5 für 12, Zeit für Neues

Die Zukunft der Zeiterfassung

Die Zukunft der Zeiterfassung wird nicht nur durch laufende Änderungen der gesetzlichen Vorgaben geprägt.

Das Thema Arbeitszeit ist in Österreich aktueller denn je. Die vielen Diskussionen rund um das neue Arbeitszeitgesetz haben natürlich auch die Frage nach der Erfassung der Arbeitszeiten wieder belebt.

Gerade jetzt wird auch das Arbeitsinspektorat nicht nur im Verdachtsfall einer Arbeitszeit Überschreitung von den Unternehmern die ordnungsgemäßen Nachweise der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden der Mitarbeiter verlangen. Auch seitens der Arbeitgeber besteht erhöhtes Interesse die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu dokumentieren, denn nur dann wird Klarheit darüber bestehen wann und in welcher Höhe allfällige Überstunden auszuzahlen sind.

Am Einsatz einer elektronischen Zeiterfassung wird aktuell kaum noch ein Unternehmen vorbei kommen. Österreich ist aber ohnehin ein Vorreiter in der Nutzung moderner Zeiterfassungs-Systeme. Bereits im Jahr 2009 hat eine repräsentative Studie gezeigt, dass in Österreich mit 79% aller befragten Betriebe fast mehr als doppelt so viele Unternehmen eine IT-basierte Zeiterfassung einsetzen wie in USA (42%).

Aktuell müssen Österreichische Betriebe, die eine neue Zeiterfassung implementieren wollen bei vielen Anbietern mit Wartezeiten von mehreren Monaten rechnen. Die Installation und Einrichtung einer Software für Zeiterfassung erfordert kompetente Fachkräfte, von denen es offensichtlich zu wenig gibt.

Wie lange wird der Boom im Zeiterfassungs-Geschäft noch anhalten?
Auch wenn in Österreich fast 100% aller größeren Betriebe (>50 Mitarbeiter) bereits eine IT-basierte Zeiterfassung nutzen, gibt es laufend technologische, funktionale und organisatorische Beweggründe das System zu ersetzen. Aktuell besteht bei sehr vielen Betrieben ein Trend des Outsourcings von IT-Leistungen. Für praktisch alle betrieblichen Anwendungen werden seitens der Software Anbieter bereits Standard-Lösungen für Online- oder Cloud-Applikationen auf Basis von Nutzungsverträgen statt Lizenzkauf angeboten. Häufig wird dafür auch der Begriff SaaS (Software as a Service) verwendet. Zeiterfassung als SaaS- oder Cloudlösung wird auch bereits von vielen Zeiterfassungs-Anbietern als Alternative oder als einzige Lösungsoption angeboten.

Auch die Methode der Arbeitszeiterfassung ändert sich rapide. Während vor wenigen Jahren dafür fast ausschließlich elektronische Stempeluhren (Terminals) verwendet wurden, werden dafür heute meist PCs als Webterminal oder APPs für Smartphones und Tabletts genutzt.

All dies führt auch dazu, dass die notwendigen Finanz Investitionen in eine neue Zeiterfassung heute deutlich geringer sind als noch vor wenigen Jahren. Der Schluss liegt daher nahe, dass die Zukunft der Zeiterfassung gesichert ist und dass sich keine Alternativen anbieten.

Zeiterfassung als Grundlage für Lohn- & Gehaltsabrechnung

Daten der Zeiterfassung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung

Nicht nur für die Auszahlung von Mehr- und Überstunden sind die Daten der Zeiterfassung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung eine wichtige Grundlage.

Für eine Lohn- und Gehaltsabrechnung werden für die laufende Berechnung der Nettolöhne neben der Stammdaten des Mitarbeiters (v.a. vereinbartes Grundgehalt und Wochenarbeitszeit) auch variable Geldwerte (Provisionen, Prämien, Sonderzahlungen, etc.) und eine Reihe von weiteren  Informationen benötigt. Dazu zählen u.a.:

  • Tatsächliche Normalarbeitszeit
  • Mehrstunden (z.B. bei Teilzeitbeschäftigten)
  • Überstunden (50%, 100%, steuerfrei, steuerpflichtig, andere)
  • Abwesenheiten
    • Urlaub
    • Krankenstand
    • Arzt
  • Variable Zulagen
  • Zeitabhängige Zulagen (Schicht, Schwerarbeit, Gefahren, etc.)

 

Eine leistungsfähige Zeiterfassungs-Software erfasst und berechnet quasi automatisch alle oben angeführten Werte. Die meisten Softwareprogramme für die Lohn- und Gehaltsabrechnung verfügen über eine digitale Schnittstelle zu einem Zeiterfassungssystem. Eine digitale Schnittstelle aus dem System Zeiterfassung in die Lohn- u. Gehaltsabrechnung gewährleistet, dass alle relevanten Daten in der Lohnverrechnung vorhanden sind so können Stammdaten beider Systeme automatisch abgeglichen werden und müssen nicht doppelt erfasst werden. Das gleiche gilt natürlich für alle variablen Daten wie oben angeführt. Schnittstellen der Zeiterfassung zur Lohn- und Gehaltsabrechnung werden nicht nur von Unternehmen und Organisationen genutzt. die alle Abrechnungen selbständig in eigenen Systemen durchführen. Gerade, wenn die Lohn- und Gehaltsabrechnung außer Haus durchgeführt wird hilft eine digitale Schnittstelle Zeit und Kosten zu sparen.

Neben der laufenden, periodischen Abrechnung können z.B. im Fall einer Beendigung eines Dienstverhältnisses aktuelle Berechnungen für die Endabrechnung im Lohnprogramm  „auf Knopfdruck“ durchgeführt werden. Auch für die Erstellung des Jahresabschluss und für Unternehmen mit periodischem Berichtswesen können Rückstellungen und Abgrenzungen für nicht konsumierte Urlaube, offene Überstundenansprüche und andere variable Entlohnungskomponenten jederzeit ermittelt werden. Eine digitale Schnittstelle ist nicht nur eine Zeit- und Kostenersparnis sondern auch eine Hilfe für die Vermeidung von Übertragungsfehlern

 

Zusammenfassung / Summary

Zeitdaten von Mitarbeitern stellen einen wichtigen Bestandteil für eine ordnungsgemäße Lohn- und Gehaltsabrechnung dar. Wenn diese Daten über ein EDV gestütztes Zeiterfassungs-System ermittelt und ausgewertet werden sollten diese Daten über eine digitale Schnittstelle in die Lohn- u. Gehaltsabrechnung übertragen werden.