GeCOTime WEGA

Anforderung an ein Zeiterfassungsterminal

Neben dem Design und den technischen Anforderungen (Elektrische und Datentechnische Anschlüsse, Datenübertragung und Sicherheit, etc.) zählen vor allem Funktionen und Bedienerfreundlichkeit zu den Qualitätskriterien eines Terminals für die Zeiterfassung.

Während eine Stempeluhr früher ausschließlich der Erfassung und Dokumentation der „KOMMEN“ und „GEHEN“ Ereignisse diente, bietet ein modernes Zeiterfassungsterminal eine Vielzahl zusätzlicher Möglichkeiten. Deshalb gibt es auch eine große Zahl unterschiedlicher Geräte unterschiedlichster Hersteller.

Hier reicht das Sortiment vom einfachen Eingabeterminal bis zum frei programmierbaren Industrie-PC. Welcher Terminaltyp gewählt werden soll hängt von der Aufgabenstellung ab: Was soll der Anwender am Buchungsterminal machen können?

Geht es ausschließlich um die Erfassung der Anwesenheitszeiten so genügt ein einfaches Terminal. Es werden die Daten zwischenspeichert und 1 mal pro Tag an die Zeiterfassungs-Software übertragen.  Das Terminal verfügt über 1-2 Funktionstasten.

Sollen aber zusätzliche Informationen erfasst werden (Abwesenheiten, Kostenstellen, Projektnummern, etc.) und soll das Terminal auch für Informationen an den Mitarbeiter genutzt werden (Zeitsalden, Urlaubsstände, etc.) und online mit der Software kommunizieren, wird der „einfache“ Terminaltyp nicht ausreichen.

Was sind wichtigsten Kriterien mit den möglichen Optionen:

  • Technische Datenübertragung an den Rechner der Zeiterfassungs-Software
    • RS485 / Serielle Schnittstelle
    • LAN Kabel/Ethernet
    • WLAN
    • Mobilfunk Kommunikation (Daten SIM Karte im Terminal)
  • Kommunikation mit der Zeiterfassungs-Software
    • Terminalhersteller liefert eigene Kommunikations-Software
    • Offenes Datenprotokoll für Einbindung durch den Software Anbieter
    • Proprietäre Kommunikation (Hersteller der SW und des Terminals ist gleich)
  • Spannungsversorgung
    • PoE (Power over Ethernet; = Spannungsversorgung über Netzwerkkabel)
    • Eingebauter Trafo; Direktanschluss an 230V
    • Externer Trafo / Stecker-Netzteil
  • Konfigurations-Optionen (Parameter)
    • Über Tastatureingabe am Terminal
    • Über Hersteller-Software (Parametriersoftware)
    • Über Konfigurationsdatei aus der Zeiterfassungs-Software
  • Anzeige-Display / Eingabeoptionen
    • Anzahl Fixe Funktionstasten-Folientastatur
    • Anzahl Frei belegbare Funktionstasten
    • 10er Tastatur
    • LCD Display
    • Touchscreen mit fixen Feldern
    • Touchscreen mit frei konfigurierbarer Eingabemaske
  • Datenspeicher
    • Speicherplatz für x-Buchungssätze
    • Zusätzlicher Speicherplatz für Stammdaten
      = Volle Funktion auch im Offline Status
  • Anzahl Kartenleser
    • Nur eine Leseroption
    • Option für zusätzlichen Leser (z.B. Barcode für Eingabe von Projekt oder Kostenstellennummern)
  • Kartenleser Technologien
    • Nur LEGIC
    • Nur MIfare
    • Nur HID (oder andere RFID Technologie)
    • RFID Leser mit Konfigurationsoptionen, welcher Typ und welcher Ausweisinhalt gelesen wird
    • Proximity Leser (z.B. Hitag, EM4002)
    • Andre
  • Zusatzrelais
    • Für Anschluss eines Türöffners oder andere Steuerungen
  • Montage / Servicefreundlichkeit
    • Aufputz/Unterputz
    • Montagerahmen / Fixe Schraubverbindung

 

AZG Arbeitszeitgesetz und Zeiterfassung

Durchrechnungszeiträume in der Zeiterfassung

Im Zuge der Flexibilisierung der Arbeitszeit wurden von den Sozialpartnern Durchrechnungszeiträume  definiert und in den einzelnen Kollektivverträgen verankert.

