Im Österreichische Arbeitszeitgesetz (AZG) sind umfangreiche Regeln u.a. zu Obergrenzen von Arbeitszeiten geregelt. Mit GeCOTime behalten Sie diese einfach im Auge

Lehrlinge

Lehrlinge und Zeiterfassung

 

Formen der Berufsschule

In Österreich ist die duale Ausbildung eine häufig verbreitete Methode. Hier findet die Ausbildung eines Lehrlings zum einen im Betrieb und zum anderen in einer Berufsschule statt. Tage, die für den Besuch der Berufsschule vorgesehen sind, sind dem Lehrling frei zu geben. Diese Tage können 1-2 Mal wöchentlich, oder in geblockter Form stattfinden.

 

Was ist Arbeitszeit?

Dem Lehrling ist die Unterrichtszeit, sowie die Pausen zwischen den Stunden (jedoch ohne Mittagspause) als Arbeitszeit anzurechnen. Entstehen in Summe mehr als 8 Stunden Unterrichtszeit, ist eine Beschäftigung im Betrieb am selben Tag nicht mehr zulässig.

Wie auch bei anderen Abwesenheiten (Beispielsweise Urlaub) kann der Berufsschultag aus einem ganzen oder einen halben Tag bestehen. Die Unterrichtszeit wird von der entsprechenden und zugeteilten Berufsschule vorgegeben und kann sich mit dem Wechsel der Schulstufe ändern. Besteht der Tag aus weniger als 8 Stunden Unterrichtszeit an, steht es der Firma frei, den Lehrling vor oder nach dem Unterricht zu beschäftigen.

Entfällt ein ganzer Schultag (beispielsweise durch Schulferien oder schulautonome Tage) so ist der Tag im Betrieb zu arbeiten.

Blockwochen
Wird von der Berufsschule eine Blockwoche vorgegeben, so ist diese vom Lehrling zu besuchen. Die Blockwoche ist eine schulische Pflichtveranstaltung und bereitet beispielsweise auf die Lehrabschlussprüfung vor.

Eine Blockwoche kann beispielsweise als Abwesenheitsart (BS) im Jahreskalender eingeplant werden.

Handhabung in der Zeiterfassung

Berufsschultage lassen sich mit Hilfe einer Zeiterfassungssoftware definieren. Hier kann mit Hilfe eines Tagesmodells (385BS) immer ein Tag der Woche für die Berufsschule vorgegeben werden. Der Tag wird, wenn der Lehrling seine Zeiten nicht bucht, als Berufsschultag angerechnet. Auch bei einem halben Tag Berufsschule kann das System entsprechend parametriert werden. So können vor der ersten Kommen-Buchung die Unterrichtsstunden als Zuschlag angerechnet werden.

BDE Analyse im Labor

Beeinflusst das Coronavirus die Zeiterfassung?

Es ist präsent wie kaum ein zweites Thema in dieser Zeit: Das Coronavirus. 

Die Auswirkungen der neuen Pandemie sind noch unabsehbar, beeinflussen aber schon jetzt unser Handeln und Denken. Öffentliche Einrichtungen sind/werden geschlossen und es werden uns Verhaltensregeln empfohlen. Natürlich ergeben sich Auswirkungen auf die Arbeitswelt und somit auch auf die Zeiterfassung.

„Homeworking“ oder „Teleworking“ ist vermehrt ein Thema. Neben „Kontaktvermeidung“ zu anderen Personengruppen (öffentliche Verkehrsmittel, Großraumbüros, etc.) müssen Eltern ihre Kinder zuhause betreuen (Anmerkung: Es wird empfohlen die Kinder nicht von den Großeltern betreuen zu lassen).

Das bedeutet aber, dass Unternehmen Vereinbarungen mit den Mitarbeitern abschließen müssen, um das Arbeiten von zu Hause genau zu regeln. Z.B. Wann beginnt die Arbeit, was gilt als Pause, wann Endet eine Arbeit oder kann man sich die Zeit komplett frei einteilen? (also z.B. nachts arbeiten, weil es besser in den Lebensrhythmus passt?).

Diese Regelungen müssen in einer Zeiterfassung abgebildet sein. Das Buchen via PC oder Handy-APP sollte möglich sein. Dazu haben wir schon einige Blogs geschrieben.

