Die Zeit kann man nicht zurückdrehen

Beginn und Ende der Arbeitszeit im Zeiterfassungs-System

Erst, wenn man das Thema „Beginn“ und „Ende“ der Arbeitszeit unter Berücksichtigung der österreichischen arbeitsrechtlichen Vorgaben genauer betrachtet, erkennt man die Bedeutung von Zeiterfassungs-Systemen in diesem Zusammenhang.

Das österreichische Arbeitsrecht definiert im Rahmen der jeweiligen Gesetze (vor allem im  Arbeitszeitgesetz = AZG) und eingehender Judikatur die Arbeitszeit als jene Zeit „…in der  Arbeitnehmer dem Arbeitgeber tatsächlich zur Entrichtung der Arbeit zu Verfügung stehen“. Obwohl es nur wenig höchstgerichtliche Entscheidungen zu diesem Thema gibt, kann aber daraus abgeleitet werden, dass z.B. Tätigkeiten wie An- und Ausziehen der Arbeitskleidung, Wege im Arbeitsgelände zum Arbeitsplatz oder Duschen nach der Arbeit nicht zur Arbeitszeit zählen.

Eine wesentliche Ausnahme dieser Ansicht besteht, wenn die Arbeitnehmer ihre Arbeitszeit mittels Zeiterfassungsterminal („Stechuhr“) an einem zentralen Bereich (Betriebseingang) erfassen.

Der VGH hat zu diesem Thema entschieden, dass der Arbeitgeber durch das Aufstellen eines Zeiterfassungsterminals dem Arbeitnehmer signalisiert, dass damit auch die tatsächliche Arbeitszeit im Sinne des AZG beginnt bzw. endet. Die Höchstgerichte haben aber auch entschieden, dass darüber hinaus die genaue Definition von Beginn und Ende der tatsächlichen Arbeitszeit vereinbart werden kann.

Dem Einsatz eines Zeiterfassungs-Systems kommt somit eine wesentliche Bedeutung betreffend Definition von Beginn und Ende der Arbeitszeit zu.

Arbeitgeber, die dieses Urteil des VGH bei Errichtung eines Zeiterfassungs-Systems übersehen und aus Gründen der Sparsamkeit die Arbeitszeiten für eine zu große Gruppe von Mitarbeitern an nur einem Gerät erfassen werden unter Umständen Überraschungen bei der Auswertung und Abrechnung der Arbeitszeiten erleben. Vor Einführung eines Zeiterfassungssystems sollten daher folgende Überlegungen in Betracht gezogen werden.

Gibt es eine genaue Definition von Beginn und Ende der Arbeitszeit im Rahmen des Dienstvertrages oder einer Betriebsvereinbarung?

Wenn nein:

  • Geräte für die Erfassung der Arbeitszeit (Terminals) sollten immer in der Nähe des tatsächlichen Arbeitsplatzes installiert werden. Im Idealfall kann dies der individuelle Arbeitsplatz sein.
  • Wenn die Mehrzahl der Arbeitnehmer einen PC an ihrem Arbeitsplatz verwenden empfiehlt sich somit der Erfassung der Arbeitszeiten auf dem PC-Arbeitsplatz mittels entsprechenden Programmen (somit gehören Tätigkeiten, wie Hoch- und Runterfahren des Rechners nicht zur Arbeitszeit.
  • Nötigen Falls die Einführung eines Zeiterfassungssystems durch entsprechende Vereinbarung(en) begleiten.

Wenn ja:

  • Prüfung, ob das Zeiterfassungssystem in der Lage ist, Arbeitszeitmodelle so zu definieren, dass allfällige Wegzeiten vom Terminal zum Arbeitsplatz und/oder Zeiten für Umkleiden und Duschen pauschal oder individuell von der „gestempelten“ Anwesenheitszeit abgezogen werden.

In diesem Fall müssen diese Weg- und Vorbereitungszeiten im Rahmen der Dienst- oder Betriebsvereinbarung klar definiert werden.

  • Unterschiedliche Erfassungsgeräte (Terminals, PC-Arbeitsplätze, Mobile-Geräte, etc.) gemäß der individuellen Bedürfnisse einsetzen.

 

Unabhängig von diesen Überlegungen, die vor allem Industrie und große Gewerbebetriebe betreffen, ist die Definition von Beginn und Ende der Arbeitszeit immer auch von der jeweiligen Tätigkeit und dem Betriebsort abhängig. Außendienst Tätigkeiten, Arbeiten im Bau- und Baunebengewerbe, Dienstleistungen im Gesundheits- und Pflegebereich sowie Tätigkeiten im Homeoffice erfordern immer die Berücksichtigung der speziellen Rahmenbedingungen im Zuge der Arbeitszeit Erfassung mittels EDV gestützter Systeme.

Fingerabdruck zur Steigerung der Sicherheit, Zutrittskontrolle

Zeiterfassung und/oder Zutrittskontrolle mit Fingerprint?

Zeiterfassung und/oder Zutrittskontrolle mit Fingerprint?

