Besucher mit Zeiterfassung und Zutritt einfach verwalten

Besucherverwaltung in Kombination mit Zeiterfassung und Zutritt

Die Planung, Dokumentation und Kontrolle von Besuchern in einem Unternehmen kann auf unterschiedliche Weise erfolgen:

  1. Manuelle Erfassung in Papier-Listen
  2. Eigenes Besucherverwaltungsprogramm
  3. Zusatzmodul zu anderen Programmen

Sehr oft wird bei der Planung einer „Digitalen Besucherverwaltung“ übersehen, dass unter Umständen das vorhandene Zeiterfassungs-/ Zutrittsprogramm über ein Zusatzmodul für Besucherverwaltung verfügt. Am Beispiel der GeCOTime Zeiterfassung soll hier ein kurzer Überblick über diese Option gegeben werden.

Verwaltung eines Besucherstammes:
Es können die persönlichen und die Firmendaten eines Besuchers erfasst werden, wobei hier zum Beispiel die Identifikation durch einen Personalausweis vermerkt wird:

Besucherstamm Person

Firmendaten:

Besucherstamm Firma

In weiterer Folge kann der Besucher auch der Person, die besucht wird, zugeordnet und ein Besuchsgrund angegeben werden.

Für jeden Besucher kann ein sogenannter Besucherschein oder eine Besucherkarte ausgedruckt und individuell gestaltet werden. Es besteht auch die Möglichkeit für den Besucher ein WLAN – Ticket auszustellen, damit er für den Zeitraum seines Besuches die Möglichkeit einer Internetnutzung hat.

Unter der Voraussetzung, dass auch eine elektronische Zutrittskontrolle installiert ist, kann man für den Besucher natürlich auch Zutrittskarten für das Firmengelände erstellen, mit welchen der Besucher die entsprechenden freigegeben Türen oder Drehkreuze betreten kann. Hierbei ist es wichtig, dass diese Zutritte nur im Zeitraum des tatsächlichen Besuches gültig sind, das heißt, minutengenaue Überwachung der Türen und Drehkreuze.

Über die Auswertung im Besucherstamm können sowohl die bisherigen als auch die geplanten Besuche der Person überprüft werden:

Besucherstamm Übersicht

Es steht natürlich auch ein Kalender zur Verfügung, in welchem man sehr Übersichtlicht die Wochen oder Monate darstellen kann.

Besuchskalender

Alle diese Möglichkeiten stehen bei einer modernen Zeiterfassung mit den entsprechenden Zusatzmodulen zur Verfügung um hier ein korrektes Besuchermanagement aufzubauen, die Verwaltung der Zutritte zum Gelände und die Zuordnung zu den einzelnen Abteilungen oder eigenen Mitarbeitern zu sichern.