Handschlag Meeting

Altersteilzeit in Verbindung mit Zeiterfassung


Sowohl für staatliche Förderstellen, als auch für Arbeitgeber und Arbeitnehmer wird Altersteilzeit in Verbindung mit Zeiterfassung eine Voraussetzung sein.

Viel ist in diversen Medien über die Altersteilzeit zu lesen. Vor allem die stark steigende Zahl von Personen und Unternehmen, die dieses Förderpaket des Staates in Anspruch nehmen veranlassen uns das Thema Altersteilzeit in Verbindung mit Zeiterfassung zu beleuchten. Die rechtlichen Rahmenbedingungen und die unterschiedlichen Modelle – kontinuierliche Reduktion oder Blockzeitmodell – werden u.a. in diversen Plattformen der Interessensvertretungen (WKO / Arbeiterkammer / Gewerkschaft) ausführlich beschrieben. Außerdem bietet ein kürzlich erschienener Artikel in der Tageszeitung Kurier einen guten Überblick über das Thema (https://kurier.at/wirtschaft/altersteilzeit-was-bringt-kuerzer-arbeiten-im-alter/400013452 ).

Das aktuelle Regierungsprogramm sieht zwar gewisse Einschränkungen für dieses Förderprogramm vor (stufenweise Erhöhung des Antrittsalters um 2 Jahre), aber es ist davon auszugehen, dass dennoch die Zahl der Teilnehmer an diesem Programm steigen wird. Antrags- und auszahlende Stelle der Förderung für die betroffenen Unternehmer und Dienstnehmer ist das Arbeitsmarktservice (AMS). Auch die jüngst geführten Diskussionen über geplante Budgetkürzungen für das AMS werden dazu führen, dass das AMS eine lückenlose Dokumentation der tatsächlichen Arbeitszeiten der betroffenen Mitarbeiter einfordern wird.
Unter lückenloser Dokumentation sind v.a. die Auswertungen der Zeiterfassung zu verstehen. Dies betrifft nicht nur den Zeitraum nach Antritt der Altersteilzeit sondern auch den Zeitraum vor Antritt der Altersteilzeit. Der Arbeitgeber muss u.a. nachweisen, dass der/die betroffenen Mitarbeiter innerhalb der letzten 12 Monate vor Antritt der Altersteilzeit zumindest 60% der kollektivvertraglich festgelegten Normalarbeitszeit gearbeitet haben.

Unabhängig vom gewählten Modell der Altersteilzeit wird das AMS auch eine vollständige Dokumentation der tatsächlichen Arbeitszeiten aller betroffenen Mitarbeiter in der Altersteilzeit-Periode (bis zu 5 Jahre) einfordern.
Altersteilzeit in Verbindung mit Zeiterfassung wird daher zu einer Grundvoraussetzung.
Unabhängig davon, ob die Teilzeitvereinbarung für bestimmte Mitarbeiter auf Basis einer Altersteilzeit oder aus anderen Gründen geschlossen wird erfordert das Teilzeitmodell immer eine besondere Beachtung in Bezug auf die Zeiterfassung. Nur mit Hilfe eines Zeiterfassungs-Systems wird es für Arbeitgeber und Arbeitnehmer möglich sein einen Nachweis über die tatsächliche Einhaltung der vereinbarten wöchentlichen Arbeitszeiten zu liefern.
Natürlich muss man auch davon ausgehen, dass Teilzeitmitarbeiter vermehrt an Gleitzeitmodellen teilnehmen werden. Gleitzeitmodell bedingen, dass für betroffene Mitarbeiter Zeitkonten geführt werden und somit jeweils aktuelle Zeitsalden abrufbar sind. Die Berechnung und Bewertung von Zeitsalden erfordert für Teilzeitmodelle besondere Aufmerksamkeit. Auch dazu finden Sie bereits einige Beiträge in diesem Blog (z.B.: https://www.gecosoft.at/blog/zeitsaldenberechnung-bei-teilzeitmitarbeitern/ ).

Personaleinsatzplanung leicht und übersichtlich

Ruhezeiten und Zeiterfassung

Das Thema Ruhezeiten und Zeiterfassung betrifft nicht nur Unternehmer im Güter- und Personentransport. Ruhezeiten und Zeiterfassung sind in jedem Betrieb untrennbar miteinander verbunden.

Aktuell gibt es in diversen Medien wieder vermehrt Meldungen über massive Verletzungen und Nichteinhaltung der vorgeschriebenen Ruhezeiten für LKW Fahrer. EU-weit müssen Fahrzeuge für Güter- und Personenbeförderung über 3,5 Tonnen einen Fahrtenschreiber installiert haben. Die Protokolle dieser Fahrtenschreiber können bei Kontrollen durch die Polizei ausgewertet werden.

In Österreich werden die Arbeits- und Ruhezeiten für Fahrer dieser Fahrzeuge im Abschnitt 4, §13ff des Arbeitszeitgesetzes (AZG) geregelt. Das AZG nimmt in diesem Abschnitt auch Bezug auf die Straßenverkehrsordnung. Dadurch ist der Polizei möglich Fahrer an der Weiterfahrt zu hindern, wenn sich aus den Protokollen ergibt, dass die höchstzulässige Arbeitszeit (Fahrtzeit) überschritten wurde und die vorgeschriebenen Ruhezeiten nicht eingehalten wurden.