Abhängig vom Kollektivvertrag können unterschiedliche Durchrechnungszeiträume zur Anwendung gebracht werden.

In Abhängigkeit der Länge eines Durchrechnungszeitraumes können die Normalarbeitszeiten einer Woche auf bis zu 60 Stunden erweitert werden. Diese müssen aber im Durchrechnungszeitraum von 13 Wochen ausgeglichen werden.

Wenn man den Durchrechnungszeitraum auf 52 Wochen erweitern möchte, beträgt die maximale Wochenarbeitszeit 45 Stunden Normalarbeitszeit.

In einem Durchrechnungszeitraum sind alle Plusstunden als Mehrarbeit zu bewerten, d.h. die Zuschläge für diese Stunden sind laut Kollektivvertrag zu berechnen.

Falls nach Ablauf eines Durchrechnungszeitraumes positive Mehrarbeitsstunden stehen bleiben, können diese mit einem 50% Zuschlag ausbezahlt werden. In manchen Kollektivverträgen ist auch ein Übertrag in die nächste Durchrechnungsperiode als Alternative vorgesehen.

In der elektronischen Zeiterfassung muss für die Verwendung von Durchrechnungszeiträumen die Möglichkeit bestehen, frei definierbare Konten einzurichten, welche auf die unterschiedlichen Zeiträume eingestellt werden können. In den Wochen, in welchen die durchschnittliche Sollzeit überschritten wird, werden die Stunden auf das Bandbreitenkonto gut geschrieben, in den Wochen mit geringerer Sollzeit kann aus diesem Pool die fehlenden Stunden entnommen werden.

Dieser Abgleich kann im Normalfall automatisch durchgeführt werden, es besteht aber auch die Möglichkeit, die Änderungen manuell durchzuführen.

Ein sehr komfortables Werkzeug für die Planung der langen und kurzen Perioden finden wir in der Personaleinsatzplanung. Die Personaleinsatzplanung kann Wochenweise die Einsatzzeiten der Mitarbeiter vortragen und bei einer direkten Verbindung zur Zeiterfassung werden  diese Planzeiten als Sollzeit übernommen.

Je nach Kollektivvertrag müssen die Änderungen der Sollzeiten 2 – 3 Wochen im Voraus bekanntgegeben werden. Bei kurzfristigen Änderungen können die Mehrarbeitsstunden nicht in das Bandbreitenkonto gerechnet werden, sondern müssen mit dem normalen Überstundenzuschlag verrechnet werden. Die kurzfristige Änderung unterbricht dabei nicht den Durchrechnungszeitraum, sondern wird, sofern die Sollzeitänderung wieder im normalen Vorwarnbereich liegt, auf den voreingestellten Zeitraum als Mehrarbeit gerechnet.

Auswertung - Monatsjournal

Monatsjournal in der Zeiterfassung

Wichtig für die Dokumentation und als Information für den Mitarbeiter: Das Monatsjournal. Es zeigt übersichtlich zusammengefasst die wichtigsten Informationen der Zeiterfassung, wie Zeit-Buchungen, Zeitsummen, Zeitkonten, usw. eines Mitarbeiters. Welche Informationen gezeigt werden, wie diese dargestellt werden, wer wann auf welches Monatsjournal zugreifen kann sowie andere wertvolle Informationen beschreibt dieser Blog.

 

Das Erfassen von „Kommt“ und „Geht“ Zeiten sowie das Erfassen von Abwesenheiten, usw., ist der Kern einer Zeiterfassung. Erst durch die Bewertung dieser Daten (= Zeitwirtschaft) sowie durch die entsprechende Darstellung wie Monatsjournal, Abwesenheitskalender, usw., zeichnet sich ein Zeiterfassungsprogramm aus. Welche Informationen sind auf einem guten Monatsjournal zu finden?

