Urlaubsplanung und Urlaubsvertretung mit GeCOTime einfach planen

Der Fenstertag in der Zeiterfassung

Das Arbeitsrecht sieht vielfältige Möglichkeiten für die Behandlung arbeitsfreier „Fenstertage“ vor. Zeiterfassungsprogramme sind gefordert es richtig umzusetzen.

 

Tage zwischen einem Wochenendende und einem Feiertag liegen werden Fenstertage genannt. Fenstertage sind auch bekannt als Brücken- oder Zwickel-Tage. Diese Tage werden gerne als arbeitsfreie Tage gewählt. Ist der Fenstertag ein Freitag, haben viele Arbeitsnehme eine kürzere Sollarbeitszeit als an anderen Wochentagen. Es stellt sich die Frage, wie diese Abwesenheit in der Zeiterfassung zu bewerten bzw. zu berechnen ist. In der Praxis bieten sich drei Wege an:

  1. Urlaub
  2. Zeitausgleich
  3. Einarbeitung

 

Ad 1. Urlaub:
Urlaub muss zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart werden. Dies gilt natürlich auch für den oder die Fenstertag(e). In der Zeiterfassung kann nun unterschieden werden wie dieser Tag zu bewerten ist. Der Urlaube kann als ganzer Tag, als Halb-Tag oder sogar in Stunden berechnet werden. Alle drei Varianten können im Rahmen des österreichischen Arbeitsrechts vereinbart werden.
Dazu muss das Zeiterfassungssystem den Urlaub nicht nur in Tagen sondern auch als Stunden oder Halb-Tag führen können. Damit kann für den Fenstertag die entsprechende Einheit an Urlaubszeit berechnet werden.

Ad 2. Zeitausgleich:
Der Begriff Zeitausgleich wird mit einer Vereinbarung über flexible Arbeitszeiten (=Gleitzeit) verwendet. D.h. im Zeiterfassungssystem gibt es für den Arbeitnehmer ein Zeit-Konto in dem die Differenzen zwischen täglich vereinbarten und täglich tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten geführt wird.

Eine ganztägige Abwesenheit als „Zeitausgleich“, reduziert das Gleitzeitkonto um die das Arbeitssoll des Fenstertages. Wichtig: ganztägige Abwesenheit, auch im Zuge einer Gleitzeitregelung, sind zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Vorhinein zu vereinbaren.

Ad 3. Einarbeitung:
Das Arbeitsgesetz sieht vor, dass Fenstertage in einem Durchrechnungszeitraum eingearbeitet werden können. Diese Regelung kann Kollektivvertrag definiert sein oder es können Vereinbarungen als Betriebs- oder Einzelvereinbarung getroffen werden.

Die Soll-Arbeitszeit für den einzuarbeitenden Fenstertag wird auf andere Arbeitstage verteilt. Dabei ist zu beachten, dass die tägliche Maximalarbeitszeit von 12 Stunden nicht überschritten werden darf.

Wichtig: Da es sich bei dieser verlängerten Arbeitszeit um eine Normalzeit handelt, sind diese Stunden nicht zuschlagspflichtig.

 

Definition Durchrechnungszeitraum:

Lt. Arbeitszeitgesetz ist der Durchrechnungszeitraum (=Einarbeitungszeitraum) 13 Wochen. Die 13 Wochen müssen aufeinanderfolgend sein. Im Durchrechnungszeitraum muss auch die Woche des Fenstertages beinhaltet sein. Ein längerer Durchrechnungszeitraum kann im Kollektivvertrag und/oder in der Betriebsvereinbarung geregelt sein.

Dadurch besteht die Möglichkeit die Einarbeitungszeiten auf das ganze Jahr zu verteilen. Je grösser der Einarbeitungszeitraum ist, umso geringer wird die tägliche Einarbeitungszeit (Bandbreite). Die Berechnung für den Wert der Bandbreite ist die Anzahl der einzuarbeitenden Stunden durch die Anzahl der Jahreswochen. Dieser Wert kann zuschlagsfrei die Normalarbeitszeit erhöhen.

