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Schichtplanung in der Zeiterfassung

In Produktionsbetrieben ist es oftmals erforderlich, einen Schichtplan für die Einteilung der Mitarbeiter zu erstellen.

Ideal ist es natürlich, wenn man diese Planung als Vorlage für die Mitarbeiter ausdrucken kann. Dieser Schichtplan fließt im Anschluss automatisch in die Zeiterfassung ein. Die Manipulation und Auswertung der Arbeitszeiten ist dann durch den Schichtleiter beziehungsweise durch einen Zeitbeauftragten jederzeit möglich.

Schichtplanung

Die Schichtplanung erfolgt traditionell in einer Wochen- beziehungsweise Monats- Ansicht und stellt die Mitarbeiter einer Abteilung / Gruppe untereinander dar. So ist eine lückenlose Planung des Kontingents der Arbeitszeiten möglich. Damit die Übersicht auch bei großen Schichtplänen gewahrt wird, ist die Darstellung der Schichten in einer Farbskala mit so genannten Schicht Kennzeichen möglich. Die Schichtplanung enthält neben dem Erfassen des Standard–Schichtplan die Planung und Erfassung der Abwesenheiten wie Urlaub, Zeitausgleich, Sonderurlaub oder weiteren frei definierbaren Abwesenheitsarten.

Schichtplanung in der Zeiterfassung

Schichterkennung

In der Regel wird dem Mitarbeiter ein Schichtmodell von zumindest zwei Wochen zugeordnet, welches er dann abarbeitet. Nach diesem mehrwöchigen Schichtplan beginnt der Mitarbeiter wieder mit der ersten Schichtwoche von vorne. Diese Logik funktioniert jedoch nur in der Theorie zu 100%. In der Praxis gerät aufgrund von Abwesenheiten und Dienstwechsel, welche Mitarbeiter untereinander immer wieder vornehmen, der Plan ins Stocken. Nun muss der Schichtleiter manuell eingreifen und den vorhandenen Plan aktualisieren.

Dafür wurden die so genannten „Springermodelle“ erfunden, welche diese Logik weitgehend automatisieren. Der Mitarbeiter erhält einen „Standard Schichtplan“. Zusätzlich werden ihm eine vordefinierte Anzahl an möglichen Schichten als Option zugeteilt. Das System erkennt nun anhand seines Arbeitszeitbeginns und seinem Arbeitszeitende automatisch, in welchem Schichtmodell sich der Mitarbeiter aktuell bewegt und hinterlegt dieses Modell als Berechnungsgrundlage.

Als Beispiel hätte der Mitarbeiter an einem Montag seinen theoretischen Arbeitszeitbeginn um 6:00 – eine klassische Frühschicht. Aufgrund eines „Schichttauschs“ mit einem Spätschichtmitarbeiter stempelt der Mitarbeiter an diesem Tag jedoch erst gegen 18:00 ein. Das Zeiterfassungssystem erkennt diese Zeit und ordnet sie einem Spätschichtmodell zu. Somit erhält der Mitarbeiter automatisch alle für diese Schicht relevanten Zuschläge und Zulagen.

 

Zusammenfassung: Die Schichtplanung erlaubt die flexible und kompakte Planung von Schichtplänen und Abwesenheiten. Die zusätzliche Funktion der Schichterkennung rundet das Portfolio ab und verringert den Aufwand für den Schichtleiter, da der Wechsel in andere Schichten automatisiert vonstattengeht.

Urlaube und Abwesenheiten einfach mit einem Zeiterfassungssystem planen

Urlaubsplanung mit Hilfe der Zeiterfassung

Neben dem Erfassen von Arbeitszeiten ist die Planung von Abwesenheiten ein wichtiges Kernelement der Zeiterfassung. Der Einsatz eines digitalen Mitarbeiterkalenders und/oder eines digitalen Abteilungskalenders erleichtert die Erfassung und Planung des Urlaubes sowie andere Abwesenheitsarten wie Pflegeurlaub, Krankheitstage (z.B. Kur), etc.

Der Jahres-Abwesenheitskalender oder Einzelkalender zeigt die Abwesenheiten eines Mitarbeiters über den Zeitraum eines Kalenderjahres an. Durch Anklicken eines Tages oder eines Zeitraums werden, abhängig von Berechtigungen, sehr schnell Abwesenheiten eingetragen, korrigiert oder gelöscht.

Alternativ steht in der Zeiterfassung ein Gruppen- oder Abteilungskalender zur Verfügung. Dieser zeigt über den Zeitraum eines Monats die Abwesenheiten aller Mitarbeiter oder einer Teilgruppe (z.B. Abteilung, Standort, Land, etc.). Je nach Berechtigung wird die Selektion entweder vom Mitarbeiter, vom Vorgesetzten oder anderen Berechtigten vorgenommen. Die Berechtigungen werden mittels Berechtigungsregeln definiert.

