Zeiterfassung als Grundlage für Lohn- & Gehaltsabrechnung

Zeiterfassung als Vorbereitung zur Lohnverrechnung

Nicht nur für die Auszahlung von Mehr- und Überstunden übergibt die Zeiterfassung Daten an die Lohnabrechnung!

 

Eine ordnungsgemäß geführte Lohn- und Gehaltsabrechnung benötigt für die laufende Berechnung der Nettolöhne neben den Stammdaten der Mitarbeiter (v.a. Grundgehalt) auch variable Geldwerte (Provisionen, Prämien, Sonderzahlungen, etc.) und eine Reihe von weiteren variablen Informationen. Dazu zählen:

  • Tatsächliche Normalarbeitszeit
  • Mehrstunden (z.B. bei Teilzeitbeschäftigten)
  • Überstunden (50%, 100%, steuerfrei, steuerpflichtig, andere)
  • Abwesenheiten wie Urlaub und Krankenstand
  • Variable Zulagen
  • Zeitabhängige Zulagen (Schicht, Schwerarbeit, Gefahren, etc.)

 

Um diese wichtigen Informationen nicht manuell in die Lohnverrechnung eingeben zu müssen bieten Zeiterfassungsprogramme digitale Schnittstellen. Der Zeitpunkt der Übergabe an die Lohnverrechnung entscheidet die/der Zeitbeauftragte. Damit ist sichergestellt, dass alle notwendigen Korrekturen/Komplettierungen zuvor erledigt werden konnte. Nach der Datenübermittlung sind alle relevanten Daten zu Lohn- und Gehaltsabrechnung vorhanden. Eine manuelle und doppelte Erfassung entfällt.

 

Aktuelle Berechnungen im Lohnprogramm können „auf Knopfdruck“ durchgeführt werden, z.B. bei Beendigung eines Dienstverhältnisses, o.ä. Auch für die Erstellung des Jahresabschlusses und für Unternehmen mit periodischem Berichtswesen können Abgrenzungen für nicht konsumierte Urlaube, offene Überstundenansprüche und andere variable Entlohnungskomponenten jederzeit ermittelt werden.

 

Zusammenfassung

Zeitdaten von Mitarbeitern stellen einen wichtigen Bestandteil für eine ordnungsgemäße Lohn- und Gehaltsabrechnung dar. Wenn diese Daten über ein EDV gestütztes Zeiterfassungssystem erfasst und ausgewertet werden, ist eine Übermittlung für die Lohn- u. Gehaltsabrechnung über eine digitale Schnittstelle jederzeit möglich.

Kodex Arbeitsrecht und Zeiterfassungssysteme

Benachrichtigung durch Zeiterfassungsanwendung

Automatische Benachrichtigung durch Zeiterfassungsanwendung bei Arbeitszeitverletzung

Es gibt viele Gründe warum die in der Zeiterfassung gebuchten Zeiten mit den vereinbarten Dienstzeiten abweichen können. Zum Beispiel haben Mitarbeiter vergessen zu buchen oder Sie haben zu lange gearbeitet. Aber auch andere wichtigen Informationen, die für eine gesetzeskonforme und/oder durch betriebliche Vereinbarung vorgegebene Einhaltung wichtig sind, übermittelt die Zeiterfassungsanwendung automatisch an entsprechende Personen wie, z.B. Administrator, Vorgesetzte oder an betroffenen Mitarbeiter selbst.

Damit diese Vorgaben von der Zeiterfassung erkannt werden, müssen sie elektronisch erfasst werden:

Damit stehen unterschiedliche Möglichkeiten zur Signalisierung der „Normabweichung“ zur Verfügung, wie z.B. durch automatisches versenden einer Email. Hier besteht nicht nur die Möglichkeit den Mitarbeiter selbst, sondern auch den Vorgesetzten von der aufgetretenen Normabweichung zu informieren. Bei Zeitbuchung über ein Zeiterfassungsterminal, kann dem Mitarbeiter über das Display eine entsprechende Rückmeldung gegeben werden.

Bei einem Zeiterfassungssystem, welches die Buchungen online verarbeitet, kann der Mitarbeiter und/oder der Vorgesetzte durch ein Email vorgewarnt werden, dass es in Kürze zu einer Arbeitszeitüberschreitung kommen wird. Der Mitarbeiter und/oder der Vorgesetzte können entsprechend reagieren.

mail normabweichung

Sämtliche Normabweichungen sind im Zeiterfassungssystem dokumentiert und werden via Drucklisten in PDF-Dateien zur Verfügung gestellt. Der Ausdruck kann direkt aus der Zeiterfassung manuell angestoßen werden oder durch einen zeitgesteuerten automatischen Druck an einen Netzwerksdrucker gesendet werden.

report normabweichung

Durch die unterschiedlichen Signalisierungsmethoden ist eine zeitnahe Korrektur vor dem Monatsende möglich. Damit kann der Monatsabschluss stressfrei vorbereitet werden und die Überleitung der Daten an das Lohnprogram zeitgerecht erfolgen.