Beispiele für 2019:

  1. Durchrechnungszeitraum: 52 Wochen; Fenstertage: 5; Arbeitszeit: 38,5 Wochenstunden. Berechnung des Wertes für Bandbreite: 38,5/52 ≈ 0,75
    Bandbreite für zuschlagfreie Einarbeitung: 38,5 + 0,75 also 39 Std und 15 Min.
  2. Durchrechnungszeitraum: 13 Wochen; Fenstertage: 1; Arbeitszeit: 38,5 Wochenstunden.
    Berechnung des Wertes für Bandbreite: 38,5/13 ≈ 3,00
    Bandbreite für zuschlagfreie Einarbeitung: 38,5 + 3,00 also 41 Std und 30 Min.

Achtung: Die maximale Bandbreite darf 45 Stunden nicht überschreiten!

 

In der Zeiterfassung wird somit für den Einarbeitungszeitraum eine erhöhte Sollzeit hinterlegt und an den Fenstertagen wird eine automatische Abwesenheit eingesetzt. Dadurch wird die Einarbeitung zuschlagsfrei gerechnet und an den Fenstertagen wird die entsprechende eingearbeitete Zeit automatisch gegengerechnet.

Wichtig: Fenstertage werden in der Zeiterfassung nicht wie Feiertage behandelt. Z.B unterbricht ein Fenstertag nicht den Krankenstand. Auch Arbeiten am Fenstertag sind nicht mit dem Feiertagsentgelt, sondern mit normaler Überzeit zu bewerten.

 

Durch die richtige Definition/Einstellung im Zeiterfassungssysteme können zeitaufwendige Nachbesserungen vermieden werden!

 

Was geschieht bei Ausnahmen?

  • Wird ein Arbeitnehmer im Zeitraum der Einarbeitung Krank oder nimmt der Arbeitnehmer Urlaub, so gilt die Einarbeitung als erbracht.
  • Wird der Arbeitnehmer an dem eingearbeiteten Fenstertag krank, so wird im Gegenzug die eingearbeitete Zeit nicht ersetzt oder finanziell abgegolten.
  • Wird beim Arbeitnehmer das Dienstverhältnis beendet, bevor er den Fenstertag konsumieren konnte, so ist das Zeitguthaben mit 50 % Zuschlag finanziell abzugelten. Diese Regelung gilt nur für Fenstertage und nicht für andere Zeitausgleichsstunden.
Wie sensibel sind Zeiterfassungs-Daten?

Keine Zeiterfassung ist wie die andere

Keine Zeiterfassung ist wie die andere!

Wie ist das gemeint? Schließlich „stempeln“ doch die Mitarbeiter in jedem Unternehmen das gleiche: „Kommen“, „Gehen“ und eine „Pause“. Und wenn es ein bisschen Anspruchsvoller sein soll dann wir ein Dienstgang, ein Arztbesuch oder ein Kursbesuch „gestempelt“. – Das kann ja wirklich nicht so schwer sein. Wer’s glaubt wird Seelig…

 

Jedes Unternehmen ist individuell:

Hier ein paar Beispiele von Abwesenheitsgründen, die bei Unternehmen verwendet werden:
Amtsweg, Arzt, Autowerkstatt, Bereitschaft, Berufsschule, Dienstgang, Dienstreise, Ersatzruhezeit, Feiertag, Homeworking, Krank bez., Kur, Kurs, Messe, Pflegeurlaub, Pause

Reisezeit, Sonderurlaub, Umzug/Übersiedelung, Ungeklärt, Urlaub, Zeitausgleich, usw.

Selbst einfache Tages- und Wochenmodelle, die die Berechnung und Bewertung der Arbeitszeit eines Mitarbeiters vorgeben, sind mannigfaltig. Teilzeit, Vollzeit, Fixzeit, Gleitzeit, Maximalarbeitszeit pro Einheit, Überstunden, etc., sind zu definieren.

