Zeiterfassung bei Dienstreisen

Obwohl dienstliche Reisezeit grundsätzlich zur Arbeitszeit zählt, gibt es für die Zeitabrechnung und Entlohnung zahlreiche Sonderformen, die meist den Einsatz eines leistungsfähigen Zeiterfassungssystems erfordern.

Dienstreise Zeiterfassung

Reisezeit ist Arbeitszeit.

Grundsätzlich ist jede Zeit, welche ein Dienstnehmer für die Errichtung seiner Aufgaben außerhalb seines Dienstortes verbringt, Arbeitszeit.

Das Österreichische Arbeitsrecht sieht bei Dienstreisen jedoch unterschiedliche Formen und Entlohnungsmöglichkeiten vor, die insbesondere in diversen Kollektivverträgen und Einzelverträgen geregelt werden.

 

Zeiterfassung Österreich – Arbeitsrecht

Was ist aktive Reisezeit?

Eine gängige Unterscheidung wird mit den Begriffen „Aktive Reisezeit“ und „Passive Reisezeit“ getroffen.

Aktive Reisezeit

Aktive Reisezeit ist jene Zeit, die ein Dienstnehmer zur Erfüllung seiner Arbeitsleistung außerhalb seines Dienstortes verbringt und in der er keine Möglichkeit für Erholung oder Freizeit hat.

In der Regel sind das Zeiten, die Außendienstmitarbeiter bei Kunden verbringen und Zeiten, in denen sie mit einem selbst gelenkten Fahrzeug zu den jeweiligen Zielen unterwegs sind.

Aktive Reisezeit ist der Normalarbeitszeit gleichzusetzen.

Passive Reisezeit

Als Passive Reisezeit wird jene Zeit gewertet, die ein Dienstnehmer im Auftrag seines Arbeitgebers außerhalb seines Dienstortes verbringt aber nicht zur Verrichtung der eigentlichen Tätigkeit nutzt.

In der Regel sind das Zeiten in Transportmitteln, die vom Dienstnehmer nicht selbst gelenkt werden (Auto, Bus, Bahn, Flugzeug) oder Zeiten in Bahnhöfen und Flughäfen. Aufenthaltszeiten in Hotels oder Zeiten am Reisezielort, die nicht zur Verrichtung von Arbeiten für den Dienstgeber genutzt werden, zählen nicht zur Arbeitszeit. Je nach Kollektivvertrag oder Einzelvertrag werden passive Reisezeiten mit einem Abschlagsfaktor bewertet (Bsp.: Eine Stunde Reisezeit mit der Bahn entspricht 15 Minuten Normalarbeitszeit.).

Passive Reisezeit wird nicht für die Berechnung der maximal zulässigen Tages-, Wochen, oder Monatsarbeitszeit herangezogen.

Arbeitszeiterfassung bei Dienstreisen

Wenn in einem Unternehmen ein modernes, EDV-gestütztes Zeiterfassungssystem genutzt wird, sollte dieses System ein hilfreiches Instrument zur Erfassung und v.a. auch zur Genehmigung der jeweils anfallenden Zeitarten sein.

Zeiterfassungssysteme & Zeiterfassungssoftware

So können z.B. Abwesenheiten für Reisetätigkeit nur nach erfolgter Genehmigung einer Dienstreise gebucht werden. Ein zusätzlicher Genehmigungsprozess kann für die Freigabe, der vom Dienstnehmer z.B. selbst im System gebuchten Zeitarten vorgesehen werden.

Im Sinne eines Zeiterfassungssystems sind Zeiten, die außerhalb des Dienstortes verbracht werden „Abwesenheiten“. Das System muss also eine Möglichkeit für die Erfassung oder zumindest für die Nacherfassung dieser Zeitarten bieten.

Mobile Zeiterfassung

Für diese Art der Zeiterfassung eignen sich Systeme, die den Einsatz mobiler Endgeräte (Smartphones, Tablets) erlauben und als WEB-Lösung Online Zeiterfassung über mobile Geräte mit Internetzugang vorsehen.

Bei Abwesenheiten werden in einem Zeiterfassungssystem Regeln hinterlegt, nach denen diese Zeiten bewertet werden (also z.B. Normalarbeitszeit, Sonderzeit, etc.).

Erfassung von Abwesenheiten

Für die Ermittlung der Periodensummen und Salden von Abwesenheitszeiten werden idealerweise Zeit-Konten geführt.

Dadurch kann am Periodenende entschieden werden was mit den angefallenen Reisezeiten passiert (Übertrag in Folgeperiode, Auszahlung als Mehr- oder Überstunde, Umbuchung auf Gleitzeitkonto, usw.).

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Betriebsrat und Zeiterfassung

Die klassische Arbeitszeit-Aufzeichnung durch mechanische Geräte oder Listen erfordert keine explizite Zustimmung der Belegschaftsvertretung. Für die Einführung eines EDV gestützten Systems der Zeiterfassung mit Chip-Karten oder Bildschirmerfassung durch den Mitarbeiter ist die Zustimmung des Betriebsrates nicht zwingend, aber sinnvoll.

