ABWESENHEITEN PLANEN UND ERFASSEN in der Zeiterfassung oder in der Lohnverrechnung?

Mandant Hosting / Mehrfachinstallation

Mandant, Hosting, Nutzung, Mehrfachinstallation –
Welche Methode passt zu Ihrer Zeiterfassung?

Die technischen Möglichkeiten sind heute vielfältig. Mehrfach-, Mandanten- oder Einzelinstallationen die auf eigener oder betreuter Hardware installiert wird bis hin zur reinen Nutzung der Anwendung. Was verbirgt sich hinter den einzelnen Begriffen? Was passt wann? Das hängt von Ihren Bedürfnissen und Anforderungen ab.


Die Mandantenlösung:

Das Zeiterfassungsprogramm wird genau einmal installiert. Verschiedene User-Gruppen haben über die Anmeldung in die Anwendung die Möglichkeit zu entscheiden in welchen „Mandant“ sie sich einwählen. Jeder Mandant braucht eine eigene Datenbank. Anwendungsbeispiel: Ein Unternehmen hat zwei Standorte. Nehmen wir an: eine Zentrale und eine ausgelagerte Produktion. Das Unternehmen hat eine zentrale EDV. Zur Umsetzung einer Mandantenlösung wird die Software in der zentralen EDV installiert. Die Buchungen und Berechnungen beider Standorte werden in zwei voneinander getrennten Datenbanken gespeichert. Somit sind die Daten der beiden Standorte physisch getrennt. Anmerkung: Jeder Mandant braucht eine eigene Lizenzdatei.

Die Mehrfachinstallation:
Die Anwendung wird mehrfach installiert. Jeder Installation ist in sich abgeschlossen und ist auf voneinander unabhängigen unterschiedlichen EDV-Systemen. Anwendungsbeispiel: Ein Unternehmen hat mehrere Filialen die je eine eigene EDV haben. Die fertig konfigurierte Software wird in jeder Filiale installiert. Anmerkung: Jeder Installation hat die gleiche Lizenzdatei.

Die Einzelinstallation:
Die Anwendung wird genau einmal installiert. Dennoch können Unternehmensstrukturen abgebildet werden, wie z.B.: Verschiedene Standorte, Abteilungen aber auch abteilungsübergreifende Arbeitsgruppen Die Einzelinstallation ist der „Klassiker“ unter den Installationsmethoden.

Das Hosting:
Unabhängig von der Installationsart (Mandanten-, Mehrfach-, Einzelinstallation) kann die Installation „gehosted“ werden. Die Anwendung wird auf einem Server installiert der nicht vom Kunden, sondern vom Zeiterfassungsanbieter betreut wird. Die benötigten Lizenzen werden vom Kunden gekauft. Immer mehr Unternehmen betreiben keine eigene IT-Server und bedienen sich der Hosting-Variante.

Die Nutzung:
Bei der Nutzungsvariante wird dem Kunden die Benutzung der Anwendung zur Verfügung gestellt. Die Nutzung wird durch eine monatliche Gebühr abgerechnet. Der Kunde braucht nichts mehr zu kaufen.

 

Zeiterfassung GeCOTime am Laptop

Kann ein Zeiterfassungssystem per Fernwartung installiert werden

Kann ein Zeiterfassungssystem auch per Fernwartung installiert werden?

Internet und spezielle Softwareprogramme erlauben es, dass Zeiterfassungsanwendungen über Fernwartung installiert und implementiert werden können. Für die Installation einfacher Zeiterfassungsanwendungen ist das eine durchaus gängige Praxis…

Die räumliche Distanz zwischen Supporttechniker und Anwender spielen dorch die Vernetzte Welt keine Rolle mehr. Eine Internetverbindung kann zwischen zwei Standorten und zwei Computern auf dem gesamten Globus problemlos hergestellt werden. Es dabei egal ob diese zwei Computer ein paar hundert Meter oder ein paar tausend Kilometer voneinander entfernt liegen. Software-Programme können mittels „Remote-Zugriff“ auf einen entfernten Computer installiert werden. Der wesentliche Vorteil der Installation über Fernwartung ist die Reduktion der unmittelbaren Kosten. Anwendungsberater und Software Spezialisten müssen nur für die Zeit der Fernwartung bezahlt werden und es entfallen Ausgaben für Fahrt- und Reisekosten des Beraters.

In vielen Fällen ist es daher nicht notwendig wegen der Installation eines Software Programms für Zeiterfassung physisch beim Computer des Kunden zu sein. Verschiedenste Programme und Features des Betriebssystems erlauben es, dass ein „Fremder“ sicher und kontrolliert über eine Internetverbindung auf den Computer eines Dritten zugreifen kann. Ähnlich, wie das Herunterladen eines Windows Updates können auch Anwendungsprogramme, wie z.B. ein Zeiterfassungsprogramm so auf den Zielcomputer des Anwenders geladen werden und vom Remote-Support installiert werden.

