Einfache Urlaubsplanung mit Hilfe der Zeiterfassung von Gecosoft

Zeiterfassung als System für Planung und Genehmigung von Urlaub

Viele Arbeitnehmer bewerten faire und großzügige Behandlung der Urlaubsansprüche und -regelungen höher als geldwerte Komponenten des Arbeitsvertrages. Planung und Genehmigung von Urlauben ist somit ein wichtiges Thema. Daher ist es auch naheliegend eine bestehende Zeiterfassung als System für Planung und Genehmigung von Urlaub einzusetzen.

Das österreichische Arbeitsrecht besteht aus gut 40 einzelnen Gesetzen, > 850 Kollektivverträgen und unzähligen Betriebsvereinbarungen und Einzelverträgen. In nahezu jedem Gesetz, Kollektivvertrag, Betriebsvereinbarung oder Einzelvertrag finden sich Bestimmungen oder Regelungen die das Thema Urlaub betreffen.

Natürlich werden die meisten Punkte betreffend Urlaub im Urlaubsgesetz(UrlG) behandelt. Dennoch gibt es in vielen Einzelverträgen und Kollektivverträgen Bestimmungen, die für die jeweiligen Arbeitnehmer Besserstellungen oder Konkretisierungen bedeuten können (z.B. Anspruchsberechnung auf Basis Kalender-, oder Wirtschaftsjahr statt Arbeitsjahr).
Was hat ein Zeiterfassungssystem damit zu tun?

Das Urlaubsgesetzt sieht nicht nur die Pflicht des Arbeitgebers vor für jeden Dienstnehmer Aufzeichnungen über den genauen Zeitraum des konsumierten Urlaubs zu führen, sondern auch darüber wann und wieviel jedem Dienstnehmer Urlaub zusteht und wie es zur Vereinbarung über den Zeitpunkt und Dauer des Urlaubs kommt. Ohne hier in Details des sehr komplexen Regelwerks zu gehen, sei darauf hingewiesen, dass für eine korrekte Berechnung der stichtagsbezogenen Urlaubsansprüche für die Dienstnehmer zumindest folgende Parameter herangezogen werden müssen.

  • Regelmäßig Arbeitszeit in Stunden pro Woche
  • Vereinbarte Arbeitstage pro Woche bei Teilzeitvereinbarungen
  • Arbeitsjahr-Beginn (Eintrittsdatum, Kalenderjahr, Wirtschaftsjahr)
  • Urlaubsanspruch in Tagen/Stunden pro Arbeitsjahr
    • Beginn/Dauer des Dienstverhältnisses
  • Konsumierte Urlaubstage /-Stunden im laufenden Arbeitsjahr und Vorjahren
    • Beginn und Ende jedes einzelnen Urlaubs mit Datum und Zeiten
  • Urlaubsanspruch aus nicht konsumierten Ansprüchen vorhergehender Arbeitsjahre
  • Arbeitszeiten, die allfällige Sonderurlaube, wie z.B. Pflegefreistellung, Nachtschwerarbeit, oder Ruhezeiten begründen
  • Guthaben oder Fehlzeiten im Rahmen von Gleitzeitvereinbarungen
  • v.m.

Wenn der Arbeitgeber eine Kapitalgesellschaft oder ein  Bilanzierungspflichtiger Einzelunternehmer oder Personengesellschaft ist, müssen zum Bilanzierungsstichtag Rückstellungen für nicht konsumierte Urlaube gebildet werden. Viele Unternehmen bewerten diese Ansprüche auch in ihren monatlichen oder quartalsmäßigen Berichten. Auch für die Berechnung dieser Abgrenzungen ist die Verarbeitung der oben angeführten Daten und Parameter notwendig. Zeiterfassungssysteme sind auch in der Lage Stichtags bezogene Aliquotierungen von Ansprüchen entsprechend der jeweils anzuwendenden Vorschriften (steuerrechtlich, arbeitsrechtlich, handelsrechtlich) zu ermitteln.

Moderne Zeiterfassungssysteme bieten für die Ermittlung dieser Werte die geeignete Basis. Ein Zeiterfassungssystem dokumentiert zwangsläufig nicht nur die Zeiten der Arbeitstage und Anwesenheiten sondern eben auch die Abwesenheiten, wie z.B. Krankentage, Ausbildung, Pflegefreistellung und Urlaub oder Zeitausgleich.

Es ist daher naheliegend, dass bei Vorhandensein eines modernen Zeiterfassungssystems diese Daten nicht doppelt und redundant geführt oder erfasst werden.

Da mit modernen Zeiterfassungssystemen Arbeitszeiten und Abwesenheitszeiten nicht nur erfasst sondern auch geplant werden steht den Vorgesetzten hier auch ein System zu Verfügung das auf geplante Werte zugreifen kann (ein kurzfristiger Urlaubsantrag wird anders bewertet, wenn der bestehende Resturlaub bereits verplant ist).

Natürlich sind für die Bewertung von Rückstellungen für nicht konsumierte Urlaube  oder die Berechnung von Abfindungen nicht konsumierter Urlaube im Rahmen der Beendigung eines Dienstverhältnisses Werte aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung erforderlich, aber in der Regel werden die laufenden An- und Abwesenheiten nicht im Abrechnungssystem geführt sondern erfordern die Ergebnisse der Zeiterfassung.

Eine besondere Erleichterung für die Erfüllung der Aufzeichnungspflichten des Arbeitgebers im Sinne des UrlG und für die allgemeine Verwaltung bringen Workflow Module als Ergänzung zur Zeiterfassung. Viele Anbieter moderner Zeiterfassungssoftware verfügen über die Option Anträge, papierlos zu stellen und zu genehmigen.