Die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung bedeutet  nicht, dass es sich dabei um eine Maßnahme handelt, die ausschließlich dem Arbeitgeber nutzt. Immer öfter wird sogar seitens der Belegschaftsvertretung die Einführung einer modernen Zeiterfassung eingefordert.

Ein EDV gestütztes Zeiterfassungssystem dient nicht nur der Kontrolle der Anwesenheit der Mitarbeiter, sondern erlaubt die Verarbeitung einer Vielzahl von zusätzlichen Informationen. Aus diesem Grund wird sich der Betriebsrat wahrscheinlich auf den §96(1) Pkt.3. des Arbeitsverfassungsgesetzes-ArbVG beziehen (Zustimmungspflicht) um sicherzustellen, dass das System die Menschenwürde nicht verletzt. Die meisten Systeme werden keine Verletzung der Menschenwürde darstellen und können deshalb aus diesem Grund nicht von einem Betriebsrat verhindert werden. Dennoch ist es auch im Sinne des Arbeitgebers sinnvoll, wenn die Einführung eines nicht zustimmungspflichtigen Systems mit dem Betriebsrat abgestimmt wird und darüber eine Betriebsvereinbarung geschlossen wird.

In vielen Betriebsvereinbarungen betreffend Zeiterfassung wird auch geregelt welche Auswertungen aus dem System der Zeiterfassung den Mitarbeitern und den Vorgesetzen zu Verfügung stehen. V.a. wenn es um manuelle Korrektur von automatisch erfassten oder berechneten Arbeitszeiten oder Abwesenheiten geht kann seitens Betriebsvereinbarung Einsicht in die entsprechenden Protokolle durch die Belegschaftsvertretung verlangt werden.

Wir befinden uns aber schon lange nicht mehr in Zeiten des Klassenkampfs am Arbeitsplatz zu denen die Stechuhr als Symbol der Kontrolle durch den Arbeitgeber gezählt hat. Eine moderne Zeiterfassung bietet neben der „Kontrolle“ der Arbeitszeiten vor allem Vereinfachungen und Transparenz in der Planung und Dokumentation von Nicht-Arbeitszeiten, also Urlaub, Dienstreisen, Amtswege, Pflegeurlaub, etc.

Gerade bei Unternehmen, die vor allem Dienstleistungen erbringen wie z.B. Banken, Versicherungen, IT-Anbieter, Beratung und Wirtschafts-Prüfung oder im Bereich Gesundheit und Pflege wird die Einführung eines modernen, EDV gestützten Zeiterfassungssystems  immer öfter von der Belegschaftsvertretung angestrebt.

Der Betriebsrat kann den Arbeitgeber nicht zur Einführung eines bestimmten Systems zwingen, aber er kann auf die gesetzliche Pflicht des Arbeitgebers zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten hinweisen.

Ein Sonderfall ist sicher die Erfassung von Arbeitszeiten mittels biometrischer Systeme. Hier geht es im Wesentlichen um Punkte des Datenschutzes. Viele Betriebsräte vermuten bei der Planung biometrischer Erfassungssysteme einen Missbrauch persönlicher Mitarbeiter-Daten. Obwohl heute Systeme verfügbar sind, die es erlauben biometrische Daten der Mitarbeiter (also z. Fingerabdruck) völlig anonym und verschlüsselt zu speichern erfordert die Einführung eines Systems mit biometrischen Daten der Mitarbeiter jedenfalls die Zustimmung des Betriebsrates.

Arbeitszeitgesetzt und Zeiterfassungssysteme

Besonderheiten der Zeiterfassung in Österreich

Die arbeitsrechtlichen und steuerrechtlichen Vorgaben betreffend Gestaltung und Abrechnung der Arbeitszeiten von Dienstnehmern unterscheiden sich maßgeblich von den Vorgaben anderer Länder, im Besonderen zu Deutschland und der Schweiz. Dadurch ist der Einsatz von Softwarelösungen für Zeiterfassung in Österreich nur dann sinnvoll, wenn die Programme die speziellen Anforderungen für Österreich erfüllen.

Der Zweck einer elektronischen Zeiterfassung ist nicht nur die Erfassung der Anwesenheit von Dienstnehmern. Eine Zeiterfassungssoftware dient v.a. der Abbildung von Arbeitszeitmodellen. Die Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten und Abwesenheiten (Urlaube, Krankenstände, etc.) ermöglicht die Ermittlung von Abweichungen zum Arbeitszeitmodell und die Berechnung von Mehrstunden, Überstunden und zeitabhängigen, lohnrelevanten Daten.