 

Gerade bei der ständig fortschreitenden Vernetzung und Globalisierung ist es wichtig, dass der „Gläserne Mensch“ nicht zu transparent ist. Darf daher der Arbeitgeber eine Zeiterfassung und /oder eine Zutrittskontrolle mittels biometrischen Systems einführen? Darf der Arbeitgeber den Fingerabdruck speichern und kann der gespeicherte Fingerprint missbraucht werden wie z.B. durch Weitergabe?

 

Datenschutz und Biometrie

Die Datenschutzbehörde, seit 2014 Nachfolger der Datenschutzkommission, ist in Österreich die Behörde zur Erhaltung des Datenschutzes. § 1 des Datenschutzgesetzes beschreibt das Grundrecht auf Datenschutz. Absatz 1 sagt: „Jedermann hat Anspruch auf Geheimhaltung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten, soweit er daran ein schutzwürdiges Interesse, insbesondere im Hinblick auf Achtung seines Privat- und Familienlebens hat.“

und in Absatz 3 ist beschrieben: „Jedermann hat, soweit Daten über ihn automationsunterstützt verarbeitet werden, nach Maßgabe gesetzlicher Bestimmungen das Recht auf Auskunft darüber, wer Daten über ihn ermittelt oder verarbeitet, woher die Daten stammen, welcher Art und welchen Inhaltes die Daten sind und wozu sie verwendet werden.“

 

Wie funktioniert Zeiterfassung bzw. Zutrittskontrolle mittels Fingerprint?

 

Einlesen: Sie legen Ihren Finger auf ein Fingerprintlesegerät. Das Lesegerät erkennt an Ihrem Finger Linien. Die Fingerlinien haben bestimmte Merkmale: sie überschneiden sich oder enden (siehe Skizze). Diese Merkmale werden als „Minuzien“ bezeichnet. Ein Programm erkennt die Minuzien und berechnet die Distanzen zwischen ihnen. Wie viele Minuzien bzw. wie viele Distanzlinien für die Berechnung herangezogen werden sollen, kann parametriet werden. Je mehr Parameter berücksichtigt werden umso genauer ist die Erkennung des individuellen Fingerprints.

                                                          

Nur das Mathematische Muster wird in biometrischen Zeiterfassungssystemen angelegt und in der Leseeinheit oder in der Software gespeichert. Eine Rückführung vom mathematischen Muster zum Fingerprint ist nicht möglich. Wenn der Finger bei der nächsten Zeiterfassungsbuchung oder Zutrittskontrollbuchung am Fingerprintleser aufgelegt wird, wird wieder ein mathematisches Muster errechnet und gegen das gespeicherte Muster geprüft.

Statistisch können bei einem von 1000 Menschen die Minuzien nicht erkannt werden. Das ist eine biologische Gegebenheit. Daher werden für die Zeiterfassung bzw. Zutrittskontrolle auch Leser verwendet, die RFID Medien lesen können oder die Eingabe eines persönlichen PINs ermöglichen.

 

Grund zur Beunruhigung?

 

Bei verantwortungsvollem Umgang und bei Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben besteht kein Grund die Benutzung des Fingerprints für betriebsinternen Zeiterfassung und/oder Zutrittskontrolle abzulehnen. Wichtig: der Fingerprint selbst darf nicht gespeichert werden um zu vermeiden, dass der Fingerprint reproduzierbar ist!

Wer kann und darf Daten der Zeiterfassung einsehen?

Zeiterfassung als Subsystem zu ERP Software

ERP Anbieter, sind Software Hersteller, die in ihrer Lösung die Datenverarbeitung aller wichtigen Unternehmens-Prozesse integrieren. Gerade in Österreich gibt es aber nur wenige ERP Anbieter, die auch HR-Module, wie z.B. Gehaltsverrechnung und Zeiterfassung in ihrem Portfolio haben. Deshalb bieten viele Anbieter von Zeiterfassungslösungen entsprechende Module an, die eine „Quasi-Integration“ in das ERP Portfolio diverser Anbieter gewährleisten. (ERP = Enterprise Resource Planning)

Natürlich gibt es auch in Österreich eine große Anzahl von Software Anbietern mit ERP Lösungen. Um das Thema „Zeiterfassung als Subsystem zu ERP Programmen“ richtig zu verstehen, muss man sich aber den Umfang der Lösungsmodule einzelner ERP Systeme genauer ansehen. Dabei kommen wir zum Schluss, dass man die ERP Anbieter leicht in 4 Kategorien einteilen kann. Dazu gibt es untenstehend Beschreibungen der jeweils benötigten Hard- und Software für eine vollständige Integration einer Zeitwirtschaft in das ERP System.

Bei Zeiterfassung handelt es sich natürlich nicht nur um die entsprechende Softwarelösung, sondern in den meisten Fällen auch um Erfassungs-Hardware (Terminals) und allenfalls um diverse Zusatzmodule wie Zutrittskontrolle, Betriebsdatenerfassung, etc.

 

ERP Anbieter mit integrierter HR-Lösung und Zeiterfassung.