In den meisten Fällen genügt eine zusätzliche telefonische Verbindung mit dem Anwender um die Installationsleistungen mit dem Kunden abzusprechen und in Folge das installierte Programm geneinsam mit dem Anwender so zu konfigurieren, dass die gewünschten Funktionen erfüllt werden.

 

Was ist das Besondere einer Zeiterfassung?

Eine Zeiterfassung ist in der Regel ein System, das aus mehreren Komponenten besteht: Anwendungsprogramm, Datenbank, Einstellungen, online Einbindung von Erfassungsgeräten (-Terminals), Einbindung von RFID Identifikationsmedium (Ausweise/Chips), etc.

Auch wenn eine Zeiterfassung ein Standard-Programm ist, wird jedes Unternehmen eigene Regeln (z.B. Betriebsvereinbarung) haben. Diese individuellen Bedürfnisse können per Fernwartung eingestellt werden. Keine Zeiterfassung gleicht der anderen (siehe dazu auch unseren Blog-Beitrag: „Keine Zeiterfassung ist wie die andere“)

Datentechnisch ist ein Zeiterfassungssystem über Fernwartung installierbar und konfigurierbar. Insbesondere, wenn es sich um eine Lösung handelt, die für die Anwendung und Nutzung keine eigenen Programme auf den Arbeitsplätzen benötigt (Clients) sondern wenn es sich um eine „WEB-Lösung“ handelt, auf die von jedem Arbeitsplatz mittels Internet-Browser zugegriffen werden kann.

Die Praxis zeigt, dass beim Einsatz von Zeiterfassungsterminals die Anwender über ausreichend IT- und Netzwerk Knowhow verfügen müssen um per Fernwartung installiert werden zu können.

Die Schulung und Einführung ins Zeiterfassungssystem ist per Fernwartung möglich, wenn auch nicht so effizient wie eine Vorort-Schulung.

Fazit: bei einfachsten Anforderungen ist die Installation und Schulung per Fernwartung möglich. Eine Vorort-Installation ist sinnvoll, wenn unterschiedliche Module zum Einsatz kommen, wie z.B. Genehmigungsanträge, Schnittstellen zu anderen Programmen (Lohn, PPS, ERP) und/oder Zeiterfassungshardware installiert/parametriert werden muss.

Homeworking Homeoffice remote Zeiterfassung

Homeoffice in der Zeiterfassung

Homeoffice – Zeiterfassung


Gerade für Betriebe mit Mitarbeitern, die vorwiegend oder teilweise ihr Homeoffice für die Erbringung ihrer Arbeitsleistung nutzen dürfen ist es wichtig die Arbeitszeiten zu erfassen. Das Arbeitszeitgesetzt (AZG) sieht explizit in §2.(2) die Gültigkeit aller Bestimmungen auch für Mitarbeiter vor, die in ihrer eigenen Wohnung oder Werkstätte beschäftigt werden

Natürlich gilt auch für Arbeitgeber die Mitarbeiter mit Arbeitsplatz Homeoffice beschäftigen die Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten. Ausgenommen von der Aufzeichnung des Beginns und Ende der täglichen Arbeitszeiten und Pausen sind nur jene Mitarbeiter, die überwiegend oder ausschließlich im Homeoffice beschäftigt werden. Hier genügt es, wenn die tatsächliche tägliche Arbeitszeit in Std./Min. erfasst wird. Für alle anderen sind auch Beginn und Ende der Arbeitszeiten und Pausen aufzuzeichnen. Anmerkung: Homeoffice-Tätigkeiten brauchen eine genaue Spezifikation, damit diese zur Erfüllung der Arbeitsleistung zählen.

Da auch für Mitarbeiter im Homeoffice die Bestimmungen des AZG gelten, müssen tägliche Soll-Arbeitszeiten festgelegt werden. Dies v.a. deshalb um allfällige Mehr- oder Überstunden zu ermitteln und für bezahlte Abwesenheiten (Urlaub, Krank, etc.) die für den jeweiligen Abwesenheitszeitraum richtigen Zeiten berechnen zu können.

Wie auch bei allen anderen Dienstverhältnissen wird die Form und Art der Aufzeichnung der täglichen Arbeitszeit nicht vom Gesetzgeber vorgeschrieben. Aber gerade für Beschäftigte im Homeoffice bieten moderne Zeiterfassungssysteme ideale Voraussetzungen für die Erfüllung der gesetzlichen Aufzeichnungspflichten und die Kontrolle der Arbeitsleistung. Dies im Interesse sowohl von Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer.

Das Aufstellen einer „persönlichen“ Stechuhr ist nicht nur unwirtschaftlich, sondern wird in der Regel nicht ausreichen um die tatsächliche Arbeitszeit im Homeoffice zu dokumentieren.

