Daumen hoch

Wie die Zeiterfassung zur Routine wird

Damit eine Zeiterfassung zur Routine wird, muss das betroffene Unternehmen entsprechende Ressourcen bereit stellen und  die Zeiterfassungs-Software alle funktonalen Anforderungen erfüllen.

Zeiterfassung ist, wie auch in diesem Blog bereits mehrfach erwähnt (z.B.: https://www.gecosoft.at/blog/besonderheiten-der-zeiterfassung-in-oesterreich/), vor allem in Österreich ein sehr komplexes Thema. Auch mit Hilfe einer modernen, EDV-gestützten Anwendung müssen für das Thema Zeiterfassung sowohl seitens der betroffenen Mitarbeiter aber vor allem auf Seiten der Betreiber ausreichende Ressourcen bereitgestellt werden.

Hier nur einige der wichtigsten Themen, an die im Zusammenhang mit der Nutzung eines EDV basierten Zeiterfassungs-Systems gedacht werden muss:

  • Dienstvereinbarungen
    • Die jeweiligen Arbeitszeit-Regelungen für die betroffenen Mitarbeiter müssen klar und eindeutig, schriftlich festgehalten werden
    • Je nach Konstellation des Unternehmens ist bei Einführung einer EDV-gestützten Zeiterfassung
      • die Zustimmung des Betriebsrates erforderlich, oder
      • es muss eine entsprechende Dienstanweisung für alle Mitarbeiter geben, oder
      • das Thema Zeiterfassung muss in Einzelverträgen geregelt werden.
    • Die Handhabung des Systems (Bedienungsanleitung) sollte für die Mitarbeiter schriftlich festgelegt werden
    • Die Zuständigkeiten
      • wer darf bzw. wer muss bestimmte Funktionen ausüben
      • wer hat Zugang zu welchen Informationen (Berechtigungsvergabe)
      • was ist in „Ausnahmefällen“ zu tun
      • etc.
  • Technische Voraussetzungen:
    • Ausreichend Kapazität der Rechner- und Netzwerkleistungen
    • Ausreichende Anzahl und Funktion der Erfassungs-Systeme
      • Terminal
      • Identifikations-Medium (Ausweis/Chip)
      • Web-Browser
      • APP
      • etc.
    • Informationen aus dem Zeiterfassungs-System
      • Zeitaufzeichnungen / Monatsjournale für jeden betroffenen Mitarbeiter
      • Aktuelle Übersicht über persönliche Konten der Zeiterfassung
      • Urlaubsanspruch / Resturlaub
      • Gleitzeitsaldo
      • Überstunden-Saldo
      • etc.
    • Zusatz-Nutzen Zusatz-Funktionen der Zeiterfassung
      • Workflow (elektronisches Genehmigungsverfahren)
      • Zutrittskontrolle
      • Dienstplanung
      • etc.

Und „last but not least“:

  • Bereitstellung entsprechender Ressourcen und Kompetenzen für die Verwaltung des Systems

Leider erkennen wir immer wieder, dass auf einige (und meist sogar viele) der oben genannten Themen bei der Installation eines Zeiterfassungs-Systems vergessen wird. Aber auch, wenn an alle diese Voraussetzungen gedacht wird, scheitern viele Zeiterfassungs-Projekte an einem grundlegenden Problem:

Die Zeiterfassung-Software erfüllt die funktionalen Anforderungen nicht und erfordert für einen reibungslosen Betrieb zu viele interne (und externe) Ressourcen.

Eine Zeiterfassung wird für alle betroffenen nur dann zur Routine, wenn das Unternehmen sowohl die oben genannten Voraussetzungen erfüllt und entsprechende Ressourcen bereit stellt und wenn das System die funktionalen Anforderungen auch erfüllt.

8 Gründe für Arbeitszeiterfassung via Software statt Excel

Obwohl Excel ein unwahrscheinlich mächtiges und ausgereiftes Programm ist, kann damit keine professionelle Standardsoftware für Arbeitszeiterfassung ersetzt werden.

Gerade Unternehmen oder Organisationen, die ein erfahrenes Team von Mitarbeitern haben, die sich mit Office-Anwendungen – und hier vor allem Excel –  sehr gut auskennen sind verleitet das Thema Arbeitszeiterfassung durch eine Eigenentwicklung abzudecken.