 

Vorteile der Urlaubsplanung in der Zeiterfassung

Das Zeiterfassungsprogramm erkennt selbstständig den Urlaubsanspruch eines Mitarbeiter und bucht diesen zum Stichtag zu. Auch erhöhte Urlaubsansprüche, wie z.B. bei langjähriger Firmenzugehörigkeit, werden vom Zeiterfassungssystem richtig erkannt und zum Stichtag automatisch richtig zugebucht.

Der genehmigte Urlaub wird in der elektronischen Zeiterfassung hinterlegt und vom Rest-Wert des Urlaubskontos abgezogen sowie im Jahreskalender entsprechend eingetragen. Versucht der Mitarbeiter nun einen Urlaub zu beantragen, bei dem sein verfügbarer Resturlaub nicht ausreicht, kann dies vorab abgefangen werden. So erhält der Mitarbeiter bereits beim Antragstellen die Information, dass der gewünschte Urlaub nicht beantragt und somit nicht ins System eingetragen werden kann.

Mit einem zentralen und übersichtlichen Kalender fällt die Planung des Urlaubes durch den Mitarbeiter und die Genehmigung durch den Vorgesetzten leicht.

Fallbeispiel: Screenshots aus dem Gruppenkalender mit der Auswahl von drei Mitarbeitern

Sie sehen, dass bereits zwei Mitarbeiter zur selben Zeit einen Urlaub hinterlegt haben. Somit kann der Mitarbeiter „John“ entscheiden ob er seinen Urlaub zur gleichen Zeit beantragen möchte. Nach Beantragung sieht der Vorgesetzten im Kalender, dass zu diesem Zeitraum bereits zwei Mitarbeiter ihren Urlaub zur gleichen Zeit genehmigt bekommen haben. Er hat somit eine gute Grundlage um weitere Entscheidungen zu treffen.

Summary:  Die Urlaubsplanung über die Zeiterfassungssoftware bringt viele Vorteile für den Mitarbeiter, den Vorgesetzten bzw. Genehmiger und für die Verwaltung wie Lohnverrechnungsabteilung und Personalabteilung.

Homeworking Homeoffice remote Zeiterfassung

Zeiterfassung speziell für KMUs

Selbst für kleinste Unternehmen (ab einen Mitarbeiter) sieht die Gesetzgebung die Zeitaufzeichnungspflicht vor. Abgesehen davon: die Anforderungen an eine Zeiterfassung ist zwischen KMU und Großkonzern gar nicht so unterschiedlich!

 

In Österreich sind laut Definition 99% aller gewerblichen Unternehmen KMUs (Klein- und Mittelbetriebe) WKO Definition: KMUs sind Betriebe mit weniger als 250 Mitarbeitern. In diesem Beitrag möchten wir speziell die Unternehmen zwischen 5 und 50 Mitarbeiter behandeln. Das sind in Österreich über 100.000 gewerbliche Betriebe und Organisationen in denen rund 1,3 Mio. österreichische ArbeitnehmerInnen beschäftigt sind. Das sind 40% aller Beschäftigten.

 

KMUs gibt es in allen Branchen und somit in den Geltungsbereichen aller Kollektivverträge.

Interessant:  De flexiblen Arbeitszeitregelungen sind bei KMUs mannigfaltiger als bei Großbetrieben. Dadurch sind Zeiterfassungssysteme für KMUs ein wichtiges Instrument zur Kontrolle. Die Verwaltung von Zeitsalden und Abwesenheiten und die Ermittlung variabler Gehaltsanteile (Mehr- und Überstunden, zeitabhängige Zulagen, etc.) bedeuten für KMUs den gleichen Funktionsbedarf einer Zeiterfassung, wie bei einem Großunternehmen.

Typisch für ein KMU ist aber die Organisationsstruktur. Nur wenige KMUs verfügen über eigene IT- oder HR Abteilungen. Der organisatorische Schwerpunkt dieser KMUs liegt im operativen und produktiven Bereich. Administrative Belange werden vielfach an externe Dienstleister ausgelagert. Gerade die Lohn- u. Gehaltsabrechnung, arbeitsrechtliche Belange, etc. werden meist durch den Steuerberater wahrgenommen.

Daraus lässt sich ableiten, dass ein Zeiterfassungssystem für ein KMU v.a. in der Anwendung und Bedienung so gestaltet sein soll, dass dafür weder IT-Spezialwissen, komplexe EDV Infrastruktur oder Kenntnis komplizierter Programm Anwendungen erforderlich ist.

