Aufzeichnung von Arbeitszeiten - Zeiterfassung mit GeCOTime

AUFROLLUNG IN DER ZEITERFASSUNG

Ist eine Aufrollung in der Zeiterfassung überhaupt notwendig? Wann und warum wird diese durchgeführt?

Eine Übergabe der berechnetet Zeitdaten vom Zeiterfassungsprogramm ins Lohnproramm ist eine Standardanforderung. Gelegentlich kommt aber eine relevante Information zu spät und eine Nachbesserung muss gemacht werden. Eine Aufrollung in der Zeiterfassung ist also immer dann notwendig, wenn Leistungen aus abgelaufenen Perioden nachverrechnet werden sollen.

Nach jeder erfolgten Lohnüberleitung kann eine Änderung nur durch eine Aufrollung in die Lohnverrechnung übergeben werden. Sei es, dass z.B. Überstunden zu spät beantragt wurden oder dass Abwesenheiten nachträglich geändert wurden. Diese relativ einfachen Aufrollungen könnten auch „händisch“ in der Zeiterfassung und im Lohn nachgezogen werden.

Es gibt jedoch Aufrollungsgründe, die nicht so einfach sind. So ist eine weit, bis zu 3 Jahre, zurückreichende Aufrollung notwendig wenn z.B. ein oder mehrere Mitarbeiter beim Arbeitsgericht eine Besserstellung durch den Kollektivvertrag durchsetzen. Vielleicht wurden Mehrarbeitszeiten von Teilzeitmitarbeitern nur 1:1 verrechnet? Der Kollektivvertrag sieht aber vor, dass nicht konsumierte Mehrarbeitszeiten nach 3 Monaten eine Aufwertung um 25% erhalten müssen.

Auch im Fall steuerfreien 100% Zuschlägen, die nicht in der Entstehungsperiode ausbezahlt wurden, muss eine Aufrollung erfolgen. Der Zuschlag darf nur in der Periode steuerfrei behandelt werden, in welcher die Leistung erbracht wurde. Auch muss dieser Zuschlag mit einem korrektem Periodenkennzeichen übermittelt werden und nur durch eine Aufrollung im Lohn besteht auch der Anspruch auf Steuerfreiheit.

Ein weiterer Grund für Aufrollungen sind Änderungen in Kollektivverträgen die rückwirkend schlagend werden. Das kann sich auch auf die Zeiterfassung direkt auswirken. Z.B. wenn die Pflichtpausen oder mögliche Zuschläge, welche in der Zeiterfassung als Berechnungsgrundlage parametriert sind, rückwirkend zu ändern sind. Ein modernes Zeiterfassungssystem kann diese Änderungen ohne großen Arbeitsaufwand über eine Aufrollung mit neuen Rechenparametern einarbeiten. Es ist natürlich zu beachten, dass diese Änderungen erst ab dem Stichtag gelten. Die Berechnung historischer Werte darf dadurch nicht beeinflusst werden.

Generell muss es in einem modernen Zeiterfassungsprogramm möglich sein alle gespeicherten Daten durch eine Neuberechnung oder Aufrollung zu aktualisieren beziehungsweise automatisch auf neue Rechenparameter umzustellen. Zumindest alle Daten die der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen sind davon betroffen.