehmer alle Sonderheiten des Arbeitszeitgesetzes und der daraus abzuleitenden Entlohnung und Einhaltung der Grenzen täglicher und wöchentlicher Arbeitszeit. Eine arbeitsrechtlich korrekt durchgeführte Gleitzeitabrechnung oder eine korrekte Behandlung und Abrechnung eines Mehrschichtbetriebes wird die Möglichkeiten einer „einfachen“ Online-Zeiterfassung sehr bald sprengen.

Homeworking Homeoffice remote Zeiterfassung

Was bedeutet Gleitzeitperiode und Durchrechnungszeitraum in der Zeiterfassung?

Im allgemeinen Sprachgebrauch werden Durchrechnungszeitraum und Gleitzeitperiode oft verwechselt. Unabhängig von der Begriffswahl muss eine Zeiterfassung aber sehr wohl exakt zwischen diesen Zeiträumen differenzieren können.

Gerade in Zeiten der  jährlichen Kollektivvertrags Verhandlungen fallen im Zusammenhang mit flexibler Arbeitszeit immer wieder die Begriffe der sogenannten Durchrechnungszeiträume und der Gleitzeitperioden.

Wir wollen in diesem Blog keine arbeitsrechtlichen Kommentare zum Arbeitszeitgesetz (AZG) abgeben, aber wir stellen fest, dass diese Begriffe in der Praxis bei unseren Kunden immer wieder zu Missverständnissen führen. Deshalb hier eine kurze Darstellung, was diese Begriffe für Anwender einer Softwarelösung für Zeiterfassung bedeuten.

„Durchrechnungszeitraum“ hat laut  AZG §4 (2), (3), (4) eigentlich nichts mit Gleitzeit zu tun, sondern betrifft nur jenen Zeitraum in dem  arbeitsfreie Tage (Fenstertage) eingearbeitet werden dürfen. In der Regel sind dies 13 Wochen in denen die tägliche Normalarbeitszeit so erhöht werden darf, dass die Summe der  zusätzlich gearbeiteten Stunden der Normalarbeitszeit des eingearbeiteten „Fenstertages“ entspricht. Für Nutzer einer Zeiterfassungssoftware bedeutet dies, dass für die betroffenen Mitarbeiter für diesen Zeitraum ein spezielles Arbeitszeitmodell (Wochenmodell)  eingeplant werden muss.

Im allgemeinen Sprachgebrauch wird aber unter Durchrechnungszeitraum meistens jene Zeitspanne verstanden, die im AZG §4b als „Gleitzeitperiode“ definiert ist. Damit ist jener Zeitraum zu verstehen in dem die tägliche und wöchentliche durchschnittliche Normalarbeitszeit 10 bzw. 40 Stunden betragen muss. Das heißt, dass an einzelnen Tagen und Wochen innerhalb der Gleitzeitperiode über das gesetzliche Höchstmaß der Normalarbeitszeit hinaus gearbeitet werden darf, ohne dass dafür Überstunden bezahlt werden müssen. Das AZG sieht hier vor, dass erst am Ende einer Gleitzeitperiode ermittelt wird, ob im Fall von Zeitguthaben Überstunden bezahlt werden müssen oder im Fall von Minusstunden Gehaltsreduktionen vorzunehmen sind. In diesem Zusammenhang ist jeweils auch die in der Gleitzeitvereinbarung zwingend vorgesehene Definition der „Übertragungsmöglichkeit“ von Zeitsalden in die nächste Gleitzeitperiode von großer Bedeutung.

In der Zeiterfassung sind die Dauer der Gleitzeitperiode und die Höhe der zulässigen Übertragungsmöglichkeit vor allem für die Definition der entsprechenden Zeitkonten relevant. Hier können leistungsfähige Zeiterfassungsprogramme in Verbindung mit einer Schnittstelle zur Lohn- und Gehaltsabrechnung dem Unternehmen und v.a. der Personalverwaltung und -abrechnung große Dienste erweisen. Je nach betrieblicher Regelung ist in diesem Zusammenhang auch die Nutzung eines Workflows des Zeiterfassungssystems von großem Nutzen, wenn es für die Genehmigung allfälliger Überstundenzahlungen oder Konsum von Zeitausgleich genutzt werden kann.

