Pausen während der Arbeitszeit und Zeiterfassung

Automatischer Pausenabzug in der Zeiterfassung

Automatischer Pausenabzug in der Zeiterfassung
Worauf ist zu achten?  

Diese Funktion stellt für viele Nutzer moderner Zeiterfassungssysteme (Dienstgeber und Dienstnehmer) eine große Erleichterung dar, birgt aber auch gewisse Risiken.

Das österreichische Arbeitszeitgesetz (AZG) sieht die Einhaltung von „Ruhepausen“ vor, wenn die Gesamtdauer der Tagesarbeitszeit mehr als 6 Stunden beträgt.  Ruhepause im Sinne des AZG bedeutet, dass die (bezahlte) Arbeitszeit zu unterbrechen ist. Die Unterbrechung muss mindestens 30 Minuten betragen, kann aber in Ausnahmefällen auf bis zu drei Unterbrechungen a´10 Minuten aufgeteilt werden.

In der Praxis wird diese Regelung oft so umgesetzt, dass bei Mitarbeitern mit einer täglichen Arbeitszeitvereinbarung von mehr als 6 Stunden für die Berechnung der täglichen, tatsächlichen Arbeitszeit die gesetzliche Pause automatisch von der Anwesenheitszeit abgezogen wird.

Viele Anbieter von Zeiterfassungssoftware bieten die Möglichkeit Pausen automatisch zu berechnen bzw. diese automatisch von der Anwesenheitszeit abzuziehen. Personen, die ihre Arbeit z.B. um 08:00 beginnen und die Arbeit um 17:00 beenden und dies mit einem Zeiterfassungssystem dokumentieren (stempeln) sind zwar 09:00 Stunden anwesend aber davon werden nur 08:30 Stunden als Arbeitszeit angerechnet.

Werden vom Zeiterfassungsprogramm nur 30 Minuten von der Tages-Anwesenheitszeit abgezogen, ohne Uhrzeit von Pausenbeginn und -ende zu dokumentieren wird die gesetzliche Vorgabe nicht erfüllt, da nicht dokumentiert wird, dass nach 6 Stunden Arbeitszeit eine Ruhepause erfolgt.

Im Sinne des AZG sollte dieser automatische Pausenabzug so erfolgen, dass Beginn und Ende der Pause exakt festgelegt wird und die 30 minütige Pause zu einem Zeitpunkt eingefügt wird, der spätestens 6 Stunden nach Beginn der Arbeitszeit liegt. In der Regel werden durch solche Automatismen sowohl gesetzliche Anforderungen erfüllt als auch die Bedürfnisse der Dienstnehmer und Dienstgeber abgedeckt.

Besonderes Augenmerk ist allerdings auf folgende Fälle zu legen:

  • Soll-Tagesarbeitszeiten ≤ 6 Stunden / Teilzeitmitarbeiter
  • Pausen werden (auch) gestempelt
  • Bezahlte Abwesenheiten ≥ 6 Stunden (Arzt, Dienstgang, Behörden, etc.)

 

Soll-Tagesarbeitszeiten ≤ 6 Stunden:

Wenn das Zeiterfassungsprogramm den automatischen Pausenabzug ermöglicht und auch so genutzt wird, ist darauf zu achten, dass im Zuge des „Tagesabschlusses“ der automatische Pausenabzug nicht zu einer Reduktion der tatsächlichen Arbeitszeit führt. Dies kann v.a. bei Teilzeitmitarbeitern oder an Tagen mit kürzerer Sollarbeitszeit (Freitag) passieren. Ist die Sollzeit z.B. von 08:00 Uhr bis 14:00 definiert und der Mitarbeiter stempelt an diesem Tag Kommen: 08:00; Gehen: 14:15, also Anwesenheit von 06:15, so sollte der Pausenabzug nicht dazu führen, dass die Arbeitszeit um 30 Minuten gekürzt und mit nur 05:45 berechnet wird. Richtig im Sinne des AZG ist das „Auffüllen“ bei einer Anwesenheit von 06:15 Stunden eine Pause von 15 Minuten zu berechnen.

Pausen werden auch gestempelt:

In vielen Betrieben wird die Einhaltung der Pausen so geregelt, dass bei durchgehender Anwesenheit die Pause(n) automatisch abgezogen werden, aber Mitarbeiter, die den Arbeitsort während der Pause verlassen „stempeln“ müssen. Hierbei ist auf folgendes zu achten:

  • Gestempelte Pausen dürfen nicht mit automatischem Abzug addiert werden.
  • Ist die gestempelte Pause < 30 Minuten muss der automatische Abzug die Differenz zu 30 Minuten auffüllen.
  • Beträgt die Arbeitszeit nach der gestempelten Pause > 6 Stunden, aber die Gesamtdauer der Tagesarbeitszeit ist geringer als die maximal zulässige Normalarbeitszeit darf kein zweiter Pausenabzug erfolgen.