Wer zur Errichtung seiner Arbeitsleistung einen Computer oder spezielle Software nutzt, wird es leichter haben den Nachweis seiner Arbeitszeit aufgrund elektronischer Aufzeichnungen zu erbringen. Das Login und Logout des Betriebssystems allein werden als Dokumentation wahrscheinlich nicht ausreichen. Korrekter ist die Verwendung einer Zeiterfassungslösung, die einen Zugang und die Erfassung über Internet (Browser oder ähnliche Programme) erlauben. Selbstverständlich gelten die im Arbeitsvertrag geregelten Vereinbarungen über die zu erbringenden Leistungen im Homeoffice.

Im Gegensatz von manuellen Aufzeichnungen der Homeoffice-Mitarbeiter, die vom Arbeitgeber gegengezeichnet werden müssen bieten Web-basierte Zeiterfassungssysteme folgende Optionen der Arbeitszeiterfassung:

  • Online-Direkteingabe der Beginn- und Ende Zeiten über WEB-Terminal (Browser)
  • Eingabe geleisteter Arbeitszeiten (Stunden, Minuten) im Nachhinein über WEB-Terminal
  • Eingabe der Tagesarbeitszeiten über entsprechende Masken.
  • Buchungen über APPs
  • Schnittstellen zu diversen Applikationen oder Betriebssystemen, die Beginn- und Ende-zeiten der Sessions in das Zeiterfassungsprogramm übertragen.
  • Antrag, Erfassung und Genehmigung von Planzeiten für bestimmte Perioden (Wochenplan, Monatsplan, ..) im Vorhinein und Dokumentation allfälliger Abweichungen (Workflow/Genehmigungsantrag)
5 Minuten vor 12 Uhr

Mehrschichtmodelle in der Zeiterfassung

Um den Anforderungen eines produzierenden Betriebes gerecht zu werden, wird oft in Schichten gearbeitet. Damit können z.B. Maschinen und Anlagen optimal ausgenutzt werden und ein optimaler Betrieb ermöglicht.

Viele Unternehmen bedienen sich des Dreischichtbetriebes mit einer Früh-, einer Spät- und einer Nachtschicht. Bei einer 38,5 Stunden Woche mit einer Sollzeit von 8 Stunden plus der 30 Minuten Pause führt das zu Überschneidungen der Schichten und somit der Arbeitszeiten. Die Überschneidung kann gewollt sein um eine reibungslose Übergabe der Maschinen sicherzustellen. Ist die Überschneidung nicht gewünscht oder bei Arbeitsplätzen die nur von einer einzelnen Person bedient werden müssen, ist die Überschneidung problematisch. Wenn noch dazu eine Auslastung an den Wochenenden erstellt werden führt das rein rechnerisch dazu, dass mehr Personal zur Verfügung stehen muss als Arbeitsplätze vorhanden sind.

Dafür gibt es Abhilfe: Wir sprechen von Mehrschichtmodellen mit unterschiedlichen freien Tagen. Hierbei ist aber zu beachten, dass die Wochenarbeitszeit auch bei Schichtarbeit im Durchschnitt 40 Wochenstunden betragen muss. In einem Durchrechnungszeitraum von maximal 8 Wochen kann die Wochenarbeitszeit, je nach Kollektivvertrag bis zu 50 Stunden, mit einer Betriebsvereinbarung auf bis zu 56 Stunden pro Woche erweitert werden.

Bei einem Vier-Wochenrhythmus mit sechs Tagen Arbeit kann hier eine schöne Abdeckung, auch für die Wochenenden, gemacht werden. In der vierten Woche gibt es bei diesem Modell vier freie Tage.

Bei einem wie oben beschriebenen Schichtmodell kann durch Angabe der Schichtwoche der richtige Einstieg ins Schichtrad bewerkstelligt werden. Dadurch benötigen wir nicht Vier-Schichtmodelle mit unterschiedlichem Beginnschichten sondern nur das Modell mit dem richtigen Startdatum. Das Modell wird individual im Personalstamm hinterlegt.

Der Vier-Wochenrhythmus wird in der Realität aber nicht „starr“ angewendet werden. Durch Krankenstand oder andere Ausfallsgründe ist mehr Flexibilität gefordert.  Um den Ansprüchen gerecht zu werden gibt es eine besondere Funktion. Die einzelnen Schichten werden anhand der gebuchten Beginnzeit oder der gebuchten Endezeit automatisch ausgewählt. Dadurch kann sehr flexiebel auf Unterbesetztung in einzelnen Schichten reagiert werden ohne dass manuell eingegriffen werden muss. Bei dieser Variante muss jedoch bedacht werden, die  Ruhezeiten der Mitarbeiter zu überwachen um einer Ruhezeitverletzung vorzubeugen. Auch bei Schichtarbeiten muss die tägliche Ruhezeit von 11 Stunden eingehalten werden!