Einige Anbieter von Zeiterfassungssystemen bieten auch deshalb ihre Lösungen als „Cloud Computing“ an. Das Anwendungsprogramm (Zeiterfassungs-Software) ist nicht auf einem Rechner/Server beim KMU selbst installiert, sondern im Rechenzentrum eines Anbieters. Der Anwender greift über einen Internetbrowser und eine sichere Datenverbindung auf das „gehostete“ System des Anbieters zu. Dieses Geschäftsmodell bedeutet auch für das betroffene KMU, dass keine Investitionen in Rechner, Softwarelizenzen oder Erfassungsgeräte erforderlich sind und die Leistung periodenweise für den Zeitraum der tatsächlichen Nutzung bezahlt wird.

Eine typische KMU Lösung eines Zeiterfassung Anbieters sollte auch die wichtigsten Parameter der Software Anwendung so vorkonfiguriert liefern, dass der Anwender mit möglichst geringem Aufwand die produktive Nutzung des Systems starten kann. Dazu gehört die Bereitstellung der wichtigsten Arbeitszeitmodelle, Zeitkonten und Auswertungen. Das Rechen- und Regelwerk des Programms muss aber in der Lage sein auch die komplexen und komplizierten Anforderungen des österreichischen Arbeitszeitgesetzes, wie z.B. Blockzeitregelung und ähnliches abzubilden.

 

Zusammenfassung

KMUs brauchen ein Zeiterfassungssystem, das einfach in der Installation, Bedienung und Pflege ist, aber funktional alle Bedürfnisse auch eines wesentlich größeren Unternehmens abdecken kann. Gehostete Systeme (Cloud Lösung) können für KMUs eine probate Lösung sein.

Zeiterfassung als Grundlage für Lohn- & Gehaltsabrechnung

Zeiterfassung als Vorbereitung zur Lohnverrechnung

Nicht nur für die Auszahlung von Mehr- und Überstunden übergibt die Zeiterfassung Daten an die Lohnabrechnung!

 

Eine ordnungsgemäß geführte Lohn- und Gehaltsabrechnung benötigt für die laufende Berechnung der Nettolöhne neben den Stammdaten der Mitarbeiter (v.a. Grundgehalt) auch variable Geldwerte (Provisionen, Prämien, Sonderzahlungen, etc.) und eine Reihe von weiteren variablen Informationen. Dazu zählen:

  • Tatsächliche Normalarbeitszeit
  • Mehrstunden (z.B. bei Teilzeitbeschäftigten)
  • Überstunden (50%, 100%, steuerfrei, steuerpflichtig, andere)
  • Abwesenheiten wie Urlaub und Krankenstand
  • Variable Zulagen
  • Zeitabhängige Zulagen (Schicht, Schwerarbeit, Gefahren, etc.)

 

Um diese wichtigen Informationen nicht manuell in die Lohnverrechnung eingeben zu müssen bieten Zeiterfassungsprogramme digitale Schnittstellen. Der Zeitpunkt der Übergabe an die Lohnverrechnung entscheidet die/der Zeitbeauftragte. Damit ist sichergestellt, dass alle notwendigen Korrekturen/Komplettierungen zuvor erledigt werden konnte. Nach der Datenübermittlung sind alle relevanten Daten zu Lohn- und Gehaltsabrechnung vorhanden. Eine manuelle und doppelte Erfassung entfällt.

 

Aktuelle Berechnungen im Lohnprogramm können „auf Knopfdruck“ durchgeführt werden, z.B. bei Beendigung eines Dienstverhältnisses, o.ä. Auch für die Erstellung des Jahresabschlusses und für Unternehmen mit periodischem Berichtswesen können Abgrenzungen für nicht konsumierte Urlaube, offene Überstundenansprüche und andere variable Entlohnungskomponenten jederzeit ermittelt werden.

 

Zusammenfassung

Zeitdaten von Mitarbeitern stellen einen wichtigen Bestandteil für eine ordnungsgemäße Lohn- und Gehaltsabrechnung dar. Wenn diese Daten über ein EDV gestütztes Zeiterfassungssystem erfasst und ausgewertet werden, ist eine Übermittlung für die Lohn- u. Gehaltsabrechnung über eine digitale Schnittstelle jederzeit möglich.

