Bergsee mit Panorama

Urlaubs Anspruch, -Aufzeichnung, -Rückstellung mit Hilfe der Zeiterfassung

Urlaub ist einer der meist diskutierten Themen des österreichischen Arbeitsrechts. Immer mehr wird Work-Life-Balance zu einem wichtigen Thema in der Arbeitswelt. Auch da Thema Urlaub steht an der Spitze der Bewertung für einen Arbeitnehmer. Moderne, leistungsfähige Zeiterfassungssysteme sind für die Abhandlung dieses Themas sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer eine unabdingbare Hilfe.

Das österreichische Arbeitsrecht besteht aus 38 einzelnen Gesetzen, mehr als 850 Kollektivverträgen und unzähligen Betriebsvereinbarungen und Einzelverträgen. In nahezu jedem Gesetz, Kollektivvertrag, Betriebsvereinbarung oder Einzelvertrag finden sich Bestimmungen oder Regelungen die das Thema Urlaub betreffen.

Die meisten Punkte betreffend Urlaub wird im Urlaubsgesetz (UrlG) behandelt. Dennoch werden in fast allen Einzelverträgen und Kollektivverträgen Vereinbarungen geregelt, die für die jeweiligen Arbeitnehmer Besserstellungen oder Konkretisierungen bedeuten können (z.B. Anspruchsberechnung auf Basis Kalender-, oder Wirtschaftsjahr statt Arbeitsjahr).

Was hat ein Zeiterfassungssystem damit zu tun?


Das Urlaubsgesetzt sieht nicht nur die Pflicht des Arbeitgebers vor für jeden Dienstnehmer Aufzeichnungen über den genauen Zeitraum des konsumierten Urlaubs zu führen, sondern auch darüber wann und wieviel jedem Dienstnehmer Urlaub zusteht und wie es zur Vereinbarung über den Zeitpunkt und Dauer des Urlaubs kommt. Ohne hier in Details des sehr komplexen Regelwerks zu gehen, sei darauf hingewiesen, dass für eine korrekte Berechnung der stichtagsbezogenen Urlaubsansprüche für die Dienstnehmer zumindest folgende Parameter herangezogen werden müssen.

  • Regelmäßig Arbeitszeit in Stunden pro Woche
  • Vereinbarte Arbeitstage pro Woche bei Teilzeitvereinbarungen
  • Arbeitsjahr-Beginn (Eintrittsdatum, Kalenderjahr, Wirtschaftsjahr)
  • Urlaubsanspruch in Tagen/Stunden pro Arbeitsjahr
    • Beginn/Dauer des Dienstverhältnisses
  • Konsumierte Urlaubstage /-Stunden im laufenden Arbeitsjahr und Vorjahren
    • Beginn und Ende jedes einzelnen Urlaubs mit Datum und Zeiten
  • Urlaubsanspruch aus nicht konsumierten Ansprüchen vorhergehender Arbeitsjahre
  • Arbeitszeiten, die allfällige Sonderurlaube, wie z.B. Pflegefreistellung, Nachtschwerarbeit, oder Ruhezeiten begründen
  • Guthaben oder Fehlzeiten im Rahmen von Gleitzeitvereinbarungen
  • v.m.

Wenn der Arbeitgeber eine Kapitalgesellschaft oder ein  Bilanzierungspflichtiger Einzelunternehmer oder Personengesellschaft ist, müssen zum Bilanzierungsstichtag Rückstellungen für nicht konsumierte Urlaube gebildet werden. Viele Unternehmen bewerten diese Ansprüche auch in ihren monatlichen oder quartalsmäßigen Berichten. Auch für die Berechnung dieser Abgrenzungen ist die Verarbeitung der oben angeführten Daten und Parameter notwendig. Zeiterfassungssysteme sind auch in der Lage Stichtags bezogene Aliquotierungen von Ansprüchen entsprechend der jeweils anzuwendenden Vorschriften (steuerrechtlich, arbeitsrechtlich, handelsrechtlich) zu ermitteln.

 

Moderne Zeiterfassungssysteme bieten für die Ermittlung dieser Werte die geeignete Basis. Ein Zeiterfassungssystem dokumentiert zwangsläufig nicht nur die Zeiten der Arbeitstage und Anwesenheiten, sondern eben auch die Abwesenheiten wie z.B. Krankentage, Ausbildung, Pflegefreistellung und Urlaub oder Zeitausgleich.

 

Es ist daher naheliegend, dass bei Vorhandensein eines modernen Zeiterfassungssystems diese Daten nicht doppelt und redundant geführt oder erfasst werden.

 

Da mit modernen Zeiterfassungssystemen Arbeitszeiten und Abwesenheitszeiten nicht nur erfasst, sondern auch geplant werden steht den Vorgesetzten hier auch ein System zu Verfügung das auf geplante Werte zugreifen kann (ein kurzfristiger Urlaubsantrag wird anders bewertet, wenn der bestehende Resturlaub bereits verplant ist).