Auch Mitarbeiter von Gecosoft werden teilweise von zu Hause arbeiten. Auch wenn Kunden über Fernwartung weiterhin sehr gut betreut werden können, kommen wir auch gerne vor Ort. Dabei werden die „Benimmregeln“ in Bezug auf das Coronavirus sehr ernst genommen.

Lesen Sie dazu auch: https://www.sozialministerium.at/Informationen-zum-Coronavirus

Handschlag Meeting

Zeiterfassung für Freelancer

Ist eine Zeiterfassung für Freelancer und Startups wichtig und notwendig?

Jeglicher zusätzliche administrative Aufwand ist für Freelancer, Startups und Kleinunternehmen eine Last und somit ein No-Go. Diese „lästigen“ Aufgaben können bei der täglichen Arbeitsbewältigung schon auf der Strecke bleiben. Die Zeiterfassung bzw. die Einführung eines Zeiterfassungssystems ist eines der Themen, die gerne zeitlich nach hinten verlegt werden.  Muss ein Kleinbetrieb überhaupt „Zeit erfassen“? Sind Einzelunternehmer oder Freelancer zur Dokumentation verpflichtet?  Müssen Abwesenheitszeiten wie Urlaub, Krankheit, etc. miterfasst werden?

 

Was sagt das Gesetz?

Hier die wichtigsten Elemente aus dem Österreichischen Gesetzestext zur Arbeitszeitaufzeichnung (§ 26 Arbeitszeitgesetz (AZG): Aufzeichnungs- und Auskunftspflicht:

„Der Arbeitgeber hat zur Überwachung der Einhaltung … in der Betriebsstätte Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden zu führen. Der Beginn und die Dauer eines Durchrechnungszeitraumes sind festzuhalten.“

 

„Werden die Aufzeichnungen vom Arbeitgeber durch Zeiterfassungssystem geführt, so ist dem Arbeitnehmer nach Ende der Gleitzeitperiode auf Verlangen eine Abschrift der Arbeitszeitaufzeichnungen zu übermitteln, andernfalls ist ihm Einsicht zu gewähren.“

 

„Wird die Arbeitszeitaufzeichnung vom Arbeitnehmer durchgeführt, so hat der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zur ordnungsgemäßen Führung dieser Aufzeichnungen anzuleiten. Nach Ende der Gleitzeitperiode hat der Arbeitgeber sich diese Aufzeichnungen aushändigen zu lassen und zu kontrollieren.“

und

„Die Arbeitgeber haben dem Arbeitsinspektorat die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und auf Verlangen Einsicht in die Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden zu geben.“

 

Muss jetzt jeder Zeit erfassen?

..und wenn ja, wie muss die An-/Abwesenheitszeit, dokumentiert werden? Zeiterfassung lohnt sich selbst in Kleinstunternehmen. Die Dokumentation, wie z.B. das gedruckte Monatsjournal, ist ein wichtiges Instrument in der Zeitaufzeichnung und gibt Transparenz. Einzelunternehmer 1) brauchen, solange sie keine Angestellten haben, nicht Zeit erfassen.

 

Fazit:

Selbst in Kleinstunternehmen, also ab einem Angestellten/Arbeiter, ist eine Zeiterfassung zu führen bzw. die tägliche Arbeitszeit wie auch die Abwesenheiten zu dokumentieren. Es ist dem Unternehmer überlassen, ob der Mitarbeiter die Zeiten selbst aufschreiben darf oder ob ihm ein Zeiterfassungssystem zur Verfügung gestellt wird. Moderne Zeiterfassungssysteme haben den Vorteil der Transparenz, sowohl für den Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber.

 

1) Einzelunternehmer: Inhaber des Unternehmens ist eine einzige natürliche Person, die das Unternehmen auf eigenen Namen und eigene Rechnung betreibt

Arbeitszeitgesetzt und Zeiterfassungssysteme

Wer kann und darf Daten der ZEITERFASSUNG einsehen?

Oft wird bei der Einführung eines EDV gestützten Zeiterfassungssystems seitens der Belegschaftsvertretung die Sicherheit der Daten bezweifelt. Moderne Systeme erlauben aber absolute Sicherheit und Kontrolle darüber, wer Zugang zu sensiblen Daten hat.