In Österreich gibt es seit 1969 das Arbeitszeitgesetzes (AZG), das auch die rechtliche Grundlage für die Einführung von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit) darstellt. Die Handhabung von Gleitzeitregelungen gemäß AZG war der wichtigste Grund für den Einsatz EDV gestützter Zeiterfassungssystemen in Österreich seit 1970. Wer seinen Dienstnehmern ein Gleitzeitmodell ermöglicht muss in Österreich nicht nur die täglichen Plus- oder Minus-Stunden gegenüber der Sollzeit des Arbeitszeitmodells errechnen. Das AZG sieht eine Fülle von Regelungen für tägliche, wöchentliche und monatliche Maximalarbeitszeiten und für die Einhaltung von Pausen und Ruhezeiten vor. Zusätzlich werden im AZG auch die Begriffe der Normalarbeitszeit, Schichtarbeitszeit, Nachtarbeitszeit, Mehrarbeitszeit und Überstunden definiert. Diese Definitionen und die damit verbundenen Regeln begründen eine der österreichspezifischen Besonderheiten  für ein Zeiterfassungssystem.

Das Österreichische Arbeitsrecht besteht aus fast 40 Einzelgesetzen. Darüber hinaus werden in einer Vielzahl von branchenspezifischen Kollektivverträgen (KV) Sonderformen betreffend Gestaltung und Handhabung von Arbeitszeit geregelt.

Das Österreichische Steuerrecht birgt ebenfalls eine Reihe von Besonderheiten, die von einem guten Zeiterfassungssystem berücksichtigt werden müssen. Dies betrifft v.a. die Berechnung von Steuerbegünstigungen für diverse Zuschläge für erbrachte Überstunden und Nachtarbeitszeiten. Eine besondere Herausforderung für ein Zeiterfassungssystem ist die sogenannte „Blockzeit-Regelung“.

Während das AZG die Nacht als Zeit zwischen 22:00 und 05:00 Uhr definiert wird  in den meisten Kollektivverträgen die zuschlagspflichtige Nachtarbeitszeit als Arbeitszeit zwischen 20:00 und 06:00 Uhr bestimmt. Unabhängig davon sieht aber das Einkommensteuergesetz (EStG) vor, dass Zuschläge für Arbeitszeiten von 19:00 am Abend bis 07:00 in der Früh steuerfrei sind, wenn es sich um mindestens drei zusammenhängende Arbeitsstunden (Block-Zeit) handelt.

Eine Besonderheit des Österreichischen Arbeitsrechts ist auch die Definition und Handhabung von Ruhepausen und Ruhezeiten. Ruhepausen sind arbeitsrechtlich vorgeschriebene Unterbrechungen der täglichen Arbeitszeit (z.B. muss nach 6 Std. durchgängiger Arbeitszeit eine Ruhepause von zumindest 30 Minuten eingehalten werden). Diese Regelungen betreffen v.a. Zeiten nach Arbeiten außerhalb der vorgesehenen Normalarbeitszeit, an Wochenenden, Feiertagen und Nachtschichten. Auch hier gibt es neben den im AZG geregelten Bestimmungen unzählige branchenspezifische Sonderformen der jeweiligen KVs.

Arbeiten mit dem Laptop, ortsungebunden arbeiten, remote

Begriffe in der Zeiterfassung

Was bedeuten die vielen Begriffe eines Zeiterfassungs-Systems?

Unabhängig vom jeweiligen Programm, das für die Zeiterfassung in einem Unternehmen eingesetzt wird, werden bestimmte Begriffe verwendet, die sowohl für die Erfüllung der arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen als auch für die Definitionen der Bedürfnisse eines Unternehmens wesentliche Bedeutung haben. Im Folgenden werden – in alphabetischer Reihenfolge- einige Begriffe erklärt, wie sie auch im Programm GeCOTime verwendet werden.

Arbeitszeit: gemäß AZG ist dies jene Zeit, die ein Mitarbeiter zur Verrichtung der vereinbarten Arbeitsleistung dem Arbeitgeber zu Verfügung steht.
Die muss nicht die Zeit sein, die ein Mitarbeiter am Dienstort verbringt. Arbeitszeit kann auch, wenn vereinbart an einem anderen Ort wie z.B. in der Wohnung des Mitarbeiters geleistet werden.

Abwesenheiten: darunter werden Zeiten verstanden, die in einem Zeiterfassungssystem erfasst bzw. dokumentiert werden die ein Mitarbeiter nicht an seinem Dienstort verbringt. Das können sowohl Zeiten sein, die zur Arbeitszeit zählen (z.B. Dienstgang, Dienstreise) und entsprechen bezahlt werden, als auch andere Zeiten. Typische Abwesenheitsarten sind: Urlaub, Krankenstand, Arztbesuch, Dienstreise, Tele-Working, Pause, usw.

Anwesenheitszeit: das ist jene Zeit, die ein Mitarbeiter tatsächlich am vereinbarten Dienstort verbringt. Die Anwesenheitszeit muss nicht zwangsläufig auch Arbeitszeit sein (z.B. Pausen).

