Controlling Meeting am Laptop

Systemanforderungen an ein GeCOTime Zeiterfassungssystem

Wer sich bei der Installation einer Zeiterfassungs-Lösung mit der Server-Hardware, Betriebssystem und Datenbank nicht belasten will, kann GeCOTime auch als gehostete Lösung einsetzen. Bei Installation des Systems in der eigenen IT-Landschaft ist folgendes zu berücksichtigen:

Hard- und Softwarespezifikationen des Servers empfohlen:

  • Ressourcen (min.): 8 GB RAM; 200 GB Festplatte; Virtualisierung möglich
  • Betriebssystem ab Windows Server 2016. Die Webserver SW wird direkt als Dienst von Gecosoft installiert. Der Webserver kann auch getrennt von der Datenbank installiert werden.
  • ab Microsoft .NET Framework 4.7
  • SQL Datenbank: ab MSSQL 2014 Express
  • Verwendete Ports Software: http über Port 8080;8081; 4502-4509 TCP. Bei https über das Port 443 TCP
  • Verwendete Ports Hardware: Hardwareabhängig bitte Produktbeschreibung der Hardware beachten.
  • Sichere HTTPS Verbindung über Port 443 mit Zertifikat möglich (Zertifikat muss seitens Kunde installiert werden)

Die Inbetriebnahme eines Hardware Erfassungs-Terminals ist möglich, wenn eine Verbindung zum Server besteht. Ein direkter Anschluss über LAN (auch mit PoE) wird empfohlen ist aber auch über WLAN, GPRS, etc. realisierbar. Sollten Sie bereits einen MS SQL Server im Einsatz haben, kann dieser verwendet werden.

Soll von einem Client PC der Zugriff zur GecoTime Zeiterfassung ermöglicht werden sind folgende Voraussetzungen zu beachten (GeCOTime Client-Software wird nicht benötigt):

 

  • Betriebssystem unabhängig.
  • Browser-Kompatibilität: Browse muss Websockets unterstützen.

 

Aufbau einer GeCOTime Umgebung

 

Erfassung: Die Zeitdaten selbst werden mittels Zeiterfassungsterminal, via Browser am PC/Laptop oder via mobiler Einheit (Smartphone oder Tablett) erfasst.

Bearbeitung: Die Bearbeitung und Nacherfassung der Daten erfolgt über einen Client-PC. Hier rufen Sie GecoTime als Webanwendung mithilfe eines Browsers auf. Über Ihren PC können Sie auch die wichtigsten Auswertungen als PDF, CSV oder beispielsweise Excel exportieren oder direkt am Drucker ausdrucken und anschließend archivieren.

Verarbeitung: Der GeCOTime Server agiert als zentrale Einheit der Zeiterfassung. Er dient zum Berechnen der Zeitdaten mit Grundlage von Tages- und Wochenmodellen. Er ist aber auch für die Kommunikation mit den Erfassungseinheiten (Terminals), dem Datenbankmanagement und der Kommunikation mit dem WEB-Browser zuständig.

Bergsee mit Panorama

Urlaubs Anspruch, -Aufzeichnung, -Rückstellung mit Hilfe der Zeiterfassung

Urlaub ist einer der meist diskutierten Themen des österreichischen Arbeitsrechts. Immer mehr wird Work-Life-Balance zu einem wichtigen Thema in der Arbeitswelt. Auch da Thema Urlaub steht an der Spitze der Bewertung für einen Arbeitnehmer. Moderne, leistungsfähige Zeiterfassungssysteme sind für die Abhandlung dieses Themas sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer eine unabdingbare Hilfe.

Das österreichische Arbeitsrecht besteht aus 38 einzelnen Gesetzen, mehr als 850 Kollektivverträgen und unzähligen Betriebsvereinbarungen und Einzelverträgen. In nahezu jedem Gesetz, Kollektivvertrag, Betriebsvereinbarung oder Einzelvertrag finden sich Bestimmungen oder Regelungen die das Thema Urlaub betreffen.

