Arbeitszeitgesetzt und Zeiterfassungssysteme

Besonderheiten der Zeiterfassung in Österreich

Die arbeitsrechtlichen und steuerrechtlichen Vorgaben betreffend Gestaltung und Abrechnung der Arbeitszeiten von Dienstnehmern unterscheiden sich maßgeblich von den Vorgaben anderer Länder, im Besonderen zu Deutschland und der Schweiz. Dadurch ist der Einsatz von Softwarelösungen für Zeiterfassung in Österreich nur dann sinnvoll, wenn die Programme die speziellen Anforderungen für Österreich erfüllen.

Der Zweck einer elektronischen Zeiterfassung ist nicht nur die Erfassung der Anwesenheit von Dienstnehmern. Eine Zeiterfassungssoftware dient v.a. der Abbildung von Arbeitszeitmodellen. Die Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten und Abwesenheiten (Urlaube, Krankenstände, etc.) ermöglicht die Ermittlung von Abweichungen zum Arbeitszeitmodell und die Berechnung von Mehrstunden, Überstunden und zeitabhängigen, lohnrelevanten Daten.

In Österreich gibt es seit 1969 das Arbeitszeitgesetzes (AZG), das auch die rechtliche Grundlage für die Einführung von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit) darstellt. Die Handhabung von Gleitzeitregelungen gemäß AZG war der wichtigste Grund für den Einsatz EDV gestützter Zeiterfassungssystemen in Österreich seit 1970. Wer seinen Dienstnehmern ein Gleitzeitmodell ermöglicht muss in Österreich nicht nur die täglichen Plus- oder Minus-Stunden gegenüber der Sollzeit des Arbeitszeitmodells errechnen. Das AZG sieht eine Fülle von Regelungen für tägliche, wöchentliche und monatliche Maximalarbeitszeiten und für die Einhaltung von Pausen und Ruhezeiten vor. Zusätzlich werden im AZG auch die Begriffe der Normalarbeitszeit, Schichtarbeitszeit, Nachtarbeitszeit, Mehrarbeitszeit und Überstunden definiert. Diese Definitionen und die damit verbundenen Regeln begründen eine der österreichspezifischen Besonderheiten  für ein Zeiterfassungssystem.

Das Österreichische Arbeitsrecht besteht aus fast 40 Einzelgesetzen. Darüber hinaus werden in einer Vielzahl von branchenspezifischen Kollektivverträgen (KV) Sonderformen betreffend Gestaltung und Handhabung von Arbeitszeit geregelt.

Das Österreichische Steuerrecht birgt ebenfalls eine Reihe von Besonderheiten, die von einem guten Zeiterfassungssystem berücksichtigt werden müssen. Dies betrifft v.a. die Berechnung von Steuerbegünstigungen für diverse Zuschläge für erbrachte Überstunden und Nachtarbeitszeiten. Eine besondere Herausforderung für ein Zeiterfassungssystem ist die sogenannte „Blockzeit-Regelung“.

Während das AZG die Nacht als Zeit zwischen 22:00 und 05:00 Uhr definiert wird  in den meisten Kollektivverträgen die zuschlagspflichtige Nachtarbeitszeit als Arbeitszeit zwischen 20:00 und 06:00 Uhr bestimmt. Unabhängig davon sieht aber das Einkommensteuergesetz (EStG) vor, dass Zuschläge für Arbeitszeiten von 19:00 am Abend bis 07:00 in der Früh steuerfrei sind, wenn es sich um mindestens drei zusammenhängende Arbeitsstunden (Block-Zeit) handelt.

Eine Besonderheit des Österreichischen Arbeitsrechts ist auch die Definition und Handhabung von Ruhepausen und Ruhezeiten. Ruhepausen sind arbeitsrechtlich vorgeschriebene Unterbrechungen der täglichen Arbeitszeit (z.B. muss nach 6 Std. durchgängiger Arbeitszeit eine Ruhepause von zumindest 30 Minuten eingehalten werden). Diese Regelungen betreffen v.a. Zeiten nach Arbeiten außerhalb der vorgesehenen Normalarbeitszeit, an Wochenenden, Feiertagen und Nachtschichten. Auch hier gibt es neben den im AZG geregelten Bestimmungen unzählige branchenspezifische Sonderformen der jeweiligen KVs.

Arbeiten mit dem Laptop, ortsungebunden arbeiten, remote

Begriffe in der Zeiterfassung

Was bedeuten die vielen Begriffe eines Zeiterfassungs-Systems?

Unabhängig vom jeweiligen Programm, das für die Zeiterfassung in einem Unternehmen eingesetzt wird, werden bestimmte Begriffe verwendet, die sowohl für die Erfüllung der arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen als auch für die Definitionen der Bedürfnisse eines Unternehmens wesentliche Bedeutung haben. Im Folgenden werden – in alphabetischer Reihenfolge- einige Begriffe erklärt, wie sie auch im Programm GeCOTime verwendet werden.

Arbeitszeit: gemäß AZG ist dies jene Zeit, die ein Mitarbeiter zur Verrichtung der vereinbarten Arbeitsleistung dem Arbeitgeber zu Verfügung steht.
Die muss nicht die Zeit sein, die ein Mitarbeiter am Dienstort verbringt. Arbeitszeit kann auch, wenn vereinbart an einem anderen Ort wie z.B. in der Wohnung des Mitarbeiters geleistet werden.