Das AZG (Arbeitszeitgesetz) sieht auch strenge Strafen für Arbeitgeber vor, wenn Arbeitnehmer die höchstzulässige Arbeitszeit überschreiten und vorgesehene Ruhepausen nicht eingehalten werden (siehe dazu auch: https://www.gecosoft.at/blog/gecotime-arbeitszeitueberschreitung-rechtzeitig-erkennen). Dennoch kommt es bei Kontrollen der Polizei von Fahrzeugen mit Fahrtenschreibern und Feststellung der Überschreitung der Arbeits- bzw. Fahrzeiten nur selten zu Anzeigen beim Arbeitsinspektorat. Grund dafür ist, dass die Polizei zwar den Zulassungsbesitzer des Fahrzeuges feststellen kann, aber dieser nicht zwangsläufig auch Arbeitgeber des betroffenen Fahrers sein muss. Außerdem ist die Rechtslage nicht eindeutig, wenn es sich um einen ausländischen Arbeitgeber handelt und die Arbeitszeitverletzung im grenzüberschreitenden Verkehr stattgefunden hat.

Natürlich ist die Aufzeichnung der Arbeitszeiten von Arbeitnehmern für jeden Österreichischen Betrieb gesetzlich vorgeschrieben. Der Fahrtenschreiber ist nur eine spezielle Form einer Zeiterfassung für eine bestimmte Personengruppe, wobei eben hier die Besonderheit auch in der Dokumentation der Ruhezeiten besteht, da diese auch Inhalt der Straßenverkehrsordnung sind.

Viel zu selten wird bei der Bewertung von Zeiterfassungs-Systemen auf die Dokumentationen und Auswertungen der vorgeschriebenen Ruhezeiten Wert gelegt. Im „normalen“ Geschäftsbetrieb eines  Betriebes mit üblichen Arbeitszeit-Vereinbarungen wird es auch bei Installation einer Gleitzeitvereinbarung nur selten zu Verletzungen der Ruhepausenregelungen kommen. Aber sobald es Schichtbetrieb mit Nacht- und Wochenendarbeit gibt, wird das Thema Ruhezeit sehr bald zu einem beliebten Thema für das Arbeitsinspektorat.

Ruhezeiten und Zeiterfassung sind untrennbar miteinander verbunden. Im Zeiterfassungsprogramm müssen geplante Arbeitszeiten durch Definition der Tages- und Wochen- und Schichtpläne festgelegt werden. Nicht alle Systeme sind in der Lage Verletzungen der Ruhzeiten bei Anlage der Tages- und Wochen- und Schichtmodelle zu erkennen. Daher kommen Arbeitgeber oft unfreiwillig zum Handkuss, wenn erst die Auswertung der Zeiterfassung durch den Arbeitsinspektor eine Verletzung der Ruhzeitregelungen aufdeckt.

 

 

 

Bergpanorama an einem Sonnentag

Sommerzeit und Zeiterfassung

Sommerzeit und Zeiterfassung betrifft nicht nur die Zeitumstellung. Immer häufiger wechseln auch die angewendeten Zeitmodelle zwischen Winter- und Sommerzeit.

Die Sommerzeit-Umstellung war noch vor gar nicht allzu langer Zeit ein Thema, das jeden Betreiber eines Zeiterfassungs-Systems gewisse Sorgen bereitet hat.  Vor allem hat dies bei Systemlieferanten regelmäßig zu Sonderschichten geführt wenn Kunden am Tag nach der Zeitumstellung einen Systemmangel erkannt haben. Heute laufen praktisch alle Systeme für Zeiterfassung auf einem Server oder einem entsprechenden Rechner der seine Uhrzeit über einen Internetdienst synchronisiert und somit für die automatische richtige Zeitumstellung sorgt.

Es gibt aber dennoch, gerade im Bereich der Arbeitszeiterfassung Situationen, die einen „manuellen“ Eingriff erfordern, wenn der Wechsel von Sommer- auf Winterzeit, oder umgekehrt stattfindet. Die zwei häufigsten Problemfälle sind:

  1. Verwendung von Zeiterfassungs-Terminals, die nicht mit dem Zeiterfassungs-Server synchronisiert werden.
    Das passiert meist dann, wenn der Anwender eine neue Software mit „alten“ Terminals einsetzt die von der neuen Software nicht synchronisiert werden oder wenn die Terminals diesen Dienst gar nicht erlauben. Jedes Zeiterfassungs-Terminal verfügt über eine autonome Uhr, die auch meist sehr genau geht. Deshalb erkennen viele Anwender gar nicht, dass die Uhrzeit des oder der Terminals nicht 100% mit der Zeit des Rechners/Servers übereinstimmt. Dieses Manko wird daher oft erst nach dem ersten Wechsel von Sommer- auf Winterzeit oder umgekehrt erkannt. Danach müssen entsprechende Maßnahmen gesetzt werden. Manuelle Zeitkorrektur der Terminals oder Update der Terminals oder Software um wieder die notwendige Zeitsynchronisierung herzustellen. Zusätzlich müssen natürlich alle Buchungen mit „falscher Terminalzeit“ im System korrigiert werden.
  2. Arbeitszeiten während der Umstellungsphase. Da die Zeitumstellung immer an einem Wochenende erfolgt (Sonntag 02:00 bzw. 03:00 Uhr) betrifft dies nur Schicht- und Nachtarbeitszeiten. Aber gerade diese Zeitmodelle erfordern für jede Zeiterfassung eine besondere Beachtung. Nicht jedes Zeiterfassungs-Programm ist in der Lage automatisch zu erkennen, ob eine Wochenendschicht am Tag der Zeitumstellung erfolgt und daher in der Bewertung eine Korrektur um 1 Stunde plus oder minus auslöst. Beginn und Endzeiten einer Arbeitsschicht werden in der Regel zu den jeweiligen Zeitpunkten am Terminal oder am Buchungsrechner erfasst. Wenn also während der Schicht die Zeitumstellung erfolgt muss das Programm die Berechnung der tatsächlichen Arbeitszeit entsprechend korrigieren.

