Zeiterfassung im Wandel der Zeit

IT-basierte Zeiterfassung oder Stempeluhr

Auch heute noch werden mit Recht Überlegungen angestellt, ob eine IT-basierte Zeiterfassung oder Stempeluhr für das Unternehmen der richtige Lösungsansatz ist.

Zeiterfasung gibt es seit weit über 100 Jahren. Die ersten „Stechuhren“ wurden bereits im 19. Jahrhunderts nicht nur in der Industrie sondern auch im Dienstleistungsbereich und in den Staatsdiensten (Beamte) eingesetzt. Zur Historie gibt es in diesem Blog einen interessanten Beitrag: https://www.gecosoft.at/blog/zeiterfassung-im-wandel-der-zeit/

Erst im Laufe des 20. Jahrhunderts setzte sich die Stempeluhr als DAS Zeiterfassungsinstrument in allen Branchen durch. Mit Hilfe dieser Geräte (Stempeluhren) und zugehöriger Stempelkarten konnten nicht nur die Zeiten für Beginn und Ende der Arbeit erfasst und dokumentiert werden. Speziell für Produktionsbetriebe und Werkstätten wurden erste BDE-(Betriebsdatenerfassung) Geräte entwickelt, die es erlaubten auch die Arbeitszeiten für bestimmte Aufträge und Tätigkeiten auf Stempelkarten festzuhalten.

Auch heute gibt es noch eine größere Anzahl von Herstellern mechanischer Stempeluhren und zugehöriger Papier- oder Kartonkarten. Dadurch ist es auch Kleinstunternehmen möglich mit einem relativ geringen Kostenaufwand Arbeits- und Anwesenheitszeiten zu erfassen. Somit kann damit auch der in Österreich gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten der Mitarbeiter entsprochen werden.

Natürlich überlegt heute jeder Betrieb oder jede Organisation vor dem Kauf einer mechanischen Zeiterfassung ob nicht doch die Investition in eine IT-basierte Zeiterfasung vernünftiger ist. Jede IT-basierte Zeiterfassung wird auch die Funktionen von Stempeluhren- und -karten erfüllen. Deshalb wollen wir hier ein paar Gedankenanstöße geben, die bei einer Entscheidung für IT-basierte Zeiterfassung oder Stempeluhr hilfreich sein können.

Als erste und wichtigste Überlegung gilt es das Ziel bzw. den Nutzen einer Zeiterfassung für den Unternehmer zu definieren.

  1. Kontrolle der täglichen Anwesenheit und Arbeitszeit
  2. Erfüllung der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht
  3. Grundlage für Entlohnung (Bezahlung nach tatsächlich erbrachter Arbeitszeit)
  4. Ermittlung von Mehr- und Überstunden
  5. Grundlage für Einführung bzw. Durchführung von Gleitzeitvereinbarungen
  6. Grundlage für Berechnung von Zuschlägen und Zulagen (z.B. Nachtarbeit)
  7. Planung und Dokumentation von Abwesenheiten (Urlaub, Dienstreisen, Krankheit, etc.)
  8. Unterstützung bzw. Integration in Dienst- und Personaleinsatzplanung
  9. etc.

Von den oben angeführten Zielen wird eine rein mechanische Zeiterfassung mit Stempeluhren wahrscheinlich nur Punkt a) und b)- wenn auch die Pausen und Unterbrechungen gestempelt werden zu 100% erfüllen. Bei allen anderen Punkten ist zu berücksichtigen dass diese Ziele durch Einsatz mechanischer Stempeluhren nur erreicht werden können, wenn am Periodenende (meist das Monatsende) eine manuelle Auswertung und Berechnung der gestempelten Zeiten erfolgt. Dafür wurden früher bei größeren Betrieben eigene Sachbearbeiter beschäftigt. Außerdem ist zu bedenken, dass bei herkömmlichen Stempelsystemen die Stempelkarten aller Mitarbeiter meist in dafür vorgesehenen Vorrichtungen (Kartenkästen), die für Jedermann zugängig sind verwahrt wurden. Das verleitet natürlich zum Missbrauch – Stempeln für jemand anderen!

Wann lohnt sich nun eine Stempeluhr als Zeiterfassung?
Eine mechanische Zeiterfassung sollte unserer Erfahrung nach nur dann eingesetzt werden, wenn

  • Für alle Mitarbeiter fixe Arbeitszeiten und fixe Pausenzeiten vereinbart sind
  • Alle Mitarbeiter an einer zentralen Stelle den Betrieb betreten und verlassen
  • Die Mitarbeiter Anzahl so gering ist, dass allfälliger Missbrauch augenscheinlich wird.

Umgekehrt sollten die Verantwortlichen für Anschaffung und Betrieb einer Zeiterfassung berücksichtigen, dass eine IT-basierte Zeiterfassung ausreichend Ressourcen für die Einführung und den laufenden Betrieb erfordert. Die wirkliche Plug & Play Zeiterfassung auf Basis einer IT-Lösung gibt es nicht!

Mann mit Arbeit überfordert, Chaos am Schreibtisch

Zeiterfassung oder Leistungserfassung

Die Frage ob Zeiterfassung oder Leistungserfassung stellt sich bei Dienstnehmern im Sinne des Österreichischen Arbeitszeitgesetzes (AZG) eigentlich gar nicht. Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet die Arbeitsstunden seiner Arbeitnehmer aufzuzeichnen (§26 AZG).