 

Abwesenheiten > 6 Stunden (Arzt, Behörden, Dienstgang, etc.)

Wenn im Zeiterfassungssystem eine Abwesenheitsart erfasst wird, die als bezahlte Zeit gerechnet wird, ist zu unterscheiden, ob es sich um eine dienstliche Abwesenheit (also z.B. Dienstgang, Außendienst, etc.)  handelt oder um eine bezahlte Abwesenheit, wie Arztbesuch oder Behördenweg. Im Falle der dienstlichen Abwesenheit ist die Ruhepausenregelung (lt. AZG) zu berücksichtigen und kann im System automatisch berechnet und eingefügt werden, wenn die Tagesarbeitszeit > 6 Std. beträgt. Bei bezahlten Abwesenheiten die > 6 Std. betragen ist die Einhaltung der Ruhepause auch im Sinne des AZG nicht zu berücksichtigen.

Zeiterfassung von Überstunden

Zeiterfassung im Wandel der Zeit

Ist eine Zeiterfassung noch zeitgerecht?

Betrachten wir die Geschichte der Zeiterfassung: Die anfängliche strenge Kontrollfunktion ist der Eigenkontrolle des Mitarbeiters gewichen. Die Zeiterfassung dient heute zur Regelung und Einhaltung der Arbeitszeiten und als Information für den Arbeitnehmer.

Heute hat nahezu jeder schon einmal in einem Unternehmen gearbeitet, welches die Arbeitszeiten mittels Zeiterfassungssystem aufzeichnet, auch weil es gesetzlich vorgeschrieben ist. Man macht sich aber eigentlich keine Gedanken, welch lange Tradition die Zeitaufzeichnung bereits hat.

 

Die Anfänge

Der erste mechanische Vorgänger des heutigen Zeiterfassungsterminals, die erste Stempeluhr, kam im 18. Jahrhundert bei Beamten in Deutschland zum Einsatz. Man sagte den Beamten nach, dass ihre Arbeitsmoral nicht die beste sei. Für eine Kontrolle der Anwesenheitszeit wurde eine spezielle Uhr entwickelt, welche einen „Einwurfschlitz“ hatte. Da musste der Beamte nach dem Eintreffen im Büro eine Art „Personenmarke“ einwerfen. Der innen liegende Behälter war unterteilt und so konnte man die zu spät kommenden Personen identifizieren, da ihre Marken zeitlich bedingt in einem anderen Behälter lagen. Zuspätkommende wurden dann zum Rapport geholt.

 

Wächterkontrolluhr

Die erste mobile Zeiterfassung wurde um 1800 von Johannes Bürk entwickelt. Die Münchner Polizei verwendete so genannte Wächterkontrolluhren für die Aufzeichnung der Rundgänge von Polizisten.

 

Der Arbeiterkontrollapparat

Mitte des 19. Jahrhunderts wurde die Zeiterfassung von der Industrie entdeckt, um die Anwesenheit der Arbeiter zu erfassen. Dafür diente ein System von Nummerntafeln, welches mit Hebeln auf eine umlaufende Papierrolle gedrückt werden konnte. Dies war jedoch wirtschaftlich ein sehr ineffizientes System und konnte sehr einfach vom Mitarbeiter manipuliert werden.

 

International-Recorder

Das Ende des 19. Jahrhunderts kann man als Durchbruch der „Stempeluhr“ sehen. Mit der neuen Erfindung aus New York war es nun möglich, mehrere Zeitstempelungen auf ein Blatt Papier zu drucken. Der International-Recorder ward geboren. Vorreiter war die Firma International Time Recording Co. – welche heute unter dem Namen IBM bekannt ist. Mitte des 20. Jahrhundert verkaufte IBM jedoch sein Stempeluhren Geschäft.

Das Zeiterfassungsterminal

Gegen Ende des 20. Jahrhunderts etablierten sich die ersten elektronischen Zeiterfassungsterminals wie man sie heute kennt. Die Geräte übernahmen auch Teile der Abrechnung direkt am Gerät. Im Laufe der Zeit entstanden viele Terminals aus den unterschiedlichsten Materialien. Einzeilige Monochromanzeigen wichen im Laufe der Zeit dem farbigen Touch Display.