Natürlich werden in einem leistungsfähigen System und Programm für Zeiterfassung sensible Daten verarbeitet und gespeichert. Insbesondere Urlaubsstände, Krankenstände, Überstunden und ähnliche Daten müssen in einem guten System genauso bearbeitet und verwaltet werden, wie die täglichen Kommt- und Geht-Zeiten. Wenn Mitarbeiter die Möglichkeiten haben ihre persönlichen Daten über das Erfassungsterminal oder über einen PC-Zugriff abzurufen, besteht natürlich „Gefahr“, dass hier auch Zugriff zu Daten anderer Personen des Unternehmens besteht.

Grundsätzlich werden in einem modernen System jedem Benutzer Rechte für den Zugriff und die Bearbeitung von Daten zugewiesen. Diese Rechte können sehr individuell definiert und vergeben werden. Benutzer des Zeiterfassungssystems müssen sich mit ihrer Benutzer-ID und Passwort im System anmelden bzw. Mitarbeiter mit ihrer Personalnummer + Passwort. Eine „Zeitbeauftragte“ z.B. wird nur Daten der ihr zugeordneten Mitarbeiter einsehen und allenfalls bearbeiten können und gemäß Definition wird der Zugriff auf eine genau spezifizierte Menge von Daten beschränkt. Zwangsläufig kann ein Systemadministrator oder z.B. der Personalchef mit den entsprechenden Rechten praktisch alle Daten einsehen.

Wenn ein Unternehmen oder die Belegschaftsvertretung den unbefugten Zugang zu Daten der Zeiterfassung besonders streng regulieren will, besteht auch beim Buchen oder Abfragen der Daten aus dem Zeiterfassungsterminal die optionale Eingabe eines PIN-Codes zur Verfügung.

Die Zeiterfassung ähnelt sich in vielen Bereichen der Lohnverrechnung, denn auch hier geht es um Personenbezogene, sensible Daten. Erfahrungsgemäß ist aber immer noch das Papier (Lohnzettel oder Monatsjournal der Zeiterfassung) der unsicherste Faktor in einem System. Deshalb bieten auch viele Systeme der Zeiterfassung die Übermittlung der persönlichen Daten aus dem System in Form digitaler Dateien per E-Mail an.

 

Was darf der Arbeitsinspektor sehen?                                                                          

Der Arbeitsinspektor darf die Aufzeichnungen des Arbeitgebers betreffend Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes (AZG) verlangen. Daraus muss ersichtlich sein, dass Dienstnehmer die tägliche, wöchentliche oder monatliche Maximalarbeitszeit nicht überschreiten und dass die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen und Ruhezeiten eingehalten werden. Ein gutes Zeiterfassungssystem erlaubt die Auswertung der Zeitdaten in so komprimierter Form, dass damit alle Anforderungen des AZG erfüllt werden, ohne das Datenschutzgesetz zu verletzen.

Controlling Meeting am Laptop

Systemanforderungen an ein GeCOTime Zeiterfassungssystem

Wer sich bei der Installation einer Zeiterfassungs-Lösung mit der Server-Hardware, Betriebssystem und Datenbank nicht belasten will, kann GeCOTime auch als gehostete Lösung einsetzen. Bei Installation des Systems in der eigenen IT-Landschaft ist folgendes zu berücksichtigen:

Hard- und Softwarespezifikationen des Servers empfohlen:

  • Ressourcen (min.): 8 GB RAM; 200 GB Festplatte; Virtualisierung möglich
  • Betriebssystem ab Windows Server 2016. Die Webserver SW wird direkt als Dienst von Gecosoft installiert. Der Webserver kann auch getrennt von der Datenbank installiert werden.
  • ab Microsoft .NET Framework 4.7
  • SQL Datenbank: ab MSSQL 2014 Express
  • Verwendete Ports Software: http über Port 8080;8081; 4502-4509 TCP. Bei https über das Port 443 TCP
  • Verwendete Ports Hardware: Hardwareabhängig bitte Produktbeschreibung der Hardware beachten.
  • Sichere HTTPS Verbindung über Port 443 mit Zertifikat möglich (Zertifikat muss seitens Kunde installiert werden)

Die Inbetriebnahme eines Hardware Erfassungs-Terminals ist möglich, wenn eine Verbindung zum Server besteht. Ein direkter Anschluss über LAN (auch mit PoE) wird empfohlen ist aber auch über WLAN, GPRS, etc. realisierbar. Sollten Sie bereits einen MS SQL Server im Einsatz haben, kann dieser verwendet werden.

Soll von einem Client PC der Zugriff zur GecoTime Zeiterfassung ermöglicht werden sind folgende Voraussetzungen zu beachten (GeCOTime Client-Software wird nicht benötigt):

 

  • Betriebssystem unabhängig.
  • Browser-Kompatibilität: Browse muss Websockets unterstützen.