Urlaubsplanung und Urlaubsvertretung mit GeCOTime einfach planen

Der Fenstertag in der Zeiterfassung

Das Arbeitsrecht sieht vielfältige Möglichkeiten für die Behandlung arbeitsfreier „Fenstertage“ vor. Zeiterfassungsprogramme sind gefordert es richtig umzusetzen.

 

Tage zwischen einem Wochenendende und einem Feiertag liegen werden Fenstertage genannt. Fenstertage sind auch bekannt als Brücken- oder Zwickel-Tage. Diese Tage werden gerne als arbeitsfreie Tage gewählt. Ist der Fenstertag ein Freitag, haben viele Arbeitsnehme eine kürzere Sollarbeitszeit als an anderen Wochentagen. Es stellt sich die Frage, wie diese Abwesenheit in der Zeiterfassung zu bewerten bzw. zu berechnen ist. In der Praxis bieten sich drei Wege an:

  1. Urlaub
  2. Zeitausgleich
  3. Einarbeitung

 

Ad 1. Urlaub:
Urlaub muss zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart werden. Dies gilt natürlich auch für den oder die Fenstertag(e). In der Zeiterfassung kann nun unterschieden werden wie dieser Tag zu bewerten ist. Der Urlaube kann als ganzer Tag, als Halb-Tag oder sogar in Stunden berechnet werden. Alle drei Varianten können im Rahmen des österreichischen Arbeitsrechts vereinbart werden.
Dazu muss das Zeiterfassungssystem den Urlaub nicht nur in Tagen sondern auch als Stunden oder Halb-Tag führen können. Damit kann für den Fenstertag die entsprechende Einheit an Urlaubszeit berechnet werden.

Ad 2. Zeitausgleich:
Der Begriff Zeitausgleich wird mit einer Vereinbarung über flexible Arbeitszeiten (=Gleitzeit) verwendet. D.h. im Zeiterfassungssystem gibt es für den Arbeitnehmer ein Zeit-Konto in dem die Differenzen zwischen täglich vereinbarten und täglich tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten geführt wird.

Eine ganztägige Abwesenheit als „Zeitausgleich“, reduziert das Gleitzeitkonto um die das Arbeitssoll des Fenstertages. Wichtig: ganztägige Abwesenheit, auch im Zuge einer Gleitzeitregelung, sind zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Vorhinein zu vereinbaren.

Ad 3. Einarbeitung:
Das Arbeitsgesetz sieht vor, dass Fenstertage in einem Durchrechnungszeitraum eingearbeitet werden können. Diese Regelung kann Kollektivvertrag definiert sein oder es können Vereinbarungen als Betriebs- oder Einzelvereinbarung getroffen werden.

Die Soll-Arbeitszeit für den einzuarbeitenden Fenstertag wird auf andere Arbeitstage verteilt. Dabei ist zu beachten, dass die tägliche Maximalarbeitszeit von 12 Stunden nicht überschritten werden darf.

Wichtig: Da es sich bei dieser verlängerten Arbeitszeit um eine Normalzeit handelt, sind diese Stunden nicht zuschlagspflichtig.

 

Definition Durchrechnungszeitraum:

Lt. Arbeitszeitgesetz ist der Durchrechnungszeitraum (=Einarbeitungszeitraum) 13 Wochen. Die 13 Wochen müssen aufeinanderfolgend sein. Im Durchrechnungszeitraum muss auch die Woche des Fenstertages beinhaltet sein. Ein längerer Durchrechnungszeitraum kann im Kollektivvertrag und/oder in der Betriebsvereinbarung geregelt sein.

Dadurch besteht die Möglichkeit die Einarbeitungszeiten auf das ganze Jahr zu verteilen. Je grösser der Einarbeitungszeitraum ist, umso geringer wird die tägliche Einarbeitungszeit (Bandbreite). Die Berechnung für den Wert der Bandbreite ist die Anzahl der einzuarbeitenden Stunden durch die Anzahl der Jahreswochen. Dieser Wert kann zuschlagsfrei die Normalarbeitszeit erhöhen.

Beispiele für 2019:

  1. Durchrechnungszeitraum: 52 Wochen; Fenstertage: 5; Arbeitszeit: 38,5 Wochenstunden. Berechnung des Wertes für Bandbreite: 38,5/52 ≈ 0,75
    Bandbreite für zuschlagfreie Einarbeitung: 38,5 + 0,75 also 39 Std und 15 Min.
  2. Durchrechnungszeitraum: 13 Wochen; Fenstertage: 1; Arbeitszeit: 38,5 Wochenstunden.
    Berechnung des Wertes für Bandbreite: 38,5/13 ≈ 3,00
    Bandbreite für zuschlagfreie Einarbeitung: 38,5 + 3,00 also 41 Std und 30 Min.

Achtung: Die maximale Bandbreite darf 45 Stunden nicht überschreiten!