 

Die Zeiterfassung heute

Die digitale Revolution löste auch in der Zeiterfassungswelt eine Veränderung aus. Neben dem klassischen Zeiterfassungsterminals setzen immer mehr Anwender auf mobile Zeiterfassung: mit APPs am Smartphone oder über Browser mit direktem Zugriff auf das Zeiterfassungsprogramm werden Zeiterfassungsbuchungen abgesetzt.

Menschen treffen sich am Flur für ein Meeting

Brauchen Besucher in einem Unternehmen eine Zeiterfassung bzw. Zutrittskontrolle?

Brauchen Besucher in einem Unternehmen eine Zeiterfassung bzw. Zutrittskontrolle?

 

Die zeitliche Planung, die Anwesenheitsdokumentation und die Kontrolle des Besuchers während des Aufenthalts im Unternehmen kann auf unterschiedliche Weise erfolgen:

  • Manuelle Erfassung in Papier-Listen
  • Eigenes Besucherverwaltungsprogramm
  • Zusatzmodul zu anderen Programmen

Professionelle Zeiterfassungs-/ Zutrittsprogramme verfügen über ein Zusatzmodul für Besucherverwaltung. Die Integration einer „Digitalen Besucherverwaltung“ in Bestehende Systeme hat enorme Vorteile.  Am Beispiel der GeCOTime Zeiterfassung:

Verwaltung eines Besucherstammes: Es können die persönlichen und die Firmendaten eines Besuchers erfasst werden, wobei hier zu Beispiel die Identifikation durch einen Personalausweis vermerkt wird.

Zeiterfassung und Zutritt mit GeCOTime kombinieren

Firmendaten:

Besucherstamm Firma

 

In weiterer Folge kann der Besucher auch der Person die besucht wird zugeordnet und ein Besuchsgrund angegeben werden.

Für jeden Besucher kann ein sogenannter Besucherschein oder eine Besucherkarte ausgedruckt und individuell gestaltet werden. Es besteht auch die Möglichkeit für den Besucher ein WLAN – Ticket auszustellen, damit er für den Zeitraum seines Besuches die Möglichkeit einer Internetnutzung  hat.

Unter der Voraussetzung, dass auch eine elektronische Zutrittskontrolle installiert ist, kann man für den Besucher natürlich auch Zutrittskarten für das Firmengelände erstellen, mit welchen der Besucher die entsprechenden freigegeben Türen oder Drehkreuze betreten kann. Hierbei ist es wichtig, dass diese Zutritte nur im Zeitraum des tatsächlichen Besuches gültig sind, das heißt, minutengenaue Überwachung der Türen und Drehkreuze.

Über die Auswertung im Besucherstamm können sowohl die bisherigen als auch die geplanten Besuche der Person überprüft werden.

Besucherverwaltung - Zutrittsvergabe

Es steht natürlich auch ein Kalender zur Verfügung, in welchem man sehr Übersichtlicht die Wochen oder Monate darstellen kann.

Besuchskalender in GeCOTime Ansicht

Alle diese Möglichkeiten stehen bei einer modernen Zeiterfassung mit den entsprechenden Zusatzmodulen zur Verfügung um hier ein korrektes Besuchermanagement aufzubauen, die Verwaltung der Zutritte zum Gelände und die Zuordnung zu den einzelnen Abteilungen oder eigenen Mitarbeitern zu sichern.

Bergpanorama an einem Sonnentag

Urlaubsvorgriff in der Zeiterfassung

Mit Zustimmung des Arbeitsgebers kann vom Mitarbeiter ein Urlaubsvorgriff auf noch nicht erreichte Urlaubsansprüche gemacht werden.

Jeder Mitarbeiter hat in den ersten sechs Monaten einen aliquoten Anspruch auf seinen Jahresurlaub, erst ab dem siebenten Monat besteht der volle Anspruch auf 5 Wochen Urlaub.

Wenn der Arbeitgeber einem längeren Urlaub in den ersten 6 Monaten, oder auch in weiterer Folge einem Urlaub, welcher über seinen 5 wöchigen Anspruch hinausgeht, zustimmt, wird sich der Arbeitgeber durch eine Vereinbarung absichern.

Diese Vereinbarung besteht darin, dass sich der Arbeitnehmer einverstanden erklärt, im Fall eines vorzeitigen Endes des Arbeitsverhältnisses durch berechtigte Entlassung oder unberechtigten vorzeitigen Austritt, das angefallene Urlaubsentgelt zurückzuzahlen ist.