Kodex Arbeitsrecht und Zeiterfassungssysteme

Benachrichtigung durch Zeiterfassungsanwendung

Automatische Benachrichtigung durch Zeiterfassungsanwendung bei Arbeitszeitverletzung

Es gibt viele Gründe warum die in der Zeiterfassung gebuchten Zeiten mit den vereinbarten Dienstzeiten abweichen können. Zum Beispiel haben Mitarbeiter vergessen zu buchen oder Sie haben zu lange gearbeitet. Aber auch andere wichtigen Informationen, die für eine gesetzeskonforme und/oder durch betriebliche Vereinbarung vorgegebene Einhaltung wichtig sind, übermittelt die Zeiterfassungsanwendung automatisch an entsprechende Personen wie, z.B. Administrator, Vorgesetzte oder an betroffenen Mitarbeiter selbst.

Damit diese Vorgaben von der Zeiterfassung erkannt werden, müssen sie elektronisch erfasst werden:

Damit stehen unterschiedliche Möglichkeiten zur Signalisierung der „Normabweichung“ zur Verfügung, wie z.B. durch automatisches versenden einer Email. Hier besteht nicht nur die Möglichkeit den Mitarbeiter selbst, sondern auch den Vorgesetzten von der aufgetretenen Normabweichung zu informieren. Bei Zeitbuchung über ein Zeiterfassungsterminal, kann dem Mitarbeiter über das Display eine entsprechende Rückmeldung gegeben werden.

Bei einem Zeiterfassungssystem, welches die Buchungen online verarbeitet, kann der Mitarbeiter und/oder der Vorgesetzte durch ein Email vorgewarnt werden, dass es in Kürze zu einer Arbeitszeitüberschreitung kommen wird. Der Mitarbeiter und/oder der Vorgesetzte können entsprechend reagieren.

mail normabweichung

Sämtliche Normabweichungen sind im Zeiterfassungssystem dokumentiert und werden via Drucklisten in PDF-Dateien zur Verfügung gestellt. Der Ausdruck kann direkt aus der Zeiterfassung manuell angestoßen werden oder durch einen zeitgesteuerten automatischen Druck an einen Netzwerksdrucker gesendet werden.

report normabweichung

Durch die unterschiedlichen Signalisierungsmethoden ist eine zeitnahe Korrektur vor dem Monatsende möglich. Damit kann der Monatsabschluss stressfrei vorbereitet werden und die Überleitung der Daten an das Lohnprogram zeitgerecht erfolgen.

5 für 12, Zeit für Neues

Die Zukunft der Zeiterfassung

Die Zukunft der Zeiterfassung wird nicht nur durch laufende Änderungen der gesetzlichen Vorgaben geprägt.

Das Thema Arbeitszeit ist in Österreich aktueller denn je. Die vielen Diskussionen rund um das neue Arbeitszeitgesetz haben natürlich auch die Frage nach der Erfassung der Arbeitszeiten wieder belebt.

Gerade jetzt wird auch das Arbeitsinspektorat nicht nur im Verdachtsfall einer Arbeitszeit Überschreitung von den Unternehmern die ordnungsgemäßen Nachweise der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden der Mitarbeiter verlangen. Auch seitens der Arbeitgeber besteht erhöhtes Interesse die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu dokumentieren, denn nur dann wird Klarheit darüber bestehen wann und in welcher Höhe allfällige Überstunden auszuzahlen sind.

Am Einsatz einer elektronischen Zeiterfassung wird aktuell kaum noch ein Unternehmen vorbei kommen. Österreich ist aber ohnehin ein Vorreiter in der Nutzung moderner Zeiterfassungs-Systeme. Bereits im Jahr 2009 hat eine repräsentative Studie gezeigt, dass in Österreich mit 79% aller befragten Betriebe fast mehr als doppelt so viele Unternehmen eine IT-basierte Zeiterfassung einsetzen wie in USA (42%).

Aktuell müssen Österreichische Betriebe, die eine neue Zeiterfassung implementieren wollen bei vielen Anbietern mit Wartezeiten von mehreren Monaten rechnen. Die Installation und Einrichtung einer Software für Zeiterfassung erfordert kompetente Fachkräfte, von denen es offensichtlich zu wenig gibt.

Wie lange wird der Boom im Zeiterfassungs-Geschäft noch anhalten?
Auch wenn in Österreich fast 100% aller größeren Betriebe (>50 Mitarbeiter) bereits eine IT-basierte Zeiterfassung nutzen, gibt es laufend technologische, funktionale und organisatorische Beweggründe das System zu ersetzen. Aktuell besteht bei sehr vielen Betrieben ein Trend des Outsourcings von IT-Leistungen. Für praktisch alle betrieblichen Anwendungen werden seitens der Software Anbieter bereits Standard-Lösungen für Online- oder Cloud-Applikationen auf Basis von Nutzungsverträgen statt Lizenzkauf angeboten. Häufig wird dafür auch der Begriff SaaS (Software as a Service) verwendet. Zeiterfassung als SaaS- oder Cloudlösung wird auch bereits von vielen Zeiterfassungs-Anbietern als Alternative oder als einzige Lösungsoption angeboten.

