Kodex Arbeitsrecht und Zeiterfassungssysteme

Benachrichtigung durch Zeiterfassungsanwendung

Automatische Benachrichtigung durch Zeiterfassungsanwendung bei Arbeitszeitverletzung

Es gibt viele Gründe warum die in der Zeiterfassung gebuchten Zeiten mit den vereinbarten Dienstzeiten abweichen können. Zum Beispiel haben Mitarbeiter vergessen zu buchen oder Sie haben zu lange gearbeitet. Aber auch andere wichtigen Informationen, die für eine gesetzeskonforme und/oder durch betriebliche Vereinbarung vorgegebene Einhaltung wichtig sind, übermittelt die Zeiterfassungsanwendung automatisch an entsprechende Personen wie, z.B. Administrator, Vorgesetzte oder an betroffenen Mitarbeiter selbst.

Damit diese Vorgaben von der Zeiterfassung erkannt werden, müssen sie elektronisch erfasst werden:

Damit stehen unterschiedliche Möglichkeiten zur Signalisierung der „Normabweichung“ zur Verfügung, wie z.B. durch automatisches versenden einer Email. Hier besteht nicht nur die Möglichkeit den Mitarbeiter selbst, sondern auch den Vorgesetzten von der aufgetretenen Normabweichung zu informieren. Bei Zeitbuchung über ein Zeiterfassungsterminal, kann dem Mitarbeiter über das Display eine entsprechende Rückmeldung gegeben werden.

Bei einem Zeiterfassungssystem, welches die Buchungen online verarbeitet, kann der Mitarbeiter und/oder der Vorgesetzte durch ein Email vorgewarnt werden, dass es in Kürze zu einer Arbeitszeitüberschreitung kommen wird. Der Mitarbeiter und/oder der Vorgesetzte können entsprechend reagieren.

mail normabweichung

Sämtliche Normabweichungen sind im Zeiterfassungssystem dokumentiert und werden via Drucklisten in PDF-Dateien zur Verfügung gestellt. Der Ausdruck kann direkt aus der Zeiterfassung manuell angestoßen werden oder durch einen zeitgesteuerten automatischen Druck an einen Netzwerksdrucker gesendet werden.

report normabweichung

Durch die unterschiedlichen Signalisierungsmethoden ist eine zeitnahe Korrektur vor dem Monatsende möglich. Damit kann der Monatsabschluss stressfrei vorbereitet werden und die Überleitung der Daten an das Lohnprogram zeitgerecht erfolgen.