 

Tagesbezogene Information

zu diesen Informationen zählen die täglichen Bruttoarbeitszeiten sowie Pausen und / oder Abwesenheiten. Zeiterfassungsprogramme bieten verschiedene Anzeigemöglichkeiten der täglichen Buchungen/Arbeitszeiten. Z.B. wird bei einem Monatsjournal pro Tag eine Zeile mit der ersten Kommen-Buchung und der letzten Gehen-Buchung gezeigt. Neben der Buchungsinformation werden tagesbezogene Berechnungen (Normalarbeitszeit, Mehrarbeitszeit, 50%  und/oder 100% Überstunden, Tagessoll, etc.) angezeigt.

Eine detailliertere Form des Monatsjournals zeigt pro Tag alle Kommen-/Gehen-Buchungen. Vor allem für Mitarbeitern die mehrmals pro Tag das Haus verlassen, wie z.B. Vertreter, Techniker, etc., ist diese Art der Tagesdarstellung sinnvoll.

Ob die Buchung dieses Tages vom Zeitterminal, vom PC, via manueller Eingabe oder von der Zeiterfassungs-APP gekommen ist, kann auch bei der tagesbezogenen Information angezeigt werden.

 

Wochenbezogene Informationen

Im Monatsjournal werden in der Regel die berechneten Zeitsummen nach jeder Woche summiert und angezeigt. Damit ist der Überblick pro Woche gewährleistet. Z.B. für Mitarbeiter die im Schichtbetrieb arbeiten und eine wechselnde Wochenschicht haben, kann diese Information wertvoll sein.

 

Monatsbezogene Informationen

Die aufsummierten Zeiten des Monats sind die Summen aller Tage im Monat. Damit haben Sie den Überblick welche Arbeitszeiten, Abwesenheitszeiten, etc. pro Monat angefallen sind. Damit ist z.B. pro Mitarbeiter ein Vergleich der Arbeitslastverteilung in den verschiedenen Monaten möglich.

 

Jahres-/Periodenbezogene Informationen

Optisch getrennt werden die im laufenden Jahr/Periode errechneten Summen am Ende des Monatsjournals gezeigt. Das sind Informationen über Urlaub (konsumiert/Rest), Summen der jährlichen Abwesenheiten wie z.B. Krankheitstage, Pflegetage, etc. – aber auch die Summe der Zeitkonten wie Normalarbeitszeit, Mehrarbeitszeit, etc.

 

Das Monatsjournal für den Mitarbeiter

Je nach betrieblicher Anforderung können Mitarbeiter das Monatsjournal aus dem Zeiterfassungsprogramm auf Ihrem PC anschauen/ausdrucken oder das Monatsjournal wird vom Zeiterfassungsprogramm automatisch via Email übermittelt. Eine gängige Methode ist der Druck des Monatsjournals um es dem Mitarbeiter in gedruckter Form zur Verfügung zu stellen. In Österreich ist es auch gängig, dass das gedruckte Journal vom Mitarbeiter paraphiert wird um es dann das Dokument zentral ablegen zu können.

 

Zusammenfassung: Das Monatsjournal ist ein wichtiges Kontroll- und Dokumentationsmittel für Mitarbeiter und Vorgesetzte. Es ist für eine professionelle Zeiterfassung selbstverständlich.

Zeiterfassung als Grundlage für Lohn- & Gehaltsabrechnung

AUFROLLUNG IN DER ZEITERFASSUNG

Ist eine Aufrollung überhaupt notwendig? Wann und warum wird diese durchgeführt?

Eine Übergabe der berechnetet Zeitdaten vom Zeiterfassungsprogramm ins Lohnproramm ist eine  Standardanforderung. Gelegentlich kommt aber eine relevante Information zu spät und eine Nachbesserung muss gemacht werden. Eine Aufrollung in der Zeiterfassung ist also immer dann notwendig, wenn Leistungen aus abgelaufenen Perioden nachverrechnet werden sollen.

Nach jeder erfolgten Lohnüberleitung kann eine Änderung nur durch eine Aufrollung in die Lohnverrechnung übergeben werden. Sei es, dass z.B. Überstunden zu spät beantragt wurden oder dass Abwesenheiten nachträglich geändert wurden. Diese relativ einfachen Aufrollungen könnten auch „händisch“ in der Zeiterfassung und im Lohn nachgezogen werden.

