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Zeiterfassung für Unternehmen der Hausbetreuung und Reinigung

Dieser Beitrag richtet sich an alle Unternehmen, die durch ihre Mitarbeiter Leistungen an vielen unterschiedlichen Orten anbieten, also z.B. Reinigung, Hausbetreuung,  Haustechnik-Wartung und ähnliches. Leistungen, die heute oft unter dem Sammelbegriff Facility Management zusammengefasst werden.

Die systemgestützte Erfassung der Arbeitszeiten von Mitarbeitern solcher Unternehmen bringt, neben der Erfüllung der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht durch den Arbeitgeber noch eine Vielzahl von Zusatzinformationen.

u.a.:

  • Nachweis der Arbeitsleistung gegenüber dem Auftraggeber
  • Grundlage für Abrechnungen nach Aufwand (wenn Dienstleistungen nach tatsächlich erbrachter Arbeitszeit abgerechnet werden)
  • Erkennen von ungeplanten Abwesenheiten
  • Grundlage für die Auszahlung von Zuschlägen, Zulagen oder Ähnlichem
  • Grundlage für Effizienz- und Leistungsvergleiche
  • Dokumentation von arbeitsrechtlich relevanten Abwesenheiten (Krankheit, Urlaub, Arzt- und Amtsbesuche, etc.)
  • Rückmeldung zu ERP- und Planungssystemen

 

Ein wesentlicher Faktor für den Erfolg eines Unternehmens dieser Branche ist die Verfügbarkeit eines guten Planungssystems der Ressourcen. Also wie viele Personen mit welcher Qualifikation und welchen Hilfsmitteln und Werkzeugen werden wann, wie lange und wo für die Erfüllung der Leistung benötigt. In der Regel beinhalten solche Planungs-Systeme keine Module für die Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten obwohl es unwahrscheinlich ist, dass die Planwerte immer den tatsächlichen Werten entsprechen. Es ist daher zu überlegen, wie die Ermittlung der tatsächlichen Arbeitszeiten und Abweichungen von den Planwerten erfolgen kann. Dabei gibt es im Prinzip folgende Methoden/Systeme:

  • Dezentrale, manuelle Erfassung (Listen, Tabellen, Formulare) mit zentraler Eingabe in das jeweilige System.
  • Dezentrale Erfassung der Ist-Zeiten mit spezieller Hardware oder mobilen Geräten (Smartphones, Tabletts) und integrierte, digitale Rückmeldung in das Planungssystem:
    • Jeder Mitarbeiter muss mit Hilfe eines Chips oder eines Gerätes am Arbeitsplatz die Zeiten (Beginn, Ende, Art der Tätigkeiten, etc.) erfassen.
    • Bestimmte Personen (Gruppenleiter, Teamleiter) Erfassen mit entsprechenden Geräten pauschal für ihre Gruppe.
  • Ausschließliche Erfassung, Dokumentation von Abweichungen zur Planung
    • Manuell (Listen, Tabellen, Formulare) durch Kontrolleure, Gruppenleiter, Projektmanager, etc. mit zentraler Eingabe in das System
    • Mobile Endgeräte (Tabletts)

 

Je nach Ausrichtung des Unternehmens und Struktur der Kunden und Aufgaben muss bewertet werden, ob sich die Investition in eine Hardwarelösung lohnt.

Unabhängig davon, wie die Erfassung und Kontrolle der tatsächlichen Arbeitszeiten erfolgt ist zu berücksichtigten, dass die Bewertung der erfassten Arbeitszeiten vor allem in Bezug auf die arbeitsrechtlichen Vorgaben eine spezifische Lösung erfordert.

Nur der Einsatz einer erprobten Zeiterfassungs-Software wird allen Anforderungen gerecht. Für die Branchen spezifischen Anforderungen des Facility Managements wird die Fähigkeit der Integration bzw. die Implementierung entsprechender Schnittstellen zu anderen Softwaresystemen wie z.B. HR-System, Planungssystem, ERP-System, etc. für die Auswahl der geeigneten Zeiterfassung von wesentlicher Bedeutung sein.

Homeworking Homeoffice remote Zeiterfassung

Mitarbeiter für die Zeiterfassung motivieren

Eine EDV gestützte Zeiterfassung zu implementieren ist eine bedeutende Veränderung, wenn die Erfassung der Arbeitszeiten von Mitarbeiter bislang auf Vertrauensbasis, oder Handaufzeichnungen funktioniert hat. Daher sollte man die Vorteile einer professionellen Zeiterfassung kennen um sie erfolgreich einsetzen zu können.

Hauptargument Nr.1: die simple Bedienung beim „stempeln“:
Ein einfach zu bedienendes Terminal, eine Weboberfläche oder sogar ein App am Handy löst die bisherige Aufzeichnung (beispielsweise im Excel) ab. Die komfortabelste Lösung für die meisten Mitarbeiter ist das Buchen mittels RFID-Chip und dem Terminal. Hier können die häufigsten Buchungen (z.B. „Kommen / Gehen“, Arztbesuche, Dienstgänge, etc.) sehr schnell getätigt werden.