5 für 12, Zeit für Neues

Die Zukunft der Zeiterfassung

Die Zukunft der Zeiterfassung wird nicht nur durch laufende Änderungen der gesetzlichen Vorgaben geprägt.

Das Thema Arbeitszeit ist in Österreich aktueller denn je. Die vielen Diskussionen rund um das neue Arbeitszeitgesetz haben natürlich auch die Frage nach der Erfassung der Arbeitszeiten wieder belebt.

Gerade jetzt wird auch das Arbeitsinspektorat nicht nur im Verdachtsfall einer Arbeitszeit Überschreitung von den Unternehmern die ordnungsgemäßen Nachweise der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden der Mitarbeiter verlangen. Auch seitens der Arbeitgeber besteht erhöhtes Interesse die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu dokumentieren, denn nur dann wird Klarheit darüber bestehen wann und in welcher Höhe allfällige Überstunden auszuzahlen sind.

Am Einsatz einer elektronischen Zeiterfassung wird aktuell kaum noch ein Unternehmen vorbei kommen. Österreich ist aber ohnehin ein Vorreiter in der Nutzung moderner Zeiterfassungs-Systeme. Bereits im Jahr 2009 hat eine repräsentative Studie gezeigt, dass in Österreich mit 79% aller befragten Betriebe fast mehr als doppelt so viele Unternehmen eine IT-basierte Zeiterfassung einsetzen wie in USA (42%).

Aktuell müssen Österreichische Betriebe, die eine neue Zeiterfassung implementieren wollen bei vielen Anbietern mit Wartezeiten von mehreren Monaten rechnen. Die Installation und Einrichtung einer Software für Zeiterfassung erfordert kompetente Fachkräfte, von denen es offensichtlich zu wenig gibt.

Wie lange wird der Boom im Zeiterfassungs-Geschäft noch anhalten?
Auch wenn in Österreich fast 100% aller größeren Betriebe (>50 Mitarbeiter) bereits eine IT-basierte Zeiterfassung nutzen, gibt es laufend technologische, funktionale und organisatorische Beweggründe das System zu ersetzen. Aktuell besteht bei sehr vielen Betrieben ein Trend des Outsourcings von IT-Leistungen. Für praktisch alle betrieblichen Anwendungen werden seitens der Software Anbieter bereits Standard-Lösungen für Online- oder Cloud-Applikationen auf Basis von Nutzungsverträgen statt Lizenzkauf angeboten. Häufig wird dafür auch der Begriff SaaS (Software as a Service) verwendet. Zeiterfassung als SaaS- oder Cloudlösung wird auch bereits von vielen Zeiterfassungs-Anbietern als Alternative oder als einzige Lösungsoption angeboten.

Auch die Methode der Arbeitszeiterfassung ändert sich rapide. Während vor wenigen Jahren dafür fast ausschließlich elektronische Stempeluhren (Terminals) verwendet wurden, werden dafür heute meist PCs als Webterminal oder APPs für Smartphones und Tabletts genutzt.

All dies führt auch dazu, dass die notwendigen Finanz Investitionen in eine neue Zeiterfassung heute deutlich geringer sind als noch vor wenigen Jahren. Der Schluss liegt daher nahe, dass die Zukunft der Zeiterfassung gesichert ist und dass sich keine Alternativen anbieten.

Zeiterfassung als Grundlage für Lohn- & Gehaltsabrechnung

Daten der Zeiterfassung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung

Nicht nur für die Auszahlung von Mehr- und Überstunden sind die Daten der Zeiterfassung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung eine wichtige Grundlage.

Für eine Lohn- und Gehaltsabrechnung werden für die laufende Berechnung der Nettolöhne neben der Stammdaten des Mitarbeiters (v.a. vereinbartes Grundgehalt und Wochenarbeitszeit) auch variable Geldwerte (Provisionen, Prämien, Sonderzahlungen, etc.) und eine Reihe von weiteren  Informationen benötigt. Dazu zählen u.a.:

  • Tatsächliche Normalarbeitszeit
  • Mehrstunden (z.B. bei Teilzeitbeschäftigten)
  • Überstunden (50%, 100%, steuerfrei, steuerpflichtig, andere)
  • Abwesenheiten
    • Urlaub
    • Krankenstand
    • Arzt
  • Variable Zulagen
  • Zeitabhängige Zulagen (Schicht, Schwerarbeit, Gefahren, etc.)