 

Zeiterfassung und Betriebsrat

Zustimmung der Belegschaftsvertretung zur Zeiterfassung

Die klassische Arbeitszeit-Aufzeichnung durch mechanische Geräte oder Listen erfordert sicher keine explizite Zustimmung der Belegschaftsvertretung. Für die Einführung eines EDV gestützten Systems  mit Chip-Karten oder Bildschirmerfassung durch den Mitarbeiter ist die Zustimmung der Belegschaftsvertretung zur Zeiterfassung nicht zwingend, aber sinnvoll.

Die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung bedeutet  nicht, dass es sich dabei um eine Maßnahme handelt, die ausschließlich dem Arbeitgeber nutzt. Immer öfter wird sogar seitens der Belegschaftsvertretung die Einführung einer modernen Zeiterfassung eingefordert.

Ein EDV gestütztes Zeiterfassungssystem dient nicht nur der Kontrolle der Anwesenheit der Mitarbeiter, sondern erlaubt die Verarbeitung einer Vielzahl von zusätzlichen Informationen. Aus diesem Grund wird sich der Betriebsrat wahrscheinlich auf den §96(1) Pkt.3. des Arbeitsverfassungsgesetzes-ArbVG beziehen (Zustimmungspflicht) um sicherzustellen, dass das System die Menschenwürde nicht verletzt. Die meisten Systeme werden keine Verletzung der Menschenwürde darstellen und können aus diesem Grund nicht von einem Betriebsrat verhindert werden. Dennoch ist es auch im Sinne des Arbeitgebers sinnvoll, wenn die Einführung eines nicht zustimmungspflichtigen Systems mit dem Betriebsrat abgestimmt wird und darüber eine Betriebsvereinbarung geschlossen wird.

In vielen Betriebsvereinbarungen betreffend Zeiterfassung wird auch geregelt welche Auswertungen aus dem System der Zeiterfassung den Mitarbeitern und den Vorgesetzen zu Verfügung stehen. V.a. wenn es um manuelle Korrektur von automatisch erfassten oder berechneten Arbeitszeiten oder Abwesenheiten geht kann seitens Betriebsvereinbarung Einsicht in die entsprechenden Protokolle durch die Belegschaftsvertretung verlangt werden.

Wir befinden uns aber schon lange nicht mehr in Zeiten des Klassenkampfs am Arbeitsplatz zu denen die Stechuhr als Symbol der Kontrolle durch den Arbeitgeber gezählt hat. Eine moderne Zeiterfassung bietet neben der „Kontrolle“ der Arbeitszeiten vor allem Vereinfachungen und Transparenz in der Planung und Dokumentation von Nicht-Arbeitszeiten, also Urlaub, Dienstreisen, Amtswege, Pflegeurlaub, etc.

Gerade bei Unternehmen, die vor allem Dienstleistungen erbringen wie z.B. Banken, Versicherungen, IT-Anbieter, Beratung und Wirtschafts-Prüfung oder im Bereich Gesundheit und Pflege wird die Einführung eines modernen, EDV gestützten Zeiterfassungssystems  immer öfter von der Belegschaftsvertretung angestrebt.

Der Betriebsrat kann den Arbeitgeber nicht zur Einführung eines bestimmten Systems zwingen, aber er kann auf die gesetzliche Pflicht des Arbeitgebers zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten hinweisen.

Ein Sonderfall ist sicher die Erfassung von Arbeitszeiten mittels biometrischer Systeme. Hier geht es im Wesentlichen um Punkte des Datenschutzes. Viele Betriebsräte vermuten bei der Planung biometrischer Erfassungssysteme einen Missbrauch persönlicher Mitarbeiter-Daten. Obwohl heute Systeme verfügbar sind, die es erlauben biometrische Daten der Mitarbeiter (also z. Fingerabdruck) völlig anonym und verschlüsselt zu speichern, erfordert die Einführung eines Systems mit biometrischen Daten der Mitarbeiter jedenfalls die Zustimmung des Betriebsrates. (siehe dazu auch: Ist die Zeiterfassung und/oder Zutrittskontrolle Fingerprint in Unternehmen erlaubt?

Was versteht man unter dem Arbeitszeitmodell und wie wirkt es sich auf die Zeiterfassung aus?

Was eine Zeiterfassung zumindest können muss

Viel zu oft werden Kaufentscheidungen für Zeiterfassungs-Systeme getroffen, ohne dass zuvor überlegt wird was eine Zeiterfassung zumindest können muss.

Unter Zeiterfassung muss man nicht zwangsläufig ein elektronisches System bestehend aus spezifischer Standard-Software und Hardware (Terminals) verstehen. Grundsätzlich erfüllt ja auch eine mechanische Stempeluhr oder eine händisch geführte Liste über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter die Anforderungen der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht. Außerdem gibt es immer noch einige Unternehmen, die eigens entwickelte Softwarelösungen für die alle betriebswirtschaftlichen Anwendungen nutzen.

Wenn wir aber hier darüber berichten, was eine Zeiterfassung können muss, sprechen wir von Standard Software für Zeiterfassung, so wie sie in Österreich von einer Vielzahl von Systemhäusern angeboten wird.

Natürlich gibt es viele unterschiedliche Gründe, weshalb sich Unternehmen oder  Organisationen für die Installation einer Standard Software für Zeiterfassung entscheiden. Immer noch zählt neben der Kontrollfunktion die Verwaltung der Gleitzeit oder anderer Modelle der flexiblen Arbeitszeit zu den meist genannten Gründen für die Anschaffung eines Zeiterfassungs-Systems.

Aus der Praxis wissen wir auch, dass gerade bei Unternehmen, die sich erstmals für eine Softwarelösung der Zeiterfassung entscheiden innerhalb der ersten 12 Monate nach Einführung eines Systems die Anforderungen an die Softwarelösungen massiv erhöhen. Ist es zu Beginn nur die Auflistung der entstandenen Zeitsalden (also wieviel Plus- oder Minus-Stunden habend die Mitarbeiter am Monatsende gesammelt), so erkennen die meisten Verantwortlichen, dass man mit einer EDV gestützten Zeiterfassung wesentlich mehr Funktionen abdecken kann und dadurch Effizienz in der Personalverwaltung erreichen kann.