Einsehen der Mehrarbeitsstunden ist für Mitarbeiter verfügbar:
In einem Zeiterfassungssystem kann jeder Mitarbeiter seine geleisteten Arbeitsstunden zu jeder Zeit abrufen (Egal ob an einem Terminal, auf der Weboberfläche oder am Handy App). So entsteht ein besserer Überblick der Mehrarbeitszeit oder gegebenenfalls auch „Minus-Arbeitszeit“. Der Mitarbeiter kann sich vielleicht sogar gegen Monatsende angefallene Überstunden gleich als Zeitausgleich nehmen.

Urlaubstage werden in einer professionellen Zeiterfassung angezeigt:
Auch die offenen Urlaubstage kann jeder Mitarbeiter tagesaktuell sehen. Ein Nachfragen in der Personalverrechnung ist nicht mehr notwendig um seinen Resturlaub zu bestimmen.

Das Betriebsklima kann sich verbessern:
Vielleicht ist das auch in Ihrem Unternehmen ein kleines Streitthema. Manche Mitarbeiter gehen öfter auf „Rauchpause“, andere machen vielleicht mehr „Kaffeepausen“ oder dehnen ihre Mittagspause etwas mehr aus. Möglicherweise gibt es auch Mitarbeiter die unpünktlich zur Arbeit erscheinen. Das stößt bei Kollegen auf und kann zu Missstimmigkeiten führen. Ein gutes Zeiterfassung kann hier Abhilfe schaffen. Einfaches buchen der An-/Abwesenheiten kann diese Diskussionen aus der Welt schaffen und zu einem besseren Arbeitsklima beitragen.

Arbeitserleichterung für die Kollegen in der Personalverrechnung:
Die Personalabteilung oder die Zeitbeauftragten haben jederzeit den vollen Überblick.  Filterfunktionen erlauben eine genaue Selektion; Fehlerlisten, die die Zeiterfassung zur Verfügung stellt (z.B.: Vergessene Buchung, Arbeitszeitverletzungen, etc.) aber auch standardisierte Schnittstellen zu Lohnverrechnungsprogrammen wird die Arbeit der Personalverrechner erheblich erleichtert.

 

Fazit: Von einer guten Zeiterfassung profitieren alle!

Urlaubsplanung und Urlaubsvertretung mit GeCOTime einfach planen

Ungewollte Urlaubsverlängerung

Ob eine unverschuldete Dienstverhinderung nach dem Urlaub als Urlaub oder sonstige bezahlte Abwesenheit gewertet wird muss im Einzelfall geprüft werden. Wer den Dienst nach dem Urlaub durch eigenes Verschulden oder Fahrlässigkeit nicht wie vereinbart antritt hat keinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung.

Wenn ein Arbeitnehmer nach Konsumation seines vereinbarten Urlaubs nicht zum Dienst erscheint, ist dies einem Nichterscheinen an einem „gewöhnlichen“ Arbeitstag gleichzusetzen. Der Arbeitnehmer hat seinen Arbeitgeber unverzüglich über Gründe und die voraussichtliche Dauer der Dienstverhinderung zu unterrichten.

Dienstverhinderungen durch höhere Gewalt nach dem Urlaub sind vor allem verspätete oder stornierte Flug- oder Zugverbindungen, Wetterbedingte Verspätungen oder ähnliches. Arbeitnehmer haben Anspruch auf Entgelt für derartige unverschuldete Dienstverhinderungen. ABER: Der Arbeitnehmer muss den Arbeitgeber zum frühesten möglichen Zeitpunkt über den Grund der Dienstverhinderung informieren.

Wer allerdings durch fahrlässiges Verhalten oder eigenes Verschulden seinen Dienst nach dem Urlaub nicht rechtzeitig antreten kann (Versäumter Flug oder Zug, zu späte Abreise mit dem PKW trotz bekannter Verkehrsbehinderungen, Wahl unsicherer Verkehrsmittel, etc.) hat keinen Anspruch auf Entgelt.

Wenn eine Dienstverhinderung ohne Eigenverschulden eintritt, ist zu entscheiden ob die Abwesenheit dem Urlaubskonto oder einem anderen Abwesenheitsgrund zugeordnet wird. Hier hängt dies vor allem von der Dauer der Abwesenheit ab und ob die Zeit der Dienstverhinderung dem Arbeitnehmer als Erholungsmöglichkeit im Sinne des UrlG zugeordnet werden kann.