„Wir benötigen keine Zeiterfassung, unsere Mitarbeiter werden nach Leistung und nicht nach ihrer Anwesenheitszeit bezahlt“

Das ist ein oft verwendetes Argument, weshalb manche Betriebe oder Organisationen auf den Einsatz eines Zeiterfassungs-Systems verzichten oder dieses ablehnen. Leider wird dabei sehr oft übersehen, dass die Frage Zeiterfassung oder Leistungserfassung keine Entweder-oder Frage ist.

Zeiterfassung schließt eine Leistungserfassung in keiner Weise aus. Fast alle modernen Systeme für Zeiterfassung bieten Zusatzfunktionen für die Erfassung und Dokumentation von Leistungen an. Dabei muss es sich nicht zwangsläufig um eine echte Betriebsdatenerfassung handeln (siehe dazu auch: https://www.gecosoft.at/blog/arbeitszeiterfassung-leistungserfassung/).

Bevor wir aber dieses Thema noch etwas ausführlicher analysieren, sollten wir versuchen den Begriff der Leistung im Sinne des zu Beginn angeführten Satzes zu definieren bzw. zu verstehen. Unter Leistung verstehen die meisten Unternehmer und Arbeitgeber Ergebnisse in Relation zu einer erfolgten Zielsetzung. Oft geht es dabei um  materiell messbare Geldwerte wie Umsatz oder Deckungsbeitrag oder um eine quantitative Größe, wie Anzahl von Kunden, Aufträgen, Neukontakten oder Ähnliches. Natürlich können auch qualitative Werte wie Kundenzufriedenheit in die Leistungsdefinition fließen.

Wenn der Satz am Beginn dieses Beitrags Gültigkeit haben soll und die betroffen Personen/Mitarbeiter ausschließlich nach Leistungskriterien entlohnt werden, dann stoßen wir dabei auf ein Grundsatzproblem des Österreichischen Arbeitsrechts. Wenn „Mitarbeiter“ ausschließlich nach erbrachter Leistung entlohnt werden und diese Leistung zeitlich und örtlich frei und selbständig erbringen können werden wir es höchstwahrscheinlich mit einem Werkvertrag oder einem sogenannten freien Dienstnehmer zu tun haben.

Für echte Dienstverhältnisse im Sinne des AZG (§1) muss der Arbeitgeber aber auch die Arbeitszeiten im Sinne dieses Gesetzes aufzeichnen und, je nach Zugehörigkeit des Dienstnehmers (Arbeiter, Angestellter und Kollektivvertrag) auch auf Basis einer regelmäßigen täglichen oder wöchentlichen Arbeitszeit in Stunden vereinbaren.

Natürlich schließt die Tatsache, dass es sich um ein Arbeitsverhältnis im Sinne des §1 AZG handelt nicht aus, dass Mitarbeiter neben einem Grundentgelt auch Leistungsbezogene Entlohnung beziehen. Je nach Definition dieser Entlohnung, die oft auch als Leistungslohn, Erfolgsprämie oder Provision bezeichnet wird, kann ein Zeiterfassungssystem dafür nützlicher Dienste leisten.

Moderne Zeiterfassungs-Systeme bieten umfangreiche Möglichkeiten um neben den täglichen Beginn- und Endzeiten der Arbeit bzw. Anwesenheit auch Zusatzdaten zu erfassen. Dabei kann es sich um rein quantitative, numerische Werte handeln, wie z.B. eine Auftragsnummer, eine Kostenstelle oder eine Kunden- oder Projektnummer.

Je nach Ausprägung und Definition der Leistungsziele können über ein Zeiterfassungssystem auch qualitative Daten erfasst und bewertet werden. Im Rahmen einer Zeit- und Betriebsdatenerfassung spricht man bei Qualitätsdaten z.B. von Gutmengen, Ausschuss, Stand- oder Stillzeiten oder Auslastungswerten. In gleichem Maße können über entsprechend konfigurierte Systeme auch nicht quantitative Qualitätswerte, wie Zufriedenheiten oder Ähnliches erfasst werden. Denken Sie dabei an Telefongespräche oder Internet-Kontakte zu Unternehmen, bei denen Sie aufgefordert werden am Ende Fragen zu beantworten. Diese Daten werden in der Regel auch für die Leistungsbewertung bestimmter Mitarbeiter herangezogen und mit dem Zeiterfassungs- oder Betriebsdatenerfassungs-System dokumentiert und ausgewertet.

Zeiterfassung oder Leistungserfassung ist daher kein Widerspruch sondern eine logische Ergänzung.

 

 

 

 

Infografik Vorteile Zeiterfassung

WEB basierte Zeiterfassung

Eine WEB basierte Zeiterfassung bedeutet nicht automatisch, dass es sich dabei um eine sogenannte Online- oder Cloud-Lösung handelt.

So, wie bei vielen anderen betrieblichen Software Anwendungen nutzen immer mehr Anbieter von Zeiterfassungs-Software eine WEB basierte Technologie. Unter WEB basierte Zeiterfassung ist also primär eine Programmier- und Anwendungstechnik zu verstehen.

Das Anwendungsprogramm einer WEB basierten Lösung wird auf einem Rechner installiert, der über eine WEB Server Funktion verfügen muss. Das heißt, dass der Zugriff auf diese Anwendung über den WEB Browser eines Rechners erfolgt. Dadurch ist eine Multi-User Funktion möglich, ohne dass dafür eigene Software (Client-Software) auf den Rechnern der Benutzer installiert werden muss.