Konto: ähnlich einem Bankkonto oder einem Konto einer Finanzbuchhaltung werden in einem Konto eines Zeiterfassungssystems Zeiten „gesammelt“. Typische Konten der Zeiterfassung sind SALDO-Konten, also z.B. das Sammeln von + und – Stunden bei einer Gleitzeitvereinbarung oder das Urlaubskonto für die Verwaltung und Aufzeichnung der vereinbarten Urlaubstage.

Personalzeiterfassung: im allgemeinen Sprachgebrauch gibt es unterschiedliche Begriffe für die Erfassung und Berechnung der betrieblichen Arbeitszeiten. Neben dem weit gefassten Begriff der Zeiterfassung werden auch Bezeichnungen wie Arbeitszeiterfassung, Anwesenheitszeiterfassung, Kommt-Geht-Zeiterfassung verwendet. Im Programm GeCOTime wird er Begriff Personalzeiterfassung verwendet um die einzelnen Funktionsmodule des Systems zu differenzieren. Neben der Personalzeiterfassung gibt es bei GeCOTime z.B. auch die Module Auftragszeiterfassung, Personaleinsatzplanung, Zugangskontrolle, etc.

Schichtmodell: bei Schichtmodellen werden Mitarbeitern in definierten Abständen unterschiedliche Wochenmodelle zugeordnet. Typische Schichtmodelle sind Kombinationen von Wochenmodellen mit unterschiedlichen Beginn-, und End-Zeiten, wie z.B. bei einem „Zweischichtbetrieb“:  Wochenmodell1 (Frühschicht): 06:00 bis 14:30 und Wochenmodell2 (Spätschicht) 14:30 bis 23:00. Das Schichtmodell legt fest, wann welcher Mitarbeiter mit welchem Wochenmodell arbeitet.

Tagesmodell: In einem Tagesmodell wird festgelegt nach welchen Kriterien die erfasste Arbeitszeit/Anwesenheitszeit den definierten Zeitarten zugeordnet wird. Also z.B. wann bei Anwesenheit von mehr als 6 Stunden eine Pause eingerechnet wird, oder ab wann die Arbeitszeit als Überstunde definiert wird.

 

Wochenmodell: das Wochenmodell ist die Kombination einzelner Tagesmodelle zu einer Arbeitswoche gemäß vertraglicher Vereinbarung. Im Normalfall werden für typische Arbeitsverträge Wochenmodelle definiert, die dann allen Mitarbeitern zugeordnet werden, die diesem Vertragsmodell unterliegen (z.B. 40 Stundenwoche, fixe Arbeitszeit Mo-Fr. 08:00 bis 16:30, tägliche Mittagspause 30 Minuten).

Zeitarten: Eine wesentliche Aufgabe eines Zeiterfassungs-Systems ist es, die Zeiten, die ein Mitarbeiter für das Unternehmen tätig ist auch qualitativ auszuwerten. Dafür müssen unterschiedliche Arten der Anwesenheit (und auch der Abwesenheit) definiert werden. In der Regel werden bei der Definition der Zeitarten auch die Begriffe des Arbeitszeitgesetzes verwendet und entsprechend umgesetzt. Typische Zeitarten sind Normalarbeitszeit, Mehrarbeit, Überstunden, Pausen und Ruhezeiten, Nacht- und Schichtarbeitszeit, Reisezeit, Dienstgang, usw.:

Normalarbeitszeit: Das ist jene Zeit, die gemäß AZG pro Tag und Woche maximal geleistet werden darf (z.B. 8 Std pro Arbeitstag, 40 Stunden pro Woche)

Mehrarbeit: Bei Mitarbeitern die eine Vereinbarung über weniger als 40 Stunden Arbeitszeit pro Woche haben (also Teilzeitmitarbeiter oder Mitarbeiter, die einem Kollektivvertrag mit weniger als 40 Std. pro Woche unterliegen) ist dies die Differenz der vertraglich maximale vereinbarten Normalarbeitszeit und der höchst zulässigen Arbeitszeit gemäß AZG.

Überstunden: Das ist jene Arbeitszeit, die gemäß AZG oder Kollektivvertrag über das Maß der vereinbarten Normalarbeitszeit hinaus geleistet wird. Überstunden werden abhängig von der Dauer und Uhrzeit mit Zuschlägen von 50% oder 100% bewertet, wobei im Sinne des Einkommensteuergesetzes auch zwischen steuerpflichtigen und steuerfreien Zuschlägen unterschieden wird.

Pausen und Ruhezeiten: das sind jene Zeiten, die gesetzlich oder vertraglich die Arbeitszeiten unterbrechen.

Im Österreichische Arbeitszeitgesetz (AZG) sind umfangreiche Regeln u.a. zu Obergrenzen von Arbeitszeiten geregelt. Mit GeCOTime behalten Sie diese einfach im Auge

Lehrlinge

Lehrlinge und Zeiterfassung

 

Formen der Berufsschule

In Österreich ist die duale Ausbildung eine häufig verbreitete Methode. Hier findet die Ausbildung eines Lehrlings zum einen im Betrieb und zum anderen in einer Berufsschule statt. Tage, die für den Besuch der Berufsschule vorgesehen sind, sind dem Lehrling frei zu geben. Diese Tage können 1-2 Mal wöchentlich, oder in geblockter Form stattfinden.

