Einfache Urlaubsplanung mit Hilfe der Zeiterfassung von Gecosoft

Arten der Urlaubsplanung in der Zeiterfassung

In der Zeiterfassung unverzichtbar ist die Planung der Abwesenheiten, vor allem des Urlaubes. Dieser Blog beschäftigt sich mit den Möglichkeiten der Urlaubsplanung in der Zeiterfassung.

Variante 1: Urlaub/Abwesenheit wird händisch eingegeben.

Die einfachste Art Urlaube oder andere Abwesenheiten, wie. z.B. Kranktage, Kur, Sonderurlaub, Dienstreise, etc., dem Zeiterfassungssystem bekanntzugeben, ist die direkte Eingabe der Abwesenheit vom Mitarbeiter und/oder vom Vorgesetzen und/oder von der Personalabteilung/Administrator. Durch Ansicht einer einzelnen Abteilung bzw. einzelner Bereiche bis hin zum gesamten Unternehmen, kann via Bildschirm festgestellt werden ob es ungewollte Überlappungen von Urlauben gibt. Korrekturen sind manuell im Zeiterfassungssystem zu machen. Dabei werden wir vom Jahresabwesenheitskalender unterstützt.

Diese Methode der Urlaubsplanung ist für Kleinstunternehmen sinnvoll oder für Unternehmen, in denen Mitarbeiter keinen Zugang zu PCs/Tablets, etc. haben. Ab einer gewissen Betriebsgröße (unserer Erfahrung nach ab 10 Personen) ist eine Planung über ein Genehmigungsverfahren bereits wertvoll:

 

Variante 2: Urlaub/Abwesenheit über Genehmigungsverfahren.

Das erweiterte Verfahren zur Urlaubsplanung ist ein Genehmigungsverfahren. (siehe dazu Blog-Beitrag „Elektronisches Genehmigungsverfahren (Personalmanagement)“ vom 8. Juni 2015). Die Vorteile des Genehmigungsverfahren gegenüber der manuellen Planung liegen auf der Hand: Vorzeitige Erkennung von Urlaubsüberschneidung; klare Genehmigungsstrukturen samt Stellvertreterregeln; automatischer Eintrag in die Jahresplanung, usw.

Zusammenfassung:

Eine Urlaubsplanung über den Jahresabwesenheitskalender ist möglich, bzw. in einigen Fällen auch sinnvoll. Zweckmäßiger ist die Planung über ein Genehmigungsverfahren.