Außer SAP gibt es in Österreich praktisch keinen ERP Anbieter, der die ganze HR Palette von der Abrechnung bis zur Zeiterfassung abdeckt. Da SAP ein reiner Softwareanbieter ist, müssen für die Erfassung der Arbeitszeiten durch die Mitarbeiter entsprechende, kostenpflichtige Software-Lizenzen oder Hardware-Terminals dritter Anbieter eingebunden werden. SAP hat für die Anbindung von Zeiterfassungs-Hardware (Terminals) Standardschnittstellen definiert, die den bidirektionalen Austausch von Daten aus der SAP Zweitwirtschaft mit einem „Subsystem“ regeln. Der Anschluss von Terminals erfordert daher entsprechende Software, die Daten aus der SAP Stammsatzverwaltung (Name, Personalnummer, Ausweisnummer, BDE-Gruppe, …) und der Zeit-Verarbeitung (Zeitsalden, Urlaubsanspruch, etc.) importiert. Diese Software muss auch die mit den Terminals erfassten Buchungen auf entsprechende Plausibilität prüfen und in geeigneter Form an SAP zur Verarbeitung weiterleiten. V.a. wenn neben der reinen Kommt-Geht-Zeiterfassung auch Kontierungen der Arbeitszeiten (Projekte, Aufträge, Kostenstellen, etc.) gefordert sind oder wenn mit der gleichen Hardware auch Zutrittskontrollen durchgeführt werden sollen ist der Name „Subsystem“ gerechtfertigt. Das Subsystem besteht hier sowohl aus Software-Programmen und Hardware-Terminals.

 

ERP Anbieter mit integrierter HR-Lösung ohne Zeitwirtschaft.


Viele ERP Anbieter haben in ihrem HR-Modul eigene Gehalts- und Lohn-Abrechnungsprogramme oder die Abrechnungsprogramme lokaler, dritter Hersteller integriert. Hier fehlt also nur das Softwaremodul Zeiterfassung.

Die meisten Anbieter von Zeiterfassungssystemen bieten auch Terminals und Identifikationsmedien (Ausweise) an und haben Standard Schnittstellen zu den gängigen Abrechnungsprogrammen. In diesem Fall ist die Zeiterfassung kein Subsystem der ERP Lösung, sondern eine eigenständige Lösung mit Schnittstellen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung.

 

ERP Anbieter mit integrierter HR-Lösung ohne Abrechnungssoftware, aber mit integrierter Zeitwirtschaft.


Einige Anbieter von Branchen-Spezifischer Software mit Schwerpunkt Fertigung und PPS (Produktions-Planung und Steuerung) haben auch Zeitwirtschaftslösungen integriert, da diese sehr oft mit BDE-Anforderungen und Rückmeldefunktionen der Auftragsabwicklung verbunden sind. Hier fehlt aber die integrierte Gehaltsverrechnung. Auch in diesem Fall ist die Zeitwirtschaft natürlich kein Subsystem, sondern ein Bestandteil der ERP Lösung.

 

 

ERP Anbieter ohne HR-Lösung


Diese Lösungen finden wir bei den meisten typisch Österreichischen Unternehmensgrößen. Hier wird unter ERP v.a. eine Integration der Warenwirtschaft, FiBu und einer Auftrags- und Fertigungslösung verstanden. Bei diesen ERP Lösungen hängt die Frage ob die Zeiterfassung ein Subsystem ist davon ab, ob es im Bereich Fertigung, Auftragsbearbeitung oder Projekterfassung im ERP System einen Mitarbeiter Personalstamm gibt. In vielen ERP Systemen wird der Mitarbeiter-Personalstamm als verfügbare Ressource zur Erfüllung von Aufträgen und/oder Projekten benötigt und sowohl für die Ermittlung von Planwerten und Istwerten herangezogen.

Gerade in diesem Fall ist das Zeiterfassungssystem als Subsystem zu bezeichnen, wenn es gelingt Redundanzen zu vermeiden und die gesamte Pflege und Verwaltung der Personalstammdaten im ERP System erfolgt. Insbesondere auch Daten, die für die Zeitwirtschaft (und vielleicht auch Zutrittskontrolle relevant sind).

Menschen gehen mit Regenschirm im Regen

Sicherheit in der Zeiterfassung

Die Sicherheit der Zeiterfassungssoftware ist in der Welt der Vernetzung eine oft unterschätzte Notwendigkeit. Doch betrachtet man die dafür verwendeten Techniken etwas genauer, wird schnell klar, dass teilweise Sicherheitslücken vorhanden sind.

 

Um welche Daten handelt es sich?

Es handelt sich mitunter um sehr heikle Daten – je nachdem ob die Zeiterfassungslösung das führende Personalstammsystem ist oder nicht – man findet in einer Personalstammdatenbank vom Namen über die Telefonnummer der Mitarbeiter sowie die Adresse und das Geburtsdatum alles in den Zeiterfassungsprogrammen wieder. Da es sich um teils private aber jedenfalls um schützenswerte Daten handelt ist ein durchdachtes Sicherheitskonzept unumgänglich. Das sollte die Grundvoraussetzung für die Suche nach einem State-of-the-art Zeiterfassungssystem sein!

 

Wie schützt man seine Daten?