Sommerzeit und Zeiterfassung bezieht sich aber nicht nur auf das Phänomen der Zeitumstellung sondern auch auf eine immer häufiger vorkommende Änderung der Arbeitsgewohnheiten. Bei Gleitzeitvereinbarungen werden die meisten Unternehmen feststellen, dass die durchschnittliche tägliche Arbeitszeit in den Sommermonaten deutlich geringer ist als in den Wintermonaten.

Für die Zeiterfassung bedeutet das einerseits, dass in den Sommermonaten mit einem Abbau allfälliger Mehrstunden aus der Winter-Saison zu rechnen ist und andererseits dass die Arbeitszeiten meist deutlich früher beginnen. Gleitzeitvereinbarungen sollten ja bestimmte Parameter beinhalten. Dazu gehören die frühesten und spätesten Beginn- und Endzeiten, die Kernzeit und die Gleitzeitperiode (sieh dazu auch: https://www.gecosoft.at/blog/was-bedeutet-gleitzeitperiode-und-durchrechnungszeitraum-in-der-zeiterfassung/). Wenn es die betrieblichen Umstände erlauben könnten also während der „Sommerzeit“ andere Gleitzeitmodelle gelten als in der „Winterzeit“. In diesem Zusammenhang ist zu prüfen, ob die Zeiterfassungs-Software eine automatische Verwaltung solcher Vereinbarungen erlaubt. Ebenso sollte geprüft werden ob die dienstlichen Vereinbarungen und das System eine Gleitzeitperiode ermöglichen, die den Aufbau und Abbau von Plus- und Minusstunden über die Dauer der Winter- und Sommerzeit hinaus zulässt. Nicht alle Anwendungen erlauben eine entsprechende Einstellung und eine automatische Zuordnung von Zeitmodellen in Abhängigkeit der gültigen Zeitperiode.

 

Zeiterfassumg mit GeCOTime leicht gemacht

Kann ein Mitarbeiter die Zeiterfassung manipulieren?

Auch eine moderne Zeiterfassung ist nicht gänzlich vor Manipulation geschützt. Durch Einsatz geeigneter Systeme lässt sich allerdings die Gefahr eine Zeiterfassung zu manipulieren auf ein minimales Restrisiko reduzieren.

Wie bereits vor kurzem in einem Blogbeitrag ausgeführt wurde ist die Zeiterfassung meist für alle Mitarbeiter Pflicht, wenn entsprechende Vereinbarungen existieren (https://www.gecosoft.at/blog/fuer-wen-ist-zeiterfassung-pflicht/). Es könnten Mitarbeiter aber darüber nachdenken ob und wie man die Zeiterfassung manipulieren kann.

Bereits im Zeitalter der Stempel- oder Stechuhren war das „Stempeln“ für einen Kollegen eine naheliegende Form um Aufzeichnungen der Arbeitszeiten zu manipulieren. Seit fast 40 Jahren werden Zeiterfassungs-Systeme unter Verwendung elektronischer Erfassungsgeräte (Terminals) eingesetzt. Eine Methode, die auch heute noch zu den gebräuchlichsten zählt. Anstelle der persönlichen Stempelkarte wird heute ein elektronisches Medium (Ausweis/Chip) verwendet und natürlich ist es dadurch auch technisch möglich, dass der Ausweis/Chip nicht vom tatsächlichen Besitzer sondern von einer anderen Person am Terminal gebucht wird. Gegen diesen Missbrauch gibt es aber einige Vorkehrungen:

  • Verwendung Biometrischer Identifikationsmethoden, also z.B. Fingerprint. Leider gibt es gegen die Nutzung von Fingerprint-Terminals noch immer eine Reihe von Argumenten. Einerseits weisen die Finger einer sehr kleinen Personengruppe (<<1%) Merkmale auf, die sich nicht oder nur sehr unpräzise digitalisieren lassen. Andererseits gibt es arbeitsrechtliche Grundlagen, die es der Belegschaftsvertretung ermöglichen es zu verhindern, dass biometrische Daten für betriebliche Zwecke gespeichert und genutzt werden.
  • Wenn der Einsatz biometrischer Systeme nicht gewünscht wird oder durch Belegschaftsvertretung verhindert wird, kann die Kombination einer Zeiterfassung mit einer Zutrittskontrolle das Stempeln für einen anderen unmöglich machen. Die Zutrittskontrolle muss dann aber so konzipiert sein, dass das Öffnen eines Zugangs auch mit dem tatsächlichen Zutritt plausibilisiert wird und dadurch geprüft werden kann, ob Personen die einen Zeit-Stempel absetzen auch tatsächlich anwesend sind.

Obwohl die Praxis zeigt, dass diese Form der Manipulation einer Zeiterfassung sehr selten vorkommt wird dieses Thema bei Entscheidungen für ein Zeiterfassungs-System fast immer zumindest diskutiert.

Gute Zeiterfassungs-Systeme müssen natürlich in der Lage sein Datenmanipulation im System auszuschließen. Das sollte einerseits durch entsprechende Funktionsberechtigungen der Programmverwaltung passieren und andererseits durch manipulationssichere Log-Dateien. Dennoch sind auch heute noch viele Systeme im Einsatz die entsprechende Mankos aufweisen und es kann zu einer Herausforderung für IT-Spezialisten werden, das Zeiterfassungs-System zu überlisten.