 

Natürlich sind für die Bewertung von Rückstellungen für nicht konsumierte Urlaube  oder die Berechnung von Abfindungen nicht konsumierter Urlaube im Rahmen der Beendigung eines Dienstverhältnisses Werte aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung erforderlich, aber in der Regel werden die laufenden An- und Abwesenheiten nicht im Abrechnungssystem geführt sondern erfordern die Ergebnisse der Zeiterfassung.

 

Eine besondere Erleichterung für die Erfüllung der Aufzeichnungspflichten des Arbeitgebers im Sinne des UrlG und für die allgemeine Verwaltung bringen Workflow Module als Ergänzung zur Zeiterfassung. Viele Anbieter moderner Zeiterfassungssoftware verfügen über die Option Anträge, papierlos zu stellen und zu genehmigen.

 

Homeworking Homeoffice remote Zeiterfassung

Mitarbeiter für die Zeiterfassung motivieren

Eine EDV gestützte Zeiterfassung zu implementieren ist eine bedeutende Veränderung, wenn die Erfassung der Arbeitszeiten von Mitarbeiter bislang auf Vertrauensbasis, oder Handaufzeichnungen funktioniert hat. Daher sollte man die Vorteile einer professionellen Zeiterfassung kennen um sie erfolgreich einsetzen zu können.

Hauptargument Nr.1: die simple Bedienung beim „stempeln“:
Ein einfach zu bedienendes Terminal, eine Weboberfläche oder sogar ein App am Handy löst die bisherige Aufzeichnung (beispielsweise im Excel) ab. Die komfortabelste Lösung für die meisten Mitarbeiter ist das Buchen mittels RFID-Chip und dem Terminal. Hier können die häufigsten Buchungen (z.B. „Kommen / Gehen“, Arztbesuche, Dienstgänge, etc.) sehr schnell getätigt werden.

Einsehen der Mehrarbeitsstunden ist für Mitarbeiter verfügbar:
In einem Zeiterfassungssystem kann jeder Mitarbeiter seine geleisteten Arbeitsstunden zu jeder Zeit abrufen (Egal ob an einem Terminal, auf der Weboberfläche oder am Handy App). So entsteht ein besserer Überblick der Mehrarbeitszeit oder gegebenenfalls auch „Minus-Arbeitszeit“. Der Mitarbeiter kann sich vielleicht sogar gegen Monatsende angefallene Überstunden gleich als Zeitausgleich nehmen.

Urlaubstage werden in einer professionellen Zeiterfassung angezeigt:
Auch die offenen Urlaubstage kann jeder Mitarbeiter tagesaktuell sehen. Ein Nachfragen in der Personalverrechnung ist nicht mehr notwendig um seinen Resturlaub zu bestimmen.

Das Betriebsklima kann sich verbessern:
Vielleicht ist das auch in Ihrem Unternehmen ein kleines Streitthema. Manche Mitarbeiter gehen öfter auf „Rauchpause“, andere machen vielleicht mehr „Kaffeepausen“ oder dehnen ihre Mittagspause etwas mehr aus. Möglicherweise gibt es auch Mitarbeiter die unpünktlich zur Arbeit erscheinen. Das stößt bei Kollegen auf und kann zu Missstimmigkeiten führen. Ein gutes Zeiterfassung kann hier Abhilfe schaffen. Einfaches buchen der An-/Abwesenheiten kann diese Diskussionen aus der Welt schaffen und zu einem besseren Arbeitsklima beitragen.

Arbeitserleichterung für die Kollegen in der Personalverrechnung:
Die Personalabteilung oder die Zeitbeauftragten haben jederzeit den vollen Überblick.  Filterfunktionen erlauben eine genaue Selektion; Fehlerlisten, die die Zeiterfassung zur Verfügung stellt (z.B.: Vergessene Buchung, Arbeitszeitverletzungen, etc.) aber auch standardisierte Schnittstellen zu Lohnverrechnungsprogrammen wird die Arbeit der Personalverrechner erheblich erleichtert.

 

Fazit: Von einer guten Zeiterfassung profitieren alle!

Wer kann und darf Daten der Zeiterfassung einsehen?

Zeiterfassung für Unternehmen der Hausbetreuung und Reinigung

Dieser Beitrag richtet sich an alle Unternehmen, die durch ihre Mitarbeiter Leistungen an vielen unterschiedlichen Orten anbieten, also z.B. Reinigung, Hausbetreuung,  Haustechnik-Wartung und ähnliches. Leistungen, die heute oft unter dem Sammelbegriff Facility Management zusammengefasst werden.