Es gibt jedoch Aufrollungsgründe, die nicht so einfach sind. So ist eine weit, bis zu 3 Jahre, zurückreichende Aufrollung notwendig wenn z.B. ein oder mehrere Mitarbeiter beim Arbeitsgericht  eine Besserstellung durch den Kollektivvertrag durchsetzen. Vielleicht wurden Mehrarbeitszeiten von Teilzeitmitarbeitern nur 1:1 verrechnet? Der Kollektivvertrag sieht aber vor, dass nicht konsumierte Mehrarbeitszeiten nach 3 Monaten eine Aufwertung um 25% erhalten müssen.

Auch im Fall steuerfreien 100% Zuschlägen, die nicht in der Entstehungsperiode ausbezahlt wurden, muss eine Aufrollung erfolgen. Der Zuschlag darf nur in der Periode steuerfrei behandelt werden, in welcher die Leistung erbracht wurde. Auch muss dieser Zuschlag mit einem korrektem Periodenkennzeichen übermittelt werden und nur durch eine Aufrollung im Lohn besteht auch der Anspruch auf Steuerfreiheit.

Ein weiterer Grund für Aufrollungen sind Änderungen in Kollektivverträgen die rückwirkend schlagend werden. Das kann sich auch auf die Zeiterfassung direkt auswirken. Z.B. wenn die Pflichtpausen oder mögliche Zuschläge, welche in der Zeiterfassung als Berechnungsgrundlage parametriert sind, rückwirkend zu ändern sind. Ein modernes Zeiterfassungssystem kann diese Änderungen ohne großen Arbeitsaufwand über eine Aufrollung mit neuen Rechenparametern einarbeiten. Es ist natürlich zu beachten, dass diese Änderungen erst ab dem Stichtag gelten. Die Berechnung historischer Werte darf dadurch nicht beeinflusst werden.

Generell muss es in einem modernen Zeiterfassungsprogramm möglich sein alle gespeicherten Daten durch eine Neuberechnung oder Aufrollung zu aktualisieren beziehungsweise automatisch auf neue Rechenparameter umzustellen. Zumindest alle Daten die der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen sind davon betroffen.

Weihnachtsfeiertage in der Zeiterfassung

Zeiterfassung am 24. und am 31. Dezember

Gerade zu den Weihnachtsfeiertagen und dem Jahreswechsel stellt sich öfters die Frage, wie diese intern im Unternehmen gehandhabt werden sollen. Egal ob die Mitarbeiter Ihres Unternehmens Urlaub, Zeitausgleich oder Sonderurlaub (halbtätig oder ganztägig) planen, sollte es für den Zeitbeauftragten bzw. dem Vorgesetzten keinen Mehraufwand bedeuten.

Mit Hilfe des Einzel- oder Teamkalenders bzw. Gruppenkalenders haben Sie die Möglichkeit Ihre Urlaubstage zur Weihnachtszeit zu verplanen. Mit einer Zeiterfassungssoftware haben Sie somit auch Ihre Abteilung und Ihren eigenen Urlaubsstand im Blick und können sich bereits im Vorfeld mit Ihren Kollegen absprechen.

Es gibt mehre Möglichkeiten, wie die Weihnachtsfeiertage im Unternehmen gehandhabt werden können. Hier zwei Beispiele:

Beispiel 1: Der 24. und der 31. Dezember sind halbtätig frei:
Mithilfe eines Feiertagskalenders müssen Sie sich nicht mehr um den Eintrag des Feiertages kümmern. Dieser wird automatisch fortgeschrieben und in den Kalender der entsprechenden Mitarbeiter zugeteilt. Im Regelfall haben Sie die Möglichkeit mehrere, unterschiedliche Kalender zu verwenden. Zu beachten ist, dass der 24. Dezember und 31. Dezember keine Feiertage im herkömmlichen Sinne sind. Einige Kollektivverträge sehen Teilarbeitszeit vor.

Beispiel 2: Betriebsferien:
Werden vom Unternehmen betriebliche Weihnachtsferien geschenkt, können diese ebenfalls in der Zeiterfassung hinterlegt werden. Diese können entweder im Feiertagskalender definiert oder im Einzel- bzw. Teamkalender hinterlegt werden.