Firewall:
Ist die Zeiterfassungssoftware aus dem Internet erreichbar ist per Firewall zu gewährleisten, dass keine unnötigen Ports geöffnet sind. Damit wird die Wahrscheinlichkeit für einen erfolgreichen Angriff von außen reduziert.
SSL Zertifikat:
Weiters ist es notwendig, die Datenverbindung mittels SSL Zertifikat zu verschlüsseln. So können Daten zwischen dem Anwender und dem Zeiterfassungssystem nicht von Dritten mitgelesen werden.
Zugangsdaten:
Der Zugang zum Zeiterfassungssystem ist mit Passwort gesichert. Wichtig ist ein Mindestmaß an Passwortsicherheit. Von einfachen Kennwörtern sollte abgesehen werden.

Für Hacker ist es interessant Server zu attackieren und diese zu „knacken“. Daher ist es wichtig sich vor Angriffen aus dem Internet ausreichend zu schützen. Daher sollte vielleicht die Zeiterfassungssoftware nicht für jedermann aus dem Internet erreichbar sein. Es sollte eine andere Möglichkeit der Zeitbuchungen geben. Hier bietet sich beispielsweise ein eigener Kanal mittels mobiler Zeiterfassung als APP auf dem Smartphone (iOS oder Android) an. In der Regel ist der Zugriff auf wesentliche für die APP notwendige Kernfunktionen eingeschränkt und daher ist die Angriffsfläche gering.

ABWESENHEITEN PLANEN UND ERFASSEN in der Zeiterfassung oder in der Lohnverrechnung?

Mandant Hosting / Mehrfachinstallation

Mandant, Hosting, Nutzung, Mehrfachinstallation –
Welche Methode passt zu Ihrer Zeiterfassung?

Die technischen Möglichkeiten sind heute vielfältig. Mehrfach-, Mandanten- oder Einzelinstallationen die auf eigener oder betreuter Hardware installiert wird bis hin zur reinen Nutzung der Anwendung. Was verbirgt sich hinter den einzelnen Begriffen? Was passt wann? Das hängt von Ihren Bedürfnissen und Anforderungen ab.


Die Mandantenlösung:

Das Zeiterfassungsprogramm wird genau einmal installiert. Verschiedene User-Gruppen haben über die Anmeldung in die Anwendung die Möglichkeit zu entscheiden in welchen „Mandant“ sie sich einwählen. Jeder Mandant braucht eine eigene Datenbank. Anwendungsbeispiel: Ein Unternehmen hat zwei Standorte. Nehmen wir an: eine Zentrale und eine ausgelagerte Produktion. Das Unternehmen hat eine zentrale EDV. Zur Umsetzung einer Mandantenlösung wird die Software in der zentralen EDV installiert. Die Buchungen und Berechnungen beider Standorte werden in zwei voneinander getrennten Datenbanken gespeichert. Somit sind die Daten der beiden Standorte physisch getrennt. Anmerkung: Jeder Mandant braucht eine eigene Lizenzdatei.

Die Mehrfachinstallation:
Die Anwendung wird mehrfach installiert. Jeder Installation ist in sich abgeschlossen und ist auf voneinander unabhängigen unterschiedlichen EDV-Systemen. Anwendungsbeispiel: Ein Unternehmen hat mehrere Filialen die je eine eigene EDV haben. Die fertig konfigurierte Software wird in jeder Filiale installiert. Anmerkung: Jeder Installation hat die gleiche Lizenzdatei.

Die Einzelinstallation:
Die Anwendung wird genau einmal installiert. Dennoch können Unternehmensstrukturen abgebildet werden, wie z.B.: Verschiedene Standorte, Abteilungen aber auch abteilungsübergreifende Arbeitsgruppen Die Einzelinstallation ist der „Klassiker“ unter den Installationsmethoden.

Das Hosting:
Unabhängig von der Installationsart (Mandanten-, Mehrfach-, Einzelinstallation) kann die Installation „gehosted“ werden. Die Anwendung wird auf einem Server installiert der nicht vom Kunden, sondern vom Zeiterfassungsanbieter betreut wird. Die benötigten Lizenzen werden vom Kunden gekauft. Immer mehr Unternehmen betreiben keine eigene IT-Server und bedienen sich der Hosting-Variante.

Die Nutzung:
Bei der Nutzungsvariante wird dem Kunden die Benutzung der Anwendung zur Verfügung gestellt. Die Nutzung wird durch eine monatliche Gebühr abgerechnet. Der Kunde braucht nichts mehr zu kaufen.

 

Zeiterfassung GeCOTime am Laptop

Kann ein Zeiterfassungssystem per Fernwartung installiert werden

Kann ein Zeiterfassungssystem auch per Fernwartung installiert werden?

