Auswertung - Monatsjournal

Monatsjournal in der Zeiterfassung

Wichtig für die Dokumentation und als Information für den Mitarbeiter: Das Monatsjournal. Es zeigt übersichtlich zusammengefasst die wichtigsten Informationen der Zeiterfassung, wie Zeit-Buchungen, Zeitsummen, Zeitkonten, usw. eines Mitarbeiters. Welche Informationen gezeigt werden, wie diese dargestellt werden, wer wann auf welches Monatsjournal zugreifen kann sowie andere wertvolle Informationen beschreibt dieser Blog.

 

Das Erfassen von „Kommt“ und „Geht“ Zeiten sowie das Erfassen von Abwesenheiten, usw., ist der Kern einer Zeiterfassung. Erst durch die Bewertung dieser Daten (= Zeitwirtschaft) sowie durch die entsprechende Darstellung wie Monatsjournal, Abwesenheitskalender, usw., zeichnet sich ein Zeiterfassungsprogramm aus. Welche Informationen sind auf einem guten Monatsjournal zu finden?

 

Tagesbezogene Information

zu diesen Informationen zählen die täglichen Bruttoarbeitszeiten sowie Pausen und / oder Abwesenheiten. Zeiterfassungsprogramme bieten verschiedene Anzeigemöglichkeiten der täglichen Buchungen/Arbeitszeiten. Z.B. wird bei einem Monatsjournal pro Tag eine Zeile mit der ersten Kommen-Buchung und der letzten Gehen-Buchung gezeigt. Neben der Buchungsinformation werden tagesbezogene Berechnungen (Normalarbeitszeit, Mehrarbeitszeit, 50%  und/oder 100% Überstunden, Tagessoll, etc.) angezeigt.

Eine detailliertere Form des Monatsjournals zeigt pro Tag alle Kommen-/Gehen-Buchungen. Vor allem für Mitarbeitern die mehrmals pro Tag das Haus verlassen, wie z.B. Vertreter, Techniker, etc., ist diese Art der Tagesdarstellung sinnvoll.

Ob die Buchung dieses Tages vom Zeitterminal, vom PC, via manueller Eingabe oder von der Zeiterfassungs-APP gekommen ist, kann auch bei der tagesbezogenen Information angezeigt werden.

 

Wochenbezogene Informationen

Im Monatsjournal werden in der Regel die berechneten Zeitsummen nach jeder Woche summiert und angezeigt. Damit ist der Überblick pro Woche gewährleistet. Z.B. für Mitarbeiter die im Schichtbetrieb arbeiten und eine wechselnde Wochenschicht haben, kann diese Information wertvoll sein.

 

Monatsbezogene Informationen

Die aufsummierten Zeiten des Monats sind die Summen aller Tage im Monat. Damit haben Sie den Überblick welche Arbeitszeiten, Abwesenheitszeiten, etc. pro Monat angefallen sind. Damit ist z.B. pro Mitarbeiter ein Vergleich der Arbeitslastverteilung in den verschiedenen Monaten möglich.

 

Jahres-/Periodenbezogene Informationen

Optisch getrennt werden die im laufenden Jahr/Periode errechneten Summen am Ende des Monatsjournals gezeigt. Das sind Informationen über Urlaub (konsumiert/Rest), Summen der jährlichen Abwesenheiten wie z.B. Krankheitstage, Pflegetage, etc. – aber auch die Summe der Zeitkonten wie Normalarbeitszeit, Mehrarbeitszeit, etc.

 

Das Monatsjournal für den Mitarbeiter

Je nach betrieblicher Anforderung können Mitarbeiter das Monatsjournal aus dem Zeiterfassungsprogramm auf Ihrem PC anschauen/ausdrucken oder das Monatsjournal wird vom Zeiterfassungsprogramm automatisch via Email übermittelt. Eine gängige Methode ist der Druck des Monatsjournals um es dem Mitarbeiter in gedruckter Form zur Verfügung zu stellen. In Österreich ist es auch gängig, dass das gedruckte Journal vom Mitarbeiter paraphiert wird um es dann das Dokument zentral ablegen zu können.

 

Zusammenfassung: Das Monatsjournal ist ein wichtiges Kontroll- und Dokumentationsmittel für Mitarbeiter und Vorgesetzte. Es ist für eine professionelle Zeiterfassung selbstverständlich.

Zeiterfassung als Grundlage für Lohn- & Gehaltsabrechnung

AUFROLLUNG IN DER ZEITERFASSUNG

Ist eine Aufrollung überhaupt notwendig? Wann und warum wird diese durchgeführt?

Eine Übergabe der berechnetet Zeitdaten vom Zeiterfassungsprogramm ins Lohnproramm ist eine  Standardanforderung. Gelegentlich kommt aber eine relevante Information zu spät und eine Nachbesserung muss gemacht werden. Eine Aufrollung in der Zeiterfassung ist also immer dann notwendig, wenn Leistungen aus abgelaufenen Perioden nachverrechnet werden sollen.

Nach jeder erfolgten Lohnüberleitung kann eine Änderung nur durch eine Aufrollung in die Lohnverrechnung übergeben werden. Sei es, dass z.B. Überstunden zu spät beantragt wurden oder dass Abwesenheiten nachträglich geändert wurden. Diese relativ einfachen Aufrollungen könnten auch „händisch“ in der Zeiterfassung und im Lohn nachgezogen werden.

Es gibt jedoch Aufrollungsgründe, die nicht so einfach sind. So ist eine weit, bis zu 3 Jahre, zurückreichende Aufrollung notwendig wenn z.B. ein oder mehrere Mitarbeiter beim Arbeitsgericht  eine Besserstellung durch den Kollektivvertrag durchsetzen. Vielleicht wurden Mehrarbeitszeiten von Teilzeitmitarbeitern nur 1:1 verrechnet? Der Kollektivvertrag sieht aber vor, dass nicht konsumierte Mehrarbeitszeiten nach 3 Monaten eine Aufwertung um 25% erhalten müssen.

Auch im Fall steuerfreien 100% Zuschlägen, die nicht in der Entstehungsperiode ausbezahlt wurden, muss eine Aufrollung erfolgen. Der Zuschlag darf nur in der Periode steuerfrei behandelt werden, in welcher die Leistung erbracht wurde. Auch muss dieser Zuschlag mit einem korrektem Periodenkennzeichen übermittelt werden und nur durch eine Aufrollung im Lohn besteht auch der Anspruch auf Steuerfreiheit.

Ein weiterer Grund für Aufrollungen sind Änderungen in Kollektivverträgen die rückwirkend schlagend werden. Das kann sich auch auf die Zeiterfassung direkt auswirken. Z.B. wenn die Pflichtpausen oder mögliche Zuschläge, welche in der Zeiterfassung als Berechnungsgrundlage parametriert sind, rückwirkend zu ändern sind. Ein modernes Zeiterfassungssystem kann diese Änderungen ohne großen Arbeitsaufwand über eine Aufrollung mit neuen Rechenparametern einarbeiten. Es ist natürlich zu beachten, dass diese Änderungen erst ab dem Stichtag gelten. Die Berechnung historischer Werte darf dadurch nicht beeinflusst werden.

Generell muss es in einem modernen Zeiterfassungsprogramm möglich sein alle gespeicherten Daten durch eine Neuberechnung oder Aufrollung zu aktualisieren beziehungsweise automatisch auf neue Rechenparameter umzustellen. Zumindest alle Daten die der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen sind davon betroffen.