In der elektronischen Zeiterfassung wird der Urlaubsanspruch automatisch, jährlich mit dem Eintrittsdatum gutgeschrieben und daher besteht jederzeit die Möglichkeit den aktuellen Resturlaubsstand abzufragen. Es besteht auch die Möglichkeit, diese Information direkt auf einem Buchungsterminal anzuzeigen, oder auf einem Bildschirm bzw. Drucker auszugeben.

Wenn das Zeiterfassungssystem mit einem Workflow gekoppelt ist, werden hier Grenzwerte hinterlegt, wieweit ein Urlaubsantrag in die Zukunft gestellt werden kann und ob ein Urlaubsvorgriff möglich ist. Wenn ein Urlaubsvorgriff generell ermöglicht wird, muss noch definiert werden, in welchem Ausmaß der Urlaubsvorgriff erlaubt ist.

Über die automatische Benachrichtigung eines Workflow – Urlaubantrages wird der Vorgesetzte Informiert, wie hoch der Resturlaubsstand des Mitarbeiters ist und ob hier ein Vorgriff stattfindet.

Der Vorgesetzte kann natürlich die Automatik des Workflows außer Kraft setzten und entgegen den voreingestellten Wert den Vorgriff auch erweitern oder ablehnen.

Generell besteht kein Rechtsanspruch auf einen Urlaubsvorgriff aber in vielen Firmen wird bis zu einem Ausmaß von 5 Tagen die Möglichkeit eines Vorgriffes eingeräumt.

Bei der Urlaubsrückstellung dürfen aber solche Urlaubsvorgriffe, also negative Resturlaubswerte nicht mit einem negative Wert in die Rückstellung gerechnet werden. In der Zeiterfassung muss daher in der Rückstellungsliste darauf Rücksicht genommen werden, dass hier nur positive Werte berechnet werden.

 

GeCOTime WEGA

Anforderung an ein Zeiterfassungsterminal

Neben dem Design und den technischen Anforderungen (Elektrische und Datentechnische Anschlüsse, Datenübertragung und Sicherheit, etc.) zählen vor allem Funktionen und Bedienerfreundlichkeit zu den Qualitätskriterien eines Terminals für die Zeiterfassung.

Während eine Stempeluhr früher ausschließlich der Erfassung und Dokumentation der „KOMMEN“ und „GEHEN“ Ereignisse diente, bietet ein modernes Zeiterfassungsterminal eine Vielzahl zusätzlicher Möglichkeiten. Deshalb gibt es auch eine große Zahl unterschiedlicher Geräte unterschiedlichster Hersteller.

Hier reicht das Sortiment vom einfachen Eingabeterminal bis zum frei programmierbaren Industrie-PC. Welcher Terminaltyp gewählt werden soll hängt von der Aufgabenstellung ab: Was soll der Anwender am Buchungsterminal machen können?

Geht es ausschließlich um die Erfassung der Anwesenheitszeiten so genügt ein einfaches Terminal. Es werden die Daten zwischenspeichert und 1 mal pro Tag an die Zeiterfassungs-Software übertragen.  Das Terminal verfügt über 1-2 Funktionstasten.

Sollen aber zusätzliche Informationen erfasst werden (Abwesenheiten, Kostenstellen, Projektnummern, etc.) und soll das Terminal auch für Informationen an den Mitarbeiter genutzt werden (Zeitsalden, Urlaubsstände, etc.) und online mit der Software kommunizieren, wird der „einfache“ Terminaltyp nicht ausreichen.

Was sind wichtigsten Kriterien mit den möglichen Optionen:

  • Technische Datenübertragung an den Rechner der Zeiterfassungs-Software
    • RS485 / Serielle Schnittstelle
    • LAN Kabel/Ethernet
    • WLAN
    • Mobilfunk Kommunikation (Daten SIM Karte im Terminal)
  • Kommunikation mit der Zeiterfassungs-Software
    • Terminalhersteller liefert eigene Kommunikations-Software
    • Offenes Datenprotokoll für Einbindung durch den Software Anbieter
    • Proprietäre Kommunikation (Hersteller der SW und des Terminals ist gleich)
  • Spannungsversorgung
    • PoE (Power over Ethernet; = Spannungsversorgung über Netzwerkkabel)
    • Eingebauter Trafo; Direktanschluss an 230V
    • Externer Trafo / Stecker-Netzteil
  • Konfigurations-Optionen (Parameter)
    • Über Tastatureingabe am Terminal
    • Über Hersteller-Software (Parametriersoftware)
    • Über Konfigurationsdatei aus der Zeiterfassungs-Software
  • Anzeige-Display / Eingabeoptionen
    • Anzahl Fixe Funktionstasten-Folientastatur
    • Anzahl Frei belegbare Funktionstasten
    • 10er Tastatur
    • LCD Display
    • Touchscreen mit fixen Feldern
    • Touchscreen mit frei konfigurierbarer Eingabemaske
  • Datenspeicher
    • Speicherplatz für x-Buchungssätze
    • Zusätzlicher Speicherplatz für Stammdaten
      = Volle Funktion auch im Offline Status
  • Anzahl Kartenleser
    • Nur eine Leseroption
    • Option für zusätzlichen Leser (z.B. Barcode für Eingabe von Projekt oder Kostenstellennummern)
  • Kartenleser Technologien
    • Nur LEGIC
    • Nur MIfare
    • Nur HID (oder andere RFID Technologie)
    • RFID Leser mit Konfigurationsoptionen, welcher Typ und welcher Ausweisinhalt gelesen wird
    • Proximity Leser (z.B. Hitag, EM4002)
    • Andre
  • Zusatzrelais
    • Für Anschluss eines Türöffners oder andere Steuerungen
  • Montage / Servicefreundlichkeit
    • Aufputz/Unterputz
    • Montagerahmen / Fixe Schraubverbindung

 

AZG Arbeitszeitgesetz und Zeiterfassung

Durchrechnungszeiträume in der Zeiterfassung

Im Zuge der Flexibilisierung der Arbeitszeit wurden von den Sozialpartnern Durchrechnungszeiträume  definiert und in den einzelnen Kollektivverträgen verankert.

Abhängig vom Kollektivvertrag können unterschiedliche Durchrechnungszeiträume zur Anwendung gebracht werden.

In Abhängigkeit der Länge eines Durchrechnungszeitraumes können die Normalarbeitszeiten einer Woche auf bis zu 60 Stunden erweitert werden. Diese müssen aber im Durchrechnungszeitraum von 13 Wochen ausgeglichen werden.

Wenn man den Durchrechnungszeitraum auf 52 Wochen erweitern möchte, beträgt die maximale Wochenarbeitszeit 45 Stunden Normalarbeitszeit.

In einem Durchrechnungszeitraum sind alle Plusstunden als Mehrarbeit zu bewerten, d.h. die Zuschläge für diese Stunden sind laut Kollektivvertrag zu berechnen.

Falls nach Ablauf eines Durchrechnungszeitraumes positive Mehrarbeitsstunden stehen bleiben, können diese mit einem 50% Zuschlag ausbezahlt werden. In manchen Kollektivverträgen ist auch ein Übertrag in die nächste Durchrechnungsperiode als Alternative vorgesehen.

In der elektronischen Zeiterfassung muss für die Verwendung von Durchrechnungszeiträumen die Möglichkeit bestehen, frei definierbare Konten einzurichten, welche auf die unterschiedlichen Zeiträume eingestellt werden können. In den Wochen, in welchen die durchschnittliche Sollzeit überschritten wird, werden die Stunden auf das Bandbreitenkonto gut geschrieben, in den Wochen mit geringerer Sollzeit kann aus diesem Pool die fehlenden Stunden entnommen werden.

Dieser Abgleich kann im Normalfall automatisch durchgeführt werden, es besteht aber auch die Möglichkeit, die Änderungen manuell durchzuführen.

Ein sehr komfortables Werkzeug für die Planung der langen und kurzen Perioden finden wir in der Personaleinsatzplanung. Die Personaleinsatzplanung kann Wochenweise die Einsatzzeiten der Mitarbeiter vortragen und bei einer direkten Verbindung zur Zeiterfassung werden  diese Planzeiten als Sollzeit übernommen.

Je nach Kollektivvertrag müssen die Änderungen der Sollzeiten 2 – 3 Wochen im Voraus bekanntgegeben werden. Bei kurzfristigen Änderungen können die Mehrarbeitsstunden nicht in das Bandbreitenkonto gerechnet werden, sondern müssen mit dem normalen Überstundenzuschlag verrechnet werden. Die kurzfristige Änderung unterbricht dabei nicht den Durchrechnungszeitraum, sondern wird, sofern die Sollzeitänderung wieder im normalen Vorwarnbereich liegt, auf den voreingestellten Zeitraum als Mehrarbeit gerechnet.