Eine WEB basierte Zeiterfassung bedeutet nicht zwangsläufig, dass die Anwendung im Internet von „Jedermann“ erreicht werden kann. WEB basierte Anwendungen können auch so installiert und konfiguriert werden, dass ein Zugriff nur innerhalb eines lokalen Netzes (Intranet) möglich ist.

Voraussetzung für diese Technologie ist aber, die Verfügbarkeit eines WEB Server Programms für das jeweilige Betriebssystem, wie z.B. Microsoft IIS (Internet Information Server) oder PWS (Personal Web Server).

Hier unterscheiden sich viele Zeiterfassungsanbieter. Manche Anwendungen setzen die Installation und Nutzung solcher Programme von dritten Anbietern voraus. Das heißt, dass der Anwender über entsprechende Lizenzen und Knowhow verfügen muss um die WEB basierte Zeiterfassung in die WEB Server Programme einzubinden.

Eine Anwender freundlichere Variante ist die, dass das Zeiterfassungsprogramm die WEB Server Funktion so integriert hat, dass keine Installation zusätzlicher Software nötig ist (siehe dazu auch: https://www.gecosoft.at/blog/zeiterfassung-im-web/).

Unabhängig davon, ob das WEB Service Teil der Zeiterfassungssoftware ist oder ob WEB Dienste anderer Hersteller genutzt werden kann eine WEB basierte Zeiterfassung als sogenannte Online- oder Cloud-Lösung eingesetzt werden. In diesem Fall braucht sich der Anwender ohnehin nicht darum kümmern, welche Hardware, Betriebssystem oder WEB Service Technologie dahinter steckt.

Nur die Bedienung und Nutzung der Zeiterfassung erfolgt über einen lokalen Browser eines Rechners mit Internetzugang. Hier ist jedenfalls zu prüfen, ob der jeweilige Browser auch mit der WEB basierte Zeiterfassung kompatibel ist. Mehr dazu auch unter: https://www.gecosoft.at/blog/zeiterfassung-online/.

 

 

Zeiterfassung bei Ärzten

Arztbesuch in der Zeiterfassung

Wenn der Arztbesuch in der Zeiterfassung als Buchungsart für Mitarbeiter vorgesehen ist, bedeutet das nicht automatisch, dass diese Zeiten der normalen Arbeitszeit zugeordnet werden müssen.

In jedem vernünftigen Zeiterfassungs-System müssen bestimmte Zeitarten definiert werden. Dazu zählen typischer Weise die Normalarbeitszeit, Mehrarbeit und Überstunden – meist unterteilt in die Arten der Zuschlagspflicht, also 50%ige oder 100%ige. Für ein vollständiges Zeiterfassungs-System ist aber auch die Definition und Erfassung der unterschiedlichen Abwesenheitsarten erforderlich. Das sind v.a. Urlaub, Krankheit, Dienstwege, Amtswege und Arztbesuche (siehe dazu auch: https://www.gecosoft.at/blog/abwesenheiten-planen-und-erfassen-der-zeiterfassung-oder-der-lohnverrechnung/).

Obwohl im Arbeitszeitgesetz (AZG) nicht explizit angeführt, zählt auch die Erfassung der Zeiten in denen Mitarbeiter während der vereinbarten Normalarbeitszeit beim Arzt sind zur Aufzeichnungspflicht des Arbeitgebers (§26 AZG). In Österreich wird auch bei der Mehrzahl der Betriebe, die ein IT basiertes Zeiterfassungs-System nutzen der Arztbesuch als eine typische Abwesenheitsart definiert, die von den Mitarbeitern am Terminal, oder einem anderen Erfassungsmedium direkt gebucht werden können.

Zeiterfassung bei ÄrztenAuf einer völlig anderen rechtlichen Basis steht jedoch die Frage, ob diese Zeiten den Arbeitgeber auch zur Fortzahlung des Entgelts verpflichten, also ob der Arztbesuch Teil der Arbeitszeit ist. Hier kommen einzelne Paragraphen des Angestellten Gesetzes (AngG), Entgeltfortzahlungsgesetzes (EFZG) oder des Allgemeinen Bürgerlichen Gesetzbuches (AGBG) zum Tragen.

Sinngemäß sind daher Termine für einen Arztbesuch vom Arbeitnehmer so zu planen, dass sie außerhalb der normalen Arbeitszeiten liegen. Da jedoch auch die freie Arztwahl das Recht jeden Arbeitnehmers ist, ist es manchmal schwer abzuwägen, wie weit es dem Arbeitnehmer zumutbar ist eine Arztpraxis aufzusuchen, die über eine Öffnungszeit verfügt, die nicht in der normalen Arbeitszeit liegt.

Eine anspruchsvolle Zeiterfassung sollte daher in der Lage sein, einen Arztbesuch in der Zeiterfassung nicht automatisch der Normalarbeitszeit zuzurechnen. Solange diese Abwesenheitszeit nicht durch ein entsprechendes Genehmigungsverfahren als Arbeitszeit genehmigt wird, sollten diese Zeiten einem Konto für ungeklärte Abwesenheiten zugewiesen werden. Eine Zuordnung zur Arbeitszeit dürfte erst dann erfolgen, wenn es eine plausible Erklärung für den Arztbesuch während der Arbeitszeit gibt und wenn der Arztbesuch durch Bestätigung des Arztes dokumentiert wurde.