Grundsätzlich reicht für die Erfüllung der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten auch eine Excel-Tabelle. Es gibt auch, teilweise sogar kostenfreie Excel-Vorlagen für Arbeitszeiterfassung. Diese Vorlagen bestehen aber aus einer Vielzahl von Tabellenblättern, die natürlich jeweils für eine Person ausgelegt sind. Solche Vorlagen bieten tatsächlich eine einfache und übersichtliche Erfassung und Aufzeichnung einfacher Zeitmodelle und reichen wahrscheinlich sehr gut aus um bei Kleinst-Unternehmen den erforderlichen Nachweis gegenüber dem Arbeitsinspektorat zu erbringen. Excel bietet  eine Vielzahl von einfach anzuwendenden Rechenfunktionen für die Ermittlung von Zeiteinheiten, Anzahl von Tagen, Stunden und Minuten, etc. Mit entsprechender Excel-Erfahrung lassen sich solche Vorlagen oder Eigenentwicklungen auch für eine Anzahl mehrerer Mitarbeitern ausweiten. Die vielen Funktionen, die Excel für grafische Darstellungen und Gestaltung von Ausdrucken einzelner Tabellen ermöglicht führt auch relativ schnell zu guter Akzeptanz bei den betroffenen Mitarbeitern, denn Excel wird ja heute von fast jedem Computer-Anwender als vertrauenswürdige Anwendung akzeptiert.

Sehr schnell werden aber die Grenzen einer Excel Anwendung für Arbeitszeiterfassung erreicht. Hier wollen wir nur die wichtigsten Argumente in einer einfachen tabellarischen Darstellung auflisten. Wer sich mit dem Thema Arbeitszeiterfassung, als Verantwortlicher in einem Unternehmen oder einer Organisation ernsthaft auseinander gesetzt hat und vor allem wer den komplexen arbeitsrechtlichen Vorgaben für eine korrekte Arbeitszeiterfassung gerecht werden will erkennt sehr schnell, dass dafür eine Excel Anwendung nur schwer geeignet sein kann:

 

  1. Excel kann keine Relationale-Datenbank-Funktion ersetzen
    • Gerade die Arbeitszeiterfassung ist eine Anwendung, die eine Nutzung einer Relationalen-Datenbank erfordert.
  2. Die Zeiterfassung selbst kann nur mit Hilfe von Eingabe von Zeitwerten erfolgen
    • „Stempeln“ geht mit Excel nicht
  3. Die Anbindung von externen Erfassungsgeräten (Terminals) erfordert auch das Knowhow der Datenkommunikation dieser Terminals.
    • uns ist keine Excel Anwendung bekannt, die Online Daten aus Terminals importieren kann
  4. Excel ist keine Multitasking Anwendung, die den gleichzeitigen Zugang mehrerer User zu einer Tabelle erlaubt.
  5. Eine professionelle Arbeitszeiterfassung muss eine skalierbare Berechtigungsverwaltung erlauben
    • Manche Personen müssen auch Zugang zu den Zeitdaten (= entsprechende Tabellenblätter) bestimmter Personen haben
  6. Excel erlaubt keine Dokumentation geänderter Daten
    • Wer hat wann, welche Daten eingegeben oder korrigiert?
    • Welche Werte wurden überschrieben?
  7. Arbeitszeiterfassung ist eine Anwendung, die laufende Anpassungen an betriebliche Veränderungen (neue Arbeitszeitvereinbarungen, Urlaubsregelungen, etc.) und gesetzliche Vorgaben erfordert.
    • Bei der Anlage neuer Arbeitszeitmodelle müssen in der Regel Excel-Funktionen adaptiert werden.
    • Dazu ist der Eingriff des „Programmierers“ erforderlich
  8. Schnittstellen zu anderen Systemen (Personalverwaltung, Lohnverrechnung, etc.) sind schwer zu realisieren
    • Moderne Zeiterfassungs-Systeme haben dafür Standard-Schnittstellen
Mobile Zeiterfassung für Smarphones und Tablets

10 Gründe für eine Zeiterfassung mit APP

Zeiterfassung mit APP ist nicht nur ein Schlagwort. Dahinter stehen eine Reihe von Vorteilen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Fast täglich lesen oder hören wir etwas in diversen Medien über die steigende Anzahl von Anwendungen auf Smartphones oder Tabletts mittels APP. Natürlich sind davon Anwendungen betrieblicher Software, wie z.B. die Zeiterfassung nicht ausgenommen.