Die systemgestützte Erfassung der Arbeitszeiten von Mitarbeitern solcher Unternehmen bringt, neben der Erfüllung der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht durch den Arbeitgeber noch eine Vielzahl von Zusatzinformationen.

u.a.:

  • Nachweis der Arbeitsleistung gegenüber dem Auftraggeber
  • Grundlage für Abrechnungen nach Aufwand (wenn Dienstleistungen nach tatsächlich erbrachter Arbeitszeit abgerechnet werden)
  • Erkennen von ungeplanten Abwesenheiten
  • Grundlage für die Auszahlung von Zuschlägen, Zulagen oder Ähnlichem
  • Grundlage für Effizienz- und Leistungsvergleiche
  • Dokumentation von arbeitsrechtlich relevanten Abwesenheiten (Krankheit, Urlaub, Arzt- und Amtsbesuche, etc.)
  • Rückmeldung zu ERP- und Planungssystemen

 

Ein wesentlicher Faktor für den Erfolg eines Unternehmens dieser Branche ist die Verfügbarkeit eines guten Planungssystems der Ressourcen. Also wie viele Personen mit welcher Qualifikation und welchen Hilfsmitteln und Werkzeugen werden wann, wie lange und wo für die Erfüllung der Leistung benötigt. In der Regel beinhalten solche Planungs-Systeme keine Module für die Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten obwohl es unwahrscheinlich ist, dass die Planwerte immer den tatsächlichen Werten entsprechen. Es ist daher zu überlegen, wie die Ermittlung der tatsächlichen Arbeitszeiten und Abweichungen von den Planwerten erfolgen kann. Dabei gibt es im Prinzip folgende Methoden/Systeme:

  • Dezentrale, manuelle Erfassung (Listen, Tabellen, Formulare) mit zentraler Eingabe in das jeweilige System.
  • Dezentrale Erfassung der Ist-Zeiten mit spezieller Hardware oder mobilen Geräten (Smartphones, Tabletts) und integrierte, digitale Rückmeldung in das Planungssystem:
    • Jeder Mitarbeiter muss mit Hilfe eines Chips oder eines Gerätes am Arbeitsplatz die Zeiten (Beginn, Ende, Art der Tätigkeiten, etc.) erfassen.
    • Bestimmte Personen (Gruppenleiter, Teamleiter) Erfassen mit entsprechenden Geräten pauschal für ihre Gruppe.
  • Ausschließliche Erfassung, Dokumentation von Abweichungen zur Planung
    • Manuell (Listen, Tabellen, Formulare) durch Kontrolleure, Gruppenleiter, Projektmanager, etc. mit zentraler Eingabe in das System
    • Mobile Endgeräte (Tabletts)

 

Je nach Ausrichtung des Unternehmens und Struktur der Kunden und Aufgaben muss bewertet werden, ob sich die Investition in eine Hardwarelösung lohnt.

Unabhängig davon, wie die Erfassung und Kontrolle der tatsächlichen Arbeitszeiten erfolgt ist zu berücksichtigten, dass die Bewertung der erfassten Arbeitszeiten vor allem in Bezug auf die arbeitsrechtlichen Vorgaben eine spezifische Lösung erfordert.

Nur der Einsatz einer erprobten Zeiterfassungs-Software wird allen Anforderungen gerecht. Für die Branchen spezifischen Anforderungen des Facility Managements wird die Fähigkeit der Integration bzw. die Implementierung entsprechender Schnittstellen zu anderen Softwaresystemen wie z.B. HR-System, Planungssystem, ERP-System, etc. für die Auswahl der geeigneten Zeiterfassung von wesentlicher Bedeutung sein.

Header - Industrie

Zeiterfassung für Unternehmen der Hausbetreuung und Reinigung

Dieser Beitrag richtet sich an alle Unternehmen, die durch ihre Mitarbeiter Leistungen an vielen unterschiedlichen Orten anbieten, also z.B. Reinigung, Hausbetreuung,  Haustechnik-Wartung und ähnliches. Leistungen, die heute oft unter dem Sammelbegriff Facility Management zusammengefasst werden.

Die systemgestützte Erfassung der Arbeitszeiten von Mitarbeitern solcher Unternehmen bringt, neben der Erfüllung der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht durch den Arbeitgeber noch eine Vielzahl von Zusatzinformationen.

u.a.:

  • Nachweis der Arbeitsleistung gegenüber dem Auftraggeber
  • Grundlage für Abrechnungen nach Aufwand (wenn Dienstleistungen nach tatsächlich erbrachter Arbeitszeit abgerechnet werden)
  • Erkennen von ungeplanten Abwesenheiten
  • Grundlage für die Auszahlung von Zuschlägen, Zulagen oder Ähnlichem
  • Grundlage für Effizienz- und Leistungsvergleiche
  • Dokumentation von arbeitsrechtlich relevanten Abwesenheiten (Krankheit, Urlaub, Arzt- und Amtsbesuche, etc.)
  • Rückmeldung zu ERP- und Planungssystemen

 

Ein wesentlicher Faktor für den Erfolg eines Unternehmens dieser Branche ist die Verfügbarkeit eines guten Planungssystems der Ressourcen. Also wie viele Personen mit welcher Qualifikation und welchen Hilfsmitteln und Werkzeugen werden wann, wie lange und wo für die Erfüllung der Leistung benötigt. In der Regel beinhalten solche Planungs-Systeme keine Module für die Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten obwohl es unwahrscheinlich ist, dass die Planwerte immer den tatsächlichen Werten entsprechen. Es ist daher zu überlegen, wie die Ermittlung der tatsächlichen Arbeitszeiten und Abweichungen von den Planwerten erfolgen kann. Dabei gibt es im Prinzip folgende Methoden/Systeme:

  • Dezentrale, manuelle Erfassung (Listen, Tabellen, Formulare) mit zentraler Eingabe in das jeweilige System.
  • Dezentrale Erfassung der Ist-Zeiten mit spezieller Hardware oder mobilen Geräten (Smartphones, Tabletts) und integrierte, digitale Rückmeldung in das Planungssystem:
    • Jeder Mitarbeiter muss mit Hilfe eines Chips oder eines Gerätes am Arbeitsplatz die Zeiten (Beginn, Ende, Art der Tätigkeiten, etc.) erfassen.
    • Bestimmte Personen (Gruppenleiter, Teamleiter) Erfassen mit entsprechenden Geräten pauschal für ihre Gruppe.
  • Ausschließliche Erfassung, Dokumentation von Abweichungen zur Planung
    • Manuell (Listen, Tabellen, Formulare) durch Kontrolleure, Gruppenleiter, Projektmanager, etc. mit zentraler Eingabe in das System
    • Mobile Endgeräte (Tabletts)

 

Je nach Ausrichtung des Unternehmens und Struktur der Kunden und Aufgaben muss bewertet werden, ob sich die Investition in eine Hardwarelösung lohnt.

Unabhängig davon, wie die Erfassung und Kontrolle der tatsächlichen Arbeitszeiten erfolgt ist zu berücksichtigten, dass die Bewertung der erfassten Arbeitszeiten vor allem in Bezug auf die arbeitsrechtlichen Vorgaben eine spezifische Lösung erfordert.

Nur der Einsatz einer erprobten Zeiterfassungs-Software wird allen Anforderungen gerecht. Für die Branchen spezifischen Anforderungen des Facility Managements wird die Fähigkeit der Integration bzw. die Implementierung entsprechender Schnittstellen zu anderen Softwaresystemen wie z.B. HR-System, Planungssystem, ERP-System, etc. für die Auswahl der geeigneten Zeiterfassung von wesentlicher Bedeutung sein.

Homeworking Homeoffice remote Zeiterfassung

Mitarbeiter für die Zeiterfassung motivieren

Eine EDV gestützte Zeiterfassung zu implementieren ist eine bedeutende Veränderung, wenn die Erfassung der Arbeitszeiten von Mitarbeiter bislang auf Vertrauensbasis, oder Handaufzeichnungen funktioniert hat. Daher sollte man die Vorteile einer professionellen Zeiterfassung kennen um sie erfolgreich einsetzen zu können.

Hauptargument Nr.1: die simple Bedienung beim „stempeln“:
Ein einfach zu bedienendes Terminal, eine Weboberfläche oder sogar ein App am Handy löst die bisherige Aufzeichnung (beispielsweise im Excel) ab. Die komfortabelste Lösung für die meisten Mitarbeiter ist das Buchen mittels RFID-Chip und dem Terminal. Hier können die häufigsten Buchungen (z.B. „Kommen / Gehen“, Arztbesuche, Dienstgänge, etc.) sehr schnell getätigt werden.

Einsehen der Mehrarbeitsstunden ist für Mitarbeiter verfügbar:
In einem Zeiterfassungssystem kann jeder Mitarbeiter seine geleisteten Arbeitsstunden zu jeder Zeit abrufen (Egal ob an einem Terminal, auf der Weboberfläche oder am Handy App). So entsteht ein besserer Überblick der Mehrarbeitszeit oder gegebenenfalls auch „Minus-Arbeitszeit“. Der Mitarbeiter kann sich vielleicht sogar gegen Monatsende angefallene Überstunden gleich als Zeitausgleich nehmen.

Urlaubstage werden in einer professionellen Zeiterfassung angezeigt:
Auch die offenen Urlaubstage kann jeder Mitarbeiter tagesaktuell sehen. Ein Nachfragen in der Personalverrechnung ist nicht mehr notwendig um seinen Resturlaub zu bestimmen.

Das Betriebsklima kann sich verbessern:
Vielleicht ist das auch in Ihrem Unternehmen ein kleines Streitthema. Manche Mitarbeiter gehen öfter auf „Rauchpause“, andere machen vielleicht mehr „Kaffeepausen“ oder dehnen ihre Mittagspause etwas mehr aus. Möglicherweise gibt es auch Mitarbeiter die unpünktlich zur Arbeit erscheinen. Das stößt bei Kollegen auf und kann zu Missstimmigkeiten führen. Ein gutes Zeiterfassung kann hier Abhilfe schaffen. Einfaches buchen der An-/Abwesenheiten kann diese Diskussionen aus der Welt schaffen und zu einem besseren Arbeitsklima beitragen.

Arbeitserleichterung für die Kollegen in der Personalverrechnung:
Die Personalabteilung oder die Zeitbeauftragten haben jederzeit den vollen Überblick.  Filterfunktionen erlauben eine genaue Selektion; Fehlerlisten, die die Zeiterfassung zur Verfügung stellt (z.B.: Vergessene Buchung, Arbeitszeitverletzungen, etc.) aber auch standardisierte Schnittstellen zu Lohnverrechnungsprogrammen wird die Arbeit der Personalverrechner erheblich erleichtert.

