Die Zeit kann man nicht zurückdrehen

Benachrichtigung bei Arbeitszeitverletzung i.d. Zeiterfassung

Bei jeder elektronischen Zeiterfassung wird es vorkommen, dass die Mitarbeiter von den vereinbarten Dienstzeiten und deren Erfassung, abweichen. Sei es, dass die Mitarbeiter vergessen haben zu buchen, oder an Tagen an welchen sie normalerweise nicht arbeiten dennoch in die Firma kommen.

Alle diese Abweichungen müssen elektronisch erfasst werden, um die Vorgesetzten und den Mitarbeiter selbst, darüber benachrichtigen zu können.

Normabweichungen bearbeiten

Sei es eine vergessene Buchung oder Arbeit am Wochenende oder sogar an Feiertagen – alle Abweichungen werden vom Zeiterfassungssystem erfasst und es stehen mehrere Möglichkeiten zur Signalisierung zur Verfügung.
Eine wichtige Normabweichung ist auch die Unterschreitung der Ruhezeit oder eine Überschreitung der täglichen Arbeitszeit.

In Betrieben, welche mit einem Hardwareterminal die Zeiten erfassen, kann der Mitarbeiter beim Buchen über das Display die Rückmeldung erhalten, dass er gestern einen „Kommen / Gehen Fehler“ produziert hat.

Ein zweiter Weg zur Signalisierung der Normabweichungen kann ein Email sein. Hier besteht nicht nur die Möglichkeit den Mitarbeiter selbst, sondern auch den Vorgesetzten von der aufgetretenen Normabweichung zu informieren.

Bei einem Zeiterfassungssystem, welches die Buchungen online verarbeitet, kann man den Mitarbeiter durch ein Email warnen, wenn er zum Beispiel schon 9 Stunden und 45 Minuten gearbeitet hat, damit es zu keiner Überschreitung der maximal zulässigen Tagesarbeitszeit kommt.

mail normabweichung

Natürlich steht auch ein Ausdruck zur Verfügung, welcher direkt im Zeiterfassungsmenü aufgerufen werden kann, oder durch einen automatischen Druck zeitgesteuert an einen Netzwerksdrucker gesendet wird.

 

report normabweichung

 

Durch ein Zusammenspiel der Signalisierung und der zeitnahen Korrektur können wir den Monatsabschluss soweit vorbereiten, dass nicht nach Ablauf der Abrechnungsperiode die einzelnen Normabweichungen behandelt werden müssen.