Anmerkung 1: Unabhängig von zahlreichen kollektivvertraglichen Sonderregelungen oder Betriebsvereinbarungen regelt das Urlaubsgesetzt (UrlG) die Rahmenbedingungen für Ansprüche und Konsumation bezahlter Urlaube für alle österreichischen Dienstnehmer. Wann und wie lange ein Arbeitnehmer seinen bezahlten Urlaub konsumiert ist nach §4.(1) UrlG immer zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer explizit zu vereinbaren. Daraus ergibt sich auch Zeitpunkt des Wiederantritts des Dienstes nach dem Urlaub. Auch im Sinne der Einhaltung dieser arbeitsrechtlichen Vorschrift ist der Einsatz eines Zeiterfassungssystems hilfreich, da in der Regel damit Planung und Genehmigung von Urlaubszeiten entsprechend dokumentiert wird.

Anmerkung 2: Dienstverhinderungen mit Anspruch auf Entgeltfortzahlung sind z.B. Krankheiten, Pflegefälle oder andere wichtige Gründe, wie z.B. familiäre Umstände (Todesfälle) oder öffentliche Pflichten (Gericht). Darüber hinaus gibt es eine Reihe von Gründen die nicht im Verschulden des Arbeitnehmers begründet sind oder nicht vorhersehbar sind und im Allgemeinen als „höhere Gewalt“ bezeichnet werden.

Die Zeit kann man nicht zurückdrehen

Beginn und Ende der Arbeitszeit im Zeiterfassungs-System

Erst, wenn man das Thema „Beginn“ und „Ende“ der Arbeitszeit unter Berücksichtigung der österreichischen arbeitsrechtlichen Vorgaben genauer betrachtet, erkennt man die Bedeutung von Zeiterfassungs-Systemen in diesem Zusammenhang.

Das österreichische Arbeitsrecht definiert im Rahmen der jeweiligen Gesetze (vor allem im  Arbeitszeitgesetz = AZG) und eingehender Judikatur die Arbeitszeit als jene Zeit „…in der  Arbeitnehmer dem Arbeitgeber tatsächlich zur Entrichtung der Arbeit zu Verfügung stehen“. Obwohl es nur wenig höchstgerichtliche Entscheidungen zu diesem Thema gibt, kann aber daraus abgeleitet werden, dass z.B. Tätigkeiten wie An- und Ausziehen der Arbeitskleidung, Wege im Arbeitsgelände zum Arbeitsplatz oder Duschen nach der Arbeit nicht zur Arbeitszeit zählen.

Eine wesentliche Ausnahme dieser Ansicht besteht, wenn die Arbeitnehmer ihre Arbeitszeit mittels Zeiterfassungsterminal („Stechuhr“) an einem zentralen Bereich (Betriebseingang) erfassen.

Der VGH hat zu diesem Thema entschieden, dass der Arbeitgeber durch das Aufstellen eines Zeiterfassungsterminals dem Arbeitnehmer signalisiert, dass damit auch die tatsächliche Arbeitszeit im Sinne des AZG beginnt bzw. endet. Die Höchstgerichte haben aber auch entschieden, dass darüber hinaus die genaue Definition von Beginn und Ende der tatsächlichen Arbeitszeit vereinbart werden kann.

Dem Einsatz eines Zeiterfassungs-Systems kommt somit eine wesentliche Bedeutung betreffend Definition von Beginn und Ende der Arbeitszeit zu.

Arbeitgeber, die dieses Urteil des VGH bei Errichtung eines Zeiterfassungs-Systems übersehen und aus Gründen der Sparsamkeit die Arbeitszeiten für eine zu große Gruppe von Mitarbeitern an nur einem Gerät erfassen werden unter Umständen Überraschungen bei der Auswertung und Abrechnung der Arbeitszeiten erleben. Vor Einführung eines Zeiterfassungssystems sollten daher folgende Überlegungen in Betracht gezogen werden.

Gibt es eine genaue Definition von Beginn und Ende der Arbeitszeit im Rahmen des Dienstvertrages oder einer Betriebsvereinbarung?

Wenn nein:

  • Geräte für die Erfassung der Arbeitszeit (Terminals) sollten immer in der Nähe des tatsächlichen Arbeitsplatzes installiert werden. Im Idealfall kann dies der individuelle Arbeitsplatz sein.
  • Wenn die Mehrzahl der Arbeitnehmer einen PC an ihrem Arbeitsplatz verwenden empfiehlt sich somit der Erfassung der Arbeitszeiten auf dem PC-Arbeitsplatz mittels entsprechenden Programmen (somit gehören Tätigkeiten, wie Hoch- und Runterfahren des Rechners nicht zur Arbeitszeit.
  • Nötigen Falls die Einführung eines Zeiterfassungssystems durch entsprechende Vereinbarung(en) begleiten.

Wenn ja:

  • Prüfung, ob das Zeiterfassungssystem in der Lage ist, Arbeitszeitmodelle so zu definieren, dass allfällige Wegzeiten vom Terminal zum Arbeitsplatz und/oder Zeiten für Umkleiden und Duschen pauschal oder individuell von der „gestempelten“ Anwesenheitszeit abgezogen werden.