Auch ein entsprechendes Genehmigungsverfahren sollte Teil eines anspruchsvollen Zeiterfassungs-System sein.

Der Umstand, dass vor allem im urbanen Raum die Zahl von Ärztezentren und Gemeinschaftspraxen mit sehr langen Öffnungszeiten stetig steigt sollte auch den Arbeitgebern entgegenkommen. Ein gebuchter Arztbesuch in der Zeiterfassung ist nicht zwingend entgeltpflichtig.

 

Reisezeit in der Zeiterfassung einfach verwalten

Zeiterfassung in unterschiedlichen Zeitzonen

Das Globalisierungs-Thema ist nicht nur Gegenstand politischer Diskussionen. Global agierende Organisationen und Unternehmen müssen sich auch mit dem Thema der Zeiterfassung in unterschiedlichen Zeitzonen auseinandersetzen.

Viele internationale Organisationen und Unternehmen haben Betriebsstandorte in Ländern mit unterschiedlichen Zeitzonen. Zeiterfassung in unterschiedlichen Zeitzonen kann eine Herausforderung für Organisation und Systemanbieter werden. Hier geht es vor allem darum, dass zentral eingesetzte Systeme die lokalen Uhrzeiten der unterschiedlichen Standorte verarbeiten müssen. Oft müssen auch unterschiedliche Sprachen und Zeichensätze vom System unterstützt werden.

Egal, ob die eingesetzte Zeiterfassung eine konventionelle Client Server Lösung oder eine Web basierte Anwendung ist muss das System in der Lage sein über den Client oder den Browser die jeweilige lokale Zeitzone zu erkennen. Viele Systeme haben damit große Probleme. Aus Schutz vor Manipulation wird bei den meisten Anwendungen für die Erfassung der Arbeitszeiten (egal ob Client, Web, APP oder Terminal) immer die Uhrzeit des Anwendungs-Servers herangezogen (siehe dazu auch: https://www.gecosoft.at/blog/kann-ein-mitarbeiter-die-zeiterfassung-manipulieren/).

Werden für die Zeiterfassung Hardware Terminals eingesetzt so werden diese heute von praktisch allen am Markt erhältlichen Zeiterfassungssystemen durch den Server der Anwendung mit der Uhrzeit synchronisiert. Die Uhrzeit des Servers wird in der Regel über einen Internetdienst gesteuert. Natürlich erlauben praktisch alle Server Betriebssysteme eine freie Wahl der Uhrzeitquelle, so dass unabhängig vom physischen Standort des Rechners die für die Nutzung relevante, lokale Uhrzeit des Servers eingestellt wird. Das bedeutet für den Nutzer von Systemen mit mehreren Terminals innerhalb einer Zeitzone, dass er sich nicht darum kümmern muss, ob alle Geräte immer die gleiche Uhrzeit haben und ob die Umstellung von Sommer- auf Winterzeit (und umgekehrt) synchron durchgeführt wird. Aber dadurch haben alle im System angelegten Geräte die exakt gleiche Uhrzeit und Datum.

Was muss passieren, damit ein System in der Lage ist überregionale Zeiterfassung in unterschiedlichen Zeitzonen zu bewältigen?

Die einfachste Lösung ist natürlich pro Zeitzone ein lokales System einzusetzen. Aber gerade das wird von vielen internationalen Unternehmen und Organisationen nicht gewünscht. Gründe dafür sind meist nicht nur die Vorgaben einer zentralen HR-Anwendung sondern sehr oft sind es die vielen Reisen, die Mitarbeiter innerhalb der Organisation tätigen müssen. Deshalb muss bei einer Systemauswahl einer Zeiterfasung das Thema explizit analysiert werden.
Für eine sichere Lösung des Problems muss die Anwendung in der Lage sein jeden Client, Browser und jedes Hardware Terminals in einer entsprechenden Tabelle der jeweils gültigen Zeitzone zuzuordnen. Entsprechende Algorithmen müssen dann die Umrechnung der Uhrzeit(en) gewährleisten. Über den Nutzer alleine wird es problematisch, denn gerade bei häufiger Reisetätigkeit wird sich ein Mitarbeiter oft aus unterschiedlichen Regionen in unterschiedlichen Zeitzonen im System einloggen. Über die Nutzer-ID sollte aber in einer guten Anwendung aus Gründen der richtigen Darstellung auch die Sprach- und Zeichensatz-Kennung definiert werden.

In diesem Beitrag können wir keine Programmieranleitung für eine global nutzbare Zeiterfassung bereitstellen. Wir möchten nur potenzielle Anwender und Nutzer darauf hinweisen, dass diesem Thema bei der Systemauswahl ein besonderes Augenmerk zu widmen ist.

Mann springt ins Meer

Urlaubsplanung mit der Zeiterfassung

Durch eine Urlaubsplanung mit der Zeiterfassung können sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer den Planungsprozess transparenter und effizienter gestalten.
Gerade jetzt werden viele Urlaube geplant.

Jeder Arbeitnehmer hat in Österreich einen gesetzlichen Anspruch auf zumindest 5 Wochen Urlaub im Jahr – §2(1) Urlaubsgesetz (UrlG). Ebenso sieht aber das UrlG im §4 vor, dass der Zeitpunkt des Verbrauchs der Urlaubstage zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart werden muss. Eine Urlaubsplanung ist daher sowohl für Arbeitgeber und Arbeitnehmer Voraussetzung für die gesetzeskonforme Abhandlung des Themas Urlaub.