 

Aufbau einer GeCOTime Umgebung

 

Erfassung: Die Zeitdaten selbst werden mittels Zeiterfassungsterminal, via Browser am PC/Laptop oder via mobiler Einheit (Smartphone oder Tablett) erfasst.

Bearbeitung: Die Bearbeitung und Nacherfassung der Daten erfolgt über einen Client-PC. Hier rufen Sie GecoTime als Webanwendung mithilfe eines Browsers auf. Über Ihren PC können Sie auch die wichtigsten Auswertungen als PDF, CSV oder beispielsweise Excel exportieren oder direkt am Drucker ausdrucken und anschließend archivieren.

Verarbeitung: Der GeCOTime Server agiert als zentrale Einheit der Zeiterfassung. Er dient zum Berechnen der Zeitdaten mit Grundlage von Tages- und Wochenmodellen. Er ist aber auch für die Kommunikation mit den Erfassungseinheiten (Terminals), dem Datenbankmanagement und der Kommunikation mit dem WEB-Browser zuständig.

Bergsee mit Panorama

Urlaubs Anspruch, -Aufzeichnung, -Rückstellung mit Hilfe der Zeiterfassung

Urlaub ist einer der meist diskutierten Themen des österreichischen Arbeitsrechts. Immer mehr wird Work-Life-Balance zu einem wichtigen Thema in der Arbeitswelt. Auch da Thema Urlaub steht an der Spitze der Bewertung für einen Arbeitnehmer. Moderne, leistungsfähige Zeiterfassungssysteme sind für die Abhandlung dieses Themas sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer eine unabdingbare Hilfe.

Das österreichische Arbeitsrecht besteht aus 38 einzelnen Gesetzen, mehr als 850 Kollektivverträgen und unzähligen Betriebsvereinbarungen und Einzelverträgen. In nahezu jedem Gesetz, Kollektivvertrag, Betriebsvereinbarung oder Einzelvertrag finden sich Bestimmungen oder Regelungen die das Thema Urlaub betreffen.

Die meisten Punkte betreffend Urlaub wird im Urlaubsgesetz (UrlG) behandelt. Dennoch werden in fast allen Einzelverträgen und Kollektivverträgen Vereinbarungen geregelt, die für die jeweiligen Arbeitnehmer Besserstellungen oder Konkretisierungen bedeuten können (z.B. Anspruchsberechnung auf Basis Kalender-, oder Wirtschaftsjahr statt Arbeitsjahr).

Was hat ein Zeiterfassungssystem damit zu tun?


Das Urlaubsgesetzt sieht nicht nur die Pflicht des Arbeitgebers vor für jeden Dienstnehmer Aufzeichnungen über den genauen Zeitraum des konsumierten Urlaubs zu führen, sondern auch darüber wann und wieviel jedem Dienstnehmer Urlaub zusteht und wie es zur Vereinbarung über den Zeitpunkt und Dauer des Urlaubs kommt. Ohne hier in Details des sehr komplexen Regelwerks zu gehen, sei darauf hingewiesen, dass für eine korrekte Berechnung der stichtagsbezogenen Urlaubsansprüche für die Dienstnehmer zumindest folgende Parameter herangezogen werden müssen.

  • Regelmäßig Arbeitszeit in Stunden pro Woche
  • Vereinbarte Arbeitstage pro Woche bei Teilzeitvereinbarungen
  • Arbeitsjahr-Beginn (Eintrittsdatum, Kalenderjahr, Wirtschaftsjahr)
  • Urlaubsanspruch in Tagen/Stunden pro Arbeitsjahr
    • Beginn/Dauer des Dienstverhältnisses
  • Konsumierte Urlaubstage /-Stunden im laufenden Arbeitsjahr und Vorjahren
    • Beginn und Ende jedes einzelnen Urlaubs mit Datum und Zeiten
  • Urlaubsanspruch aus nicht konsumierten Ansprüchen vorhergehender Arbeitsjahre
  • Arbeitszeiten, die allfällige Sonderurlaube, wie z.B. Pflegefreistellung, Nachtschwerarbeit, oder Ruhezeiten begründen
  • Guthaben oder Fehlzeiten im Rahmen von Gleitzeitvereinbarungen
  • v.m.