In diesem Fall müssen diese Weg- und Vorbereitungszeiten im Rahmen der Dienst- oder Betriebsvereinbarung klar definiert werden.

  • Unterschiedliche Erfassungsgeräte (Terminals, PC-Arbeitsplätze, Mobile-Geräte, etc.) gemäß der individuellen Bedürfnisse einsetzen.

 

Unabhängig von diesen Überlegungen, die vor allem Industrie und große Gewerbebetriebe betreffen, ist die Definition von Beginn und Ende der Arbeitszeit immer auch von der jeweiligen Tätigkeit und dem Betriebsort abhängig. Außendienst Tätigkeiten, Arbeiten im Bau- und Baunebengewerbe, Dienstleistungen im Gesundheits- und Pflegebereich sowie Tätigkeiten im Homeoffice erfordern immer die Berücksichtigung der speziellen Rahmenbedingungen im Zuge der Arbeitszeit Erfassung mittels EDV gestützter Systeme.

Fingerabdruck zur Steigerung der Sicherheit, Zutrittskontrolle

Zeiterfassung und/oder Zutrittskontrolle mit Fingerprint?

Zeiterfassung und/oder Zutrittskontrolle mit Fingerprint?

 

Gerade bei der ständig fortschreitenden Vernetzung und Globalisierung ist es wichtig, dass der „Gläserne Mensch“ nicht zu transparent ist. Darf daher der Arbeitgeber eine Zeiterfassung und /oder eine Zutrittskontrolle mittels biometrischen Systems einführen? Darf der Arbeitgeber den Fingerabdruck speichern und kann der gespeicherte Fingerprint missbraucht werden wie z.B. durch Weitergabe?

 

Datenschutz und Biometrie

Die Datenschutzbehörde, seit 2014 Nachfolger der Datenschutzkommission, ist in Österreich die Behörde zur Erhaltung des Datenschutzes. § 1 des Datenschutzgesetzes beschreibt das Grundrecht auf Datenschutz. Absatz 1 sagt: „Jedermann hat Anspruch auf Geheimhaltung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten, soweit er daran ein schutzwürdiges Interesse, insbesondere im Hinblick auf Achtung seines Privat- und Familienlebens hat.“

und in Absatz 3 ist beschrieben: „Jedermann hat, soweit Daten über ihn automationsunterstützt verarbeitet werden, nach Maßgabe gesetzlicher Bestimmungen das Recht auf Auskunft darüber, wer Daten über ihn ermittelt oder verarbeitet, woher die Daten stammen, welcher Art und welchen Inhaltes die Daten sind und wozu sie verwendet werden.“

 

Wie funktioniert Zeiterfassung bzw. Zutrittskontrolle mittels Fingerprint?

 

Einlesen: Sie legen Ihren Finger auf ein Fingerprintlesegerät. Das Lesegerät erkennt an Ihrem Finger Linien. Die Fingerlinien haben bestimmte Merkmale: sie überschneiden sich oder enden (siehe Skizze). Diese Merkmale werden als „Minuzien“ bezeichnet. Ein Programm erkennt die Minuzien und berechnet die Distanzen zwischen ihnen. Wie viele Minuzien bzw. wie viele Distanzlinien für die Berechnung herangezogen werden sollen, kann parametriet werden. Je mehr Parameter berücksichtigt werden umso genauer ist die Erkennung des individuellen Fingerprints.

                                                          

Nur das Mathematische Muster wird in biometrischen Zeiterfassungssystemen angelegt und in der Leseeinheit oder in der Software gespeichert. Eine Rückführung vom mathematischen Muster zum Fingerprint ist nicht möglich. Wenn der Finger bei der nächsten Zeiterfassungsbuchung oder Zutrittskontrollbuchung am Fingerprintleser aufgelegt wird, wird wieder ein mathematisches Muster errechnet und gegen das gespeicherte Muster geprüft.

Statistisch können bei einem von 1000 Menschen die Minuzien nicht erkannt werden. Das ist eine biologische Gegebenheit. Daher werden für die Zeiterfassung bzw. Zutrittskontrolle auch Leser verwendet, die RFID Medien lesen können oder die Eingabe eines persönlichen PINs ermöglichen.

 

Grund zur Beunruhigung?

 

Bei verantwortungsvollem Umgang und bei Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben besteht kein Grund die Benutzung des Fingerprints für betriebsinternen Zeiterfassung und/oder Zutrittskontrolle abzulehnen. Wichtig: der Fingerprint selbst darf nicht gespeichert werden um zu vermeiden, dass der Fingerprint reproduzierbar ist!

Wer kann und darf Daten der Zeiterfassung einsehen?