Abwesenheiten: darunter werden Zeiten verstanden, die in einem Zeiterfassungssystem erfasst bzw. dokumentiert werden die ein Mitarbeiter nicht an seinem Dienstort verbringt. Das können sowohl Zeiten sein, die zur Arbeitszeit zählen (z.B. Dienstgang, Dienstreise) und entsprechen bezahlt werden, als auch andere Zeiten. Typische Abwesenheitsarten sind: Urlaub, Krankenstand, Arztbesuch, Dienstreise, Tele-Working, Pause, usw.

Anwesenheitszeit: das ist jene Zeit, die ein Mitarbeiter tatsächlich am vereinbarten Dienstort verbringt. Die Anwesenheitszeit muss nicht zwangsläufig auch Arbeitszeit sein (z.B. Pausen).

Konto: ähnlich einem Bankkonto oder einem Konto einer Finanzbuchhaltung werden in einem Konto eines Zeiterfassungssystems Zeiten „gesammelt“. Typische Konten der Zeiterfassung sind SALDO-Konten, also z.B. das Sammeln von + und – Stunden bei einer Gleitzeitvereinbarung oder das Urlaubskonto für die Verwaltung und Aufzeichnung der vereinbarten Urlaubstage.

Personalzeiterfassung: im allgemeinen Sprachgebrauch gibt es unterschiedliche Begriffe für die Erfassung und Berechnung der betrieblichen Arbeitszeiten. Neben dem weit gefassten Begriff der Zeiterfassung werden auch Bezeichnungen wie Arbeitszeiterfassung, Anwesenheitszeiterfassung, Kommt-Geht-Zeiterfassung verwendet. Im Programm GeCOTime wird er Begriff Personalzeiterfassung verwendet um die einzelnen Funktionsmodule des Systems zu differenzieren. Neben der Personalzeiterfassung gibt es bei GeCOTime z.B. auch die Module Auftragszeiterfassung, Personaleinsatzplanung, Zugangskontrolle, etc.

Schichtmodell: bei Schichtmodellen werden Mitarbeitern in definierten Abständen unterschiedliche Wochenmodelle zugeordnet. Typische Schichtmodelle sind Kombinationen von Wochenmodellen mit unterschiedlichen Beginn-, und End-Zeiten, wie z.B. bei einem „Zweischichtbetrieb“:  Wochenmodell1 (Frühschicht): 06:00 bis 14:30 und Wochenmodell2 (Spätschicht) 14:30 bis 23:00. Das Schichtmodell legt fest, wann welcher Mitarbeiter mit welchem Wochenmodell arbeitet.

Tagesmodell: In einem Tagesmodell wird festgelegt nach welchen Kriterien die erfasste Arbeitszeit/Anwesenheitszeit den definierten Zeitarten zugeordnet wird. Also z.B. wann bei Anwesenheit von mehr als 6 Stunden eine Pause eingerechnet wird, oder ab wann die Arbeitszeit als Überstunde definiert wird.

 

Wochenmodell: das Wochenmodell ist die Kombination einzelner Tagesmodelle zu einer Arbeitswoche gemäß vertraglicher Vereinbarung. Im Normalfall werden für typische Arbeitsverträge Wochenmodelle definiert, die dann allen Mitarbeitern zugeordnet werden, die diesem Vertragsmodell unterliegen (z.B. 40 Stundenwoche, fixe Arbeitszeit Mo-Fr. 08:00 bis 16:30, tägliche Mittagspause 30 Minuten).

Zeitarten: Eine wesentliche Aufgabe eines Zeiterfassungs-Systems ist es, die Zeiten, die ein Mitarbeiter für das Unternehmen tätig ist auch qualitativ auszuwerten. Dafür müssen unterschiedliche Arten der Anwesenheit (und auch der Abwesenheit) definiert werden. In der Regel werden bei der Definition der Zeitarten auch die Begriffe des Arbeitszeitgesetzes verwendet und entsprechend umgesetzt. Typische Zeitarten sind Normalarbeitszeit, Mehrarbeit, Überstunden, Pausen und Ruhezeiten, Nacht- und Schichtarbeitszeit, Reisezeit, Dienstgang, usw.:

Normalarbeitszeit: Das ist jene Zeit, die gemäß AZG pro Tag und Woche maximal geleistet werden darf (z.B. 8 Std pro Arbeitstag, 40 Stunden pro Woche)

Mehrarbeit: Bei Mitarbeitern die eine Vereinbarung über weniger als 40 Stunden Arbeitszeit pro Woche haben (also Teilzeitmitarbeiter oder Mitarbeiter, die einem Kollektivvertrag mit weniger als 40 Std. pro Woche unterliegen) ist dies die Differenz der vertraglich maximale vereinbarten Normalarbeitszeit und der höchst zulässigen Arbeitszeit gemäß AZG.

Überstunden: Das ist jene Arbeitszeit, die gemäß AZG oder Kollektivvertrag über das Maß der vereinbarten Normalarbeitszeit hinaus geleistet wird. Überstunden werden abhängig von der Dauer und Uhrzeit mit Zuschlägen von 50% oder 100% bewertet, wobei im Sinne des Einkommensteuergesetzes auch zwischen steuerpflichtigen und steuerfreien Zuschlägen unterschieden wird.

Pausen und Ruhezeiten: das sind jene Zeiten, die gesetzlich oder vertraglich die Arbeitszeiten unterbrechen.