AZG Arbeitszeitgesetz und Zeiterfassung

Konten der Zeiterfassung bei einem Austritt

Gerade bei der Beendigung eines Dienstverhältnisses, also bei einem Austritt, kann die Zeiterfassung sowohl dem Arbeitgeber als auch dem Arbeitnehmer wichtige Grundlagen für die korrekte Abwicklung und Abrechnung liefern.

In den meisten Zeiterfassungssystemen werden sogenannte „Konten“ geführt. Typische Konten sind Zeit-Konten, also Konten in denen die täglichen Plus- oder Minusstunden, Überstunden, etc. verwaltet werden. Meist werden auch Abwesenheitskonten, wie z.B. das Urlaubskonto oder das Konto für Krankenstand oder Pflegeurlaub in der Zeiterfassung geführt.

Leistungsfähige Systeme können so eingestellt werden, dass diese Konten zu bestimmten Zeitpunkten oder täglich (nach dem Tagesabschluss) aktualisiert werden, so dass der jeweilige Mitarbeiter oder zuständige Systembetreuer oder Vorgesetzte tagesaktuell den jeweiligen Saldo der relevanten Konten aus der Zeiterfassung ablesen kann.

Im Fall einer Gleitzeitvereinbarung kommt dem Zeiterfassungssystem naturgemäß eine besondere Bedeutung zu. Für die arbeitsrechtlich korrekte Abbildung einer Gleitzeit ist die Führung einer Zeiterfassung unerlässlich. Je nach Gleitzeitvereinbarung ist es daher notwendig, dass Salden der Zeiterfassungskonten auch nach bestimmten Regeln umgebucht werden können. Das Arbeitszeitgesetz (AZG) zwingt den Arbeitgeber dazu, dass auf Basis der täglichen und wöchentlichen Höchstarbeitszeit der Saldo eines Gleitzeitkontos bei Erreichung bestimmter Maximalwerte mit den jeweiligen Faktoren (25%, 50% oder 100%) auf ein entsprechendes Überstundenkonto umgebucht werden muss. Salden von Zeitkonten können aber natürlich auch negative Werte haben.

Der sogenannte Zeitausgleich stellt in diesem Zusammenhang ebenfalls eine Herausforderung an das Zeiterfassungssystem dar, da ja damit eine Abwesenheit erfasst werden muss, die auch in einem entsprechenden Konto geführt werden sollte. Denken Sie an einen Mitarbeiter, der auf Basis der Gleitzeitvereinbarung eine bestimmte Zeit „frei nimmt“ ohne seinen Urlaub konsumieren zu müssen. Hier müssen allfällige Salden der Zeitkonten mit dem Zeitausgleichs-Konto ausgeglichen (saldiert) werden.

Die Salden der Zeiterfassungs-Konten haben für das Unternehmen natürlich auch kaufmännische Relevanz. Auf Basis der Zeiterfassung und der Lohn- und Gehaltsverrechnung können Werte für Rückstellungen zum Monats- oder Jahresabschluss „auf Knopfdruck“ berechnet werden.

Eine Besonderheit kommt den Konten der Zeiterfassung bei der Beendigung eines Dienstverhältnisses, also bei einem Austritt – aus welchem Grund auch immer – zu. Hier spielen natürlich auch die arbeitsrechtlichen Vorgaben eine wichtige Rolle. Positive Salden von Zeit- oder Abwesenheitskonten sind die Grundlage für die Berechnung und allfällige Auszahlung von Überstunden oder Entschädigungen.

Was passiert aber mit negativen Salden der Zeiterfassungs-Konten bei einem Austritt?

Hier müssen vor allem arbeitsrechtliche Aspekt berücksichtigt werden. Nur bei gerechtfertigter Entlassung oder bei einem ungerechtfertigten Austritt eines Arbeitnehmers ist es in Österreich zulässig negative Salden der Zeiterfassung in der Endabrechnung des Arbeitnehmers als Geldwert in Abzug zu bringen. Bei einvernehmlicher Lösung oder Kündigung durch Arbeitgeber oder Arbeitnehmer dürfen dem Arbeitnehmer nur dann allfällige negative Salden von Zeit- oder Abwesenheitskonten bei der Endabrechnung in Abzug gebracht werden, wenn dies im Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarung explizit vereinbart wurde.