Beantragung des Urlaubes:
Wird auf den Urlaubszettel in Papier verzichtet und stattdessen Genehmigungsanträge in der Zeiterfassungssoftware verwendet, sieht der Mitarbeiter schon beim Beantragen seinen aktuellen Urlaubsstand. Auch der Genehmiger kann vor Freigabe der Beantragung die Urlaubsstände und Urlaubsanträge prüfen.

Artikel, die Sie ebenfalls interessieren könnten:

  • Urlaubsplanung mit Hilfe der Zeiterfassung
  • Urlaubsvertretung
  • Workflow und Zeiterfassung
Header - Industrie

Schichtplanung in der Zeiterfassung

In Produktionsbetrieben ist es oftmals erforderlich, einen Schichtplan für die Einteilung der Mitarbeiter zu erstellen.

Ideal ist es natürlich, wenn man diese Planung als Vorlage für die Mitarbeiter ausdrucken kann. Dieser Schichtplan fließt im Anschluss automatisch in die Zeiterfassung ein. Die Manipulation und Auswertung der Arbeitszeiten ist dann durch den Schichtleiter beziehungsweise durch einen Zeitbeauftragten jederzeit möglich.

Schichtplanung

Die Schichtplanung erfolgt traditionell in einer Wochen- beziehungsweise Monats- Ansicht und stellt die Mitarbeiter einer Abteilung / Gruppe untereinander dar. So ist eine lückenlose Planung des Kontingents der Arbeitszeiten möglich. Damit die Übersicht auch bei großen Schichtplänen gewahrt wird, ist die Darstellung der Schichten in einer Farbskala mit so genannten Schicht Kennzeichen möglich. Die Schichtplanung enthält neben dem Erfassen des Standard–Schichtplan die Planung und Erfassung der Abwesenheiten wie Urlaub, Zeitausgleich, Sonderurlaub oder weiteren frei definierbaren Abwesenheitsarten.

Schichtplanung in der Zeiterfassung

Schichterkennung

In der Regel wird dem Mitarbeiter ein Schichtmodell von zumindest zwei Wochen zugeordnet, welches er dann abarbeitet. Nach diesem mehrwöchigen Schichtplan beginnt der Mitarbeiter wieder mit der ersten Schichtwoche von vorne. Diese Logik funktioniert jedoch nur in der Theorie zu 100%. In der Praxis gerät aufgrund von Abwesenheiten und Dienstwechsel, welche Mitarbeiter untereinander immer wieder vornehmen, der Plan ins Stocken. Nun muss der Schichtleiter manuell eingreifen und den vorhandenen Plan aktualisieren.

Dafür wurden die so genannten „Springermodelle“ erfunden, welche diese Logik weitgehend automatisieren. Der Mitarbeiter erhält einen „Standard Schichtplan“. Zusätzlich werden ihm eine vordefinierte Anzahl an möglichen Schichten als Option zugeteilt. Das System erkennt nun anhand seines Arbeitszeitbeginns und seinem Arbeitszeitende automatisch, in welchem Schichtmodell sich der Mitarbeiter aktuell bewegt und hinterlegt dieses Modell als Berechnungsgrundlage.

Als Beispiel hätte der Mitarbeiter an einem Montag seinen theoretischen Arbeitszeitbeginn um 6:00 – eine klassische Frühschicht. Aufgrund eines „Schichttauschs“ mit einem Spätschichtmitarbeiter stempelt der Mitarbeiter an diesem Tag jedoch erst gegen 18:00 ein. Das Zeiterfassungssystem erkennt diese Zeit und ordnet sie einem Spätschichtmodell zu. Somit erhält der Mitarbeiter automatisch alle für diese Schicht relevanten Zuschläge und Zulagen.

 

Zusammenfassung: Die Schichtplanung erlaubt die flexible und kompakte Planung von Schichtplänen und Abwesenheiten. Die zusätzliche Funktion der Schichterkennung rundet das Portfolio ab und verringert den Aufwand für den Schichtleiter, da der Wechsel in andere Schichten automatisiert vonstattengeht.

