Urlaube und Abwesenheiten einfach mit einem Zeiterfassungssystem planen

Urlaubsplanung mit Hilfe der Zeiterfassung

Neben dem Erfassen von Arbeitszeiten ist die Planung von Abwesenheiten ein wichtiges Kernelement der Zeiterfassung. Der Einsatz eines digitalen Mitarbeiterkalenders und/oder eines digitalen Abteilungskalenders erleichtert die Erfassung und Planung des Urlaubes sowie andere Abwesenheitsarten wie Pflegeurlaub, Krankheitstage (z.B. Kur), etc.

Der Jahres-Abwesenheitskalender oder Einzelkalender zeigt die Abwesenheiten eines Mitarbeiters über den Zeitraum eines Kalenderjahres an. Durch Anklicken eines Tages oder eines Zeitraums werden, abhängig von Berechtigungen, sehr schnell Abwesenheiten eingetragen, korrigiert oder gelöscht.

Alternativ steht in der Zeiterfassung ein Gruppen- oder Abteilungskalender zur Verfügung. Dieser zeigt über den Zeitraum eines Monats die Abwesenheiten aller Mitarbeiter oder einer Teilgruppe (z.B. Abteilung, Standort, Land, etc.). Je nach Berechtigung wird die Selektion entweder vom Mitarbeiter, vom Vorgesetzten oder anderen Berechtigten vorgenommen. Die Berechtigungen werden mittels Berechtigungsregeln definiert.

 

Vorteile der Urlaubsplanung in der Zeiterfassung

Das Zeiterfassungsprogramm erkennt selbstständig den Urlaubsanspruch eines Mitarbeiter und bucht diesen zum Stichtag zu. Auch erhöhte Urlaubsansprüche, wie z.B. bei langjähriger Firmenzugehörigkeit, werden vom Zeiterfassungssystem richtig erkannt und zum Stichtag automatisch richtig zugebucht.

Der genehmigte Urlaub wird in der elektronischen Zeiterfassung hinterlegt und vom Rest-Wert des Urlaubskontos abgezogen sowie im Jahreskalender entsprechend eingetragen. Versucht der Mitarbeiter nun einen Urlaub zu beantragen, bei dem sein verfügbarer Resturlaub nicht ausreicht, kann dies vorab abgefangen werden. So erhält der Mitarbeiter bereits beim Antragstellen die Information, dass der gewünschte Urlaub nicht beantragt und somit nicht ins System eingetragen werden kann.

Mit einem zentralen und übersichtlichen Kalender fällt die Planung des Urlaubes durch den Mitarbeiter und die Genehmigung durch den Vorgesetzten leicht.

Fallbeispiel: Screenshots aus dem Gruppenkalender mit der Auswahl von drei Mitarbeitern

Sie sehen, dass bereits zwei Mitarbeiter zur selben Zeit einen Urlaub hinterlegt haben. Somit kann der Mitarbeiter „John“ entscheiden ob er seinen Urlaub zur gleichen Zeit beantragen möchte. Nach Beantragung sieht der Vorgesetzten im Kalender, dass zu diesem Zeitraum bereits zwei Mitarbeiter ihren Urlaub zur gleichen Zeit genehmigt bekommen haben. Er hat somit eine gute Grundlage um weitere Entscheidungen zu treffen.

Summary:  Die Urlaubsplanung über die Zeiterfassungssoftware bringt viele Vorteile für den Mitarbeiter, den Vorgesetzten bzw. Genehmiger und für die Verwaltung wie Lohnverrechnungsabteilung und Personalabteilung.

Homeworking Homeoffice remote Zeiterfassung

Zeiterfassung speziell für KMUs

Selbst für kleinste Unternehmen (ab einen Mitarbeiter) sieht die Gesetzgebung die Zeitaufzeichnungspflicht vor. Abgesehen davon: die Anforderungen an eine Zeiterfassung ist zwischen KMU und Großkonzern gar nicht so unterschiedlich!

 

In Österreich sind laut Definition 99% aller gewerblichen Unternehmen KMUs (Klein- und Mittelbetriebe) WKO Definition: KMUs sind Betriebe mit weniger als 250 Mitarbeitern. In diesem Beitrag möchten wir speziell die Unternehmen zwischen 5 und 50 Mitarbeiter behandeln. Das sind in Österreich über 100.000 gewerbliche Betriebe und Organisationen in denen rund 1,3 Mio. österreichische ArbeitnehmerInnen beschäftigt sind. Das sind 40% aller Beschäftigten.

 

KMUs gibt es in allen Branchen und somit in den Geltungsbereichen aller Kollektivverträge.

Interessant:  De flexiblen Arbeitszeitregelungen sind bei KMUs mannigfaltiger als bei Großbetrieben. Dadurch sind Zeiterfassungssysteme für KMUs ein wichtiges Instrument zur Kontrolle. Die Verwaltung von Zeitsalden und Abwesenheiten und die Ermittlung variabler Gehaltsanteile (Mehr- und Überstunden, zeitabhängige Zulagen, etc.) bedeuten für KMUs den gleichen Funktionsbedarf einer Zeiterfassung, wie bei einem Großunternehmen.

Typisch für ein KMU ist aber die Organisationsstruktur. Nur wenige KMUs verfügen über eigene IT- oder HR Abteilungen. Der organisatorische Schwerpunkt dieser KMUs liegt im operativen und produktiven Bereich. Administrative Belange werden vielfach an externe Dienstleister ausgelagert. Gerade die Lohn- u. Gehaltsabrechnung, arbeitsrechtliche Belange, etc. werden meist durch den Steuerberater wahrgenommen.

Daraus lässt sich ableiten, dass ein Zeiterfassungssystem für ein KMU v.a. in der Anwendung und Bedienung so gestaltet sein soll, dass dafür weder IT-Spezialwissen, komplexe EDV Infrastruktur oder Kenntnis komplizierter Programm Anwendungen erforderlich ist.

Einige Anbieter von Zeiterfassungssystemen bieten auch deshalb ihre Lösungen als „Cloud Computing“ an. Das Anwendungsprogramm (Zeiterfassungs-Software) ist nicht auf einem Rechner/Server beim KMU selbst installiert, sondern im Rechenzentrum eines Anbieters. Der Anwender greift über einen Internetbrowser und eine sichere Datenverbindung auf das „gehostete“ System des Anbieters zu. Dieses Geschäftsmodell bedeutet auch für das betroffene KMU, dass keine Investitionen in Rechner, Softwarelizenzen oder Erfassungsgeräte erforderlich sind und die Leistung periodenweise für den Zeitraum der tatsächlichen Nutzung bezahlt wird.

Eine typische KMU Lösung eines Zeiterfassung Anbieters sollte auch die wichtigsten Parameter der Software Anwendung so vorkonfiguriert liefern, dass der Anwender mit möglichst geringem Aufwand die produktive Nutzung des Systems starten kann. Dazu gehört die Bereitstellung der wichtigsten Arbeitszeitmodelle, Zeitkonten und Auswertungen. Das Rechen- und Regelwerk des Programms muss aber in der Lage sein auch die komplexen und komplizierten Anforderungen des österreichischen Arbeitszeitgesetzes, wie z.B. Blockzeitregelung und ähnliches abzubilden.

 

Zusammenfassung

KMUs brauchen ein Zeiterfassungssystem, das einfach in der Installation, Bedienung und Pflege ist, aber funktional alle Bedürfnisse auch eines wesentlich größeren Unternehmens abdecken kann. Gehostete Systeme (Cloud Lösung) können für KMUs eine probate Lösung sein.