Gehen Stempeldaten mit einem System für Zeiterfassung verloren?

Zeiterfassung – Betriebsdatenerfassung

Während in der theoretischen Wissenschaft die Zeiterfassung ein Teil und Unterbegriff der Betriebsdatenerfassung (BDE) ist, wird umgekehrt in der Praxis die BDE als Zusatzfunktion und somit Teil oder Ergänzung der Zeiterfassung gesehen.

In der Betriebswirtschaftslehre wird die Betriebsdatenerfassung (BDE) als Überbegriff für jede Form der elektronischen Erfassung und Auswertung betrieblicher Daten verstanden. Die wissenschaftliche Definition inkludiert in der BDE die Erfassung von Personal Anwesenheitszeit und Arbeitszeit ebenso, wie die Erfassung von Maschinendaten (Maschinen-Nutzungszeiten, -Rüstzeiten, -Auslastung, etc.) und die Erfassung von Ressourcenverbrauch für die Bearbeitung von Fertigungsprozessen, oder die Erfassung von Qualitätsdaten (Gutmengen-Schlechtmengen) und Daten der Lagerhaltung (z.B. Lagerumschlag). Siehe dazu auch die Definition im Gabler Wirtschaftslexikon: http://wirtschaftslexikon.gabler.de/Archiv/73549/betriebsdatenerfassung-v8.html.

In der Praxis wird im deutschsprachigen Raum unter BDE immer die Erfassung von Arbeitszeiten bezogen auf betriebliche Wertschöpfungsprozesse verstanden. Also wieviel Arbeitszeit wird für die Bearbeitung eines Kunden- oder betriebsinternen Auftrags oder einer Teilmenge eines Fertigungsschrittes (Tätigkeit, Arbeitsgang, etc.) verstanden. Natürlich sind qualifizierte BDE Systeme in der Lage darüber hinaus Maschinendaten, Qualitätsdaten (Mengenverbrauch) und weitere betrieblich relevante Daten zu erfassen und vor allem auszuwerten.

BDE Systeme werden daher vorwiegend für Betriebe und Organisationen entwickelt, die sich mit der Herstellung, Wartung oder Verarbeitung von Sachgütern beschäftigen. Interessanterweise werden BDE Systeme immer häufiger auch von Dienstleistern eingesetzt (z.B.: Gebäudereinigung, Gesundheitswesen, Rechtsanwälte, etc.).

BDE Systeme benötigen Personendaten, die fast immer auf den Stammdaten der Anwesenheitszeiterfassung beruhen, also Namen, Personalnummer, ID-Nummer des Ausweises/Chips, etc. Für den Einsatz in einem BDE-System müssen die Stammdaten jedenfalls um einige Merkmale, wie z.B. die Qualifikation, Kostenstelle, etc. ergänzt werden und wenn es sich um ein Kalkulationssystem handelt (siehe unten) auch um Werte oder Kennzeichen der Stundensätze.

Die entscheidend bei der Auswahl eines richtigen Systems ist natürlich das Ziel, das mit der Nutzung eines BDE Systems verbunden ist. Im Wesentlichen lassen sich die Ziele in zwei Kategorien teilen: Rückmeldesysteme oder Kalkulationssysteme.

Unter Rückmeldesystem wird ein Subsystem zum Auftrags- bzw. Produktionsplanungssystem (PPS) verstanden. Das BDE System dient hier der Überwachung des Auftragsfortschritts, also des Soll-Ist Vergleichs von Arbeits- und Produktionszeiten und des Ressourcenverbrauchs als Mittel für die Feinplanung und Kontrolle im Fertigungsprozess.

Die BDE als Kalkulationssystem wird dann eingesetzt, wenn es gilt die tatsächlichen Kosten eines Auftrags oder eines Projektes zu ermitteln oder im Rahmen einer Serienproduktion aktuelle Nachkalkulationen vorzunehmen. Typisches Ergebnis eines BDE-Kalkulationssystems ist die Abrechnung einer Reparatur oder Services eines KFZ. Hier finden Sie meist neben der Auflistung der verwendeten Materialien auch Zeitwerte für die jeweiligen Tätigkeiten, also wie lange, wie viele Personen dafür eingesetzt waren.