 

Eine leistungsfähige Zeiterfassungs-Software erfasst und berechnet quasi automatisch alle oben angeführten Werte. Die meisten Softwareprogramme für die Lohn- und Gehaltsabrechnung verfügen über eine digitale Schnittstelle zu einem Zeiterfassungssystem. Eine digitale Schnittstelle aus dem System Zeiterfassung in die Lohn- u. Gehaltsabrechnung gewährleistet, dass alle relevanten Daten in der Lohnverrechnung vorhanden sind so können Stammdaten beider Systeme automatisch abgeglichen werden und müssen nicht doppelt erfasst werden. Das gleiche gilt natürlich für alle variablen Daten wie oben angeführt. Schnittstellen der Zeiterfassung zur Lohn- und Gehaltsabrechnung werden nicht nur von Unternehmen und Organisationen genutzt. die alle Abrechnungen selbständig in eigenen Systemen durchführen. Gerade, wenn die Lohn- und Gehaltsabrechnung außer Haus durchgeführt wird hilft eine digitale Schnittstelle Zeit und Kosten zu sparen.

Neben der laufenden, periodischen Abrechnung können z.B. im Fall einer Beendigung eines Dienstverhältnisses aktuelle Berechnungen für die Endabrechnung im Lohnprogramm  „auf Knopfdruck“ durchgeführt werden. Auch für die Erstellung des Jahresabschluss und für Unternehmen mit periodischem Berichtswesen können Rückstellungen und Abgrenzungen für nicht konsumierte Urlaube, offene Überstundenansprüche und andere variable Entlohnungskomponenten jederzeit ermittelt werden. Eine digitale Schnittstelle ist nicht nur eine Zeit- und Kostenersparnis sondern auch eine Hilfe für die Vermeidung von Übertragungsfehlern

 

Zusammenfassung / Summary

Zeitdaten von Mitarbeitern stellen einen wichtigen Bestandteil für eine ordnungsgemäße Lohn- und Gehaltsabrechnung dar. Wenn diese Daten über ein EDV gestütztes Zeiterfassungs-System ermittelt und ausgewertet werden sollten diese Daten über eine digitale Schnittstelle in die Lohn- u. Gehaltsabrechnung übertragen werden.

Was versteht man unter dem Arbeitszeitmodell und wie wirkt es sich auf die Zeiterfassung aus?

Arbeitszeitmodell im System der Zeiterfassung

Unter Arbeitszeitmodell im System der Zeiterfassung wird meist etwas gänzlich anderes verstanden, als der Begriff „ARBEITSZEITMODELL“ im allgemeinen Sprachgebrauch vermuten lässt.

Die Arbeitszeiten der Mitarbeiter werden sowohl von kollektiv- als auch von individualrechtlichen Bestimmungen geregelt. Im Rahmen des Dienstvertrages wird mit jedem Mitarbeiter  klar vereinbart zu welchen Zeiten er seine Arbeitsleistung erbringen muss. Diese Vereinbarung wird als die vertragliche Arbeitszeit bzw. Arbeitszeitregelung bezeichnet. Mit der Arbeitszeitregelung werden Sollzeiten bzw. die Rahmenzeiten festgelegt (Sollzeiten gelten für fixe Arbeitszeiten, Rahmenzeiten für Gleitzeitvereinbarung). Dies betrifft  Mitarbeiter mit Vollzeit- und/oder Teilzeitverträgen. Im Zuge der vertraglichen Arbeitszeitregelung wird festgehalten an welchen Wochentagen gearbeitet werden muss und ob für jeden Tag die gleichen Zeitregeln gelten.

Die  Behandlung der Über- oder Unterschreitung von täglicher, wöchentlicher oder monatlicher vereinbarter Arbeitszeit wird durch die vertragliche Arbeitszeitregelung (Individualvertrag, Betriebsvereinbarung) und die gesetzlichen Vorgaben (Arbeitszeitgesetz, Kollektivverträge, etc.) geregelt.

Je nach Art, Branche und Größe des Unternehmens fallen Arbeitszeitregelungen unterschiedlich aus. Wenn z.B. die Betriebszeiten des Arbeitgebers über den gesetzlichen Höchstgrenzen täglicher oder wöchentlicher Arbeitszeiten für Arbeitnehmer liegen, müssen die individuellen Arbeitszeitregelungen klar definiert werden und allfällige Regelungen über Schichtarbeit inkludiert sein.

Eine Mehrzahl österreichischer Unternehmen setzt EDV-gestützte Zeiterfassungssysteme ein mit deren Hilfe nicht nur die Einhaltung der vertraglichen und gesetzlichen Arbeitszeiten kontrolliert und dokumentiert werden sondern auch die Verarbeitung von Abweichungen möglichst automatisiert abgewickelt wird.

Dazu werden im Zeiterfassungssystem Rechenregeln definiert mit deren Hilfe die geforderten Ergebnisse auf Basis der erfassten Daten (Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Art und Dauer von Abwesenheiten, etc.) ermittelt werden. Dies erfordert die Definition von ARBEITSZEITMODELLEN.