Urlaube und Abwesenheiten einfach mit einem Zeiterfassungssystem planen

Urlaubsplanung mit Hilfe der Zeiterfassung

Neben dem Erfassen von Arbeitszeiten ist die Planung von Abwesenheiten ein wichtiges Kernelement der Zeiterfassung. Der Einsatz eines digitalen Mitarbeiterkalenders und/oder eines digitalen Abteilungskalenders erleichtert die Erfassung und Planung des Urlaubes sowie andere Abwesenheitsarten wie Pflegeurlaub, Krankheitstage (z.B. Kur), etc.

Der Jahres-Abwesenheitskalender oder Einzelkalender zeigt die Abwesenheiten eines Mitarbeiters über den Zeitraum eines Kalenderjahres an. Durch Anklicken eines Tages oder eines Zeitraums werden, abhängig von Berechtigungen, sehr schnell Abwesenheiten eingetragen, korrigiert oder gelöscht.

Alternativ steht in der Zeiterfassung ein Gruppen- oder Abteilungskalender zur Verfügung. Dieser zeigt über den Zeitraum eines Monats die Abwesenheiten aller Mitarbeiter oder einer Teilgruppe (z.B. Abteilung, Standort, Land, etc.). Je nach Berechtigung wird die Selektion entweder vom Mitarbeiter, vom Vorgesetzten oder anderen Berechtigten vorgenommen. Die Berechtigungen werden mittels Berechtigungsregeln definiert.

 

Vorteile der Urlaubsplanung in der Zeiterfassung

Das Zeiterfassungsprogramm erkennt selbstständig den Urlaubsanspruch eines Mitarbeiter und bucht diesen zum Stichtag zu. Auch erhöhte Urlaubsansprüche, wie z.B. bei langjähriger Firmenzugehörigkeit, werden vom Zeiterfassungssystem richtig erkannt und zum Stichtag automatisch richtig zugebucht.

Der genehmigte Urlaub wird in der elektronischen Zeiterfassung hinterlegt und vom Rest-Wert des Urlaubskontos abgezogen sowie im Jahreskalender entsprechend eingetragen. Versucht der Mitarbeiter nun einen Urlaub zu beantragen, bei dem sein verfügbarer Resturlaub nicht ausreicht, kann dies vorab abgefangen werden. So erhält der Mitarbeiter bereits beim Antragstellen die Information, dass der gewünschte Urlaub nicht beantragt und somit nicht ins System eingetragen werden kann.

Mit einem zentralen und übersichtlichen Kalender fällt die Planung des Urlaubes durch den Mitarbeiter und die Genehmigung durch den Vorgesetzten leicht.

Fallbeispiel: Screenshots aus dem Gruppenkalender mit der Auswahl von drei Mitarbeitern

Sie sehen, dass bereits zwei Mitarbeiter zur selben Zeit einen Urlaub hinterlegt haben. Somit kann der Mitarbeiter „John“ entscheiden ob er seinen Urlaub zur gleichen Zeit beantragen möchte. Nach Beantragung sieht der Vorgesetzten im Kalender, dass zu diesem Zeitraum bereits zwei Mitarbeiter ihren Urlaub zur gleichen Zeit genehmigt bekommen haben. Er hat somit eine gute Grundlage um weitere Entscheidungen zu treffen.

Summary:  Die Urlaubsplanung über die Zeiterfassungssoftware bringt viele Vorteile für den Mitarbeiter, den Vorgesetzten bzw. Genehmiger und für die Verwaltung wie Lohnverrechnungsabteilung und Personalabteilung.

Homeworking Homeoffice remote Zeiterfassung

Zeiterfassung speziell für KMUs

Selbst für kleinste Unternehmen (ab einen Mitarbeiter) sieht die Gesetzgebung die Zeitaufzeichnungspflicht vor. Abgesehen davon: die Anforderungen an eine Zeiterfassung ist zwischen KMU und Großkonzern gar nicht so unterschiedlich!

 

In Österreich sind laut Definition 99% aller gewerblichen Unternehmen KMUs (Klein- und Mittelbetriebe) WKO Definition: KMUs sind Betriebe mit weniger als 250 Mitarbeitern. In diesem Beitrag möchten wir speziell die Unternehmen zwischen 5 und 50 Mitarbeiter behandeln. Das sind in Österreich über 100.000 gewerbliche Betriebe und Organisationen in denen rund 1,3 Mio. österreichische ArbeitnehmerInnen beschäftigt sind. Das sind 40% aller Beschäftigten.