Wir haben bereits einige Beiträge zum Thema „Zeiterfassung mit App“ erhalten und veröffentlicht (siehe dazu: https://www.gecosoft.at/blog/terminals-web-terminal-und-smartphone-app-in-gecotime-zeiterfassung/). Im Folgenden nennen wir die 10 wichtigsten Vorteile einer Zeiterfassung mit APP.

Davor aber noch einmal kurz eine Definition was unter „Zeiterfassung mit APP“ zu verstehen ist:

Jede Zeiterfassungs-Software benötigt Informationen darüber wann, wer, wo seine Arbeitszeit beginnt, unterbricht (Pause) und beendet. Dafür können unterschiedliche Systeme, wie z.B. eine Zeiterfassungs-Terminal, ein PC oder eben eine entsprechende APP auf einem mobilen Gerät genutzt werden. Es gibt auch APPs (oft kostenlos), die einer Einzelperson hilft ihre tägliche Arbeitszeit zu dokumentieren. Unter APP auf die sich dieser Beitrag bezieht verstehen wir aber eine Anwendung, die Teil einer Zeitwirtschafts-Lösung ist. Also eine APP, die vom Anbieter der Zeiterfassungs-Software bereitgestellt wird und auf jeweils einem Gerät der Mitarbeiter installiert ist, die in dieser Anwendung „stempeln“. Unter „APP statt Stechuhr“ ist zu verstehen, dass eine APP viele Formen der herkömmlichen Erfassung, nicht nur die Stechuhr ersetzen kann.

Die 10 Vorteile sind:

  1. Keine Investition in spezielle Hardware (Terminal) erforderlich
  2. Ortsunabhängige Zeiterfassung
  3. Einfache Möglichkeit für Zeiterfassung von Außendienst Mitarbeitern
  4. Motivation für technik-affine Mitarbeiter
  5. Realtime-Online Zeiterfassung
  6. Option der Datenspeicherung, wenn keine Internetverbindung besteht
  7. APP kann auch als Informationssystem für Mitarbeiter genutzt werden
  8. Mobile Geräte mit GPS-Funktion können auch Geo-Daten erfassen
  9. Sicherheit bei Nutzung von zusätzlichem PIN für Identifikation
  10. Schutz vor Missbrauch, da die Berechtigung zur Nutzung der APP vom System Administrator jederzeit entzogen werden kann.

 

Zeiterfassung im Wandel der Zeit

Zeiterfassung ohne zu stempeln

Wenn das Zeiterfassungs-System eine Zeiterfassung ohne zu stempeln ermöglicht, kann damit, unter bestimmten Voraussetzungen die gesetzliche Aufzeichnungspflicht erfüllt werden.

Es gibt sehr viele unterschiedliche Arten der Zeiterfassung. Ursprünglich war es die Stechuhr oder Stempeluhr, heute sind es vorwiegend EDV gestützte Systeme basierend auf einer Software für Zeiterfassung (sieh dazu auch: https://www.gecosoft.at/blog/methoden-der-zeiterfassung/).

Einer der vielen Beweggründe für die Installation einer Zeiterfassung ist gerade in Österreich die gesetzliche Pflicht des Arbeitgebers die Arbeitszeiten der Mitarbeiter aufzuzeichnen (§26 AZG) und im Falle einer Kontrolle dem Arbeitsinspektor vorzulegen. Dafür genügen grundsätzlich auch Papierlisten oder andere vereinfachte Formen der Dokumentation (z.B. Excel Liste). Dem Arbeitsinspektor ist aber bekannt zu geben, ob die Aufzeichnungen mittels EDV Programm erfolgen und allenfalls Listen aus diesem System vorzulegen.