Das Arbeitszeitmodell im System der Zeiterfassung erfordert die Definition folgender Elemente/Parameter:

  • Wöchentliche Sollarbeitszeit
  • Wochentage an denen gearbeitet werden muss
  • Tägliche Sollarbeitszeit entweder in Stunden oder in Zeitpunkten (von – bis)
  • Zeitarten (Normalarbeitszeit, Mehrarbeitszeit, Überstunden, etc.)
  • Abwesenheitsarten (Urlaub, Krankheit, Arzt, Amtswege, Dienstwege, etc.)
  • Pausenregelungen
  • Zuschläge (als Geldwerte oder %-Sätze)
  • Schichtplan

In den Personal-Stammdaten des Zeiterfassungssystems wird dem Mitarbeiter dieses Arbeitszeitmodell zugeordnet. Die Struktur des Unternehmens bestimmt die Anzahl erforderlicher unterschiedlicher Arbeitszeitmodelle. Selten reicht ein einziges Modell aus um die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter zu erfassen und auszuwerten. Oft müssen eine Vielzahl von Modellen definiert werden, in manchen Fällen muss nahezu für jeden Mitarbeiter ein eigenes Modell definiert werden.

Wieweit Arbeitszeitmodelle aus der Kombination von „Untermodellen“, wie z.B. Tagesmodell, Wochenmodell, Schichtmodell gebildet werden hängt von der Flexibilität und Komplexität des Zeiterfassungssystems ab.

 

Zusammenfassung / Summary

Das Arbeitszeitmodell im Sinne der Zeiterfassungslösung ist ein Rechen- und Regelwerk das die vertragliche Arbeitszeitregelung in Verbindung mit gesetzlichen Vorgaben abbildet und Grundlage für die individuelle Auswertung und Bewertung erfasster Arbeits- und Abwesenheitszeiten darstellt.

Einfache Urlaubsplanung mit Hilfe der Zeiterfassung von Gecosoft

Zeiterfassung als System für Planung und Genehmigung von Urlaub

Viele Arbeitnehmer bewerten faire und großzügige Behandlung der Urlaubsansprüche und -regelungen höher als geldwerte Komponenten des Arbeitsvertrages. Planung und Genehmigung von Urlauben ist somit ein wichtiges Thema. Daher ist es auch naheliegend eine bestehende Zeiterfassung als System für Planung und Genehmigung von Urlaub einzusetzen.

Das österreichische Arbeitsrecht besteht aus gut 40 einzelnen Gesetzen, > 850 Kollektivverträgen und unzähligen Betriebsvereinbarungen und Einzelverträgen. In nahezu jedem Gesetz, Kollektivvertrag, Betriebsvereinbarung oder Einzelvertrag finden sich Bestimmungen oder Regelungen die das Thema Urlaub betreffen.

Natürlich werden die meisten Punkte betreffend Urlaub im Urlaubsgesetz(UrlG) behandelt. Dennoch gibt es in vielen Einzelverträgen und Kollektivverträgen Bestimmungen, die für die jeweiligen Arbeitnehmer Besserstellungen oder Konkretisierungen bedeuten können (z.B. Anspruchsberechnung auf Basis Kalender-, oder Wirtschaftsjahr statt Arbeitsjahr).
Was hat ein Zeiterfassungssystem damit zu tun?

Das Urlaubsgesetzt sieht nicht nur die Pflicht des Arbeitgebers vor für jeden Dienstnehmer Aufzeichnungen über den genauen Zeitraum des konsumierten Urlaubs zu führen, sondern auch darüber wann und wieviel jedem Dienstnehmer Urlaub zusteht und wie es zur Vereinbarung über den Zeitpunkt und Dauer des Urlaubs kommt. Ohne hier in Details des sehr komplexen Regelwerks zu gehen, sei darauf hingewiesen, dass für eine korrekte Berechnung der stichtagsbezogenen Urlaubsansprüche für die Dienstnehmer zumindest folgende Parameter herangezogen werden müssen.

  • Regelmäßig Arbeitszeit in Stunden pro Woche
  • Vereinbarte Arbeitstage pro Woche bei Teilzeitvereinbarungen
  • Arbeitsjahr-Beginn (Eintrittsdatum, Kalenderjahr, Wirtschaftsjahr)
  • Urlaubsanspruch in Tagen/Stunden pro Arbeitsjahr
    • Beginn/Dauer des Dienstverhältnisses
  • Konsumierte Urlaubstage /-Stunden im laufenden Arbeitsjahr und Vorjahren
    • Beginn und Ende jedes einzelnen Urlaubs mit Datum und Zeiten
  • Urlaubsanspruch aus nicht konsumierten Ansprüchen vorhergehender Arbeitsjahre
  • Arbeitszeiten, die allfällige Sonderurlaube, wie z.B. Pflegefreistellung, Nachtschwerarbeit, oder Ruhezeiten begründen
  • Guthaben oder Fehlzeiten im Rahmen von Gleitzeitvereinbarungen
  • v.m.