Im Folgenden möchten wir in Form einer kompakten Liste – die keinerlei Anspruch auf Vollständigkeit erhebt –  jene Punkte anführen, die aus unserer Sicht zumindest von einer Zeiterfasung für ein Österreichisches Unternehmen erfüllt werden müssen.

  • Nutzung unterschiedlicher Erfassungsmethoden
    • Terminals mit geeigneter Technologie (RFID, Fingerprint, etc.)
    • Bildschirmerfassung
    • Web-Terminal
    • APP für Smartphones und Tabletts
  • Einfache Anlage beliebig vieler Zeitmodelle, wie z.B.:
    • Gleitzeit mit beliebiger Wochenstunden Vorgabe (38,5, 40, Teilzeit, etc.)
    • Fixe Arbeitszeit mit beliebiger Wochenstunden Vorgabe (38,5, 40, Teilzeit, etc.)
    • Schichtmodelle
  • Nutzung frei parametrierbarer
    • Zeitarten (Normalarbeitszeit, Mehrstunden, Überstunden, Pause, etc..)
    • Abwesenheitsarten (Urlaub, Krankheit, etc.)
    • Tagesmodelle (z.B.: 8-Stundentag, Feiertag, etc.)
    • Zeit- und Abwesenheits-Konten (z.B. Gleitzeit-Saldo, Urlaubskonto)
  • Automatische Berechnung jährlicher Urlaubsansprüche wahlweise auf Basis des Eintrittsdatums und der Betriebszugehörigkeit oder Kalenderjahr

 

  • Automatische Berechnung von Pausen auf Basis gesetzlicher Vorgaben
  • Planungsfunktionen
    • Urlaube und andere Abwesenheiten
    • Änderungen der Zeitmodelle in der Zukunft
    • Schichtplanung
  • Rückrechnungsfunktionen
    • Neu-Berechnung auf Basis bestehender Zeit-Buchungen mit geänderten Zeitmodellen

 

  • Ausreichende Verfügbarkeit regelmäßiger Standard-Auswertungen (Monatsjournale, Urlaubslisten, etc..)
  • Option individuell gestalteter Auswertungen
  • Datenexport von Auswertungen in Microsoft Office Programme (Excel)
  • Import- und Export-Standard-Schnittstellen zu anderen Systemen, wie Lohnabrechnung oder Personalverwaltung
Header - Kalender

Der Workflow in der Zeiterfassung

Der Workflow in der Zeiterfassung ist ein elektronisches Genehmigungsverfahren zur Planung/Kontrolle von Urlauben, Dienstreisen und anderer Abwesenheiten sowie von Überstundenleistungen, Überstundenauszahlungen, etc..


Die Aufzeichnung, Planung und Auswertung von „Abwesenheiten“ ist ein wesentliches Merkmal eines EDV gestützten Zeiterfassungssystems und geht weit über die einfache Zeitaufzeichnung hinaus.

Zeiterfassungssysteme mit einem elektronischen Genehmigungsverfahren, dem Workflow  unterstützen und helfen Mitarbeitern und Vorgesetzen nicht nur beim Planen und Genehmigen von Abwesenheiten. Papierformulare gehören der Vergangenheit an und werden eingespart. Anträge und Genehmigungen von Urlauben, Dienstreisen, Zeitausgleiche, etc. werden über  den  Workflow des Zeiterfassungssystems abgewickelt. Die Genehmigungshierarchie und Verantwortlichkeiten eines Unternehmens, wie z.B. der/die Vorgesetzte(n) eines/r Mitarbeiters und deren Stellvertreter müssen in  der Software Anwendung abgebildet werden.

Möchte ein Mitarbeiter seinen Urlaub planen und genehmigen lassen, wird die Funktion „Workflow“ des elektronischen Zeiterfassungssystems genutzt. In einer entsprechenden Maske werden geplante bzw. gewünschte Abwesenheiten, z.B. ein Urlaub, eingetragen und automatisch zur Genehmigung an den/die Vorgesetzten via E-Mail verschickt. Da der Urlaub noch genehmigt werden muss, wird er vorerst als „beantragt“ im System angezeigt und farblich gekennzeichnet.

Der Vorgesetze klickt in der E-Mail einen Link an und wird automatisch zur entsprechenden Seite des Zeiterfassungssystems geführt. Alle Informationen die für die Genehmigung benötigt werden, wie z.B. freier Urlaubsanspruch des Mitarbeiters, geplante Urlaube oder Abwesenheiten anderer Mitarbeiter der Abteilung, etc. sind sofort verfügbar. Das gleiche gilt natürlich für andere Arten planbarer Abwesenheiten, wie Dienstreisen oder Behördenwege.

Sobald der/die Vorgesetze den Antrag bearbeitet und abschließt erhält der Mitarbeiter den entsprechenden Bescheid als E-Mail. Damit werden automatisch die geplanten und genehmigten Abwesenheiten in den Kalendern der betroffenen Mitarbeiter eingetragen. Diese Funktion erfordert daher keine Eingriffe oder Korrekturen im System.

Neben der Planung und Genehmigung von Abwesenheiten wird der Workflow eines Zeiterfassungssystems noch für weitere Arten genehmigungspflichtiger Anträge genutzt. Bei Unternehmen mit Gleitzeitvereinbarungen dient der Workflow auch der Kontrolle und Widmung entstandener Zeitsalden am Ende einer Abrechnungs- oder Durchrechnungsperiode. Je nach betrieblicher Regelung können Mitarbeiter so Ihre Wünsche betreffend Übertrag, oder Auszahlung allfälliger Plus-Salden äußern.