 

Ca. 800 Kollektivverträge sowie Betriebsvereinbarungen

Eine gute Zeiterfassungssoftware kann alle Kollektivverträge sowie Betriebsvereinbarungen abbilden. Eine ändern bei Gesetzesänderung bzw. bei Vertriebsvereinbarungsänderung muss möglich sein. Nicht durch Programmänderung sondern durch Parametrierung! Diese flexible Möglichkeit garantiert eine schnelle und effiziente Anpassung an neue Vorgaben. Vorhandene Einstellungen dürfen dabei nicht verloren gehen, da z.B. eine Rückrechnung auch vor der veränderten Situation möglich sein muss.

 

Menschen sind keine Roboter

Die Arbeitswelt gestaltet sich immer flexibler. Der Mensch, also der Dienstnehmer, hat mehr Möglichkeiten seine Arbeitszeit zu gestalten. Homeworking/Teleworking ist nur ein Beispiel. Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben ist dabei notwendig. Wie lange darf jemand arbeiten? Wie ist das mit den Pausen und Ruhezeiten? Ist eine Dienstreise anders zu bewerten als ein Dienstgang? Tausend Regeln sind zu berücksichtigen. Genau da hilft eine gute Zeiterfassung. Bevor Regeln verletzt werden meldet das System die drohende Verletzung und es kann entsprechend reagiert werden.

 

Zusammenfassung

In einer Zeiterfassung sind tausende Punkte zu berücksichtigen.  Neben den standardisierten Rechenregeln sind flexible Anpassungen notwendig um den stetig wachsenden Anforderungen gerecht zu werden.

Besucher mit Zeiterfassung und Zutritt einfach verwalten

Gecosoft und Partner für Zeiterfassung

GeCOSOFT und Partner für Zeiterfassung

Zu Beginn der Zeiterfassung waren mechanische Geräte wie Stechuhren oder Stempeluhren für die Erfassung der Zeiten zuständig. Eine Zeitwirtschaft gab es noch nicht. Die Geräteanbieter waren auch die Lieferanten der Stempelkarten und somit der Systemlieferant für das Thema „Zeiterfassung“.

Heute ist das wichtigste Element einer Zeiterfassung die Software. Diese allein erfüllt aber nicht in jedem Fall alle Bedürfnisse einer Systemlösung. Oft benötigt der Anwender für die Erfassung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter entsprechende Hardware (Terminals und Identifikationsmedien) oder entsprechende IT- und Netzwerkinfrastruktur um Zeiten über PCs oder mobile Geräte (Handy, Tablett) zu erfassen.

Darüber hinaus ist es in vielen Unternehmen sinnvoll Zeiterfassungslösungen und Lösungen für Zugangskontrolle und Betriebsdatenerfassung in einem System zu vereinigen.

Nur wenige Softwarehäuser sind gleichzeitig auch Hersteller von Erfassungsgeräten (Terminals), Identifikationsmedien (Ausweise) und nur wenige bieten Gesamtlösungen für alle verwandten Anwendungen an.

GeCOSOFT ist ein auf alle Anwendungen, rund um das Thema Zeiterfassung spezialisiertes Systemhaus. Neben den GeCOTime Produkten (Software und Hardware) pflegt GeCOSOFT eine enge Zusammenarbeit mit vielen namhaften Herstellern von Hardware. Die dafür eigens in GeCOTime integrierte Kommunikations-Software stellt sicher, dass eine Online- Kommunikation gewährlistet ist. Somit können unterschiedliche Terminals unterschiedlicher Hersteller gleichzeitig verwendet werden. Das ist z.B. Wünschenswert bei unterschiedlichen Unternehmensstandorten oder bei Umstellungen von Systemen.

Weitere wichtige Partnerschaften pflegt GeCOTime mit Lieferanten von RFID-Medien, also Schlüsselanhänger, Ausweise etc. zur Identifikation am Zeiterfassungsterminal oder am Zutrittsleser. Da es sehr viele unterschiedliche Technologien gibt (Legic, Mifare, HID, Proxy, etc.) und diese teilweise unterschiedlich beschrieben („codiert“) werden ist das Knowhow rund um die RFID Technologie sehr wesentlich.