Wenn der Arbeitgeber eine Kapitalgesellschaft oder ein  Bilanzierungspflichtiger Einzelunternehmer oder Personengesellschaft ist, müssen zum Bilanzierungsstichtag Rückstellungen für nicht konsumierte Urlaube gebildet werden. Viele Unternehmen bewerten diese Ansprüche auch in ihren monatlichen oder quartalsmäßigen Berichten. Auch für die Berechnung dieser Abgrenzungen ist die Verarbeitung der oben angeführten Daten und Parameter notwendig. Zeiterfassungssysteme sind auch in der Lage Stichtags bezogene Aliquotierungen von Ansprüchen entsprechend der jeweils anzuwendenden Vorschriften (steuerrechtlich, arbeitsrechtlich, handelsrechtlich) zu ermitteln.

Moderne Zeiterfassungssysteme bieten für die Ermittlung dieser Werte die geeignete Basis. Ein Zeiterfassungssystem dokumentiert zwangsläufig nicht nur die Zeiten der Arbeitstage und Anwesenheiten sondern eben auch die Abwesenheiten, wie z.B. Krankentage, Ausbildung, Pflegefreistellung und Urlaub oder Zeitausgleich.

Es ist daher naheliegend, dass bei Vorhandensein eines modernen Zeiterfassungssystems diese Daten nicht doppelt und redundant geführt oder erfasst werden.

Da mit modernen Zeiterfassungssystemen Arbeitszeiten und Abwesenheitszeiten nicht nur erfasst sondern auch geplant werden steht den Vorgesetzten hier auch ein System zu Verfügung das auf geplante Werte zugreifen kann (ein kurzfristiger Urlaubsantrag wird anders bewertet, wenn der bestehende Resturlaub bereits verplant ist).

Natürlich sind für die Bewertung von Rückstellungen für nicht konsumierte Urlaube  oder die Berechnung von Abfindungen nicht konsumierter Urlaube im Rahmen der Beendigung eines Dienstverhältnisses Werte aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung erforderlich, aber in der Regel werden die laufenden An- und Abwesenheiten nicht im Abrechnungssystem geführt sondern erfordern die Ergebnisse der Zeiterfassung.

Eine besondere Erleichterung für die Erfüllung der Aufzeichnungspflichten des Arbeitgebers im Sinne des UrlG und für die allgemeine Verwaltung bringen Workflow Module als Ergänzung zur Zeiterfassung. Viele Anbieter moderner Zeiterfassungssoftware verfügen über die Option Anträge, papierlos zu stellen und zu genehmigen.

 

Zeiterfassung und Betriebsrat

Zustimmung der Belegschaftsvertretung zur Zeiterfassung

Die klassische Arbeitszeit-Aufzeichnung durch mechanische Geräte oder Listen erfordert sicher keine explizite Zustimmung der Belegschaftsvertretung. Für die Einführung eines EDV gestützten Systems  mit Chip-Karten oder Bildschirmerfassung durch den Mitarbeiter ist die Zustimmung der Belegschaftsvertretung zur Zeiterfassung nicht zwingend, aber sinnvoll.

Die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung bedeutet  nicht, dass es sich dabei um eine Maßnahme handelt, die ausschließlich dem Arbeitgeber nutzt. Immer öfter wird sogar seitens der Belegschaftsvertretung die Einführung einer modernen Zeiterfassung eingefordert.

Ein EDV gestütztes Zeiterfassungssystem dient nicht nur der Kontrolle der Anwesenheit der Mitarbeiter, sondern erlaubt die Verarbeitung einer Vielzahl von zusätzlichen Informationen. Aus diesem Grund wird sich der Betriebsrat wahrscheinlich auf den §96(1) Pkt.3. des Arbeitsverfassungsgesetzes-ArbVG beziehen (Zustimmungspflicht) um sicherzustellen, dass das System die Menschenwürde nicht verletzt. Die meisten Systeme werden keine Verletzung der Menschenwürde darstellen und können aus diesem Grund nicht von einem Betriebsrat verhindert werden. Dennoch ist es auch im Sinne des Arbeitgebers sinnvoll, wenn die Einführung eines nicht zustimmungspflichtigen Systems mit dem Betriebsrat abgestimmt wird und darüber eine Betriebsvereinbarung geschlossen wird.

In vielen Betriebsvereinbarungen betreffend Zeiterfassung wird auch geregelt welche Auswertungen aus dem System der Zeiterfassung den Mitarbeitern und den Vorgesetzen zu Verfügung stehen. V.a. wenn es um manuelle Korrektur von automatisch erfassten oder berechneten Arbeitszeiten oder Abwesenheiten geht kann seitens Betriebsvereinbarung Einsicht in die entsprechenden Protokolle durch die Belegschaftsvertretung verlangt werden.

Wir befinden uns aber schon lange nicht mehr in Zeiten des Klassenkampfs am Arbeitsplatz zu denen die Stechuhr als Symbol der Kontrolle durch den Arbeitgeber gezählt hat. Eine moderne Zeiterfassung bietet neben der „Kontrolle“ der Arbeitszeiten vor allem Vereinfachungen und Transparenz in der Planung und Dokumentation von Nicht-Arbeitszeiten, also Urlaub, Dienstreisen, Amtswege, Pflegeurlaub, etc.