Auch die Methode der Arbeitszeiterfassung ändert sich rapide. Während vor wenigen Jahren dafür fast ausschließlich elektronische Stempeluhren (Terminals) verwendet wurden, werden dafür heute meist PCs als Webterminal oder APPs für Smartphones und Tabletts genutzt.

All dies führt auch dazu, dass die notwendigen Finanz Investitionen in eine neue Zeiterfassung heute deutlich geringer sind als noch vor wenigen Jahren. Der Schluss liegt daher nahe, dass die Zukunft der Zeiterfassung gesichert ist und dass sich keine Alternativen anbieten.

Zeiterfassung als Grundlage für Lohn- & Gehaltsabrechnung

Daten der Zeiterfassung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung

Nicht nur für die Auszahlung von Mehr- und Überstunden sind die Daten der Zeiterfassung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung eine wichtige Grundlage.

Für eine Lohn- und Gehaltsabrechnung werden für die laufende Berechnung der Nettolöhne neben der Stammdaten des Mitarbeiters (v.a. vereinbartes Grundgehalt und Wochenarbeitszeit) auch variable Geldwerte (Provisionen, Prämien, Sonderzahlungen, etc.) und eine Reihe von weiteren  Informationen benötigt. Dazu zählen u.a.:

  • Tatsächliche Normalarbeitszeit
  • Mehrstunden (z.B. bei Teilzeitbeschäftigten)
  • Überstunden (50%, 100%, steuerfrei, steuerpflichtig, andere)
  • Abwesenheiten
    • Urlaub
    • Krankenstand
    • Arzt
  • Variable Zulagen
  • Zeitabhängige Zulagen (Schicht, Schwerarbeit, Gefahren, etc.)

 

Eine leistungsfähige Zeiterfassungs-Software erfasst und berechnet quasi automatisch alle oben angeführten Werte. Die meisten Softwareprogramme für die Lohn- und Gehaltsabrechnung verfügen über eine digitale Schnittstelle zu einem Zeiterfassungssystem. Eine digitale Schnittstelle aus dem System Zeiterfassung in die Lohn- u. Gehaltsabrechnung gewährleistet, dass alle relevanten Daten in der Lohnverrechnung vorhanden sind so können Stammdaten beider Systeme automatisch abgeglichen werden und müssen nicht doppelt erfasst werden. Das gleiche gilt natürlich für alle variablen Daten wie oben angeführt. Schnittstellen der Zeiterfassung zur Lohn- und Gehaltsabrechnung werden nicht nur von Unternehmen und Organisationen genutzt. die alle Abrechnungen selbständig in eigenen Systemen durchführen. Gerade, wenn die Lohn- und Gehaltsabrechnung außer Haus durchgeführt wird hilft eine digitale Schnittstelle Zeit und Kosten zu sparen.

Neben der laufenden, periodischen Abrechnung können z.B. im Fall einer Beendigung eines Dienstverhältnisses aktuelle Berechnungen für die Endabrechnung im Lohnprogramm  „auf Knopfdruck“ durchgeführt werden. Auch für die Erstellung des Jahresabschluss und für Unternehmen mit periodischem Berichtswesen können Rückstellungen und Abgrenzungen für nicht konsumierte Urlaube, offene Überstundenansprüche und andere variable Entlohnungskomponenten jederzeit ermittelt werden. Eine digitale Schnittstelle ist nicht nur eine Zeit- und Kostenersparnis sondern auch eine Hilfe für die Vermeidung von Übertragungsfehlern

 

Zusammenfassung / Summary

Zeitdaten von Mitarbeitern stellen einen wichtigen Bestandteil für eine ordnungsgemäße Lohn- und Gehaltsabrechnung dar. Wenn diese Daten über ein EDV gestütztes Zeiterfassungs-System ermittelt und ausgewertet werden sollten diese Daten über eine digitale Schnittstelle in die Lohn- u. Gehaltsabrechnung übertragen werden.

Was versteht man unter dem Arbeitszeitmodell und wie wirkt es sich auf die Zeiterfassung aus?

Arbeitszeitmodell im System der Zeiterfassung

Unter Arbeitszeitmodell im System der Zeiterfassung wird meist etwas gänzlich anderes verstanden, als der Begriff „ARBEITSZEITMODELL“ im allgemeinen Sprachgebrauch vermuten lässt.