Die meisten Punkte betreffend Urlaub wird im Urlaubsgesetz (UrlG) behandelt. Dennoch werden in fast allen Einzelverträgen und Kollektivverträgen Vereinbarungen geregelt, die für die jeweiligen Arbeitnehmer Besserstellungen oder Konkretisierungen bedeuten können (z.B. Anspruchsberechnung auf Basis Kalender-, oder Wirtschaftsjahr statt Arbeitsjahr).

Was hat ein Zeiterfassungssystem damit zu tun?


Das Urlaubsgesetzt sieht nicht nur die Pflicht des Arbeitgebers vor für jeden Dienstnehmer Aufzeichnungen über den genauen Zeitraum des konsumierten Urlaubs zu führen, sondern auch darüber wann und wieviel jedem Dienstnehmer Urlaub zusteht und wie es zur Vereinbarung über den Zeitpunkt und Dauer des Urlaubs kommt. Ohne hier in Details des sehr komplexen Regelwerks zu gehen, sei darauf hingewiesen, dass für eine korrekte Berechnung der stichtagsbezogenen Urlaubsansprüche für die Dienstnehmer zumindest folgende Parameter herangezogen werden müssen.

  • Regelmäßig Arbeitszeit in Stunden pro Woche
  • Vereinbarte Arbeitstage pro Woche bei Teilzeitvereinbarungen
  • Arbeitsjahr-Beginn (Eintrittsdatum, Kalenderjahr, Wirtschaftsjahr)
  • Urlaubsanspruch in Tagen/Stunden pro Arbeitsjahr
    • Beginn/Dauer des Dienstverhältnisses
  • Konsumierte Urlaubstage /-Stunden im laufenden Arbeitsjahr und Vorjahren
    • Beginn und Ende jedes einzelnen Urlaubs mit Datum und Zeiten
  • Urlaubsanspruch aus nicht konsumierten Ansprüchen vorhergehender Arbeitsjahre
  • Arbeitszeiten, die allfällige Sonderurlaube, wie z.B. Pflegefreistellung, Nachtschwerarbeit, oder Ruhezeiten begründen
  • Guthaben oder Fehlzeiten im Rahmen von Gleitzeitvereinbarungen
  • v.m.

Wenn der Arbeitgeber eine Kapitalgesellschaft oder ein  Bilanzierungspflichtiger Einzelunternehmer oder Personengesellschaft ist, müssen zum Bilanzierungsstichtag Rückstellungen für nicht konsumierte Urlaube gebildet werden. Viele Unternehmen bewerten diese Ansprüche auch in ihren monatlichen oder quartalsmäßigen Berichten. Auch für die Berechnung dieser Abgrenzungen ist die Verarbeitung der oben angeführten Daten und Parameter notwendig. Zeiterfassungssysteme sind auch in der Lage Stichtags bezogene Aliquotierungen von Ansprüchen entsprechend der jeweils anzuwendenden Vorschriften (steuerrechtlich, arbeitsrechtlich, handelsrechtlich) zu ermitteln.

 

Moderne Zeiterfassungssysteme bieten für die Ermittlung dieser Werte die geeignete Basis. Ein Zeiterfassungssystem dokumentiert zwangsläufig nicht nur die Zeiten der Arbeitstage und Anwesenheiten, sondern eben auch die Abwesenheiten wie z.B. Krankentage, Ausbildung, Pflegefreistellung und Urlaub oder Zeitausgleich.

 

Es ist daher naheliegend, dass bei Vorhandensein eines modernen Zeiterfassungssystems diese Daten nicht doppelt und redundant geführt oder erfasst werden.

 

Da mit modernen Zeiterfassungssystemen Arbeitszeiten und Abwesenheitszeiten nicht nur erfasst, sondern auch geplant werden steht den Vorgesetzten hier auch ein System zu Verfügung das auf geplante Werte zugreifen kann (ein kurzfristiger Urlaubsantrag wird anders bewertet, wenn der bestehende Resturlaub bereits verplant ist).