Gerade bei Unternehmen, die vor allem Dienstleistungen erbringen wie z.B. Banken, Versicherungen, IT-Anbieter, Beratung und Wirtschafts-Prüfung oder im Bereich Gesundheit und Pflege wird die Einführung eines modernen, EDV gestützten Zeiterfassungssystems  immer öfter von der Belegschaftsvertretung angestrebt.

Der Betriebsrat kann den Arbeitgeber nicht zur Einführung eines bestimmten Systems zwingen, aber er kann auf die gesetzliche Pflicht des Arbeitgebers zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten hinweisen.

Ein Sonderfall ist sicher die Erfassung von Arbeitszeiten mittels biometrischer Systeme. Hier geht es im Wesentlichen um Punkte des Datenschutzes. Viele Betriebsräte vermuten bei der Planung biometrischer Erfassungssysteme einen Missbrauch persönlicher Mitarbeiter-Daten. Obwohl heute Systeme verfügbar sind, die es erlauben biometrische Daten der Mitarbeiter (also z. Fingerabdruck) völlig anonym und verschlüsselt zu speichern, erfordert die Einführung eines Systems mit biometrischen Daten der Mitarbeiter jedenfalls die Zustimmung des Betriebsrates. (siehe dazu auch: Ist die Zeiterfassung und/oder Zutrittskontrolle Fingerprint in Unternehmen erlaubt?

Was versteht man unter dem Arbeitszeitmodell und wie wirkt es sich auf die Zeiterfassung aus?

Was eine Zeiterfassung zumindest können muss

Viel zu oft werden Kaufentscheidungen für Zeiterfassungs-Systeme getroffen, ohne dass zuvor überlegt wird was eine Zeiterfassung zumindest können muss.

Unter Zeiterfassung muss man nicht zwangsläufig ein elektronisches System bestehend aus spezifischer Standard-Software und Hardware (Terminals) verstehen. Grundsätzlich erfüllt ja auch eine mechanische Stempeluhr oder eine händisch geführte Liste über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter die Anforderungen der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht. Außerdem gibt es immer noch einige Unternehmen, die eigens entwickelte Softwarelösungen für die alle betriebswirtschaftlichen Anwendungen nutzen.

Wenn wir aber hier darüber berichten, was eine Zeiterfassung können muss, sprechen wir von Standard Software für Zeiterfassung, so wie sie in Österreich von einer Vielzahl von Systemhäusern angeboten wird.

Natürlich gibt es viele unterschiedliche Gründe, weshalb sich Unternehmen oder  Organisationen für die Installation einer Standard Software für Zeiterfassung entscheiden. Immer noch zählt neben der Kontrollfunktion die Verwaltung der Gleitzeit oder anderer Modelle der flexiblen Arbeitszeit zu den meist genannten Gründen für die Anschaffung eines Zeiterfassungs-Systems.

Aus der Praxis wissen wir auch, dass gerade bei Unternehmen, die sich erstmals für eine Softwarelösung der Zeiterfassung entscheiden innerhalb der ersten 12 Monate nach Einführung eines Systems die Anforderungen an die Softwarelösungen massiv erhöhen. Ist es zu Beginn nur die Auflistung der entstandenen Zeitsalden (also wieviel Plus- oder Minus-Stunden habend die Mitarbeiter am Monatsende gesammelt), so erkennen die meisten Verantwortlichen, dass man mit einer EDV gestützten Zeiterfassung wesentlich mehr Funktionen abdecken kann und dadurch Effizienz in der Personalverwaltung erreichen kann.

Im Folgenden möchten wir in Form einer kompakten Liste – die keinerlei Anspruch auf Vollständigkeit erhebt –  jene Punkte anführen, die aus unserer Sicht zumindest von einer Zeiterfasung für ein Österreichisches Unternehmen erfüllt werden müssen.

  • Nutzung unterschiedlicher Erfassungsmethoden
    • Terminals mit geeigneter Technologie (RFID, Fingerprint, etc.)
    • Bildschirmerfassung
    • Web-Terminal
    • APP für Smartphones und Tabletts
  • Einfache Anlage beliebig vieler Zeitmodelle, wie z.B.:
    • Gleitzeit mit beliebiger Wochenstunden Vorgabe (38,5, 40, Teilzeit, etc.)
    • Fixe Arbeitszeit mit beliebiger Wochenstunden Vorgabe (38,5, 40, Teilzeit, etc.)
    • Schichtmodelle
  • Nutzung frei parametrierbarer
    • Zeitarten (Normalarbeitszeit, Mehrstunden, Überstunden, Pause, etc..)
    • Abwesenheitsarten (Urlaub, Krankheit, etc.)
    • Tagesmodelle (z.B.: 8-Stundentag, Feiertag, etc.)
    • Zeit- und Abwesenheits-Konten (z.B. Gleitzeit-Saldo, Urlaubskonto)
  • Automatische Berechnung jährlicher Urlaubsansprüche wahlweise auf Basis des Eintrittsdatums und der Betriebszugehörigkeit oder Kalenderjahr

