Weihnachtsfeiertage in der Zeiterfassung

Zeiterfassung am 24. und am 31. Dezember

Gerade zu den Weihnachtsfeiertagen und dem Jahreswechsel stellt sich öfters die Frage, wie diese intern im Unternehmen gehandhabt werden sollen. Egal ob die Mitarbeiter Ihres Unternehmens Urlaub, Zeitausgleich oder Sonderurlaub (halbtätig oder ganztägig) planen, sollte es für den Zeitbeauftragten bzw. dem Vorgesetzten keinen Mehraufwand bedeuten.

Mit Hilfe des Einzel- oder Teamkalenders bzw. Gruppenkalenders haben Sie die Möglichkeit Ihre Urlaubstage zur Weihnachtszeit zu verplanen. Mit einer Zeiterfassungssoftware haben Sie somit auch Ihre Abteilung und Ihren eigenen Urlaubsstand im Blick und können sich bereits im Vorfeld mit Ihren Kollegen absprechen.

Es gibt mehre Möglichkeiten, wie die Weihnachtsfeiertage im Unternehmen gehandhabt werden können. Hier zwei Beispiele:

Beispiel 1: Der 24. und der 31. Dezember sind halbtätig frei:
Mithilfe eines Feiertagskalenders müssen Sie sich nicht mehr um den Eintrag des Feiertages kümmern. Dieser wird automatisch fortgeschrieben und in den Kalender der entsprechenden Mitarbeiter zugeteilt. Im Regelfall haben Sie die Möglichkeit mehrere, unterschiedliche Kalender zu verwenden. Zu beachten ist, dass der 24. Dezember und 31. Dezember keine Feiertage im herkömmlichen Sinne sind. Einige Kollektivverträge sehen Teilarbeitszeit vor.

Beispiel 2: Betriebsferien:
Werden vom Unternehmen betriebliche Weihnachtsferien geschenkt, können diese ebenfalls in der Zeiterfassung hinterlegt werden. Diese können entweder im Feiertagskalender definiert oder im Einzel- bzw. Teamkalender hinterlegt werden.

Beantragung des Urlaubes:
Wird auf den Urlaubszettel in Papier verzichtet und stattdessen Genehmigungsanträge in der Zeiterfassungssoftware verwendet, sieht der Mitarbeiter schon beim Beantragen seinen aktuellen Urlaubsstand. Auch der Genehmiger kann vor Freigabe der Beantragung die Urlaubsstände und Urlaubsanträge prüfen.

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Schichtplanung in der Zeiterfassung

In Produktionsbetrieben ist es oftmals erforderlich, einen Schichtplan für die Einteilung der Mitarbeiter zu erstellen.

Ideal ist es natürlich, wenn man diese Planung als Vorlage für die Mitarbeiter ausdrucken kann. Dieser Schichtplan fließt im Anschluss automatisch in die Zeiterfassung ein. Die Manipulation und Auswertung der Arbeitszeiten ist dann durch den Schichtleiter beziehungsweise durch einen Zeitbeauftragten jederzeit möglich.

Schichtplanung

Die Schichtplanung erfolgt traditionell in einer Wochen- beziehungsweise Monats- Ansicht und stellt die Mitarbeiter einer Abteilung / Gruppe untereinander dar. So ist eine lückenlose Planung des Kontingents der Arbeitszeiten möglich. Damit die Übersicht auch bei großen Schichtplänen gewahrt wird, ist die Darstellung der Schichten in einer Farbskala mit so genannten Schicht Kennzeichen möglich. Die Schichtplanung enthält neben dem Erfassen des Standard–Schichtplan die Planung und Erfassung der Abwesenheiten wie Urlaub, Zeitausgleich, Sonderurlaub oder weiteren frei definierbaren Abwesenheitsarten.

Schichtplanung in der Zeiterfassung

Schichterkennung

In der Regel wird dem Mitarbeiter ein Schichtmodell von zumindest zwei Wochen zugeordnet, welches er dann abarbeitet. Nach diesem mehrwöchigen Schichtplan beginnt der Mitarbeiter wieder mit der ersten Schichtwoche von vorne. Diese Logik funktioniert jedoch nur in der Theorie zu 100%. In der Praxis gerät aufgrund von Abwesenheiten und Dienstwechsel, welche Mitarbeiter untereinander immer wieder vornehmen, der Plan ins Stocken. Nun muss der Schichtleiter manuell eingreifen und den vorhandenen Plan aktualisieren.

Dafür wurden die so genannten „Springermodelle“ erfunden, welche diese Logik weitgehend automatisieren. Der Mitarbeiter erhält einen „Standard Schichtplan“. Zusätzlich werden ihm eine vordefinierte Anzahl an möglichen Schichten als Option zugeteilt. Das System erkennt nun anhand seines Arbeitszeitbeginns und seinem Arbeitszeitende automatisch, in welchem Schichtmodell sich der Mitarbeiter aktuell bewegt und hinterlegt dieses Modell als Berechnungsgrundlage.

Als Beispiel hätte der Mitarbeiter an einem Montag seinen theoretischen Arbeitszeitbeginn um 6:00 – eine klassische Frühschicht. Aufgrund eines „Schichttauschs“ mit einem Spätschichtmitarbeiter stempelt der Mitarbeiter an diesem Tag jedoch erst gegen 18:00 ein. Das Zeiterfassungssystem erkennt diese Zeit und ordnet sie einem Spätschichtmodell zu. Somit erhält der Mitarbeiter automatisch alle für diese Schicht relevanten Zuschläge und Zulagen.

 

Zusammenfassung: Die Schichtplanung erlaubt die flexible und kompakte Planung von Schichtplänen und Abwesenheiten. Die zusätzliche Funktion der Schichterkennung rundet das Portfolio ab und verringert den Aufwand für den Schichtleiter, da der Wechsel in andere Schichten automatisiert vonstattengeht.