ABWESENHEITEN PLANEN UND ERFASSEN in der Zeiterfassung oder in der Lohnverrechnung?

Mandant Hosting / Mehrfachinstallation

Mandant, Hosting, Nutzung, Mehrfachinstallation –
Welche Methode passt zu Ihrer Zeiterfassung?

Die technischen Möglichkeiten sind heute vielfältig. Mehrfach-, Mandanten- oder Einzelinstallationen die auf eigener oder betreuter Hardware installiert wird bis hin zur reinen Nutzung der Anwendung. Was verbirgt sich hinter den einzelnen Begriffen? Was passt wann? Das hängt von Ihren Bedürfnissen und Anforderungen ab.


Die Mandantenlösung:

Das Zeiterfassungsprogramm wird genau einmal installiert. Verschiedene User-Gruppen haben über die Anmeldung in die Anwendung die Möglichkeit zu entscheiden in welchen „Mandant“ sie sich einwählen. Jeder Mandant braucht eine eigene Datenbank. Anwendungsbeispiel: Ein Unternehmen hat zwei Standorte. Nehmen wir an: eine Zentrale und eine ausgelagerte Produktion. Das Unternehmen hat eine zentrale EDV. Zur Umsetzung einer Mandantenlösung wird die Software in der zentralen EDV installiert. Die Buchungen und Berechnungen beider Standorte werden in zwei voneinander getrennten Datenbanken gespeichert. Somit sind die Daten der beiden Standorte physisch getrennt. Anmerkung: Jeder Mandant braucht eine eigene Lizenzdatei.

Die Mehrfachinstallation:
Die Anwendung wird mehrfach installiert. Jeder Installation ist in sich abgeschlossen und ist auf voneinander unabhängigen unterschiedlichen EDV-Systemen. Anwendungsbeispiel: Ein Unternehmen hat mehrere Filialen die je eine eigene EDV haben. Die fertig konfigurierte Software wird in jeder Filiale installiert. Anmerkung: Jeder Installation hat die gleiche Lizenzdatei.

Die Einzelinstallation:
Die Anwendung wird genau einmal installiert. Dennoch können Unternehmensstrukturen abgebildet werden, wie z.B.: Verschiedene Standorte, Abteilungen aber auch abteilungsübergreifende Arbeitsgruppen Die Einzelinstallation ist der „Klassiker“ unter den Installationsmethoden.

Das Hosting:
Unabhängig von der Installationsart (Mandanten-, Mehrfach-, Einzelinstallation) kann die Installation „gehosted“ werden. Die Anwendung wird auf einem Server installiert der nicht vom Kunden, sondern vom Zeiterfassungsanbieter betreut wird. Die benötigten Lizenzen werden vom Kunden gekauft. Immer mehr Unternehmen betreiben keine eigene IT-Server und bedienen sich der Hosting-Variante.

Die Nutzung:
Bei der Nutzungsvariante wird dem Kunden die Benutzung der Anwendung zur Verfügung gestellt. Die Nutzung wird durch eine monatliche Gebühr abgerechnet. Der Kunde braucht nichts mehr zu kaufen.

 

Zeiterfassung GeCOTime am Laptop

Kann ein Zeiterfassungssystem per Fernwartung installiert werden

Kann ein Zeiterfassungssystem auch per Fernwartung installiert werden?

Internet und spezielle Softwareprogramme erlauben es, dass Zeiterfassungsanwendungen über Fernwartung installiert und implementiert werden können. Für die Installation einfacher Zeiterfassungsanwendungen ist das eine durchaus gängige Praxis…

Die räumliche Distanz zwischen Supporttechniker und Anwender spielen dorch die Vernetzte Welt keine Rolle mehr. Eine Internetverbindung kann zwischen zwei Standorten und zwei Computern auf dem gesamten Globus problemlos hergestellt werden. Es dabei egal ob diese zwei Computer ein paar hundert Meter oder ein paar tausend Kilometer voneinander entfernt liegen. Software-Programme können mittels „Remote-Zugriff“ auf einen entfernten Computer installiert werden. Der wesentliche Vorteil der Installation über Fernwartung ist die Reduktion der unmittelbaren Kosten. Anwendungsberater und Software Spezialisten müssen nur für die Zeit der Fernwartung bezahlt werden und es entfallen Ausgaben für Fahrt- und Reisekosten des Beraters.

In vielen Fällen ist es daher nicht notwendig wegen der Installation eines Software Programms für Zeiterfassung physisch beim Computer des Kunden zu sein. Verschiedenste Programme und Features des Betriebssystems erlauben es, dass ein „Fremder“ sicher und kontrolliert über eine Internetverbindung auf den Computer eines Dritten zugreifen kann. Ähnlich, wie das Herunterladen eines Windows Updates können auch Anwendungsprogramme, wie z.B. ein Zeiterfassungsprogramm so auf den Zielcomputer des Anwenders geladen werden und vom Remote-Support installiert werden.

In den meisten Fällen genügt eine zusätzliche telefonische Verbindung mit dem Anwender um die Installationsleistungen mit dem Kunden abzusprechen und in Folge das installierte Programm geneinsam mit dem Anwender so zu konfigurieren, dass die gewünschten Funktionen erfüllt werden.

 

Was ist das Besondere einer Zeiterfassung?

Eine Zeiterfassung ist in der Regel ein System, das aus mehreren Komponenten besteht: Anwendungsprogramm, Datenbank, Einstellungen, online Einbindung von Erfassungsgeräten (-Terminals), Einbindung von RFID Identifikationsmedium (Ausweise/Chips), etc.

Auch wenn eine Zeiterfassung ein Standard-Programm ist, wird jedes Unternehmen eigene Regeln (z.B. Betriebsvereinbarung) haben. Diese individuellen Bedürfnisse können per Fernwartung eingestellt werden. Keine Zeiterfassung gleicht der anderen (siehe dazu auch unseren Blog-Beitrag: „Keine Zeiterfassung ist wie die andere“)

Datentechnisch ist ein Zeiterfassungssystem über Fernwartung installierbar und konfigurierbar. Insbesondere, wenn es sich um eine Lösung handelt, die für die Anwendung und Nutzung keine eigenen Programme auf den Arbeitsplätzen benötigt (Clients) sondern wenn es sich um eine „WEB-Lösung“ handelt, auf die von jedem Arbeitsplatz mittels Internet-Browser zugegriffen werden kann.

Die Praxis zeigt, dass beim Einsatz von Zeiterfassungsterminals die Anwender über ausreichend IT- und Netzwerk Knowhow verfügen müssen um per Fernwartung installiert werden zu können.

Die Schulung und Einführung ins Zeiterfassungssystem ist per Fernwartung möglich, wenn auch nicht so effizient wie eine Vorort-Schulung.

Fazit: bei einfachsten Anforderungen ist die Installation und Schulung per Fernwartung möglich. Eine Vorort-Installation ist sinnvoll, wenn unterschiedliche Module zum Einsatz kommen, wie z.B. Genehmigungsanträge, Schnittstellen zu anderen Programmen (Lohn, PPS, ERP) und/oder Zeiterfassungshardware installiert/parametriert werden muss.