Die meisten Softwarelösungen für Zeiterfassung bieten dem Nutzer unterschiedliche Formen der Erfassung der täglichen Kommt- und Geht Zeiten an. Meistens werden dafür eigene Geräte – Zeiterfassungs-Terminals – verwendet, oder die Daten werden von den betroffenen Personen online über PC-Erfassung oder entsprechende APPs auf mobilen Geräten eingegeben. In Ausnahmefällen erlauben die Systeme auch die nachträgliche Eingabe der täglichen Arbeitszeiten durch den Mitarbeiter selbst in entsprechende Masken des Systems.

Einige Systeme sind in der Lage Arbeitszeit Modelle zu verwalten bei denen die vorgegeben täglichen Arbeitszeiten und die Berücksichtigung allfälliger Pausen (z.B. 30 Minuten Pause nach 6 Stunden durchgehender Arbeitszeit) automatisch in das Zeitprotokoll übernommen werden, solange der Mitarbeiter nicht wegen eines bestimmten Grundes (z.B. Urlaub, Krankheit) als Abwesend geführt wird. Das ist also eine Form der Zeiterfassung ohne zu stempeln. Vielfach werden solche Modelle für Führungskräfte (die eigentlich von der Verpflichtung der Arbeitszeit Aufzeichnung ausgenommen sind) oder für Mitarbeiter mit fixen Arbeitszeiten eingesetzt. Diese Form der Arbeitszeiterfassung wird auch als Negativ-Zeiterfassung bezeichnet (siehe auch: https://www.gecosoft.at/blog/was-versteht-man-unter-negativ-zeiterfassung/).

Grundsätzlich hat zwar der Verwaltungsgerichtshof in einer Entscheidung festgehalten, dass das Führen von Dienstplänen alleine keine Zeiterfassung ersetzt. Die Negativzeiterfassung wird aber seitens des Arbeitsinspektors akzeptiert, wenn es dazu entsprechende Betriebsvereinbarungen gibt und es sich um fixe Arbeitszeiten für lange Zeiträume handelt und solange es plausibel ist, dass durch diese Mitarbeiter keine Verletzungen des Arbeitszeitgesetzes (AZG) erfolgen, Insbesondere keine Überstunden anfallen und die Einhaltung der gesetzlichen Pausen nachvollziehbar ist. Ratsam ist daher in jedem Fall, dass jegliche Abweichung der tatsächlichen Arbeitszeit vom Arbeitszeit Modell des Zeiterfassungssystems dokumentiert wird.

Zeiterfassung mit Terminal GeCOTime-WEGA

Während früher oft die Frage gestellt wurde, ob ein PC die Zeiterfassung mit Terminal ersetzen kann, bietet heute das Terminal GeCOTime-WEGA die Chance einen PC zu ersetzen.

Das Thema Zeiterfassungs-Terminal wurde in diesem Blog bereits mehrfach behandelt. Es gibt bekanntlich viele Argumente für die Nutzung eines Terminals, aber es sprechen auch viele Gründe dafür, die Zeiterfassung nur mit virtuellen Terminals oder APPs über PCs oder mobile Geräte zu bedienen (siehe z.B.: https://www.gecosoft.at/blog/braucht-man-terminals-fuer-zeiterfassung/).

Tatsache ist aber, dass auch heute noch bei einem Großteil der Zeiterfassungs-Systeme Terminals für die Erfassung der Kommt- und Geht-Zeiten  eingesetzt werden. Die drei meist genannten Argumente für den Einsatz spezieller Hardware, also Terminals sind:

  • Die Arbeitszeit soll für alle Mitarbeiter an einer zentralen Stelle erfolgen (Eingangshalle).
  • Mit der Zeiterfassung soll auch eine Zugangskontrolle verbunden sein.
  • Viele Mitarbeiter haben keinen eigenen PC

Gerade das Argument, dass nicht jeder Mitarbeiter Zugang zu einem PC hat –  also vor allem in Fertigungsbetrieben und Betrieben mit vielen Arbeitern – bedeutet, dass das Zeiterfassungs-Terminal auch andere Funktionen außer den Kommt- und Geht-Stempelungen wahrnehmen soll. Hier gibt es natürlich bereits seit vielen Jahren Standardfunktionen, wie die Anzeige von Resturlaubstagen, Überstunden oder anderen Salden aus der Zeitwirtschaft, die die meisten Terminals erfüllen können.

