Zeiterfassung als Grundlage für Lohn- & Gehaltsabrechnung

Zeiterfassung als Vorbereitung zur Lohnverrechnung

Nicht nur für die Auszahlung von Mehr- und Überstunden übergibt die Zeiterfassung Daten an die Lohnabrechnung!

 

Eine ordnungsgemäß geführte Lohn- und Gehaltsabrechnung benötigt für die laufende Berechnung der Nettolöhne neben den Stammdaten der Mitarbeiter (v.a. Grundgehalt) auch variable Geldwerte (Provisionen, Prämien, Sonderzahlungen, etc.) und eine Reihe von weiteren variablen Informationen. Dazu zählen:

  • Tatsächliche Normalarbeitszeit
  • Mehrstunden (z.B. bei Teilzeitbeschäftigten)
  • Überstunden (50%, 100%, steuerfrei, steuerpflichtig, andere)
  • Abwesenheiten wie Urlaub und Krankenstand
  • Variable Zulagen
  • Zeitabhängige Zulagen (Schicht, Schwerarbeit, Gefahren, etc.)

 

Um diese wichtigen Informationen nicht manuell in die Lohnverrechnung eingeben zu müssen bieten Zeiterfassungsprogramme digitale Schnittstellen. Der Zeitpunkt der Übergabe an die Lohnverrechnung entscheidet die/der Zeitbeauftragte. Damit ist sichergestellt, dass alle notwendigen Korrekturen/Komplettierungen zuvor erledigt werden konnte. Nach der Datenübermittlung sind alle relevanten Daten zu Lohn- und Gehaltsabrechnung vorhanden. Eine manuelle und doppelte Erfassung entfällt.

 

Aktuelle Berechnungen im Lohnprogramm können „auf Knopfdruck“ durchgeführt werden, z.B. bei Beendigung eines Dienstverhältnisses, o.ä. Auch für die Erstellung des Jahresabschlusses und für Unternehmen mit periodischem Berichtswesen können Abgrenzungen für nicht konsumierte Urlaube, offene Überstundenansprüche und andere variable Entlohnungskomponenten jederzeit ermittelt werden.

 

Zusammenfassung

Zeitdaten von Mitarbeitern stellen einen wichtigen Bestandteil für eine ordnungsgemäße Lohn- und Gehaltsabrechnung dar. Wenn diese Daten über ein EDV gestütztes Zeiterfassungssystem erfasst und ausgewertet werden, ist eine Übermittlung für die Lohn- u. Gehaltsabrechnung über eine digitale Schnittstelle jederzeit möglich.

Kodex Arbeitsrecht und Zeiterfassungssysteme

Benachrichtigung durch Zeiterfassungsanwendung

Automatische Benachrichtigung durch Zeiterfassungsanwendung bei Arbeitszeitverletzung

Es gibt viele Gründe warum die in der Zeiterfassung gebuchten Zeiten mit den vereinbarten Dienstzeiten abweichen können. Zum Beispiel haben Mitarbeiter vergessen zu buchen oder Sie haben zu lange gearbeitet. Aber auch andere wichtigen Informationen, die für eine gesetzeskonforme und/oder durch betriebliche Vereinbarung vorgegebene Einhaltung wichtig sind, übermittelt die Zeiterfassungsanwendung automatisch an entsprechende Personen wie, z.B. Administrator, Vorgesetzte oder an betroffenen Mitarbeiter selbst.

Damit diese Vorgaben von der Zeiterfassung erkannt werden, müssen sie elektronisch erfasst werden:

Damit stehen unterschiedliche Möglichkeiten zur Signalisierung der „Normabweichung“ zur Verfügung, wie z.B. durch automatisches versenden einer Email. Hier besteht nicht nur die Möglichkeit den Mitarbeiter selbst, sondern auch den Vorgesetzten von der aufgetretenen Normabweichung zu informieren. Bei Zeitbuchung über ein Zeiterfassungsterminal, kann dem Mitarbeiter über das Display eine entsprechende Rückmeldung gegeben werden.

Bei einem Zeiterfassungssystem, welches die Buchungen online verarbeitet, kann der Mitarbeiter und/oder der Vorgesetzte durch ein Email vorgewarnt werden, dass es in Kürze zu einer Arbeitszeitüberschreitung kommen wird. Der Mitarbeiter und/oder der Vorgesetzte können entsprechend reagieren.

mail normabweichung

Sämtliche Normabweichungen sind im Zeiterfassungssystem dokumentiert und werden via Drucklisten in PDF-Dateien zur Verfügung gestellt. Der Ausdruck kann direkt aus der Zeiterfassung manuell angestoßen werden oder durch einen zeitgesteuerten automatischen Druck an einen Netzwerksdrucker gesendet werden.

report normabweichung

Durch die unterschiedlichen Signalisierungsmethoden ist eine zeitnahe Korrektur vor dem Monatsende möglich. Damit kann der Monatsabschluss stressfrei vorbereitet werden und die Überleitung der Daten an das Lohnprogram zeitgerecht erfolgen.