Etwas sensibler wird das Thema der Manipulation einer Zeiterfassung dann, wenn keine Terminals mit Ausweisen, Chips oder biometrischer Identifikation eingesetzt werden, sondern die Erfassung der Arbeitszeiten über sogenannte WEB-Terminals oder APPs am Smartphone erfolgt. Hier sollten sich System-Entscheider mit der angebotenen Lösung zumindest soweit auseinandersetzen, dass geprüft wird, ob die Technologie nicht zum Missbrauch verleitet:

  • Bei WEB-Terminals oder APP Zeiterfassung muss sichergestellt werden, dass die erfasste Zeit nicht vom Erfassungsgerät sondern vom Zeiterfassungs-Server geliefert wird (sonst könnte durch einfaches Verstellen der PC- oder Smartphone Uhrzeit eine falsche Zeit erfasst werden).
  • Um zu verhindern, dass die WEB-Terminal Zeiterfassung von einem beliebigen Endgerät erfolgt (also z.B. vom Heim-PC eines Mitarbeiters) sollte das System entsprechende Einschränkungen und Kontrollen ermöglichen (z.B. IP-Adressen Zuordnung im Mitarbeiter-Stammsatz).
  • Der Einsatz einer Smartphone- oder Tablett-APP für die Zeiterfassung wird wahrscheinlich dann gewählt, wenn die betroffenen Mitarbeiter vorwiegend oder häufig im Außendienst tätig sind. Hier kann die Miterfassung von GPS-Daten eine vernünftige Plausibilisierung sein.

Wenn wir heute immer wieder über erfolgreiche Hacker-Angriffe auf Rechensysteme hochsensibler Stellen hören muss man natürlich auch diese Technik als mögliche Quelle einer Zeiterfassungs-Manipulation in Betracht ziehen. Es stellt sich allerdings dabei die Frage, ob Personen, die in der Lage sind ein halbwegs gut abgesichertes Rechnersystem eines Unternehmens zu hacken dies nur wegen der Manipulation der erfassten Arbeitszeiten tun würden?

Anmerkung: Dieser Beitrag ist und soll keine Anleitung oder Motivation für Mitarbeiter zum Missbrauch der Zeiterfassung sein. Es ist ohne Zweifel, dass eine Manipulation der Zeiterfassung ein arbeitsrechtliches Vergehen ist. Wir zeigen hier nur auf worauf bei der Implementierung einer modernen Zeiterfassung zu achten ist um eine allfällige Manipulation durch einen Nutzer möglichst unmöglich zu machen.

Kodex Arbeitsrecht und Zeiterfassungssysteme

Für wen ist Zeiterfassung Pflicht?

Laut österreichischem Arbeitsrecht ist grundsätzlich der Arbeitgeber für die Aufzeichnung der Arbeitszeiten verantwortlich. Daher gibt es für Arbeitnehmer eine Zeiterfassung Pflicht nur dann, wenn es diesbezüglich eine explizite Betriebsvereinbarung oder entsprechende Einzelvereinbarung gibt.

Für wen ist Zeiterfassung Pflicht?
Das Arbeitszeitgesetz (AZG) schreibt im §26 lediglich vor, dass der Arbeitgeber (AG) Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden zu führen hat. Die Form der Aufzeichnung wird vom Gesetzgeber nicht vorgeschrieben.
Etwas kniffliger wird die Beantwortung, wenn es im Betrieb eine Gleitzeit-Vereinbarung gibt. Hier sieht der §26(2) des AZG vor, dass der AG die Aufzeichnungen der täglichen Arbeitsstunden an den Arbeitnehmer (AN) delegieren kann. Dazu bedarf es aber einer gesonderten Vereinbarung. Die Übertragung dieser Aufzeichnungspflicht gemäß §26(2) bedeutet aber noch nicht, dass damit eine Pflicht zur Teilnahme an einem Zeiterfassungs-System verbunden ist. Ein höchstgerichtliches Urteil des Verwaltungsgerichtshofes (VwGH) aus dem Jahre 1992 bestätigt, dass die Aufzeichnung eines AN in handschriftlich geführten Listen die Vorgaben des AZG §26 erfüllt.
Konkret nimmt §26(2) auch Bezug auf den Fall, dass der AG ein Zeiterfassungssystem einsetzt. Dem Wortlaut des Gesetzestextes ist nicht zu entnehmen, dass damit eine Pflicht zur Teilnahme des AG an diesem System verbunden ist. Das Gesetzt schreibt hier lediglich vor, dass der AG dem AN Einsicht in die Aufzeichnungen des Systems zu gewähren muss, wenn die täglichen Arbeitsstunden mittel Zeiterfassungssystem geführt werden.
Wenn aber, wie im §26(4) angeführt die Aufzeichnungen der Arbeitsstunden durch Betriebsvereinbarung mittels Zeiterfassungssystem erfolgt, entsteht damit eine Verpflichtung des AN zur Teilnahme an diesem System. Sinngemäß ist daraus auch zu schließen, dass es eine Verpflichtung zur Teilnahme an einer vom AG bereitgestellten Zeiterfassung gibt, wenn dies im Arbeitsvertrag oder in einer entsprechenden Vereinbarung zwischen AG und AN vorgesehen ist.
Unabhängig von den betriebsinternen Vereinbarungen bezüglich Art und Weise der Aufzeichnung von Arbeitszeiten gibt es aber im §1 AZG eine grundsätzliche Bestimmung darüber für wen dieses Gesetz Gültigkeit hat. Neben einer Reihe explizit angeführter Berufsgruppen und Beschäftigungsverhältnissen für die andere Gesetze gelten (z.B. Beschäftigte im Öffentlichen Dienst, Landarbeiter, Bäckereiarbeiter, etc.) wird hier klar festgehalten, dass das AZG nicht für leitende Angestellte gilt, denen maßgebliche Führungsaufgaben übertragen werden (§1(2)-8.). Wie in vielen anderen Gesetzen ist auch hier eine Definition gewählt, die breiten Raum für Interpretation und Auslegung erlaubt. Jedenfalls ist hier der Begriff des „leitenden Angestellten“ enger zu sehen als im Betriebsverfassungsgesetz und Angestellten Gesetz, denn das AZG gilt grundsätzlich nur für Arbeitnehmer im Sinne dieser Gesetze.
Um allfälligen Diskussionen oder Streitfällen vorzubeugen sollte daher jeder AG bei Einführung einer Zeiterfassung dafür sorgen, dass durch entsprechende Vereinbarungen oder Dienstanweisungen klar gestellt wird, wer an der Zeiterfassung teilzunehmen hat.