Der Gesetzgeber weist ausdrücklich darauf hin, dass bei der Festlegung der Urlaubstage sowohl betriebliche Erfordernisse als auch die Erholungsbedürfnisse der Arbeitnehmer zu berücksichtigen sind. Auch sogenannte Werksferien oder Betriebsurlaube können nur beschlossen werden, wenn dies mit der Arbeitnehmervertretung (Betriebsrat) im Zuge einer Betriebsvereinbarung abgestimmt wurde. Je größer das Unternehmen umso komplexer wird der Prozess der Urlaubsplanung. Daher werden heute verbreitet EDV gestützte Systeme für die Planung und den Genehmigungsprozess von Urlauben eingesetzt.

Urlaubsplanung mit Zeiterfassung ?
Beim ersten Hinsehen lässt der Name „Arbeitszeiterfassung“ nicht vermuten, dass man das dafür eingesetzte System auch für die Planung, Koordination und den Genehmigungsprozess von Urlauben nutzen kann. Nicht jede Zeiterfassung bietet diese Funktion, aber ein zeitgemäßes, modernes Zeiterfassungsprogramm sollte auch über einen sogenannten Workflow verfügen (siehe dazu auch: https://www.gecosoft.at/blog/workflow-und-zeiterfassung/).

Der Workflow einer Zeiterfassung basiert darauf, dass jeder Teilnehmer am System – also alle Arbeitnehmer und alle Vorgesetzten – über eine im System definierte Emailadresse verfügen. Der Workflow der Zeiterfassung ist Teil der Anwendung und wird meist über eine Browser-Anwendung (Web-Terminal) bedient. Dem Mitarbeiter kann bei Nutzung des Workflows für einen Urlaubsantrag eine Reihe nützlicher Informationen aus dem Zeiterfassungssystem angezeigt werden. Zumindest der Saldo des Urlaubskontos, also die Anzahl noch verfügbarer Urlaubstage in der laufenden Periode. Je nach Systemeinstellung und -Möglichkeit können auch bereits geplante und genehmigte Urlaube relevanter Kollegen und der entsprechende Jahreskalender angezeigt werden. Sobald der Antragssteller seinen Urlaubsplan im System eingegeben hat und den Antrag erstellt hat wird der oder die Vorgesetzte(n) per E-Mail über das Vorliegen eines neuen Antrages informiert. Dieses E-Mail bietet einen Link zur Anwendung Zeiterfassung/Antragswesen. Der Vorgesetze bekommt alle Informationen aus dem System, die für die Genehmigung oder Ablehnung wichtig sind übersichtlich dargestellt (Geplante, genehmigte Urlaube seiner Abteilung, Urlaubskonten der Antragssteller, etc.). Sobald der Antrag im Rahmen des Workflows vom Vorgesetzten bearbeitet wurde (Genehmigung oder Ablehnung) erhält der Antragssteller automatisch eine entsprechende E-Mail Nachricht.

Wesentlich für den Prozess der Zeiterfassung ist natürlich, dass durch die Nutzung des Workflows keine weiteren Eingaben in der Anwendung Zeiterfassung erforderlich sind. Ein genehmigter Antrag führt automatisch zur entsprechenden Systemplanung und zur Aktualisierung der relevanten Konten in der Zeiterfassung.

Zeiterfassumg mit GeCOTime leicht gemacht

Überstunden ohne Zeiterfasung ?

Es wird immer Diskussionen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geben, wenn die Auszahlung oder Gutschrift von Überstunden ohne Zeiterfassung eingefordert wird.

Der Begriff der Überstunde ist sehr oft Gegenstand in Diskussionen zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern. Meist geht es dabei um drei Themenkreise:
1. Wann wird eine Arbeitszeit als Überstunde bezeichnet?
2. Wurde die betreffende Arbeitszeit dokumentiert?
3. Wurde die Überstunde angeordnet oder vom Arbeitgeber stillschweigend zur Kenntnis genommen?

Zu 1. Sollte man glauben, dass das Österreichische Arbeitszeitgesetz (AZG) bzw. die vielen Kollektivverträge klare Definitionen geben. Aber ein kurzer Blick auf den entsprechenden Paragrafen (§6 Abs.1) im AZG lässt erkennen, dass hier sehr viel Spielraum für Interpretation möglich ist.

Die Punkte 2. und 3. treffen genau den Kern dieses Themas. Das AZG verpflichtet den Arbeitgeber zur Aufzeichnung der Arbeitsstunden aller Arbeitnehmer im Sinne des AZG. In der Praxis wird aber eine vom Arbeitgeber oder Arbeitnehmer manuell geführte Liste nicht als Nachweis für die tatsächlich geleistete Arbeitszeit ausreichen, wenn diese nicht regelmäßig (zumindest einmal pro Monat) dem Arbeitnehmer bzw. Arbeitgeber zur Feststellung und Genehmigung vorgelegt wird.