Die Genehmigung von Überstundenleistungen oder die Genehmigung zur Überstundenauszahlung ist ein weiteres wichtiges Element des Workflows als Teil eines elektronischen Zeiterfassungssystems.

 

Bergpanorama an einem Sonnentag

Mit der Zeiterfassung Urlaube planen, aufzeichnen und Rückstellungen berechnen

Urlaub ist ein Teil der Arbeitswelt. Nicht nur die gesetzliche Pflicht sondern vor allem der Erholungsbedarf jedes Menschen erfordern eine sorgfältige Planung und Aufteilung der zu Verfügung stehenden arbeitsfreien Tage. Mit der Zeiterfassung Urlaube planen, aufzeichnen und Rückstellungen berechnen ist daher sinnvoll.

Die Höhe des jährlichen Urlaubsanspruchs ist in Österreich im Urlaubsgesetz (UrlG) und in unzähligen Kollektivverträgen, Betriebsvereinbarungen und Einzelverträgen geregelt. Allen diesen Regeln ist gemeinsam, dass der Zeitpunkt und die Dauer eines Urlaubs immer im Einvernehmen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart werden muss. Auch sogenannte Werksferien können nur im Rahmen einer Betriebsvereinbarung oder durch Einzelzustimmung aller Arbeitnehmer beschlossen werden.

Das Urlaubsgesetzt sieht die Pflicht des Arbeitgebers vor für jeden Dienstnehmer Aufzeichnungen über den genauen Zeitraum des konsumierten Urlaubs zu führen. Ebenso ist der Arbeitgeber verpflichtet den Arbeitnehmer jederzeit darüber zu informieren wieviel Urlaub ihm in der laufenden Periode noch zusteht. Ohne hier in Details des sehr komplexen Regelwerks zu gehen, sei darauf hingewiesen, dass für eine korrekte Berechnung der stichtagsbezogenen Urlaubsansprüche für die Dienstnehmer zumindest folgende Parameter herangezogen werden müssen.

  • Regelmäßig Arbeitszeit in Stunden pro Woche
  • Vereinbarte Arbeitstage pro Woche bei Teilzeitvereinbarungen
  • Arbeitsjahr-Beginn (Eintrittsdatum, Kalenderjahr, Wirtschaftsjahr)
  • Urlaubsanspruch in Tagen/Stunden pro Arbeitsjahr
    • Beginn/Dauer des Dienstverhältnisses
  • Konsumierte Urlaubstage /-Stunden im laufenden Arbeitsjahr und Vorjahren
    • Beginn und Ende jedes einzelnen Urlaubs mit Datum und Zeiten
  • Urlaubsanspruch aus nicht konsumierten Ansprüchen vorhergehender Arbeitsjahre
  • Arbeitszeiten, die allfällige Sonderurlaube, wie z.B. Pflegefreistellung, Nachtschwerarbeit, oder Ruhezeiten begründen
  • Guthaben oder Fehlzeiten im Rahmen von Gleitzeitvereinbarungen
  • v.m.

Wenn der Arbeitgeber eine Kapitalgesellschaft oder ein  Bilanzierungspflichtiger Einzelunternehmer oder Personengesellschaft ist, müssen zum Bilanzierungsstichtag Rückstellungen für nicht konsumierte Urlaube gebildet werden. Viele Unternehmen bewerten diese Ansprüche auch in ihren monatlichen oder quartalsmäßigen Berichten. Auch für die Berechnung dieser Abgrenzungen ist die Verarbeitung der oben angeführten Daten und Parameter notwendig. Zeiterfassungssysteme sind auch in der Lage Stichtags bezogene Aliquotierungen von Ansprüchen entsprechend der jeweils anzuwendenden Vorschriften (steuerrechtlich, arbeitsrechtlich, handelsrechtlich) zu ermitteln.

Moderne Zeiterfassungssysteme bieten für die Ermittlung dieser Werte die geeignete Basis. Ein Zeiterfassungssystem dokumentiert zwangsläufig nicht nur die Zeiten der Arbeitstage und Anwesenheiten sondern eben auch die Abwesenheiten, wie z.B. Krankentage, Ausbildung, Pflegefreistellung und Urlaub oder Zeitausgleich.

Es ist daher naheliegend, dass bei Vorhandensein eines modernen Zeiterfassungssystems diese Daten nicht doppelt und redundant geführt oder erfasst werden.

Da mit modernen Zeiterfassungssystemen Arbeitszeiten und Abwesenheitszeiten nicht nur erfasst sondern auch geplant werden steht den Vorgesetzten hier auch ein System zu Verfügung das auf geplante Werte zugreifen kann (ein kurzfristiger Urlaubsantrag wird anders bewertet, wenn der bestehende Resturlaub bereits verplant ist).

Natürlich sind für die Bewertung von Rückstellungen für nicht konsumierte Urlaube  oder die Berechnung von Abfindungen nicht konsumierter Urlaube im Rahmen der Beendigung eines Dienstverhältnisses Werte aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung erforderlich, aber in der Regel werden die laufenden An- und Abwesenheiten nicht im Abrechnungssystem geführt sondern erfordern die Ergebnisse der Zeiterfassung.

Eine besondere Erleichterung für die Erfüllung der Aufzeichnungspflichten des Arbeitgebers im Sinne des UrlG und für die allgemeine Verwaltung bringen Workflow Module als Ergänzung zur Zeiterfassung. Viele Anbieter moderner Zeiterfassungssoftware verfügen über die Option Anträge, papierlos zu stellen und zu genehmige.

Auftragsdatenerfassung und Betriebsdatenerfassung (BDE)

Welche Funktionen muss eine Zeiterfassung erfüllen?