 

Was ist Arbeitszeit?

Dem Lehrling ist die Unterrichtszeit, sowie die Pausen zwischen den Stunden (jedoch ohne Mittagspause) als Arbeitszeit anzurechnen. Entstehen in Summe mehr als 8 Stunden Unterrichtszeit, ist eine Beschäftigung im Betrieb am selben Tag nicht mehr zulässig.

Wie auch bei anderen Abwesenheiten (Beispielsweise Urlaub) kann der Berufsschultag aus einem ganzen oder einen halben Tag bestehen. Die Unterrichtszeit wird von der entsprechenden und zugeteilten Berufsschule vorgegeben und kann sich mit dem Wechsel der Schulstufe ändern. Besteht der Tag aus weniger als 8 Stunden Unterrichtszeit an, steht es der Firma frei, den Lehrling vor oder nach dem Unterricht zu beschäftigen.

Entfällt ein ganzer Schultag (beispielsweise durch Schulferien oder schulautonome Tage) so ist der Tag im Betrieb zu arbeiten.

Blockwochen
Wird von der Berufsschule eine Blockwoche vorgegeben, so ist diese vom Lehrling zu besuchen. Die Blockwoche ist eine schulische Pflichtveranstaltung und bereitet beispielsweise auf die Lehrabschlussprüfung vor.

Eine Blockwoche kann beispielsweise als Abwesenheitsart (BS) im Jahreskalender eingeplant werden.

Handhabung in der Zeiterfassung

Berufsschultage lassen sich mit Hilfe einer Zeiterfassungssoftware definieren. Hier kann mit Hilfe eines Tagesmodells (385BS) immer ein Tag der Woche für die Berufsschule vorgegeben werden. Der Tag wird, wenn der Lehrling seine Zeiten nicht bucht, als Berufsschultag angerechnet. Auch bei einem halben Tag Berufsschule kann das System entsprechend parametriert werden. So können vor der ersten Kommen-Buchung die Unterrichtsstunden als Zuschlag angerechnet werden.

BDE Analyse im Labor

Beeinflusst das Coronavirus die Zeiterfassung?

Es ist präsent wie kaum ein zweites Thema in dieser Zeit: Das Coronavirus. 

Die Auswirkungen der neuen Pandemie sind noch unabsehbar, beeinflussen aber schon jetzt unser Handeln und Denken. Öffentliche Einrichtungen sind/werden geschlossen und es werden uns Verhaltensregeln empfohlen. Natürlich ergeben sich Auswirkungen auf die Arbeitswelt und somit auch auf die Zeiterfassung.

„Homeworking“ oder „Teleworking“ ist vermehrt ein Thema. Neben „Kontaktvermeidung“ zu anderen Personengruppen (öffentliche Verkehrsmittel, Großraumbüros, etc.) müssen Eltern ihre Kinder zuhause betreuen (Anmerkung: Es wird empfohlen die Kinder nicht von den Großeltern betreuen zu lassen).

Das bedeutet aber, dass Unternehmen Vereinbarungen mit den Mitarbeitern abschließen müssen, um das Arbeiten von zu Hause genau zu regeln. Z.B. Wann beginnt die Arbeit, was gilt als Pause, wann Endet eine Arbeit oder kann man sich die Zeit komplett frei einteilen? (also z.B. nachts arbeiten, weil es besser in den Lebensrhythmus passt?).

Diese Regelungen müssen in einer Zeiterfassung abgebildet sein. Das Buchen via PC oder Handy-APP sollte möglich sein. Dazu haben wir schon einige Blogs geschrieben.

Auch Mitarbeiter von Gecosoft werden teilweise von zu Hause arbeiten. Auch wenn Kunden über Fernwartung weiterhin sehr gut betreut werden können, kommen wir auch gerne vor Ort. Dabei werden die „Benimmregeln“ in Bezug auf das Coronavirus sehr ernst genommen.

Lesen Sie dazu auch: https://www.sozialministerium.at/Informationen-zum-Coronavirus

Handschlag Meeting

Zeiterfassung für Freelancer

Ist eine Zeiterfassung für Freelancer und Startups wichtig und notwendig?

Jeglicher zusätzliche administrative Aufwand ist für Freelancer, Startups und Kleinunternehmen eine Last und somit ein No-Go. Diese „lästigen“ Aufgaben können bei der täglichen Arbeitsbewältigung schon auf der Strecke bleiben. Die Zeiterfassung bzw. die Einführung eines Zeiterfassungssystems ist eines der Themen, die gerne zeitlich nach hinten verlegt werden.  Muss ein Kleinbetrieb überhaupt „Zeit erfassen“? Sind Einzelunternehmer oder Freelancer zur Dokumentation verpflichtet?  Müssen Abwesenheitszeiten wie Urlaub, Krankheit, etc. miterfasst werden?