Internet und spezielle Softwareprogramme erlauben es, dass Zeiterfassungsanwendungen über Fernwartung installiert und implementiert werden können. Für die Installation einfacher Zeiterfassungsanwendungen ist das eine durchaus gängige Praxis…

Die räumliche Distanz zwischen Supporttechniker und Anwender spielen dorch die Vernetzte Welt keine Rolle mehr. Eine Internetverbindung kann zwischen zwei Standorten und zwei Computern auf dem gesamten Globus problemlos hergestellt werden. Es dabei egal ob diese zwei Computer ein paar hundert Meter oder ein paar tausend Kilometer voneinander entfernt liegen. Software-Programme können mittels „Remote-Zugriff“ auf einen entfernten Computer installiert werden. Der wesentliche Vorteil der Installation über Fernwartung ist die Reduktion der unmittelbaren Kosten. Anwendungsberater und Software Spezialisten müssen nur für die Zeit der Fernwartung bezahlt werden und es entfallen Ausgaben für Fahrt- und Reisekosten des Beraters.

In vielen Fällen ist es daher nicht notwendig wegen der Installation eines Software Programms für Zeiterfassung physisch beim Computer des Kunden zu sein. Verschiedenste Programme und Features des Betriebssystems erlauben es, dass ein „Fremder“ sicher und kontrolliert über eine Internetverbindung auf den Computer eines Dritten zugreifen kann. Ähnlich, wie das Herunterladen eines Windows Updates können auch Anwendungsprogramme, wie z.B. ein Zeiterfassungsprogramm so auf den Zielcomputer des Anwenders geladen werden und vom Remote-Support installiert werden.

In den meisten Fällen genügt eine zusätzliche telefonische Verbindung mit dem Anwender um die Installationsleistungen mit dem Kunden abzusprechen und in Folge das installierte Programm geneinsam mit dem Anwender so zu konfigurieren, dass die gewünschten Funktionen erfüllt werden.

 

Was ist das Besondere einer Zeiterfassung?

Eine Zeiterfassung ist in der Regel ein System, das aus mehreren Komponenten besteht: Anwendungsprogramm, Datenbank, Einstellungen, online Einbindung von Erfassungsgeräten (-Terminals), Einbindung von RFID Identifikationsmedium (Ausweise/Chips), etc.

Auch wenn eine Zeiterfassung ein Standard-Programm ist, wird jedes Unternehmen eigene Regeln (z.B. Betriebsvereinbarung) haben. Diese individuellen Bedürfnisse können per Fernwartung eingestellt werden. Keine Zeiterfassung gleicht der anderen (siehe dazu auch unseren Blog-Beitrag: „Keine Zeiterfassung ist wie die andere“)

Datentechnisch ist ein Zeiterfassungssystem über Fernwartung installierbar und konfigurierbar. Insbesondere, wenn es sich um eine Lösung handelt, die für die Anwendung und Nutzung keine eigenen Programme auf den Arbeitsplätzen benötigt (Clients) sondern wenn es sich um eine „WEB-Lösung“ handelt, auf die von jedem Arbeitsplatz mittels Internet-Browser zugegriffen werden kann.

Die Praxis zeigt, dass beim Einsatz von Zeiterfassungsterminals die Anwender über ausreichend IT- und Netzwerk Knowhow verfügen müssen um per Fernwartung installiert werden zu können.

Die Schulung und Einführung ins Zeiterfassungssystem ist per Fernwartung möglich, wenn auch nicht so effizient wie eine Vorort-Schulung.

Fazit: bei einfachsten Anforderungen ist die Installation und Schulung per Fernwartung möglich. Eine Vorort-Installation ist sinnvoll, wenn unterschiedliche Module zum Einsatz kommen, wie z.B. Genehmigungsanträge, Schnittstellen zu anderen Programmen (Lohn, PPS, ERP) und/oder Zeiterfassungshardware installiert/parametriert werden muss.

Homeworking Homeoffice remote Zeiterfassung

Homeoffice in der Zeiterfassung

Homeoffice – Zeiterfassung


Gerade für Betriebe mit Mitarbeitern, die vorwiegend oder teilweise ihr Homeoffice für die Erbringung ihrer Arbeitsleistung nutzen dürfen ist es wichtig die Arbeitszeiten zu erfassen. Das Arbeitszeitgesetzt (AZG) sieht explizit in §2.(2) die Gültigkeit aller Bestimmungen auch für Mitarbeiter vor, die in ihrer eigenen Wohnung oder Werkstätte beschäftigt werden

Natürlich gilt auch für Arbeitgeber die Mitarbeiter mit Arbeitsplatz Homeoffice beschäftigen die Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten. Ausgenommen von der Aufzeichnung des Beginns und Ende der täglichen Arbeitszeiten und Pausen sind nur jene Mitarbeiter, die überwiegend oder ausschließlich im Homeoffice beschäftigt werden. Hier genügt es, wenn die tatsächliche tägliche Arbeitszeit in Std./Min. erfasst wird. Für alle anderen sind auch Beginn und Ende der Arbeitszeiten und Pausen aufzuzeichnen. Anmerkung: Homeoffice-Tätigkeiten brauchen eine genaue Spezifikation, damit diese zur Erfüllung der Arbeitsleistung zählen.