Bereits aus den oben genannten Punkten lässt sich erkennen, dass ein Zeiterfassungs-System die beste Möglichkeit ist um eine objektive Erkenntnis über das Vorliegen einer Überstunden-Arbeitszeit zu erlangen. Überstunden ohne Zeiterfassung werden immer zu Diskussionen führen. Dennoch ist bei diesem Thema Vorsicht geboten. Eine Zeiterfassung, die lediglich die Beginn- und Endzeiten der täglichen Arbeitszeiten erfasst, also z.B. eine einfache Stempeluhr ist nur die halbe Miete. Mit Hilfe einer einfachen Zeiterfassung können unter Umständen Arbeitszeiten leicht als Überstunden erkannt werden, wenn es sich dabei um Arbeitszeiten handelt, an denen vereinbarungsgemäß nicht gearbeitet werden muss. Also z.B. Nacht- und Wochenendarbeit. Die Definition von Überstunden hängt aber in den meisten Fällen auch davon ab, wieviel in einem „Durchrechnungszeitraum“ durchschnittlich gearbeitet wurde (sieh dazu auch: https://www.gecosoft.at/blog/was-bedeutet-gleitzeitperiode-und-durchrechnungszeitraum-in-der-zeiterfassung/).

Das Wesen einer modernen Zeiterfassung besteht darin, dass jedem Mitarbeiter ein Arbeitszeitmodell zugeordnet werden kann. Das Arbeitszeitmodell kann individuell, gemäß der vertraglich festgelegten Regeln definiert werden. Es ist daher bei der Bewertung eines Zeiterfassungs-Systems darauf zu achten, ob die Zeiterfassungs-Software in der Lage ist die vereinbarten Arbeitszeit Regelungen abzubilden. Das AZG, Kollektivverträge, Betriebsvereinbarungen oder Einzelvereinbarungen können hier sehr komplexe Regelwerke entwickeln.

Für die automatische Bewertung der Arbeitszeiten innerhalb festgelegter Perioden muss das Zeiterfassungs-Programm in der Lage sein unterschiedliche Zeitkonten für die betroffenen Mitarbeiter zu führen. Das in der Software definierte Arbeitszeitmodell muss dafür sorgen, dass auf Grund der erfassten Zeitereignisse (tägliche Beginn- und Endzeiten, Pausen und Abwesenheiten) Die Arbeitszeiten den entsprechenden Konten zugeordnet werden. Dann kann am Perioden Ende automatisch die Zahl der Überstunden ermittelt werden. Je nach arbeitsrechtlicher Grundlage werden Überstunden mit unterschiedlichen Zuschlägen (z.B. 50%) bewertet. Auch diese Bewertung sollte automatisch aus der Zeiterfassung erfolgen. Für die materielle Bewertung der Überstunden im Sinne der Netto-Lohnabrechnung ist es auch wichtig, dass aus der Zeiterfassung allfällige steuerfreie Zuschläge (z.B. Blockzeitregelung) ausgewiesen werden.

Wenn in einem Unternehmen die Arbeitszeiten mit einer entsprechend leistungsfähigen Zeiterfassung dokumentiert werden, wird es auch keine Diskussionen darüber geben, ob die angefallenen Überstunden mit Zustimmung des Arbeitgebers geleistet wurden. Das Zeiterfassungs-System ist ja in der Regel ein System, das vom Arbeitgeber bereitgestellt und betrieben wird.

Handschlag Meeting

Altersteilzeit in Verbindung mit Zeiterfassung


Sowohl für staatliche Förderstellen, als auch für Arbeitgeber und Arbeitnehmer wird Altersteilzeit in Verbindung mit Zeiterfassung eine Voraussetzung sein.

Viel ist in diversen Medien über die Altersteilzeit zu lesen. Vor allem die stark steigende Zahl von Personen und Unternehmen, die dieses Förderpaket des Staates in Anspruch nehmen veranlassen uns das Thema Altersteilzeit in Verbindung mit Zeiterfassung zu beleuchten. Die rechtlichen Rahmenbedingungen und die unterschiedlichen Modelle – kontinuierliche Reduktion oder Blockzeitmodell – werden u.a. in diversen Plattformen der Interessensvertretungen (WKO / Arbeiterkammer / Gewerkschaft) ausführlich beschrieben. Außerdem bietet ein kürzlich erschienener Artikel in der Tageszeitung Kurier einen guten Überblick über das Thema (https://kurier.at/wirtschaft/altersteilzeit-was-bringt-kuerzer-arbeiten-im-alter/400013452 ).

Das aktuelle Regierungsprogramm sieht zwar gewisse Einschränkungen für dieses Förderprogramm vor (stufenweise Erhöhung des Antrittsalters um 2 Jahre), aber es ist davon auszugehen, dass dennoch die Zahl der Teilnehmer an diesem Programm steigen wird. Antrags- und auszahlende Stelle der Förderung für die betroffenen Unternehmer und Dienstnehmer ist das Arbeitsmarktservice (AMS). Auch die jüngst geführten Diskussionen über geplante Budgetkürzungen für das AMS werden dazu führen, dass das AMS eine lückenlose Dokumentation der tatsächlichen Arbeitszeiten der betroffenen Mitarbeiter einfordern wird.
Unter lückenloser Dokumentation sind v.a. die Auswertungen der Zeiterfassung zu verstehen. Dies betrifft nicht nur den Zeitraum nach Antritt der Altersteilzeit sondern auch den Zeitraum vor Antritt der Altersteilzeit. Der Arbeitgeber muss u.a. nachweisen, dass der/die betroffenen Mitarbeiter innerhalb der letzten 12 Monate vor Antritt der Altersteilzeit zumindest 60% der kollektivvertraglich festgelegten Normalarbeitszeit gearbeitet haben.

