8 Gründe für Arbeitszeiterfassung via Software statt Excel

Obwohl Excel ein unwahrscheinlich mächtiges und ausgereiftes Programm ist, kann damit keine professionelle Standardsoftware für Arbeitszeiterfassung ersetzt werden.

Gerade Unternehmen oder Organisationen, die ein erfahrenes Team von Mitarbeitern haben, die sich mit Office-Anwendungen – und hier vor allem Excel –  sehr gut auskennen sind verleitet das Thema Arbeitszeiterfassung durch eine Eigenentwicklung abzudecken.

Grundsätzlich reicht für die Erfüllung der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten auch eine Excel-Tabelle. Es gibt auch, teilweise sogar kostenfreie Excel-Vorlagen für Arbeitszeiterfassung. Diese Vorlagen bestehen aber aus einer Vielzahl von Tabellenblättern, die natürlich jeweils für eine Person ausgelegt sind. Solche Vorlagen bieten tatsächlich eine einfache und übersichtliche Erfassung und Aufzeichnung einfacher Zeitmodelle und reichen wahrscheinlich sehr gut aus um bei Kleinst-Unternehmen den erforderlichen Nachweis gegenüber dem Arbeitsinspektorat zu erbringen. Excel bietet  eine Vielzahl von einfach anzuwendenden Rechenfunktionen für die Ermittlung von Zeiteinheiten, Anzahl von Tagen, Stunden und Minuten, etc. Mit entsprechender Excel-Erfahrung lassen sich solche Vorlagen oder Eigenentwicklungen auch für eine Anzahl mehrerer Mitarbeitern ausweiten. Die vielen Funktionen, die Excel für grafische Darstellungen und Gestaltung von Ausdrucken einzelner Tabellen ermöglicht führt auch relativ schnell zu guter Akzeptanz bei den betroffenen Mitarbeitern, denn Excel wird ja heute von fast jedem Computer-Anwender als vertrauenswürdige Anwendung akzeptiert.

Sehr schnell werden aber die Grenzen einer Excel Anwendung für Arbeitszeiterfassung erreicht. Hier wollen wir nur die wichtigsten Argumente in einer einfachen tabellarischen Darstellung auflisten. Wer sich mit dem Thema Arbeitszeiterfassung, als Verantwortlicher in einem Unternehmen oder einer Organisation ernsthaft auseinander gesetzt hat und vor allem wer den komplexen arbeitsrechtlichen Vorgaben für eine korrekte Arbeitszeiterfassung gerecht werden will erkennt sehr schnell, dass dafür eine Excel Anwendung nur schwer geeignet sein kann:

 

  1. Excel kann keine Relationale-Datenbank-Funktion ersetzen
    • Gerade die Arbeitszeiterfassung ist eine Anwendung, die eine Nutzung einer Relationalen-Datenbank erfordert.
  2. Die Zeiterfassung selbst kann nur mit Hilfe von Eingabe von Zeitwerten erfolgen
    • „Stempeln“ geht mit Excel nicht
  3. Die Anbindung von externen Erfassungsgeräten (Terminals) erfordert auch das Knowhow der Datenkommunikation dieser Terminals.
    • uns ist keine Excel Anwendung bekannt, die Online Daten aus Terminals importieren kann
  4. Excel ist keine Multitasking Anwendung, die den gleichzeitigen Zugang mehrerer User zu einer Tabelle erlaubt.
  5. Eine professionelle Arbeitszeiterfassung muss eine skalierbare Berechtigungsverwaltung erlauben
    • Manche Personen müssen auch Zugang zu den Zeitdaten (= entsprechende Tabellenblätter) bestimmter Personen haben
  6. Excel erlaubt keine Dokumentation geänderter Daten
    • Wer hat wann, welche Daten eingegeben oder korrigiert?
    • Welche Werte wurden überschrieben?
  7. Arbeitszeiterfassung ist eine Anwendung, die laufende Anpassungen an betriebliche Veränderungen (neue Arbeitszeitvereinbarungen, Urlaubsregelungen, etc.) und gesetzliche Vorgaben erfordert.
    • Bei der Anlage neuer Arbeitszeitmodelle müssen in der Regel Excel-Funktionen adaptiert werden.
    • Dazu ist der Eingriff des „Programmierers“ erforderlich
  8. Schnittstellen zu anderen Systemen (Personalverwaltung, Lohnverrechnung, etc.) sind schwer zu realisieren
    • Moderne Zeiterfassungs-Systeme haben dafür Standard-Schnittstellen