GeCOSOFT ist bei der Entwicklung eines eigenen Zeiterfassungs-Terminals aber einen Schritt weiter gegangen und hat eine moderne Technologie dazu verwendet, um dem Benutzer des Terminals auch eine viel breitere Palette von Funktionen der GeCOTime Zeiterfassung zu ermöglichen.

Das GeCOTime-WEGA Terminal selbst besteht aus einem robusten Gehäuse mit einem 7“ Touch-Screen, optionalen Anschlüssen für den Datenaustausch inklusive PoE Stromversorgung und kann mit unterschiedlichen Identifikationssystemen von Fingerprint bis RFID ausgestattet werden.

 

 

GeCOTime Zeiterfassungsterminal

 

Kern des Terminals ist jedoch ein Mikroprozessor, der auch die Verwendung als WEB-Client der GeCOTime Zeiterfassungslösung erlaubt. Dadurch kann die Anwendung völlig individuell an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. GeCOTime-WEGA ist somit nicht nur ein Zeiterfassungs-Terminal, sondern kann als zentrales Info-Terminal oder Gerät für viele der GeCOTime Employee-Self-Service Funktionen genutzt werden.

GeCOTime ist eine Web-basierte Software. Das heißt, dass jede Anwendung dieser Software über einen Browser eines PCs erfolgt, der über Inter- oder Intranet mit dem GeCOTime Server verbunden ist. GeCOTime bietet auch mit der Funktion WEB-Terminal die Möglichkeit, dass jeder berechtigte User umfangreiche Informationen aus dem System abfragen kann. Auch die Anwendungen des papierlosen Antragswesens (Workflow) und Abfragen, wie Monatsjournale, Zeitnachweise, (auch als pdf Dokument) können über das WEB-Terminal getätigt werden.

Das Terminal GeCOTime-WEGA kann somit einen PC mit der Funktion WEB-Terminal ersetzen. Die Identifikation des Benutzers erfolgt über seinen RFID Ausweis oder den Fingerprint. Es ist dadurch nicht notwendig jeden Zeiterfassungs-Benutzer auch in das IT-Berechtigungssystem (z.B. als Windows-User) aufzunehmen.

Das Terminal besteht, wie jeder PC aus Hard- und Softwarekomponenten, wie Betriebssystem und Anwendung. Die Anwendungssoftware des GeCOTime-WEGA Terminals ist natürlich Teil der Gesamtlösung GeCOTime. Somit kann das Terminal mit jedem Upgrade und Update der Anwendung „mitwachsen“.

 

Arbeitszeit und Zeiterfassung in der EU

In einem EU-Mitgliedsland Land ist die gesetzliche Regelung von Arbeitszeit und Zeiterfassung nicht ausschließlich Sache der regionalen Gesetzgebung. Eine EU Richtlinie legt hier bindende Grenzen fest.

Auch die aktuell geführten Diskussionen zum Thema Ausweitung der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeiten bestätigen, dass gerade in Österreich das Thema Arbeitszeit und Arbeitszeiterfassung auf einer sehr komplexen Rechtsgrundlage basiert. Nicht nur das Arbeitszeitgesetz (AZG) sondern eine Unzahl anderer Gesetze und Kollektivverträge regeln so ziemlich alles, was es hier zu regeln gibt.

In der Öffentlichkeit bislang wenig beachtet wurde aber, dass das Thema Arbeitszeit nicht ausschließlich Angelegenheit der Gesetzgeber einzelner Staaten ist, sondern dass für alle EU-Mitgliedsstaaten eine EU-Richtlinie gilt. Die Richtlinie 2003/88/EG sieht vor, dass die zulässige Höhe von täglichen und wöchentlichen Arbeitszeiten und die Mindestzeit für Ruhepausen und Urlaube in den regionalen Gesetzen bestimmte  Grenzen nicht über- oder unterschreiten darf. Im konkreten Fall darf z.B. die durchschnittliche wöchentliche Arbeitszeit nur in Ausnahmefällen 48 Stunden übersteigen.