Zeiterfassung als Subsystem zu ERP Software

ERP Anbieter, sind Software Hersteller, die in ihrer Lösung die Datenverarbeitung aller wichtigen Unternehmens-Prozesse integrieren. Gerade in Österreich gibt es aber nur wenige ERP Anbieter, die auch HR-Module, wie z.B. Gehaltsverrechnung und Zeiterfassung in ihrem Portfolio haben. Deshalb bieten viele Anbieter von Zeiterfassungslösungen entsprechende Module an, die eine „Quasi-Integration“ in das ERP Portfolio diverser Anbieter gewährleisten. (ERP = Enterprise Resource Planning)

Natürlich gibt es auch in Österreich eine große Anzahl von Software Anbietern mit ERP Lösungen. Um das Thema „Zeiterfassung als Subsystem zu ERP Programmen“ richtig zu verstehen, muss man sich aber den Umfang der Lösungsmodule einzelner ERP Systeme genauer ansehen. Dabei kommen wir zum Schluss, dass man die ERP Anbieter leicht in 4 Kategorien einteilen kann. Dazu gibt es untenstehend Beschreibungen der jeweils benötigten Hard- und Software für eine vollständige Integration einer Zeitwirtschaft in das ERP System.

Bei Zeiterfassung handelt es sich natürlich nicht nur um die entsprechende Softwarelösung, sondern in den meisten Fällen auch um Erfassungs-Hardware (Terminals) und allenfalls um diverse Zusatzmodule wie Zutrittskontrolle, Betriebsdatenerfassung, etc.

 

ERP Anbieter mit integrierter HR-Lösung und Zeiterfassung.


Außer SAP gibt es in Österreich praktisch keinen ERP Anbieter, der die ganze HR Palette von der Abrechnung bis zur Zeiterfassung abdeckt. Da SAP ein reiner Softwareanbieter ist, müssen für die Erfassung der Arbeitszeiten durch die Mitarbeiter entsprechende, kostenpflichtige Software-Lizenzen oder Hardware-Terminals dritter Anbieter eingebunden werden. SAP hat für die Anbindung von Zeiterfassungs-Hardware (Terminals) Standardschnittstellen definiert, die den bidirektionalen Austausch von Daten aus der SAP Zweitwirtschaft mit einem „Subsystem“ regeln. Der Anschluss von Terminals erfordert daher entsprechende Software, die Daten aus der SAP Stammsatzverwaltung (Name, Personalnummer, Ausweisnummer, BDE-Gruppe, …) und der Zeit-Verarbeitung (Zeitsalden, Urlaubsanspruch, etc.) importiert. Diese Software muss auch die mit den Terminals erfassten Buchungen auf entsprechende Plausibilität prüfen und in geeigneter Form an SAP zur Verarbeitung weiterleiten. V.a. wenn neben der reinen Kommt-Geht-Zeiterfassung auch Kontierungen der Arbeitszeiten (Projekte, Aufträge, Kostenstellen, etc.) gefordert sind oder wenn mit der gleichen Hardware auch Zutrittskontrollen durchgeführt werden sollen ist der Name „Subsystem“ gerechtfertigt. Das Subsystem besteht hier sowohl aus Software-Programmen und Hardware-Terminals.

 

ERP Anbieter mit integrierter HR-Lösung ohne Zeitwirtschaft.


Viele ERP Anbieter haben in ihrem HR-Modul eigene Gehalts- und Lohn-Abrechnungsprogramme oder die Abrechnungsprogramme lokaler, dritter Hersteller integriert. Hier fehlt also nur das Softwaremodul Zeiterfassung.

Die meisten Anbieter von Zeiterfassungssystemen bieten auch Terminals und Identifikationsmedien (Ausweise) an und haben Standard Schnittstellen zu den gängigen Abrechnungsprogrammen. In diesem Fall ist die Zeiterfassung kein Subsystem der ERP Lösung, sondern eine eigenständige Lösung mit Schnittstellen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung.

 

ERP Anbieter mit integrierter HR-Lösung ohne Abrechnungssoftware, aber mit integrierter Zeitwirtschaft.


Einige Anbieter von Branchen-Spezifischer Software mit Schwerpunkt Fertigung und PPS (Produktions-Planung und Steuerung) haben auch Zeitwirtschaftslösungen integriert, da diese sehr oft mit BDE-Anforderungen und Rückmeldefunktionen der Auftragsabwicklung verbunden sind. Hier fehlt aber die integrierte Gehaltsverrechnung. Auch in diesem Fall ist die Zeitwirtschaft natürlich kein Subsystem, sondern ein Bestandteil der ERP Lösung.

 

 

ERP Anbieter ohne HR-Lösung


Diese Lösungen finden wir bei den meisten typisch Österreichischen Unternehmensgrößen. Hier wird unter ERP v.a. eine Integration der Warenwirtschaft, FiBu und einer Auftrags- und Fertigungslösung verstanden. Bei diesen ERP Lösungen hängt die Frage ob die Zeiterfassung ein Subsystem ist davon ab, ob es im Bereich Fertigung, Auftragsbearbeitung oder Projekterfassung im ERP System einen Mitarbeiter Personalstamm gibt. In vielen ERP Systemen wird der Mitarbeiter-Personalstamm als verfügbare Ressource zur Erfüllung von Aufträgen und/oder Projekten benötigt und sowohl für die Ermittlung von Planwerten und Istwerten herangezogen.