Der Frage „ Welche Funktionen muss eine Zeiterfassung erfüllen “ wird sich jeder stellen müssen, der in einer Organisation für Anschaffung und Betrieb eines Zeiterfassungssystems zuständig ist.

Wir haben in diesem Blog bereits mehrfach Themen behandelt, die sich mit den Funktionen und auch dem Nutzen einer Zeiterfassung beschäftigen.

Viele Unternehmer bzw. Arbeitgeber haben aber unterschiedliche Gründe weshalb sie sich für die Implementierung einer Zeiterfassung in seiner Organisation entscheiden. Wir wollen hier beispielhaft jene Funktionen anführen, die aus unserer Erfahrung die häufigsten Gründe für den Einsatz einer Zeiterfassung sind. Unter Zeiterfassung verstehen wir hier ein IT-basiertes System. Ob dafür Terminals, mobile Geräte oder ein WEB-Applikation für die Erfassung der Zeiten eingesetzt werden ist unerheblich.

Aufzeichnungspflicht:
Durch Einsatz einer Zeiterfassung erfüllt der Arbeitgeber seine gesetzliche Pflicht zur Aufzeichnung der Arbeitsstunden seiner Mitarbeiter. Grundsätzlich sieht das Gesetz (Arbeitszeitgesetz – AZG § 26) nur die Aufzeichnung vor, aber nicht die Methode. Die Praxis zeigt aber, dass Unternehmer, die eine IT-basierte Zeiterfassung einsetzen jedenfalls die gesetzliche Vorgabe erfüllen.
Gleitzeit:
Das ist mit Sicherheit jene Funktion, die am häufigsten zur Entscheidung für den Einsatz einer Zeiterfassung führt. Je höher die Anzahl von Mitarbeitern mit Gleitzeitvereinbarungen ist, umso mehr ist der Einsatz einer Zeiterfassung auch aus kaufmännischer Sicht für den Unternehmer sinnvoll. Darüber hinaus wird auch die Komplexität einer Gleitzeitvereinbarung ein wesentlicher Entscheidungsgrund für eine leistungsfähige Zeiterfassung sein. Je länger die Gleitzeitperiode, der Durchrechnungszeitraum und der tägliche Gleitzeitrahmen sind umso schwieriger wird es für den Arbeitgeber (und auch den Arbeitnehmer) die relevanten Daten (Seitsalden) zu verwalten und richtig zu verarbeiten.

Mehr- und Überstunden:
Unabhängig davon, ob der Dienstvertrag eine fixe Arbeitszeit vorsieht oder ob es sich um Gleitzeit handelt ist die richtige Ermittlung von Mehr- und Überstunden im österreichischen Arbeits- und Steuerrecht eine sehr komplizierte Angelegenheit. Wir wollen hier nicht die einzelnen Bestimmungen der Gesetze analysieren aber wir wissen, dass der Einsatz einer leistungsfähigen Zeiterfassung für Arbeitgeber, Lohnverrechner und Steuerberater ein unverzichtbare Hilfe ist, wenn es um effiziente Abrechnung von Mehr- und Überstunden geht.

Zuschlagsermittlung:
Nicht nur Überstunden begründen die Auszahlung von Zuschlägen. Im AZG und v.a. in unzähligen Kollektivverträgen und Betriebsvereinbarungen sind teilweise hochkomplexe Algorithmen vorgegeben um die geleistete Arbeit von Arbeitnehmern richtig abzurechnen. Sowohl die  arbeitsrechtlich vorgesehenen Zuschläge für Nacht- und Schichtarbeit  als auch die in Österreich gültige Regel für Auszahlung steuerfreier Zuschläge (z.B.: Blockzeitregelung) erfordern für die effiziente und richtige Abrechnung eine leistungsfähige Software für Zeiterfassung.
Abwesenheitsverwaltung:
Obwohl der häufig verwendete Begriff der Arbeitszeiterfassung es nicht vermuten lässt, ist die Planung, Erfassung und Verwaltung sogenannter Abwesenheitszeiten eine der wichtigsten Funktionen einer Zeiterfassung. Dies ist leicht zu erkennen, wenn man an Abwesenheitsarten, wie Urlaub und Krankenstand denkt. Gerade der aktuelle offene Urlaubsanspruch ist auch für jeden Mitarbeiter eine wichtige Information, die er bei einem guten Zeiterfassungssystem täglich aus dem Terminal oder der Web-Applikation ablesen kann. Auch die Verwaltung und Abrechnung von Reisezeiten zählt hier dazu. Je nach Kollektivvertrag kann die Berechnung und Bewertung von Arbeitszeiten im Zuge von Dienstreisen ein hoch komplexes Thema werden. Hier kann eine leistungsfähige Zeiterfassung für alle Beteiligten eine große Hilfe sein.

Anwesenheitsübersicht:
Nicht umsonst wird eine Zeiterfassung oft auch als Anwesenheitszeiterfassung bezeichnet. Es ist dies auch noch immer eines der Hauptargumente für viele Arbeitgeber für die Einführung einer Zeiterfassung. Mit einer guten Zeiterfassung haben verantwortliche Personen im Unternehmen jederzeit einen aktuellen Überblick über die tatsächliche Anwesenheit ihrer Mitarbeiter. Auch Telefonzentralen oder Portiere können aus dem Zeiterfassungssystem erkennen ob ein Mitarbeiter gerade anwesend ist oder nicht.

Die Liste ließe sich noch um viele Punkte erweitern, aber dieser Beitrag soll nur einen Überblick über die in der Praxis meist genannten Funktionen einer Zeiterfassung liefern.

 

 

 

Arbeitszeitgesetzt und Zeiterfassungssysteme

Das neue Arbeitszeitgesetz erhöht die Anforderungen an die Zeiterfassung

Ein Zwölfstundentag wird auch in Zukunft nicht die Regel sein. Längere Arbeitszeiten bleiben die Ausnahme und müssen jedenfalls gut dokumentiert werden. Das neue Arbeitszeitgesetz erhöht die Anforderungen an die Zeiterfassung.