 

Natürlich sind für die Bewertung von Rückstellungen für nicht konsumierte Urlaube  oder die Berechnung von Abfindungen nicht konsumierter Urlaube im Rahmen der Beendigung eines Dienstverhältnisses Werte aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung erforderlich, aber in der Regel werden die laufenden An- und Abwesenheiten nicht im Abrechnungssystem geführt sondern erfordern die Ergebnisse der Zeiterfassung.

 

Eine besondere Erleichterung für die Erfüllung der Aufzeichnungspflichten des Arbeitgebers im Sinne des UrlG und für die allgemeine Verwaltung bringen Workflow Module als Ergänzung zur Zeiterfassung. Viele Anbieter moderner Zeiterfassungssoftware verfügen über die Option Anträge, papierlos zu stellen und zu genehmigen.

 

Homeworking Homeoffice remote Zeiterfassung

Mitarbeiter für die Zeiterfassung motivieren

Eine EDV gestützte Zeiterfassung zu implementieren ist eine bedeutende Veränderung, wenn die Erfassung der Arbeitszeiten von Mitarbeiter bislang auf Vertrauensbasis, oder Handaufzeichnungen funktioniert hat. Daher sollte man die Vorteile einer professionellen Zeiterfassung kennen um sie erfolgreich einsetzen zu können.

Hauptargument Nr.1: die simple Bedienung beim „stempeln“:
Ein einfach zu bedienendes Terminal, eine Weboberfläche oder sogar ein App am Handy löst die bisherige Aufzeichnung (beispielsweise im Excel) ab. Die komfortabelste Lösung für die meisten Mitarbeiter ist das Buchen mittels RFID-Chip und dem Terminal. Hier können die häufigsten Buchungen (z.B. „Kommen / Gehen“, Arztbesuche, Dienstgänge, etc.) sehr schnell getätigt werden.

Einsehen der Mehrarbeitsstunden ist für Mitarbeiter verfügbar:
In einem Zeiterfassungssystem kann jeder Mitarbeiter seine geleisteten Arbeitsstunden zu jeder Zeit abrufen (Egal ob an einem Terminal, auf der Weboberfläche oder am Handy App). So entsteht ein besserer Überblick der Mehrarbeitszeit oder gegebenenfalls auch „Minus-Arbeitszeit“. Der Mitarbeiter kann sich vielleicht sogar gegen Monatsende angefallene Überstunden gleich als Zeitausgleich nehmen.

Urlaubstage werden in einer professionellen Zeiterfassung angezeigt:
Auch die offenen Urlaubstage kann jeder Mitarbeiter tagesaktuell sehen. Ein Nachfragen in der Personalverrechnung ist nicht mehr notwendig um seinen Resturlaub zu bestimmen.

Das Betriebsklima kann sich verbessern:
Vielleicht ist das auch in Ihrem Unternehmen ein kleines Streitthema. Manche Mitarbeiter gehen öfter auf „Rauchpause“, andere machen vielleicht mehr „Kaffeepausen“ oder dehnen ihre Mittagspause etwas mehr aus. Möglicherweise gibt es auch Mitarbeiter die unpünktlich zur Arbeit erscheinen. Das stößt bei Kollegen auf und kann zu Missstimmigkeiten führen. Ein gutes Zeiterfassung kann hier Abhilfe schaffen. Einfaches buchen der An-/Abwesenheiten kann diese Diskussionen aus der Welt schaffen und zu einem besseren Arbeitsklima beitragen.

Arbeitserleichterung für die Kollegen in der Personalverrechnung:
Die Personalabteilung oder die Zeitbeauftragten haben jederzeit den vollen Überblick.  Filterfunktionen erlauben eine genaue Selektion; Fehlerlisten, die die Zeiterfassung zur Verfügung stellt (z.B.: Vergessene Buchung, Arbeitszeitverletzungen, etc.) aber auch standardisierte Schnittstellen zu Lohnverrechnungsprogrammen wird die Arbeit der Personalverrechner erheblich erleichtert.

 

Fazit: Von einer guten Zeiterfassung profitieren alle!