Da auch für Mitarbeiter im Homeoffice die Bestimmungen des AZG gelten, müssen tägliche Soll-Arbeitszeiten festgelegt werden. Dies v.a. deshalb um allfällige Mehr- oder Überstunden zu ermitteln und für bezahlte Abwesenheiten (Urlaub, Krank, etc.) die für den jeweiligen Abwesenheitszeitraum richtigen Zeiten berechnen zu können.

Wie auch bei allen anderen Dienstverhältnissen wird die Form und Art der Aufzeichnung der täglichen Arbeitszeit nicht vom Gesetzgeber vorgeschrieben. Aber gerade für Beschäftigte im Homeoffice bieten moderne Zeiterfassungssysteme ideale Voraussetzungen für die Erfüllung der gesetzlichen Aufzeichnungspflichten und die Kontrolle der Arbeitsleistung. Dies im Interesse sowohl von Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer.

Das Aufstellen einer „persönlichen“ Stechuhr ist nicht nur unwirtschaftlich, sondern wird in der Regel nicht ausreichen um die tatsächliche Arbeitszeit im Homeoffice zu dokumentieren.

Wer zur Errichtung seiner Arbeitsleistung einen Computer oder spezielle Software nutzt, wird es leichter haben den Nachweis seiner Arbeitszeit aufgrund elektronischer Aufzeichnungen zu erbringen. Das Login und Logout des Betriebssystems allein werden als Dokumentation wahrscheinlich nicht ausreichen. Korrekter ist die Verwendung einer Zeiterfassungslösung, die einen Zugang und die Erfassung über Internet (Browser oder ähnliche Programme) erlauben. Selbstverständlich gelten die im Arbeitsvertrag geregelten Vereinbarungen über die zu erbringenden Leistungen im Homeoffice.

Im Gegensatz von manuellen Aufzeichnungen der Homeoffice-Mitarbeiter, die vom Arbeitgeber gegengezeichnet werden müssen bieten Web-basierte Zeiterfassungssysteme folgende Optionen der Arbeitszeiterfassung:

  • Online-Direkteingabe der Beginn- und Ende Zeiten über WEB-Terminal (Browser)
  • Eingabe geleisteter Arbeitszeiten (Stunden, Minuten) im Nachhinein über WEB-Terminal
  • Eingabe der Tagesarbeitszeiten über entsprechende Masken.
  • Buchungen über APPs
  • Schnittstellen zu diversen Applikationen oder Betriebssystemen, die Beginn- und Ende-zeiten der Sessions in das Zeiterfassungsprogramm übertragen.
  • Antrag, Erfassung und Genehmigung von Planzeiten für bestimmte Perioden (Wochenplan, Monatsplan, ..) im Vorhinein und Dokumentation allfälliger Abweichungen (Workflow/Genehmigungsantrag)
5 Minuten vor 12 Uhr

Mehrschichtmodelle in der Zeiterfassung

Um den Anforderungen eines produzierenden Betriebes gerecht zu werden, wird oft in Schichten gearbeitet. Damit können z.B. Maschinen und Anlagen optimal ausgenutzt werden und ein optimaler Betrieb ermöglicht.

Viele Unternehmen bedienen sich des Dreischichtbetriebes mit einer Früh-, einer Spät- und einer Nachtschicht. Bei einer 38,5 Stunden Woche mit einer Sollzeit von 8 Stunden plus der 30 Minuten Pause führt das zu Überschneidungen der Schichten und somit der Arbeitszeiten. Die Überschneidung kann gewollt sein um eine reibungslose Übergabe der Maschinen sicherzustellen. Ist die Überschneidung nicht gewünscht oder bei Arbeitsplätzen die nur von einer einzelnen Person bedient werden müssen, ist die Überschneidung problematisch. Wenn noch dazu eine Auslastung an den Wochenenden erstellt werden führt das rein rechnerisch dazu, dass mehr Personal zur Verfügung stehen muss als Arbeitsplätze vorhanden sind.

Dafür gibt es Abhilfe: Wir sprechen von Mehrschichtmodellen mit unterschiedlichen freien Tagen. Hierbei ist aber zu beachten, dass die Wochenarbeitszeit auch bei Schichtarbeit im Durchschnitt 40 Wochenstunden betragen muss. In einem Durchrechnungszeitraum von maximal 8 Wochen kann die Wochenarbeitszeit, je nach Kollektivvertrag bis zu 50 Stunden, mit einer Betriebsvereinbarung auf bis zu 56 Stunden pro Woche erweitert werden.

Bei einem Vier-Wochenrhythmus mit sechs Tagen Arbeit kann hier eine schöne Abdeckung, auch für die Wochenenden, gemacht werden. In der vierten Woche gibt es bei diesem Modell vier freie Tage.

Bei einem wie oben beschriebenen Schichtmodell kann durch Angabe der Schichtwoche der richtige Einstieg ins Schichtrad bewerkstelligt werden. Dadurch benötigen wir nicht Vier-Schichtmodelle mit unterschiedlichem Beginnschichten sondern nur das Modell mit dem richtigen Startdatum. Das Modell wird individual im Personalstamm hinterlegt.