Die Verknüpfung der Anwesenheitszeiterfassung mit der BDE ist auch darin begründet, dass ein gutes BDE System in der Lage ist die Produktivität einzelner Mitarbeiter auszuwerten. Darunter versteht man die Auswertung wie viele Stunden der Anwesenheit, also bezahlter Arbeitszeit einzelnen Aufträgen, Projekten zugeordnet werden kann und wieviel Stunden für „unproduktive“ Tätigkeiten verbucht werden. BDE auf Basis der Zeiterfassung bedeutet auch, dass aus dem Arbeitszeitmodell errechnete Zuschläge oder Zulagen (z.B. Überstunden, Nachtarbeitszuschläge, etc.) 1:1 in die Kalkulation eingehen können.

Gerade bei Rückmeldesystemen ist der Einsatz von Online-Terminals oder Industrie PCs erforderlich um zeitnahe einen Auftragsfortschritt oder den allfälligen Bedarf zusätzlicher Ressourcen zu erkennen.

In einzelnen Fällen kann die Anwesenheitszeiterfassung ein Nebenprodukt des BDE Systems sein. Nämlich dann, wenn Mitarbeiter im Produktionsprozess ausschließlich Zeiten in der BDE erfassen und somit die Anmeldung zum ersten Auftrag eines Tages bzw. die Abmeldung vom letzten Auftrag eines Tages gleichzeitig als Kommen und Geht-Buchung für die Anwesenheitszeiterfassung genutzt wird.

Wenn das BDE System nur für die Nachkalkulation eingesetzt wird, ist eine Online-Realtime Erfassung nicht zwingend notwendig. Viele BDE Systeme basieren dann darauf, dass Zeitwerte aus der Anwesenheitszeiterfassung nachträglich bestimmten Tätigkeiten, Aufträgen oder Projekten zugeordnet werden.

Summary dieser Kurzanalyse:

BDE in der Praxis bedeutet, dass betriebliche Daten auf Basis der tatsächlichen Anwesenheits- und Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfasst bzw. ermittelt werden und dass dafür die Grundfunktionen einer Zeiterfassung Voraussetzung sind.

Controlling Meeting am Laptop

Zeiterfassung und Zutrittskontrolle

Obwohl viele Unternehmen die Zuständigkeiten zwischen Zeiterfassung und Zutrittskontrolle strikt trennen gibt es dennoch viele Gründe die beiden Anwendungen in einem System zu führen

Je größer eine Organisation und je höher der Sicherheitsanspruch ist umso eher liegen die Zuständigkeiten für die Bereiche Zeiterfassung und Zutrittskontrolle bei getrennten Personen und Abteilungen. Naturgemäß wird das Thema Zeiterfassung dem Personalwesen zugeordnet und die Zutrittskontrolle dem Facility Management bzw. dem Sicherheitsbeauftragten.
Diese Trennung macht natürlich Sinn, wenn es dafür eigene Verantwortliche bzw. entsprechende Organisationseinheiten gibt. Die Vergabe von Zugangsberechtigungen hat vor allem dann mit dem Personalwesen nichts zu tun, wenn sich im Gelände oder in bestimmten Gebäudeteilen des Unternehmens häufig Personen aufhalten, die nicht Mitarbeiter des Unternehmens sind, also z.B.: Lieferanten, Kunden, etc.
Dennoch sollte bei der Entscheidung für die jeweilige Systemauswahl berücksichtigt werden, dass Zeiterfassung und Zutrittskontrolle viel mehr Gemeinsamkeit haben oder benötigen als im ersten Augenblick vermutet wird.
Die wichtigsten Gemeinsamkeiten:
 Beide Systeme basieren auf Software und müssen in die IT-Landschaft des Unternehmens passen
 Die Benutzung beider Systeme erfolgt in der Regel mit einem gemeinsamen Medium (Ausweis, Chip)
 Die Mitarbeiter-Stammdaten sind identisch (auch wenn in der Zutrittskontrolle oft zusätzlich viele „Fremd-Mitarbeiter“ oder „Besucher“ verwaltet werden müssen).
 Erfassungs- und Lesegeräte müssen zueinander passen
 In vielen Bereichen kann die Funktion Zutritt und Zeiterfassung über das gleiche Gerät bewerkstelligt werden
 Wer aufgrund einer Personalentscheidung nicht mehr Mitarbeiter des Unternehmens ist, sollte auch keine Zutrittsberechtigung haben