Auswertung - Monatsjournal

Monatsjournal in der Zeiterfassung

Wichtig für die Dokumentation und als Information für den Mitarbeiter: Das Monatsjournal. Es zeigt übersichtlich zusammengefasst die wichtigsten Informationen der Zeiterfassung, wie Zeit-Buchungen, Zeitsummen, Zeitkonten, usw. eines Mitarbeiters. Welche Informationen gezeigt werden, wie diese dargestellt werden, wer wann auf welches Monatsjournal zugreifen kann sowie andere wertvolle Informationen beschreibt dieser Blog.

 

Das Erfassen von „Kommt“ und „Geht“ Zeiten sowie das Erfassen von Abwesenheiten, usw., ist der Kern einer Zeiterfassung. Erst durch die Bewertung dieser Daten (= Zeitwirtschaft) sowie durch die entsprechende Darstellung wie Monatsjournal, Abwesenheitskalender, usw., zeichnet sich ein Zeiterfassungsprogramm aus. Welche Informationen sind auf einem guten Monatsjournal zu finden?

 

Tagesbezogene Information

zu diesen Informationen zählen die täglichen Bruttoarbeitszeiten sowie Pausen und / oder Abwesenheiten. Zeiterfassungsprogramme bieten verschiedene Anzeigemöglichkeiten der täglichen Buchungen/Arbeitszeiten. Z.B. wird bei einem Monatsjournal pro Tag eine Zeile mit der ersten Kommen-Buchung und der letzten Gehen-Buchung gezeigt. Neben der Buchungsinformation werden tagesbezogene Berechnungen (Normalarbeitszeit, Mehrarbeitszeit, 50%  und/oder 100% Überstunden, Tagessoll, etc.) angezeigt.

Eine detailliertere Form des Monatsjournals zeigt pro Tag alle Kommen-/Gehen-Buchungen. Vor allem für Mitarbeitern die mehrmals pro Tag das Haus verlassen, wie z.B. Vertreter, Techniker, etc., ist diese Art der Tagesdarstellung sinnvoll.

Ob die Buchung dieses Tages vom Zeitterminal, vom PC, via manueller Eingabe oder von der Zeiterfassungs-APP gekommen ist, kann auch bei der tagesbezogenen Information angezeigt werden.

 

Wochenbezogene Informationen

Im Monatsjournal werden in der Regel die berechneten Zeitsummen nach jeder Woche summiert und angezeigt. Damit ist der Überblick pro Woche gewährleistet. Z.B. für Mitarbeiter die im Schichtbetrieb arbeiten und eine wechselnde Wochenschicht haben, kann diese Information wertvoll sein.

 

Monatsbezogene Informationen

Die aufsummierten Zeiten des Monats sind die Summen aller Tage im Monat. Damit haben Sie den Überblick welche Arbeitszeiten, Abwesenheitszeiten, etc. pro Monat angefallen sind. Damit ist z.B. pro Mitarbeiter ein Vergleich der Arbeitslastverteilung in den verschiedenen Monaten möglich.

 

Jahres-/Periodenbezogene Informationen

Optisch getrennt werden die im laufenden Jahr/Periode errechneten Summen am Ende des Monatsjournals gezeigt. Das sind Informationen über Urlaub (konsumiert/Rest), Summen der jährlichen Abwesenheiten wie z.B. Krankheitstage, Pflegetage, etc. – aber auch die Summe der Zeitkonten wie Normalarbeitszeit, Mehrarbeitszeit, etc.

 

Das Monatsjournal für den Mitarbeiter

Je nach betrieblicher Anforderung können Mitarbeiter das Monatsjournal aus dem Zeiterfassungsprogramm auf Ihrem PC anschauen/ausdrucken oder das Monatsjournal wird vom Zeiterfassungsprogramm automatisch via Email übermittelt. Eine gängige Methode ist der Druck des Monatsjournals um es dem Mitarbeiter in gedruckter Form zur Verfügung zu stellen. In Österreich ist es auch gängig, dass das gedruckte Journal vom Mitarbeiter paraphiert wird um es dann das Dokument zentral ablegen zu können.

 

Zusammenfassung: Das Monatsjournal ist ein wichtiges Kontroll- und Dokumentationsmittel für Mitarbeiter und Vorgesetzte. Es ist für eine professionelle Zeiterfassung selbstverständlich.

Zeiterfassung als Grundlage für Lohn- & Gehaltsabrechnung

AUFROLLUNG IN DER ZEITERFASSUNG

Ist eine Aufrollung überhaupt notwendig? Wann und warum wird diese durchgeführt?