Unabhängig vom gewählten Modell der Altersteilzeit wird das AMS auch eine vollständige Dokumentation der tatsächlichen Arbeitszeiten aller betroffenen Mitarbeiter in der Altersteilzeit-Periode (bis zu 5 Jahre) einfordern.
Altersteilzeit in Verbindung mit Zeiterfassung wird daher zu einer Grundvoraussetzung.
Unabhängig davon, ob die Teilzeitvereinbarung für bestimmte Mitarbeiter auf Basis einer Altersteilzeit oder aus anderen Gründen geschlossen wird erfordert das Teilzeitmodell immer eine besondere Beachtung in Bezug auf die Zeiterfassung. Nur mit Hilfe eines Zeiterfassungs-Systems wird es für Arbeitgeber und Arbeitnehmer möglich sein einen Nachweis über die tatsächliche Einhaltung der vereinbarten wöchentlichen Arbeitszeiten zu liefern.
Natürlich muss man auch davon ausgehen, dass Teilzeitmitarbeiter vermehrt an Gleitzeitmodellen teilnehmen werden. Gleitzeitmodell bedingen, dass für betroffene Mitarbeiter Zeitkonten geführt werden und somit jeweils aktuelle Zeitsalden abrufbar sind. Die Berechnung und Bewertung von Zeitsalden erfordert für Teilzeitmodelle besondere Aufmerksamkeit. Auch dazu finden Sie bereits einige Beiträge in diesem Blog (z.B.: https://www.gecosoft.at/blog/zeitsaldenberechnung-bei-teilzeitmitarbeitern/ ).

Personaleinsatzplanung leicht und übersichtlich

Ruhezeiten und Zeiterfassung

Das Thema Ruhezeiten und Zeiterfassung betrifft nicht nur Unternehmer im Güter- und Personentransport. Ruhezeiten und Zeiterfassung sind in jedem Betrieb untrennbar miteinander verbunden.

Aktuell gibt es in diversen Medien wieder vermehrt Meldungen über massive Verletzungen und Nichteinhaltung der vorgeschriebenen Ruhezeiten für LKW Fahrer. EU-weit müssen Fahrzeuge für Güter- und Personenbeförderung über 3,5 Tonnen einen Fahrtenschreiber installiert haben. Die Protokolle dieser Fahrtenschreiber können bei Kontrollen durch die Polizei ausgewertet werden.

In Österreich werden die Arbeits- und Ruhezeiten für Fahrer dieser Fahrzeuge im Abschnitt 4, §13ff des Arbeitszeitgesetzes (AZG) geregelt. Das AZG nimmt in diesem Abschnitt auch Bezug auf die Straßenverkehrsordnung. Dadurch ist der Polizei möglich Fahrer an der Weiterfahrt zu hindern, wenn sich aus den Protokollen ergibt, dass die höchstzulässige Arbeitszeit (Fahrtzeit) überschritten wurde und die vorgeschriebenen Ruhezeiten nicht eingehalten wurden.

Das AZG (Arbeitszeitgesetz) sieht auch strenge Strafen für Arbeitgeber vor, wenn Arbeitnehmer die höchstzulässige Arbeitszeit überschreiten und vorgesehene Ruhepausen nicht eingehalten werden (siehe dazu auch: https://www.gecosoft.at/blog/gecotime-arbeitszeitueberschreitung-rechtzeitig-erkennen). Dennoch kommt es bei Kontrollen der Polizei von Fahrzeugen mit Fahrtenschreibern und Feststellung der Überschreitung der Arbeits- bzw. Fahrzeiten nur selten zu Anzeigen beim Arbeitsinspektorat. Grund dafür ist, dass die Polizei zwar den Zulassungsbesitzer des Fahrzeuges feststellen kann, aber dieser nicht zwangsläufig auch Arbeitgeber des betroffenen Fahrers sein muss. Außerdem ist die Rechtslage nicht eindeutig, wenn es sich um einen ausländischen Arbeitgeber handelt und die Arbeitszeitverletzung im grenzüberschreitenden Verkehr stattgefunden hat.

Natürlich ist die Aufzeichnung der Arbeitszeiten von Arbeitnehmern für jeden Österreichischen Betrieb gesetzlich vorgeschrieben. Der Fahrtenschreiber ist nur eine spezielle Form einer Zeiterfassung für eine bestimmte Personengruppe, wobei eben hier die Besonderheit auch in der Dokumentation der Ruhezeiten besteht, da diese auch Inhalt der Straßenverkehrsordnung sind.

Viel zu selten wird bei der Bewertung von Zeiterfassungs-Systemen auf die Dokumentationen und Auswertungen der vorgeschriebenen Ruhezeiten Wert gelegt. Im „normalen“ Geschäftsbetrieb eines  Betriebes mit üblichen Arbeitszeit-Vereinbarungen wird es auch bei Installation einer Gleitzeitvereinbarung nur selten zu Verletzungen der Ruhepausenregelungen kommen. Aber sobald es Schichtbetrieb mit Nacht- und Wochenendarbeit gibt, wird das Thema Ruhezeit sehr bald zu einem beliebten Thema für das Arbeitsinspektorat.