 

KMUs gibt es in allen Branchen und somit in den Geltungsbereichen aller Kollektivverträge.

Interessant:  De flexiblen Arbeitszeitregelungen sind bei KMUs mannigfaltiger als bei Großbetrieben. Dadurch sind Zeiterfassungssysteme für KMUs ein wichtiges Instrument zur Kontrolle. Die Verwaltung von Zeitsalden und Abwesenheiten und die Ermittlung variabler Gehaltsanteile (Mehr- und Überstunden, zeitabhängige Zulagen, etc.) bedeuten für KMUs den gleichen Funktionsbedarf einer Zeiterfassung, wie bei einem Großunternehmen.

Typisch für ein KMU ist aber die Organisationsstruktur. Nur wenige KMUs verfügen über eigene IT- oder HR Abteilungen. Der organisatorische Schwerpunkt dieser KMUs liegt im operativen und produktiven Bereich. Administrative Belange werden vielfach an externe Dienstleister ausgelagert. Gerade die Lohn- u. Gehaltsabrechnung, arbeitsrechtliche Belange, etc. werden meist durch den Steuerberater wahrgenommen.

Daraus lässt sich ableiten, dass ein Zeiterfassungssystem für ein KMU v.a. in der Anwendung und Bedienung so gestaltet sein soll, dass dafür weder IT-Spezialwissen, komplexe EDV Infrastruktur oder Kenntnis komplizierter Programm Anwendungen erforderlich ist.

Einige Anbieter von Zeiterfassungssystemen bieten auch deshalb ihre Lösungen als „Cloud Computing“ an. Das Anwendungsprogramm (Zeiterfassungs-Software) ist nicht auf einem Rechner/Server beim KMU selbst installiert, sondern im Rechenzentrum eines Anbieters. Der Anwender greift über einen Internetbrowser und eine sichere Datenverbindung auf das „gehostete“ System des Anbieters zu. Dieses Geschäftsmodell bedeutet auch für das betroffene KMU, dass keine Investitionen in Rechner, Softwarelizenzen oder Erfassungsgeräte erforderlich sind und die Leistung periodenweise für den Zeitraum der tatsächlichen Nutzung bezahlt wird.

Eine typische KMU Lösung eines Zeiterfassung Anbieters sollte auch die wichtigsten Parameter der Software Anwendung so vorkonfiguriert liefern, dass der Anwender mit möglichst geringem Aufwand die produktive Nutzung des Systems starten kann. Dazu gehört die Bereitstellung der wichtigsten Arbeitszeitmodelle, Zeitkonten und Auswertungen. Das Rechen- und Regelwerk des Programms muss aber in der Lage sein auch die komplexen und komplizierten Anforderungen des österreichischen Arbeitszeitgesetzes, wie z.B. Blockzeitregelung und ähnliches abzubilden.

 

Zusammenfassung

KMUs brauchen ein Zeiterfassungssystem, das einfach in der Installation, Bedienung und Pflege ist, aber funktional alle Bedürfnisse auch eines wesentlich größeren Unternehmens abdecken kann. Gehostete Systeme (Cloud Lösung) können für KMUs eine probate Lösung sein.

Zeiterfassung als Grundlage für Lohn- & Gehaltsabrechnung

Zeiterfassung als Vorbereitung zur Lohnverrechnung

Nicht nur für die Auszahlung von Mehr- und Überstunden übergibt die Zeiterfassung Daten an die Lohnabrechnung!

 

Eine ordnungsgemäß geführte Lohn- und Gehaltsabrechnung benötigt für die laufende Berechnung der Nettolöhne neben den Stammdaten der Mitarbeiter (v.a. Grundgehalt) auch variable Geldwerte (Provisionen, Prämien, Sonderzahlungen, etc.) und eine Reihe von weiteren variablen Informationen. Dazu zählen:

  • Tatsächliche Normalarbeitszeit
  • Mehrstunden (z.B. bei Teilzeitbeschäftigten)
  • Überstunden (50%, 100%, steuerfrei, steuerpflichtig, andere)
  • Abwesenheiten wie Urlaub und Krankenstand
  • Variable Zulagen
  • Zeitabhängige Zulagen (Schicht, Schwerarbeit, Gefahren, etc.)