Gerade in diesem Fall ist das Zeiterfassungssystem als Subsystem zu bezeichnen, wenn es gelingt Redundanzen zu vermeiden und die gesamte Pflege und Verwaltung der Personalstammdaten im ERP System erfolgt. Insbesondere auch Daten, die für die Zeitwirtschaft (und vielleicht auch Zutrittskontrolle relevant sind).

Menschen gehen mit Regenschirm im Regen

Sicherheit in der Zeiterfassung

Die Sicherheit der Zeiterfassungssoftware ist in der Welt der Vernetzung eine oft unterschätzte Notwendigkeit. Doch betrachtet man die dafür verwendeten Techniken etwas genauer, wird schnell klar, dass teilweise Sicherheitslücken vorhanden sind.

 

Um welche Daten handelt es sich?

Es handelt sich mitunter um sehr heikle Daten – je nachdem ob die Zeiterfassungslösung das führende Personalstammsystem ist oder nicht – man findet in einer Personalstammdatenbank vom Namen über die Telefonnummer der Mitarbeiter sowie die Adresse und das Geburtsdatum alles in den Zeiterfassungsprogrammen wieder. Da es sich um teils private aber jedenfalls um schützenswerte Daten handelt ist ein durchdachtes Sicherheitskonzept unumgänglich. Das sollte die Grundvoraussetzung für die Suche nach einem State-of-the-art Zeiterfassungssystem sein!

 

Wie schützt man seine Daten?

Firewall:
Ist die Zeiterfassungssoftware aus dem Internet erreichbar ist per Firewall zu gewährleisten, dass keine unnötigen Ports geöffnet sind. Damit wird die Wahrscheinlichkeit für einen erfolgreichen Angriff von außen reduziert.
SSL Zertifikat:
Weiters ist es notwendig, die Datenverbindung mittels SSL Zertifikat zu verschlüsseln. So können Daten zwischen dem Anwender und dem Zeiterfassungssystem nicht von Dritten mitgelesen werden.
Zugangsdaten:
Der Zugang zum Zeiterfassungssystem ist mit Passwort gesichert. Wichtig ist ein Mindestmaß an Passwortsicherheit. Von einfachen Kennwörtern sollte abgesehen werden.

Für Hacker ist es interessant Server zu attackieren und diese zu „knacken“. Daher ist es wichtig sich vor Angriffen aus dem Internet ausreichend zu schützen. Daher sollte vielleicht die Zeiterfassungssoftware nicht für jedermann aus dem Internet erreichbar sein. Es sollte eine andere Möglichkeit der Zeitbuchungen geben. Hier bietet sich beispielsweise ein eigener Kanal mittels mobiler Zeiterfassung als APP auf dem Smartphone (iOS oder Android) an. In der Regel ist der Zugriff auf wesentliche für die APP notwendige Kernfunktionen eingeschränkt und daher ist die Angriffsfläche gering.

ABWESENHEITEN PLANEN UND ERFASSEN in der Zeiterfassung oder in der Lohnverrechnung?

Mandant Hosting / Mehrfachinstallation

Mandant, Hosting, Nutzung, Mehrfachinstallation –
Welche Methode passt zu Ihrer Zeiterfassung?

Die technischen Möglichkeiten sind heute vielfältig. Mehrfach-, Mandanten- oder Einzelinstallationen die auf eigener oder betreuter Hardware installiert wird bis hin zur reinen Nutzung der Anwendung. Was verbirgt sich hinter den einzelnen Begriffen? Was passt wann? Das hängt von Ihren Bedürfnissen und Anforderungen ab.


Die Mandantenlösung:

Das Zeiterfassungsprogramm wird genau einmal installiert. Verschiedene User-Gruppen haben über die Anmeldung in die Anwendung die Möglichkeit zu entscheiden in welchen „Mandant“ sie sich einwählen. Jeder Mandant braucht eine eigene Datenbank. Anwendungsbeispiel: Ein Unternehmen hat zwei Standorte. Nehmen wir an: eine Zentrale und eine ausgelagerte Produktion. Das Unternehmen hat eine zentrale EDV. Zur Umsetzung einer Mandantenlösung wird die Software in der zentralen EDV installiert. Die Buchungen und Berechnungen beider Standorte werden in zwei voneinander getrennten Datenbanken gespeichert. Somit sind die Daten der beiden Standorte physisch getrennt. Anmerkung: Jeder Mandant braucht eine eigene Lizenzdatei.