Wenn der Arbeitgeber eine Kapitalgesellschaft oder ein  Bilanzierungspflichtiger Einzelunternehmer oder Personengesellschaft ist, müssen zum Bilanzierungsstichtag Rückstellungen für nicht konsumierte Urlaube gebildet werden. Viele Unternehmen bewerten diese Ansprüche auch in ihren monatlichen oder quartalsmäßigen Berichten. Auch für die Berechnung dieser Abgrenzungen ist die Verarbeitung der oben angeführten Daten und Parameter notwendig. Zeiterfassungssysteme sind auch in der Lage Stichtags bezogene Aliquotierungen von Ansprüchen entsprechend der jeweils anzuwendenden Vorschriften (steuerrechtlich, arbeitsrechtlich, handelsrechtlich) zu ermitteln.

 

Moderne Zeiterfassungssysteme bieten für die Ermittlung dieser Werte die geeignete Basis. Ein Zeiterfassungssystem dokumentiert zwangsläufig nicht nur die Zeiten der Arbeitstage und Anwesenheiten, sondern eben auch die Abwesenheiten wie z.B. Krankentage, Ausbildung, Pflegefreistellung und Urlaub oder Zeitausgleich.

 

Es ist daher naheliegend, dass bei Vorhandensein eines modernen Zeiterfassungssystems diese Daten nicht doppelt und redundant geführt oder erfasst werden.

 

Da mit modernen Zeiterfassungssystemen Arbeitszeiten und Abwesenheitszeiten nicht nur erfasst, sondern auch geplant werden steht den Vorgesetzten hier auch ein System zu Verfügung das auf geplante Werte zugreifen kann (ein kurzfristiger Urlaubsantrag wird anders bewertet, wenn der bestehende Resturlaub bereits verplant ist).

 

Natürlich sind für die Bewertung von Rückstellungen für nicht konsumierte Urlaube  oder die Berechnung von Abfindungen nicht konsumierter Urlaube im Rahmen der Beendigung eines Dienstverhältnisses Werte aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung erforderlich, aber in der Regel werden die laufenden An- und Abwesenheiten nicht im Abrechnungssystem geführt sondern erfordern die Ergebnisse der Zeiterfassung.

 

Eine besondere Erleichterung für die Erfüllung der Aufzeichnungspflichten des Arbeitgebers im Sinne des UrlG und für die allgemeine Verwaltung bringen Workflow Module als Ergänzung zur Zeiterfassung. Viele Anbieter moderner Zeiterfassungssoftware verfügen über die Option Anträge, papierlos zu stellen und zu genehmigen.

 

Homeworking Homeoffice remote Zeiterfassung

Mitarbeiter für die Zeiterfassung motivieren

Eine EDV gestützte Zeiterfassung zu implementieren ist eine bedeutende Veränderung, wenn die Erfassung der Arbeitszeiten von Mitarbeiter bislang auf Vertrauensbasis, oder Handaufzeichnungen funktioniert hat. Daher sollte man die Vorteile einer professionellen Zeiterfassung kennen um sie erfolgreich einsetzen zu können.

Hauptargument Nr.1: die simple Bedienung beim „stempeln“:
Ein einfach zu bedienendes Terminal, eine Weboberfläche oder sogar ein App am Handy löst die bisherige Aufzeichnung (beispielsweise im Excel) ab. Die komfortabelste Lösung für die meisten Mitarbeiter ist das Buchen mittels RFID-Chip und dem Terminal. Hier können die häufigsten Buchungen (z.B. „Kommen / Gehen“, Arztbesuche, Dienstgänge, etc.) sehr schnell getätigt werden.

Einsehen der Mehrarbeitsstunden ist für Mitarbeiter verfügbar:
In einem Zeiterfassungssystem kann jeder Mitarbeiter seine geleisteten Arbeitsstunden zu jeder Zeit abrufen (Egal ob an einem Terminal, auf der Weboberfläche oder am Handy App). So entsteht ein besserer Überblick der Mehrarbeitszeit oder gegebenenfalls auch „Minus-Arbeitszeit“. Der Mitarbeiter kann sich vielleicht sogar gegen Monatsende angefallene Überstunden gleich als Zeitausgleich nehmen.

Urlaubstage werden in einer professionellen Zeiterfassung angezeigt:
Auch die offenen Urlaubstage kann jeder Mitarbeiter tagesaktuell sehen. Ein Nachfragen in der Personalverrechnung ist nicht mehr notwendig um seinen Resturlaub zu bestimmen.