Header - Kalender

Einführung einer Zeiterfassung

Wer bei der Einführung einer Zeiterfassung nicht ausreichende Ressourcen bereit stellt wird dies im laufenden Betrieb der Zeiterfassung teuer bezahlen!

Auch für die Einführung einer Zeiterfassung gilt: Planung ist die halbe Miete! Deshalb wollen wir hier auf einige wichtige Aspekte hinweisen, die bei einem Projekt Zeiterfassung in der Einführungsphase zu berücksichtigen sind. Das  Thema der Auswahl des Systems haben wir in diesem Blog bereits ausführlich diskutiert (z.B.: https://www.gecosoft.at/blog/die-richtige-zeiterfassung-auswaehlen/). Aber mit der Auswahl des richtigen Systems alleine ist das Projekt Zeiterfassung für das Unternehmen noch nicht abgeschlossen.

Bei vielen Unternehmen und Organisationen wird der Ressourcen Bedarf für die Einführung des Systems und die laufende Betreuung völlig unterschätzt. Leider können dazu auch die System Lieferanten beitragen, wenn Sie dem Kunden das Blaue vom Himmel versprechen, denn natürlich hängt der Aufwand für die Implementierung auch von der Bedienungsfreundlichkeit und der Funktionalität des Systems ab. Im Folgenden möchten wir stichwortartig jene Themen auflisten, die aus unserer Sicht zu den wichtigsten Ressourcen-Fressern bei der Einführung einer Zeiterfassung zählen.

  • Betriebsinterne Prozesse und Regelungen
    • Exakte Definition aller Arbeitszeit-Modelle und Zuordnung zu Mitarbeitern
      • Im Idealfall hat das Unternehmen diese bereits vor der Systemauswahl so definiert, dass der Systemlieferant sein Angebot darauf ausgelegt hat
      • Allenfalls zu erstellende Betriebsvereinbarung (Zustimmung Betriebsrat) oder Dienstanweisung
    • Wie werden die Arbeitszeiten der einzelnen Mitarbeiter erfasst?
      • Terminals, Web-Terminals, APP, etc.?
      • Welche Medien (Ausweise, Chips) werden eingesetzt.
        • Gibt es bereits Medien oder werden diese im Rahmen der Einführung erst angeschafft?
      • Wie werden diese den Mitarbeitern zugeordnet (Ausweisnummer, Chip-Seriennummer)?
    • Entscheidungs- und Genehmigungsprozesse (hier einige Beispiele)
      • Wer darf wann fehlende Zeitdaten nacherfassen
      • Wer entscheidet über Verwendung von Zeitsalden
      • Welche Abwesenheitsarten sollen im System erfasst werden?
      • Wer genehmigt diese in welcher Form (Workflow)?
    • Aufbereitung der Personal-Stammdaten
      • Gibt es diese bereits in digitaler Form (z.B. Lohnverrechnung oder andere HR-Software)?
    • Definition von Schnittstellen zu anderen Systemen
      • Lohnverrechnung
      • HR-Verwaltungssystem
    • IT-Infrastruktur
      • Wurden folgende Themen mit dem Systemlieferanten abgeklärt und abgestimmt?
        • Server Kapazität
        • Serverbetriebssystem
        • Datenbank
        • Netzwerk
        • Firewalls
        • Workstations / Browser für Systembenutzer
        • Installationsvoraussetzungen für Terminals
      • Projektmanagement
        • Klar definierte Ansprechpartner und Verantwortungen auf Seiten des Systemanbieters und des Kunden
          • Insbesondere geht es dabei um die Aufgabenverteilung, die auch den späteren laufenden Betrieb betrifft.
            • Wer übernimmt die Anlage variabler Stammdaten im System?
              • Zeitarten
              • Abwesenheitsarten
              • Tagesmodelle
              • Wochenmodelle
              • Auswertungen
            • Zeitplan (wer hat bis wann welche Aufgaben zu erfüllen)
            • Schulung
              • Leider wird bei diesem Punkt meist zu viel gespart. Zeiterfassung bedeutet laufende Bearbeitung und daher Kenntnis über das System!
            • Test-Phase
              • Auch auf diesen Punkt wird bei vielen Projekten vergessen.
              • Adaptionen des Systems und/oder der Prozesse können in einer Testphase viel besser durchgeführt werden.
            • Systemabnahme (allfällige Mängelliste)

 

Natürlich sind die oben angeführten Punkte nur eine Orientierungshilfe und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Aber unsere Erfahrung zeigt, dass eine rechtzeitige Auseinandersetzung mit diesen Themen und eine mit dem Systemanbieter koordinierte Umsetzung die Implementierungsphase zeitlich deutlich reduzieren kann.

 

Außerdem führen eine gut geplante Einführung einer Zeiterfassung und die rechtzeitige Bereitstellung der benötigten Ressourcen zu einer deutlich höheren Identifikation aller betroffenen Personen mit dem System. Dies ist die Grundvoraussetzung für eine Akzeptanz des Systems im laufenden Betrieb sowohl bei Nutzern und betroffenen Mitarbeitern.

