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Anforderung an ein Zeiterfassungsterminal

Neben dem Design und den technischen Anforderungen (Elektrische und Datentechnische Anschlüsse, Datenübertragung und Sicherheit, etc.) zählen vor allem Funktionen und Bedienerfreundlichkeit zu den Qualitätskriterien eines Terminals für die Zeiterfassung.

Während eine Stempeluhr früher ausschließlich der Erfassung und Dokumentation der „KOMMEN“ und „GEHEN“ Ereignisse diente, bietet ein modernes Zeiterfassungsterminal eine Vielzahl zusätzlicher Möglichkeiten. Deshalb gibt es auch eine große Zahl unterschiedlicher Geräte unterschiedlichster Hersteller.

Hier reicht das Sortiment vom einfachen Eingabeterminal bis zum frei programmierbaren Industrie-PC. Welcher Terminaltyp gewählt werden soll hängt von der Aufgabenstellung ab: Was soll der Anwender am Buchungsterminal machen können?

Geht es ausschließlich um die Erfassung der Anwesenheitszeiten so genügt ein einfaches Terminal. Es werden die Daten zwischenspeichert und 1 mal pro Tag an die Zeiterfassungs-Software übertragen.  Das Terminal verfügt über 1-2 Funktionstasten.

Sollen aber zusätzliche Informationen erfasst werden (Abwesenheiten, Kostenstellen, Projektnummern, etc.) und soll das Terminal auch für Informationen an den Mitarbeiter genutzt werden (Zeitsalden, Urlaubsstände, etc.) und online mit der Software kommunizieren, wird der „einfache“ Terminaltyp nicht ausreichen.

Was sind wichtigsten Kriterien mit den möglichen Optionen:

  • Technische Datenübertragung an den Rechner der Zeiterfassungs-Software
    • RS485 / Serielle Schnittstelle
    • LAN Kabel/Ethernet
    • WLAN
    • Mobilfunk Kommunikation (Daten SIM Karte im Terminal)
  • Kommunikation mit der Zeiterfassungs-Software
    • Terminalhersteller liefert eigene Kommunikations-Software
    • Offenes Datenprotokoll für Einbindung durch den Software Anbieter
    • Proprietäre Kommunikation (Hersteller der SW und des Terminals ist gleich)
  • Spannungsversorgung
    • PoE (Power over Ethernet; = Spannungsversorgung über Netzwerkkabel)
    • Eingebauter Trafo; Direktanschluss an 230V
    • Externer Trafo / Stecker-Netzteil
  • Konfigurations-Optionen (Parameter)
    • Über Tastatureingabe am Terminal
    • Über Hersteller-Software (Parametriersoftware)
    • Über Konfigurationsdatei aus der Zeiterfassungs-Software
  • Anzeige-Display / Eingabeoptionen
    • Anzahl Fixe Funktionstasten-Folientastatur
    • Anzahl Frei belegbare Funktionstasten
    • 10er Tastatur
    • LCD Display
    • Touchscreen mit fixen Feldern
    • Touchscreen mit frei konfigurierbarer Eingabemaske
  • Datenspeicher
    • Speicherplatz für x-Buchungssätze
    • Zusätzlicher Speicherplatz für Stammdaten
      = Volle Funktion auch im Offline Status
  • Anzahl Kartenleser
    • Nur eine Leseroption
    • Option für zusätzlichen Leser (z.B. Barcode für Eingabe von Projekt oder Kostenstellennummern)
  • Kartenleser Technologien
    • Nur LEGIC
    • Nur MIfare
    • Nur HID (oder andere RFID Technologie)
    • RFID Leser mit Konfigurationsoptionen, welcher Typ und welcher Ausweisinhalt gelesen wird
    • Proximity Leser (z.B. Hitag, EM4002)
    • Andre
  • Zusatzrelais
    • Für Anschluss eines Türöffners oder andere Steuerungen
  • Montage / Servicefreundlichkeit
    • Aufputz/Unterputz
    • Montagerahmen / Fixe Schraubverbindung

 

AZG Arbeitszeitgesetz und Zeiterfassung

Durchrechnungszeiträume in der Zeiterfassung

Im Zuge der Flexibilisierung der Arbeitszeit wurden von den Sozialpartnern Durchrechnungszeiträume  definiert und in den einzelnen Kollektivverträgen verankert.

Abhängig vom Kollektivvertrag können unterschiedliche Durchrechnungszeiträume zur Anwendung gebracht werden.

In Abhängigkeit der Länge eines Durchrechnungszeitraumes können die Normalarbeitszeiten einer Woche auf bis zu 60 Stunden erweitert werden. Diese müssen aber im Durchrechnungszeitraum von 13 Wochen ausgeglichen werden.

Wenn man den Durchrechnungszeitraum auf 52 Wochen erweitern möchte, beträgt die maximale Wochenarbeitszeit 45 Stunden Normalarbeitszeit.

In einem Durchrechnungszeitraum sind alle Plusstunden als Mehrarbeit zu bewerten, d.h. die Zuschläge für diese Stunden sind laut Kollektivvertrag zu berechnen.

Falls nach Ablauf eines Durchrechnungszeitraumes positive Mehrarbeitsstunden stehen bleiben, können diese mit einem 50% Zuschlag ausbezahlt werden. In manchen Kollektivverträgen ist auch ein Übertrag in die nächste Durchrechnungsperiode als Alternative vorgesehen.

In der elektronischen Zeiterfassung muss für die Verwendung von Durchrechnungszeiträumen die Möglichkeit bestehen, frei definierbare Konten einzurichten, welche auf die unterschiedlichen Zeiträume eingestellt werden können. In den Wochen, in welchen die durchschnittliche Sollzeit überschritten wird, werden die Stunden auf das Bandbreitenkonto gut geschrieben, in den Wochen mit geringerer Sollzeit kann aus diesem Pool die fehlenden Stunden entnommen werden.

Dieser Abgleich kann im Normalfall automatisch durchgeführt werden, es besteht aber auch die Möglichkeit, die Änderungen manuell durchzuführen.

Ein sehr komfortables Werkzeug für die Planung der langen und kurzen Perioden finden wir in der Personaleinsatzplanung. Die Personaleinsatzplanung kann Wochenweise die Einsatzzeiten der Mitarbeiter vortragen und bei einer direkten Verbindung zur Zeiterfassung werden  diese Planzeiten als Sollzeit übernommen.

Je nach Kollektivvertrag müssen die Änderungen der Sollzeiten 2 – 3 Wochen im Voraus bekanntgegeben werden. Bei kurzfristigen Änderungen können die Mehrarbeitsstunden nicht in das Bandbreitenkonto gerechnet werden, sondern müssen mit dem normalen Überstundenzuschlag verrechnet werden. Die kurzfristige Änderung unterbricht dabei nicht den Durchrechnungszeitraum, sondern wird, sofern die Sollzeitänderung wieder im normalen Vorwarnbereich liegt, auf den voreingestellten Zeitraum als Mehrarbeit gerechnet.