Menschen treffen sich am Flur für ein Meeting

Brauchen Besucher in einem Unternehmen eine Zeiterfassung bzw. Zutrittskontrolle?

Brauchen Besucher in einem Unternehmen eine Zeiterfassung bzw. Zutrittskontrolle?

 

Die zeitliche Planung, die Anwesenheitsdokumentation und die Kontrolle des Besuchers während des Aufenthalts im Unternehmen kann auf unterschiedliche Weise erfolgen:

  • Manuelle Erfassung in Papier-Listen
  • Eigenes Besucherverwaltungsprogramm
  • Zusatzmodul zu anderen Programmen

Professionelle Zeiterfassungs-/ Zutrittsprogramme verfügen über ein Zusatzmodul für Besucherverwaltung. Die Integration einer „Digitalen Besucherverwaltung“ in Bestehende Systeme hat enorme Vorteile.  Am Beispiel der GeCOTime Zeiterfassung:

Verwaltung eines Besucherstammes: Es können die persönlichen und die Firmendaten eines Besuchers erfasst werden, wobei hier zu Beispiel die Identifikation durch einen Personalausweis vermerkt wird.

Zeiterfassung und Zutritt mit GeCOTime kombinieren

Firmendaten:

Besucherstamm Firma

 

In weiterer Folge kann der Besucher auch der Person die besucht wird zugeordnet und ein Besuchsgrund angegeben werden.

Für jeden Besucher kann ein sogenannter Besucherschein oder eine Besucherkarte ausgedruckt und individuell gestaltet werden. Es besteht auch die Möglichkeit für den Besucher ein WLAN – Ticket auszustellen, damit er für den Zeitraum seines Besuches die Möglichkeit einer Internetnutzung  hat.

Unter der Voraussetzung, dass auch eine elektronische Zutrittskontrolle installiert ist, kann man für den Besucher natürlich auch Zutrittskarten für das Firmengelände erstellen, mit welchen der Besucher die entsprechenden freigegeben Türen oder Drehkreuze betreten kann. Hierbei ist es wichtig, dass diese Zutritte nur im Zeitraum des tatsächlichen Besuches gültig sind, das heißt, minutengenaue Überwachung der Türen und Drehkreuze.

Über die Auswertung im Besucherstamm können sowohl die bisherigen als auch die geplanten Besuche der Person überprüft werden.

Besucherverwaltung - Zutrittsvergabe

Es steht natürlich auch ein Kalender zur Verfügung, in welchem man sehr Übersichtlicht die Wochen oder Monate darstellen kann.

Besuchskalender in GeCOTime Ansicht

Alle diese Möglichkeiten stehen bei einer modernen Zeiterfassung mit den entsprechenden Zusatzmodulen zur Verfügung um hier ein korrektes Besuchermanagement aufzubauen, die Verwaltung der Zutritte zum Gelände und die Zuordnung zu den einzelnen Abteilungen oder eigenen Mitarbeitern zu sichern.

Bergpanorama an einem Sonnentag

Urlaubsvorgriff in der Zeiterfassung

Mit Zustimmung des Arbeitsgebers kann vom Mitarbeiter ein Urlaubsvorgriff auf noch nicht erreichte Urlaubsansprüche gemacht werden.

Jeder Mitarbeiter hat in den ersten sechs Monaten einen aliquoten Anspruch auf seinen Jahresurlaub, erst ab dem siebenten Monat besteht der volle Anspruch auf 5 Wochen Urlaub.

Wenn der Arbeitgeber einem längeren Urlaub in den ersten 6 Monaten, oder auch in weiterer Folge einem Urlaub, welcher über seinen 5 wöchigen Anspruch hinausgeht, zustimmt, wird sich der Arbeitgeber durch eine Vereinbarung absichern.

Diese Vereinbarung besteht darin, dass sich der Arbeitnehmer einverstanden erklärt, im Fall eines vorzeitigen Endes des Arbeitsverhältnisses durch berechtigte Entlassung oder unberechtigten vorzeitigen Austritt, das angefallene Urlaubsentgelt zurückzuzahlen ist.

In der elektronischen Zeiterfassung wird der Urlaubsanspruch automatisch, jährlich mit dem Eintrittsdatum gutgeschrieben und daher besteht jederzeit die Möglichkeit den aktuellen Resturlaubsstand abzufragen. Es besteht auch die Möglichkeit, diese Information direkt auf einem Buchungsterminal anzuzeigen, oder auf einem Bildschirm bzw. Drucker auszugeben.

Wenn das Zeiterfassungssystem mit einem Workflow gekoppelt ist, werden hier Grenzwerte hinterlegt, wieweit ein Urlaubsantrag in die Zukunft gestellt werden kann und ob ein Urlaubsvorgriff möglich ist. Wenn ein Urlaubsvorgriff generell ermöglicht wird, muss noch definiert werden, in welchem Ausmaß der Urlaubsvorgriff erlaubt ist.

Über die automatische Benachrichtigung eines Workflow – Urlaubantrages wird der Vorgesetzte Informiert, wie hoch der Resturlaubsstand des Mitarbeiters ist und ob hier ein Vorgriff stattfindet.

Der Vorgesetzte kann natürlich die Automatik des Workflows außer Kraft setzten und entgegen den voreingestellten Wert den Vorgriff auch erweitern oder ablehnen.

Generell besteht kein Rechtsanspruch auf einen Urlaubsvorgriff aber in vielen Firmen wird bis zu einem Ausmaß von 5 Tagen die Möglichkeit eines Vorgriffes eingeräumt.

Bei der Urlaubsrückstellung dürfen aber solche Urlaubsvorgriffe, also negative Resturlaubswerte nicht mit einem negative Wert in die Rückstellung gerechnet werden. In der Zeiterfassung muss daher in der Rückstellungsliste darauf Rücksicht genommen werden, dass hier nur positive Werte berechnet werden.