Der Weihnachtsmann grüßt vom Nordpol

Braucht der Weihnachtsmann eine Zeiterfassung?

Auch für Weihnachtsmänner und Christkinder ist der Arbeitgeber verpflichtet Zeitaufzeichnungen zu führen. Vor allem die Aufzeichnungen über Pausen so wie passive und aktive Reisezeiten von Außendienstmitarbeitern aus der Zeiterfassung werden bei Besuchen des Arbeitsinspektors gerne verlangt.

Dieser Beitrag soll nicht dazu beitragen die Diskussion anzuheizen, ob bei uns der Weihnachtsmann oder das Christkind die Geschenke bringt. Wir haben den Weihnachtsmann aus aktuellem Anlass als Beispiel für einen umtriebigen Außendienstmitarbeiter gewählt. Wir gehen jedoch davon aus, dass der Weihnachtsmann (oder das Christkind) einem unselbständigen Dienstverhältnis nach österreichischem Arbeitsrecht unterliegt.

Wer seine Arbeitszeit vorwiegend im Außendienst verbringt unterliegt auch arbeitsrechtlich einigen gesonderten Regelungen, die je nach Kollektivvertrag sehr unterschiedlich sind. Außendienstmitarbeiter können sich in der Regel ihre Arbeitszeiten selbst einteilen und unterliegen somit meist keinen fixen täglichen Beginn und Endzeiten. In vielen Fällen sieht der Kollektivvertrag sogar die Möglichkeit vor, dass bei Außendienstmitarbeitern mit Provisionsanspruch allfällige Überstunden durch Grundgehalt und laufende Provision abgedeckt sind, wenn die Summe der Entlohnung über dem kollektivvertraglichem Minimum liegt.

Das lässt vermuten, dass der Weihnachtsmann keine Zeiterfassung braucht. Der Schein trügt aber. Grundsätzlich ist der Arbeitgeber verpflichtet auch für Außendienstmitarbeiter Zeitaufzeichnungen zu führen, auch wenn das Arbeitszeitgesetz hier Sonderregelungen erlaubt. Insbesondere die Erfassung und Abrechnung der Reisezeiten erfordert eine genaue Dokumentation. Es ist arbeitsrechtlich nicht egal, ob der Weihnachtsmann mit Bahn oder Flugzeug reist, ob er seinen Schlitten selbst steuert oder ob die Rentiere die Führung des Schlittens übernehmen. Hier unterscheidet das Arbeitsrecht zwischen passiver und aktiver Reisezeit. Vor allem, wenn eine hohe Reisetätigkeit dazu führt, dass die höchstzulässige tägliche Arbeitszeit (in der Regel 10 Std) überschritten wird.

Die elektronische Erfassung und Auswertung der Arbeitszeiten ist gerade für Angestellte im Außendienst ein sehr nützliches Instrument. Wer schon einmal im Außendienst gearbeitet hat, kann ein (Weinachts-)Lied davon singen, wie mühselig es ist den regelmäßigen Reisebericht und damit verbundene Spesenabrechnung auszufüllen und rechtzeitig abzugeben.

Seit es leistungsfähige Laptops bzw. Tabletts und Smartphones gibt bieten viele Anbieter auch spezielle Lösungen für die Zeiterfassung im Außendienst an. Dies geht soweit, dass über die Buchung am Smartphone auch GPS Daten verarbeitet werden können um KM-Leistungen zu errechnen oder Plausibilitätsprüfungen zu erlauben. Auch im Bereich der Reisekostenabrechnung gibt es viele Anbieter von Standardsoftware, mit der auch Arbeitszeiten (Beginn- Ende) erfasst werden können. Diese Programme bieten meist Schnittstellen zu einer Zeitwirtschaftssoftware an.