Eine Übergabe der berechnetet Zeitdaten vom Zeiterfassungsprogramm ins Lohnproramm ist eine  Standardanforderung. Gelegentlich kommt aber eine relevante Information zu spät und eine Nachbesserung muss gemacht werden. Eine Aufrollung in der Zeiterfassung ist also immer dann notwendig, wenn Leistungen aus abgelaufenen Perioden nachverrechnet werden sollen.

Nach jeder erfolgten Lohnüberleitung kann eine Änderung nur durch eine Aufrollung in die Lohnverrechnung übergeben werden. Sei es, dass z.B. Überstunden zu spät beantragt wurden oder dass Abwesenheiten nachträglich geändert wurden. Diese relativ einfachen Aufrollungen könnten auch „händisch“ in der Zeiterfassung und im Lohn nachgezogen werden.

Es gibt jedoch Aufrollungsgründe, die nicht so einfach sind. So ist eine weit, bis zu 3 Jahre, zurückreichende Aufrollung notwendig wenn z.B. ein oder mehrere Mitarbeiter beim Arbeitsgericht  eine Besserstellung durch den Kollektivvertrag durchsetzen. Vielleicht wurden Mehrarbeitszeiten von Teilzeitmitarbeitern nur 1:1 verrechnet? Der Kollektivvertrag sieht aber vor, dass nicht konsumierte Mehrarbeitszeiten nach 3 Monaten eine Aufwertung um 25% erhalten müssen.

Auch im Fall steuerfreien 100% Zuschlägen, die nicht in der Entstehungsperiode ausbezahlt wurden, muss eine Aufrollung erfolgen. Der Zuschlag darf nur in der Periode steuerfrei behandelt werden, in welcher die Leistung erbracht wurde. Auch muss dieser Zuschlag mit einem korrektem Periodenkennzeichen übermittelt werden und nur durch eine Aufrollung im Lohn besteht auch der Anspruch auf Steuerfreiheit.

Ein weiterer Grund für Aufrollungen sind Änderungen in Kollektivverträgen die rückwirkend schlagend werden. Das kann sich auch auf die Zeiterfassung direkt auswirken. Z.B. wenn die Pflichtpausen oder mögliche Zuschläge, welche in der Zeiterfassung als Berechnungsgrundlage parametriert sind, rückwirkend zu ändern sind. Ein modernes Zeiterfassungssystem kann diese Änderungen ohne großen Arbeitsaufwand über eine Aufrollung mit neuen Rechenparametern einarbeiten. Es ist natürlich zu beachten, dass diese Änderungen erst ab dem Stichtag gelten. Die Berechnung historischer Werte darf dadurch nicht beeinflusst werden.

Generell muss es in einem modernen Zeiterfassungsprogramm möglich sein alle gespeicherten Daten durch eine Neuberechnung oder Aufrollung zu aktualisieren beziehungsweise automatisch auf neue Rechenparameter umzustellen. Zumindest alle Daten die der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen sind davon betroffen.

Weihnachtsfeiertage in der Zeiterfassung

Zeiterfassung am 24. und am 31. Dezember

Gerade zu den Weihnachtsfeiertagen und dem Jahreswechsel stellt sich öfters die Frage, wie diese intern im Unternehmen gehandhabt werden sollen. Egal ob die Mitarbeiter Ihres Unternehmens Urlaub, Zeitausgleich oder Sonderurlaub (halbtätig oder ganztägig) planen, sollte es für den Zeitbeauftragten bzw. dem Vorgesetzten keinen Mehraufwand bedeuten.

Mit Hilfe des Einzel- oder Teamkalenders bzw. Gruppenkalenders haben Sie die Möglichkeit Ihre Urlaubstage zur Weihnachtszeit zu verplanen. Mit einer Zeiterfassungssoftware haben Sie somit auch Ihre Abteilung und Ihren eigenen Urlaubsstand im Blick und können sich bereits im Vorfeld mit Ihren Kollegen absprechen.

Es gibt mehre Möglichkeiten, wie die Weihnachtsfeiertage im Unternehmen gehandhabt werden können. Hier zwei Beispiele:

Beispiel 1: Der 24. und der 31. Dezember sind halbtätig frei:
Mithilfe eines Feiertagskalenders müssen Sie sich nicht mehr um den Eintrag des Feiertages kümmern. Dieser wird automatisch fortgeschrieben und in den Kalender der entsprechenden Mitarbeiter zugeteilt. Im Regelfall haben Sie die Möglichkeit mehrere, unterschiedliche Kalender zu verwenden. Zu beachten ist, dass der 24. Dezember und 31. Dezember keine Feiertage im herkömmlichen Sinne sind. Einige Kollektivverträge sehen Teilarbeitszeit vor.