 

In der Zeiterfassung wird somit für den Einarbeitungszeitraum eine erhöhte Sollzeit hinterlegt und an den Fenstertagen wird eine automatische Abwesenheit eingesetzt. Dadurch wird die Einarbeitung zuschlagsfrei gerechnet und an den Fenstertagen wird die entsprechende eingearbeitete Zeit automatisch gegengerechnet.

Wichtig: Fenstertage werden in der Zeiterfassung nicht wie Feiertage behandelt. Z.B unterbricht ein Fenstertag nicht den Krankenstand. Auch Arbeiten am Fenstertag sind nicht mit dem Feiertagsentgelt, sondern mit normaler Überzeit zu bewerten.

 

Durch die richtige Definition/Einstellung im Zeiterfassungssysteme können zeitaufwendige Nachbesserungen vermieden werden!

 

Was geschieht bei Ausnahmen?

  • Wird ein Arbeitnehmer im Zeitraum der Einarbeitung Krank oder nimmt der Arbeitnehmer Urlaub, so gilt die Einarbeitung als erbracht.
  • Wird der Arbeitnehmer an dem eingearbeiteten Fenstertag krank, so wird im Gegenzug die eingearbeitete Zeit nicht ersetzt oder finanziell abgegolten.
  • Wird beim Arbeitnehmer das Dienstverhältnis beendet, bevor er den Fenstertag konsumieren konnte, so ist das Zeitguthaben mit 50 % Zuschlag finanziell abzugelten. Diese Regelung gilt nur für Fenstertage und nicht für andere Zeitausgleichsstunden.
Wie sensibel sind Zeiterfassungs-Daten?

Keine Zeiterfassung ist wie die andere

Keine Zeiterfassung ist wie die andere!

Wie ist das gemeint? Schließlich „stempeln“ doch die Mitarbeiter in jedem Unternehmen das gleiche: „Kommen“, „Gehen“ und eine „Pause“. Und wenn es ein bisschen Anspruchsvoller sein soll dann wir ein Dienstgang, ein Arztbesuch oder ein Kursbesuch „gestempelt“. – Das kann ja wirklich nicht so schwer sein. Wer’s glaubt wird Seelig…

 

Jedes Unternehmen ist individuell:

Hier ein paar Beispiele von Abwesenheitsgründen, die bei Unternehmen verwendet werden:
Amtsweg, Arzt, Autowerkstatt, Bereitschaft, Berufsschule, Dienstgang, Dienstreise, Ersatzruhezeit, Feiertag, Homeworking, Krank bez., Kur, Kurs, Messe, Pflegeurlaub, Pause

Reisezeit, Sonderurlaub, Umzug/Übersiedelung, Ungeklärt, Urlaub, Zeitausgleich, usw.

Selbst einfache Tages- und Wochenmodelle, die die Berechnung und Bewertung der Arbeitszeit eines Mitarbeiters vorgeben, sind mannigfaltig. Teilzeit, Vollzeit, Fixzeit, Gleitzeit, Maximalarbeitszeit pro Einheit, Überstunden, etc., sind zu definieren.

 

Ca. 800 Kollektivverträge sowie Betriebsvereinbarungen

Eine gute Zeiterfassungssoftware kann alle Kollektivverträge sowie Betriebsvereinbarungen abbilden. Eine ändern bei Gesetzesänderung bzw. bei Vertriebsvereinbarungsänderung muss möglich sein. Nicht durch Programmänderung sondern durch Parametrierung! Diese flexible Möglichkeit garantiert eine schnelle und effiziente Anpassung an neue Vorgaben. Vorhandene Einstellungen dürfen dabei nicht verloren gehen, da z.B. eine Rückrechnung auch vor der veränderten Situation möglich sein muss.

 

Menschen sind keine Roboter

Die Arbeitswelt gestaltet sich immer flexibler. Der Mensch, also der Dienstnehmer, hat mehr Möglichkeiten seine Arbeitszeit zu gestalten. Homeworking/Teleworking ist nur ein Beispiel. Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben ist dabei notwendig. Wie lange darf jemand arbeiten? Wie ist das mit den Pausen und Ruhezeiten? Ist eine Dienstreise anders zu bewerten als ein Dienstgang? Tausend Regeln sind zu berücksichtigen. Genau da hilft eine gute Zeiterfassung. Bevor Regeln verletzt werden meldet das System die drohende Verletzung und es kann entsprechend reagiert werden.

 

Zusammenfassung

In einer Zeiterfassung sind tausende Punkte zu berücksichtigen.  Neben den standardisierten Rechenregeln sind flexible Anpassungen notwendig um den stetig wachsenden Anforderungen gerecht zu werden.

Besucher mit Zeiterfassung und Zutritt einfach verwalten

Gecosoft und Partner für Zeiterfassung

GeCOSOFT und Partner für Zeiterfassung

Zu Beginn der Zeiterfassung waren mechanische Geräte wie Stechuhren oder Stempeluhren für die Erfassung der Zeiten zuständig. Eine Zeitwirtschaft gab es noch nicht. Die Geräteanbieter waren auch die Lieferanten der Stempelkarten und somit der Systemlieferant für das Thema „Zeiterfassung“.