 

  • Automatische Berechnung von Pausen auf Basis gesetzlicher Vorgaben
  • Planungsfunktionen
    • Urlaube und andere Abwesenheiten
    • Änderungen der Zeitmodelle in der Zukunft
    • Schichtplanung
  • Rückrechnungsfunktionen
    • Neu-Berechnung auf Basis bestehender Zeit-Buchungen mit geänderten Zeitmodellen

 

  • Ausreichende Verfügbarkeit regelmäßiger Standard-Auswertungen (Monatsjournale, Urlaubslisten, etc..)
  • Option individuell gestalteter Auswertungen
  • Datenexport von Auswertungen in Microsoft Office Programme (Excel)
  • Import- und Export-Standard-Schnittstellen zu anderen Systemen, wie Lohnabrechnung oder Personalverwaltung
Header - Kalender

Der Workflow in der Zeiterfassung

Der Workflow in der Zeiterfassung ist ein elektronisches Genehmigungsverfahren zur Planung/Kontrolle von Urlauben, Dienstreisen und anderer Abwesenheiten sowie von Überstundenleistungen, Überstundenauszahlungen, etc..


Die Aufzeichnung, Planung und Auswertung von „Abwesenheiten“ ist ein wesentliches Merkmal eines EDV gestützten Zeiterfassungssystems und geht weit über die einfache Zeitaufzeichnung hinaus.

Zeiterfassungssysteme mit einem elektronischen Genehmigungsverfahren, dem Workflow  unterstützen und helfen Mitarbeitern und Vorgesetzen nicht nur beim Planen und Genehmigen von Abwesenheiten. Papierformulare gehören der Vergangenheit an und werden eingespart. Anträge und Genehmigungen von Urlauben, Dienstreisen, Zeitausgleiche, etc. werden über  den  Workflow des Zeiterfassungssystems abgewickelt. Die Genehmigungshierarchie und Verantwortlichkeiten eines Unternehmens, wie z.B. der/die Vorgesetzte(n) eines/r Mitarbeiters und deren Stellvertreter müssen in  der Software Anwendung abgebildet werden.

Möchte ein Mitarbeiter seinen Urlaub planen und genehmigen lassen, wird die Funktion „Workflow“ des elektronischen Zeiterfassungssystems genutzt. In einer entsprechenden Maske werden geplante bzw. gewünschte Abwesenheiten, z.B. ein Urlaub, eingetragen und automatisch zur Genehmigung an den/die Vorgesetzten via E-Mail verschickt. Da der Urlaub noch genehmigt werden muss, wird er vorerst als „beantragt“ im System angezeigt und farblich gekennzeichnet.

Der Vorgesetze klickt in der E-Mail einen Link an und wird automatisch zur entsprechenden Seite des Zeiterfassungssystems geführt. Alle Informationen die für die Genehmigung benötigt werden, wie z.B. freier Urlaubsanspruch des Mitarbeiters, geplante Urlaube oder Abwesenheiten anderer Mitarbeiter der Abteilung, etc. sind sofort verfügbar. Das gleiche gilt natürlich für andere Arten planbarer Abwesenheiten, wie Dienstreisen oder Behördenwege.

Sobald der/die Vorgesetze den Antrag bearbeitet und abschließt erhält der Mitarbeiter den entsprechenden Bescheid als E-Mail. Damit werden automatisch die geplanten und genehmigten Abwesenheiten in den Kalendern der betroffenen Mitarbeiter eingetragen. Diese Funktion erfordert daher keine Eingriffe oder Korrekturen im System.

Neben der Planung und Genehmigung von Abwesenheiten wird der Workflow eines Zeiterfassungssystems noch für weitere Arten genehmigungspflichtiger Anträge genutzt. Bei Unternehmen mit Gleitzeitvereinbarungen dient der Workflow auch der Kontrolle und Widmung entstandener Zeitsalden am Ende einer Abrechnungs- oder Durchrechnungsperiode. Je nach betrieblicher Regelung können Mitarbeiter so Ihre Wünsche betreffend Übertrag, oder Auszahlung allfälliger Plus-Salden äußern.

Die Genehmigung von Überstundenleistungen oder die Genehmigung zur Überstundenauszahlung ist ein weiteres wichtiges Element des Workflows als Teil eines elektronischen Zeiterfassungssystems.

 

Bergpanorama an einem Sonnentag

Mit der Zeiterfassung Urlaube planen, aufzeichnen und Rückstellungen berechnen

Urlaub ist ein Teil der Arbeitswelt. Nicht nur die gesetzliche Pflicht sondern vor allem der Erholungsbedarf jedes Menschen erfordern eine sorgfältige Planung und Aufteilung der zu Verfügung stehenden arbeitsfreien Tage. Mit der Zeiterfassung Urlaube planen, aufzeichnen und Rückstellungen berechnen ist daher sinnvoll.