Beispiel 2: Betriebsferien:
Werden vom Unternehmen betriebliche Weihnachtsferien geschenkt, können diese ebenfalls in der Zeiterfassung hinterlegt werden. Diese können entweder im Feiertagskalender definiert oder im Einzel- bzw. Teamkalender hinterlegt werden.

Beantragung des Urlaubes:
Wird auf den Urlaubszettel in Papier verzichtet und stattdessen Genehmigungsanträge in der Zeiterfassungssoftware verwendet, sieht der Mitarbeiter schon beim Beantragen seinen aktuellen Urlaubsstand. Auch der Genehmiger kann vor Freigabe der Beantragung die Urlaubsstände und Urlaubsanträge prüfen.

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Header - Industrie

Schichtplanung in der Zeiterfassung

In Produktionsbetrieben ist es oftmals erforderlich, einen Schichtplan für die Einteilung der Mitarbeiter zu erstellen.

Ideal ist es natürlich, wenn man diese Planung als Vorlage für die Mitarbeiter ausdrucken kann. Dieser Schichtplan fließt im Anschluss automatisch in die Zeiterfassung ein. Die Manipulation und Auswertung der Arbeitszeiten ist dann durch den Schichtleiter beziehungsweise durch einen Zeitbeauftragten jederzeit möglich.

Schichtplanung

Die Schichtplanung erfolgt traditionell in einer Wochen- beziehungsweise Monats- Ansicht und stellt die Mitarbeiter einer Abteilung / Gruppe untereinander dar. So ist eine lückenlose Planung des Kontingents der Arbeitszeiten möglich. Damit die Übersicht auch bei großen Schichtplänen gewahrt wird, ist die Darstellung der Schichten in einer Farbskala mit so genannten Schicht Kennzeichen möglich. Die Schichtplanung enthält neben dem Erfassen des Standard–Schichtplan die Planung und Erfassung der Abwesenheiten wie Urlaub, Zeitausgleich, Sonderurlaub oder weiteren frei definierbaren Abwesenheitsarten.

Schichtplanung in der Zeiterfassung

Schichterkennung

In der Regel wird dem Mitarbeiter ein Schichtmodell von zumindest zwei Wochen zugeordnet, welches er dann abarbeitet. Nach diesem mehrwöchigen Schichtplan beginnt der Mitarbeiter wieder mit der ersten Schichtwoche von vorne. Diese Logik funktioniert jedoch nur in der Theorie zu 100%. In der Praxis gerät aufgrund von Abwesenheiten und Dienstwechsel, welche Mitarbeiter untereinander immer wieder vornehmen, der Plan ins Stocken. Nun muss der Schichtleiter manuell eingreifen und den vorhandenen Plan aktualisieren.

Dafür wurden die so genannten „Springermodelle“ erfunden, welche diese Logik weitgehend automatisieren. Der Mitarbeiter erhält einen „Standard Schichtplan“. Zusätzlich werden ihm eine vordefinierte Anzahl an möglichen Schichten als Option zugeteilt. Das System erkennt nun anhand seines Arbeitszeitbeginns und seinem Arbeitszeitende automatisch, in welchem Schichtmodell sich der Mitarbeiter aktuell bewegt und hinterlegt dieses Modell als Berechnungsgrundlage.

Als Beispiel hätte der Mitarbeiter an einem Montag seinen theoretischen Arbeitszeitbeginn um 6:00 – eine klassische Frühschicht. Aufgrund eines „Schichttauschs“ mit einem Spätschichtmitarbeiter stempelt der Mitarbeiter an diesem Tag jedoch erst gegen 18:00 ein. Das Zeiterfassungssystem erkennt diese Zeit und ordnet sie einem Spätschichtmodell zu. Somit erhält der Mitarbeiter automatisch alle für diese Schicht relevanten Zuschläge und Zulagen.

 

Zusammenfassung: Die Schichtplanung erlaubt die flexible und kompakte Planung von Schichtplänen und Abwesenheiten. Die zusätzliche Funktion der Schichterkennung rundet das Portfolio ab und verringert den Aufwand für den Schichtleiter, da der Wechsel in andere Schichten automatisiert vonstattengeht.