Die Arbeitszeiten der Mitarbeiter werden sowohl von kollektiv- als auch von individualrechtlichen Bestimmungen geregelt. Im Rahmen des Dienstvertrages wird mit jedem Mitarbeiter  klar vereinbart zu welchen Zeiten er seine Arbeitsleistung erbringen muss. Diese Vereinbarung wird als die vertragliche Arbeitszeit bzw. Arbeitszeitregelung bezeichnet. Mit der Arbeitszeitregelung werden Sollzeiten bzw. die Rahmenzeiten festgelegt (Sollzeiten gelten für fixe Arbeitszeiten, Rahmenzeiten für Gleitzeitvereinbarung). Dies betrifft  Mitarbeiter mit Vollzeit- und/oder Teilzeitverträgen. Im Zuge der vertraglichen Arbeitszeitregelung wird festgehalten an welchen Wochentagen gearbeitet werden muss und ob für jeden Tag die gleichen Zeitregeln gelten.

Die  Behandlung der Über- oder Unterschreitung von täglicher, wöchentlicher oder monatlicher vereinbarter Arbeitszeit wird durch die vertragliche Arbeitszeitregelung (Individualvertrag, Betriebsvereinbarung) und die gesetzlichen Vorgaben (Arbeitszeitgesetz, Kollektivverträge, etc.) geregelt.

Je nach Art, Branche und Größe des Unternehmens fallen Arbeitszeitregelungen unterschiedlich aus. Wenn z.B. die Betriebszeiten des Arbeitgebers über den gesetzlichen Höchstgrenzen täglicher oder wöchentlicher Arbeitszeiten für Arbeitnehmer liegen, müssen die individuellen Arbeitszeitregelungen klar definiert werden und allfällige Regelungen über Schichtarbeit inkludiert sein.

Eine Mehrzahl österreichischer Unternehmen setzt EDV-gestützte Zeiterfassungssysteme ein mit deren Hilfe nicht nur die Einhaltung der vertraglichen und gesetzlichen Arbeitszeiten kontrolliert und dokumentiert werden sondern auch die Verarbeitung von Abweichungen möglichst automatisiert abgewickelt wird.

Dazu werden im Zeiterfassungssystem Rechenregeln definiert mit deren Hilfe die geforderten Ergebnisse auf Basis der erfassten Daten (Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Art und Dauer von Abwesenheiten, etc.) ermittelt werden. Dies erfordert die Definition von ARBEITSZEITMODELLEN.

Das Arbeitszeitmodell im System der Zeiterfassung erfordert die Definition folgender Elemente/Parameter:

  • Wöchentliche Sollarbeitszeit
  • Wochentage an denen gearbeitet werden muss
  • Tägliche Sollarbeitszeit entweder in Stunden oder in Zeitpunkten (von – bis)
  • Zeitarten (Normalarbeitszeit, Mehrarbeitszeit, Überstunden, etc.)
  • Abwesenheitsarten (Urlaub, Krankheit, Arzt, Amtswege, Dienstwege, etc.)
  • Pausenregelungen
  • Zuschläge (als Geldwerte oder %-Sätze)
  • Schichtplan

In den Personal-Stammdaten des Zeiterfassungssystems wird dem Mitarbeiter dieses Arbeitszeitmodell zugeordnet. Die Struktur des Unternehmens bestimmt die Anzahl erforderlicher unterschiedlicher Arbeitszeitmodelle. Selten reicht ein einziges Modell aus um die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter zu erfassen und auszuwerten. Oft müssen eine Vielzahl von Modellen definiert werden, in manchen Fällen muss nahezu für jeden Mitarbeiter ein eigenes Modell definiert werden.

Wieweit Arbeitszeitmodelle aus der Kombination von „Untermodellen“, wie z.B. Tagesmodell, Wochenmodell, Schichtmodell gebildet werden hängt von der Flexibilität und Komplexität des Zeiterfassungssystems ab.

 

Zusammenfassung / Summary

Das Arbeitszeitmodell im Sinne der Zeiterfassungslösung ist ein Rechen- und Regelwerk das die vertragliche Arbeitszeitregelung in Verbindung mit gesetzlichen Vorgaben abbildet und Grundlage für die individuelle Auswertung und Bewertung erfasster Arbeits- und Abwesenheitszeiten darstellt.

Einfache Urlaubsplanung mit Hilfe der Zeiterfassung von Gecosoft

Zeiterfassung als System für Planung und Genehmigung von Urlaub

Viele Arbeitnehmer bewerten faire und großzügige Behandlung der Urlaubsansprüche und -regelungen höher als geldwerte Komponenten des Arbeitsvertrages. Planung und Genehmigung von Urlauben ist somit ein wichtiges Thema. Daher ist es auch naheliegend eine bestehende Zeiterfassung als System für Planung und Genehmigung von Urlaub einzusetzen.