 

Fazit: Von einer guten Zeiterfassung profitieren alle!

Urlaubsplanung und Urlaubsvertretung mit GeCOTime einfach planen

Ungewollte Urlaubsverlängerung

Ob eine unverschuldete Dienstverhinderung nach dem Urlaub als Urlaub oder sonstige bezahlte Abwesenheit gewertet wird muss im Einzelfall geprüft werden. Wer den Dienst nach dem Urlaub durch eigenes Verschulden oder Fahrlässigkeit nicht wie vereinbart antritt hat keinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung.

Wenn ein Arbeitnehmer nach Konsumation seines vereinbarten Urlaubs nicht zum Dienst erscheint, ist dies einem Nichterscheinen an einem „gewöhnlichen“ Arbeitstag gleichzusetzen. Der Arbeitnehmer hat seinen Arbeitgeber unverzüglich über Gründe und die voraussichtliche Dauer der Dienstverhinderung zu unterrichten.

Dienstverhinderungen durch höhere Gewalt nach dem Urlaub sind vor allem verspätete oder stornierte Flug- oder Zugverbindungen, Wetterbedingte Verspätungen oder ähnliches. Arbeitnehmer haben Anspruch auf Entgelt für derartige unverschuldete Dienstverhinderungen. ABER: Der Arbeitnehmer muss den Arbeitgeber zum frühesten möglichen Zeitpunkt über den Grund der Dienstverhinderung informieren.

Wer allerdings durch fahrlässiges Verhalten oder eigenes Verschulden seinen Dienst nach dem Urlaub nicht rechtzeitig antreten kann (Versäumter Flug oder Zug, zu späte Abreise mit dem PKW trotz bekannter Verkehrsbehinderungen, Wahl unsicherer Verkehrsmittel, etc.) hat keinen Anspruch auf Entgelt.

Wenn eine Dienstverhinderung ohne Eigenverschulden eintritt, ist zu entscheiden ob die Abwesenheit dem Urlaubskonto oder einem anderen Abwesenheitsgrund zugeordnet wird. Hier hängt dies vor allem von der Dauer der Abwesenheit ab und ob die Zeit der Dienstverhinderung dem Arbeitnehmer als Erholungsmöglichkeit im Sinne des UrlG zugeordnet werden kann.

Anmerkung 1: Unabhängig von zahlreichen kollektivvertraglichen Sonderregelungen oder Betriebsvereinbarungen regelt das Urlaubsgesetzt (UrlG) die Rahmenbedingungen für Ansprüche und Konsumation bezahlter Urlaube für alle österreichischen Dienstnehmer. Wann und wie lange ein Arbeitnehmer seinen bezahlten Urlaub konsumiert ist nach §4.(1) UrlG immer zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer explizit zu vereinbaren. Daraus ergibt sich auch Zeitpunkt des Wiederantritts des Dienstes nach dem Urlaub. Auch im Sinne der Einhaltung dieser arbeitsrechtlichen Vorschrift ist der Einsatz eines Zeiterfassungssystems hilfreich, da in der Regel damit Planung und Genehmigung von Urlaubszeiten entsprechend dokumentiert wird.

Anmerkung 2: Dienstverhinderungen mit Anspruch auf Entgeltfortzahlung sind z.B. Krankheiten, Pflegefälle oder andere wichtige Gründe, wie z.B. familiäre Umstände (Todesfälle) oder öffentliche Pflichten (Gericht). Darüber hinaus gibt es eine Reihe von Gründen die nicht im Verschulden des Arbeitnehmers begründet sind oder nicht vorhersehbar sind und im Allgemeinen als „höhere Gewalt“ bezeichnet werden.

Die Zeit kann man nicht zurückdrehen

Beginn und Ende der Arbeitszeit im Zeiterfassungs-System

Erst, wenn man das Thema „Beginn“ und „Ende“ der Arbeitszeit unter Berücksichtigung der österreichischen arbeitsrechtlichen Vorgaben genauer betrachtet, erkennt man die Bedeutung von Zeiterfassungs-Systemen in diesem Zusammenhang.

Das österreichische Arbeitsrecht definiert im Rahmen der jeweiligen Gesetze (vor allem im  Arbeitszeitgesetz = AZG) und eingehender Judikatur die Arbeitszeit als jene Zeit „…in der  Arbeitnehmer dem Arbeitgeber tatsächlich zur Entrichtung der Arbeit zu Verfügung stehen“. Obwohl es nur wenig höchstgerichtliche Entscheidungen zu diesem Thema gibt, kann aber daraus abgeleitet werden, dass z.B. Tätigkeiten wie An- und Ausziehen der Arbeitskleidung, Wege im Arbeitsgelände zum Arbeitsplatz oder Duschen nach der Arbeit nicht zur Arbeitszeit zählen.

Eine wesentliche Ausnahme dieser Ansicht besteht, wenn die Arbeitnehmer ihre Arbeitszeit mittels Zeiterfassungsterminal („Stechuhr“) an einem zentralen Bereich (Betriebseingang) erfassen.