Was spricht für Trennung der Systeme:
 Das Unternehmen/die Organisation ist in einem Gebäude untergebracht, das bauseits über ein Zutrittssystem verfügt
 Hochsicherheitsansprüche, die vom gemeinsamen System Zeit und Zutritt nicht erfüllt werden können
 Wenn in einzelnen Gebäude- oder Geländeabschnitten sowohl Zutritt als auch Austritt kontrolliert wird (=Raumverfolgung) generiert das Zutrittssystem sensible Daten.
Oft führt dies zu Einwänden der Belegschaftsvertretung und fordert deshalb die Trennung der Systeme

 Zutrittskontrolle erfordert zusätzliche Datensicherheit und Ausfallschutz des Systems um zu gewährleisten, dass der Zugang zum Unternehmen jederzeit möglich ist. Daher sollte sowohl die Verfügbarkeit des Rechners/Servers auf dem die Zutrittskontrollsoftware installiert ist, das Netzwerk und die dezentrale Hardware (Zutritts-Steuerungen) durch zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen, wie z.B. und Unterbrechungsfreier Stromversorgung und Datenspiegelung abgesichert sein.
 Systembetreuung muss auch außerhalb der üblichen Betriebszeiten möglich sein.

Die Argumente für die Trennung der Systeme betreffen naturgemäß eine relativ kleine Teilmenge des Gesamtmarktes, da diese vor allem Unternehmen und Organisationen sind, die überdurchschnittlich hohe Sicherheitsanforderungen haben.
Die meisten Anbieter von Systemen, die Zeiterfassung und Zutrittskontrolle als gemeinsame Installation anbieten erlauben auch eine Trennungen in der Verwaltungsberechtigung (wer darf welche Daten bearbeiten und einsehen) und eine Trennung der Hardware-Peripherie (Zeiterfassungsterminals – Zutritts-Steuerungen und Leser).
Die Erfahrungen zeigen, dass gerade für die typisch österreichische Unternehmenslandschaft die Argumente für die Verwaltung der Zeiterfassung und der Zutrittskontrolle in einem System mit wesentlich mehr Vorteilen als Nachteilen verbunden ist.
Summary:
Bei der Auswahl eines Zeiterfassungs-Systems sollte man unbedingt den Aspekt einer möglichen Erweiterung oder Ergänzung um die Funktion der Zutrittskontrolle berücksichtigen.

Zeiterfassungsterminal GeCOTime

Zeiterfassungs-Terminal als Teil der Zeiterfassungs-Software

Die Verwendung moderner Technologien erlaubt eine völlige Integration eines Zeiterfassungs-Terminal in die Zeiterfassungs-Anwendung.