Die auch für Österreich bindende Richtlinie würde somit der kolportierten Einführung einer 60stunden Woche einen Riegel vorschieben (sieh dazu auch: https://derstandard.at/2000071652558/Die-Arbeitszeitsreform-bringt-nicht-mehr-Arbeitszeit und https://www.gecosoft.at/blog/zwoelfstundentag-nur-mit-einer-zeiterfassung/ ). Das Thema Zeiterfassung bzw. Aufzeichnung der Arbeitszeiten wird nur in wenigen Ländern, so wie in Österreich durch §26 AZG zwingend vorgeschrieben. Dennoch lässt sich aber aus der EU Richtlinie ableiten, dass für die Einhaltung der Grenzen höchstzulässiger Arbeitszeiten und Mindestzeiten für Pausen und Unterbrechungen eine Notwendigkeit der Aufzeichnung besteht.

In vielen Beiträgen dieser Plattform wurde bereits darauf Bezug genommen, dass Arbeitszeit-Modelle mit der Option flexibler Arbeitszeiten und v.a. Arbeitszeit-Modelle, die bereits bestehende Grenzen der höchstzulässigen täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit zulassen nur mit Hilfe einer IT-basierten Zeiterfassung umgesetzt werden können.

Die genannte EU-Richtlinie ist strenggenommen eine Grundlage dafür, dass in allen EU-Mitgliedsländern Gesetze für die Umsetzung flexibler Arbeitszeitmodelle möglich sind. Gemäß einer nicht wissenschaftlich durchgeführten Recherche werden auch in allen EU-Mitgliedsstaaten tatsächlich flexible Arbeitszeiten durch die regionalen Gesetze ermöglicht und daher umgesetzt. Dies ist wahrscheinlich auch ein Grund dafür, dass immer mehr Systemanbieter für Zeiterfassung ihre Produkte nicht nur im Heimatland der Entwicklung vertreiben.

Dennoch ist das Österreichische Arbeits- und Steuerrecht vor allem betreffend der Regelungen für Arbeitszeiten und der Entlohnung von Mehr- und Überstunden so komplex, dass es fast keinem ausländischen Anbieter möglich ist sein System in Österreich einzusetzen, ohne entsprechende Anpassungen vorzunehmen. Dies gilt insbesondere für Anbieter die ihre Lösungen ausschließlich für die Nutzung als Internetservice anbieten und keinen persönlichen, lokalen Support bereitstellen können.

 

 

 

Frau mit vielen Ordnern am Schreibtisch, wirkt überfordert

Die richtige Zeiterfassung auswählen

Die richtige Zeiterfassung auswählen ist kein einfacher Prozess. Leider werden immer noch viel zu oft leichtfertig Entscheidungen für Systeme getroffen, die ein Unternehmen oder eine Organisation langfristig sehr teuer zu stehen kommen kann.

Die Auswahl der richtigen Zeiterfassung ist für jeden Betrieb und jede Organisation ein Prozess, der nachhaltige Auswirkungen mit sich bringt. Dies gilt für jede Unternehmensgröße, jede Branche und sowohl für Betriebe, die sich erstmals für ein IT-basierendes Zeiterfassungs-System entscheiden als auch für Betriebe, oder Organisationen, die ein neues System einsetzen wollen oder müssen.

Wir wollen hier eine Reihe von Kriterien anführen, die jedenfalls berücksichtigt werden sollten. Darüber hinaus kann natürlich jedes Unternehmen individuelle Bedürfnisse und Anforderungen haben, die sich in keinem Standard Katalog auflisten lassen.

Die Kriterien, die jede Organisation betreffen beziehen sich auf drei Themenkreise:

  1. Ziele und Funktionen
  2. IT und Technik
  3. Kaufmännische Belange

Ad 1. Ziele und Funktionen:
Natürlich muss zuerst einmal geklärt werden, welche Ziele mit der Einführung eines (neuen) Systems erreicht werden sollen. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist dieser Punkt sicher der wichtigste. Hier können wir die meist genannten Ziele, als Themenübersicht nennen:

  • Erfüllung der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht (§ 26 Arbeitszeitgesetz-AZG)
  • Unterstützung für die Abwicklung gleitender oder flexibler Arbeitszeitmodelle
  • Kontrolle der Anwesenheit
  • Grundlage für Lohn- und Gehaltsabrechnung
    • Mehr- und Überstundenabrechnung
    • Erfassung tatsächlicher Arbeitsstunden bei variablen Arbeitszeiten
    • Erfassung und Verwaltung der Abwesenheiten (Urlaub, Dienstreisen, Krankenstände, etc.)
    • Ermittlung arbeitszeit-abhängiger Zulagen und Zuschläge
  • Erfassung und Bewertung von Arbeitszeiten für bestimmte Tätigkeiten, Kostenstellen, Projekte, Aufträge, Kunden, etc. (= Betriebsdatenerfassung)

Meist lassen sich aus der Definition der Ziele auch die Funktionen ableiten, die das System erfüllen muss. So wird z.B. die Bereitstellung von Schnittstellen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Möglichkeit bestimmte Zeitarten den jeweiligen Lohnarten für das Verrechnungssystem zuordnen zu können ein KO-Kriterium sein, wenn das Ziel der Zeiterfassung damit verbunden ist. Ebenso kann die Auswertung der Arbeitszeiten bezogen auf bestimmte Kostenstellen, Projekte, etc. nur möglich sein, wenn das Zeiterfassungs-System auch ein entsprechendes Modul der Projektzeiterfassung und Betriebsdatenerfassung anbietet. Eine immer häufiger gewünschte Funktion ist ein elektronisches Genehmigungsverfahren (Workflow), wenn als Ziel auch die Erfassung und Verwaltung von Abwesenheiten (Urlaub, Dienstwege, etc.) definiert wird.

Bei größeren Betrieben mit hoher Fluktuation wird die Funktion von Schnittstellen zur Integration in das führende Personalsystem bzw. ERP-Software ein wichtiges Kriterium sein um allfällige Redundanzen in der Administration zu vermeiden.

Es gibt sehr viele Anwendungen, die als Komplementärfunktion einer Zeiterfassung verstanden werden. Dies ist z.B. die Zutrittskontrolle und Besucherverwaltung, die Dienst- oder Personaleinsatzplanung, die Reisekostenabrechnung oder eine Kantinenabrechnung. Man sollte daher bei der Auswahl überlegen, ob eine dieser Anwendungen aktuell oder in Zukunft benötigt wird.

 

Ad 2. IT und Technik:
Natürlich muss bei der Entscheidung für eine Zeiterfassung berücksichtigt werden, ob die vorhandene IT-Infrastruktur den Einsatz des Systems erlaubt. Dies betrifft sowohl die Computersysteme, die im Unternehmen eingesetzt werden (z.B. IBM e-Serie, Apple-iOS Betriebssysteme, Spezielle Datenbanksysteme, etc.) oder Netzwerk, Internet, Firewall und andere IT-Security Elemente, die mit der Zeiterfassung kompatibel sein müssen. Gerade bei Organisationen, mit überregional vernetzter IT-Infrastruktur wird die Kompatibilität der Zeiterfassung ein wichtiges Kriterium sein.

Die Frage über die Methode der Erfassung der Arbeitszeiten fällt auch in diesen Bereich. Bei manchen Betrieben ist der Einsatz von Hardware-Terminals mit bestimmten RFID-Medien (Ausweisen, Chips) zwingende Voraussetzung und bei manchen Organisationen besteht die Notwendigkeit Arbeitszeiten ausschließlich auf den vorhanden PCs, Workstations oder mobilen Geräten zu erfassen. Man sollte daher unbedingt die Optionen des Zeiterfassungs-Systems für die Erfassung der Arbeitszeiten in der Bewertung berücksichtigen. Systeme, die hier möglichst viele Optionen bieten und nicht auf einen Hardwaretyp eingeschränkt sind bieten dem Nutzer auch in der Zukunft höhere Flexibilität (sieh dazu auch: https://www.gecosoft.at/blog/braucht-man-terminals-fuer-zeiterfassung/).

 

Ad 3. Kaufmännische Belange
Natürlich ist es für jeden, der eine Entscheidung für eine Zeiterfassung treffen muss entscheidend, wieviel das System kostet. Wir können hier leider keine Formel anbieten, mit der die Kosten eines Systems nach Eingabe einiger Parameter ermittelt werden. Es gibt sehr viele Anbieter, die sich auch preislich in völlig unterschiedlichen Bereichen befinden und es werden auch über Internet kostenlose Systeme angeboten.