Die Mehrfachinstallation:
Die Anwendung wird mehrfach installiert. Jeder Installation ist in sich abgeschlossen und ist auf voneinander unabhängigen unterschiedlichen EDV-Systemen. Anwendungsbeispiel: Ein Unternehmen hat mehrere Filialen die je eine eigene EDV haben. Die fertig konfigurierte Software wird in jeder Filiale installiert. Anmerkung: Jeder Installation hat die gleiche Lizenzdatei.

Die Einzelinstallation:
Die Anwendung wird genau einmal installiert. Dennoch können Unternehmensstrukturen abgebildet werden, wie z.B.: Verschiedene Standorte, Abteilungen aber auch abteilungsübergreifende Arbeitsgruppen Die Einzelinstallation ist der „Klassiker“ unter den Installationsmethoden.

Das Hosting:
Unabhängig von der Installationsart (Mandanten-, Mehrfach-, Einzelinstallation) kann die Installation „gehosted“ werden. Die Anwendung wird auf einem Server installiert der nicht vom Kunden, sondern vom Zeiterfassungsanbieter betreut wird. Die benötigten Lizenzen werden vom Kunden gekauft. Immer mehr Unternehmen betreiben keine eigene IT-Server und bedienen sich der Hosting-Variante.

Die Nutzung:
Bei der Nutzungsvariante wird dem Kunden die Benutzung der Anwendung zur Verfügung gestellt. Die Nutzung wird durch eine monatliche Gebühr abgerechnet. Der Kunde braucht nichts mehr zu kaufen.

 

Zeiterfassung GeCOTime am Laptop

Kann ein Zeiterfassungssystem per Fernwartung installiert werden

Kann ein Zeiterfassungssystem auch per Fernwartung installiert werden?

Internet und spezielle Softwareprogramme erlauben es, dass Zeiterfassungsanwendungen über Fernwartung installiert und implementiert werden können. Für die Installation einfacher Zeiterfassungsanwendungen ist das eine durchaus gängige Praxis…

Die räumliche Distanz zwischen Supporttechniker und Anwender spielen dorch die Vernetzte Welt keine Rolle mehr. Eine Internetverbindung kann zwischen zwei Standorten und zwei Computern auf dem gesamten Globus problemlos hergestellt werden. Es dabei egal ob diese zwei Computer ein paar hundert Meter oder ein paar tausend Kilometer voneinander entfernt liegen. Software-Programme können mittels „Remote-Zugriff“ auf einen entfernten Computer installiert werden. Der wesentliche Vorteil der Installation über Fernwartung ist die Reduktion der unmittelbaren Kosten. Anwendungsberater und Software Spezialisten müssen nur für die Zeit der Fernwartung bezahlt werden und es entfallen Ausgaben für Fahrt- und Reisekosten des Beraters.

In vielen Fällen ist es daher nicht notwendig wegen der Installation eines Software Programms für Zeiterfassung physisch beim Computer des Kunden zu sein. Verschiedenste Programme und Features des Betriebssystems erlauben es, dass ein „Fremder“ sicher und kontrolliert über eine Internetverbindung auf den Computer eines Dritten zugreifen kann. Ähnlich, wie das Herunterladen eines Windows Updates können auch Anwendungsprogramme, wie z.B. ein Zeiterfassungsprogramm so auf den Zielcomputer des Anwenders geladen werden und vom Remote-Support installiert werden.

In den meisten Fällen genügt eine zusätzliche telefonische Verbindung mit dem Anwender um die Installationsleistungen mit dem Kunden abzusprechen und in Folge das installierte Programm geneinsam mit dem Anwender so zu konfigurieren, dass die gewünschten Funktionen erfüllt werden.

 

Was ist das Besondere einer Zeiterfassung?

Eine Zeiterfassung ist in der Regel ein System, das aus mehreren Komponenten besteht: Anwendungsprogramm, Datenbank, Einstellungen, online Einbindung von Erfassungsgeräten (-Terminals), Einbindung von RFID Identifikationsmedium (Ausweise/Chips), etc.

Auch wenn eine Zeiterfassung ein Standard-Programm ist, wird jedes Unternehmen eigene Regeln (z.B. Betriebsvereinbarung) haben. Diese individuellen Bedürfnisse können per Fernwartung eingestellt werden. Keine Zeiterfassung gleicht der anderen (siehe dazu auch unseren Blog-Beitrag: „Keine Zeiterfassung ist wie die andere“)

Datentechnisch ist ein Zeiterfassungssystem über Fernwartung installierbar und konfigurierbar. Insbesondere, wenn es sich um eine Lösung handelt, die für die Anwendung und Nutzung keine eigenen Programme auf den Arbeitsplätzen benötigt (Clients) sondern wenn es sich um eine „WEB-Lösung“ handelt, auf die von jedem Arbeitsplatz mittels Internet-Browser zugegriffen werden kann.