Der Vier-Wochenrhythmus wird in der Realität aber nicht „starr“ angewendet werden. Durch Krankenstand oder andere Ausfallsgründe ist mehr Flexibilität gefordert.  Um den Ansprüchen gerecht zu werden gibt es eine besondere Funktion. Die einzelnen Schichten werden anhand der gebuchten Beginnzeit oder der gebuchten Endezeit automatisch ausgewählt. Dadurch kann sehr flexiebel auf Unterbesetztung in einzelnen Schichten reagiert werden ohne dass manuell eingegriffen werden muss. Bei dieser Variante muss jedoch bedacht werden, die  Ruhezeiten der Mitarbeiter zu überwachen um einer Ruhezeitverletzung vorzubeugen. Auch bei Schichtarbeiten muss die tägliche Ruhezeit von 11 Stunden eingehalten werden!

Urlaubsplanung und Urlaubsvertretung mit GeCOTime einfach planen

Der Fenstertag in der Zeiterfassung

Das Arbeitsrecht sieht vielfältige Möglichkeiten für die Behandlung arbeitsfreier „Fenstertage“ vor. Zeiterfassungsprogramme sind gefordert es richtig umzusetzen.

 

Tage zwischen einem Wochenendende und einem Feiertag liegen werden Fenstertage genannt. Fenstertage sind auch bekannt als Brücken- oder Zwickel-Tage. Diese Tage werden gerne als arbeitsfreie Tage gewählt. Ist der Fenstertag ein Freitag, haben viele Arbeitsnehme eine kürzere Sollarbeitszeit als an anderen Wochentagen. Es stellt sich die Frage, wie diese Abwesenheit in der Zeiterfassung zu bewerten bzw. zu berechnen ist. In der Praxis bieten sich drei Wege an:

  1. Urlaub
  2. Zeitausgleich
  3. Einarbeitung

 

Ad 1. Urlaub:
Urlaub muss zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart werden. Dies gilt natürlich auch für den oder die Fenstertag(e). In der Zeiterfassung kann nun unterschieden werden wie dieser Tag zu bewerten ist. Der Urlaube kann als ganzer Tag, als Halb-Tag oder sogar in Stunden berechnet werden. Alle drei Varianten können im Rahmen des österreichischen Arbeitsrechts vereinbart werden.
Dazu muss das Zeiterfassungssystem den Urlaub nicht nur in Tagen sondern auch als Stunden oder Halb-Tag führen können. Damit kann für den Fenstertag die entsprechende Einheit an Urlaubszeit berechnet werden.

Ad 2. Zeitausgleich:
Der Begriff Zeitausgleich wird mit einer Vereinbarung über flexible Arbeitszeiten (=Gleitzeit) verwendet. D.h. im Zeiterfassungssystem gibt es für den Arbeitnehmer ein Zeit-Konto in dem die Differenzen zwischen täglich vereinbarten und täglich tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten geführt wird.

Eine ganztägige Abwesenheit als „Zeitausgleich“, reduziert das Gleitzeitkonto um die das Arbeitssoll des Fenstertages. Wichtig: ganztägige Abwesenheit, auch im Zuge einer Gleitzeitregelung, sind zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Vorhinein zu vereinbaren.

Ad 3. Einarbeitung:
Das Arbeitsgesetz sieht vor, dass Fenstertage in einem Durchrechnungszeitraum eingearbeitet werden können. Diese Regelung kann Kollektivvertrag definiert sein oder es können Vereinbarungen als Betriebs- oder Einzelvereinbarung getroffen werden.

Die Soll-Arbeitszeit für den einzuarbeitenden Fenstertag wird auf andere Arbeitstage verteilt. Dabei ist zu beachten, dass die tägliche Maximalarbeitszeit von 12 Stunden nicht überschritten werden darf.

Wichtig: Da es sich bei dieser verlängerten Arbeitszeit um eine Normalzeit handelt, sind diese Stunden nicht zuschlagspflichtig.

 

Definition Durchrechnungszeitraum:

Lt. Arbeitszeitgesetz ist der Durchrechnungszeitraum (=Einarbeitungszeitraum) 13 Wochen. Die 13 Wochen müssen aufeinanderfolgend sein. Im Durchrechnungszeitraum muss auch die Woche des Fenstertages beinhaltet sein. Ein längerer Durchrechnungszeitraum kann im Kollektivvertrag und/oder in der Betriebsvereinbarung geregelt sein.

Dadurch besteht die Möglichkeit die Einarbeitungszeiten auf das ganze Jahr zu verteilen. Je grösser der Einarbeitungszeitraum ist, umso geringer wird die tägliche Einarbeitungszeit (Bandbreite). Die Berechnung für den Wert der Bandbreite ist die Anzahl der einzuarbeitenden Stunden durch die Anzahl der Jahreswochen. Dieser Wert kann zuschlagsfrei die Normalarbeitszeit erhöhen.

Beispiele für 2019:

  1. Durchrechnungszeitraum: 52 Wochen; Fenstertage: 5; Arbeitszeit: 38,5 Wochenstunden. Berechnung des Wertes für Bandbreite: 38,5/52 ≈ 0,75
    Bandbreite für zuschlagfreie Einarbeitung: 38,5 + 0,75 also 39 Std und 15 Min.
  2. Durchrechnungszeitraum: 13 Wochen; Fenstertage: 1; Arbeitszeit: 38,5 Wochenstunden.
    Berechnung des Wertes für Bandbreite: 38,5/13 ≈ 3,00
    Bandbreite für zuschlagfreie Einarbeitung: 38,5 + 3,00 also 41 Std und 30 Min.