Heute ist das wichtigste Element einer Zeiterfassung die Software. Diese allein erfüllt aber nicht in jedem Fall alle Bedürfnisse einer Systemlösung. Oft benötigt der Anwender für die Erfassung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter entsprechende Hardware (Terminals und Identifikationsmedien) oder entsprechende IT- und Netzwerkinfrastruktur um Zeiten über PCs oder mobile Geräte (Handy, Tablett) zu erfassen.

Darüber hinaus ist es in vielen Unternehmen sinnvoll Zeiterfassungslösungen und Lösungen für Zugangskontrolle und Betriebsdatenerfassung in einem System zu vereinigen.

Nur wenige Softwarehäuser sind gleichzeitig auch Hersteller von Erfassungsgeräten (Terminals), Identifikationsmedien (Ausweise) und nur wenige bieten Gesamtlösungen für alle verwandten Anwendungen an.

GeCOSOFT ist ein auf alle Anwendungen, rund um das Thema Zeiterfassung spezialisiertes Systemhaus. Neben den GeCOTime Produkten (Software und Hardware) pflegt GeCOSOFT eine enge Zusammenarbeit mit vielen namhaften Herstellern von Hardware. Die dafür eigens in GeCOTime integrierte Kommunikations-Software stellt sicher, dass eine Online- Kommunikation gewährlistet ist. Somit können unterschiedliche Terminals unterschiedlicher Hersteller gleichzeitig verwendet werden. Das ist z.B. Wünschenswert bei unterschiedlichen Unternehmensstandorten oder bei Umstellungen von Systemen.

Weitere wichtige Partnerschaften pflegt GeCOTime mit Lieferanten von RFID-Medien, also Schlüsselanhänger, Ausweise etc. zur Identifikation am Zeiterfassungsterminal oder am Zutrittsleser. Da es sehr viele unterschiedliche Technologien gibt (Legic, Mifare, HID, Proxy, etc.) und diese teilweise unterschiedlich beschrieben („codiert“) werden ist das Knowhow rund um die RFID Technologie sehr wesentlich.

Pausen während der Arbeitszeit und Zeiterfassung

Automatischer Pausenabzug in der Zeiterfassung

Automatischer Pausenabzug in der Zeiterfassung
Worauf ist zu achten?  

Diese Funktion stellt für viele Nutzer moderner Zeiterfassungssysteme (Dienstgeber und Dienstnehmer) eine große Erleichterung dar, birgt aber auch gewisse Risiken.

Das österreichische Arbeitszeitgesetz (AZG) sieht die Einhaltung von „Ruhepausen“ vor, wenn die Gesamtdauer der Tagesarbeitszeit mehr als 6 Stunden beträgt.  Ruhepause im Sinne des AZG bedeutet, dass die (bezahlte) Arbeitszeit zu unterbrechen ist. Die Unterbrechung muss mindestens 30 Minuten betragen, kann aber in Ausnahmefällen auf bis zu drei Unterbrechungen a´10 Minuten aufgeteilt werden.

In der Praxis wird diese Regelung oft so umgesetzt, dass bei Mitarbeitern mit einer täglichen Arbeitszeitvereinbarung von mehr als 6 Stunden für die Berechnung der täglichen, tatsächlichen Arbeitszeit die gesetzliche Pause automatisch von der Anwesenheitszeit abgezogen wird.

Viele Anbieter von Zeiterfassungssoftware bieten die Möglichkeit Pausen automatisch zu berechnen bzw. diese automatisch von der Anwesenheitszeit abzuziehen. Personen, die ihre Arbeit z.B. um 08:00 beginnen und die Arbeit um 17:00 beenden und dies mit einem Zeiterfassungssystem dokumentieren (stempeln) sind zwar 09:00 Stunden anwesend aber davon werden nur 08:30 Stunden als Arbeitszeit angerechnet.

Werden vom Zeiterfassungsprogramm nur 30 Minuten von der Tages-Anwesenheitszeit abgezogen, ohne Uhrzeit von Pausenbeginn und -ende zu dokumentieren wird die gesetzliche Vorgabe nicht erfüllt, da nicht dokumentiert wird, dass nach 6 Stunden Arbeitszeit eine Ruhepause erfolgt.

Im Sinne des AZG sollte dieser automatische Pausenabzug so erfolgen, dass Beginn und Ende der Pause exakt festgelegt wird und die 30 minütige Pause zu einem Zeitpunkt eingefügt wird, der spätestens 6 Stunden nach Beginn der Arbeitszeit liegt. In der Regel werden durch solche Automatismen sowohl gesetzliche Anforderungen erfüllt als auch die Bedürfnisse der Dienstnehmer und Dienstgeber abgedeckt.