Die Höhe des jährlichen Urlaubsanspruchs ist in Österreich im Urlaubsgesetz (UrlG) und in unzähligen Kollektivverträgen, Betriebsvereinbarungen und Einzelverträgen geregelt. Allen diesen Regeln ist gemeinsam, dass der Zeitpunkt und die Dauer eines Urlaubs immer im Einvernehmen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart werden muss. Auch sogenannte Werksferien können nur im Rahmen einer Betriebsvereinbarung oder durch Einzelzustimmung aller Arbeitnehmer beschlossen werden.

Das Urlaubsgesetzt sieht die Pflicht des Arbeitgebers vor für jeden Dienstnehmer Aufzeichnungen über den genauen Zeitraum des konsumierten Urlaubs zu führen. Ebenso ist der Arbeitgeber verpflichtet den Arbeitnehmer jederzeit darüber zu informieren wieviel Urlaub ihm in der laufenden Periode noch zusteht. Ohne hier in Details des sehr komplexen Regelwerks zu gehen, sei darauf hingewiesen, dass für eine korrekte Berechnung der stichtagsbezogenen Urlaubsansprüche für die Dienstnehmer zumindest folgende Parameter herangezogen werden müssen.

  • Regelmäßig Arbeitszeit in Stunden pro Woche
  • Vereinbarte Arbeitstage pro Woche bei Teilzeitvereinbarungen
  • Arbeitsjahr-Beginn (Eintrittsdatum, Kalenderjahr, Wirtschaftsjahr)
  • Urlaubsanspruch in Tagen/Stunden pro Arbeitsjahr
    • Beginn/Dauer des Dienstverhältnisses
  • Konsumierte Urlaubstage /-Stunden im laufenden Arbeitsjahr und Vorjahren
    • Beginn und Ende jedes einzelnen Urlaubs mit Datum und Zeiten
  • Urlaubsanspruch aus nicht konsumierten Ansprüchen vorhergehender Arbeitsjahre
  • Arbeitszeiten, die allfällige Sonderurlaube, wie z.B. Pflegefreistellung, Nachtschwerarbeit, oder Ruhezeiten begründen
  • Guthaben oder Fehlzeiten im Rahmen von Gleitzeitvereinbarungen
  • v.m.

Wenn der Arbeitgeber eine Kapitalgesellschaft oder ein  Bilanzierungspflichtiger Einzelunternehmer oder Personengesellschaft ist, müssen zum Bilanzierungsstichtag Rückstellungen für nicht konsumierte Urlaube gebildet werden. Viele Unternehmen bewerten diese Ansprüche auch in ihren monatlichen oder quartalsmäßigen Berichten. Auch für die Berechnung dieser Abgrenzungen ist die Verarbeitung der oben angeführten Daten und Parameter notwendig. Zeiterfassungssysteme sind auch in der Lage Stichtags bezogene Aliquotierungen von Ansprüchen entsprechend der jeweils anzuwendenden Vorschriften (steuerrechtlich, arbeitsrechtlich, handelsrechtlich) zu ermitteln.

Moderne Zeiterfassungssysteme bieten für die Ermittlung dieser Werte die geeignete Basis. Ein Zeiterfassungssystem dokumentiert zwangsläufig nicht nur die Zeiten der Arbeitstage und Anwesenheiten sondern eben auch die Abwesenheiten, wie z.B. Krankentage, Ausbildung, Pflegefreistellung und Urlaub oder Zeitausgleich.

Es ist daher naheliegend, dass bei Vorhandensein eines modernen Zeiterfassungssystems diese Daten nicht doppelt und redundant geführt oder erfasst werden.

Da mit modernen Zeiterfassungssystemen Arbeitszeiten und Abwesenheitszeiten nicht nur erfasst sondern auch geplant werden steht den Vorgesetzten hier auch ein System zu Verfügung das auf geplante Werte zugreifen kann (ein kurzfristiger Urlaubsantrag wird anders bewertet, wenn der bestehende Resturlaub bereits verplant ist).

Natürlich sind für die Bewertung von Rückstellungen für nicht konsumierte Urlaube  oder die Berechnung von Abfindungen nicht konsumierter Urlaube im Rahmen der Beendigung eines Dienstverhältnisses Werte aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung erforderlich, aber in der Regel werden die laufenden An- und Abwesenheiten nicht im Abrechnungssystem geführt sondern erfordern die Ergebnisse der Zeiterfassung.

Eine besondere Erleichterung für die Erfüllung der Aufzeichnungspflichten des Arbeitgebers im Sinne des UrlG und für die allgemeine Verwaltung bringen Workflow Module als Ergänzung zur Zeiterfassung. Viele Anbieter moderner Zeiterfassungssoftware verfügen über die Option Anträge, papierlos zu stellen und zu genehmige.