Das Betriebsklima kann sich verbessern:
Vielleicht ist das auch in Ihrem Unternehmen ein kleines Streitthema. Manche Mitarbeiter gehen öfter auf „Rauchpause“, andere machen vielleicht mehr „Kaffeepausen“ oder dehnen ihre Mittagspause etwas mehr aus. Möglicherweise gibt es auch Mitarbeiter die unpünktlich zur Arbeit erscheinen. Das stößt bei Kollegen auf und kann zu Missstimmigkeiten führen. Ein gutes Zeiterfassung kann hier Abhilfe schaffen. Einfaches buchen der An-/Abwesenheiten kann diese Diskussionen aus der Welt schaffen und zu einem besseren Arbeitsklima beitragen.

Arbeitserleichterung für die Kollegen in der Personalverrechnung:
Die Personalabteilung oder die Zeitbeauftragten haben jederzeit den vollen Überblick.  Filterfunktionen erlauben eine genaue Selektion; Fehlerlisten, die die Zeiterfassung zur Verfügung stellt (z.B.: Vergessene Buchung, Arbeitszeitverletzungen, etc.) aber auch standardisierte Schnittstellen zu Lohnverrechnungsprogrammen wird die Arbeit der Personalverrechner erheblich erleichtert.

 

Fazit: Von einer guten Zeiterfassung profitieren alle!

Wer kann und darf Daten der Zeiterfassung einsehen?

Zeiterfassung für Unternehmen der Hausbetreuung und Reinigung

Dieser Beitrag richtet sich an alle Unternehmen, die durch ihre Mitarbeiter Leistungen an vielen unterschiedlichen Orten anbieten, also z.B. Reinigung, Hausbetreuung,  Haustechnik-Wartung und ähnliches. Leistungen, die heute oft unter dem Sammelbegriff Facility Management zusammengefasst werden.

Die systemgestützte Erfassung der Arbeitszeiten von Mitarbeitern solcher Unternehmen bringt, neben der Erfüllung der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht durch den Arbeitgeber noch eine Vielzahl von Zusatzinformationen.

u.a.:

  • Nachweis der Arbeitsleistung gegenüber dem Auftraggeber
  • Grundlage für Abrechnungen nach Aufwand (wenn Dienstleistungen nach tatsächlich erbrachter Arbeitszeit abgerechnet werden)
  • Erkennen von ungeplanten Abwesenheiten
  • Grundlage für die Auszahlung von Zuschlägen, Zulagen oder Ähnlichem
  • Grundlage für Effizienz- und Leistungsvergleiche
  • Dokumentation von arbeitsrechtlich relevanten Abwesenheiten (Krankheit, Urlaub, Arzt- und Amtsbesuche, etc.)
  • Rückmeldung zu ERP- und Planungssystemen

 

Ein wesentlicher Faktor für den Erfolg eines Unternehmens dieser Branche ist die Verfügbarkeit eines guten Planungssystems der Ressourcen. Also wie viele Personen mit welcher Qualifikation und welchen Hilfsmitteln und Werkzeugen werden wann, wie lange und wo für die Erfüllung der Leistung benötigt. In der Regel beinhalten solche Planungs-Systeme keine Module für die Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten obwohl es unwahrscheinlich ist, dass die Planwerte immer den tatsächlichen Werten entsprechen. Es ist daher zu überlegen, wie die Ermittlung der tatsächlichen Arbeitszeiten und Abweichungen von den Planwerten erfolgen kann. Dabei gibt es im Prinzip folgende Methoden/Systeme:

  • Dezentrale, manuelle Erfassung (Listen, Tabellen, Formulare) mit zentraler Eingabe in das jeweilige System.
  • Dezentrale Erfassung der Ist-Zeiten mit spezieller Hardware oder mobilen Geräten (Smartphones, Tabletts) und integrierte, digitale Rückmeldung in das Planungssystem:
    • Jeder Mitarbeiter muss mit Hilfe eines Chips oder eines Gerätes am Arbeitsplatz die Zeiten (Beginn, Ende, Art der Tätigkeiten, etc.) erfassen.
    • Bestimmte Personen (Gruppenleiter, Teamleiter) Erfassen mit entsprechenden Geräten pauschal für ihre Gruppe.
  • Ausschließliche Erfassung, Dokumentation von Abweichungen zur Planung
    • Manuell (Listen, Tabellen, Formulare) durch Kontrolleure, Gruppenleiter, Projektmanager, etc. mit zentraler Eingabe in das System
    • Mobile Endgeräte (Tabletts)

 

Je nach Ausrichtung des Unternehmens und Struktur der Kunden und Aufgaben muss bewertet werden, ob sich die Investition in eine Hardwarelösung lohnt.