Besonderes Augenmerk ist allerdings auf folgende Fälle zu legen:

  • Soll-Tagesarbeitszeiten ≤ 6 Stunden / Teilzeitmitarbeiter
  • Pausen werden (auch) gestempelt
  • Bezahlte Abwesenheiten ≥ 6 Stunden (Arzt, Dienstgang, Behörden, etc.)

 

Soll-Tagesarbeitszeiten ≤ 6 Stunden:

Wenn das Zeiterfassungsprogramm den automatischen Pausenabzug ermöglicht und auch so genutzt wird, ist darauf zu achten, dass im Zuge des „Tagesabschlusses“ der automatische Pausenabzug nicht zu einer Reduktion der tatsächlichen Arbeitszeit führt. Dies kann v.a. bei Teilzeitmitarbeitern oder an Tagen mit kürzerer Sollarbeitszeit (Freitag) passieren. Ist die Sollzeit z.B. von 08:00 Uhr bis 14:00 definiert und der Mitarbeiter stempelt an diesem Tag Kommen: 08:00; Gehen: 14:15, also Anwesenheit von 06:15, so sollte der Pausenabzug nicht dazu führen, dass die Arbeitszeit um 30 Minuten gekürzt und mit nur 05:45 berechnet wird. Richtig im Sinne des AZG ist das „Auffüllen“ bei einer Anwesenheit von 06:15 Stunden eine Pause von 15 Minuten zu berechnen.

Pausen werden auch gestempelt:

In vielen Betrieben wird die Einhaltung der Pausen so geregelt, dass bei durchgehender Anwesenheit die Pause(n) automatisch abgezogen werden, aber Mitarbeiter, die den Arbeitsort während der Pause verlassen „stempeln“ müssen. Hierbei ist auf folgendes zu achten:

  • Gestempelte Pausen dürfen nicht mit automatischem Abzug addiert werden.
  • Ist die gestempelte Pause < 30 Minuten muss der automatische Abzug die Differenz zu 30 Minuten auffüllen.
  • Beträgt die Arbeitszeit nach der gestempelten Pause > 6 Stunden, aber die Gesamtdauer der Tagesarbeitszeit ist geringer als die maximal zulässige Normalarbeitszeit darf kein zweiter Pausenabzug erfolgen.

 

Abwesenheiten > 6 Stunden (Arzt, Behörden, Dienstgang, etc.)

Wenn im Zeiterfassungssystem eine Abwesenheitsart erfasst wird, die als bezahlte Zeit gerechnet wird, ist zu unterscheiden, ob es sich um eine dienstliche Abwesenheit (also z.B. Dienstgang, Außendienst, etc.)  handelt oder um eine bezahlte Abwesenheit, wie Arztbesuch oder Behördenweg. Im Falle der dienstlichen Abwesenheit ist die Ruhepausenregelung (lt. AZG) zu berücksichtigen und kann im System automatisch berechnet und eingefügt werden, wenn die Tagesarbeitszeit > 6 Std. beträgt. Bei bezahlten Abwesenheiten die > 6 Std. betragen ist die Einhaltung der Ruhepause auch im Sinne des AZG nicht zu berücksichtigen.

Zeiterfassung von Überstunden

Zeiterfassung im Wandel der Zeit

Ist eine Zeiterfassung noch zeitgerecht?

Betrachten wir die Geschichte der Zeiterfassung: Die anfängliche strenge Kontrollfunktion ist der Eigenkontrolle des Mitarbeiters gewichen. Die Zeiterfassung dient heute zur Regelung und Einhaltung der Arbeitszeiten und als Information für den Arbeitnehmer.

Heute hat nahezu jeder schon einmal in einem Unternehmen gearbeitet, welches die Arbeitszeiten mittels Zeiterfassungssystem aufzeichnet, auch weil es gesetzlich vorgeschrieben ist. Man macht sich aber eigentlich keine Gedanken, welch lange Tradition die Zeitaufzeichnung bereits hat.

 

Die Anfänge

Der erste mechanische Vorgänger des heutigen Zeiterfassungsterminals, die erste Stempeluhr, kam im 18. Jahrhundert bei Beamten in Deutschland zum Einsatz. Man sagte den Beamten nach, dass ihre Arbeitsmoral nicht die beste sei. Für eine Kontrolle der Anwesenheitszeit wurde eine spezielle Uhr entwickelt, welche einen „Einwurfschlitz“ hatte. Da musste der Beamte nach dem Eintreffen im Büro eine Art „Personenmarke“ einwerfen. Der innen liegende Behälter war unterteilt und so konnte man die zu spät kommenden Personen identifizieren, da ihre Marken zeitlich bedingt in einem anderen Behälter lagen. Zuspätkommende wurden dann zum Rapport geholt.

 

Wächterkontrolluhr

Die erste mobile Zeiterfassung wurde um 1800 von Johannes Bürk entwickelt. Die Münchner Polizei verwendete so genannte Wächterkontrolluhren für die Aufzeichnung der Rundgänge von Polizisten.