 

Was sagt das Gesetz?

Hier die wichtigsten Elemente aus dem Österreichischen Gesetzestext zur Arbeitszeitaufzeichnung (§ 26 Arbeitszeitgesetz (AZG): Aufzeichnungs- und Auskunftspflicht:

„Der Arbeitgeber hat zur Überwachung der Einhaltung … in der Betriebsstätte Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden zu führen. Der Beginn und die Dauer eines Durchrechnungszeitraumes sind festzuhalten.“

 

„Werden die Aufzeichnungen vom Arbeitgeber durch Zeiterfassungssystem geführt, so ist dem Arbeitnehmer nach Ende der Gleitzeitperiode auf Verlangen eine Abschrift der Arbeitszeitaufzeichnungen zu übermitteln, andernfalls ist ihm Einsicht zu gewähren.“

 

„Wird die Arbeitszeitaufzeichnung vom Arbeitnehmer durchgeführt, so hat der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zur ordnungsgemäßen Führung dieser Aufzeichnungen anzuleiten. Nach Ende der Gleitzeitperiode hat der Arbeitgeber sich diese Aufzeichnungen aushändigen zu lassen und zu kontrollieren.“

und

„Die Arbeitgeber haben dem Arbeitsinspektorat die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und auf Verlangen Einsicht in die Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden zu geben.“

 

Muss jetzt jeder Zeit erfassen?

..und wenn ja, wie muss die An-/Abwesenheitszeit, dokumentiert werden? Zeiterfassung lohnt sich selbst in Kleinstunternehmen. Die Dokumentation, wie z.B. das gedruckte Monatsjournal, ist ein wichtiges Instrument in der Zeitaufzeichnung und gibt Transparenz. Einzelunternehmer 1) brauchen, solange sie keine Angestellten haben, nicht Zeit erfassen.

 

Fazit:

Selbst in Kleinstunternehmen, also ab einem Angestellten/Arbeiter, ist eine Zeiterfassung zu führen bzw. die tägliche Arbeitszeit wie auch die Abwesenheiten zu dokumentieren. Es ist dem Unternehmer überlassen, ob der Mitarbeiter die Zeiten selbst aufschreiben darf oder ob ihm ein Zeiterfassungssystem zur Verfügung gestellt wird. Moderne Zeiterfassungssysteme haben den Vorteil der Transparenz, sowohl für den Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber.

 

1) Einzelunternehmer: Inhaber des Unternehmens ist eine einzige natürliche Person, die das Unternehmen auf eigenen Namen und eigene Rechnung betreibt

Arbeitszeitgesetzt und Zeiterfassungssysteme

Wer kann und darf Daten der ZEITERFASSUNG einsehen?

Oft wird bei der Einführung eines EDV gestützten Zeiterfassungssystems seitens der Belegschaftsvertretung die Sicherheit der Daten bezweifelt. Moderne Systeme erlauben aber absolute Sicherheit und Kontrolle darüber, wer Zugang zu sensiblen Daten hat.

Natürlich werden in einem leistungsfähigen System und Programm für Zeiterfassung sensible Daten verarbeitet und gespeichert. Insbesondere Urlaubsstände, Krankenstände, Überstunden und ähnliche Daten müssen in einem guten System genauso bearbeitet und verwaltet werden, wie die täglichen Kommt- und Geht-Zeiten. Wenn Mitarbeiter die Möglichkeiten haben ihre persönlichen Daten über das Erfassungsterminal oder über einen PC-Zugriff abzurufen, besteht natürlich „Gefahr“, dass hier auch Zugriff zu Daten anderer Personen des Unternehmens besteht.

Grundsätzlich werden in einem modernen System jedem Benutzer Rechte für den Zugriff und die Bearbeitung von Daten zugewiesen. Diese Rechte können sehr individuell definiert und vergeben werden. Benutzer des Zeiterfassungssystems müssen sich mit ihrer Benutzer-ID und Passwort im System anmelden bzw. Mitarbeiter mit ihrer Personalnummer + Passwort. Eine „Zeitbeauftragte“ z.B. wird nur Daten der ihr zugeordneten Mitarbeiter einsehen und allenfalls bearbeiten können und gemäß Definition wird der Zugriff auf eine genau spezifizierte Menge von Daten beschränkt. Zwangsläufig kann ein Systemadministrator oder z.B. der Personalchef mit den entsprechenden Rechten praktisch alle Daten einsehen.

Wenn ein Unternehmen oder die Belegschaftsvertretung den unbefugten Zugang zu Daten der Zeiterfassung besonders streng regulieren will, besteht auch beim Buchen oder Abfragen der Daten aus dem Zeiterfassungsterminal die optionale Eingabe eines PIN-Codes zur Verfügung.