Bereits kurz nach der ersten Ankündigung des geplanten Zwölfstundentages haben wir in diesem Blog die möglichen Auswirkungen auf die Zeiterfassung in einem Beitrag behandelt.

Zum damaligen Zeitpunkt war nicht klar, ob dies durch Anpassung der Normalarbeitszeit oder durch Ausdehnung der höchstzulässigen Tagesarbeitszeit umgesetzt wird.
Der Entwurf des neuen Arbeitszeitgesetzes (AZG) sagt nun, dass der Zwölfstundentag durch die Erhöhung der höchstzulässigen Tages- und Wochenarbeitszeit von 10 bzw. 50 auf 12 bzw. 60 Stunden ermöglicht werden soll. Dies erfolgt im Wesentlichen durch die Änderung des §9 Abs. 1 AZG. Die Normalarbeitszeit mit 8 Stunden pro Arbeitstag und die 40 Stunden pro Woche bleiben unverändert. Der Entwurf der AZG-Novelle beinhaltet noch einige zusätzliche Änderungen, die nicht unmittelbar mit der Arbeitszeit zu tun haben. Darauf wollen wir aber hier nicht im Detail eingehen.
Jedenfalls hat die Vorlage der AZG-Novelle zu einer ausführlichen Diskussion und Debatte in allen Medien geführt.

Wie auch vielen Medienberichten zu entnehmen ist, wird es einen Zwölfstundentag auf Basis der AZG-Novelle nur dann geben, wenn in einem Betrieb flexible bzw. gleitende Arbeitszeit vereinbart wurde. Dementsprechend wurden auch alle Paragraphen des AZG, die diese Arbeitszeitmodelle regeln angepasst. In der laufenden Diskussion wird eher selten davon berichtet, dass das Österreichische Arbeitsrecht auch heute schon einen Zwölfstundentag erlaubt. Unter bestimmten Voraussetzungen können Betriebsvereinbarungen oder Kollektivverträge auch jetzt Tagesarbeitszeiten von 12 Stunden – ohne Überstundenzuschlag – zulassen. Denken Sie hier z.B. an die Schichtdienste des Pflegepersonals in einem Krankenhaus.
Verständlicherweise muss bei dieser Diskussion geklärt werden zu welchem Nutzen diese AZG-Novelle führen soll. Laut Ankündigung der Regierung soll es hier v.a. um eine Legalisierung flexibler Arbeitszeiten kommen, die durch zeitlich begrenzten Bedarf entstehen. Der Gesetzesentwurf sieht keine Erhöhung der täglichen und wöchentlichen Normalarbeitszeit vor. Daher können Arbeitstage an denen zwölf Stunden gearbeitet wird nur eine Ausnahme sein und die Mehrstunden dieser Arbeitstage müssen über zusätzliche Zeitguthaben ausgeglichen werden. Eine einfache Auszahlung der Mehrarbeit wird nicht möglich sein.

Wir sprechen bei diesem Thema, wie eingangs erwähnt nicht nur um den Zwölfstundentag sondern auch um die „neue“ Sechzigstundenwoche. Auch wenn es in bestimmten Fällen dazu kommt, dass ein betroffener Mitarbeiter in einer Arbeitswoche 60 Arbeitsstunden leistet, wird er dafür Zeitguthaben bekommen müssen. Interessant ist bei der ganzen Diskussion auch, dass es seitens der EU eine Richtlinie gibt, wie „erhöhter Arbeitsbedarf“ über einen bestimmten Zeitraum (17! Wochen) geregelt werden soll. Die geplante AZG-Novelle wird hier eben diese Regelung im neu gefassten §7 Abs.1 des AZG übernehmen. Auch diese EU-Richtlinie ermöglicht unter diesen Bedingungen einen Zwölfstundentag.

Ohne jetzt weitere Konstellationen anzuführen, die in Zukunft einen Zwölfstundentag erlauben ist für alle betroffenen klar, dass für die Abwicklung neuer Arbeitszeitmodelle mit einem Zwölfstundentag jedenfalls ein kompetentes Zeiterfassungssystem erforderlich ist. Das war natürlich auch schon jetzt bei flexiblen Arbeitszeitmodellen der Fall. Aber das neue AZG macht aber die Sache der Zeitaufzeichnung für den Arbeitgeber sicher nicht einfacher. Das neue Arbeitszeitgesetz erhöht die Anforderungen an die Zeiterfassung. Belegschafts-Vertreter, Arbeitsinspektorat und Gewerkschaften werden bei Kontrollen der neuen Arbeitszeit Regelungen jedenfalls ein besonderes Augenmerk auf die Aufzeichnungen legen.

Es ist daher jeder Unternehmer, der einen Zwölfstundentag einführen möchte gut beraten, wenn er sich davor die Leistungsfähigkeit seiner Zeiterfassung gut ansieht.

Zeiterfassung im Wandel der Zeit

IT-basierte Zeiterfassung oder Stempeluhr

Auch heute noch werden mit Recht Überlegungen angestellt, ob eine IT-basierte Zeiterfassung oder Stempeluhr für das Unternehmen der richtige Lösungsansatz ist.

Zeiterfasung gibt es seit weit über 100 Jahren. Die ersten „Stechuhren“ wurden bereits im 19. Jahrhunderts nicht nur in der Industrie sondern auch im Dienstleistungsbereich und in den Staatsdiensten (Beamte) eingesetzt.