Ruhezeiten und Zeiterfassung sind untrennbar miteinander verbunden. Im Zeiterfassungsprogramm müssen geplante Arbeitszeiten durch Definition der Tages- und Wochen- und Schichtpläne festgelegt werden. Nicht alle Systeme sind in der Lage Verletzungen der Ruhzeiten bei Anlage der Tages- und Wochen- und Schichtmodelle zu erkennen. Daher kommen Arbeitgeber oft unfreiwillig zum Handkuss, wenn erst die Auswertung der Zeiterfassung durch den Arbeitsinspektor eine Verletzung der Ruhzeitregelungen aufdeckt.

 

 

 

Bergpanorama an einem Sonnentag

Sommerzeit und Zeiterfassung

Sommerzeit und Zeiterfassung betrifft nicht nur die Zeitumstellung. Immer häufiger wechseln auch die angewendeten Zeitmodelle zwischen Winter- und Sommerzeit.

Die Sommerzeit-Umstellung war noch vor gar nicht allzu langer Zeit ein Thema, das jeden Betreiber eines Zeiterfassungs-Systems gewisse Sorgen bereitet hat.  Vor allem hat dies bei Systemlieferanten regelmäßig zu Sonderschichten geführt wenn Kunden am Tag nach der Zeitumstellung einen Systemmangel erkannt haben. Heute laufen praktisch alle Systeme für Zeiterfassung auf einem Server oder einem entsprechenden Rechner der seine Uhrzeit über einen Internetdienst synchronisiert und somit für die automatische richtige Zeitumstellung sorgt.

Es gibt aber dennoch, gerade im Bereich der Arbeitszeiterfassung Situationen, die einen „manuellen“ Eingriff erfordern, wenn der Wechsel von Sommer- auf Winterzeit, oder umgekehrt stattfindet. Die zwei häufigsten Problemfälle sind:

  1. Verwendung von Zeiterfassungs-Terminals, die nicht mit dem Zeiterfassungs-Server synchronisiert werden.
    Das passiert meist dann, wenn der Anwender eine neue Software mit „alten“ Terminals einsetzt die von der neuen Software nicht synchronisiert werden oder wenn die Terminals diesen Dienst gar nicht erlauben. Jedes Zeiterfassungs-Terminal verfügt über eine autonome Uhr, die auch meist sehr genau geht. Deshalb erkennen viele Anwender gar nicht, dass die Uhrzeit des oder der Terminals nicht 100% mit der Zeit des Rechners/Servers übereinstimmt. Dieses Manko wird daher oft erst nach dem ersten Wechsel von Sommer- auf Winterzeit oder umgekehrt erkannt. Danach müssen entsprechende Maßnahmen gesetzt werden. Manuelle Zeitkorrektur der Terminals oder Update der Terminals oder Software um wieder die notwendige Zeitsynchronisierung herzustellen. Zusätzlich müssen natürlich alle Buchungen mit „falscher Terminalzeit“ im System korrigiert werden.
  2. Arbeitszeiten während der Umstellungsphase. Da die Zeitumstellung immer an einem Wochenende erfolgt (Sonntag 02:00 bzw. 03:00 Uhr) betrifft dies nur Schicht- und Nachtarbeitszeiten. Aber gerade diese Zeitmodelle erfordern für jede Zeiterfassung eine besondere Beachtung. Nicht jedes Zeiterfassungs-Programm ist in der Lage automatisch zu erkennen, ob eine Wochenendschicht am Tag der Zeitumstellung erfolgt und daher in der Bewertung eine Korrektur um 1 Stunde plus oder minus auslöst. Beginn und Endzeiten einer Arbeitsschicht werden in der Regel zu den jeweiligen Zeitpunkten am Terminal oder am Buchungsrechner erfasst. Wenn also während der Schicht die Zeitumstellung erfolgt muss das Programm die Berechnung der tatsächlichen Arbeitszeit entsprechend korrigieren.

Sommerzeit und Zeiterfassung bezieht sich aber nicht nur auf das Phänomen der Zeitumstellung sondern auch auf eine immer häufiger vorkommende Änderung der Arbeitsgewohnheiten. Bei Gleitzeitvereinbarungen werden die meisten Unternehmen feststellen, dass die durchschnittliche tägliche Arbeitszeit in den Sommermonaten deutlich geringer ist als in den Wintermonaten.

Für die Zeiterfassung bedeutet das einerseits, dass in den Sommermonaten mit einem Abbau allfälliger Mehrstunden aus der Winter-Saison zu rechnen ist und andererseits dass die Arbeitszeiten meist deutlich früher beginnen. Gleitzeitvereinbarungen sollten ja bestimmte Parameter beinhalten. Dazu gehören die frühesten und spätesten Beginn- und Endzeiten, die Kernzeit und die Gleitzeitperiode (sieh dazu auch: https://www.gecosoft.at/blog/was-bedeutet-gleitzeitperiode-und-durchrechnungszeitraum-in-der-zeiterfassung/). Wenn es die betrieblichen Umstände erlauben könnten also während der „Sommerzeit“ andere Gleitzeitmodelle gelten als in der „Winterzeit“. In diesem Zusammenhang ist zu prüfen, ob die Zeiterfassungs-Software eine automatische Verwaltung solcher Vereinbarungen erlaubt. Ebenso sollte geprüft werden ob die dienstlichen Vereinbarungen und das System eine Gleitzeitperiode ermöglichen, die den Aufbau und Abbau von Plus- und Minusstunden über die Dauer der Winter- und Sommerzeit hinaus zulässt. Nicht alle Anwendungen erlauben eine entsprechende Einstellung und eine automatische Zuordnung von Zeitmodellen in Abhängigkeit der gültigen Zeitperiode.