Unabhängig davon, wie die Erfassung und Kontrolle der tatsächlichen Arbeitszeiten erfolgt ist zu berücksichtigten, dass die Bewertung der erfassten Arbeitszeiten vor allem in Bezug auf die arbeitsrechtlichen Vorgaben eine spezifische Lösung erfordert.

Nur der Einsatz einer erprobten Zeiterfassungs-Software wird allen Anforderungen gerecht. Für die Branchen spezifischen Anforderungen des Facility Managements wird die Fähigkeit der Integration bzw. die Implementierung entsprechender Schnittstellen zu anderen Softwaresystemen wie z.B. HR-System, Planungssystem, ERP-System, etc. für die Auswahl der geeigneten Zeiterfassung von wesentlicher Bedeutung sein.

Header - Industrie

Zeiterfassung für Unternehmen der Hausbetreuung und Reinigung

Dieser Beitrag richtet sich an alle Unternehmen, die durch ihre Mitarbeiter Leistungen an vielen unterschiedlichen Orten anbieten, also z.B. Reinigung, Hausbetreuung,  Haustechnik-Wartung und ähnliches. Leistungen, die heute oft unter dem Sammelbegriff Facility Management zusammengefasst werden.

Die systemgestützte Erfassung der Arbeitszeiten von Mitarbeitern solcher Unternehmen bringt, neben der Erfüllung der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht durch den Arbeitgeber noch eine Vielzahl von Zusatzinformationen.

u.a.:

  • Nachweis der Arbeitsleistung gegenüber dem Auftraggeber
  • Grundlage für Abrechnungen nach Aufwand (wenn Dienstleistungen nach tatsächlich erbrachter Arbeitszeit abgerechnet werden)
  • Erkennen von ungeplanten Abwesenheiten
  • Grundlage für die Auszahlung von Zuschlägen, Zulagen oder Ähnlichem
  • Grundlage für Effizienz- und Leistungsvergleiche
  • Dokumentation von arbeitsrechtlich relevanten Abwesenheiten (Krankheit, Urlaub, Arzt- und Amtsbesuche, etc.)
  • Rückmeldung zu ERP- und Planungssystemen

 

Ein wesentlicher Faktor für den Erfolg eines Unternehmens dieser Branche ist die Verfügbarkeit eines guten Planungssystems der Ressourcen. Also wie viele Personen mit welcher Qualifikation und welchen Hilfsmitteln und Werkzeugen werden wann, wie lange und wo für die Erfüllung der Leistung benötigt. In der Regel beinhalten solche Planungs-Systeme keine Module für die Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten obwohl es unwahrscheinlich ist, dass die Planwerte immer den tatsächlichen Werten entsprechen. Es ist daher zu überlegen, wie die Ermittlung der tatsächlichen Arbeitszeiten und Abweichungen von den Planwerten erfolgen kann. Dabei gibt es im Prinzip folgende Methoden/Systeme:

  • Dezentrale, manuelle Erfassung (Listen, Tabellen, Formulare) mit zentraler Eingabe in das jeweilige System.
  • Dezentrale Erfassung der Ist-Zeiten mit spezieller Hardware oder mobilen Geräten (Smartphones, Tabletts) und integrierte, digitale Rückmeldung in das Planungssystem:
    • Jeder Mitarbeiter muss mit Hilfe eines Chips oder eines Gerätes am Arbeitsplatz die Zeiten (Beginn, Ende, Art der Tätigkeiten, etc.) erfassen.
    • Bestimmte Personen (Gruppenleiter, Teamleiter) Erfassen mit entsprechenden Geräten pauschal für ihre Gruppe.
  • Ausschließliche Erfassung, Dokumentation von Abweichungen zur Planung
    • Manuell (Listen, Tabellen, Formulare) durch Kontrolleure, Gruppenleiter, Projektmanager, etc. mit zentraler Eingabe in das System
    • Mobile Endgeräte (Tabletts)

 

Je nach Ausrichtung des Unternehmens und Struktur der Kunden und Aufgaben muss bewertet werden, ob sich die Investition in eine Hardwarelösung lohnt.