Das österreichische Arbeitsrecht besteht aus gut 40 einzelnen Gesetzen, > 850 Kollektivverträgen und unzähligen Betriebsvereinbarungen und Einzelverträgen. In nahezu jedem Gesetz, Kollektivvertrag, Betriebsvereinbarung oder Einzelvertrag finden sich Bestimmungen oder Regelungen die das Thema Urlaub betreffen.

Natürlich werden die meisten Punkte betreffend Urlaub im Urlaubsgesetz(UrlG) behandelt. Dennoch gibt es in vielen Einzelverträgen und Kollektivverträgen Bestimmungen, die für die jeweiligen Arbeitnehmer Besserstellungen oder Konkretisierungen bedeuten können (z.B. Anspruchsberechnung auf Basis Kalender-, oder Wirtschaftsjahr statt Arbeitsjahr).
Was hat ein Zeiterfassungssystem damit zu tun?

Das Urlaubsgesetzt sieht nicht nur die Pflicht des Arbeitgebers vor für jeden Dienstnehmer Aufzeichnungen über den genauen Zeitraum des konsumierten Urlaubs zu führen, sondern auch darüber wann und wieviel jedem Dienstnehmer Urlaub zusteht und wie es zur Vereinbarung über den Zeitpunkt und Dauer des Urlaubs kommt. Ohne hier in Details des sehr komplexen Regelwerks zu gehen, sei darauf hingewiesen, dass für eine korrekte Berechnung der stichtagsbezogenen Urlaubsansprüche für die Dienstnehmer zumindest folgende Parameter herangezogen werden müssen.

  • Regelmäßig Arbeitszeit in Stunden pro Woche
  • Vereinbarte Arbeitstage pro Woche bei Teilzeitvereinbarungen
  • Arbeitsjahr-Beginn (Eintrittsdatum, Kalenderjahr, Wirtschaftsjahr)
  • Urlaubsanspruch in Tagen/Stunden pro Arbeitsjahr
    • Beginn/Dauer des Dienstverhältnisses
  • Konsumierte Urlaubstage /-Stunden im laufenden Arbeitsjahr und Vorjahren
    • Beginn und Ende jedes einzelnen Urlaubs mit Datum und Zeiten
  • Urlaubsanspruch aus nicht konsumierten Ansprüchen vorhergehender Arbeitsjahre
  • Arbeitszeiten, die allfällige Sonderurlaube, wie z.B. Pflegefreistellung, Nachtschwerarbeit, oder Ruhezeiten begründen
  • Guthaben oder Fehlzeiten im Rahmen von Gleitzeitvereinbarungen
  • v.m.

Wenn der Arbeitgeber eine Kapitalgesellschaft oder ein  Bilanzierungspflichtiger Einzelunternehmer oder Personengesellschaft ist, müssen zum Bilanzierungsstichtag Rückstellungen für nicht konsumierte Urlaube gebildet werden. Viele Unternehmen bewerten diese Ansprüche auch in ihren monatlichen oder quartalsmäßigen Berichten. Auch für die Berechnung dieser Abgrenzungen ist die Verarbeitung der oben angeführten Daten und Parameter notwendig. Zeiterfassungssysteme sind auch in der Lage Stichtags bezogene Aliquotierungen von Ansprüchen entsprechend der jeweils anzuwendenden Vorschriften (steuerrechtlich, arbeitsrechtlich, handelsrechtlich) zu ermitteln.

Moderne Zeiterfassungssysteme bieten für die Ermittlung dieser Werte die geeignete Basis. Ein Zeiterfassungssystem dokumentiert zwangsläufig nicht nur die Zeiten der Arbeitstage und Anwesenheiten sondern eben auch die Abwesenheiten, wie z.B. Krankentage, Ausbildung, Pflegefreistellung und Urlaub oder Zeitausgleich.

Es ist daher naheliegend, dass bei Vorhandensein eines modernen Zeiterfassungssystems diese Daten nicht doppelt und redundant geführt oder erfasst werden.

Da mit modernen Zeiterfassungssystemen Arbeitszeiten und Abwesenheitszeiten nicht nur erfasst sondern auch geplant werden steht den Vorgesetzten hier auch ein System zu Verfügung das auf geplante Werte zugreifen kann (ein kurzfristiger Urlaubsantrag wird anders bewertet, wenn der bestehende Resturlaub bereits verplant ist).

Natürlich sind für die Bewertung von Rückstellungen für nicht konsumierte Urlaube  oder die Berechnung von Abfindungen nicht konsumierter Urlaube im Rahmen der Beendigung eines Dienstverhältnisses Werte aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung erforderlich, aber in der Regel werden die laufenden An- und Abwesenheiten nicht im Abrechnungssystem geführt sondern erfordern die Ergebnisse der Zeiterfassung.