Der VGH hat zu diesem Thema entschieden, dass der Arbeitgeber durch das Aufstellen eines Zeiterfassungsterminals dem Arbeitnehmer signalisiert, dass damit auch die tatsächliche Arbeitszeit im Sinne des AZG beginnt bzw. endet. Die Höchstgerichte haben aber auch entschieden, dass darüber hinaus die genaue Definition von Beginn und Ende der tatsächlichen Arbeitszeit vereinbart werden kann.

Dem Einsatz eines Zeiterfassungs-Systems kommt somit eine wesentliche Bedeutung betreffend Definition von Beginn und Ende der Arbeitszeit zu.

Arbeitgeber, die dieses Urteil des VGH bei Errichtung eines Zeiterfassungs-Systems übersehen und aus Gründen der Sparsamkeit die Arbeitszeiten für eine zu große Gruppe von Mitarbeitern an nur einem Gerät erfassen werden unter Umständen Überraschungen bei der Auswertung und Abrechnung der Arbeitszeiten erleben. Vor Einführung eines Zeiterfassungssystems sollten daher folgende Überlegungen in Betracht gezogen werden.

Gibt es eine genaue Definition von Beginn und Ende der Arbeitszeit im Rahmen des Dienstvertrages oder einer Betriebsvereinbarung?

Wenn nein:

  • Geräte für die Erfassung der Arbeitszeit (Terminals) sollten immer in der Nähe des tatsächlichen Arbeitsplatzes installiert werden. Im Idealfall kann dies der individuelle Arbeitsplatz sein.
  • Wenn die Mehrzahl der Arbeitnehmer einen PC an ihrem Arbeitsplatz verwenden empfiehlt sich somit der Erfassung der Arbeitszeiten auf dem PC-Arbeitsplatz mittels entsprechenden Programmen (somit gehören Tätigkeiten, wie Hoch- und Runterfahren des Rechners nicht zur Arbeitszeit.
  • Nötigen Falls die Einführung eines Zeiterfassungssystems durch entsprechende Vereinbarung(en) begleiten.

Wenn ja:

  • Prüfung, ob das Zeiterfassungssystem in der Lage ist, Arbeitszeitmodelle so zu definieren, dass allfällige Wegzeiten vom Terminal zum Arbeitsplatz und/oder Zeiten für Umkleiden und Duschen pauschal oder individuell von der „gestempelten“ Anwesenheitszeit abgezogen werden.

In diesem Fall müssen diese Weg- und Vorbereitungszeiten im Rahmen der Dienst- oder Betriebsvereinbarung klar definiert werden.

  • Unterschiedliche Erfassungsgeräte (Terminals, PC-Arbeitsplätze, Mobile-Geräte, etc.) gemäß der individuellen Bedürfnisse einsetzen.

 

Unabhängig von diesen Überlegungen, die vor allem Industrie und große Gewerbebetriebe betreffen, ist die Definition von Beginn und Ende der Arbeitszeit immer auch von der jeweiligen Tätigkeit und dem Betriebsort abhängig. Außendienst Tätigkeiten, Arbeiten im Bau- und Baunebengewerbe, Dienstleistungen im Gesundheits- und Pflegebereich sowie Tätigkeiten im Homeoffice erfordern immer die Berücksichtigung der speziellen Rahmenbedingungen im Zuge der Arbeitszeit Erfassung mittels EDV gestützter Systeme.

Fingerabdruck zur Steigerung der Sicherheit, Zutrittskontrolle

Zeiterfassung und/oder Zutrittskontrolle mit Fingerprint?

Zeiterfassung und/oder Zutrittskontrolle mit Fingerprint?

 

Gerade bei der ständig fortschreitenden Vernetzung und Globalisierung ist es wichtig, dass der „Gläserne Mensch“ nicht zu transparent ist. Darf daher der Arbeitgeber eine Zeiterfassung und /oder eine Zutrittskontrolle mittels biometrischen Systems einführen? Darf der Arbeitgeber den Fingerabdruck speichern und kann der gespeicherte Fingerprint missbraucht werden wie z.B. durch Weitergabe?

 

Datenschutz und Biometrie

Die Datenschutzbehörde, seit 2014 Nachfolger der Datenschutzkommission, ist in Österreich die Behörde zur Erhaltung des Datenschutzes. § 1 des Datenschutzgesetzes beschreibt das Grundrecht auf Datenschutz. Absatz 1 sagt: „Jedermann hat Anspruch auf Geheimhaltung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten, soweit er daran ein schutzwürdiges Interesse, insbesondere im Hinblick auf Achtung seines Privat- und Familienlebens hat.“

und in Absatz 3 ist beschrieben: „Jedermann hat, soweit Daten über ihn automationsunterstützt verarbeitet werden, nach Maßgabe gesetzlicher Bestimmungen das Recht auf Auskunft darüber, wer Daten über ihn ermittelt oder verarbeitet, woher die Daten stammen, welcher Art und welchen Inhaltes die Daten sind und wozu sie verwendet werden.“

 

Wie funktioniert Zeiterfassung bzw. Zutrittskontrolle mittels Fingerprint?