Zeiterfassung bedeutet – wie der Name auch sagt -, dass „Zeiten erfasst“ werden müssen. Gemeint sind Arbeitszeiten, Anwesenheitszeiten, Abwesenheitszeiten, etc. von Mitarbeitern eines Unternehmens oder einer Organisation.
Für das „Erfassen“ gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten. Die herkömmlichste und auch heute noch am meisten genutzte Form ist die Verwendung eines Zeiterfassungs-Terminals. Natürlich bietet eine moderne Zeiterfassungs-Software auch eine Reihe alternativer Formen des Erfassens, wie z.B. die PC-Erfassung bzw. WEB-Erfassung über einen Browser oder die Zeiterfassung über eine APP auf einem mobilen Gerät.
Zeiterfassungs-Terminals sind in der Regel Geräte, die über ein Identifikationsmedium (Ausweis / Chip) oder ein biometrisches Merkmal (Fingerprint) bedient werden und so die Zuordnung zu einer Person ermöglichen. Die Daten, die mit einem Zeiterfassungs-Terminal erfasst werden müssen in irgendeiner Form an die Zeiterfassungs-Software übermittelt werden. Dafür werden heute meist Anschlüsse an das lokale Netzwerk (Ethernet oder WLAN) oder die Einbindung über eine Internetverbindung mittels mobiler Datenübertragung (SIM-Karte eines Mobilfunkanbieters) genutzt. Jedenfalls bieten moderne Systeme dadurch die Möglichkeit online Daten mit der Zeiterfassungs-Software auszutauschen.
Die meisten Zeiterfassungs-Terminals sind so konzipiert, dass sie die Verwendung von parametrierbaren Standard Funktionen erlauben und über Schnittstellenprogramme an Lösungen unterschiedlichster Anbieter von Zeiterfassungs-Software angebunden werden können. Die Einschränkung auf „Standardfunktionen“ bedeutet, dass die Datenerfassung meist eine Oneway Kommunikation ist, also am Terminal erfasste Daten an die Zeiterfassungs-Software übertragen werden und allenfalls Standard-Antworten, oder Salden aus Konten des Zeiterfassungs-Programms angezeigt werden.
WEB basierte Zeiterfassungs-Lösungen bieten hier mit der Funktion eines WEB-Terminals viel mehr Optionen für den Erfassungsdialog. Ein WEB-Terminal dient meistens nicht nur der Zeiterfassung sondern erlaubt eine umfangreichere Nutzung von Funktionen einer Zeiterfassungs-Software, wie z.B. Workflow, für Genehmigungsprozesse oder Einsicht in Auswertungen des Programms (Monatsjournale, etc.).
Der Einsatz spezieller Zeiterfassungs-Terminals hat aber dennoch seine Berechtigung, da die Basisfunktionen, also das Erfassen der täglichen Beginn- und Endzeiten der Arbeit mittels Ausweis oder Chip an zentralen Stellen des Unternehmen wesentlich rascher und effizienter erfolgen kann und so auch Mitarbeiter ohne eigenem PC-Arbeitsplatz am Zeiterfassungssystem teilhaben können.
Oftmals wurde der Einsatz von Standard-PCs anstelle eines Zeiterfassungs-Terminal bereits diskutiert, aber eine Vielzahl von Gründen spricht noch immer dagegen: Gefahr von Manipulation oder Sabotage, Wartung, Störungsanfälligkeit, und vieles mehr.
GeCOSOFT geht mit der Produktion einer modernen Terminalgeneration hier einen neuen Weg. Das Zeiterfassungs-Terminal GeCOTime-WEGA ist kein Standard-Gerät mit fixen Funktionen sondern eine speziell entwickelte Hard- und Softwarelösung, die integrierter Bestandteil der Gesamtlösung GeCOTime ist.

WEGA neu sld

Das Terminal besteht aus einem robusten Gehäuse mit einem 7“ Touch-Screen, optionalen Anschlüssen für den Datenaustausch inklusive PoE Stromversorgung und kann mit unterschiedlichen Identifikationssystemen von Fingerprint bis RFID ausgestattet werden. Kern des Terminals ist ein Mikroprozessor, der die Verwendung dieses Terminals als WEB-Client der GeCOTime Zeiterfassungslösung erlaubt. Dadurch kann die Anwendung völlig individuell an die Bedürfnisse des Nutzers angepasst werden oder mit der mitgelieferten Standardfunktion als parametrierbares Erfassungsterminal eingesetzt werden. GeCOTime-WEGA ist somit nicht nur ein Zeiterfassungs-Terminal, sondern kann als zentrales Info-Terminal oder Gerät für viele der GeCOTime Employee-Self-Service Funktionen, wie das Anzeigen oder Drucken bestimmter Auswertungen genutzt werden.

 

Zeiterfassung von Überstunden

Zeiterfassung für kleine Betriebe

Menschen treffen sich am Flur für ein Meeting

Zeiterfassungs-Software: Wer ist zuständig?

Gerade im Bereich der Zeiterfassung ist die Entscheidung für die richtige Zeiterfassungs-Software sehr stark von den individuellen, betrieblichen Bedürfnissen und den rechtlichen Rahmenbedingungen geprägt. Deshalb sollte der Softwareanbieter primär nach funktionalen Kriterien und nicht primär nach den IT-Vorgaben ausgewählt werden.

In vielen Unternehmen und Organisationen ist die Zuständigkeit für die Auswahl und Betreuung einer Anwendungssoftware ein strittiges Thema. Je größer eine Organisation ist und je strukturierter die Verantwortungen verteilt sind umso mehr Diskussionen entstehen, wenn es um die Anschaffung, Auswahl und Implementierung von betrieblicher Software geht.