 

Recht & Arbeitszeiterfassung

Arbeitszeiterfassung und DSGVO

DSGVO ist die EU Datenschutz Grund Verordnung, die ab 25.05.2018 in allen Mitgliedstaaten wirksam wird. Verletzungen gegen diese Verordnung können zu Strafen von bis zu 20 Mio. Euro führen. Arbeitszeiterfassung und DSGVO erfordert daher von jedem Unternehmer besondere Aufmerksamkeit.

Dieser Blogbeitrag soll Grundlage für Unternehmer und Dienstnehmer zur Diskussion des Themas Datenschutz und DSGVO in Verbindung mit Arbeitszeiterfassung sein. Die Inhalte dieses Beitrags sind keinesfalls rechtlich bindende Aussagen sondern nur die persönliche Meinung der Autoren.

Warum wird so viel über die DSGVO in diversen Foren diskutiert?
Hauptgrund ist, dass mit dieser Verordnung der Strafrahmen für Unternehmer bei Verstößen gegen den Datenschutz mit wesentlich höheren Geldbußen als bisher, in Höhe von bis zu 20 Mio. Euro oder 4% des Jahresumsatzes verbunden ist. Die DSGVO ist eine EU-Verordnung, die direkt in allen Mitgliedstaaten Gültigkeit hat und zum Unterschied zu EU-Richtlinien nicht durch nationale Gesetze umgesetzt werden muss. Dennoch gilt in Österreich weiterhin das Datenschutzgesetz (DSG), das im Zuge der DSGVO durch ein Anpassungsgesetz, das ebenfalls ab 25.05.2018 in Kraft tritt angepasst wurde.

Neben dem Strafausmaß wurden durch diese Verordnung viele gängige Begriffe des derzeit gültigen DSG neu gefasst und durch teilweise andere Bezeichnungen ersetzt. So werden der bisherige „Auftraggeber“ zum „Verantwortlichen“ und der bisherige „Dienstleister“ zum „Auftragsverarbeiter“. Neu ist u.a. der Begriff des „Profilings“, der die automatisierte, selektive Auswertung personenbezogener Daten betrifft. Die DSGVO bringt auch gewisse Erleichterungen und Vereinfachungen. So ist es für betroffene Unternehmen ab 25.05.2018 nicht mehr erforderlich die automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten dem Datenverarbeitungsregister (DVR) zu melden und eine DVR-Nummer anzuführen. Es muss allerdings im Sinne der DSGVO ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten personenbezogener Daten geführt werden. Dazu gehört neben einer Lohnverrechnung und Kundendatei z.B. auch die Arbeitszeiterfassung.

Natürlich ist ein Zeiterfassungs-System ein System das personenbezogene Daten verarbeitet, speichert und auswertet und grundsätzlich den „Verantwortlichen“ Möglichkeiten für Verletzung der Datenschutzverordnung bietet. Eine Verletzung wäre z.B., wenn Daten der Zeiterfassung im System so gespeichert werden, dass darauf eine unkontrollierte Menge von Personen Zugriff hat.

Wesentlich für die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen im Zusammenhang mit der Arbeitszeiterfassung ist, dass das System (Software und Hardware) dem „Verantwortlichen“ im Sinne des DSG bzw. DSGVO Möglichkeiten zu Verfügung stellt, dass schützenswerte Daten vor unrechtmäßigem Zugriff geschützt werden können. Das System muss also so einstellbar sein, dass nicht jeder alle Daten einsehen kann und dass nur bestimmte Benutzer Rechte zur Einsicht und Bearbeitung einzelner Dienstnehmer haben.

Auch wenn das Zeiterfassungs-System die oben genannten Einstellungen erlaubt und diese entsprechend umgesetzt werden empfiehlt es sich als Verantwortlicher von allen betroffenen Dienstnehmern, z.B. im Rahmen des Dienstvertrages oder der Arbeitszeitregelung die Zustimmung bzw. „Einwilligung“ im Sinne der DSGVO zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Zeiterfassungs-System einzuholen. Ebenso sollten Benutzer des Systems, also jene Personen, die Daten der Zeiterfassung einsehen, bearbeiten und auswerten können am besten schriftlich auf den sorgsamen Umgang im Sinne der DSGVO und des DSG hingewiesen werden.

Zielführend kann auch sein, dass sich die Verantwortlichen vom Lieferanten des Zeiterfassungs-Systems eine Bestätigung für die Tauglichkeit des Systems im Sinne der DSGVO ausstellen lasst.

Ein Sonderfall ist die Nutzung einer Zeiterfassung als „Online-Software“ oder Cloud-Service“ (siehe dazu auch: https://www.gecosoft.at/blog/zeiterfassung-online/). In diesem Fall bekommt der „Auftragsverarbeiter“ eine besondere Bedeutung. Auftragsverarbeiter ist in diesem Fall jener Dienstleister, der die Software dem Unternehmer, also dem „Verantwortlichen“ gegen Entgelt zu Verfügung stellt. Der Auftragsverarbeiter übernimmt in diesem Fall die Verantwortung dafür, dass die bei ihm gespeicherten und verarbeiteten Daten vor unberechtigtem Zugriff geschützt sind. Sollten Daten aus der Online-Zeiterfassung durch Versäumnisse des Auftragsverarbeiters unbefugten Personen zugängig sein, haftet er im Sinne des DSG und der DSHVO. Der Unternehmer als „Verantwortlicher“ kann sich allerdings seiner Verantwortung durch Nutzung einer Online-Software nicht gänzlich entziehen. Für ihn und alle berechtigten Benutzer des Systems gelten natürlich die gleichen Bedingungen, wie bei einer Zeiterfassung auf einem eigenen Server. Der Verantwortliche hat dafür zu sorgen, dass das System so eingestellt wird, dass mit personenbezogene Daten des Zeiterfassungs-Systems sorgsam umgegangen wird und diese vor unberechtigtem Zugriff geschützt sind.