Die Praxis zeigt, dass beim Einsatz von Zeiterfassungsterminals die Anwender über ausreichend IT- und Netzwerk Knowhow verfügen müssen um per Fernwartung installiert werden zu können.

Die Schulung und Einführung ins Zeiterfassungssystem ist per Fernwartung möglich, wenn auch nicht so effizient wie eine Vorort-Schulung.

Fazit: bei einfachsten Anforderungen ist die Installation und Schulung per Fernwartung möglich. Eine Vorort-Installation ist sinnvoll, wenn unterschiedliche Module zum Einsatz kommen, wie z.B. Genehmigungsanträge, Schnittstellen zu anderen Programmen (Lohn, PPS, ERP) und/oder Zeiterfassungshardware installiert/parametriert werden muss.

Homeworking Homeoffice remote Zeiterfassung

Homeoffice in der Zeiterfassung

Homeoffice – Zeiterfassung


Gerade für Betriebe mit Mitarbeitern, die vorwiegend oder teilweise ihr Homeoffice für die Erbringung ihrer Arbeitsleistung nutzen dürfen ist es wichtig die Arbeitszeiten zu erfassen. Das Arbeitszeitgesetzt (AZG) sieht explizit in §2.(2) die Gültigkeit aller Bestimmungen auch für Mitarbeiter vor, die in ihrer eigenen Wohnung oder Werkstätte beschäftigt werden

Natürlich gilt auch für Arbeitgeber die Mitarbeiter mit Arbeitsplatz Homeoffice beschäftigen die Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten. Ausgenommen von der Aufzeichnung des Beginns und Ende der täglichen Arbeitszeiten und Pausen sind nur jene Mitarbeiter, die überwiegend oder ausschließlich im Homeoffice beschäftigt werden. Hier genügt es, wenn die tatsächliche tägliche Arbeitszeit in Std./Min. erfasst wird. Für alle anderen sind auch Beginn und Ende der Arbeitszeiten und Pausen aufzuzeichnen. Anmerkung: Homeoffice-Tätigkeiten brauchen eine genaue Spezifikation, damit diese zur Erfüllung der Arbeitsleistung zählen.

Da auch für Mitarbeiter im Homeoffice die Bestimmungen des AZG gelten, müssen tägliche Soll-Arbeitszeiten festgelegt werden. Dies v.a. deshalb um allfällige Mehr- oder Überstunden zu ermitteln und für bezahlte Abwesenheiten (Urlaub, Krank, etc.) die für den jeweiligen Abwesenheitszeitraum richtigen Zeiten berechnen zu können.

Wie auch bei allen anderen Dienstverhältnissen wird die Form und Art der Aufzeichnung der täglichen Arbeitszeit nicht vom Gesetzgeber vorgeschrieben. Aber gerade für Beschäftigte im Homeoffice bieten moderne Zeiterfassungssysteme ideale Voraussetzungen für die Erfüllung der gesetzlichen Aufzeichnungspflichten und die Kontrolle der Arbeitsleistung. Dies im Interesse sowohl von Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer.

Das Aufstellen einer „persönlichen“ Stechuhr ist nicht nur unwirtschaftlich, sondern wird in der Regel nicht ausreichen um die tatsächliche Arbeitszeit im Homeoffice zu dokumentieren.

Wer zur Errichtung seiner Arbeitsleistung einen Computer oder spezielle Software nutzt, wird es leichter haben den Nachweis seiner Arbeitszeit aufgrund elektronischer Aufzeichnungen zu erbringen. Das Login und Logout des Betriebssystems allein werden als Dokumentation wahrscheinlich nicht ausreichen. Korrekter ist die Verwendung einer Zeiterfassungslösung, die einen Zugang und die Erfassung über Internet (Browser oder ähnliche Programme) erlauben. Selbstverständlich gelten die im Arbeitsvertrag geregelten Vereinbarungen über die zu erbringenden Leistungen im Homeoffice.

Im Gegensatz von manuellen Aufzeichnungen der Homeoffice-Mitarbeiter, die vom Arbeitgeber gegengezeichnet werden müssen bieten Web-basierte Zeiterfassungssysteme folgende Optionen der Arbeitszeiterfassung:

  • Online-Direkteingabe der Beginn- und Ende Zeiten über WEB-Terminal (Browser)
  • Eingabe geleisteter Arbeitszeiten (Stunden, Minuten) im Nachhinein über WEB-Terminal
  • Eingabe der Tagesarbeitszeiten über entsprechende Masken.
  • Buchungen über APPs
  • Schnittstellen zu diversen Applikationen oder Betriebssystemen, die Beginn- und Ende-zeiten der Sessions in das Zeiterfassungsprogramm übertragen.
  • Antrag, Erfassung und Genehmigung von Planzeiten für bestimmte Perioden (Wochenplan, Monatsplan, ..) im Vorhinein und Dokumentation allfälliger Abweichungen (Workflow/Genehmigungsantrag)