Unabhängig davon, wie die Erfassung und Kontrolle der tatsächlichen Arbeitszeiten erfolgt ist zu berücksichtigten, dass die Bewertung der erfassten Arbeitszeiten vor allem in Bezug auf die arbeitsrechtlichen Vorgaben eine spezifische Lösung erfordert.

Nur der Einsatz einer erprobten Zeiterfassungs-Software wird allen Anforderungen gerecht. Für die Branchen spezifischen Anforderungen des Facility Managements wird die Fähigkeit der Integration bzw. die Implementierung entsprechender Schnittstellen zu anderen Softwaresystemen wie z.B. HR-System, Planungssystem, ERP-System, etc. für die Auswahl der geeigneten Zeiterfassung von wesentlicher Bedeutung sein.

Urlaubsplanung und Urlaubsvertretung mit GeCOTime einfach planen

Ungewollte Urlaubsverlängerung

Ob eine unverschuldete Dienstverhinderung nach dem Urlaub als Urlaub oder sonstige bezahlte Abwesenheit gewertet wird muss im Einzelfall geprüft werden. Wer den Dienst nach dem Urlaub durch eigenes Verschulden oder Fahrlässigkeit nicht wie vereinbart antritt hat keinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung.

Wenn ein Arbeitnehmer nach Konsumation seines vereinbarten Urlaubs nicht zum Dienst erscheint, ist dies einem Nichterscheinen an einem „gewöhnlichen“ Arbeitstag gleichzusetzen. Der Arbeitnehmer hat seinen Arbeitgeber unverzüglich über Gründe und die voraussichtliche Dauer der Dienstverhinderung zu unterrichten.

Dienstverhinderungen durch höhere Gewalt nach dem Urlaub sind vor allem verspätete oder stornierte Flug- oder Zugverbindungen, Wetterbedingte Verspätungen oder ähnliches. Arbeitnehmer haben Anspruch auf Entgelt für derartige unverschuldete Dienstverhinderungen. ABER: Der Arbeitnehmer muss den Arbeitgeber zum frühesten möglichen Zeitpunkt über den Grund der Dienstverhinderung informieren.

Wer allerdings durch fahrlässiges Verhalten oder eigenes Verschulden seinen Dienst nach dem Urlaub nicht rechtzeitig antreten kann (Versäumter Flug oder Zug, zu späte Abreise mit dem PKW trotz bekannter Verkehrsbehinderungen, Wahl unsicherer Verkehrsmittel, etc.) hat keinen Anspruch auf Entgelt.

Wenn eine Dienstverhinderung ohne Eigenverschulden eintritt, ist zu entscheiden ob die Abwesenheit dem Urlaubskonto oder einem anderen Abwesenheitsgrund zugeordnet wird. Hier hängt dies vor allem von der Dauer der Abwesenheit ab und ob die Zeit der Dienstverhinderung dem Arbeitnehmer als Erholungsmöglichkeit im Sinne des UrlG zugeordnet werden kann.

Anmerkung 1: Unabhängig von zahlreichen kollektivvertraglichen Sonderregelungen oder Betriebsvereinbarungen regelt das Urlaubsgesetzt (UrlG) die Rahmenbedingungen für Ansprüche und Konsumation bezahlter Urlaube für alle österreichischen Dienstnehmer. Wann und wie lange ein Arbeitnehmer seinen bezahlten Urlaub konsumiert ist nach §4.(1) UrlG immer zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer explizit zu vereinbaren. Daraus ergibt sich auch Zeitpunkt des Wiederantritts des Dienstes nach dem Urlaub. Auch im Sinne der Einhaltung dieser arbeitsrechtlichen Vorschrift ist der Einsatz eines Zeiterfassungssystems hilfreich, da in der Regel damit Planung und Genehmigung von Urlaubszeiten entsprechend dokumentiert wird.

Anmerkung 2: Dienstverhinderungen mit Anspruch auf Entgeltfortzahlung sind z.B. Krankheiten, Pflegefälle oder andere wichtige Gründe, wie z.B. familiäre Umstände (Todesfälle) oder öffentliche Pflichten (Gericht). Darüber hinaus gibt es eine Reihe von Gründen die nicht im Verschulden des Arbeitnehmers begründet sind oder nicht vorhersehbar sind und im Allgemeinen als „höhere Gewalt“ bezeichnet werden.