Erst im Laufe des 20. Jahrhunderts setzte sich die Stempeluhr als DAS Zeiterfassungsinstrument in allen Branchen durch. Mit Hilfe dieser Geräte (Stempeluhren) und zugehöriger Stempelkarten konnten nicht nur die Zeiten für Beginn und Ende der Arbeit erfasst und dokumentiert werden. Speziell für Produktionsbetriebe und Werkstätten wurden erste BDE-(Betriebsdatenerfassung) Geräte entwickelt, die es erlaubten auch die Arbeitszeiten für bestimmte Aufträge und Tätigkeiten auf Stempelkarten festzuhalten.

Auch heute gibt es noch eine größere Anzahl von Herstellern mechanischer Stempeluhren und zugehöriger Papier- oder Kartonkarten. Dadurch ist es auch Kleinstunternehmen möglich mit einem relativ geringen Kostenaufwand Arbeits- und Anwesenheitszeiten zu erfassen. Somit kann damit auch der in Österreich gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten der Mitarbeiter entsprochen werden.

Natürlich überlegt heute jeder Betrieb oder jede Organisation vor dem Kauf einer mechanischen Zeiterfassung ob nicht doch die Investition in eine IT-basierte Zeiterfasung vernünftiger ist. Jede IT-basierte Zeiterfassung wird auch die Funktionen von Stempeluhren- und -karten erfüllen. Deshalb wollen wir hier ein paar Gedankenanstöße geben, die bei einer Entscheidung für IT-basierte Zeiterfassung oder Stempeluhr hilfreich sein können.

Als erste und wichtigste Überlegung gilt es das Ziel bzw. den Nutzen einer Zeiterfassung für den Unternehmer zu definieren.

  1. Kontrolle der täglichen Anwesenheit und Arbeitszeit
  2. Erfüllung der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht
  3. Grundlage für Entlohnung (Bezahlung nach tatsächlich erbrachter Arbeitszeit)
  4. Ermittlung von Mehr- und Überstunden
  5. Grundlage für Einführung bzw. Durchführung von Gleitzeitvereinbarungen
  6. Grundlage für Berechnung von Zuschlägen und Zulagen (z.B. Nachtarbeit)
  7. Planung und Dokumentation von Abwesenheiten (Urlaub, Dienstreisen, Krankheit, etc.)
  8. Unterstützung bzw. Integration in Dienst- und Personaleinsatzplanung
  9. etc.

Von den oben angeführten Zielen wird eine rein mechanische Zeiterfassung mit Stempeluhren wahrscheinlich nur Punkt a) und b)- wenn auch die Pausen und Unterbrechungen gestempelt werden zu 100% erfüllen. Bei allen anderen Punkten ist zu berücksichtigen dass diese Ziele durch Einsatz mechanischer Stempeluhren nur erreicht werden können, wenn am Periodenende (meist das Monatsende) eine manuelle Auswertung und Berechnung der gestempelten Zeiten erfolgt. Dafür wurden früher bei größeren Betrieben eigene Sachbearbeiter beschäftigt. Außerdem ist zu bedenken, dass bei herkömmlichen Stempelsystemen die Stempelkarten aller Mitarbeiter meist in dafür vorgesehenen Vorrichtungen (Kartenkästen), die für Jedermann zugängig sind verwahrt wurden. Das verleitet natürlich zum Missbrauch – Stempeln für jemand anderen!

Wann lohnt sich nun eine Stempeluhr als Zeiterfassung?
Eine mechanische Zeiterfassung sollte unserer Erfahrung nach nur dann eingesetzt werden, wenn

  • Für alle Mitarbeiter fixe Arbeitszeiten und fixe Pausenzeiten vereinbart sind
  • Alle Mitarbeiter an einer zentralen Stelle den Betrieb betreten und verlassen
  • Die Mitarbeiter Anzahl so gering ist, dass allfälliger Missbrauch augenscheinlich wird.

Umgekehrt sollten die Verantwortlichen für Anschaffung und Betrieb einer Zeiterfassung berücksichtigen, dass eine IT-basierte Zeiterfassung ausreichend Ressourcen für die Einführung und den laufenden Betrieb erfordert. Die wirkliche Plug & Play Zeiterfassung auf Basis einer IT-Lösung gibt es nicht!

Mann mit Arbeit überfordert, Chaos am Schreibtisch

Zeiterfassung oder Leistungserfassung

Die Frage ob Zeiterfassung oder Leistungserfassung stellt sich bei Dienstnehmern im Sinne des Österreichischen Arbeitszeitgesetzes (AZG) eigentlich gar nicht. Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet die Arbeitsstunden seiner Arbeitnehmer aufzuzeichnen (§26 AZG).

„Wir benötigen keine Zeiterfassung, unsere Mitarbeiter werden nach Leistung und nicht nach ihrer Anwesenheitszeit bezahlt“

Das ist ein oft verwendetes Argument, weshalb manche Betriebe oder Organisationen auf den Einsatz eines Zeiterfassungs-Systems verzichten oder dieses ablehnen. Leider wird dabei sehr oft übersehen, dass die Frage Zeiterfassung oder Leistungserfassung keine Entweder-oder Frage ist.

Zeiterfassung schließt eine Leistungserfassung in keiner Weise aus. Fast alle modernen Systeme für Zeiterfassung bieten Zusatzfunktionen für die Erfassung und Dokumentation von Leistungen an. Dabei muss es sich nicht zwangsläufig um eine echte Betriebsdatenerfassung handeln.

Bevor wir aber dieses Thema noch etwas ausführlicher analysieren, sollten wir versuchen den Begriff der Leistung im Sinne des zu Beginn angeführten Satzes zu definieren bzw. zu verstehen. Unter Leistung verstehen die meisten Unternehmer und Arbeitgeber Ergebnisse in Relation zu einer erfolgten Zielsetzung. Oft geht es dabei um  materiell messbare Geldwerte wie Umsatz oder Deckungsbeitrag oder um eine quantitative Größe, wie Anzahl von Kunden, Aufträgen, Neukontakten oder Ähnliches. Natürlich können auch qualitative Werte wie Kundenzufriedenheit in die Leistungsdefinition fließen.