 

 

Zehn wichtige Fragen vor der Anschaffung eines Zeiterfassungssystems

Bereitschaftszeit und Zeiterfassung

Ein EuGH-Urteil bestätigt, dass in besonderen Fällen auch die sogenannte „Rufbereitschaft“ Arbeitszeit im Sinne der Bestimmungen der nationalen Arbeitszeitgesetze ist. Nicht nur deshalb muss die Bereitschaftszeit und Zeiterfassung zusammen spielen.

Der Fall des EuGH (Europäischer Gerichtshof) zeigt sehr schön, dass eine EU-Richtlinie in nationale Gesetze übernommen werden muss und dass ein EU-Bürger auch Anspruch auf entsprechende Entschädigung hat, wenn eine nationale Gesetzgebung wider der EU-Richtlinie entscheidet.

Im konkreten Fall ging es um den Begriff der Rufbereitschaft, die auch in der österreichischen Gesetzgebung im § 20a des Arbeitszeitgesetzes (AZG) ihren Niederschlag findet. Rufbereitschaft zählt lt. AZG nicht zur Arbeitszeit, aber die Zeiten der Rufbereitschaft unterliegen bestimmten Grenzen. Lt. AZG darf z.B. Rufbereitschaft außerhalb der Arbeitszeit nur an maximal 10 Tagen pro Monat vereinbart werden. Schon alleine diese Bestimmung macht es notwendig, dass auch Rufbereitschaft im System der Arbeitszeiterfassung erfasst und dokumentiert wird.

Neben dem Begriff der Rufbereitschaft haben sich in der österreichischen Judikatur des AZG auch die Begriffe „Arbeitsbereitschaft“ und „Bereitschaftsdienst“ etabliert und diese Zeiten werden daher zur Arbeitszeit im Sinne des § 2 AZG gezählt. Eine gute Zeiterfassung sollte daher jedenfalls diese Formen der Arbeitszeit als eigene Zeitart ermöglichen (siehe dazu auch: https://www.gecosoft.at/blog/arbeitszeiterfassung-anwesenheitszeiterfassung).

Was war nun der Auslöser für den EuGH Zeiten der Rufbereitschaft auch als Arbeitszeit zu werten?

In diesem Urteil ging es um einen belgischen Feuerwehrmann. Aufgrund der vereinbarten Reaktionszeit (8 Minuten) entschied der EuGH, dass diese Reaktionszeit eine erhebliche Einschränkung der Privatsphäre ist und eine Person in der Ausübung anderer Tätigkeiten beschränkt wird.

Umgesetzt auf die österreichische Judikatur und Gesetzgebung müsste daher der Begriff der Rufbereitschaft neu definiert werden und als Teil der Arbeitszeit im Sinne einer Arbeitsbereitschaft gewertet werden, wenn die Reaktionszeiten so kurz sind, so dass die betroffene Person während dieser Zeit keiner anderen Tätigkeit nachgehen kann.

Dies muss auch für jeden Arbeitgeber ein Grund mehr sein dafür zu sorgen, dass in der Arbeitszeiterfassung auch Zeitarten wie Arbeitsbereitschaft, Bereitschaft und Rufbereitschaft gesondert definiert, erfasst  und ausgewertet werden.

 

Daumen hoch

Wie die Zeiterfassung zur Routine wird

Damit eine Zeiterfassung zur Routine wird, muss das betroffene Unternehmen entsprechende Ressourcen bereit stellen und  die Zeiterfassungs-Software alle funktonalen Anforderungen erfüllen.

Zeiterfassung ist, wie auch in diesem Blog bereits mehrfach erwähnt (z.B.: https://www.gecosoft.at/blog/besonderheiten-der-zeiterfassung-in-oesterreich/), vor allem in Österreich ein sehr komplexes Thema. Auch mit Hilfe einer modernen, EDV-gestützten Anwendung müssen für das Thema Zeiterfassung sowohl seitens der betroffenen Mitarbeiter aber vor allem auf Seiten der Betreiber ausreichende Ressourcen bereitgestellt werden.

Hier nur einige der wichtigsten Themen, an die im Zusammenhang mit der Nutzung eines EDV basierten Zeiterfassungs-Systems gedacht werden muss:

  • Dienstvereinbarungen
    • Die jeweiligen Arbeitszeit-Regelungen für die betroffenen Mitarbeiter müssen klar und eindeutig, schriftlich festgehalten werden
    • Je nach Konstellation des Unternehmens ist bei Einführung einer EDV-gestützten Zeiterfassung
      • die Zustimmung des Betriebsrates erforderlich, oder
      • es muss eine entsprechende Dienstanweisung für alle Mitarbeiter geben, oder
      • das Thema Zeiterfassung muss in Einzelverträgen geregelt werden.
    • Die Handhabung des Systems (Bedienungsanleitung) sollte für die Mitarbeiter schriftlich festgelegt werden
    • Die Zuständigkeiten
      • wer darf bzw. wer muss bestimmte Funktionen ausüben
      • wer hat Zugang zu welchen Informationen (Berechtigungsvergabe)
      • was ist in „Ausnahmefällen“ zu tun
      • etc.
  • Technische Voraussetzungen:
    • Ausreichend Kapazität der Rechner- und Netzwerkleistungen
    • Ausreichende Anzahl und Funktion der Erfassungs-Systeme
      • Terminal
      • Identifikations-Medium (Ausweis/Chip)
      • Web-Browser
      • APP
      • etc.
    • Informationen aus dem Zeiterfassungs-System
      • Zeitaufzeichnungen / Monatsjournale für jeden betroffenen Mitarbeiter
      • Aktuelle Übersicht über persönliche Konten der Zeiterfassung
      • Urlaubsanspruch / Resturlaub
      • Gleitzeitsaldo
      • Überstunden-Saldo
      • etc.
    • Zusatz-Nutzen Zusatz-Funktionen der Zeiterfassung
      • Workflow (elektronisches Genehmigungsverfahren)
      • Zutrittskontrolle
      • Dienstplanung
      • etc.