Controlling, HR, Finanz, Produktion, Beschaffung, Vertrieb, Marketing, etc., jede Organisationseinheit hat eigene Ansprüche und Anforderungen an Funktion und Anwendung der Softwarelösung, die für die Bewältigung der täglichen Arbeit eingesetzt wird oder eingesetzt werden soll.

ERP (Enterprise Ressource Planning) ist das häufig genannte Kürzel, wenn es um die Bezeichnung einer sogenannten integrierten Softwarelösung für ein Unternehmen geht. Jeder IT-Verantwortliche einer entsprechenden Organisation wird danach streben die Anzahl der Software-Lieferanten zu minimieren und möglichst viele Anwendungen mit einer „ERP-Lösung“ abzudecken. Daher streben IT-Verantwortliche meist nach jener Softwarelösung, die möglichst viele Anwendungen abdeckt.

Interessanter Weise gibt es nur sehr wenige ERP-Software Anbieter, die auch das komplette HR-Programm inklusive Lohnverrechnung und Zeiterfassung abdecken. Softwarelösungen für das Personalwesen und hier v.a. die Abrechnung und die Zeiterfassung sind immer stark vom regionalen Regelwerk und der regionalen Rechtslage abhängig und werden deshalb nur von ganz wenig international tätigen ERP-Software Anbietern in Österreich angeboten.

Wer soll nun entscheiden, welche Softwarelösung im Bereich Zeitwirtschaft für das Unternehmen die beste Lösung ist? Die IT-Abteilung, die HR-Abteilung, Finanz- und Rechnungswesen, oder… ?

Unsere Erfahrungen zeigen, dass gerade im Bereich der Personalwirtschaft die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit Lösungen, die von der IT-Abteilung „auf´s Aug“ gedrückt werden sehr gering ist. Die Funktionen und Aufgabenstellungen für eine Zeiterfassungs-Software sind nicht nur stark von der regionalen Rechtslage bestimmt, sondern werden auch von den Unternehmensspezifischen Bedürfnissen und den Betriebsvereinbarungen geprägt. Sie finden dazu in diesem Blog auch bereits einige Beiträge, wie z.B. : https://www.gecosoft.at/blog/keine-zeiterfassung-ist-wie-die-andere/.

Nicht selten finden Sie Unternehmen, die ihre Betriebsvereinbarungen betreffend Zeitwirtschaft adaptieren müssen, weil das Zeiterfassungsmodul der ERP-Software bestimmte Funktionen, Berechnungen oder Auswertungen nicht bereitstellen kann.

Ebenso zeigen unsere Erfahrungen, dass viele global agierende Betriebe für ihre Österreich-Niederlassungen und Tochtergesellschaften den Bereich Zeitwirtschaft aus der sonst global eingesetzten ERP-Lösung ausklammern.

Aber nicht nur in Großbetrieben, die sich für einen der großen ERP-Anbieter entscheiden stellt sich die Frage, wer die Auswahl für das  richtige Zeiterfassungs-Programm treffen soll. Gerade in Österreich ist die Anzahl von Betrieben mit Mitarbeiterzahlen < 100 Personen ein wesentlicher Teil der Unternehmenslandschaft. Die meisten ERP-Anbieter, die diese Unternehmensgröße im Fokus haben können keine Zeitwirtschaftslösung anbieten. Viele Unternehmen dieser Größenordnungen bedienen sich externer IT-Dienstleister, die auch am Entscheidungsprozess für HR-Software und somit für die Zeiterfassung beteiligt sind.

In Österreich gibt es eine Reihe von Anbietern, die sich ausschließlich auf den Bereich Zeitwirtschaft und damit verbundenen Anwendungen, wie Betriebsdatenerfassung oder Zutrittskontrolle spezialisiert haben. Die meisten dieser Lösungen bieten auch Standard-Schnittstellen zu anderen betrieblichen Anwendungen oder den Programmen der ERP-Anbieter an, so dass der Einsatz einer speziellen Zeitwirtschaft nicht zwangsläufig eine Insellösung sein muss. Es lohnt sich daher immer den Markt nach Spezialisten abzufragen und die Entscheidung für eine Zeiterfassungs-Software nicht ausschließlich nach IT-Technischen Kriterien zu treffen.