Eine besondere Erleichterung für die Erfüllung der Aufzeichnungspflichten des Arbeitgebers im Sinne des UrlG und für die allgemeine Verwaltung bringen Workflow Module als Ergänzung zur Zeiterfassung. Viele Anbieter moderner Zeiterfassungssoftware verfügen über die Option Anträge, papierlos zu stellen und zu genehmigen.

 

Zeiterfassung und Betriebsrat

Zustimmung der Belegschaftsvertretung zur Zeiterfassung

Die klassische Arbeitszeit-Aufzeichnung durch mechanische Geräte oder Listen erfordert sicher keine explizite Zustimmung der Belegschaftsvertretung. Für die Einführung eines EDV gestützten Systems  mit Chip-Karten oder Bildschirmerfassung durch den Mitarbeiter ist die Zustimmung der Belegschaftsvertretung zur Zeiterfassung nicht zwingend, aber sinnvoll.

Die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung bedeutet  nicht, dass es sich dabei um eine Maßnahme handelt, die ausschließlich dem Arbeitgeber nutzt. Immer öfter wird sogar seitens der Belegschaftsvertretung die Einführung einer modernen Zeiterfassung eingefordert.

Ein EDV gestütztes Zeiterfassungssystem dient nicht nur der Kontrolle der Anwesenheit der Mitarbeiter, sondern erlaubt die Verarbeitung einer Vielzahl von zusätzlichen Informationen. Aus diesem Grund wird sich der Betriebsrat wahrscheinlich auf den §96(1) Pkt.3. des Arbeitsverfassungsgesetzes-ArbVG beziehen (Zustimmungspflicht) um sicherzustellen, dass das System die Menschenwürde nicht verletzt. Die meisten Systeme werden keine Verletzung der Menschenwürde darstellen und können aus diesem Grund nicht von einem Betriebsrat verhindert werden. Dennoch ist es auch im Sinne des Arbeitgebers sinnvoll, wenn die Einführung eines nicht zustimmungspflichtigen Systems mit dem Betriebsrat abgestimmt wird und darüber eine Betriebsvereinbarung geschlossen wird.

In vielen Betriebsvereinbarungen betreffend Zeiterfassung wird auch geregelt welche Auswertungen aus dem System der Zeiterfassung den Mitarbeitern und den Vorgesetzen zu Verfügung stehen. V.a. wenn es um manuelle Korrektur von automatisch erfassten oder berechneten Arbeitszeiten oder Abwesenheiten geht kann seitens Betriebsvereinbarung Einsicht in die entsprechenden Protokolle durch die Belegschaftsvertretung verlangt werden.

Wir befinden uns aber schon lange nicht mehr in Zeiten des Klassenkampfs am Arbeitsplatz zu denen die Stechuhr als Symbol der Kontrolle durch den Arbeitgeber gezählt hat. Eine moderne Zeiterfassung bietet neben der „Kontrolle“ der Arbeitszeiten vor allem Vereinfachungen und Transparenz in der Planung und Dokumentation von Nicht-Arbeitszeiten, also Urlaub, Dienstreisen, Amtswege, Pflegeurlaub, etc.

Gerade bei Unternehmen, die vor allem Dienstleistungen erbringen wie z.B. Banken, Versicherungen, IT-Anbieter, Beratung und Wirtschafts-Prüfung oder im Bereich Gesundheit und Pflege wird die Einführung eines modernen, EDV gestützten Zeiterfassungssystems  immer öfter von der Belegschaftsvertretung angestrebt.

Der Betriebsrat kann den Arbeitgeber nicht zur Einführung eines bestimmten Systems zwingen, aber er kann auf die gesetzliche Pflicht des Arbeitgebers zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten hinweisen.

Ein Sonderfall ist sicher die Erfassung von Arbeitszeiten mittels biometrischer Systeme. Hier geht es im Wesentlichen um Punkte des Datenschutzes. Viele Betriebsräte vermuten bei der Planung biometrischer Erfassungssysteme einen Missbrauch persönlicher Mitarbeiter-Daten. Obwohl heute Systeme verfügbar sind, die es erlauben biometrische Daten der Mitarbeiter (also z. Fingerabdruck) völlig anonym und verschlüsselt zu speichern, erfordert die Einführung eines Systems mit biometrischen Daten der Mitarbeiter jedenfalls die Zustimmung des Betriebsrates. (siehe dazu auch: Ist die Zeiterfassung und/oder Zutrittskontrolle Fingerprint in Unternehmen erlaubt?