5 für 12, Zeit für Neues

Neues Jahr – Neue Zeiterfassung

Nicht nur die geplanten Änderungen der Regierung im Bereich Arbeitsrecht und Arbeitszeiten sollten Anlass für eine Evaluierung des bestehenden Zeiterfassungs-Systems geben. Eine neue Zeiterfassung kann auch durch technologische, funktionale und kaufmännische Rahmenbedingungen erforderlich werden.

Zeiterfassungs-Systeme gibt es bereits seit über hundert Jahren. Beginnend mit der ersten Stechuhr Ende des 19. Jahrhunderts über diverse Modelle von Stempeluhren bis zum Einzug der EDV basierten Systeme Ende der 1970er Jahre hat die Zeiterfassung in Unternehmen heute einen festen Stellenwert in der IT-Welt und im HR-Management. (siehe dazu auch: https://www.gecosoft.at/blog/zeiterfassung-im-wandel-der-zeit/).
Österreich hat ein sehr komplexes Arbeitsrecht mit einem Arbeitszeitgesetzt (AZG), das mit sehr hohen Pönalen die Aufzeichnung der Arbeitszeiten und die Einhaltung der höchst zulässigen Arbeitszeiten und Pausenregelungen einfordert. Dadurch ist Österreich ein Land mit besonders hoher Dichte an Zeiterfassungs-Systemen. Eine Untersuchung hat gezeigt, dass bereits im Jahr 2009 93% aller Österreichischen Betriebe mit mehr als 250 Beschäftigten ein IT-basiertes Zeiterfassungs-System einsetzen. Heute ist wahrscheinlich der %-Satz noch höher und es betrifft nicht nur größere Unternehmen sondern immer mehr auch Klein- und Mittelbetriebe mit teilweise weniger als 10 Mitarbeitern.
Warum sollte ein Unternehmen oder eine Organisation daher überlegen ein bereits etabliertes System der Zeiterfassung zu ersetzen und eine neue Zeiterfassung anschaffen?
Dazu eine kurze Auflistung von Themen, die für die Bewertung einer Zeiterfassung von Bedeutung sind:

  • Technologische Aspekt
    • Aktuelle IT-Landschaft
    • Server-Technologien
    • Betriebssysteme
    • PC- und Workstations
    • Betriebssysteme / Browser
    • Eigene Server – versus – Outsourcing/Hostin
    • ERP-Systeme und andere Programme mit entsprechenden Schnittstelle
    • Vernetzung / Mobilität
    • IT-Sicherheit (Firewalls, Domains, etc.)
    • Hardware-Terminals der Zeiterfassung
    • Optionen für mobile Erfassung
  • Funktionale Aspekte
    • Können aktuelle Anforderungen der Zeiterfassung vom System erfüllt werden?
      • Zeitmodelle
        (vor allem in Hinblick auf bevorstehende Änderungen im Arbeitsrecht)
      • Zeit-Konten
      • Auswertungen (Monatsjournale, etc.)
      • Abwesenheitsverwaltung (Urlaubsplanung)
      • Workflow (Genehmigungsverfahren)
      • Etc.
    • Bietet das System Komplementäre Anwendungen?
      • Zugangskontrolle
      • Dienstplanung
      • Betriebsdatenerfassung
      • Etc.
    • Kann das System mit anderen HR-Anwendungen (Lohnverrechnung) kommunizieren?
    • Bedienungsfreundlichkeit / Benutzeroberfläche
  • Kaufmännische Aspekte
    • Kosten und Inhalt der laufenden für Wartung
    • Ressourcen Aufwand und Kosten für Support / Schulung
    • Gewährleistung laufender und kompetenter Betreuung
    • Kosten für Upgrades und Erweiterungen (Hardware/Terminals und Software)

Die ersten Wochen eines neuen Kalenderjahres werden oft dafür genutzt bestehende Systeme auf ihre Tauglichkeit für die geplanten Veränderungen zu überprüfen. Deshalb lohnt es sich auch die bestehende Form und Technologie der Zeiterfassung etwas genauer zu hinterfragen.