 

Einlesen: Sie legen Ihren Finger auf ein Fingerprintlesegerät. Das Lesegerät erkennt an Ihrem Finger Linien. Die Fingerlinien haben bestimmte Merkmale: sie überschneiden sich oder enden (siehe Skizze). Diese Merkmale werden als „Minuzien“ bezeichnet. Ein Programm erkennt die Minuzien und berechnet die Distanzen zwischen ihnen. Wie viele Minuzien bzw. wie viele Distanzlinien für die Berechnung herangezogen werden sollen, kann parametriet werden. Je mehr Parameter berücksichtigt werden umso genauer ist die Erkennung des individuellen Fingerprints.

                                                          

Nur das Mathematische Muster wird in biometrischen Zeiterfassungssystemen angelegt und in der Leseeinheit oder in der Software gespeichert. Eine Rückführung vom mathematischen Muster zum Fingerprint ist nicht möglich. Wenn der Finger bei der nächsten Zeiterfassungsbuchung oder Zutrittskontrollbuchung am Fingerprintleser aufgelegt wird, wird wieder ein mathematisches Muster errechnet und gegen das gespeicherte Muster geprüft.

Statistisch können bei einem von 1000 Menschen die Minuzien nicht erkannt werden. Das ist eine biologische Gegebenheit. Daher werden für die Zeiterfassung bzw. Zutrittskontrolle auch Leser verwendet, die RFID Medien lesen können oder die Eingabe eines persönlichen PINs ermöglichen.

 

Grund zur Beunruhigung?

 

Bei verantwortungsvollem Umgang und bei Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben besteht kein Grund die Benutzung des Fingerprints für betriebsinternen Zeiterfassung und/oder Zutrittskontrolle abzulehnen. Wichtig: der Fingerprint selbst darf nicht gespeichert werden um zu vermeiden, dass der Fingerprint reproduzierbar ist!

Wer kann und darf Daten der Zeiterfassung einsehen?

Zeiterfassung als Subsystem zu ERP Software

ERP Anbieter, sind Software Hersteller, die in ihrer Lösung die Datenverarbeitung aller wichtigen Unternehmens-Prozesse integrieren. Gerade in Österreich gibt es aber nur wenige ERP Anbieter, die auch HR-Module, wie z.B. Gehaltsverrechnung und Zeiterfassung in ihrem Portfolio haben. Deshalb bieten viele Anbieter von Zeiterfassungslösungen entsprechende Module an, die eine „Quasi-Integration“ in das ERP Portfolio diverser Anbieter gewährleisten. (ERP = Enterprise Resource Planning)

Natürlich gibt es auch in Österreich eine große Anzahl von Software Anbietern mit ERP Lösungen. Um das Thema „Zeiterfassung als Subsystem zu ERP Programmen“ richtig zu verstehen, muss man sich aber den Umfang der Lösungsmodule einzelner ERP Systeme genauer ansehen. Dabei kommen wir zum Schluss, dass man die ERP Anbieter leicht in 4 Kategorien einteilen kann. Dazu gibt es untenstehend Beschreibungen der jeweils benötigten Hard- und Software für eine vollständige Integration einer Zeitwirtschaft in das ERP System.

Bei Zeiterfassung handelt es sich natürlich nicht nur um die entsprechende Softwarelösung, sondern in den meisten Fällen auch um Erfassungs-Hardware (Terminals) und allenfalls um diverse Zusatzmodule wie Zutrittskontrolle, Betriebsdatenerfassung, etc.

 

ERP Anbieter mit integrierter HR-Lösung und Zeiterfassung.


Außer SAP gibt es in Österreich praktisch keinen ERP Anbieter, der die ganze HR Palette von der Abrechnung bis zur Zeiterfassung abdeckt. Da SAP ein reiner Softwareanbieter ist, müssen für die Erfassung der Arbeitszeiten durch die Mitarbeiter entsprechende, kostenpflichtige Software-Lizenzen oder Hardware-Terminals dritter Anbieter eingebunden werden. SAP hat für die Anbindung von Zeiterfassungs-Hardware (Terminals) Standardschnittstellen definiert, die den bidirektionalen Austausch von Daten aus der SAP Zweitwirtschaft mit einem „Subsystem“ regeln. Der Anschluss von Terminals erfordert daher entsprechende Software, die Daten aus der SAP Stammsatzverwaltung (Name, Personalnummer, Ausweisnummer, BDE-Gruppe, …) und der Zeit-Verarbeitung (Zeitsalden, Urlaubsanspruch, etc.) importiert. Diese Software muss auch die mit den Terminals erfassten Buchungen auf entsprechende Plausibilität prüfen und in geeigneter Form an SAP zur Verarbeitung weiterleiten. V.a. wenn neben der reinen Kommt-Geht-Zeiterfassung auch Kontierungen der Arbeitszeiten (Projekte, Aufträge, Kostenstellen, etc.) gefordert sind oder wenn mit der gleichen Hardware auch Zutrittskontrollen durchgeführt werden sollen ist der Name „Subsystem“ gerechtfertigt. Das Subsystem besteht hier sowohl aus Software-Programmen und Hardware-Terminals.