 

Anwesenheitsübersicht - Mitarbeiter

Zeiterfassung und Anwesenheitskontrolle.

Die Anwesenheitsliste einer Zeiterfassung erfüllt in der Regel nicht die Voraussetzungen einer betrieblich notwendigen Feuerwehr- oder Evakuierungsliste.

Zeiterfassung wird oft auch als Anwesenheitszeiterfassung bezeichnet. Dies vor allem dann, wenn das System bzw. die Software auch für andere Applikationen, wie z.B. Dienstplanung, Betriebsdatenerfassung oder Zutrittskontrolle eingesetzt wird und dadurch eine begriffliche Abgrenzung zu anderen Anwendungen erfolgt.

Natürlich zählt die Anwesenheitskontrolle zu einem der Ziele, für den Einsatz eines Zeiterfassungs-Systems. Aber auch hier muss man hinterfragen welchen Zweck eine Anwesenheitskontrolle erfüllen soll. Anwesenheitslisten oder Anwesenheitsanzeigen, die aus dem Zeiterfassungsprogramm erstellt werden liefern Anhaltspunkte aber keine 100% verlässlichen Daten bezüglich der Anwesenheit von Personen in einem bestimmten Gebäude oder einem bestimmten Bereich.

Anwesenheitskontrolle als Ergebnis der Zeiterfassung kann nur auf der Grundlage der Buchungen der „Kommt- und Geht-Zeiten“ basieren. Wer also vergisst seine Zeiten zu buchen, wer seinen Chip bzw. Ausweis vergessen hat oder wer aufgrund seiner Stellung im Unternehmen gar nicht am Zeiterfassungs-System teilnimmt (z.B. Geschäftsführung) kann auch nicht in der Anwesenheitsliste korrekt angeführt werden. Dies gilt insbesondere natürlich für Personen, die nicht im Unternehmen beschäftigt sind, wie z.B. Besucher, Lieferanten oder Kunden.

Für viele Unternehmen ist aber trotzdem die Funktion einer Anwesenheitsübersicht aus der Zeiterfassung ein wesentlicher Nutzen (z.B. Telefonzentrale), da eine gute Zeiterfassungs-Anwesenheitsliste auch Gründe für Abwesenheiten anzeigen kann (Urlaub, Dienstreise, Krankenstand, etc.).

Es gibt aber Unternehmen und Organisationen bei denen eine verlässliche Übersicht über die Anwesenheit von Personen in Gebäuden oder Betriebs-Bereichen aus anderen Gründen wichtig und notwendig ist. Neben typischen Hochsicherheitsarealen (Notenbanken, Atomkraftwerke, Justizanstalten) zählen dazu auch Industrie- und Gewerbebetriebe die leicht brennbare Substanzen verarbeiten oder herstellen und daher einem erhöhten Brandrisiko ausgesetzt sind. In solchen Betrieben ist die Verfügbarkeit von sogenannten Feuerwehr- oder Evakuierungslisten Teil einer rechtlichen Verpflichtung.

Aus zuerst genannten Gründen wird ein Zeiterfassungs-System keine seriöse Grundlage einer Feuerwehr- oder Evakuationsliste sein. Eine 100% verlässliche Anwesenheitsliste erfordert die Installation von Zutrittskontroll-Einrichtungen, die sowohl den Eingang als auch den Ausgang aus Räumen und Bereichen kontrollieren. Unter „kontrollieren“ ist hier zu verstehen, dass Personen nur mittels Identifikationsmedium (Chip, Ausweis oder biometrischem Merkmal) bestimmte Zugänge und Ausgänge benutzen können und dass diese Zu- und Ausgänge mit Vereinzelungsanlagen (Drehkreuz, Drehsperre, Schleuse) gesichert sind. Leistungsfähige Systeme der Zutrittskontrolle müssen daher in der Lage sein neben der Verwaltung und Überwachung von zeitlichen und räumlichen Zugangsberechtigungen auch sogenannte Raumverfolgung bzw. Raumüberwachung zu erlauben. Nur damit können zu jedem beliebigen Zeitpunkt Aussagen darüber getroffen werden wie viele und welche Personen sich in bestimmten Gebäuden oder Betriebsarealen befinden.