Die Zeiterfassung ähnelt sich in vielen Bereichen der Lohnverrechnung, denn auch hier geht es um Personenbezogene, sensible Daten. Erfahrungsgemäß ist aber immer noch das Papier (Lohnzettel oder Monatsjournal der Zeiterfassung) der unsicherste Faktor in einem System. Deshalb bieten auch viele Systeme der Zeiterfassung die Übermittlung der persönlichen Daten aus dem System in Form digitaler Dateien per E-Mail an.

 

Was darf der Arbeitsinspektor sehen?                                                                          

Der Arbeitsinspektor darf die Aufzeichnungen des Arbeitgebers betreffend Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes (AZG) verlangen. Daraus muss ersichtlich sein, dass Dienstnehmer die tägliche, wöchentliche oder monatliche Maximalarbeitszeit nicht überschreiten und dass die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen und Ruhezeiten eingehalten werden. Ein gutes Zeiterfassungssystem erlaubt die Auswertung der Zeitdaten in so komprimierter Form, dass damit alle Anforderungen des AZG erfüllt werden, ohne das Datenschutzgesetz zu verletzen.

Controlling Meeting am Laptop

Systemanforderungen an ein GeCOTime Zeiterfassungssystem

Wer sich bei der Installation einer Zeiterfassungs-Lösung mit der Server-Hardware, Betriebssystem und Datenbank nicht belasten will, kann GeCOTime auch als gehostete Lösung einsetzen. Bei Installation des Systems in der eigenen IT-Landschaft ist folgendes zu berücksichtigen:

Hard- und Softwarespezifikationen des Servers empfohlen:

  • Ressourcen (min.): 8 GB RAM; 200 GB Festplatte; Virtualisierung möglich
  • Betriebssystem ab Windows Server 2016. Die Webserver SW wird direkt als Dienst von Gecosoft installiert. Der Webserver kann auch getrennt von der Datenbank installiert werden.
  • ab Microsoft .NET Framework 4.7
  • SQL Datenbank: ab MSSQL 2014 Express
  • Verwendete Ports Software: http über Port 8080;8081; 4502-4509 TCP. Bei https über das Port 443 TCP
  • Verwendete Ports Hardware: Hardwareabhängig bitte Produktbeschreibung der Hardware beachten.
  • Sichere HTTPS Verbindung über Port 443 mit Zertifikat möglich (Zertifikat muss seitens Kunde installiert werden)

Die Inbetriebnahme eines Hardware Erfassungs-Terminals ist möglich, wenn eine Verbindung zum Server besteht. Ein direkter Anschluss über LAN (auch mit PoE) wird empfohlen ist aber auch über WLAN, GPRS, etc. realisierbar. Sollten Sie bereits einen MS SQL Server im Einsatz haben, kann dieser verwendet werden.

Soll von einem Client PC der Zugriff zur GecoTime Zeiterfassung ermöglicht werden sind folgende Voraussetzungen zu beachten (GeCOTime Client-Software wird nicht benötigt):

 

  • Betriebssystem unabhängig.
  • Browser-Kompatibilität: Browse muss Websockets unterstützen.

 

Aufbau einer GeCOTime Umgebung

 

Erfassung: Die Zeitdaten selbst werden mittels Zeiterfassungsterminal, via Browser am PC/Laptop oder via mobiler Einheit (Smartphone oder Tablett) erfasst.

Bearbeitung: Die Bearbeitung und Nacherfassung der Daten erfolgt über einen Client-PC. Hier rufen Sie GecoTime als Webanwendung mithilfe eines Browsers auf. Über Ihren PC können Sie auch die wichtigsten Auswertungen als PDF, CSV oder beispielsweise Excel exportieren oder direkt am Drucker ausdrucken und anschließend archivieren.

Verarbeitung: Der GeCOTime Server agiert als zentrale Einheit der Zeiterfassung. Er dient zum Berechnen der Zeitdaten mit Grundlage von Tages- und Wochenmodellen. Er ist aber auch für die Kommunikation mit den Erfassungseinheiten (Terminals), dem Datenbankmanagement und der Kommunikation mit dem WEB-Browser zuständig.

Bergsee mit Panorama

Urlaubs Anspruch, -Aufzeichnung, -Rückstellung mit Hilfe der Zeiterfassung

Urlaub ist einer der meist diskutierten Themen des österreichischen Arbeitsrechts. Immer mehr wird Work-Life-Balance zu einem wichtigen Thema in der Arbeitswelt. Auch da Thema Urlaub steht an der Spitze der Bewertung für einen Arbeitnehmer. Moderne, leistungsfähige Zeiterfassungssysteme sind für die Abhandlung dieses Themas sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer eine unabdingbare Hilfe.

Das österreichische Arbeitsrecht besteht aus 38 einzelnen Gesetzen, mehr als 850 Kollektivverträgen und unzähligen Betriebsvereinbarungen und Einzelverträgen. In nahezu jedem Gesetz, Kollektivvertrag, Betriebsvereinbarung oder Einzelvertrag finden sich Bestimmungen oder Regelungen die das Thema Urlaub betreffen.