 

Der Arbeiterkontrollapparat

Mitte des 19. Jahrhunderts wurde die Zeiterfassung von der Industrie entdeckt, um die Anwesenheit der Arbeiter zu erfassen. Dafür diente ein System von Nummerntafeln, welches mit Hebeln auf eine umlaufende Papierrolle gedrückt werden konnte. Dies war jedoch wirtschaftlich ein sehr ineffizientes System und konnte sehr einfach vom Mitarbeiter manipuliert werden.

 

International-Recorder

Das Ende des 19. Jahrhunderts kann man als Durchbruch der „Stempeluhr“ sehen. Mit der neuen Erfindung aus New York war es nun möglich, mehrere Zeitstempelungen auf ein Blatt Papier zu drucken. Der International-Recorder ward geboren. Vorreiter war die Firma International Time Recording Co. – welche heute unter dem Namen IBM bekannt ist. Mitte des 20. Jahrhundert verkaufte IBM jedoch sein Stempeluhren Geschäft.

Das Zeiterfassungsterminal

Gegen Ende des 20. Jahrhunderts etablierten sich die ersten elektronischen Zeiterfassungsterminals wie man sie heute kennt. Die Geräte übernahmen auch Teile der Abrechnung direkt am Gerät. Im Laufe der Zeit entstanden viele Terminals aus den unterschiedlichsten Materialien. Einzeilige Monochromanzeigen wichen im Laufe der Zeit dem farbigen Touch Display.

 

Die Zeiterfassung heute

Die digitale Revolution löste auch in der Zeiterfassungswelt eine Veränderung aus. Neben dem klassischen Zeiterfassungsterminals setzen immer mehr Anwender auf mobile Zeiterfassung: mit APPs am Smartphone oder über Browser mit direktem Zugriff auf das Zeiterfassungsprogramm werden Zeiterfassungsbuchungen abgesetzt.

Menschen treffen sich am Flur für ein Meeting

Brauchen Besucher in einem Unternehmen eine Zeiterfassung bzw. Zutrittskontrolle?

Brauchen Besucher in einem Unternehmen eine Zeiterfassung bzw. Zutrittskontrolle?

 

Die zeitliche Planung, die Anwesenheitsdokumentation und die Kontrolle des Besuchers während des Aufenthalts im Unternehmen kann auf unterschiedliche Weise erfolgen:

  • Manuelle Erfassung in Papier-Listen
  • Eigenes Besucherverwaltungsprogramm
  • Zusatzmodul zu anderen Programmen

Professionelle Zeiterfassungs-/ Zutrittsprogramme verfügen über ein Zusatzmodul für Besucherverwaltung. Die Integration einer „Digitalen Besucherverwaltung“ in Bestehende Systeme hat enorme Vorteile.  Am Beispiel der GeCOTime Zeiterfassung:

Verwaltung eines Besucherstammes: Es können die persönlichen und die Firmendaten eines Besuchers erfasst werden, wobei hier zu Beispiel die Identifikation durch einen Personalausweis vermerkt wird.

Zeiterfassung und Zutritt mit GeCOTime kombinieren

Firmendaten:

Besucherstamm Firma

 

In weiterer Folge kann der Besucher auch der Person die besucht wird zugeordnet und ein Besuchsgrund angegeben werden.

Für jeden Besucher kann ein sogenannter Besucherschein oder eine Besucherkarte ausgedruckt und individuell gestaltet werden. Es besteht auch die Möglichkeit für den Besucher ein WLAN – Ticket auszustellen, damit er für den Zeitraum seines Besuches die Möglichkeit einer Internetnutzung  hat.

Unter der Voraussetzung, dass auch eine elektronische Zutrittskontrolle installiert ist, kann man für den Besucher natürlich auch Zutrittskarten für das Firmengelände erstellen, mit welchen der Besucher die entsprechenden freigegeben Türen oder Drehkreuze betreten kann. Hierbei ist es wichtig, dass diese Zutritte nur im Zeitraum des tatsächlichen Besuches gültig sind, das heißt, minutengenaue Überwachung der Türen und Drehkreuze.

Über die Auswertung im Besucherstamm können sowohl die bisherigen als auch die geplanten Besuche der Person überprüft werden.

Besucherverwaltung - Zutrittsvergabe

Es steht natürlich auch ein Kalender zur Verfügung, in welchem man sehr Übersichtlicht die Wochen oder Monate darstellen kann.

Besuchskalender in GeCOTime Ansicht

Alle diese Möglichkeiten stehen bei einer modernen Zeiterfassung mit den entsprechenden Zusatzmodulen zur Verfügung um hier ein korrektes Besuchermanagement aufzubauen, die Verwaltung der Zutritte zum Gelände und die Zuordnung zu den einzelnen Abteilungen oder eigenen Mitarbeitern zu sichern.