Wenn der Satz am Beginn dieses Beitrags Gültigkeit haben soll und die betroffen Personen/Mitarbeiter ausschließlich nach Leistungskriterien entlohnt werden, dann stoßen wir dabei auf ein Grundsatzproblem des Österreichischen Arbeitsrechts. Wenn „Mitarbeiter“ ausschließlich nach erbrachter Leistung entlohnt werden und diese Leistung zeitlich und örtlich frei und selbständig erbringen können werden wir es höchstwahrscheinlich mit einem Werkvertrag oder einem sogenannten freien Dienstnehmer zu tun haben.

Für echte Dienstverhältnisse im Sinne des AZG (§1) muss der Arbeitgeber aber auch die Arbeitszeiten im Sinne dieses Gesetzes aufzeichnen und, je nach Zugehörigkeit des Dienstnehmers (Arbeiter, Angestellter und Kollektivvertrag) auch auf Basis einer regelmäßigen täglichen oder wöchentlichen Arbeitszeit in Stunden vereinbaren.

Natürlich schließt die Tatsache, dass es sich um ein Arbeitsverhältnis im Sinne des §1 AZG handelt nicht aus, dass Mitarbeiter neben einem Grundentgelt auch Leistungsbezogene Entlohnung beziehen. Je nach Definition dieser Entlohnung, die oft auch als Leistungslohn, Erfolgsprämie oder Provision bezeichnet wird, kann ein Zeiterfassungssystem dafür nützlicher Dienste leisten.

Moderne Zeiterfassungs-Systeme bieten umfangreiche Möglichkeiten um neben den täglichen Beginn- und Endzeiten der Arbeit bzw. Anwesenheit auch Zusatzdaten zu erfassen. Dabei kann es sich um rein quantitative, numerische Werte handeln, wie z.B. eine Auftragsnummer, eine Kostenstelle oder eine Kunden- oder Projektnummer.

Je nach Ausprägung und Definition der Leistungsziele können über ein Zeiterfassungssystem auch qualitative Daten erfasst und bewertet werden. Im Rahmen einer Zeit- und Betriebsdatenerfassung spricht man bei Qualitätsdaten z.B. von Gutmengen, Ausschuss, Stand- oder Stillzeiten oder Auslastungswerten. In gleichem Maße können über entsprechend konfigurierte Systeme auch nicht quantitative Qualitätswerte, wie Zufriedenheiten oder Ähnliches erfasst werden. Denken Sie dabei an Telefongespräche oder Internet-Kontakte zu Unternehmen, bei denen Sie aufgefordert werden am Ende Fragen zu beantworten. Diese Daten werden in der Regel auch für die Leistungsbewertung bestimmter Mitarbeiter herangezogen und mit dem Zeiterfassungs- oder Betriebsdatenerfassungs-System dokumentiert und ausgewertet.

Zeiterfassung oder Leistungserfassung ist daher kein Widerspruch sondern eine logische Ergänzung.

 

 

 

 

Infografik Vorteile Zeiterfassung

WEB basierte Zeiterfassung

Eine WEB basierte Zeiterfassung bedeutet nicht automatisch, dass es sich dabei um eine sogenannte Online- oder Cloud-Lösung handelt.

So, wie bei vielen anderen betrieblichen Software Anwendungen nutzen immer mehr Anbieter von Zeiterfassungs-Software eine WEB basierte Technologie. Unter WEB basierte Zeiterfassung ist also primär eine Programmier- und Anwendungstechnik zu verstehen.

Das Anwendungsprogramm einer WEB basierten Lösung wird auf einem Rechner installiert, der über eine WEB Server Funktion verfügen muss. Das heißt, dass der Zugriff auf diese Anwendung über den WEB Browser eines Rechners erfolgt. Dadurch ist eine Multi-User Funktion möglich, ohne dass dafür eigene Software (Client-Software) auf den Rechnern der Benutzer installiert werden muss.

Eine WEB basierte Zeiterfassung bedeutet nicht zwangsläufig, dass die Anwendung im Internet von „Jedermann“ erreicht werden kann. WEB basierte Anwendungen können auch so installiert und konfiguriert werden, dass ein Zugriff nur innerhalb eines lokalen Netzes (Intranet) möglich ist.

Voraussetzung für diese Technologie ist aber, die Verfügbarkeit eines WEB Server Programms für das jeweilige Betriebssystem, wie z.B. Microsoft IIS (Internet Information Server) oder PWS (Personal Web Server).

Hier unterscheiden sich viele Zeiterfassungsanbieter. Manche Anwendungen setzen die Installation und Nutzung solcher Programme von dritten Anbietern voraus. Das heißt, dass der Anwender über entsprechende Lizenzen und Knowhow verfügen muss um die WEB basierte Zeiterfassung in die WEB Server Programme einzubinden.

Eine Anwender freundlichere Variante ist die, dass das Zeiterfassungsprogramm die WEB Server Funktion so integriert hat, dass keine Installation zusätzlicher Software nötig ist.

Unabhängig davon, ob das WEB Service Teil der Zeiterfassungssoftware ist oder ob WEB Dienste anderer Hersteller genutzt werden kann eine WEB basierte Zeiterfassung als sogenannte Online- oder Cloud-Lösung eingesetzt werden. In diesem Fall braucht sich der Anwender ohnehin nicht darum kümmern, welche Hardware, Betriebssystem oder WEB Service Technologie dahinter steckt.

Nur die Bedienung und Nutzung der Zeiterfassung erfolgt über einen lokalen Browser eines Rechners mit Internetzugang. Hier ist jedenfalls zu prüfen, ob der jeweilige Browser auch mit der WEB basierte Zeiterfassung kompatibel ist.