Die meisten Punkte betreffend Urlaub wird im Urlaubsgesetz (UrlG) behandelt. Dennoch werden in fast allen Einzelverträgen und Kollektivverträgen Vereinbarungen geregelt, die für die jeweiligen Arbeitnehmer Besserstellungen oder Konkretisierungen bedeuten können (z.B. Anspruchsberechnung auf Basis Kalender-, oder Wirtschaftsjahr statt Arbeitsjahr).

Was hat ein Zeiterfassungssystem damit zu tun?


Das Urlaubsgesetzt sieht nicht nur die Pflicht des Arbeitgebers vor für jeden Dienstnehmer Aufzeichnungen über den genauen Zeitraum des konsumierten Urlaubs zu führen, sondern auch darüber wann und wieviel jedem Dienstnehmer Urlaub zusteht und wie es zur Vereinbarung über den Zeitpunkt und Dauer des Urlaubs kommt. Ohne hier in Details des sehr komplexen Regelwerks zu gehen, sei darauf hingewiesen, dass für eine korrekte Berechnung der stichtagsbezogenen Urlaubsansprüche für die Dienstnehmer zumindest folgende Parameter herangezogen werden müssen.

  • Regelmäßig Arbeitszeit in Stunden pro Woche
  • Vereinbarte Arbeitstage pro Woche bei Teilzeitvereinbarungen
  • Arbeitsjahr-Beginn (Eintrittsdatum, Kalenderjahr, Wirtschaftsjahr)
  • Urlaubsanspruch in Tagen/Stunden pro Arbeitsjahr
    • Beginn/Dauer des Dienstverhältnisses
  • Konsumierte Urlaubstage /-Stunden im laufenden Arbeitsjahr und Vorjahren
    • Beginn und Ende jedes einzelnen Urlaubs mit Datum und Zeiten
  • Urlaubsanspruch aus nicht konsumierten Ansprüchen vorhergehender Arbeitsjahre
  • Arbeitszeiten, die allfällige Sonderurlaube, wie z.B. Pflegefreistellung, Nachtschwerarbeit, oder Ruhezeiten begründen
  • Guthaben oder Fehlzeiten im Rahmen von Gleitzeitvereinbarungen
  • v.m.

Wenn der Arbeitgeber eine Kapitalgesellschaft oder ein  Bilanzierungspflichtiger Einzelunternehmer oder Personengesellschaft ist, müssen zum Bilanzierungsstichtag Rückstellungen für nicht konsumierte Urlaube gebildet werden. Viele Unternehmen bewerten diese Ansprüche auch in ihren monatlichen oder quartalsmäßigen Berichten. Auch für die Berechnung dieser Abgrenzungen ist die Verarbeitung der oben angeführten Daten und Parameter notwendig. Zeiterfassungssysteme sind auch in der Lage Stichtags bezogene Aliquotierungen von Ansprüchen entsprechend der jeweils anzuwendenden Vorschriften (steuerrechtlich, arbeitsrechtlich, handelsrechtlich) zu ermitteln.

 

Moderne Zeiterfassungssysteme bieten für die Ermittlung dieser Werte die geeignete Basis. Ein Zeiterfassungssystem dokumentiert zwangsläufig nicht nur die Zeiten der Arbeitstage und Anwesenheiten, sondern eben auch die Abwesenheiten wie z.B. Krankentage, Ausbildung, Pflegefreistellung und Urlaub oder Zeitausgleich.

 

Es ist daher naheliegend, dass bei Vorhandensein eines modernen Zeiterfassungssystems diese Daten nicht doppelt und redundant geführt oder erfasst werden.

 

Da mit modernen Zeiterfassungssystemen Arbeitszeiten und Abwesenheitszeiten nicht nur erfasst, sondern auch geplant werden steht den Vorgesetzten hier auch ein System zu Verfügung das auf geplante Werte zugreifen kann (ein kurzfristiger Urlaubsantrag wird anders bewertet, wenn der bestehende Resturlaub bereits verplant ist).

 

Natürlich sind für die Bewertung von Rückstellungen für nicht konsumierte Urlaube  oder die Berechnung von Abfindungen nicht konsumierter Urlaube im Rahmen der Beendigung eines Dienstverhältnisses Werte aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung erforderlich, aber in der Regel werden die laufenden An- und Abwesenheiten nicht im Abrechnungssystem geführt sondern erfordern die Ergebnisse der Zeiterfassung.

 

Eine besondere Erleichterung für die Erfüllung der Aufzeichnungspflichten des Arbeitgebers im Sinne des UrlG und für die allgemeine Verwaltung bringen Workflow Module als Ergänzung zur Zeiterfassung. Viele Anbieter moderner Zeiterfassungssoftware verfügen über die Option Anträge, papierlos zu stellen und zu genehmigen.