 

ERP Anbieter mit integrierter HR-Lösung ohne Zeitwirtschaft.


Viele ERP Anbieter haben in ihrem HR-Modul eigene Gehalts- und Lohn-Abrechnungsprogramme oder die Abrechnungsprogramme lokaler, dritter Hersteller integriert. Hier fehlt also nur das Softwaremodul Zeiterfassung.

Die meisten Anbieter von Zeiterfassungssystemen bieten auch Terminals und Identifikationsmedien (Ausweise) an und haben Standard Schnittstellen zu den gängigen Abrechnungsprogrammen. In diesem Fall ist die Zeiterfassung kein Subsystem der ERP Lösung, sondern eine eigenständige Lösung mit Schnittstellen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung.

 

ERP Anbieter mit integrierter HR-Lösung ohne Abrechnungssoftware, aber mit integrierter Zeitwirtschaft.


Einige Anbieter von Branchen-Spezifischer Software mit Schwerpunkt Fertigung und PPS (Produktions-Planung und Steuerung) haben auch Zeitwirtschaftslösungen integriert, da diese sehr oft mit BDE-Anforderungen und Rückmeldefunktionen der Auftragsabwicklung verbunden sind. Hier fehlt aber die integrierte Gehaltsverrechnung. Auch in diesem Fall ist die Zeitwirtschaft natürlich kein Subsystem, sondern ein Bestandteil der ERP Lösung.

 

 

ERP Anbieter ohne HR-Lösung


Diese Lösungen finden wir bei den meisten typisch Österreichischen Unternehmensgrößen. Hier wird unter ERP v.a. eine Integration der Warenwirtschaft, FiBu und einer Auftrags- und Fertigungslösung verstanden. Bei diesen ERP Lösungen hängt die Frage ob die Zeiterfassung ein Subsystem ist davon ab, ob es im Bereich Fertigung, Auftragsbearbeitung oder Projekterfassung im ERP System einen Mitarbeiter Personalstamm gibt. In vielen ERP Systemen wird der Mitarbeiter-Personalstamm als verfügbare Ressource zur Erfüllung von Aufträgen und/oder Projekten benötigt und sowohl für die Ermittlung von Planwerten und Istwerten herangezogen.

Gerade in diesem Fall ist das Zeiterfassungssystem als Subsystem zu bezeichnen, wenn es gelingt Redundanzen zu vermeiden und die gesamte Pflege und Verwaltung der Personalstammdaten im ERP System erfolgt. Insbesondere auch Daten, die für die Zeitwirtschaft (und vielleicht auch Zutrittskontrolle relevant sind).

Menschen gehen mit Regenschirm im Regen

Sicherheit in der Zeiterfassung

Die Sicherheit der Zeiterfassungssoftware ist in der Welt der Vernetzung eine oft unterschätzte Notwendigkeit. Doch betrachtet man die dafür verwendeten Techniken etwas genauer, wird schnell klar, dass teilweise Sicherheitslücken vorhanden sind.

 

Um welche Daten handelt es sich?

Es handelt sich mitunter um sehr heikle Daten – je nachdem ob die Zeiterfassungslösung das führende Personalstammsystem ist oder nicht – man findet in einer Personalstammdatenbank vom Namen über die Telefonnummer der Mitarbeiter sowie die Adresse und das Geburtsdatum alles in den Zeiterfassungsprogrammen wieder. Da es sich um teils private aber jedenfalls um schützenswerte Daten handelt ist ein durchdachtes Sicherheitskonzept unumgänglich. Das sollte die Grundvoraussetzung für die Suche nach einem State-of-the-art Zeiterfassungssystem sein!

 

Wie schützt man seine Daten?

Firewall:
Ist die Zeiterfassungssoftware aus dem Internet erreichbar ist per Firewall zu gewährleisten, dass keine unnötigen Ports geöffnet sind. Damit wird die Wahrscheinlichkeit für einen erfolgreichen Angriff von außen reduziert.
SSL Zertifikat:
Weiters ist es notwendig, die Datenverbindung mittels SSL Zertifikat zu verschlüsseln. So können Daten zwischen dem Anwender und dem Zeiterfassungssystem nicht von Dritten mitgelesen werden.
Zugangsdaten:
Der Zugang zum Zeiterfassungssystem ist mit Passwort gesichert. Wichtig ist ein Mindestmaß an Passwortsicherheit. Von einfachen Kennwörtern sollte abgesehen werden.

Für Hacker ist es interessant Server zu attackieren und diese zu „knacken“. Daher ist es wichtig sich vor Angriffen aus dem Internet ausreichend zu schützen. Daher sollte vielleicht die Zeiterfassungssoftware nicht für jedermann aus dem Internet erreichbar sein. Es sollte eine andere Möglichkeit der Zeitbuchungen geben. Hier bietet sich beispielsweise ein eigener Kanal mittels mobiler Zeiterfassung als APP auf dem Smartphone (iOS oder Android) an. In der Regel ist der Zugriff auf wesentliche für die APP notwendige Kernfunktionen eingeschränkt und daher ist die Angriffsfläche gering.