Die Zeit kann man nicht zurückdrehen

Berechnung und Buchung von Pausen in GeCOTime Zeiterfassung

Auch wenn das Thema „Pausen“ im Arbeitszeitgesetz (AZG) grundlegend geregelt ist, gibt es in der Praxis sehr viele unterschiedliche Möglichkeiten der betrieblichen Umsetzung. Durch Einsatz eines leistungsfähigen Zeiterfassungs-Systems können betriebliche Vereinbarungen betreffend Handhabung der Pausen sinnvoll unterstütz werden. Hier einige Beispiele, wie das System GeCOTime dafür genutzt werden kann.

Grundsätzlich ist zu unterscheiden, ob die betriebliche Regelung das „Stempeln“ von Pausen vorsieht und ob es zusätzliche Vereinbarungen (z.B. bezahlte Pausen) gibt. Außerdem ist zu berücksichtigen, ob die Pausen zu bestimmten Zeiten (z.B. täglich 12:00 bis 12:30)  oder in bestimmten Zeitfenstern (zwischen 12:00 und 13:00) eingehalten werden müssen oder ob es den Mitarbeitern frei steht im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben, also spätestens nach 6 Stunden durchgehender Arbeitszeit die Pause(n) zu konsumieren.

Aus der Sicht der Implementierung im Zeiterfassungs-System können wir folgende Arten unterscheiden:

 

Fixe Pausen

Fixe Pausen sind Uhrzeitabhängig. Es wird der Beginn und das Ende der Pause festgelegt, sowie die Dauer der Pause. Wird die Pause (Abwesenheit) gestempelt, wird dies in der Regel nicht exakt dem Zeitraum der definierten Pausenlänge entsprechen. Stempelungen von Pausenzeiten geringer als vereinbart werden automatisch aufgefüllt und Stempelungen längerer Pausen werden mit der tatsächlichen Pausenzeit berechnet. Wird keine Pausenbuchung erfasst, so wird die Pause während des definierten Zeitraums automatisch abgezogen.

Beispiel 1: Zwei fixe Pausen. 09:00 – 09:15 und 12:30 – 13:00 werden im entsprechenden „Tagesmodell“ definiert.

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In der „Tagesbetrachtung“ erkennt man, dass der Mitarbeiter mit Pers.Nr. 4201 um 08:00 gekommen ist und um 16:00 gegangen ist. In der Übersicht der berechneten Zeiten ist ersichtlich, dass die Pausen gemäß Tagesmodell entsprechend abgezogen wurden und dass von 8,00 Stunden Anwesenheit die vordefinierten Pausen (einmal 15 Minuten, einmal 30 Minuten) abgezogen und als Abwesenheitsart „Pause“ ausgewiesen werden und in diesem Fall die tägliche Sollzeit eingehalten wurde .

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Wenn der Mitarbeiter seine Pause stempelt (Geht Buchung 12:00 = Pausenanfang / Kommt Buchung 13:15 = Pausenende) und überschreitet dabei die vorgegebene Pausenzeit wird auch die Zeit die über die vorgegebene Pause hinausgeht als Pause ausgewiesen, wie in folgenden Beispiel einer Tagesbetrachtung zu erkennen ist

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Variable Pausen

Die Pause wird nur dann im System berechnet und gebucht, wenn die erfasste Arbeitszeit eine bestimmte Anzahl von Stunden, Minuten überschreitet. Egal zu welcher Uhrzeit Arbeitsbeginn oder Arbeitsende erfolgt.

Beispiel 2: Eine Pausenregelung, die den Vorgaben des AZG und der meisten Kollektivverträge entspricht: Nach 6 Stunden Arbeitszeit wird automatisch eine halbe Stunde Pause abgezogen.

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Zusatzpause bei fehlender Pausenbuchung

Beispiel 3:  Die Pause von einer halben Stunde muss zwischen 12:00 und 13:00 konsumiert werden. Wird eine kürzere Pausenzeit gestempelt, wird die Pausenzeit auf die Vorgabe ( 30 Minuten) aufgefüllt, wird eine Zeit länger Pause als die Vorgabe gestempelt wird die tatsächliche Pausenzeit gerechnet, wird aber gar nicht ausgestempelt, so wird eine zusätzliche Pause von 15 Minuten verbucht

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Eine Zusatzpause („Strafpause“) wird abgezogen, da der Mitarbeiter nur die Arbeitsbeginn-Zeit (8:00)  und Arbeitsende-Zeit (16:00) gestempelt hat.

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Beispiel bei bestehender Pausenbuchung:

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