Homeworking Homeoffice remote Zeiterfassung

Mitarbeiter für die Zeiterfassung motivieren

Eine EDV gestützte Zeiterfassung zu implementieren ist eine bedeutende Veränderung, wenn die Erfassung der Arbeitszeiten von Mitarbeiter bislang auf Vertrauensbasis, oder Handaufzeichnungen funktioniert hat. Daher sollte man die Vorteile einer professionellen Zeiterfassung kennen um sie erfolgreich einsetzen zu können.

Hauptargument Nr.1: die simple Bedienung beim „stempeln“:
Ein einfach zu bedienendes Terminal, eine Weboberfläche oder sogar ein App am Handy löst die bisherige Aufzeichnung (beispielsweise im Excel) ab. Die komfortabelste Lösung für die meisten Mitarbeiter ist das Buchen mittels RFID-Chip und dem Terminal. Hier können die häufigsten Buchungen (z.B. „Kommen / Gehen“, Arztbesuche, Dienstgänge, etc.) sehr schnell getätigt werden.

Einsehen der Mehrarbeitsstunden ist für Mitarbeiter verfügbar:
In einem Zeiterfassungssystem kann jeder Mitarbeiter seine geleisteten Arbeitsstunden zu jeder Zeit abrufen (Egal ob an einem Terminal, auf der Weboberfläche oder am Handy App). So entsteht ein besserer Überblick der Mehrarbeitszeit oder gegebenenfalls auch „Minus-Arbeitszeit“. Der Mitarbeiter kann sich vielleicht sogar gegen Monatsende angefallene Überstunden gleich als Zeitausgleich nehmen.

Urlaubstage werden in einer professionellen Zeiterfassung angezeigt:
Auch die offenen Urlaubstage kann jeder Mitarbeiter tagesaktuell sehen. Ein Nachfragen in der Personalverrechnung ist nicht mehr notwendig um seinen Resturlaub zu bestimmen.

Das Betriebsklima kann sich verbessern:
Vielleicht ist das auch in Ihrem Unternehmen ein kleines Streitthema. Manche Mitarbeiter gehen öfter auf „Rauchpause“, andere machen vielleicht mehr „Kaffeepausen“ oder dehnen ihre Mittagspause etwas mehr aus. Möglicherweise gibt es auch Mitarbeiter die unpünktlich zur Arbeit erscheinen. Das stößt bei Kollegen auf und kann zu Missstimmigkeiten führen. Ein gutes Zeiterfassung kann hier Abhilfe schaffen. Einfaches buchen der An-/Abwesenheiten kann diese Diskussionen aus der Welt schaffen und zu einem besseren Arbeitsklima beitragen.

Arbeitserleichterung für die Kollegen in der Personalverrechnung:
Die Personalabteilung oder die Zeitbeauftragten haben jederzeit den vollen Überblick.  Filterfunktionen erlauben eine genaue Selektion; Fehlerlisten, die die Zeiterfassung zur Verfügung stellt (z.B.: Vergessene Buchung, Arbeitszeitverletzungen, etc.) aber auch standardisierte Schnittstellen zu Lohnverrechnungsprogrammen wird die Arbeit der Personalverrechner erheblich erleichtert.

 

Fazit: Von einer guten Zeiterfassung profitieren alle!

Urlaubsplanung und Urlaubsvertretung mit GeCOTime einfach planen

Ungewollte Urlaubsverlängerung

Ob eine unverschuldete Dienstverhinderung nach dem Urlaub als Urlaub oder sonstige bezahlte Abwesenheit gewertet wird muss im Einzelfall geprüft werden. Wer den Dienst nach dem Urlaub durch eigenes Verschulden oder Fahrlässigkeit nicht wie vereinbart antritt hat keinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung.

Wenn ein Arbeitnehmer nach Konsumation seines vereinbarten Urlaubs nicht zum Dienst erscheint, ist dies einem Nichterscheinen an einem „gewöhnlichen“ Arbeitstag gleichzusetzen. Der Arbeitnehmer hat seinen Arbeitgeber unverzüglich über Gründe und die voraussichtliche Dauer der Dienstverhinderung zu unterrichten.

Dienstverhinderungen durch höhere Gewalt nach dem Urlaub sind vor allem verspätete oder stornierte Flug- oder Zugverbindungen, Wetterbedingte Verspätungen oder ähnliches. Arbeitnehmer haben Anspruch auf Entgelt für derartige unverschuldete Dienstverhinderungen. ABER: Der Arbeitnehmer muss den Arbeitgeber zum frühesten möglichen Zeitpunkt über den Grund der Dienstverhinderung informieren.

Wer allerdings durch fahrlässiges Verhalten oder eigenes Verschulden seinen Dienst nach dem Urlaub nicht rechtzeitig antreten kann (Versäumter Flug oder Zug, zu späte Abreise mit dem PKW trotz bekannter Verkehrsbehinderungen, Wahl unsicherer Verkehrsmittel, etc.) hat keinen Anspruch auf Entgelt.

Wenn eine Dienstverhinderung ohne Eigenverschulden eintritt, ist zu entscheiden ob die Abwesenheit dem Urlaubskonto oder einem anderen Abwesenheitsgrund zugeordnet wird. Hier hängt dies vor allem von der Dauer der Abwesenheit ab und ob die Zeit der Dienstverhinderung dem Arbeitnehmer als Erholungsmöglichkeit im Sinne des UrlG zugeordnet werden kann.

Anmerkung 1: Unabhängig von zahlreichen kollektivvertraglichen Sonderregelungen oder Betriebsvereinbarungen regelt das Urlaubsgesetzt (UrlG) die Rahmenbedingungen für Ansprüche und Konsumation bezahlter Urlaube für alle österreichischen Dienstnehmer. Wann und wie lange ein Arbeitnehmer seinen bezahlten Urlaub konsumiert ist nach §4.(1) UrlG immer zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer explizit zu vereinbaren. Daraus ergibt sich auch Zeitpunkt des Wiederantritts des Dienstes nach dem Urlaub. Auch im Sinne der Einhaltung dieser arbeitsrechtlichen Vorschrift ist der Einsatz eines Zeiterfassungssystems hilfreich, da in der Regel damit Planung und Genehmigung von Urlaubszeiten entsprechend dokumentiert wird.

Anmerkung 2: Dienstverhinderungen mit Anspruch auf Entgeltfortzahlung sind z.B. Krankheiten, Pflegefälle oder andere wichtige Gründe, wie z.B. familiäre Umstände (Todesfälle) oder öffentliche Pflichten (Gericht). Darüber hinaus gibt es eine Reihe von Gründen die nicht im Verschulden des Arbeitnehmers begründet sind oder nicht vorhersehbar sind und im Allgemeinen als „höhere Gewalt“ bezeichnet werden.