Und „last but not least“:

  • Bereitstellung entsprechender Ressourcen und Kompetenzen für die Verwaltung des Systems

Leider erkennen wir immer wieder, dass auf einige (und meist sogar viele) der oben genannten Themen bei der Installation eines Zeiterfassungs-Systems vergessen wird. Aber auch, wenn an alle diese Voraussetzungen gedacht wird, scheitern viele Zeiterfassungs-Projekte an einem grundlegenden Problem:

Die Zeiterfassung-Software erfüllt die funktionalen Anforderungen nicht und erfordert für einen reibungslosen Betrieb zu viele interne (und externe) Ressourcen.

Eine Zeiterfassung wird für alle betroffenen nur dann zur Routine, wenn das Unternehmen sowohl die oben genannten Voraussetzungen erfüllt und entsprechende Ressourcen bereit stellt und wenn das System die funktionalen Anforderungen auch erfüllt.

8 Gründe für Arbeitszeiterfassung via Software statt Excel

Obwohl Excel ein unwahrscheinlich mächtiges und ausgereiftes Programm ist, kann damit keine professionelle Standardsoftware für Arbeitszeiterfassung ersetzt werden.

Gerade Unternehmen oder Organisationen, die ein erfahrenes Team von Mitarbeitern haben, die sich mit Office-Anwendungen – und hier vor allem Excel –  sehr gut auskennen sind verleitet das Thema Arbeitszeiterfassung durch eine Eigenentwicklung abzudecken.

Grundsätzlich reicht für die Erfüllung der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten auch eine Excel-Tabelle. Es gibt auch, teilweise sogar kostenfreie Excel-Vorlagen für Arbeitszeiterfassung. Diese Vorlagen bestehen aber aus einer Vielzahl von Tabellenblättern, die natürlich jeweils für eine Person ausgelegt sind. Solche Vorlagen bieten tatsächlich eine einfache und übersichtliche Erfassung und Aufzeichnung einfacher Zeitmodelle und reichen wahrscheinlich sehr gut aus um bei Kleinst-Unternehmen den erforderlichen Nachweis gegenüber dem Arbeitsinspektorat zu erbringen. Excel bietet  eine Vielzahl von einfach anzuwendenden Rechenfunktionen für die Ermittlung von Zeiteinheiten, Anzahl von Tagen, Stunden und Minuten, etc. Mit entsprechender Excel-Erfahrung lassen sich solche Vorlagen oder Eigenentwicklungen auch für eine Anzahl mehrerer Mitarbeitern ausweiten. Die vielen Funktionen, die Excel für grafische Darstellungen und Gestaltung von Ausdrucken einzelner Tabellen ermöglicht führt auch relativ schnell zu guter Akzeptanz bei den betroffenen Mitarbeitern, denn Excel wird ja heute von fast jedem Computer-Anwender als vertrauenswürdige Anwendung akzeptiert.

Sehr schnell werden aber die Grenzen einer Excel Anwendung für Arbeitszeiterfassung erreicht. Hier wollen wir nur die wichtigsten Argumente in einer einfachen tabellarischen Darstellung auflisten. Wer sich mit dem Thema Arbeitszeiterfassung, als Verantwortlicher in einem Unternehmen oder einer Organisation ernsthaft auseinander gesetzt hat und vor allem wer den komplexen arbeitsrechtlichen Vorgaben für eine korrekte Arbeitszeiterfassung gerecht werden will erkennt sehr schnell, dass dafür eine Excel Anwendung nur schwer geeignet sein kann:

 

  1. Excel kann keine Relationale-Datenbank-Funktion ersetzen
    • Gerade die Arbeitszeiterfassung ist eine Anwendung, die eine Nutzung einer Relationalen-Datenbank erfordert.
  2. Die Zeiterfassung selbst kann nur mit Hilfe von Eingabe von Zeitwerten erfolgen
    • „Stempeln“ geht mit Excel nicht
  3. Die Anbindung von externen Erfassungsgeräten (Terminals) erfordert auch das Knowhow der Datenkommunikation dieser Terminals.
    • uns ist keine Excel Anwendung bekannt, die Online Daten aus Terminals importieren kann
  4. Excel ist keine Multitasking Anwendung, die den gleichzeitigen Zugang mehrerer User zu einer Tabelle erlaubt.
  5. Eine professionelle Arbeitszeiterfassung muss eine skalierbare Berechtigungsverwaltung erlauben
    • Manche Personen müssen auch Zugang zu den Zeitdaten (= entsprechende Tabellenblätter) bestimmter Personen haben
  6. Excel erlaubt keine Dokumentation geänderter Daten
    • Wer hat wann, welche Daten eingegeben oder korrigiert?
    • Welche Werte wurden überschrieben?
  7. Arbeitszeiterfassung ist eine Anwendung, die laufende Anpassungen an betriebliche Veränderungen (neue Arbeitszeitvereinbarungen, Urlaubsregelungen, etc.) und gesetzliche Vorgaben erfordert.
    • Bei der Anlage neuer Arbeitszeitmodelle müssen in der Regel Excel-Funktionen adaptiert werden.
    • Dazu ist der Eingriff des „Programmierers“ erforderlich
  8. Schnittstellen zu anderen Systemen (Personalverwaltung, Lohnverrechnung, etc.) sind schwer zu realisieren
    • Moderne Zeiterfassungs-Systeme haben dafür Standard-Schnittstellen