 

Um diese wichtigen Informationen nicht manuell in die Lohnverrechnung eingeben zu müssen bieten Zeiterfassungsprogramme digitale Schnittstellen. Der Zeitpunkt der Übergabe an die Lohnverrechnung entscheidet die/der Zeitbeauftragte. Damit ist sichergestellt, dass alle notwendigen Korrekturen/Komplettierungen zuvor erledigt werden konnte. Nach der Datenübermittlung sind alle relevanten Daten zu Lohn- und Gehaltsabrechnung vorhanden. Eine manuelle und doppelte Erfassung entfällt.

 

Aktuelle Berechnungen im Lohnprogramm können „auf Knopfdruck“ durchgeführt werden, z.B. bei Beendigung eines Dienstverhältnisses, o.ä. Auch für die Erstellung des Jahresabschlusses und für Unternehmen mit periodischem Berichtswesen können Abgrenzungen für nicht konsumierte Urlaube, offene Überstundenansprüche und andere variable Entlohnungskomponenten jederzeit ermittelt werden.

 

Zusammenfassung

Zeitdaten von Mitarbeitern stellen einen wichtigen Bestandteil für eine ordnungsgemäße Lohn- und Gehaltsabrechnung dar. Wenn diese Daten über ein EDV gestütztes Zeiterfassungssystem erfasst und ausgewertet werden, ist eine Übermittlung für die Lohn- u. Gehaltsabrechnung über eine digitale Schnittstelle jederzeit möglich.

Kodex Arbeitsrecht und Zeiterfassungssysteme

Benachrichtigung durch Zeiterfassungsanwendung

Automatische Benachrichtigung durch Zeiterfassungsanwendung bei Arbeitszeitverletzung

Es gibt viele Gründe warum die in der Zeiterfassung gebuchten Zeiten mit den vereinbarten Dienstzeiten abweichen können. Zum Beispiel haben Mitarbeiter vergessen zu buchen oder Sie haben zu lange gearbeitet. Aber auch andere wichtigen Informationen, die für eine gesetzeskonforme und/oder durch betriebliche Vereinbarung vorgegebene Einhaltung wichtig sind, übermittelt die Zeiterfassungsanwendung automatisch an entsprechende Personen wie, z.B. Administrator, Vorgesetzte oder an betroffenen Mitarbeiter selbst.

Damit diese Vorgaben von der Zeiterfassung erkannt werden, müssen sie elektronisch erfasst werden:

Damit stehen unterschiedliche Möglichkeiten zur Signalisierung der „Normabweichung“ zur Verfügung, wie z.B. durch automatisches versenden einer Email. Hier besteht nicht nur die Möglichkeit den Mitarbeiter selbst, sondern auch den Vorgesetzten von der aufgetretenen Normabweichung zu informieren. Bei Zeitbuchung über ein Zeiterfassungsterminal, kann dem Mitarbeiter über das Display eine entsprechende Rückmeldung gegeben werden.

Bei einem Zeiterfassungssystem, welches die Buchungen online verarbeitet, kann der Mitarbeiter und/oder der Vorgesetzte durch ein Email vorgewarnt werden, dass es in Kürze zu einer Arbeitszeitüberschreitung kommen wird. Der Mitarbeiter und/oder der Vorgesetzte können entsprechend reagieren.

mail normabweichung

Sämtliche Normabweichungen sind im Zeiterfassungssystem dokumentiert und werden via Drucklisten in PDF-Dateien zur Verfügung gestellt. Der Ausdruck kann direkt aus der Zeiterfassung manuell angestoßen werden oder durch einen zeitgesteuerten automatischen Druck an einen Netzwerksdrucker gesendet werden.

report normabweichung

Durch die unterschiedlichen Signalisierungsmethoden ist eine zeitnahe Korrektur vor dem Monatsende möglich. Damit kann der Monatsabschluss stressfrei vorbereitet werden und die Überleitung der Daten an das Lohnprogram zeitgerecht erfolgen.