Achtung: Die maximale Bandbreite darf 45 Stunden nicht überschreiten!

 

In der Zeiterfassung wird somit für den Einarbeitungszeitraum eine erhöhte Sollzeit hinterlegt und an den Fenstertagen wird eine automatische Abwesenheit eingesetzt. Dadurch wird die Einarbeitung zuschlagsfrei gerechnet und an den Fenstertagen wird die entsprechende eingearbeitete Zeit automatisch gegengerechnet.

Wichtig: Fenstertage werden in der Zeiterfassung nicht wie Feiertage behandelt. Z.B unterbricht ein Fenstertag nicht den Krankenstand. Auch Arbeiten am Fenstertag sind nicht mit dem Feiertagsentgelt, sondern mit normaler Überzeit zu bewerten.

 

Durch die richtige Definition/Einstellung im Zeiterfassungssysteme können zeitaufwendige Nachbesserungen vermieden werden!

 

Was geschieht bei Ausnahmen?

  • Wird ein Arbeitnehmer im Zeitraum der Einarbeitung Krank oder nimmt der Arbeitnehmer Urlaub, so gilt die Einarbeitung als erbracht.
  • Wird der Arbeitnehmer an dem eingearbeiteten Fenstertag krank, so wird im Gegenzug die eingearbeitete Zeit nicht ersetzt oder finanziell abgegolten.
  • Wird beim Arbeitnehmer das Dienstverhältnis beendet, bevor er den Fenstertag konsumieren konnte, so ist das Zeitguthaben mit 50 % Zuschlag finanziell abzugelten. Diese Regelung gilt nur für Fenstertage und nicht für andere Zeitausgleichsstunden.
Wie sensibel sind Zeiterfassungs-Daten?

Keine Zeiterfassung ist wie die andere

Keine Zeiterfassung ist wie die andere!

Wie ist das gemeint? Schließlich „stempeln“ doch die Mitarbeiter in jedem Unternehmen das gleiche: „Kommen“, „Gehen“ und eine „Pause“. Und wenn es ein bisschen Anspruchsvoller sein soll dann wir ein Dienstgang, ein Arztbesuch oder ein Kursbesuch „gestempelt“. – Das kann ja wirklich nicht so schwer sein. Wer’s glaubt wird Seelig…

 

Jedes Unternehmen ist individuell:

Hier ein paar Beispiele von Abwesenheitsgründen, die bei Unternehmen verwendet werden:
Amtsweg, Arzt, Autowerkstatt, Bereitschaft, Berufsschule, Dienstgang, Dienstreise, Ersatzruhezeit, Feiertag, Homeworking, Krank bez., Kur, Kurs, Messe, Pflegeurlaub, Pause

Reisezeit, Sonderurlaub, Umzug/Übersiedelung, Ungeklärt, Urlaub, Zeitausgleich, usw.

Selbst einfache Tages- und Wochenmodelle, die die Berechnung und Bewertung der Arbeitszeit eines Mitarbeiters vorgeben, sind mannigfaltig. Teilzeit, Vollzeit, Fixzeit, Gleitzeit, Maximalarbeitszeit pro Einheit, Überstunden, etc., sind zu definieren.

 

Ca. 800 Kollektivverträge sowie Betriebsvereinbarungen

Eine gute Zeiterfassungssoftware kann alle Kollektivverträge sowie Betriebsvereinbarungen abbilden. Eine ändern bei Gesetzesänderung bzw. bei Vertriebsvereinbarungsänderung muss möglich sein. Nicht durch Programmänderung sondern durch Parametrierung! Diese flexible Möglichkeit garantiert eine schnelle und effiziente Anpassung an neue Vorgaben. Vorhandene Einstellungen dürfen dabei nicht verloren gehen, da z.B. eine Rückrechnung auch vor der veränderten Situation möglich sein muss.

 

Menschen sind keine Roboter

Die Arbeitswelt gestaltet sich immer flexibler. Der Mensch, also der Dienstnehmer, hat mehr Möglichkeiten seine Arbeitszeit zu gestalten. Homeworking/Teleworking ist nur ein Beispiel. Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben ist dabei notwendig. Wie lange darf jemand arbeiten? Wie ist das mit den Pausen und Ruhezeiten? Ist eine Dienstreise anders zu bewerten als ein Dienstgang? Tausend Regeln sind zu berücksichtigen. Genau da hilft eine gute Zeiterfassung. Bevor Regeln verletzt werden meldet das System die drohende Verletzung und es kann entsprechend reagiert werden.

 

Zusammenfassung

In einer Zeiterfassung sind tausende Punkte zu berücksichtigen.  Neben den standardisierten Rechenregeln sind flexible Anpassungen notwendig um den stetig wachsenden Anforderungen gerecht zu werden.